Evaluación y auditoría

administrativa
Unidad 4. Metodologías de auditoría
administrativa
 Presentación de la unidad………………………………….……………….……….…………….. 3
Objetivo..………………………………………………….…………..…..….………....……………………. 4
4. Metodologías de auditoría administrativa…………………………………..……… 5
4.1. Método de William P. Leonard..…………….…………………….……….….…….. 9
4.2. Método de análisis factorial………………….………….…….……………………… 12
Temario 4.3. Método de American Management….………………..………………………… 19
4.4. Método de Manuel D´azzaola.………………………………………………………. 23
4.5. Método de la auditoría de calidad por Deming….…………………….. 25
Para saber más…………………………………………………………………………………….……… 28
Cierre de la unidad…………………………………………………………………………………...... 29
Fuentes de consulta……………………………………………………………………………..…….. 30
Presentación de la
unidad

¡Bienvenido a la unidad 4!

En esta unidad identificarás los métodos de auditoría administrativa de William P. Leonard,

Manuel D´azzaola y de American Management.

En las últimas diapositivas de esta unidad encontrarás algunos recursos de apoyo que serán
de mucha utilidad para reforzar tus conocimientos y habilidades, por lo que te invito a
explorarlos y ¡aprender más de las metodologías de auditoría administrativa!.

¡Éxito en esta semana!

3
 Objetivo

Al término de esta unidad lograrás:

• Elegir una metodología de auditoría administrativa, de acuerdo a las características y necesidades

de la empresa.

4
4. Metodologías de auditoría
administrativa

La metodología debe servir como una guía que el auditor debe seguir para ejecutar una auditoría.
De esta manera se puede tener claro los puntos que se deben seguir, ordenando la información y
tener los registros de las evidencias identificadas.
Es por ello, que una metodología administrativa, debe dividirse en pasos a seguir con sus
respectivos lineamientos. De manera general, (Franklin, 2007) menciona que estos pueden ser:

• Planeación. La planeación se refiere los lineamientos de carácter general que regulan la

aplicación de la auditoría administrativa para garantizar que la cobertura de los factores
prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico
preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

5
4. Metodologías de auditoría
administrativa

• Instrumentación. Concluida la parte preparatoria, una vez definidos los factores que se van a
analizar y las fuentes de información viables para ese efecto, y que se ha preparado el proyecto de
auditoría y se ha sustentado tanto la propuesta técnica como el programa de trabajo, sin dejar de
considerar la asignación de responsabilidad, capacitación necesaria y actitud que debe prevalecer,
capitalizado en el diagnóstico preliminar, se procede a la instrumentación de la auditoría. En esta
etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables de
acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la selección de instrumentos de medición
que se emplearán, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión
necesaria para mantener una coordinación eficaz.

• Examen. Una vez que se haya puesto en marcha la instrumentación luego de haber seleccionado y
aplicado las técnicas de recolección, determinados los instrumentos de medición, iniciada la
elaboración de los papeles de trabajo y registradas las evidencias bajo una estricta supervisión, se
debe llevar a cabo el examen, el cual consiste en dividir o separar los elementos componentes de
los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento,
sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y
de éstas con su contexto.

6
4. Metodologías de auditoría
administrativa

• Informe. Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento

correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis organizacional y
cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema,
programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y
métodos empleados. En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos, así como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde suficiente
información respecto de la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en
relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que
realiza la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente
documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, conclusiones y
recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:
✓ Objetividad. Visión imparcial de los hechos.

✓ Oportunidad. Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

✓ Claridad. Fácil comprensión del contenido.

✓ Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la información.

✓ Calidad. Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de
gestión de la calidad.
✓ Lógica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

7
4. Metodologías de auditoría
administrativa

• Seguimiento. Después de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente

con las prioridades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y lineamientos
generales para preparar la propuesta de implementación, es conveniente concentrarse en el
seguimiento. En esta etapa las observaciones que se producen como resultado de la auditoría
deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se orientan a corregir las fallas
detectadas, sino también a evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a
determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la
organización, lo que hace posible:

- Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la
práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función,
proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.
- Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.
- Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al
finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron.

