ABASTECIMIENTO

SK IT ABT 12
R00

INSTRUCTIVO

EMISIÓN DE SOLPED

REV. FECHA DESCRIPCIÓN

00 13/05/2021 Se emite nuevo documento

DESARROLLADO POR REVISADOR POR APROBADO POR

Gte. Abastecimiento,
CARGO Jefe Depto. Compras Sgte. Abastecimiento
Logística y Maquinaria
NOMBRE Lorens Vilches Miguel Ángel Tapia Álvaro Alarcón

FIRMA
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1.0 OBJETIVO

Establecer la autoridad, responsabilidad, metodología y criterio para el proceso de efectuar solicitud

de compras para Sigdo Koppers Ingeniería y Construcción, sus Filiales y Consorcios.

2.0 ALCANCE

Es aplicable a la Solicitud de Pedidos que se realicen dentro del sistema SAP de Sigdo Koppers
Ingeniería y Construcción

3.0 REFERENCIAS

Procedimiento SK PR ABT 01 - Proceso de Compras

Procedimiento SK PR INSP 01 - Inspecciones de Fabricaciones
Procedimiento SK PR ABT 02 - Importaciones
Procedimiento SK PR ABT 08 - Proceso Cotización, Licitación y Contratación de Subcontratos y
Servicios
Procedimiento SK PR ABT 10 - Gestión de Activación de Compras

4.0 DESCRIPCIÓN

4.1. Condiciones Generales

Cada centro de costo de SKIC, filial y Consorcios emiten sus respectivas SOLPED a través del
Sistema SAP, las cuales son recibidas por el Departamento de Compras de GALM para gestión
de compra. Esta gestión de compra se inicia con la SOLPED aprobada por el centro de costo
respectivo, según corresponda.

4.2. Emisión de SOLPED

4.2.1. Descripción y Campos de la SOLPED en SAP

Se emiten 2 tipos de SOLPED y su destino inmediato depende de esta tipología:

a) ZNB (Solicitud Pedido SK) Materiales-Insumos-Herramientas-Equipos y Servicios

b) ZUB (Solicitud Pedido Traslado) Materiales-Insumos-Herramientas.

Cada SOLPED contiene en su formato SAP los siguientes atributos, los cuales deben ser
completados por el Solicitante de la compra:

 Materia (asunto del que se trata), en el Texto de cabecera

 Número de SOLPED (Al grabar el documento).
 Tipo de SOLPED (ZNB, ZUB)
 Imputación
Blanco : Estándar
K : Centro de Costo
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A : Activo Fijo
P : Consumo directo (Proyecto)
Q . Stock no valorizado (Proyecto)
U : Desconocido (Pedidos abiertos) para cualquier Centro de Costo
Tipo de Posición
Blanco : Normal
F : Servicio
V : Traslado
 Número de Necesidad: compuesto por número obra más S=Santiago
 Código de Material (según Listado Maestro)
 Fecha documento
 Fecha de entrega (según plazos indicados en Anexo 6.1)
 Lugar de entrega (Proyectos o Deysu)
 Documentos adjuntos en la SOLPED: Respaldos según se indica en el punto 4.2.1
emisión de SOLPED
 Identificación de la persona que solicita
 Identificación de quien autoriza
 Números de ítems (posiciones)
 Descripción detallada de los ítems(Posiciones en SAP), indicar en Texto de cada
posición de requerir certificados de calidad.
 Unidades de medida
 Cantidades
 Precio, indicar valor $1 (la(s) cotizaciones serán gestionadas por GALM)
 Categoría (Grupo de Artículo)
 En texto de cabecera de la Solped, debe indicar si se adjuntan planos, especificaciones
y criticidad del suministro.
 Los certificado de calidad que se requieran, deben indicarse en la posición de la
SOLPED por cada suministro, tal como lo indica el Registro – Borrador de Solped
(Reg. 6.1). Asimismo para el caso los Suministros de Fabricar.

