DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LAS AREAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

Generalmente estos documentos están relacionados con el tipo de empresa, difieren

principalmente entre las empresas de producción y del sector privado, con las empresas públicas.

Entre los documentos básicos, más generales y comunes en estos sectores tenemos todos los que
sustentan de las funciones que debe cumplir este departamento.

• Disposiciones, programas y proyectos de los recursos humanos.

• Pronóstico de las necesidades laborales.
• Pruebas de selección del personal.
• Documentación del capital del trabajo.
• Evaluación del desempeño profesional.
• Reglas de seguridad.

A) CONTRATACION Y PLANIFICACION DEL

PERSONAL
 Planeación de Recursos Humanos. - Análisis
de necesidades, Registro y control de
puestos y plazas, análisis de los puestos de
trabajo, etc.
 Reclutamiento y selección de personal. -
Aviso del perfil de puesto, concurso de
promoción interna, bolsa de trabajo,
entrevista, evaluación, selección e
integración.

B) RELACIONES LABORALES

La selección de Relaciones laborales del Departamento de Recursos Humanos se sustenta

en la política de la organización, colaboración y relación con los sindicatos, tomando en
cuenta las aspiraciones y necesidades de los empleados. Su objetivo es resolver conflictos
entre el capital humano y el trabajo, mediante una negociación política inteligente.

 Políticas de relaciones laborales:

· Reglamento interno del trabajador
· Evaluación de los pestos de trabajo
· Alta y bajas
· Liquidaciones
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 Contrato:
Las relaciones laborales requieren de la realización de los contratos:
a) Contrato de trabajo: acuerdo entro dos personas
b) Tipos de contratos:
1. Individuales
2. Colectivos
3. Temporal
4. Por obra
5. Eventual
6. Interino

C) CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS

Permite monitorear las actividades del área y proponer mejoras continuas en el desempeño del
personal, para ello algunos de los documentos que se utilizan son:

 Base de datos y procesamiento de información.

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos

debidamente clasificados y disponibles para el
procesamiento y obtención de información. La eficiencia de
la información es mayor con la ayuda de la base de datos
no solo por la reducción de memoria para archivos sino
también porque los datos lógicamente relacionados
permiten la actualización y los procesos integrados y
simultáneos es muy común que un software ejecute las
opciones de crear y actualizar archivos.

 Sistema de administración para administración de recursos humanos.

Se relaciona con la tecnología informativa que incluye una red

de computadoras además de programas específicos para
procesar datos.
Su función es procesar, recolectar, clasificar, almacenar, y
divulgar la información de los recursos humanos de la empresa
de modo en que los gerentes involucrados puedan tomar
decisiones y mantener un mayor control y clasificación sobre
sus empleados.
Los archivos se organizan, clasifican y conservan. También se utilizan los medios electrónicos en
depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y
valoración de las series con medidas de autentificación.

 Uso del sistema de información:

Permite integrar los diferentes segmentos creando conexiones funcionales entre estas actividades
en el programa informático alguno de los usos es:
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• Para gestión de recursos humanos: Registra

datos de dirección, selección, formación y desarrollo,
capacidades, dirección de habilidades y otras
actividades relacionadas.
• Para elaboración de nóminas: El modelo de
nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los
datos sobre el trabajo del trabajador calculando
deducciones de impuestos.
• Para gestión de las prestaciones de trabajo: Permite a los profesionales de recursos
humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales.
• Para monitoreo de disciplina: monitorea el control de asistencia con lo cual se establecen
horarios de trabajo y asistencia.

 Algunos documentos relacionados con el control de recursos humanos:

Registro de control de puestos: Se usa para la creación de puestos características de las mismas y
los movimientos e incidencias del personal a todo documento oficial que genere un movimiento o
incidencia de personal se le debe poner la leyenda registrado.

 Evaluación del desempeño:

Es una técnica de dirección impredecible en la actividad

administrativa. El procedimiento para evaluar el personal se
denomina evaluación de desempeño y generalmente se elabora a
partir de programas formales de evaluación basados en una cantidad
razonable de informaciones respecto a los empleados y a
sudesempeño en el cargo su función es estimular o buscar el valor de
alguna persona.

