República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior.

Pontificia Universidad Católica Santa Rosa.

Escuela de Administración de Empresas y Contaduría Pública.

Introducción a la Informática.

Periodo II-Turno Nocturno.

INFORME.

Profesora: Autor:
Mirtha Herrera Milagros Roz
C.I: 14.954.725

Caracas, 28 de marzo del 2020

 INTRODUCCIÓN

En mundo donde la tecnología es la base de apoyo dentro de las organizaciones en el

siglo XXI, donde el tiempo es muy reducido para efectuar algunas tareas, dentro de
ellas es llevar la organización y el control tal como lo estableció Henry Fayol dentro
de su teoría de la administración clásica, donde estableció 4 postulados principales
para mantener la eficacia y eficiencia de las organizaciones los cuales fueron la
planificación, dirección, ejecución y control.

Es por eso que hoy en día las diferentes organizaciones han buscado la forma de
como optimizar el trabajo en aras de incrementar su producción lo que se traduce en
mayor utilidad, es allí donde juega un papel importante algo que se creo llamado
sistemas contables computarizados, que son los que vienen a optimizar los sistemas
contables dando mayor rapidez a la hora de mantener el control dentro de la
contabilidad y guardando mediante bases de datos digitales los diferentes
movimientos financieros que realiza un organización, permitiendo la rapidez en el
uso de la emisión de los estados financieros.

En la actualidad existen diversidad en este campo dentro de los cuales se podrían

destacar algunos de los mas usados en Venezuela tales como, GALAC, PROFIT,
SAINT, VALERI, entre otros.

El sistema o software contables que usen las empresas es aquel que se adapten a la
capacidad financiera y las necesidades de la mismas, y los dueños de estas buscaran
en función diferentes factores la adquisición del mismo.

Mediante el presente informe se pretende establecer en primera instancia que es un

sistema contable, cuales son sus características, ventajas, desventajas,
funcionabilidad, entre otros aspectos, así como, una breve explicación de como se
maneja el sistema GALAC, y cuales son las sugerencias de mejora que según mi
punto de vista requiere este sistema.

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  DEFINICIÓN

(Williams, Juan R; Haka, Susan F.; Bether, Mark, 2000) “Afirman que un sistema de
información contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los
registros utilizados, para una organización, primero para desarrollar la información
contable y segundo para transmitir esta información a quienes toman decisiones. Y
por consiguiente, el propósito básico del sistema contable satisfacer en la forma más
eficiente posible las necesidades de información contable de la organización”.

(Horngren, Charles T., 2007) Señala que los sistemas de información contables es
quizás una de las bases de las actividades empresariales, por no decir la más
importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca
del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas
en los ambientes competitivos, por lo que es imperioso que vaya al ritmo de las
exigencias de los distintos usuarios dentro y fuera de la entidad.

En este sentido, los sistemas administrativos y contables son aquellos que sirven para
soportar las operaciones financieras que efectúa una organización el cual está basado
en 3 pasos fundamentales el ingreso de datos, el procesamiento de la información y la
emisión de reportes, cada paso es necesario para la elaboración de los estados
financieros de una empresa ya que es mediante estos que las personas encargadas de
la toma de decisiones dentro de la misma se apoyan para hacerlo de forma eficaz y
eficiente y permita obtener la mayor rentabilidad posible.

 CARACTERÍSTICAS

1. Facilidad de uso

Una de las principales características del software contables es su fácil manejo. Antes

se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel, lápiz y calculadora en
mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las
transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos. Además, hay menor
probabilidad de cometer errores, puesto que todo está mucho más automatizado.

2. Flexibilidad

Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de la

empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de manera

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eficaz todas las operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos
posibles.

3. Gestión de informes

Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera informes de

manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en
él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas
en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control
exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.

4. Integración

La era de la informatización y los avances tecnológicos permiten que los programas

de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con la contabilidad de la
empresa. Así, si en un módulo se realiza algún movimiento que sea susceptible de ser
contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc.), el sistema
procederá a realizar los asientos pertinentes de manera automática. Un avance sin
precedentes en el área contable, sin duda.

