3guia Elaboración de Manuales

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CÓDIFICACION

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA OPP/CDO/01
ALIMENTACION FECHA
VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN:
INDUSTRIAS DIANA, C.A. N°
01
UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO.
UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ELABORADO POR: REVISADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR:

OPP/DO/am OPP/DO OPP/Tulio Pacheco GG/Leandro Franco
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01
NIVELES DE APROBACION
Junta Directiva
Gerente General Firma:
Director Firma:
Firma:
Director
Firma:
Director
Firma:
Director

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01
PAG
CONTENIDO
Introducción 4
Objetivo y base legal 5
Normas Generales 6
Normas Especificas 7
Generalidades 8
Elementos que integran el manual 12
Diagramas de Flujo 16
Formularios e Instructivos 19
Formularios 19
Modelo del formulario a utilizar 21
Instructivos 22
Instructivo Formato para Manuales 23
Anexos 24
Glosario 25

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01
INTRODUCCIÓN:
El objetivo fundamental de esta Guía Metodológica, consiste en señalar las bases para la
elaboración, presentación y actualización de los manuales de procedimientos, unificando
criterios de contenido que permita la realización de las funciones de dirección, coordinación y
evaluación administrativa a través de la sistematización de las actividades, la identificación de
los procesos y la definición del método para efectuarlas.
Los manuales de Normas y procedimientos, son instrumentos administrativos que apoyan el

funcionamiento institucional y están considerados como documentos fundamentales para la
dirección, evaluación y el control operativo y administrativo, además de servir de consulta
para el desarrollo de las actividades
Uno de los propósitos fundamentales de la estrategia indicada para el mejoramiento de la

Empresa, es la revisión y constante actualización de las estructuras organizacionales y
procedimientos de trabajo en las unidades operativas y administrativas de la misma.
El contenido de la Guía comprende: El objetivo, la base legal y las políticas para elaboración
del manual, así como la metodología para desarrollar cada una de sus acciones y los
lineamientos para la actualización, presentación y aprobación del Manual.
La Oficina de Planificación y Presupuesto ha considerado conveniente la elaboración de la

presente Guía Metodológica con el objeto de brindar la orientación requerida al personal para
elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos.

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01
OBJETIVO:
Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales

de procedimientos con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar el
cumplimiento de las competencias de la Empresa, así como el mejoramiento del
funcionamiento de las unidades administrativas y operativas de la misma.
Con la implementación y manejo de los conceptos y elementos definidos en esta Guía

Metodológica se facilitará la elaboración de los Manuales .de Normas y Procedimientos,
pudiendo contar con herramientas técnicas que permitan, a los trabajadores que desarrollan
las actividades, un conocimiento mayor del funcionamiento de las unidades administrativas y
operativas que integran la empresa.
BASE LEGAL
Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan los Manuales de Procedimientos
Operativos y Administrativos que se elaboran, son los que a continuación se indican:
Leyes, Decretos, Reglamentos

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Con la Enmienda Nº 1 de fecha
15 de febrero de 2009. Título IV. Capítulo I. Artículos 141, 143. Publicada en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.908 Extraordinario de fecha 19 de
Febrero de 2009.
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de Diciembre de 2001,
artículos 35, 36, 37,39, 82.
 Decreto Nº 6.723 de fecha 26 de Mayo de 2009 publicado en la Gaceta Oficial Nº 39.240
de fecha 12 de Agosto de 2009 mediante el cual se dicta el Reglamento de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, artículo 16.
 Decreto Nº 6.217 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración
Pública de fecha 15 de Julio de 2008, publicado en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 5.890 de fecha 31 de Julio de 2008;
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 2.818 Extraordinario de fecha 01 de Julio de 1981.
De la Actividad Administrativa, artículos 30, 31, 32.
 Ley del Sistema Venezolano para la Calidad de fecha 07 de Octubre de 2002. Publicada
en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.543 de fecha 07 de
Octubre de 2002. Reimpresa en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 37.555 de fecha 23 de Octubre de 2002.
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 Estos manuales se mantendrán actualizados y la unidad administrativa se encargara de

solicitar dicha actualización de los manuales a la Oficina de Planificación y Presupuesto,
Coordinación de desarrollo Organizacional.
 La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una

dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los
procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado
“Manual de Procedimientos”.
 Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que

hacer institucional, están considerados como elementos fundamentales para la
coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para facilitar la
adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.
NORMAS GENERALES:
 Los manuales deberán elaborarse de acuerdo con los lineamientos contenidos en el

presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora
de los procesos de la Institución, a través de la eficiencia de los procedimientos.
 Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación

de las unidades administrativas y operativas que tienen la responsabilidad de ejecutar las
actividades y que además exista previamente el manual de estructura organizacional
actualizado, de acuerdo al Estatuto Legal de la Empresa, formalmente aprobado.
 Los manuales de procedimientos deberán elaborarse en los formularios incluidos en esta

guía y la Oficina de Planificación y Presupuesto, a través de Desarrollo Organizacional se
encargará de revisar y conformar la información procesada por la Oficina o Gerencia, en
el formulario indicado.
 En la elaboración de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre éstos
y las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate.
 Los procedimientos deben dar una proyección general de forma sistemática y dinámica de
las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deberá reflejar de forma
lógica las actividades que integran al proceso.
 En la elaboración deberán describirse los canales de comunicación, los mecanismos y

medios utilizados (oficios, memoranda, formatos e instructivos), para el trámite de los

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asuntos respectivos, así como los sistemas para obtener el resultado final
correspondiente.
 Las funciones genéricas deberán dar origen mínimo a un procedimiento, sin que esto
invalide la ocurrencia de más funciones en las diversas etapas de su ejecución.
 La utilidad de los manuales de procedimientos y organización radica en la veracidad de la

información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente
actualizados, a través de revisiones periódicas.
NORMAS ESPECÍFICAS:
 Los manuales de procedimientos serán analizados y dictaminados a través de verificar la

congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo
administrativo de la unidad; la elaboración de dichos manuales, estará apoyada con la
asesoría proporcionada por Desarrollo Organizacional.
 Terminado el manual de procedimientos, se deberá numerar la cantidad de páginas que lo

integran, incluyendo descripciones, formularios, instructivos de llenado de formularios,
flujogramas y la información documental requerida
 Una vez concluido el manual propuesto, se deberá someter a una revisión final de los
participantes, a efecto de verificar que la información contenida sea la indicada, que esté
completa y corresponda a la realidad.
 Cumplido el proceso de revisión, se deberá someter el manual de procedimientos a la

debida aprobación de las máximas autoridades de la Empresa.
 La cantidad de ejemplares que se reproduzcan para la implantación, difusión y aplicación

por el personal responsable de la elaboración del manual de normas y procedimientos,
será de acuerdo a la cantidad de Oficinas o Gerencias involucradas en el Procedimiento,
las cuales deberán contar con este instrumento.
 La Oficina de Planificación y Presupuesto con el apoyo de la Oficina de Tecnología de la

Información realizaran las acciones correspondientes para que dichos manuales se
encuentren a la disposición de todo el personal de la empresa en los medios digitales que
se dispongan.
 El proceso de implementación de procedimientos requiere, en la mayoría de los casos,

considerar tiempo de capacitación o adiestramiento del personal responsable de las
unidades involucradas que deben realizar las actividades.

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 Asimismo, es importante que el personal directamente involucrado en el uso de los

manuales de procedimientos, conozcan al detalle su contenido con el objeto que tengan el
conocimiento general de las acciones de la empresa y pueda consultar estos instrumentos
cuando lo consideren necesario.
 Los manuales de procedimientos deberán elaborarse tomando en consideración los

aspectos que se detallan a continuación:
I GENERALIDADES
I.1 Manuales administrativos y procedimientos:

Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación y sirven para
registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la
unidad, un manual es el documento que contiene de manera ordenada y sistemática, la
información o instrucciones sobre organización, políticas y procedimientos de la
empresa, que se requieran para la mejor ejecución de las funciones.
El Manual de Procedimientos, es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa

procedimientos específicos, con un objetivo común, que describe en secuencia lógica las
distintas actividades que integra cada uno de los procedimientos que lo conforman,
indicando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué se deben realizar.
I.2 Análisis y diseño de procedimientos:

A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción clara y
sistemática de las actividades que se realizan en la Oficinas o Gerencias.
Es importante que al realizar este tipo de estudio, se aplique una metodología que
garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y
con las normativas jurídicas y administrativas establecidas al efecto.
En este sentido se presentan los diferentes pasos requeridos para desarrollar la

identificación, análisis y el diseño de los procedimientos.
El primer paso que debe considerarse cuando se investiga uno o varios procedimientos,
bien sea para describirlos, ajustarlos, mejorarlos o sustituirlos, es definir con la precisión
posible los siguientes aspectos:
I.3 Delimitación del procedimiento

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 ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?