8
4.1. Método de William P.
Leonard

Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien presenta su modelo
de auditoría administrativa en 1991. Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría
administrativa es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las
partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias. Es
limitada en cuanto a otras metodologías, pero fue innovador en su momento ya que se centra en
analizar y proponer.

La auditoria administrativa para el Leonard es: “Un examen completo y constructivo de la estructura
organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y
de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y
materiales” (William, 1991).
El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, con factores precisos que él considera deberán ser
evaluados antes y durante la auditoría administrativa.

9
4.1. Método de William P.
Leonard

Etapa 1. Examen, alcances y limitaciones. Se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe

enfocarse sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Implica un análisis de los
factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el auditor
plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar.

Etapa 2. Evaluación. Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus
procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación a la
visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para
demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están funcionando adecuadamente y
cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus recomendaciones.

Etapa 3. Presentación o informe. Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos
sus aspectos y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe
tener mucho cuidado en la manera como presenta la información, considerando a quién la dirigirá.

10
4.1. Método de William P.
Leonard

Etapa 4. Seguimiento. Leonard considera que una auditoría a la que no se le da seguimiento no

tendrá ningún valor para la organización, y que se debe designar a una persona con suficiente
autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones. El
seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:
a) Revisión de las instalaciones para verificar si se cuenta con la maquinaria o equipos
necesarios en las operaciones diarias de la empresa.
b) Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y procedimientos.
c) Conclusión de cualquier asunto pendiente. Es preciso que no exista otra prioridad
además de la recomendada.
d) Verificación del informe con la alta gerencia para que ésta compruebe que los
resultados son reales y que se están dando después de la aplicación de las recomendaciones
derivadas de la auditoría.
En resumen, lo que busca Leonard es que todo el personal se involucre en la auditoría y comprendan
la importancia y beneficios que obtendrán al final.

11
4.2. Método de análisis
factorial
Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administración de un
organismo social estos son:
1. Medio ambiente: conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa.
2. Política y dirección: orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus
actividades.
3. Productos y procesos: selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos
usados en la fabricación de los mismos.
4. Financiamiento: manejo de los aspectos monetarios y crediticios.
5. Medios de producción: como inmuebles, equipo, maquinaria, herramienta e instalaciones de
servicios.

12
4.2. Método de análisis
factorial

6. Fuerza de trabajo: personal ocupado en la empresa.

7. Suministros: materias primas, materiales auxiliares y servicios.

8. Actividad productora: transformación de los materiales en productos que puedan comercializarse.
9. Mercado: orientación y manejo de la venta y la distribución de los productos.

10. Contabilidad y estadística: comprende el registro e información de los hechos y operaciones

económicas y financieras de la empresa.

Este se debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la
empresa. Es importante considerar que los factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la
empresa.

13
4.2. Método de análisis
factorial

Planeación de la investigación.
• Definir la materia, objeto de la investigación.

• Definir el propósito final de la investigación.

• Determinar el tiempo disponible para la investigación.

• Planear las fases y el volumen de trabajo.

• Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos.
• Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa a que se sujetará la
investigación.

14
4.2. Método de análisis
factorial

Análisis del tema objeto de la

investigación.
• Determinación de los factores
pertinente al tema y a su operación.

• Averiguar las funciones de cada factor.

• Determinar la información mínima
necesaria.

• Recopilar la información.
• Verificarla.

• Asegurarse de qué está completa.

15
4.2. Método de análisis
factorial

Examen de cada uno de los factores.

• Hasta qué grado concuerda la operación de
los factores.

• Qué tendencia se registra en el campo de

cada factor.

• Qué evolución ocurre en los campos

relacionados.
• Cuáles elementos del factor están
estimulando la operación.
• Cuáles elementos del factor ejercen una
influencia limitadora.
• Qué objetivos deberán lograrse en el campo
de cada factor.

• De qué medios se dispone para alcanzar

estos objetivos.

16
4.2. Método de análisis
factorial

Cambios de hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones.

• Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación.
• Cuál es la ejecución total real.

• Cuáles son los factores indicadores.

• Qué factores deben estudiarse con mayor detalle.

• Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles.

• Examinar el total de los hallazgos encontrados, en cooperación con otros especialistas.

17
4.2. Método de análisis
factorial

Presentación del informe.

