ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA – KHADEM / LORBER

Lorber en “El ejecutivo al minuto en acción” gira alrededor del tema de cómo poner en
práctica los tres secretos – fijación de metas, elogios y reprimendas – de manera
sistemática.
Esto depende de organizaciones que desarrollen cinco sistemas eficaces:
1. Sistema de responsabilidades: todos deben entender con claridad lo que se les
ordena que hagan.
2. Sistema de datos: recopilar información del desempeño del personal.
3. Sistema de retroalimentación: hay que dar al personal retroalimentación para
que pueda continuar desempeñándose bien o lo mejore.
4. Sistema de reconocimiento: un desempeño satisfactorio debe tenerse en
cuenta.
5. Sistema de capacitación: hay que capacitar al personal para que adquiera las
habilidades para un buen desempeño.
PRIMERA PARTE: EL PROBLEMA DE LA INFORMACIÓN
*Si usted no sabe qué es lo que anda mal, no lo puede arreglar*
Hay que conocer al personal. La gente es la que fortalece o debilita una organización.
*Debe descubrir usted mismo la verdad*
Para ello se debe manejar con los Tres informes de una página:
1. Informe 1: Informe de Enfoque – la información clave acerca de lo que usted
hace.
2. Informe 2: Informe de Retroalimentación – las buenas y malas noticias acerca de
lo que usted hace.
3. Informe 3: Informe de Administración – las buenas y malas noticias acerca de lo
que hace su persona.
Primer informe: concentrarse en la información clave que sea pertinente para usted y
para su trabajo.
Segundo informe: le proporciona a usted retroalimentación sobre su desempeño. Pone
de relieve las buenas y las malas noticias de su primer informe.
Tercer informe: le da todas las buenas y malas noticias acerca del personal. Presenta un
cuadro de lo que sucede por debajo de usted descendiendo por los diferentes estratos
de la organización.
Quién los prepara: los ejecutivos deciden qué información necesitan. La información se
recopila y se organiza en una computadora. Un programa especial selecciona la
información clave y la exhibe en los Tres informes de una página.
Es posible diseñar programas para preparar los informes. Es una herramienta, un
ayudante. El secreto está en el contenido del informe que refleja la información que
usted necesita.
Su desafío no está en la tecnología sino en la gente. No se trata de saber cómo se
producen informes, sino de decidir qué debe ir en los informes.
Sus otros problemas también están relacionados con la información. Si la gente tuviera
la información apropiada en el momento adecuado, estos problemas no tendrían la
gravedad que revisten. A medida que usted comience a resolverlos, necesitará una
buena información que indique cuáles son los resultados de sus soluciones. Para ello
necesita filtrar la información.
¿Cómo sabe este sistema de filtro cuál es la información que necesitan los ejecutivos?
Estos necesitan información que los guie a su éxito. *El camino al éxito está pavimentado
con buena información*
Las dos palabras claves son éxito e información. Para cada persona el éxito es una cosa
diferente.
¿Qué significa el éxito? ¿Cuáles son sus Factores de éxito? Es importante definir el éxito
para poder definir los factores. El autor da a entender que el éxito son las metas
establecidas, los objetivos definidos por el directivo de la empresa.
*Vigilando su progreso usted se mantendrá en el camino al éxito*
La buena información acerca de sus Factores Claves de Éxito es el STATUS.
La información que realmente se necesita de todos estos informes la oficina del director
es la buena información. Esa es la que les da el status actual referente a sus
metas/objetivo/éxito.
En un medio empresarial unas personas interactúan con otras personas. Lo que una
persona considera que es éxito puede que se aparte de los objetivos generales de la
corporación.
Hay cuatro pasos para llegar al éxito:
1. Paso 1: conozca sus relaciones importantes. Estas relaciones se componen del
empleador de cada persona, de su jefe, de las personas que le suministran bienes
y servicios, y de los que reciben los resultados/rendimientos de su trabajo –
Clientes/Usuarios. Estos pueden ser internos o externos.
Quiénes se beneficiarían de su trabajo.