 ¿Dónde se inicia?
 ¿Dónde termina?
Una vez respondidas las preguntas formuladas con anterioridad, se podrá fijar el objetivo
del estudio; éste servirá de guía para la investigación o diagnóstico, el análisis y la
propuesta del procedimiento en estudio.
I.4 Obtención de la Información:

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como funcionan en el momento,
para proponer los ajustes que se consideren como resultados del diagnóstico.
Para obtener la información, se requiere consultar diversas fuentes, como

documentación, las normativas legales, de calidad y seguridad industrial, administrativas
y operativas que rigen el funcionamiento y actividades, así como entrevistas a los
trabajadores y trabajadoras de las unidades involucradas y las áreas de trabajo, que
sirven para tener la visión real de las condiciones, medios y personal que ejecutan los
procesos, quienes pueden aportar información adicional para el análisis, diseño e
implementación de procedimientos.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información requerida son:
a. Investigación documental.
b. Entrevistas directas.
c. Observación de campo.
a. Investigación Documental:
Consiste en la selección y análisis de documentos escritos que contienen datos de
interés relacionados con los procedimientos; para ello, se revisan documentos tales
como bases legales, administrativas, gacetas oficiales, registros, decretos, estadísticas,
actas de reuniones, oficios y todos aquellos documentos que contengan información
relevante para el estudio y elaboración del procedimiento.
Es importante recabar todos los formularios y documentos que intervienen en el

procedimiento que se está elaborando relacionados con los datos actuales, así como
seguir el flujo del procedimiento, determinando siempre dónde se originan, cuál es el
trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.
b. Entrevista Directa:
Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, de las unidades
involucradas, orientadamente para obtener información. Este medio permite adquirir

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información más completa, ya que el entrevistador, al tener una relación directa con el
entrevistado puede, además de recibir repuestas, percibir actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con éxito son convenientes los lineamientos
siguientes:
 Tener claro el objetivo de la entrevista.

 Concertar previamente la cita.
 Verificar la información a través de otras fuentes.
 Aclarar todas las dudas que existan o considere
 Saber escuchar.
 Sin criticar, sugerir cambios u orientar durante la conversación.
c. Observación de Campo:
Consiste en acudir a la Oficina o Gerencia, lugar de trabajo donde se desarrollan las
actividades de los procedimientos y observar detenidamente todo lo que sucede
alrededor; para ello, es necesario anotar lo que se considere relevante; con esto es
posible verificar o modificar la información obtenida en las entrevistas.
La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con

mayor precisión las debilidades, así como detectar datos importantes omitidos durante
las entrevistas
Cualquiera que sea la técnica utilizada para la obtención de la información, se requiere

seguir todos los pasos del procedimiento desde el principio hasta el final, a través de
todas las unidades, trabajadores, trabajadoras o personas involucradas en el
procedimiento.
I.5 Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento

Constituye una de las partes más importantes del diseño de los procedimientos, consiste
fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o datos que
se integraron durante la obtención de información, con el propósito de elaborar un
diagnóstico que refleje la realidad operativa actual de la Empresa.
Para analizar la información obtenida es importante responder las preguntas fundamentales

que se mencionan a continuación:
¿Qué trabajo se hace?

Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad operativa y/o
administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.
¿Quién lo hace?

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Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea

como individuos o como grupos, para la realización del trabajo.
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o
servicio determinado.
¿Cuándo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
¿Dónde se hace?
Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las Oficinas o áreas de trabajo.
¿Por qué se hace?

Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se
pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
La descripción de cualquier procedimiento deberá hacerse a detalle, sin obviar

elementos que posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e
implique la realización de nuevas consultas o mayores distracciones a los trabajadores o
trabajadoras involucrados.
Las respuestas a estas entrevistas, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria

para el análisis de la información por ello, es indispensable dirigir principalmente la
investigación a:
 La distribución que se hace de los documentos.

 El tipo de registro empleado.
 Los tipos de archivos permanente o provisional
 Las posibles causas de demora.
 Los formularios que se utilizan, su contenido, así como que parte o partes se
llenan y en que áreas lo realizan.
 La codificación o claves de los formularios
 Las firmas o autorizaciones requeridas
 Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las
actividades.
I.6 Análisis del Procedimiento

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Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente y se
considera que es importante mejorar, rediseñar o elaborar un procedimiento, se deberá
utilizar la técnica de los cinco puntos que se presentan a continuación:
Eliminar
La primera y más importante preocupación de este método es eliminar todo lo que no
sea absolutamente necesario, cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que
no sea indispensable, deben ser eliminados.
Combinar
Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es fusionar algún paso del
procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trámite cuando se combina,
generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operación.
Cambiar
En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o
la unidad que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos
pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones.
Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el
resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento o rediseñando el mismo.
Mantener
Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron
susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar. Para aplicar esta técnica, es
recomendable contar con un diagnóstico de las actividades que componen el
procedimiento.
II ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

Existen diferentes formas de presentación de un manual de procedimientos su contenido
puede variar según los objetivos y propósitos de cada organización, así como con su
ámbito de aplicación; por estos motivos, es conveniente que la Empresa, establezca
normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales de procedimientos,
como su forma de presentación.
II.1 Descripción de los elementos del Manual de Procedimientos