• Prepara documentos para la discusión y diagramas para su presentación.
• Señalar claramente que hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas
responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.
• Exponer el desarrollo de los hallazgos.

• Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones, sobre cada uno de los pasos, antes de avanzar
al siguiente.
• ✓ Estimular las decisiones.
• ✓ No perder de vista el hecho de que la decisión es prerrogativa de las personas responsables
de la dirección.

18
4.3. Método de
American Management

Su esquema de Auditoria varía de acuerdo al tipo de organizaciones.

En cada tipo de organización se evalúan 10 puntos.

Para una organización con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sería el siguiente:

1. Función económica: Es difícil precisar la importancia relativa de la actividad económica,

quizás la mejor medida sería preguntarse: ¿qué perderían los individuos y grupos en caso de
que la empresa desapareciera?

2. Estructura formal: La administración adecuada se caracteriza porque existe claridad en

la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr
eficiencia. Para la toma de decisiones, los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones
necesarias y prevenir las consecuencias de sus instrucciones. Las técnicas y manuales de la
organización se usan como instrumentos, pero no son los únicos factores, también se debe
tomar en cuenta la organización como un todo.

19
4.3. Método de
American Management

3. Utilidades: La administración correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se utilizan

tendencias de tipo estadístico. Las utilidades no deben permanecer estáticas a lo largo del
tiempo, porque significaría un retroceso debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda.
Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia, con la
capacidad del mercado y las perspectivas del negocio.

4. Atención a los accionistas: Los representantes de los accionistas deben mantener un

equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas, las
cuales generalmente incluyen:
a. evitar riesgos innecesarios de capital,

b. aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades,

c. obtener dividendos razonables y
d. mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

20
4.3. Método de
American Management

5. Investigación y Desarrollo: Esta área proporciona nuevas soluciones a los problemas y

propone la orientación para el futuro de la empresa.

6. Consejo de administración: Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos

y gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propósitos de la compañía y
garantiza la continuidad de las operaciones.

7. Políticas financieras: Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el

manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas más
importantes de las empresas. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo, adoptar
métodos de depreciación, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crédito.

21
4.3. Método de
American Management

8. Eficiencia en la producción: La calidad y precio de los productos y servicios que

ofrece la empresa es fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es
necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia y
tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos de los recursos humanos dentro del área
de producción.

9. Distribución: Esta área representa el motor de las actividades de la empresa y requiere

coordinación perfecta con el resto de las áreas de la organización. Se debe evaluar la selección
y capacitación de vendedores, las operaciones de apoyo a ventas y políticas de precios.

10.Evaluación de los ejecutivos: El desempeño general de la empresa depende de las

decisiones de su grupo de ejecutivos, en los cuáles interesa conocer principalmente: su
habilidad, su integridad y su dinamismo.

22
4.4. Método de Manuel
D´azzaola

Manuel D´Azaola, de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional

Autónoma de México, en su tesis profesional considera la necesidad de que las empresas analicen su
conducta a partir de la revisión de las funciones de:
1. Dirección. Fijar los objetivos y contar con los recursos humanos y materiales para lograrlos. La
organización de estos recursos debe de funcionar eficientemente. (Es un método de los años 60,
por lo cual se habla de los recursos humanos y no del capital humano).

2. Financiamiento. La empresa debe contar con los recursos económicos suficientes para que
desarrollen sus actividades, este capital puede ser de accionistas o por algún crédito de la
empresa.

3. Personal idóneo. Contratar al personal para cada función y adiestrarlo para que cumpla de
manera eficiente sus actividades.

23
4.4. Método de Manuel
D´azzaola

4. Producción. Diseñar artículos y servicios que satisfagan necesidades humanas y que tengan una
demanda real, para que las empresas obtengan un beneficio en un tiempo razonable.
5. Ventas y distribución. Adoptar las medidas para asegurar la presencia y aceptación de los
productos o servicios en el mercado que proporcionando beneficios y satisfacción para la empresa
y el consumidor.
6. Registro contable y estadístico. Establecer sistemas adecuados de contabilidad y estadística que
proporcionen la información completa, veraz y oportuna que permita orientar a la dirección acerca
del resultado de sus operaciones.

