Cartagena, 21 de Octubre de 2020

Señores
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Conjunto Residencial Portanova

Cordial saludo,
Informamos el estado en que se recibió la administración del conjunto residencial Portanova,
Administrativo, contable, financiero, operativo, legal., en aras de tener punto de partida para
direccionar la gestión de la nueva administración a fin de llevar a la copropiedad al cumplimiento de
sus objetivos.

ESTADO LEGAL DE LA COPROPIEDAD:

El conjunto residencial Portanova posee vigentes contratos con las siguientes empresas:
- Nacional de aseo:

El término de este contrato indica que tendrá vigencia indefinida por tratarse de una
contratación por parte del administrador, a partir del 15 de marzo del 2019. Sin embargo,
establece unas causales para darlo por terminado de mutuo acuerdo siempre y cuando el
conjunto Portanova se encuentre al día con el pago del servicio.

Observaciones: Es llamativo encontrar un contrato de prestación de servicios con duración

indefinida, lo cual lo hace ineficaz, se adjunta otro sí que no corrige esta parte. La empresa
Nacional de aseo actualmente presta servicios en el conjunto debido a una mora que
persiste por retraso en pagos.

- Vigilancia y seguridad Privada Esplendor

Está contratada a dos años, inició el día 18 de marzo de 2019, cuenta con 2 servicios 24 horas y
un puesto de 12 horas por la noche. Por la firma de este contrato realizado por la Empresa
Riapa Administradores delegados de la constructora, la copropiedad obtuvo un valor de
 reinversión de Veintiséis millones de pesos, los cuales fueron invertidos en su totalidad en la
instalación del cerramiento electrificado que posee el conjunto actualmente.
Servicios integrados SI Ltda.
Contrato a 2 años, inició el 1 de junio del 2020, suministrando 1 operario de mantenimiento, 1
jardinero, 1 piscinero salvavidas, 1 operario de aseo.
Observaciones: Se adelanta reclamación de rotura de vidrios por parte de jardinería, ya que la póliza
de áreas comunes no cubre este tipo de situaciones, por lo cual se ha solicitado a esta empresa
aportar la póliza de cubrimiento de este contrato.
Rubén Miranda Stummo:
Contador de la copropiedad, inició el 1 de marzo del 2020.
Observación: El contrato tiene errores en la cláusula de duración pues establece que se contrata a
12 meses, iniciando el 1 de marzo de 2020 hasta el 1 de marzo de 2020, el valor por el cual se
suscribe es de $ 1.500.000 mensual, pero se viene ejecutando pago por valor de 1.000.000.

ASPECTOS CONTABLES

1) La documentación contable se encuentra digitalizada, no existe en físico estados financieros

certificados por Administrador y Contador de Enero a septiembre de 2020.

2) No existe evidencia de la presentación de medios magnéticos, lo cual conllevaría a una

posible sanción por parte de la Dian.

3) La Copropiedad no se encuentra inscrita para la presentación del impuesto de industria y

comercio.

4) La Copropiedad contrató la implementación de las NIF, está por definir la implementación de

las mismas en la contabilidad que se viene llevando.

5) A la fecha no hemos recibido la información financiera con corte a mes de septiembre

debido a que contabilidad aún está solicitando soportes de egresos del mes de septiembre a
la anterior administración, lo cual no hace eficiente la información contable para la toma de
decisiones, debido a que no se está recibiendo oportunamente.

6) Tenemos a la fecha 44 requerimientos sobre revisión de estados de cuenta, los cuales a la

fecha no han podido ser respondidos a los copropietarios.
 7) En la entrega se relaciona la radicación de la cuenta de cobro a la constructora por concepto
de los apartamentos a su cargo, de enero a junio de 2020. Esta cuenta tuvo que ser
radicada hoy 21 de octubre puesto que la constructora manifestaba no tenerla, como se
puede ver no se ha recaudado dinero de las cuotas que corresponden a este año, por lo que
establecimos todos los contactos para actualizar las cuentas de cobro de julio a octubre para
poder mejorar el flujo de caja con estos pagos que se reciben en bloque, ya que con ello
podríamos estar abonando a la deuda con los proveedores a los que más se les debe, en
este caso a la empresa de Vigilancia Esplendor.

8) Debido a lo anterior es muy probable que muchos de los requerimientos que se tienen sobre
aclaración de estados de cuentas correspondan a apartamentos que han sido entregados,
pero que aún la constructora deba algunos meses, por lo cual es importante que se recaude
este dinero para aplicarlo a los que corresponden.

9) Al venir ejecutando el presupuesto del año 2019, hay varios rubros que se encuentran
sobrejecutados, en especial los que representan el 40% del presupuesto como son los
servicios contratados.

