PROCESO F9.P1.

MI 24/08/2022
MEJORA E INNOVACIÓN

FORMATO ACTA DE REUNIÓN

O COMITÉ Versión 7 Página 1 de 2

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ N°

Hora: Fecha:
Lugar:
Dependencia que Convoca:
Proceso: ADMINISTRATIVO Y DE GESTIÓN
Realizar apertura del buzón de PQRS para fortalecer el ejercicio de
Objetivo: participación ciudadana en pro de la mejora de la calidad del
servicio prestado y la satisfacción de los usuarios
Agenda:

1. Bienvenida
2. apertura del buzón de PQRS
3. dirección y medio de respuesta para cada PQRS
4. socialización de respuesta de PQRS del acta anterior (cuando aplique)
5. diligenciamiento listado de asistencia y evidencias fotográficas
6. cierre y despedida
Desarrollo:
Siendo las ______ del día ____ del mes _______del año 2023, según orientaciones
establecidas en el Protocolo para la recepción y gestión de preguntas, quejas, reclamos,
felicitaciones y sugerencias (PQRS); se realiza la apertura al buzón de PQRS ubicado en la
unidad de servicio UDS _______________________, encontrando lo siguiente:

Tipo de Cantid Tiempo de Direccionada a Medio de

PQRS ad Respuesta responsable: Respuesta*
Preguntas 5 días hábiles
Quejas 15 días hábiles
Reclamos 15 días hábiles
Felicitaciones 5 días hábiles
Sugerencias 10 días hábiles
* Medio de respuesta: si quien realizó el PQRFS suministró sus datos de contacto (dirección, teléfono, correo
electrónico) se usarán para allegar la respuesta. Si quien realizó el PQRFS lo hizo de forma anónima y no
suministró datos de contacto, la información de la respuesta será publicada en una cartelera en el HCB, visible,
de fácil acceso y lectura durante un mes, siendo retomada en la próxima apertura del buzón de PQRFS y
dejando esto por escrito en el acta respectiva.
Posteriormente, según el tipo de PQRS registradas, se direccionó para su respuesta ante las

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012.
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personas responsables, se determinó acciones para el seguimiento y los medios de

comunicación de la respuesta, tal como se observa en la anterior tabla.

Decisiones:

Teniendo en cuenta que no hay PQRS, se orienta nuevamente a las familias presentes, la
importancia de dar uso apropiado a este Buzón, siendo uno de los mecanismos para la
mejora continua del servicio de atención brindado en la UDS. Cabe mencionar, que
constantemente a través del grupo de WhatsApp y verbalmente, se motivó el uso del buzón
de PQRS como mecanismo de participación ciudadana de la UDS

Siendo las _____ se da por terminado el proceso de apertura del buzón de PQRS.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Promover la participación
ciudadana y uso del buzón de
PQRS
Realizar seguimiento a los PQRS

FIRMA ASISTENTES
Nombre Cargo / Dependencia Entidad Firma
1
2
3
4
5
Fecha Hora Lugar
Próxima reunión

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