IMPLEMENTACIÓN DE CODIFICACIÓN DE INVENTARIO PARA LA

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EN EL ÁREA RECURSOS FÍSICOS DE

COTRASER CTA

Elaborado por:

JORGE ELIECER SIBAJA RAMOS

Asesor: DIEGO ALEJANDRO VELÁSQUEZ PINEDA

Administración Financiera

Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

Medellín

2021

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria

Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales

IMPLEMENTACIÓN DE CODIFICACIÓN DE INVENTARIO PARA
LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EN EL ÁREA DE RECURSOS
FÍSICOS DE COTRASER CTA

Jorge Eliecer Sibaja Ramos

Estudiante de décimo semestre del programa Administración financiera
jorgesibaja98@gmail.com

Asesor: Diego Alejandro Velásquez Pineda, Abogado, Administrador de Empresas,

Comunicador Social, Periodista, diego.velazques15@tdea.edu.co

Recibido (Fecha recepción)

Revisado (Fecha recepción revisión)
Aceptado (Fecha de aceptación)
 Resumen

Los procesos de control en el manejo del inventario se han vuelto cada vez más difíciles
por factores que surgen diariamente, llevando a las compañías a tomar decisiones que pueden
afectar en muchos casos negativamente a la misma. Ante esta situación, la presente
investigación busca lograr estandarizar los procesos que se tienen en el área de recursos
físicos, centrándose en el inventario, y para ello se llevará a cabo el proyecto de codificación
de los elementos del inventario. Este proyecto trata de crear un código de barra único para
cada elemento del inventario. Así mostrando un nuevo diseño para la compañía que promete
volver estos procesos más simples y ordenados. En el estudio de caso se determinaron
herramientas tecnológicas y pasos a seguir para la conclusión de la codificación.
Herramientas físicas y digitales que de la mano con los pasos específicamente propuestos
complementarán todo lo informativo con el diseño final. El desarrollo de este estudio de caso
muestra positivamente la forma en la que ayudará al control y manejo de los elementos,
mejorando igualmente la capacidad de entrada y salida de los elementos, ofreciendo así
mejores funciones y brindando una mejor experiencia tanto para los encargados del área de
recursos físicos que son los encargados de la entrega de dotación (elementos), como también
para los mismos asociados (guardas) que son los que reciben la dotación.

Palabras clave: inventario, codificación, código de barra, control, dotación.

Abstract

Control processes in inventory management have become increasingly difficult due to

factors that arise daily, leading companies to make decisions that in many cases , can
negatively affect the company. According to this situation, the present research looks for
standardizing the existing process in the area of physical resources, focusing on the
inventory, in consequence the codification of inventory elements project will be carried out.

This project is about creating a unique barcode for each inventory item.
Allowing to show a new design for the company that promises to make these processes
simpler and more organized. In the case study, technological tools and steps to be followed
for finishing the coding, and in this order, those tools in complement with the steps are
going to give us the final design. The development of this case study shows positively, the
way in which it helps to control the output and basic handling of the elements, also
improving the input capacity, offering better functions and providing a better experience for
both, those in charge of the area of physical resources, that area in charge of the delivery of
staffing(elements), as well as for the same associates “guards”, who are the one who
receive the staffing.

Keywords: inventory, coding, barcode, control, staffing

1. Introducción

Cotraser CTA, es una cooperativa de trabajo asociado que pertenece al sector solidario
establecida en 1991 que se dedica a prestar servicios de seguridad y vigilancia en diferentes
sectores económicos.

El presente trabajo muestra los métodos, análisis y procesos a desarrollar en el área de

recursos físicos de Cotraser CTA, específicamente en lo que sería la gestión del inventario,
con la ayuda digital de los códigos de barras, todas sus funciones y características que
abarcan, así llevando un mejor control, orden y funcionamiento en esta área.

La investigación realizada por Teiler et al. (2021) acerca de la optimización de procesos

en el inventario, afirma que los procesos relacionados con la gestión y tecnología de punta,
hacen del inventario mensual o periódico un proceso que conlleva a ahorro en costos y menos
errores. Igualmente, la falta de eficiencia en estos procesos conlleva a una pérdida.

“La falta de efectividad en la ejecución de las etapas de cada proceso produce errores en
los stocks y conlleva inevitablemente a una deficiente gestión del inventario”. (Teiler et al.,
2021).