ESTADO ADMINISTRATIVO DE LA COPROPIEDAD:

DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA:
Base de datos de copropietarios (Pendiente por Actualizar)
AZ de manual de zonas comunes
AZ con declaratoria de conocer las normas y reglas del conjunto.
AZ con manual de motobombas.
Carpetas con actas de representación legal y personería jurídica.
Rut del conjunto.
RPH digitalizada (debe ser socializado).
Carpeta de servicios públicos
Certificación de fumigaciones realizadas
Carpeta de paz y salvos.
Actas de entrega (Prodesa)
Documentos Riapa
Carpeta de autorización de ingreso Prodesa
Registros de ingreso-indicadores de Covid 19
AZ Nacional del Aseo.
Manual de políticas de Nif (Sin implementar)
AZ manual de procedimiento zonas sociales
AZ entrega de Prodesa a los propietarios
AZ de estados financieros a diciembre 2019
Bolsa con instructivos de elementos instalados
Cd con planos del conjunto Portanova y remisión Prodesa
Documentación varia de administración 2019
Carpeta con acta de asamblea de zonas comunes 2019, contrato de servicios AV Villas
Carpetas de contrato de implementación de SSTG, licencia de software.
Manual de operaciones de la piscina y documentos, planos manuales, certificados del proyecto.
Carpeta de pólizas de áreas comunes
Libros estampados con recibos de caja y egresos de enero a julio del 2020
Carpeta de egresos y recibos de caja de agosto a septiembre
Carpeta con recibos de caja originales por pago de administración
AZ con copias de recibo de cajas por pagos de administración desde el recibo No 0001 hasta 1200
Actas de asamblea: carpeta de acta de asamblea de propietarios de fecha noviembre 20 de 2019 y
Acta de asamblea de propietarios de fecha de 20 de agosto 2020.
Observaciones:
- No se evidencia bitácora de mantenimiento de equipos
- No se evidencia soportes de mantenimiento a excepción de los certificados de fumigación y
lavado de tanques.
- El Sistema de Gestión fue contratado en el año 2019 por la firma Riapa y no hay evidencia
de la implementación del mismo en lo que va corrido del año 2020.

ESTADO OPERACIONAL:
MOTOBOMBAS SUMINISTRO DE AGUA POTABLE: No se encuentra documentado los
mantenimientos, ni pruebas de operación, sin embargo, el técnico que trajimos a revisar las bombas
corroboró de que estas están en perfectas condiciones. Fue corregida la fuga que se estaba
presentando en una de las llaves de paso, por parte de la constructora.
Observaciones: Al no contar con los reportes de mantenimiento, no se puede contar con la
trazabilidad y soporte ante alguna eventual reclamación ante la constructora o ante la aseguradora.
MOTOBOMBAS SUMERGIBLES: No se encuentra documentado los mantenimientos realizados,
actualmente se está determinando la adquisición de unas nuevas, porque las instaladas por la
constructora presentan daños severos, debido a esto y al diseño de los parqueaderos del sótano, se
ha venido presentando anegación provocando que quienes estacionan los vehículos en este sitio
deban hacer maniobras para esquivar los charcos y poder abordar los vehículos. La administración
anterior dejo este requerimiento para que la constructora de solución a esta situación, sin embargo,
la respuesta dada por la constructora al requerimiento es la siguiente:
Diagnóstico y observaciones acerca del estado actual de las bombas sumergibles de aguas
residuales del proyecto Portanova.

Tipo: Bomba sumergible de aguas residuales

Marca: Grundfos
Modelo: DWK.0.10.80.37.6.0E
Cantidad: 3 unidades

DIAGNÓSTICO:

1. Los motores de las tres bombas están quemados. Se requiere rebobinado de motor.

2. Los sellos mecánicos y las empaquetaduras de las bombas están rotos. Se requiere cambio de
estos repuestos. 

3. Se requiere cambio de rodamientos.

4. Se requiere cambio de aceite dieléctrico. Una de ellas no tenía aceite.

5. Se requiere limpieza y pintura.

OBSERVACIONES

1. Estos pueden haberse dañado por diferentes factores: Mala manipulación de los equipos, falla del
flotador de nivel, falla del tablero de control, atascamiento, falta de mantenimiento.
2. Aun cuando los equipos son de muy buena calidad, es necesario comprender que cualquier
equipo de bombeo de uso industrial o doméstico requiere mantenimiento preventivo periódico, lo
mismo que los tanques de aguas residuales. Esta condición es fundamental para preservar la vida
útil de los equipos.