24
4.5. Método de la auditoría
de calidad por Deming

El ciclo Deming es el sistema para implantar un plan de mejora continua. Recibe el nombre de Edwards
Deming; también se conoce como ciclo PHVA que son las siglas de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, o
PDCA en inglés (Plan, Do, Check, Act).
Etapas del ciclo Deming

El ciclo Deming está compuesto por cuatro etapas, de manera que, al finalizar la última de ellas comienza
la primera de nuevo. Esto permite que la actividad sea evaluada una y otra vez periódicamente
incorporando nuevas mejoras. Dichas cuatro etapas son las siguientes:

PLAN (Planificar)
Mediante métodos como la realización de grupos de trabajo, encuestas entre los trabajadores y búsqueda
de nuevas tecnologías, debemos definir:
✓ El problema o actividad que mejorar.

✓ Los objetivos que alcanzar.

✓ Los indicadores de control.
✓ Los métodos y herramientas para llevarlo a cabo.

25
4.5. Método de la auditoría
de calidad por Deming

DO (Hacer)
Se lleva a cabo lo determinado en el plan, en la mayoría de los casos mediante una prueba piloto. Esta
fase incluye:
✓ Verificar y aplicar las correcciones planificadas.

✓ Introducir las modificaciones al plan inicial si el resultado de las correcciones no ha sido positivo.
✓ Registrar lo desarrollado y los resultados obtenidos.

✓ Formar al personal que deba aplicar las soluciones desarrolladas.

CHECK (Controlar)
Se comprueba si la mejora implantada ha alcanzado el objetivo mediante herramientas de control como
Diagrama de Pareto, Check lists o KPI’s. Debemos controlar las causas críticas como la calidad del
producto o la forma de operar de máquinas y equipos.

26
4.5. Método de la auditoría
de calidad por Deming

ACT (Actuar)
Es la última de las fases y en ella se debe ajustar el plan de mejora. Se normaliza la solución al problema y
se establecen las condiciones para mantenerlo. Si se ha alcanzado el objetivo en la prueba piloto, se
implantará de forma definitiva. En caso contrario se examinará el desarrollo para descubrir errores y
empezar un nuevo ciclo PDCA. De esta forma se cierra el ciclo y se realimenta volviendo a la primera fase.

Al utilizar los principios de Deming la calidad aumenta y por lo tanto bajan los costos y los ahorros se le
pueden pasar al consumidor. Cuando los clientes obtienen productos de calidad las compañías logran
aumentar sus ingresos y al lograr esto la economía crece.

27
Para saber más

Para saber más sobre los temas vistos en esta unidad revisa los siguientes materiales:

• Técnicas de auditoría
En este vídeo se explican las técnicas de auditoría.

https://www.youtube.com/watch?v=N2OC_K22lk0

• Tipos de auditoría
En este vídeo se explican algunos de los tipos de auditoría más importantes.
https://www.youtube.com/watch?v=PR-f1wxrYNg

28
Cierre de la unidad

Hasta este momento has identificado las diferentes metodologías de auditoría administrativa, entre
las que se encuentran el método de análisis factorial y el método de la auditoría de calidad por
Deming.
En la siguiente unidad conocerás acerca del informe final de la evaluación y auditoría administrativa,
su área de estudio, alcance y contenido.

¡Felicidades!
Has concluido la unidad 4 del curso, continúa esforzándote.

29
 Fuentes de
consulta

• Conduce Tu Empresa. (1 de agosto 2020). Tipos de auditoría en una empresa | Auditoría Interna y
Externa. [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=PR-f1wxrYNg
• Franklin, E. B. (2007). Auditoría Administrativa. Gestión estratégica del cambio. Estado de México:
Pearson Educación de México.

• Iscala, B. M. (2017). Auditoría Administrativa. Bogotá: Fundación Universitaria del Área Andina.
• Montilla Galvis, O. d. (2004). Modelo para la evaluación de gestión de empresas. Estudios
Gerenciales.
• Mtro. Argenis Iván Mejía Chavarría. (10 de febrero 2019). Técnicas de Auditoría. [Video]. YouTube.
https://www.youtube.com/watch?v=N2OC_K22lk0

• Sotomayor, A. A. (2008). Auditoría Administrativa. Ciudad de México: McGraw-Hill.

30