 Portada
Se refiere a la primera página o carátula del manual, la cual deberá contener los datos
siguientes:
 Logotipo Institucional

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 Título o nombre del Manual de Procedimiento

 Nombre de la Oficina o Gerencia responsable del Manual de Procedimientos
(unidad administrativa u operativa)
 Nombre de la Oficina, Gerencia o unidad de trabajo donde se ejecuta el proceso.
 Fecha de elaboración o de actualización del Procedimiento.
 Codificación que corresponda al Procedimiento.
 Numeración de las páginas del Manual
 Nombre de los responsables de elaboración, revisión, conformación y aprobación
del Manual de Procedimientos.
Los elementos que integran el manual se presentan de manera sintetizada y ordenada, a

efecto de uniformar la presentación de estos documentos.
Deberá incluirse el nombre de los formularios y de los instructivos de llenado.
 Índice
En ésta sección se deberá describir la relación que especifique de manera sintética y
ordenada, los capítulos o apartados que constituyen la estructura del manual, así como
el número de hoja en que se encuentra ubicado cada uno de estos.
 Introducción
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general, debe incluir:
el propósito general del Manual, cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las
revisiones y actualizaciones, así como la aprobación por parte de las máximas
autoridades de la empresa.
Es recomendable que, al formular la introducción, se emplea un vocabulario sencillo, a

efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los puntos
mencionados en el contenido. La introducción deberá:
- Indicar el propósito del procedimiento
- Incluir información acerca del alcance o ámbito de aplicación del procedimiento
- Deberá ser breve y de fácil interpretación
 Objetivo:
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el
manual de procedimientos, su elaboración se ajustará a los lineamientos que se
describen a continuación.
 Especificar con claridad la finalidad que pretende el procedimiento.

 La redacción será clara, concreta y directa.
 La descripción se iniciará con un verbo en infinitivo.
 No debe incluir dos verbos en infinitivo en el mismo párrafo. Ej.: “Proporcionar un
instrumento técnico-administrativo para normar la elaboración…”
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 Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.

 Se evitará el uso de adjetivos calificativos tales como: bueno, excelente.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, de redacción clara y en párrafos breves;
además, la primera parte de su contenido deberá expresar qué se hace; y la segunda,
para qué se hace.
Por ejemplo: “Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al
personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en las Oficinas o
Gerencias”
 Alcance
Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra,
unidades o cargos y actividades.
 Base Legal
Indica la Normativa Jurídica que sustenta el procedimiento, la cual deberá ser descrita
con nombre, fecha y número de publicación
 Normas generales y especificas

Constituye el fundamento de reglamentación de los mecanismos, procedimientos y
sistemas administrativos con la normatividad vigente, congruente con la naturaleza
propia del anual en el ámbito de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma precisa, los criterios técnicos para el
desarrollo cronológico del manual.
 Desarrollo de los procedimientos

Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o bien que es lo que se
persigue con su implantación
 La descripción del Procedimiento es la narración cronológica y secuencial de cada una

de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistémica él como realizan
una función o un aspecto de ella.
 Cuando la descripción del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda
varias áreas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable
de su ejecución; si se trata de una descripción detallada, es decir, que incluye los
puestos que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el
nombre específico del puesto.
 El procedimiento deberá definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y donde
se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona
del singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Envía, etc

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 En el procedimiento se describirá detalladamente las actividades normales y generales

que se desarrollan.
 En el apartado de “Observaciones” se anotará las actividades complementarias
pertinentes o cualquier otra información que permita la comprensión de cada fase en
particular y del procedimiento en general.
 En los procedimientos se deberán especificar los órganos que intervienen en la
ejecución de los mismos, hasta un nivel mínimo de Jefatura de Departamento.
 Cuando un mismo órgano sea el responsable de realizar una serie de actividades de
manera continua, sólo deberá ir nombre en la primera de estas actividades, hasta en
tanto no se efectúe un cambio de responsable.
 Se deberá numerar las actividades en forma progresiva aún en caso de que existan
varias alternativas de decisión.
 Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de documentos, mencione de quien
los recibe.
 Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea
comprensible su redacción.
 Cuando sea necesario hacer alguna aclaración o indicar algo que no es posible
mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente:
- Indique el número de tantos en que se elabore, se envíe o se reciba cada
documento.
- Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos
 Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algún formato, se
deberá anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podrá
mencionar su nombre genérico y/o su clave de identificación.
 En la distribución de documentos debe indicarse a qué puestos o áreas se envían.
- Indique si el archivo es temporal o definitivo.
 Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deberá representar primero la alternativa
más corta, ejemplo: si la decisión negativa implica 10 actividades y la afirmativa sólo 2,
represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa
II.2 Estructuración del Manual de Procedimientos
A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual

de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con
su elaboración:
 Portada
 Índice
 Introducción
 Objetivo
 Base Legal
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01
 Alcance
 Propósito
 Unidades Involucradas
 Normas generales y especificas
 Nombre del procedimiento
 Diagrama de Flujo del Procedimiento
 Formularios del Procedimiento
 Instructivos de los Formularios
 Glosario
La siguiente estructura aplica para uno o más procedimientos respetando siempre el

orden establecido para la descripción de procedimientos.
III DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo (flujograma) es una herramienta fundamental para la elaboración de un