El artículo toma como objetivo estandarizar los procesos que ya se tienen en el área de
recursos físicos, mejorándolos con la ayuda y la codificación individual de todos y cada uno
de los elementos que se encuentren en el inventario. El problema principal se encuentra en la
validación de estos, por una parte, está la integración de los datos físicos a comparar y ajustar
con lo debido en el sistema. El proceso a desarrollar, promete ayudar a facilitar el manejo de
estos 2 componentes, volviendo los sistemas de procesos, más simples y ordenados.

El estudio realizado por Guerrero, (2009) muestra como el control de un inventario hace
que la empresa se vuelva más eficiente, ya que así puede tomar decisiones que promuevan el
correcto manejo de los recursos desde el primer punto que sería la compra y distribución de
su inventario, siendo selectivos en la selección de cada uno de sus elementos.

“Son estos motivos los que justifican la aplicación de este sistema de selectividad cuya
filosofía implica que en muchas ocasiones cueste mas el control del inventario que lo que
cuesta el producto que se está controlando”. (Salas, 2009).

El departamento encargado del manejo de inventario en Cotraser CTA es el de recursos

físicos, este departamento es uno de los pilares de la cooperativa, encargado del manejo y
control de los elementos, para el funcionamiento de la prestación de servicio (vigilancia). En
el departamento laboran 2 personas, que son las encargadas de todo el manejo del inventario,
igualmente se encargan de las negociaciones y compras con los proveedores, claro con la
autorización de la alta gerencia y la dirección administrativa.

La investigación realizada por Álvarez & Cabrera. (2007) afirma que usar métodos
específicos de un área a otra, promueve a la optimización de procesos de ambas áreas.

“El uso de técnicas de un área particular del conocimiento para resolver problemas en
otras áreas distintas es una contribución valiosa del trabajo interdisciplinario”. (Álvarez &
Cabrera, 2007).

El proceso de entrega de elementos es un poco tardado ya que, en el momento de

realizarlo, este se hace una parte manualmente y la otra digital, llevando varias partes de
información en vez de una, mostrando en algunos casos, errores al comparar las dos partes.

La investigación realizada por Vidal Holguín (2010) acerca del control y la gestión de
inventarios, afirma que todas las técnicas de control desarrolladas en los procesos de
inventario son sensibles a cambios, ya que la optimización de procesos obliga a las técnicas
que se acoplan a diferentes situaciones.
 Actualmente Cotraser CTA cuenta con más de 700 guardas de vigilancia en toda la
cooperativa y los objetos del inventario superan los 250 elementos, aparte de la renovación
mensual de alguno de estos elementos, los guardas que son los asociados para la prestación
del servicio, por norma se le debe cambiar la dotación cada 4 meses, haciendo que el manejo
día a día se vuelva más complicado, ya que la cooperativa es constante en la vinculación de
personal y toca dotar a personal nuevo y antiguo.

Es importante la realización de la codificación porque aparte de facilitar el trabajo,

promueve a la cooperativa a una mejora continua de sus procesos, validando también la
información que cada año se recopila y se revisa por parte del Icontec. Así obteniendo
reconocimientos de esta entidad si lo dictan necesario, otorgando certificaciones y mejorando
la hoja de vida de la cooperativa.

La investigación realizada por Pérez (2015) afirma que haciendo uso de la

automatización por medio de códigos de barras ahorraría trabajos desgastantes y repetitivos.

“Algunas ventajas son repetitividad, control de calidad mas estrecho, mayor eficiencia,
integración con sistemas empresariales, incremento de productividad y reducción de trabajo”.
(Pérez E, 2015).

Igualmente se debe tener en cuenta cómo ven los clientes, proveedores y demás personas
la imagen de la empresa y los procesos que se manejan, ya que es el principal factor para su
éxito.

La investigación realizada por Salas-Navarro et al. (2017) afirma que el correcto control
y manejo del inventario, hace a la imagen de la compañía atractiva para los clientes y
proveedores.

“La mayoría de las empresas en el mundo para lograr ser competitivas en la prestación
del servicio al cliente están obligadas a realizar una gestión eficiente se sus inventarios”.
(Salas Navarro et al, 2017)

2. Antecedentes

Toda empresa debe tener un orden en cada área específica que la conforme, en el área
de recursos físicos, se encuentran todas las prendas, objetos y elementos necesarios para que
la empresa pueda ofrecer el servicio de seguridad a sus clientes, claro por medio de la
prestación del servicio de los asociados (guardas). El control de estos elementos siempre se
ha mantenido por medio de conteos y registros manuales, volviendo el proceso un poco lento
y disminuyendo la eficiencia de este mismo.