3. Es recomendable que tanto el mantenimiento como las reparaciones, sean realizadas por
técnicos especializados y/o empresas autorizadas por las marcas de los equipos.

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA ASEORA DE SEGUROS DE LA

COPROPIEDAD.
Motobomba: Está lastimosamente no estaba cubierta en la póliza que traían con
CHUBB, por tal motivo debemos seguir insistiendo a la constructora para que nos
haga entrega de las motobombas en buen estado.

5. Actualización del Riesgo: Como hay modificación del riesgo (compra de

nuevos equipos), si desean asegurar esta por favor hacerme llegar la relación de
nuevos equipos (nombre del equipo, marca y año) junto con la factura de cada
uno. Estos documentos se le envían a la aseguradora y ellos nos envían una
cotización y si la aceptan, se aseguran dichos equipos.

REVISIÓN ESTADO DE OTROS EQUIPOS

SUBESTACIONES ELECTRICAS: No se encuentra documentado mantenimiento, ni revisión de

estos equipos.
Observaciones: Este equipo requiere mantenimiento anual, ya está pendiente la ejecución.
FUMIGACIONES: Se encuentran certificados de constancia en donde se muestra el cumplimiento
del esquema de fumigación a fecha de septiembre 2020.
PISCINA: se encuentran operando con normalidad, se verifica que cuenta con el botón de parada de
emergencia, rejillas anti atrapamiento, flotadores, mango de rescate, reglamento de piscina. Se
identifica que en el año 2019 el Dadis realizó inspección de las piscinas, dejando requerimientos que
a la fecha no se han ejecutado.
No se cuenta con libro de piscinas registrado ante el Dadis
No se encuentra certificado de análisis de aguas de piscinas y de tanques.
El área de piscinas no cuenta con la división entre la piscina de niños y la de adultos de acuerdo
como lo establece la norma de piscinas.
HERRAMIENTAS DE TRABAJO: Se cuentan con muy pocas, lo cual limita la agilidad y prontitud de
reacción o atención novedades, gestionaremos la adquisición de herramientas para el operario de
mantenimiento, como también para el jardinero.

SISTEMA DE SEGURIDAD
CERCA ELECTRICA: Esta se encuentra operando y energizada desde el inicio del bloque 1 hasta el
bloque 5, hasta ahora no es claro porque no finaliza hasta el bloque 7, no se encuentran
documentos de mantenimiento o trabajos realizados.
ALARMA DE SEGURIDAD: esta se encuentra operando en óptimas condiciones, sin evidencia de
haberle realizado mantenimiento o algún tipo de reparación.
CAMARAS: actualmente el conjunto posee 7 cámaras operando las cuales son insuficientes para
cubrir las diferentes áreas o puntos críticos.

Plan de Mejora

1) Mejorar el recaudo de las expensas por parte de los copropietarios, reducir cuentas por
pagar.

2) La documentación administrativa se encuentra discriminada y reposa en físico en la oficina

de administración, con detalles menores por organizar y corregir, así como también sumar
documentación que es importante para la copropiedad. Partiendo de esto reforzaremos la
documentación actual clasificándola, sumando formatos varios para mayor control.

3) Se sumará un archivo de PQRS con el fin de darle el carácter formal que esto requiere, y
permita la trazabilidad de esta documentación.

4) Se abrirá un archivo en el que reposen físicamente los reportes generados de los

mantenimientos que se efectúen en los equipos y demás trabajos de índole operacional que
se realicen en el conjunto.

5) Se gestionará colocar bolsillos en cada torre para depositar en ellas circulares y demás
información de carácter general para conocimiento de todos.

6) Se abrirá expediente a los aptos que reincidan en faltas leves y grabes según lo estipula el
RPH, para así realizar seguimiento a las acciones disciplinarias que allá lugar.
 7) Se generará un manual con normas básicas en las cuales se estipulen derechos y deberes
de los residentes, de esta forma contribuiremos en el conocimiento de la norma y por ende
evitaremos que los residentes y propietarios incumplan o violen las normas.

8) Gestionaremos la instalación de puntos ecológicos para quienes transiten por los pasillos y
parqueaderos tengan cerca donde dejar la basura y no la arrojen a los jardines.

9) Gestionaremos la instalación de petbox, las cuales son estaciones con bolsas y canecas
para depositar las heces de las mascotas.

Lo anterior es un bosquejo inicial de la información que vamos recaudando en la medida en que

desarrollamos nuestro trabajo y se constituye en herramienta para poder direccionar de mejor
manera la labor de Administración.

Agradeciendo su atención,

LILIANA MARGARITA MARTINEZ

Administradora