En un ambiente de grupo se espera que los ejecutivos satisfagan tosas estas
relaciones. Es necesario que sepan a quién están satisfaciendo y por qué. El
empleador, el jefe, los proveedores y los clientes a menudo tienen diferentes
expectativas.
2. Paso 2: defina sus áreas de éxito desde diferentes puntos de vista. Estas pueden
ser como “Mejorar la Oportunidad, la Calidad y Reducir los Costos”
 3. Paso 3: identifique los factores clave de éxito para cada área de éxito. ¿Cómo sé
que he tenido éxito? Hay que identificar los Factores de Éxito para cada Área de
Éxito. El resultado será una lista de Factores Clave de Éxito en un ambiente de
grupo.
4. Paso 4: Determine dónde encontrar el status de cada factor clave de éxito.
Estudiar los datos disponibles para determinar la forma de encontrar
información acerca del status de los Factores Clave de Éxito. Debe reunir todos
los informes que sean asequibles, incluyendo los de su propia cosecha y los que
reciba-
Después de reunir estos informes, deben revisarlos para determinar donde se
puede encontrar Buena información. Si no existe información para un Factor
Clave de Éxito, entonces se debe estimar el valor de obtener esa información, y
medirlo contra el esfuerzo que implica conseguirla.
SEGUNDA PARTE: ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA
Un criterio único generalmente fija la meta máxima para un Factor Clave de Éxito. Para
Por eso hay que establecer tres niveles de metas:
1. Límite mínimo. Es el límite entre lo satisfactorio y lo inaceptable. Es importante
que la gente sepa en qué punto considera que su status es inaceptable.
2. Objetivo o meta satisfactorios: es el próximo paso viable que debe convencer de
se está encaminando hacia la última meta.
3. Objetivo sobresaliente: este objetivo es viable pero desafiante que en la mayoría
de los casos se logra en un periodo de tiempo prolongado.
Entonces, el nivel de Meta Sobresaliente es la máxima meta viable. El nivel de Meta
Satisfactoria es la siguiente meta viable. El nivel Mínimo es el desempeño dudoso.
Cuando el desempeño es inferior a este mínimo, se encuentra en problemas.
Los Factores Clave de Éxito en el informe de cada persona deben referirse únicamente
a esa persona (gerente de área/jefe de sector). No debe ser una simple repetición de los
factores de sus colaboradores.
TERCER PARTE: LA CONCATENACIÓN DE LOS INFORMES DE UNA PÁGINA
Si el rendimiento de un empleado es verdaderamente excepcional, la noticia debe llegar
a los niveles superiores sucesivos hasta llegar al director.
Es necesario darse cuenta de la cantidad de personas que se hallan en los numerosos
niveles distintos al director.
El mismo principio de lo positivo, es aplicable a lo negativo. Es el director quien decide
en qué momento quiere que se conozcan los problemas a niveles superiores sucesivos.
Este puede concederle al empleado y a su jefe tiempo suficiente para que resuelvan el
problema.
Puede decidir que cualquier Factor Clave de Éxito haya sido positivo o negativo durante
una cantidad cierta de periodos sucesivos se haga conocer por encima del gerente
responsable de ese factor.
En consecuencia, lo que aparezca en la parte superior izquierda de su informe de
Administración es lo que ha sido positivo o negativo durante un tiempo suficiente como
para exigir la atención del directivo, basándose en los principios mencionados con
anterioridad.
Al concatenar los informes, el informe de Retroalimentación gana una nueva columna
que le dice a la persona a quien va dirigido cuáles son las buenas/malas noticias
comunicadas a los niveles superiores.
*El secreto de la buena administración es darle al personal el trato correcto basado en
la buena información*
CUARTA PARTE: EL PODER DE LA ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA
La Administración en una Página fue un sistema que involucro a la organización desde
la cúspide hasta las raíces. Permitió que el cambio se efectuara por estar arraigado en
las aspiraciones de excelencia de los ejecutivos y en la información corporativa. Como
el sistema estimulaba la imparcialidad y comunicaba información exacta, las costumbres
inveteradas de los ejecutivos dieron paso a otras nuevas que se amoldaban al sistema.