La investigación realizada por León et al. (2020) acerca de las ventajas que trae los
sistemas de trazabilidad electrónica, afirma que la utilización de sistemas con trazabilidad
promueve la facilidad en el desarrollo de procesos, implementando bases de mejora continua
en estos mismos procesos.

“La trazabilidad se considera una herramienta para la identificación y registro de

información que facilita la mejora de procesos de control”. (León Duarte et al, 2020)

Cotraser CTA, ha escalado en los estándares de competencia en cuanto se habla de

prestación de servicios de seguridad. Todas las áreas tienen gran influencia en la empresa,
pero alguna más que otras, lo que se busca es impulsar el manejo de inventario en el área de
recursos físicos, haciendo de este un proceso más simple gracias a la tecnología de punta. La
codificación y creación de códigos de barra existe desde hace mucho, aplicarla puede no ser
tan económica como se piensa, pero es una gran apuesta a largo plazo.

La investigación realizada por Asencio Cristóbal et al. (2017) afirma que un buen
control de inventario apoyado en herramientas tecnológicas, permite ahorrar mano de obra
en procesos que se realicen en este mismo.

“En el mundo competitivo en que se desenvuelven los negocios, es necesario

desarrollar mecanismos de control interno que permitan a las empresas reducir sus costos
para obtener mayor utilidad”. (Asencio Cristóbal et al, 2017)

Según Cruz Fernández (2017), realizar un inventario por familias lleva a un mejor
control y menor tiempo de respuesta en cuanto al conteo, entrega y la administración se hable,
plantea una serie de criterios que funcionan correctamente en los inventarios de las empresas,
mencionando el código de barras como un método muy útil, claro teniendo en cuenta la
información estructurada en los números del código.

3. Marco teórico, legal y conceptual

 La gestión correcta para la codificación de elementos en el inventario y su desarrollo,
inician a partir de los procesos que corresponden al área de recursos físicos, área encargada
de la compra, mantenimiento, entrega y control de todos los elementos que hacen parte del
inventario. Los procesos de recursos físicos van de la mano con otras áreas, gerencia,
tesorería y administrativa, por lo tanto, las 4 áreas son las encargadas de todo el
planeamiento a seguir de las compras a proveedores y similares, igualmente se encargan de
velar por el buen uso del dinero y por regir la norma que pide la superintendencia de
vigilancia y seguridad.

La investigación realizada por Xie & Tan (2021) acerca del código bidimensional de
lectura borrosa, afirma que el código de barras es considerado una herramienta que puede
simplificar procesos complejos y volverlos más prácticos, adjuntando toda la información
en uno mismo.

“Los códigos de barras se utilizan como una herramienta, oportuna, precisa, confiable y
económica que aporta medios de datos conjuntos”. (Xie & Tan, 2021)

Para complementar, la investigación realizada por Galanti et al. (2021) acerca de la

decodificación de alto rendimiento para la indexación combinatoria de códigos de barras,
afirma que el código de barras es uno de los métodos más precisos que hay en la actualidad
para mostrar información conjunta y realizar cálculos puntuales según la información
optimizada que haya en el código de barras.

“La llegada de los códigos de barras para etiquetar las células y moléculas individuales
de las que se originan las lecturas de secuencia mejoran la resolución y ayudan a controlar
los sesgos de cuantificación”. (Galanti et al, 2021)

3.1 Teorías soporte del tema de investigación

3.2 Planeación para el desarrollo de la codificación

Para llevar a cabo una planeación correcta se debe tener en cuenta factores como una
estimación correcta de lo que costaría el plan a desarrollar, los pro y contras que traería el
plan, y más importante cuál va ser el impacto en la cooperativa. Se debe medir igualmente
las normas que lo avalan y cómo cumplirlas pronosticando una estabilidad futura. Una
buena planeación siempre busca satisfacer las necesidades que el problema arroja, por eso
se deben ejecutar procesos que favorezcan a esa necesidad en específico, impulsando a una
mayor eficiencia y mejora en ese problema.

Según Torres, (2014) la importancia de una planeación necesita de un conjunto de

conceptos específicos para comprenderla mejor. Se necesitaría abordar un marco
conceptual que permita compartir y mostrar el lenguaje en el cual se desea expresar. Así las
personas que se dediquen al diseño de las operaciones o planes a futuro, sepan mostrar,
explicar lo que serían las mejoras en la organización y compartir los resultados obtenidos.

A continuación, se explica detalladamente la planeación y procesos que se realizará

junto a las áreas responsables que se mencionaron anteriormente (recursos físicos, gerencia,
tesorería, administrativa).