5. Portabilidad

Hoy día, si algo prima en las compañías es la seguridad. Por ello, pese a que
un software contable automatiza todas las transacciones financieras, está expuesto a
muchos riesgos: robos, mal estado de los equipos, etc. Por ello, lo mejor es optar por
software contables en la nube, pudiéndose utilizar en cualquier momento y lugar.
Descubre cuáles son los beneficios de utilizar un programa de contabilidad online y
valora la posibilidad de esta nueva forma de llevar la contabilidad de tu negocio.

6. Seguridad

Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba muchos problemas

de seguridad. Una de las características de los programas de contabilidad es la

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seguridad, dado que se accede a través de claves privadas, permite la definición de
diferentes usuarios con diferentes permisos, etc.

 VENTAJAS
a) Información Rápida y Oportuna

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la
computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando
se hacen en forma manual.

b) Volumen de Producción

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema

computarizado por su rapidez de procesamiento.

c) Reducción de Errores Contables

Se reduce mucho el número de errores, porque el sistema de información contable

realiza los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñados con la
característica de minimizar los errores.

d) Preparación Automática de Estados Financieros.

Con un sistema de contabilidad computarizado, los Estados Financieros se pueden

producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Inventario, Balance
General, Estados de Ganancias y Pérdidas, e Informes Especiales que ayuden a la
administración a la toma de decisiones.

e) Software Contable

Es un sistema de informático que se implementa con el fin de simplificar, organizar y

facilitar las tareas de contabilidad de una empresa u organización.
La facilidad de uso de un sistema contable, permite que puedan utilizarlos incluso
aquellos individuos que no tengan los conocimientos o estudios necesarios en materia
de contabilidad, o empresas pequeñas.

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Dependiendo del funcionamiento software, así como su propósito principal, existen
varias alternativas que se adaptan a la forma de un determinado negocio o empresa.
Un software contable, es uno de los tipos de software que permite la gestión de
registros y el proceso de transacciones de una determinada empresa. Permite efectuar
un control de todos los procesos contables, balances, inventarios, nominas entre
muchas otras tareas.

 DESVENTAJAS
a) Pérdida de información o de servicio

Cuando una empresa depende de un software contable, toda pérdida de servicio

debido a un apagón energético o de la computadora puede causar una interrupción en
el trabajo. Las interrupciones del trabajo pueden detener la entrada de nueva
información como así también, el acceso a la ya almacenada. Sumado a esto, si la
información no es adecuadamente resguardada, un apagón de la computadora puede
generar la pérdida de datos financieros.

b) Información incorrecta

La información de un sistema contable es sólo válida cuando está ingresada al

sistema. Debido a que la mayoría de sistemas requieren de cierta entrada manual de
datos, los resultados financieros pueden ser incorrectos a menos de que toda la
información ingresada sea revisada. Si hay una tendencia a revisar sólo los reportes
financieros o el rendimiento de un sistema contable, podría ser difícil encontrar
información incorrecta.

c) Configuración del sistema

Cada empresa cuenta con aspectos únicos que pueden generar dificultades al intentar
adaptar un paquete de software contable genérico a sus necesidades. Aunque la
personalización está disponible para muchos programas, puede generar períodos de
inactividad y potenciales errores si no está hecha correctamente. Además, a medida
que la empresa crece, puede existir la necesidad de cambiar los paquetes de software

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contable; esto podría causar una gran interrupción, ya que la información debe ser
migrada y un nuevo entrenamiento es necesario para el personal.

d) Costo

Una desventaja del software contable es el costo implicado. Más allá del desembolso
para comprarlo, está el costo de mantención, personalización, entrenamiento y
hardware de la computadora. Aunque el ahorro de tiempo pueda justificar el costo,
para algunos negocios pueden pasar años hasta que la inversión de un software
contable se pague a sí misma.

e) Fraude

La información almacenada electrónicamente puede ser manipulada y fácil de

acceder si los controles adecuados y las medidas de seguridad no están bien
utilizadas. Los controles estrictos son necesarios para asegurarse de que sólo personal
autorizado use el software contable y tenga acceso a los reportes. Ya que la
información financiera puede ser delicada y confidencial, usar un software contable
se presta al riesgo de fraude.
 ESTRUCTURA (PANTALLA PRESENTADA AL USUARIO)

