Construyendo un diagrama de procesos - mapa de procesos o diagrama de flujo.

La definición de digrama de procesos es simple, ya que se trata de una representación gráfica de la

secuencia de acciones de que se compone cada proceso. Cada uno de ellos está compuesto por
actividades encaminadas a la consecución de un fin específico o un resultado determinado. Su
importancia radica en su potencial para:

● Ayudar a aprender del trabajo que se está desarrollando.

● Alcanzar una mejor comprensión de las implicaciones de cada proceso.
● Documentar los factores que influyen en cada proceso y su ejecución.

Imagen 5. Diagrama de procesos

Fuente: https://retos-operaciones-logistica.eae.es

Pasos para construir un diagrama de procesos

1. Establecimiento de los límites.

Es imprescindible conocer de dónde parte y hasta dónde llega cada proceso. Para ello hace falta
plantearse dos cuestiones: ¿Dónde comienza el proceso? y ¿Dónde termina?

2. Descripción de las tareas.

Para profundizar en cada proceso se necesita saber de qué tareas y/o actividades se compone. Hay
que ser capaz de responder a las siguientes preguntas:

Descripción de la tarea: información suficiente para comprender el flujo del proceso.

Detalles relevantes: datos que aporten luz sobre los puntos de decisión.

3. Determinación del orden de las tareas

Para secuenciar los pasos y se puede utilizar el conocido método de los post-its (puedes hacer los
bloques con las tareas para luego ubicarlos correctamente), que permiten realizar ajustes
posteriores, en los casos en que se considere necesario. Se recomienda no comenzar a dibujar las
flechas de la línea de flujo hasta más tarde.

4. Incorporación de la simbología específica.

Dibujar los símbolos apropiados es la única forma de universalizar el acceso a la información que se
muestra en el diagrama de procesos. Para ello se puede empezar con los símbolos básicos:

Óvalos: significan entrada, si se sitúan al iniciar el proceso o salida, cuando se ubican en el final del
proceso. Cajas o rectángulos: muestran una tarea o actividad realizada en el proceso.
Diamantes: arrojan atención sobre los puntos del proceso donde es requerida una decisión.
Flechas: indican el flujo de dirección del proceso y, por lo general, sólo hay una por cada caja de
actividad, excepto en los casos en que se necesita decidir sobre algún aspecto. Si hay flechas de
retroalimentación, éstas deben hacer bucle y conducir de vuelta a la caja de entrada.

5. Diseño del sistema.

Llegados a este punto se pueden sentar las bases del modelo sobre el que se trabajará dibujando
gráficos utilizando que muestran el enfoque apropiado. Así:

Entrada: se ha de utilizar la información basada en las personas, máquinas, materiales, métodos y

entorno.
Proceso: empleando subconjuntos de los procesos en serie o en paralelo.
Salida: aquí se expresan los resultados deseados.

6. Verificación de la integridad

Hay que poner los medios necesarios para realizar comprobaciones posteriores que ayuden a
conocer la consistencia y calidad de la información recogida en el diagrama y para ello se deben
aportar datos sobre la fecha, la autoría o la información gráfica, que faciliten la referencia.

7. Finalización del diagrama de flujo.

El punto final en la elaboración del gráfico es el primero de la utilización del mapa de procesos como
tal. Antes de considerarlo acabado hay que lograr el consenso entre las partes que intervinieron en
su elaboración, eliminar duplicidades o redundancias y llenar vacíos de información, cuando se
localicen.
El propósito del mapa de procesos es aumentar la comprensión sobre los procesos gracias a
diagramas que simplifican la presentación del contenido ayudando a conocer:

 Los puntos donde se puede mejorar.

 Las áreas susceptibles de aumentar su eficiencia.
 Los medios para ofrecer un mejor desempeño operativo.
 Los procesos definidos en protocolos o procedimientos estándar.