 Constancia de evolución salarial:

Es el documento que contiene los incrementos en el sueldo base y prestaciones sujetas al fondo
de personas del ISSSTE o IMSS de la categoría o puesto desempeñado por el jubilado que estuvo
empleado.
Como: Promoción, cambio de puesto, Horas adicionales y bajas

 Acta administrativa:
Es el documento instrumentado del área de recursos humanos para
hacer constar las circunstancias de modo tiempo y lugar en que se
dieron por actos del trabajador que contribuyan causales de cese. Para
la implementación se podrá solicitar orientación o asesoría jurídica.
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D) ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS

· Gestión de las nóminas de pago del personal

· Sueldos y salarios: Descripción y análisis de cargos, descuentos por faltas y otros
· Remuneración de personal: Prestaciones, bonos, aguinaldo, estímulos y recompensas.

PAGO DE RENUMERACIONES
 Actualización de los registros de plazas-puestos.
 Fechas para la incorporación de incidencias de
personal.
 Establecer fechas para el control y verificación
de la calidad del pago.
 Eliminación de registros inservibles y archivos
electrónicos.
 Aplicación de criterios normativos y medidas técnico-administrativas.
 Procesos generales o específicos que modifican la nómina.
 Aplicación de medidas de políticas salarial, tributaria y de bienestar social.
 Periodos quincenales.

Nomina: Es el pago que recibe un trabajador de forma regular a cambio de su trabajo en un

tiempo determinado

Sueldo: Es para el personal administrativo o directivo, y se paga quincenal o mensualmente.

Salario: Es para el personal operativo y se paga semanalmente.

Normas:
Ley federal del trabajo
Ley del impuesto sobre la renta
Ley de seguridad social
Etc.

COMPROBANTES DE PAGO DE SUELDOS Y DE MAS CONCEPTOS ORIGINADOS POR LA RELACIÓN

DE TRABAJO.

1. Recibo de nómina: se debe entregar al trabajador al momento de pagarle su sueldo para

que lo firme y por este medio comprobar que ha recibido el pago de dicha nómina.

Se divide en encabezado (logotipo y nombre de la empresa, periodo de pago, nombre del

documento y número de semana) Cuerpo (datos del trabajador y datos del pago)
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2. comprobante de pago de aguinaldo.

Se expide solamente por este concepto y las retenciones que se causaron por su pago.
Susrequisitos son prácticamente los mismos que los de la nómina, excepto que en este se
menciona lainasistencia o la incapacidad temporal por alguna enfermedad general, riesgo de
trabajo o maternidad.

3. vacaciones y prima vacacional.

Se sugiere comprobar esta prestación, con dos

documentos:

Constancia de haber disfrutado las vacaciones y recibo de

pago de vacaciones.

4. recibos por las demás remuneraciones y prestaciones.

Los requisitos que se deben cumplir varían de acuerdo a qué clase de prestación o remuneración
que se trata (siempre debe tener los datos de la empresa y del trabajador)

PROBLEMAS AL OTORGAR PRESTACIONES ADICIONALES

• Perdida de vitalidad cuando se toma un hábito

• Mantiene a los trabajadores menos productivos
• Nuevas fuentes de quejas y acusaciones
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PRESTACIONES DEDUCCIONES
POR LEY ADICIONALES PARA DESCUENTOS INCORPORACION
EJECUTIVOS CONTRAIDOS DE DESCUENTOS A
POR EL FAVOR DE
TRABAJADOR TERCEROS
Recibos con Préstamos Acciones de Control de Descuentos
categoría. personales. clubes. asistencia: faltas, inherentes a la
Aguinaldo. Despensas. Restaurantes. retardos, etc. plaza como:
Vacaciones. Premios y Alquiler de retenciones a
Prima vacacional. recompensas. residencias. favor de ISSSTE,
Reparto de Estímulos: Por Teléfono celular. IMSS y otros.
utilidades. antigüedad, Automóvil.
Días de descanso. eficiencia de Planes
Becas. trabajo, especiales de
Capacitaciones y Puntualidad y vacaciones.
adiestramiento. asistencia. Tarjetas de
Casa habitacional Accesorios crédito.
(INFONAVIT). Personales. Horario móvil de
Pensión. Seguro para trabajo.
Seguro social. auto.
(IMSS, ISSSTE). Ayuda para la
Otros. natalidad.
Tiendas de
servicio.
Ayuda para pago
de colegiaturas.

E) ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

Es el área que se encarga de capacitar en un corto plazo a

los ocupantes de los puestos de la empresa, así como
también se encarga de suministrar a sus empleados los
programas que enriquecen su desempeño laboral;
obteniendo de esta manera mayor productividad de la
empresa.
Su función se cumple por medio de estos programas que
mejoran la calidad de los procesos de productividad de la
empresa, aumentan el conocimiento y la destreza de un
empleado para el desarrollo de un determinado cargo o
trabajo.
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F) HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO:

Forman dos actividades directamente relacionadas,

orientadas a garantizar condiciones personales y
materiales de trabajo, capaces de mantener cierto nivel de
salud de los empleados.

Su función está relacionada con el diagnóstico y la

prevención de enfermedades ocupacionales a partir del
estudio y del control de dos variadas

Existe un conjunto de normas y procedimientos que protegen la integridad física y mental del
trabajador, preservándolo de los riesgos de la salud higiene a las tareas del cargo.

Marco normativo de seguridad y salud en el trabajo:

EL REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD TIENE SUS BASES EN:

• La constitución política de los estados unidos mexicanos artículo 123, apartado A fracción
XV.
• La ley federal del trabajo articula 132, fracciones XVII Y XVIII: Artículos 509 al 512, 524,
527, 529 fracción IV
• Reglamento federal de seguridad, higiene y medio ambiente de trabajo
• Reglamento para la clasificación de empresas y determinación del grado de riesgo de
trabajo
• Ley federal del trabajo
• Ley federal sobre metrología y normalización
• Diferentes normas oficiales mexicanas de la materia

2.1.3. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS UTILIZADOS

EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS SON:

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

 Oficios  Cartas oficiales
 Circulares  Circulares
 Informes  Certificados
 Memorandos  Invitaciones
 Expedientes de personal  Cartas de felicitación
 Notas administrativas  Avisos y convocatorias de
 Avisos reclutamiento
 Actas, etc.
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OFICIO

Se le llama oficio al documento que se utiliza para comunicar consultas, disposiciones, órdenes,
informes y también para realizar gestiones de invitación, de acuerdos, de colaboración, de
felicitación, de agradecimiento, entre muchos otros.

CIRCULAR

La circular es el escrito que se emplea para comunicar

simultáneamente un mismo asunto a varias o a
numerosas personas, a quienes interesa por igual.

Los Elementos que Componen a la Circular son:

Membrete
Número o clasificación
Asunto
Fecha
Dirección.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales

La circular puede ser interna y externa.

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EL INFORME

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar.

Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por
individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

A) Título
B) Índice.
C) Introducción.
D) Cuerpo:
E) Conclusiones
F) Bibliografía

MEMORÁNDUM.

En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un

asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se
acepta el término memorando.

Los elementos de memorándum son los siguientes:

Membrete
La palabra memorándum centrada

1. Para
2. De
3. Asunto
4. Fecha
5. Dirección
6. Texto
7. Despedida
8. Antefirma

AVISO
Informa sobre las actividades que se van a realizar en la organización.
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ACTAS

Este documento da formalidad jurídica y determina con detalles el asunto de que se trata, así
como la razón que los origina.

· ACTA ADMINISTRATIVA LABORAL: Es un documento de control interno que elabora el

patrón, con la finalidad de señalar, evidenciar y/o sancionar hechos u omisiones en los
queel trabajador ha incurrido y que van en contra de la regulación normativa del centro de
trabajo como puede ser: la Ley Federal del Trabajo, Contrato Colectivo o Individual de
Trabajo, Reglamento Interno de Trabajo o Código de Conducta establecidos.

Las actas administrativas más comunes son:

 Ausentismos/retardos.
 Desobediencia a órdenes y reglas de seguridad e
higiene en la empresa.
 Faltas de probidad u honradez (falta de
integridad del trabajador en su trabajo o hurto).
 Acudir al trabajo en estado de ebriedad o bajo el
influjo de drogas.
 Violencia y malos tratos en contra del patrón,
compañeros o clientes.
 Daños en las instalaciones, seguridad o
accidentes derivados de conductas erróneas o descuido
por parte del trabajador.
 Abandono de trabajo.

DOCUMENTOS MERCANTILES:

Documentos de compraventa

PEDIDO.
Es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o
clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por
iniciativa propia exponiendo su petición o el formato de su pedido

FACTURA
La factura, factura de compra o factura comercial
es un documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compraventa. La
información fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto la
provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar.
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FACTURA ELECTRÓNICA.

