AUTOMATIZACION EN LA CONTABILIDAD Y AUDITORIA

BENEFICIOS

1.- Reduce los errores humanos

En la contabilidad empresarial es muy común cometer pequeños errores que podrían
no ser motivo de preocupación, pues pueden ser fáciles de solucionar. Sin embargo,
hay muchos otros que son bastante graves y podrían perjudicar muchísimo a la
organización, como puede ser un incumplimiento en pagos o una cifra de cobro
equivocada. Con la automatización contable se reducen los errores humanos y, por lo
tanto, el tiempo que se invierte para revisar cifra por cifra y solucionar el problema.

2.- Ahorrar tiempo y recursos

Gracias a un software de gestión que permita consultar la información en tiempo real,
se ahorrara mucho tiempo en el registro y consulta de datos, obteniendo información
más precisa y exacta. Además, con ayuda de la tecnología, se puede omitir la
impresión de documentos y tareas que se vuelven tediosas (como la organización de
facturas físicas en enormes carpetas).

3.- Un panorama completo de la situación financiera

Mantener la contabilidad automatizada puede ofrecer diversos indicadores de la
situación financiera de la compañía.
Los sistemas contables en la nube permiten consultar informes detallados, hacer
diagnósticos, análisis según periodos, categoría y tipo de ingreso o gasto. Estas
funciones pueden ayudar a contemplar la salud financiera del negocio y permiten una
mejor toma de decisiones.

4.- Mejor gestión del flujo de efectivo

Gracias a una plataforma de gestión empresarial, el flujo de efectivo está actualizado
en tiempo real, en todo momento. De esta forma, se puede saber con exactitud si en
algún momento la empresa corre el riesgo de quedarse sin recursos, y así, tomar
decisiones oportunas para evitar situaciones problemáticas.
Un servicio de contabilidad automatizada puede ayudar a los empresarios y
emprendedores a identificar sus cuentas por pagar y por cobrar, dándoles la
oportunidad de decidir a cuál de ellas darle prioridad.
5.- Accesibilidad remota
Se pueden encontrar herramientas de automatización diseñadas para poder usarse
desde una computadora o desde un smartphone y desde cualquier lugar, así, puede
darse seguimiento en tiempo real de las finanzas empresariales, sin importar en qué
parte del mundo se encuentre. También se puede delegar responsabilidades de
contabilidad y aun así estar al pendiente de las finanzas y movimientos de la empresa.

6.- Mayor seguridad

Para las organizaciones es obligatorio conservar los registros y los informes financieros
de la empresa durante varios años, que comúnmente se realiza de forma impresa en
varias carpetas que ocupan espacio y tiempo para su acomodo.
Asimismo, que las carpetas estén tan a la mano puede suponer algunos riesgos, como
el extravío de los archivos, daño del material o la sustracción de carpetas que pueden
ser mal utilizadas.
Administrar la contabilidad con un sistema automatizado en la nube aumenta la
seguridad de decidir quién y cuándo puede acceder a esta información. En estas
plataformas digitales la información puede ser consultada en cualquier momento, sin
ocupar espacio y sin riesgos de extravío.

7.- Se minimiza la complejidad contable

Cuando una empresa comienza a crecer, agradecerá la menor cantidad de problemas
y errores.
Realizar la contabilidad de forma manual representa una significativa pérdida de tiempo
con la posibilidad de presencia de errores que pueden mermar los procesos, al mismo
tiempo que reduce la productividad del equipo contable. Al automatizar la contabilidad,
el equipo se beneficiará de las herramientas que sean útiles para minimizar estos
errores.

8.- Reducción de costos

Tiempo significa dinero cuando se trata de procesos comerciales. Al dedicar menos
horas al ingreso y procesamiento de datos, el equipo de trabajo puede dedicar más
tiempo a otras tareas de mayor relevancia, como el desarrollo de estrategias que
ayuden a lograr las metas y objetivos internos. Básicamente, se utilizarán menos
recursos para dirigir un equipo más ágil y eficiente.
Desafios
1. Dominar todas las funciones esenciales del informe
El primer desafío al cual se enfrenta el equipo de finanzas es el hecho de no contar con
una solución integral. Esto es, un software que permite manejar todas las funciones
principales del informe.
Se debe contar con una herramienta de automatización, la cual brinde desde informes
mensuales hasta estados financieros. Es esencial que el equipo financiero logre la
capacidad de generación de informes avanzados y operativos.
Además, que puedan integrarse con otras áreas y desarrollar análisis realmente
funcionales para alcanzar los objetivos empresariales.

2. Integración perfecta
Es importante contar con las herramientas correctas de cierre y consolidación de la
información financiera. Para ello es necesario actualizarse y adoptar un software
avanzado que se integre de manera funcional al sistema.

3. Presentación gráfica del informe

El profesional de las finanzas debe mejorar sus informes en el aspecto gráfico. Esto le
confiere una mejor presentación y posicionamiento frente a la directiva.
La idea de poder visualizar los análisis y datos de una forma más atractiva genera un
plus de interés. Se trata de un elemento persuasivo hacia una audiencia formada por
altos ejecutivos listos para tomar decisiones, facilitando contar una historia con sus
datos.

4. Flexibilidad

Un software flexible es capaz de personalizar el contenido, transformar el formato e

incluso el estilo de los informes. Esto se requiere para satisfacer las necesidades de la
empresa, las cuales pueden cambiar en cualquier momento.

Sin embargo, no solo es importante esta flexibilidad para los equipos, sino también
respecto de la curva de aprendizaje. La capacitación para poder manejar un software
ideal que ofrezca una mejora en la información financiera es compleja.

Es esencial contar con una herramienta de fácil implementación y flexibilidad para que
todo el departamento pueda acceder sin problemas.
 5. Usar la información para mejorar otros flujos de trabajo

Además de las soluciones que representa un sistema actualizado, es necesario pensar

más allá de los reportes e información financiera. ¿Cómo podría mejorar un software de
consolidación integrado y automatizado en otros flujos de trabajo? (Digital, 2023)

Referencias
Digital, T. (13 de Octubre de 2023). PLIKA. Obtenido de
https://getplika.com/informacion-financiera-del-negocio/