Las herramientas y pasos que se utilizaran para el desarrollo de la codificación de los

elementos en el inventario son:

● Herramientas de codificación

La codificación se lleva a cabo por medio de 2 herramientas de Microsoft, Excel y

Access. Aparte de ser efectivas, facilitan la creación de los códigos. En Excel se lleva a
cabo todo lo correspondiente a fórmulas para la numeración de estos y que sean códigos
únicos. En Access se abarcan todos los códigos terminados en Excel y con los números de
estos códigos, se concluye realizando la imagen para el lector, mostrando las líneas y
espacios que corresponden a cada uno.

● Creación de códigos (numeración e imagen)

El primer paso a seguir es la creación de códigos para los elementos (numeración e

imagen), se hizo un número de código único para cada elemento a inventariar, ajustando
cada uno a una categoría en específico. En total se hicieron 3 categorías y 7 subcategorías,
abarcando así toda la numeración y los elementos del inventario en estas categorías;
papelería, radios, botiquín, cafetería, tecnología, operativa y armamento. Cabe resaltar que,
dentro de estas categorías, las subcategorías muestran el nombre de cada elemento y la
identificación específica de este elemento.
 ● Categorías de códigos (numeración)

El código de barras tendrá 9 dígitos originales, igualmente los 3 que debe llevar por la
identificación del país siendo en este caso (770) prefijo asignado por GS1 Global 1a
Colombia y por último 1 dígito de control y verificación que se arroja al azar, esto por el
tipo de código de barra seleccionado el cual es uno de los más comunes en el país (EAN-
13)2. Los 9 dígitos juntos abarcan toda la información que discrimina y explica a detalle el
elemento (color, talla, forma, etc.). Los 9 dígitos estarán conformados por 3 categorías:

La primera es el tipo de elemento del código consta de 2 dígitos, que en esta se incluyen
las 7 categorías anteriormente mencionadas (papelería, radios, botiquín, cafetería,
tecnología, operativa y armamento) (Su orden es ascendente y establecido en sumas de 10).

La segunda es el código que discrimina al elemento consta de 4 dígitos, que en esta se

incluye el elemento completo y nombre propio como tal, igualmente en algunos elementos
se encuentra discriminada la talla o detalle de este mismo (Su orden es ascendente y
establecido manualmente. Así que puede variar la suma dependiendo la cantidad que se
vaya a discriminar).

La tercera es la identificación del elemento (id elemento) consta de 3 dígitos, que en

esta se incluye lo que es los accesorios y partes del elemento, así identificando el elemento
por su accesorio y no por su nombre propio. (Su orden es ascendente y establecido
manualmente. Al igual que la segunda categoría, la suma depende de la cantidad que se
vaya a discriminar, pero diferente a la segunda categoría, está (la identificación del
elemento) se repiten números en algunos códigos, igualmente que, en la primera categoría,
ya que es necesario para la identificación de estos elementos).

1
Gs1 Global es la compañía encargada de regir y controlar las normas internacionales de toda la información
recopilada en los códigos de barras y volver únicos todos y cada uno de los representados por parte de cada
empresa
2
EAN-13 también llamado “numero de articulo europeo”, es uno de los códigos de barras mayormente
utilizado en todos los países, esto gracias a su fácil lectura y aplicabilidad en los productos
 Figura 1. Tipo elemento del código, todos (2021).
Fuente. Construcción propia

Figura 2. Código e identificación de elementos, algunos (2021).

Fuente. Construcción propia

● Categorías de códigos (numeración usada y disponible)

La numeración es muy importante, ya que un solo número puede afectar el control de

los demás códigos, siendo en este caso específico, porque su orden es conforme ascendente
a los elementos. La única numeración que puede ser replicada, como antes se explicaba es
la de las categorías 1° y de la 3° en algunos casos (tipo e identificación de elemento), por lo
tanto, en la categoría restante es necesario llevar un control, y por ende saber qué
numeración está usada y cual no.
 Figura 3. Numeración usada y disponible (2021).
Fuente. Construcción propia

● Categorías de códigos (imagen)

La imagen del código se representa como el “símbolo”, símbolo que luego de ser leído
por el lector láser, arroja toda la información del elemento al visualizador por el que se esté
operando en ese momento, claramente el símbolo debe tener unos lineamientos y
parámetros para poder ser leído correctamente. Uno de estos lineamientos es el área de
silencio, por otro lado, el tamaño de alto por ancho, que igualmente cada código tiene sus
medidas establecidas.