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la

transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios
electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente
con certificados reconocidos.
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EXPEDIENTE LABORAL INDIVIDUAL DEL TRABAJADOR

Es un documento que refleja el historial laboral de cada

trabajador de una empresa, su formación, trabajos
desempeñados, funciones, altas y bajas, tipos de contratos
laborales que haya tenido, etc., es el historial del trabajador
dentro de la empresa.

Los documentos que integran el expediente se ordenan

cronológicamente a partir del ingreso de la persona en la
empresa, quedando abajo el acta de nacimiento y hasta
arriba el documento más reciente.

Su importancia radica en que es una herramienta de control interno, por medio del cual, la
empresa genera certeza, confiabilidad y comprobación de la historia del trabajador dentro de la
empresa.

 Cada expediente consta de las siguientes partes:

a) Carpetilla: contenedor en que se gurda el expediente.

b) Extracto o resumen. Hoja en la que se anotan cada uno de los

documentos de que consta el expediente personal.

Los expedientes únicos de personal deberán entregarse en folders de un mismo tamaño y color,
en la potada se identificarán los siguientes datos:

1. Nombre del área de asignación

2. Registro federal de contribuyentes
3. Nombre del titular del expediente, empezando por los apellidos, nombres propios
sin utilizar abreviaturas.

¿Cuánto tiempo deben las empresas conservar un expediente?

Los expedientes se conservan por un tiempo máximo de cinco años. Si al término de este lapso no
se ha solicitado su cambio a archivo activo, se relacionaran y se enviaran al archivo de
concentración de la dependencia.

Algunos de los beneficios de contar con el expediente laboral individual de cada trabajador
completo son los que a continuación se enumeran:

 Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables

 Un mejor control administrativo del personal de la empresa
 Se evitan sanciones de pare de las autoridades (STYPS, IMSS, INFONAVIT, entre otras)
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 Se utiliza como prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa
de la terminación de la relación del trabajo
 Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

Contenido estándar de un expediente laboral

Datos personales

Estos recaban previos a la contratación del empleado y nos dan certeza sobre la persona que es de
nuestro interés contratar.

1. Solicitud de empleo
2. Currículo vitae
3. Carta de presentación
4. Acta de nacimiento.
5. CURP
6. RFC
7. Número de seguridad social (NSS)
8. Comprobante de domicilio
9. Credencial INE
10. Cartilla militar
11. Constancia de antecedentes no penales
12. Algunas empresas exigen Constancia de buró de
crédito
13. En caso de ser necesaria, licencia de manejo.
14. Cartilla militar.
15. Documento que compruebe o detalle el número de
cuenta de depósito al empleado.
16. Cartas de recomendación.
17. Cédula profesional o comprobante de estudios.
18. Exámenes psicométricos previos a la contratación.
19. Estudios socioeconómicos previos

Datos laborales

Estos generan acuerdos empleado-empresa y se crean una vez que

se inicia la relación laboral, pueden ser entre otros, los más
comunes:

1. Contratos de trabajo.
2. Reglamento interior de trabajo
3. Cartas responsivas por material o equipo.
4. Compra-venta de autos, equipos, etc que la empresa
remata porque su depreciación ha llegado a nivel mínimo.
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Documentación de la empresa

Documentos que se generan por la relación laboral existente y que normalmente no requieren un
convenio entre empleado-empresa:

1. Movimientos IMSS/INFONAVIT
2. Recibos de nómina firmados.
3. Solicitudes de vacaciones.
4. Incapacidades.
5. Carta INFONAVIT y/o FONACOT.
6. Listas de asistencia

Información adicional

1. Actas administrativas
2. Solicitud de préstamos
3. Memorándums al trabajador.
4. Solicitudes varias (permisos, ausencias, etc)

Los documentos mencionados son los más comunes. Existen muchos otros que podrán formar
parte del Expediente Laboral dependiendo de la actividad de la empresa

Actividad

4. 4 Instrucciones: Elabora el expediente de personal que incluya los siguientes documentos:

 Solicitud de empleo
 Acta de nacimiento
 CURP
 INE
 Comprobante de domicilio (no mayor a tres
meses)
 Comprobante de estudios
 Carta de recomendación
 Cartilla militar
 Carta de antecedentes no penales