4.2.2. Requerimientos para emisión de SOLPED según especialidad de Compra.

Los requerimientos de SOLPED para suministros Bulk Material, Incorporados, de

Fabricación, de Importación, Compra y Arriendo de Equipos (DEYSU), Subcontratos y
Servicios, se detallan a continuación.

a) SOLPED para Suministros Bulk Material (Misceláneos, EPP, Ferretería, otros).

a.1) Según lo indicado en el punto 4.1, se completa información requerida en la SOLPED,

información que necesariamente se debe indicar en cada posición.

a.2) De ser emitida la SOLPED por proyecto, la SOLPED debe adjuntar documento
llamado Borrador de SOLPED (Reg. 5.1), el cual debe registrar listado de suministros
para compra y firmado por la Gerencia respectiva.
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a.3) De ser emitida la SOLPED por una gerencia de SKIC, Filial o Consorcio, debe
adjuntarse un correo electrónico que valide y autorice dicha compra.
a.4) Completa la SOLPED con los campos requeridos y documentación adjunta, la
SOLPED pasará a aprobación, según se indica en el punto 4.2.3.

b) SOLPED para suministros Incorporados y de Fabricación

b.1) Según lo indicado en el punto 4.1, se completa información requerida en la SOLPED,

información que necesariamente se debe indicar en cada posición.

b.2) La SOLPED que se emita para gestión de la compra de un suministro, debe adjuntar
necesariamente la totalidad de los documentos que a continuación se detallan:

 Registro Borrador de SOLPED (Reg. 5.1), el cual debe registrar listado de

suministros para compra. Este listado debe ser descrito adecuadamente para gestión
de compra y ser coincidente con la descripción de la SOLPED. Dicho documento
debe encontrarse adjunto en formato Pdf y firmado por gerencia respectiva.
 Registro Requerimientos de Calidad para Suministros de Fabricación (Reg. 5.2), el
cual debe ser completado por el proyecto indicando los requerimientos particulares
para llevar a cabo la Inspección de los suministros.
 Planos y especificaciones técnicas aprobadas por Ingeniería.
 Bases Técnicas y Administrativas
 Hoja de Características Garantizadas, documento que aplica para Equipos de
Proyectos EPC (Reg. 5.4)

b.3) Completa la SOLPED con los campos requeridos y documentación de las letras b.1)
y b.2) anteriores, la SOLPED pasará a aprobación, según se indica en el punto 4.2.3.

b.4) Toda SOLPED que corresponda a una regularización de una compra no realizada por
GALM, será rechazada y devuelta por el Planner de GALM vía correo electrónico al
solicitante. GALM no realizará emisión de PDC (Pedido de Compra), por concepto de
regularizaciones. GALM realizará de manera excepcional emisión de dichos PDC sólo si
el Gerente responsable del área lo solicita al Jefe de Compras de GALM.

c) SOLPED por Arriendo y Compra de Equipos

c.1) Según lo indicado en el punto 4.1, se completa información requerida en la SOLPED,

información que necesariamente se debe indicar en cada posición de la SOLPED.

c.2) En virtud que la Sub Gerencia de Logística y Maquinaria realiza la adjudicación y

selección del proveedor, la SOLPED debe adjuntar los siguientes documentos:

 Para SOLPED de Arriendo de Equipos por un monto inferior a $10.000.000, se debe

adjuntar un mínimo de 2 cotizaciones y un Cuadro comparativo de precios de
suministros (Reg. 5.3)
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 Para SOLPED de Arriendo de Equipos por un monto superior a $10.000.001, se debe

adjuntar un mínimo de 3 cotizaciones y un Cuadro comparativo de precios de
suministros (Reg. 5.3)
 Para SOLPED de Compra de Equipos, se debe adjuntar siempre un mínimo de 3
cotizaciones y un Cuadro comparativo de precios de suministros (Reg. 5.3)
autorizado por la Subgerencia de Logística y Maquinarias.

c.3) Completa la SOLPED con los campos requeridos en los puntos 4.1 y documentación
de las letras b.1) y b.2) anteriores, la SOLPED pasará a aprobación, según se indica en el
punto 4.2.3.

d) SOLPED para Subcontratos y Servicios

d.1) Según lo indicado en el punto 4.1, se completa información requerida en la SOLPED,

información que necesariamente se debe indicar en cada posición.

d.2) La SOLPED debe adjuntar necesariamente los siguientes documentos:

 Bases de Cotización completa (Ref. 3.4)

 Planos y Especificaciones Técnicas.
 Requisitos de Acreditación para ingreso de personal, vehículos y maquinaria al
proyecto.

d.3) Completa la SOLPED con los campos requeridos en los puntos 4.1 y documentación
de las letras b.1) y b.2) anteriores, la SOLPED pasará a aprobación, según se indica en el
punto 4.2.3.