Procedimiento, ya que a través de estos se puede ver gráficamente y en forma consecutiva el
desarrollo de una actividad determinada.
Igualmente es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza la

actividad requerida para desarrollar un trabajo determinado, el cual se deberá iniciar con un
verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, procesar, etc.
SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMA DE FLUJO (FLUJOGRAMA)

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01
Documento original: Es cualquier documento Decisión: indica curso de

cuando se origina por primera vez y es utilizado acción alternos como
NO
en el procedimiento para representar por ej. SI
resultados de una decisión
Cheques, factura, formulario, comunicaciones de Si o No.
escritas, etc.
Documento: Es cualquier documento utilizado en
el procedimiento, Ej. Cheques, factura, formulario, Conector de una misma página:
comunicaciones escritas, Se utiliza para evitar un cruce
excesivo de líneas de flujo. Puede
Documento que contiene varias copias: las usarse letras ó números
copias se enumeran utilizando 0, 1, 2,… indicados en el interior del círculo
C y en forma ascendente.
C Conector entre diferentes
Documento con varios anexos. páginas: indica el número de
P
conector C y la página P donde
se encuentra el conector.
Operación o Actividad: conjunto de Flechas de
tareas que se desarrollan en cada Direccionamiento: cuando
paso del procedimiento. un documento, objeto o
información es trasladado de
Archivo: acción de almacenar o un lugar a otro.
guardar convenientemente la
información producto de una
operación Flecha interrumpida: se utiliza
T
cuando un documento, da
Archivo temporal: Documento origen a otro documento.
almacenado de manera transitoria. (formulario, expediente, oficio,
memorando, etc)
FLUJOGRAMA SIMBÓLICO
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
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01
Consiste en describir de forma resumida cada una de las actividades que se desarrollan.
En el procedimiento, cumpliendo con las pautas para el diseño de los flujograma.
OFICINA DE INFORMACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
UNIDAD SOLICITANTE OFICINA DE INFORMACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
Elabora comunicación
1 solicitando servicios de la
Oficina de Información y 3 Recibe, revisa, firma y devuelve, Protocolo, el día del evento,
Relaciones Públicas, para copia recibida, relaciona en libro de control 9 verifica los requerimientos,
Realizar evento. y entrega al Director (a). coordina con prensa y
diseño la actividad a realizar,
4 Director (a), gira instrucciones al equipo de
recibe invitados, los ubica y
distribuye material impreso.
protocolo para coordinar el evento.
Presenta comunicación
2 al Director (a) para la firma, una
vez firmado, sella, registra en el Protocolo, recibe instrucciones, contacta 1 Verifica programa e
libro de control interno y envía a 5 con la unidad solicitante sobre lugar del información que recibirán
la Oficina de Información y evento y actividades a desarrollar. 0 participantes, entrega
Relaciones Públicas, programa al responsable
posteriormente archiva copia de ceremonia.
devuelta para control.
6 Realiza gira para establecer contactos y
finiquitar evento. 1 Recibe participantes, los
conduce a su lugar, les
1 entrega el programa y está
Solicita información sobre invitaciones,
7 agenda, programa y material impreso a
atento a cualquier
requerimiento.
distribuir.
Verifica el montaje de escenario,

iluminación, decoración, espacio físico y la Al finalizar el evento, cierra
8 ubicación de los participantes.
1 el evento y procede al
2 desmontaje de la
decoración.
FLUJOGRAMA PICTÓRICO
Consiste en utilizar figuras alusivas al procedimiento que se describe para la representación

grafica de las actividades

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01
COODINACIONESs
DIRECCION GENERAL
1.
Establece los lineamientos
generales que se deben 5.
cumplir para el registro de los Recibe de la Dirección de Registro
permisos, autorizaciones. Lineamiento Único de Salud Agrícola Integral
Metodologí
. s las instrucciones para iniciar el
2. a
Coordina con la Dirección de proceso de registro
Registro Único Nacional
Agrícola la realización de este
proceso para que imparta las
lineamientos para la ejecución DIRECCIÓN DE REGISTRO UNICO
de los registros. DE SALUD AGRICOLA INTEGRAL/
EQUIPO DE TRABAJO
DIRECCION DE REGISTRO UNICO