● Impresión de códigos (numeración, imagen e impresión)

El segundo paso a seguir es la impresión de los códigos, este se llevará a cabo una vez
terminada la creación de estos completamente (numeración e imagen). Los códigos serán
impresos en carácter especial, ya que los lectores láser solo reconocen los espacios de
códigos en tipos de hojas y maneras de imprimir especiales. Igualmente se harán pruebas en
tipos de hojas y maneras de imprimir distintas, para observar y analizar la que menor coste
presente para la realización de estas impresiones.

● Organización de códigos (manual)

El tercer paso a seguir es la organización por cómo se pondrán los códigos impresos en
cada uno de los elementos del inventario (lugar y posición), para lograr una visibilidad
correcta y el uso del láser de pistola funcione correctamente.

● Herramientas tecnológicas (láser de pistola)

El cuarto paso a seguir es la utilización de las herramientas tecnológicas para la lectura

y reconocimiento de los códigos, la primera herramienta tecnológica sirve para leer códigos
con carácter único y específicos, lo cual ayuda a llevar el control 1 a 1 de los elementos del
inventario. Existen 3 tipos de lectores de códigos de barra comunes; lápiz óptico, láser de
pistola y láser omnidireccional. En este caso se utilizará el láser de pistola, es uno de los
más comunes y utilizados por empresas.

● Herramientas tecnológicas (decodificador)

 El quinto paso a seguir es la utilización de la herramienta tecnológica llamada
decodificador, se encarga de recibir toda la información suministrada por la herramienta
tecnológica llamada láser de pistola, así obteniendo la información exacta del elemento a
mostrar en la pantalla, computadora o aparato de visualización a elegir.

● Organización de códigos (sistema)

El sexto y último paso a seguir es la organización de entrega, consta que luego de

mostrar en el aparato de visualización el elemento a inventariar se lleva junto con una
conexión directa a la plataforma digital que usa Cotraser CTA para el manejo de su
inventario, llamada Alegra.3

La investigación realizada por Salah et al. (2021) acerca del uso de código de barras
para rastrear la asistencia y los estudiantes activos de una institución de educación superior,
afirma que el código de barras ayuda a abordar problemas de recopilación de datos,
ahorrando tiempo y mejorando los seguimientos de inventarios periódicos, tanto para
asistencia estudiantil, como también para los activos de la institución (equipos, mobiliarios
de oficina, aulas y laboratorios).

“La tecnología de códigos de barras elimina los errores de ingreso de datos y mejora la
eficiencia para ingresar datos con un costo mínimo de creación de etiquetas de código de
barras y hardware”. (Salah et al, 2021)

3
Alegra es un software contable y de facturación multipropósito, sirve para tener organizada la información
contable y procesos que se realizan en áreas específicas, por ejemplo, el inventario periódico de una
empresa
 3.3 Marco legal