Para la demostración de un sistema administrativo contable decidí tomar como

ejemplo uno muy común y usado a nivel nacional como lo es GALAC, el cual tiene
diferentes módulos dentro de los que se puede destacar los siguientes:

1. Administrativo: el cual maneja y proceso todos los datos necesarios para

mantener la operatividad administrativa y tiene varios sub-modulos tales
como CxP, CxC.
2. Contables: es aquel que se encarga de procesar la información contable y
enviar los datos a las diferentes cuentas que tiene empresa establecidas
previamente en un plan de cuentas.
3. IVA renta: este modulo se encarga de llevar lo relacionado a los impuestos
nacionales que exige el estado venezolano y a través de el se manejan las
retenciones y los caculos para los diferentes pagos de tributos.
4. Nomina: es aquel que se encarga de hacer los calculo de pagos a empleados y
los cálculos parafiscales.

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Dentro de la interfaz del sistema podemos conseguir la pantalla de inicio la cual es la
siguiente:

En este se solicita al usuario el nombre del mismo antes codificado y la contraseña

que estableció.

Posteriormente al acceso al sistema, el mismo posee un modulo para ingresar los

datos de lo que se desea registrar, dentro del modulo de contabilidad, se ingresan los
datos de una factura, nota de crédito, nota de débito, retención efectiva, entre otros y

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se presenta de la siguiente manera:

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Para finalizar emitiendo el reporte respectivo cuando se requiera, el mismo se
presenta de la siguiente manera:

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  FUNCIONES

Este sistema administrativo contable permite mantener en orden en primera instancia

la situación financiera de la empresa ordenando las cuentas reales y permitiendo
obtener información en tiempo real con solo pocos pasos, ya que el mismo mantiene a
través de ordenador o computador los datos recopilados en cada momento del
ejercicio contable, también permite emitir los reportes cuando se necesiten y los
mismos estarán actualizados con la última información incluida.

Es por ello que la funcionalidad del sistema es indispensable para cualquier empresa
que desee mantener su contabilidad al día.

 RECOMENDACIONES DE USO

Para el uso del sistema GALAC se requiere de personal con un conocimiento básico
en las áreas contables y administrativas, ya que, aunque el mismo presenta un manejo
sencillo la falta de conocimiento en el área puede conllevar a cometer errores a la
hora de ingreso de los datos que solicita el sistema, lo que puede llevar a la emisión
errada de los informes, algo que ya no es competencia del sistema como tal.

 EVALUACIÓN (¿QUE LE MEJORARIA Y POR QUÉ?)

Desde mi punto de vista, este sistema presenta la debilidad que solo puede ser
instalada en un ordenador especifico y que cuando no se cuenta acceso al mismo no
se puede hacer el registro por lo que se necesita constantemente tener acceso a dicha
máquina, otra de las debilidades que presente es que cuando no hay acceso a internet
el sistema no pude utilizarse ya que se maneja con esta plataforma.

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 CONCLUSIÓN

Toda organización en estos tiempos donde el tiempo representa dinero, necesita de

sistemas eficientes y eficaces, que le permitan mantener en orden sus diferentes
sistemas entiéndase como sistemas, los procesos que se aplican dentro de dicha
organización, es por ellos que los software son fundamentales para la toma de
decisiones de los gerentes, ya que estos permiten obtener mayor orden en los
procesos contables y administrativos, permitiendo obtener en tiempo real informes
que son necesarios en la toma de decisiones.

Es por ello que las medianas y grandes empresas se apoyan en los diferentes sistemas
para ahorrar tiempo en la emisión de cualquier reporte y mantener todo en una base
de datos la cual pueda usar cuando se requiera, también es importante tener personal
calificado a la hora del manejo de los sistemas, porque si bien es cierto los sistemas
computarizados son de mucha utilidad, también el operador de dicho sistema debe
esta calificado ya que es quien ingresa los datos a procesar y cualquier error al
momento del registro puede traer graves consecuencias, debido a que todo sistema
esta compuesto por subsistemas y el sistema contable no es la excepción

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