DE SALUD AGRICOLA INTEGRAL
Formularios
3. e
instructivos
Recibe lineamientos de
LA DIRECCION Instrucciones
4. GENERAL
Procede a impartir
instrucciones a las
Coordinaciones de
Registro para cumplir
con el proceso de
registro.
IV FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco para
ser llenados con información variable, que se usa en los procedimientos de oficina; puede
constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos.
Es necesario que, inmediatamente después de terminada la descripción del procedimiento, se
incluyan los formatos y documentos que en él se utilizan, así como sus respectivas guías de
llenado.
IV.1 FORMULARIOS
Características que debe contener un formulario:
 Agrupación lógica de los datos.
 Distribución de espacios adecuados.
 Títulos precisos y entendibles que definan su función dentro de la forma y que sean
identificables sin mayor dificultad.
 Tamaños de las letras proporcionales al espacio que ocupan

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01
 Deben destacarse los datos más solicitados, tales como, unidades monetarias (Bolívares),
unidades de peso, longitud, área.
 Debe presentar una correcta selección en la aplicación de las líneas, márgenes, número
de copias conforme a su funcionalidad.
 Debe estar estructurado en 3 partes, en la parte superior contendrá el logotipo de la

institución y la identificación del formulario. La parte intermedia contiene la información
propia del formulario y la parte inferior comprende los niveles de aprobación.
A continuación se muestran el formato que se propone para la descripción de los

procedimientos:
Código del Manual:

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA Capitulo N°:
ALIMENTACION
II
INDUSTRIAS DIANA, C.A.
Fecha:
Vigencia:
20011 (1
)
Nombre del manual: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE XXXXXXXXX”
Unidad administrativa:
Asunto:
Planificación y Presupuesto GG
Formato propuesto para la descripción de cada procedimiento

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ALIMENTACION FECHA
01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIÓN
Nombre de la Unidad Ejecutante Narración cronológica y secuencial de cada una de las

actividades.
IV.2 INSTRUCTIVOS
Permiten guiar al usuario en la manera de rellenar cada uno de los campos establecidos en
los formularios.
Los instructivos deben tener los siguientes aspectos:
 Título: Denominación del Formulario.
 Codificación: Contiene el código que le fue asignado al formulario por la Oficina de

Planificación de Presupuesto (Desarrollo Organizacional.)
 Objetivo: Expresa el propósito que persigue el formulario en su llenado.
 Distribución del formulario: Indica cómo se distribuye el original y copias del

mismo, de acuerdo a las unidades involucradas en el procedimiento.
Instrucciones de llenado: Explicación breve de datos y de información que contendrá cada

uno de los campos del formulario. Utilizando 2 columnas de información: en la columna
izquierda se incluirá el nombre del campo, acompañado de un número en forma secuencial.
Instructivo Formato para Manuales:
Logotipo de Código del Manual:

Logotipo: (4)
la Empresa:

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ALIMENTACION FECHA
01
Capitulo N°: Pagina N°:

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA (5) (6) 22 de
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA 26
Fecha:
(1) ALIMENTACION (3)
Vigencia: Actualización:
NOMBRE DE LA EMPRESA: N°
(7) (9)
(2)
(8
)
Nombre del manual: (10)
Unidad administrativa: (11) Área de Trabajo: (12)
Asunto: (13)
(14)
a. Logotipo
b. Identificación General
c. Logotipo de la Empresa
d. Código
e. N° del Capitulo
f. Índice
g. Fecha en que se elaboró el Manual
h. Si es actualización, N° de actualización
i. Fecha en que se realiza la actualización
j. En este recuadro se situará como encabezado en las páginas del documento, y se
integra por los siguientes elementos
1. Debe plasmarse el logotipo del Ente de Adscripción
2. Debe plasmarse nombre del Ente de Adscripción y de la Empresa
3. Debe plasmarse el logotipo de la Empresa que elabora el manual
4. El código de identificación del Manual: es la secuencia de literales y números
asignados consecutivamente, su integración es responsabilidad de la unidad
administrativa.
5. Colocar número del capítulo: si aplica
6. Se anotará el número consecutivo de las hojas utilizadas en al Manual de
Procedimientos, así como el número total de éstas.
7. Colocar la fecha en que se elaboró el Manual, si existe ese manual
8. Si es actualización, N° de la actualización
9. Fecha en que se realiza la actualización
10. Nombre del Documento: Se escribirá Manual de Normas y Procedimientos y el
nombre del manual a que corresponde. Ejemplo:

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ALIMENTACION FECHA
01
“Manual de Normas y Procedimientos para la Recolección de