FUENTE NORMATIVA DESCRIPCIÓN PUNTO DE CONEXION REFERENCIA

Congreso Ley 98 / 1993 Por medio de la Se dicta la entrada en vigencia de los https://tdea.basesdedato
sezproxy.com:2383/vis
de cual se dictan códigos de barras, un paso para la
or/legcol/legcol_75992
Colombia normas sobre estandarización de procesos en el 041459ff034e0430a010
151f034/coleccion-de-
democratización contexto literario y tecnológico.
legislacion-
y fomento del colombiana/ley-98-de-
1993
libro colombiano.
Ministeri Decreto 1485 / Por el cual se Presenta propuestas con toda la https://tdea.basesdedato
sezproxy.com:2383/vis
o de 1996 reglamenta información incluida en conjunto, en un
or/legcol/legcol_75992
Desarroll parcialmente el código de barras. Igualmente se 04157dcf034e0430a010
151f034/coleccion-de-
o Decreto 3466 de mencionan las etiquetas adheridas a los
legislacion-
Económic 1982, en materia bienes, y la fijación de precios utilizando colombiana/decreto-
1485-de-1996
o de fijación el código de barras.
pública de
precios.
Superinte Resolución Por la cual se Dicta la fijación de una lectura correcta https://tdea.basesdedato
sezproxy.com:2383/vis
ndencia 77507 / 2016 adiciona el en el código de barras, que sea legible en
or/legcol/legcol_111b3c
de Capítulo Séptimo cualquier entorno, cumpliendo con la 0b681c4c729753d9934
548aee7/coleccion-de-
Industria en el Título VI de norma internacional. El código de barras
legislacion-
y la Circular Única debe contener cierta información, colombiana/resolucion-
77507-de-noviembre-
Comercio y se reglamenta identificación única del fabricante y/o
10-de-2016
el control importador, que no sea unilateral y un
metrológico número escogido por el mismo.
aplicable a
surtidores,
dispensadores y/o
medidores de
combustibles
líquidos.
Servicio Resolución 806 / Por el cual se Presenta una dirección que es necesaria https://tdea.basesdedato
sezproxy.com:2383/vis
Nacional 2004 establecen los adecuar en el inventario, estableciendo
or/legcol/legcol_75992
de códigos de las como ejemplo la toma en comparación 0424ef3f034e0430a010
151f034/coleccion-de-
Aprendiz regionales y del orden en códigos de las regionales
legislacion-
aje áreas de gestión con las categorías y elementos a colombiana/resolucion-
806-de-2004
del Sena codificar. La presente resolución
establecidas por considera que la codificación existente
el Decreto 249 de es necesaria para tener un control
2004 y se general, así facilitando la gestión y
modifican aportando responsabilidad a sistemas y
normas áreas de una organización.
anteriores.
Dirección Resolución 198 / Por la cual se Es necesario codificar cada una de las https://tdea.basesdedato
de 1997 adopta la áreas, administraciones y dependencias. sezproxy.com:2383/vis
Impuestos codificación de Igualmente es necesario adoptar un or/legcol/legcol_75992
y las áreas, sistema único de codificación para 0416ecdf034e0430a010
Aduanas administraciones distinguir y establecer más fácil el 151f034/coleccion-de-
Nacionale y dependencias reconocimiento de cada área, legislacion-
s de la Unidad administración y dependencia. colombiana/resolucion-
Administrativa Estableciendo como ejemplo la adopción 198-de-1997
Especial de categorías diferentes en los
Dirección de elementos.
Impuestos y
Aduanas
Nacionales.

Dirección Resolución 557 / Por la cual se Presenta cambios en la norma del https://tdea.basesdedato
de 2004 modifica el adhesivo especial para los códigos de sezproxy.com:2383/vis
Impuestos artículo 5º de la barras. las entidades deben utilizar los or/legcol/legcol_75992
y Resolución 8699 nuevos adhesivos que son distribuidos 041edcbf034e0430a010
Aduanas del 20 de octubre por las casas impresoras autorizadas. 151f034/coleccion-de-
Nacionale de 2003 y se Estableciendo como ejemplo la toma en legislacion-
s dictan comparación del adhesivo especial en colombiana/resolucion-
disposiciones los códigos de barra con las impresiones 557-de-2004
concernientes a de carácter especial a desarrollar.
las
especificaciones
técnicas de los
 adhesivos
utilizados en el
proceso de
recepción y
recaudo de
impuestos
administrados
por la Dirección
de Impuestos y
Aduanas
Nacionales

Marco Legal (2021).

Fuente. Construcción propia

La entidad reguladora que se encarga de velar por las normas a seguir de toda la
codificación y código de barras en Colombia son, el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo y GS1 Colombia que forma parte de LOGYCA4.

GS1 Colombia 5 tiene como objetivo, promocionar el uso del código de barras, controlar
igualmente los productos que se codifique, y establecer una comunicación para el
intercambio de información. Se rige por unos estatutos que dictaminan el cumplimiento de
normas para las empresas inscritas al sistema, a continuación, se hace un estudio de estos
estatutos y se presenta la respectiva explicación de cada estatuto.

3.4 Guía de identificación GS1 Colombia

● Número global GTIN

Es un número utilizado para identificar artículos comerciales específicos de todo el

mundo. Igualmente, este número que es asignado a un código, permite la fácil automatización
de procesos, haciendo de la recepción y administración de productos en el inventario un
proceso más fácil.

4
LOGYCA es una empresa que brinda procesos logísticos a empresas para aumentar el valor de estas
mismas en el mercado, siendo LOGYCA una impulsadora de Gs1 Colombia
5
Gs1 Colombia es una organización de Gs1 Global, dedicándose a brindar los mismos servicios que Gs1
Global ofrece, pero en el país de Colombia, manteniendo y sin modificar los estándares principales que
están escritos en los estatutos
 Figura 4. Guía identificación, número global de artículo comercial gtin (2019).
Fuente. Tomado de GS1 Colombia

● Referencia del artículo

La referencia del artículo, según la guía de identificación de gs1 Colombia por lo general,
tiene de 1 a 6 dígitos. La manera más fácil de adecuar la referencia es de manera secuencial,
aparte del fácil manejo lleva a un mejor control. Sin dejar de lado que la clasificación de las
referencias puede ser ordenada igualmente por categorías distintas haciendo el proceso aún
más fácil.