4.2.3. Liberación de SOLPED

Emitida la SOLPED por el centro de costo respectivo, la SOLPED pasará a liberación de

jefaturas, Subgerencias y/o Gerencias respectivamente. Liberada dicha SOLPED en SAP, será
recibida por el Planner de GALM para asignar a comprador y efectuar gestión de compra,
según los descrito en el Procedimiento - Proceso de Compra SK PR ABT 01 (Ref. 3.1).

4.2.4. Asignación de SOLPED

a) Recibida por GALM la SOLPED aprobada por todos los liberadores, el Planner de GALM
revisa que cada SOLPED contenga toda la documentación requerida según tipo de compra
(Ref. punto 4.2.2) De encontrarse con la documentación necesaria que permita realizar la
compra, la SOLPED se asigna a un Comprador especialista en la columna “Número de
Necesidad” de la SOLPED identificando las iniciales del nombre del Comprador, según la
especialidad de requerimiento. El Comprador será responsable de gestionar las
cotizaciones, realizar análisis y concretar la compra mediante la emisión de un PDC. La
gestión de seguimiento de la entrega del PDC, es responsabilidad del Activador de GALM
(Ref. 3.5).
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b) De encontrarse la SOLPED con documentación insuficiente para cotizar o con error en la

emisión de SOLPED, estas SOLPED serán rechazadas y devueltas al solicitante. Podrán
volver a ser recibidas por el Planner cuando se complemente información o se rectifique el
error detectado.

c) De no recibir aclaraciones de la SOLPED dentro de un plazo de 5 días hábiles, dicha

SOLPED será bloqueada en el sistema SAP, informando por correo electrónico al
solicitante.

d) La SOLPED que indique o evidencie que corresponde a una compra realizada, estas
SOLPED serán rechazadas y devueltas al solicitante, por consiguiente, GALM no emitirá
PDC posteriores.

e) De requerir una gestión de SOLPED urgente, se deberá indicar en el Texto de la Cabecera

de dicha SOLPED que se debe gestionar en carácter de URGENTE. Adicionalmente el
solicitante deberá enviar un correo electrónico al Jefe de Compras de GALM con el número
de SOLPED aprobada y con la previa autorización de la Gerencia respectiva.

5.0 REGISTROS

5.1. Registro - Borrador de solicitud de pedido

5.2. Registro - Requerimientos de Calidad para Suministros de Fabricación
5.3. Registro - Cuadro comparativo de precios de suministro
5.4. Registro - Hoja de características garantizadas

6.0 ANEXOS

6.1. Listado - Plazos de entrega de compras

6.2. Registro - Borrador de solicitud de pedido
6.3. Registro - Cuadro comparativo de precios de suministro
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Anexo 6.1 Plazos de entrega de compras

Los plazos que establece GALM para la gestión de compra para suministros, equipos, servicios y
subcontratos, se detallan a continuación:

PLAZOS DE ENTREGA DE COMPRAS SK LT ABT 01 R01

DESCRIPCIÓN PLAZO (IN SITU)

Bulk Material
Misceláneos, EPP, Ferretería, Repuestos, otros 5 a 10 días
Repuestos 3 a 5 días
Suministros Incorporados
Hormigón, Fierro 10 a 15 días
Cables Eléctricos (en Stock) 15 a 30 días
Cables Eléctricos (para Fabricación) 90 a 120 días
Fabricación de Estructuras A partir de 45 días (según tonelaje)
Escalerillas y Bandejas porta conductores 30 a 60 días
Anclajes e Insertos 15 a 45 días
Revestimientos Metálicos para Edificios 15 a 120 días
Tuberías y Fittings para Instrumentación 30 a 60 días
Fittings para canalización eléctrica a prueba de explosión 30 a 60 días
Líneas de Alta Tensión A partir de 120 días
Subestaciones A partir de 180 días
Piping, Fitting y Válvulas 30 a 60 días
Arriendo y Compra de Equipos (DEYSU)
Compra y Arriendo de Equipos (Solicitudes DEYSU) 5 a 7 días
Servicios y Subcontratos
Servicios 15 a 30 días
Subcontratos 20 a 45 días

Los plazos indicados anteriormente se contabilizan en días corridos y rigen desde liberada la SOLPED y
hasta la recepción del PDC (emisión de HEM/HES).
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Anexo 6.2 Registro - Borrador de solicitud de pedido

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Anexo 6.3 Registro - Cuadro comparativo de precios de suministros