Desperdicios”
11. Se escribirá la denominación del área administrativa encargada de la elaboración

del procedimiento.
12. Se escribirá la denominación de la Unidad o del área responsable del
procedimiento.
13. Desarrollo del(los) Procedimiento(s)
Recuadro de Autorización:
Planificación y Presupuesto
Este recuadro se situará como pie de página en todas las hojas del documento. Se compone
de los siguientes apartados:
a. Elaborado por: persona que haya elaborado el documento. Cualquier persona de la

unidad administrativa podrá elaborarlo.
b. Revisado por: persona que revisa y aprueba el documento, por lo general Gerente y/o
Coordinador del área
c. Conformado por: persona de la Oficina de Planificación y Presupuesto (Desarrollo
Organizacional) que conforma el documento
d. Aprobado por: persona que aprueba y autoriza el documento (máxima autoridad de la
empresa.
IV.1 Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se deberán tomar en
cuenta para llevar a cabo una actividad o trámite dentro procedimiento, conformados por:
 Oficios.
 Circulares.
 Reglamentos.
 Manuales.
 Leyes
IV.2 GLOSARIO:

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ALIMENTACION FECHA
01
En esta fase se dan una serie de conceptos, que indudablemente tiene varias definiciones,
dependiendo del área en que se establecen., las acepciones aquí expresadas son aquéllas
que se utilizan en el área Organizacional, procedimientos y Sistemas.
Actividad: En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos; así se habla de

actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos que realiza una
institución o parte de ella. En un sentido más restringido, actividad es sinónimo de labor.
Áreas de Resultados Clave: Las Áreas de Resultado Clave son simplemente áreas o
categorías esenciales para el rendimiento efectivo en la institución. Los logros dentro de estas
áreas son necesarios para que la institución cumpla con su Misión y con las expectativas
generadas.
Flujogramas: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que permite la

observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del
trabajo. El flujo grama es un instrumento utilizado para distintos propósitos, destacándose
entre ellos: La recolección de datos, la representación gráfica de un procedimiento, sirve
también en la determinación de soluciones, recomendaciones e implantación de un proceso,
igualmente es empleado en la auditoría de procedimientos. Es por ello que es de vital
importancia su uso en cualquier procedimiento descrito
Gestión: Acción y efecto de administrar. Es el conjunto de operaciones estratégicas,

financieras y técnicas desarrolladas para el funcionamiento de una organización.
Gestión de la Calidad: Es la función directiva que desarrolla y aplica la política de calidad a

través de procesos de planificación, organización y control, enmarcados en la dirección
estratégica de la institución. La Planificación de la calidad integrada en la planificación
estratégica tiene como fin adaptar la organización a su entorno en un horizonte temporal
determinado y consiste en definir los objetivos de calidad y formular las estrategias para
alcanzarlos.
Manual: Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información o

instrucciones sobre historia, organización, política, procedimiento de una organización que se
consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Norma: Tiene numerosas acepciones: es una Regla que se debe seguir o a que se deben
ajustar las conductas, tareas, actividades Se trata de un precepto jurídico. Es una
especificación que reglamenta procesos y productos para garantizar la interoperabilidad. Es
una regla o directriz para las actividades, diseñada con el fin de conseguir un grado óptimo de
orden en el contexto de la calidad.. Es un regla a la que se deben ajustar las conductas,
tareas y actividades del ser humano en una determinada sociedad;

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ALIMENTACION FECHA
01
Objetivo: Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea en la realización de una sola
operación, de una actividad concreta, de una función o de todo el funcionamiento de la
institución.
Operación: Es cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario
realizar en un tiempo determinado Pensamiento: Capacidad que tienen las personas de
formar ideas y representaciones de la realidad en su mente, relacionando unas con otras. El
pensamiento es una cualidad humana. Idea o representación mental de una persona, cosa o
situación. Deseo, intención o propósito que tiene una persona de hacer una cosa. Conjunto de
ideas propias de una persona o de un grupo de personas. Operación mental basada en la
experiencia y en el empleo de los símbolos, pudiéndose afirmar que es la base de la actividad
psíquica consciente: todo lo que es vivido y sentido forma nuestro pensamiento.
Políticas: Las políticas en el campo de la gestión estratégica son guías de actuación, líneas
maestras o criterios de decisión para la selección de alternativas estratégicas. Constituyen
cursos de acción asociados a pautas, procedimientos y reglas que sirven para estimular,
apoyar y orientar el comportamiento de la organización. Su función es acortar el campo de las
estrategias a fin de encauzarlas en el cumplimiento de la misión.
Por consiguiente, son enunciados o acuerdos sobreentendidos que encauzan el pensamiento

y la acción en la toma de decisiones. O sea, limitan el campo de la toma de decisiones y
aseguran coherencia con los objetivos.
Al igual que las estrategias, las políticas definen el marco de actuación para alcanzar los
objetivos y suelen tener una vigencia superior a las primeras en el tiempo.
Es una norma de carácter general que guía la actuación de lo integrantes de la institución