● Numero de Control

Es el último dígito encontrado en el código, este se calcula a partir de los demás dígitos
que tenga el código, empezando por el dígito que define gs1 al país, seguido del dígito que
se le otorga a la empresa, por último, el dígito que la empresa le asignó al elemento, y este
se encuentra para saber si el código fue creado correctamente.

● Codificación interna

Como se presenta en este caso, la cooperativa necesitaría implementar un código interno,

se aclara que el código realizado puede ser escaneado para uso interno, pero no puede ser
replicado para otro uso que no sea el mismo en la empresa, ya que no pueden ser utilizados
fuera de la compañía.

● Impresión del código de barras

Para capturar una información correcta se debe tener en cuenta ciertos lineamientos a
seguir en cuanto al código de barras se refiere, ya que la lectura del láser es distinta y especial
para la lectura de estos códigos.

Primero tenemos las dimensiones, tamaños distintos y especiales, para cada caso en
especial hay un tipo de código de barras, depende del papel, la impresora a disponer y cuantos
se piensan imprimir. Igualmente, si el código es pequeño o muy grande la lectura puede ser
posible, pero claro con los lineamientos de una buena impresión de imagen.

Figura 5. Guía identificación, dimensiones (2019).

Fuente. Tomado de GS1 Colombia

● Áreas de silencio

Referenciando las dimensiones del código de barras, el área de silencio es ese espacio
que debe sobrar entre la simbología del código (lateral), entre la primera y última barra del
código. La dimensión de esta área de silencio es de vital importancia ya que, si no se respeta,
es posible que la lectura del código sea totalmente errónea. No es recomendable adjuntar más
información que no sea la simbología y la numeración a los códigos de barras, porque
impidiendo la lectura o interfiriendo en el área de silencio, será en vano la organización de
la misma dimensión.

Figura 6. Guía identificación, áreas de silencio (2019).

Fuente. Tomado de GS1 Colombia

● Colores y contrastes

Los colores y contrastes juegan un papel muy importante, ya que son uno de los últimos
pasos a seguir para el proceso de impresión correcta de la imagen del código. Primeramente,
tenemos que los lectores funcionan a través de un láser, según la guía de identificación de
gs1 Colombia, el láser funciona de manera que debe haber un contraste, ósea entre las barras
oscuras y los espacios. Seguido de estas indicaciones lo más correcto es saber que colores
escoger, que no sean colores compuestos, sino un poco más sólidos. Combinaciones de
colores que contrasten, tanto el fondo como en la simbología y numeración.
 Figura 7. Guía identificación, colores y contrastes (2019).
Fuente. Tomado de GS1 Colombia

● Calidad de impresión

Este se puede llamar como uno de los pasos más importantes, pero sin dejar de lado la
importancia de los pasos anteriores, ya que no se habría podido llegar hasta la impresión del
código, sin primero pasar por la dimensión, el área de silencio, los colores y contrastes.
Verificar que la tinta sea la adecuada, no haya ni mucha ni poca, la impresora esté en perfecto
estado y por último la orientación. Igualmente, al momento de realizarlo se debe preguntar
con la imprenta acerca del proceso.

La investigación realizada por Palomäki et al. (2020) afirma que la lectura del código
de barras puede perfeccionarse en lugares que sean sensibles o se haga muy difícil leer el
código de barras, especificando técnicas claras y confiables para un proceso exitoso.

“Un código de barras dependiente de la distancia que se muestre en la pantalla permite a

los usuarios establecer un vínculo virtual con el contenido del mismo”. (Palomäki et al, 2020)
3.5 Revisión de la literatura

A continuación, se hace un análisis de una investigación que permiten aclarar el tema en

desarrollo y que aportan un valor tanto teórico como técnico, así comparar factores,
similitudes y beneficios que han tenido con esas investigaciones, que procesos de mejora han
desarrollado y cómo se beneficiaron de estas investigaciones las entidades, empresas o
personas a las cuales se les soportaron. La codificación y utilización del código de barras es
un proceso que se hace para un debido control dentro de las áreas donde se implemente el
mismo.