sobre una función determinada, para alcanzar los objetivos.
Objetivos Estratégicos: Constituye el rol principal, sirven de enlace o vínculo entre

planeación y ejecución, concretando las categorías estratégicas básicas en resultados
específicos alcanzar por las organizaciones. La misión y la visión deben complementarse con
un sistema de objetivos que dan consistencia a la orientación general que marcan aquellas y
sirvan de guía para las acciones. Con ello, los objetivos estratégicos contribuyen a facilitar el
proceso de dirección estratégica, precisando las metas que se requieren alcanzar para lograr
el estado deseado futuro.
Procedimiento: Conjunto o sucesión de pasos, ampliamente vinculado y cronológicamente

dispuestos, realizado en las unidades administrativas por el servidor público y dirigido a
precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo
de la tarea.

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ALIMENTACION FECHA
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Proceso: Serie de actividades secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución

de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a satisfacer una
necesidad.
Proceso Medular: Conjunto de actividades ordenadas de forma lógica que conducen a la

producción de bienes o la prestación de servicios que son considerados de importancia
estratégica para el órgano o ente que los ejecuta.
Sistema: Conjunto organizado de cosas o partes Inter actuantes e interdependientes, que se

relacionan formando un todo unitario y complejo.
Sistémico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo. Considera el

efecto que produce una parte en el todo y el todo en la parte. Sistema de Control de
Gestión: Modalidad de control que se realiza en ejercicio del control interno con el objeto de
verificar el cumplimiento de las actividades, tareas y acciones ejecutadas por los órganos y
entes, que permite medir e informar, oportunamente, a los responsables de la toma de
decisiones sobre la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su gestión, con
acatamiento de las normas que la regulan.
Sistema de Control Interno: Comprende el plan de organización, las políticas y normas, así
como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro, verificación, evaluación y seguridad de las operaciones y actividades
atribuidas a los entes y órganos señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley
Orgánica de la Administración Pública, y la protección de los recursos y bienes que integran el
patrimonio público, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar
sus objetivos generales.
Tabla de Gantt: El diagrama o tabla de Gantt está conformado por una lista de tareas e
información relacionada y un diagrama de barras, que muestra las tareas y duraciones en el
tiempo, las cuales son utilizadas para introducir y planificar las listas de las actividades,
permite crear programaciones y también para hacer el seguimiento del proyecto e impresión
de reportes.
Tarea: Es el esfuerzo físico o mental que se debe emplear en la realización de una actividad .


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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CÓDIFICACION

UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO.

UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

ELABORADO POR: REVISADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR:

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Gerente General Firma:

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UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Los manuales de Normas y procedimientos, son instrumentos administrativos que apoyan el

Uno de los propósitos fundamentales de la estrategia indicada para el mejoramiento de la

La Oficina de Planificación y Presupuesto ha considerado conveniente la elaboración de la

ELABORADO POR: REVISADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR:

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UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales

Con la implementación y manejo de los conceptos y elementos definidos en esta Guía

Leyes, Decretos, Reglamentos

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UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

 Estos manuales se mantendrán actualizados y la unidad administrativa se encargara de

 La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una

 Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que

 Los manuales deberán elaborarse de acuerdo con los lineamientos contenidos en el

 Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación

 Los manuales de procedimientos deberán elaborarse en los formularios incluidos en esta

 En la elaboración deberán describirse los canales de comunicación, los mecanismos y

ELABORADO POR: REVISADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR:

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UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

 La utilidad de los manuales de procedimientos y organización radica en la veracidad de la

 Los manuales de procedimientos serán analizados y dictaminados a través de verificar la

 Terminado el manual de procedimientos, se deberá numerar la cantidad de páginas que lo

 Cumplido el proceso de revisión, se deberá someter el manual de procedimientos a la

 La cantidad de ejemplares que se reproduzcan para la implantación, difusión y aplicación

 La Oficina de Planificación y Presupuesto con el apoyo de la Oficina de Tecnología de la

 El proceso de implementación de procedimientos requiere, en la mayoría de los casos,

ELABORADO POR: REVISADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR:

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 Asimismo, es importante que el personal directamente involucrado en el uso de los

 Los manuales de procedimientos deberán elaborarse tomando en consideración los

I.1 Manuales administrativos y procedimientos:

El Manual de Procedimientos, es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa

I.2 Análisis y diseño de procedimientos:

En este sentido se presentan los diferentes pasos requeridos para desarrollar la

I.3 Delimitación del procedimiento

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UNIDAD RESPONSABLE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL

 ¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?

I.4 Obtención de la Información:

Para obtener la información, se requiere consultar diversas fuentes, como

Es importante recabar todos los formularios y documentos que intervienen en el

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