El trabajo que se analizó, se llama “Sistemas de identificación por radiofrecuencia,

códigos de barras y su relación con la gestión de la cadena de suministro”. (Correa Espinal
et al., 2013) el cual fue desarrollado por Alexander Correa Espinal, Carlos Esteban Álvarez
López y Rodrigo Andrés Gómez Montoya (2013) mediante una metodología cualitativa
descriptiva, que se basa la revisión de libros identificando conceptos específicos que ayudan
a desarrollar y estandarizar procesos referenciando en todo a los códigos de barras. El análisis
del tema expresa el manejo de procesos tanto manuales como automáticos, volviendo los
procesos más automatizados e impulsando la mejora constante en estos mismos procesos.
Mencionan sistemas de información que se componen de lector láser, que conforman un
sistema para identificar productos y la forma en que el diseño se acapara en el lugar donde
se realizarán los códigos de barras. Los códigos de barras son unos de los métodos de
identificación de productos y recolección de información de los mismos productos,
igualmente son los más utilizados por empresas y organizaciones, volviendo los procesos
más simples y sencillos en el área y producto donde se vaya a establecer el código.

Los autores explican cómo se puede llegar a una optimización de procesos de una manera
rápida, haciendo uso de los procesos de aprovisionamiento y orden numérico en los códigos,
haciendo una correcta gestión en los almacenes donde se guarden los productos. Se trae al
caso la referencia del almacén de la cooperativa Cotraser, el área de recursos físicos que es
la encargada hará uso de los conocimientos adquiridos y brindados por esta investigación
para el correcto manejo del inventario, desarrollando procesos eficaces y optimizarlos para
volverlos más eficientes.
 La investigación realizada por Berdot et al. (2019) acerca de la integración de códigos de
barras para un sistema de dispensación de medicamentos en un hospital universitario, afirma
que la integración de códigos de barras junto con la nueva tecnología, asegura el correcto
proceso y control para una buena administración.

“Además del proceso de administración asistido por código de barras las tecnologías
presentan ventajas sustanciales para la gestión y dispensación de medicamentos”. (Berdot et
al, 2019)

4. Metodología

La metodología que se desarrolló es parte fundamental para el plan de mejoramiento ya

que en esta se especifican las técnicas, investigaciones, enfoques, instrumentos de
recolección de información, y diseños a realizar, para llevar a cabo los objetivos que se
mencionaron en la propuesta planteada.

Los pasos y métodos que se utilizarán para alcanzar los objetivos plasmados
anteriormente, son de carácter exploratorio y de investigación tecnológica, así generando
conocimientos prácticos con el fin de favorecer principalmente a Cotraser CTA. El
planteamiento metodológico a desarrollar es de enfoque cualitativo experimental haciendo
una inmersión directa en los debidos procesos a seguir en el área de recursos físicos,
específicamente en el proceso de inventario.

La técnica de investigación se hizo bajo un proceso estandarizado, el cual se realiza por

medio de una observación estructurada, ya que se utilizarán elementos técnicos apropiados
en los debidos procesos a mejorar. Empleando un instrumento de recolección de información
llamado Tabla Investigativa, lo cual ayuda a comparar los nuevos factores que afectan en las
etapas del proceso, para así escoger el más eficiente y que mejor desarrollo presente.

La investigación a desarrollar y su diseño será de naturaleza explicativa, la cual inclinó

su desarrollo a una situación puntual, abordando un estudio de casos y relacionando los
objetivos a desarrollar con empresas que afrontan la misma problemática.
 5. Análisis y discusión de resultados

A continuación, se desarrolla el análisis y la discusión de los resultados para el proyecto

de codificación de inventarios en el área de recursos físicos en Cotraser CTA.

Se presentan a detalle las problemáticas por las cuales pasan los procesos, para el
desarrollo del inventario en la cooperativa. Igualmente se aplica el desarrollo y la solución
de los problemas y falencias que se presentan, ayudando a estandarizar los procesos que ya
se tienen y mejorarlos, tomando en referencia el objetivo principal de este artículo, que es
estandarizar los procesos del inventario en la cooperativa, volviendo a estos mismos, más
simples y ordenados.

También se presenta una tabla comparativa, la cual ayudará a comparar factores que
afecten (sólo si se presentan), y los que muestran beneficio para la cooperativa

● Resultados

Se muestra a detalle los procesos poco centralizados y coordinados con los demás
procesos que le siguen a estos mismos.

1. Organización única en algunos elementos del inventario, incluyendo categorías

diferentes en él. Por ejemplo, pantalones de igual tipo, pero con tipos de tallas
diferentes en un mismo estante.
2. Validación y comparación del inventario. Es el conteo de los elementos contenidos
en el inventario, y su respectiva comparación de la validación real con la que se
encuentra en el sistema de software utilizado (alegra).
3. Entrega de dotación de elementos. Cada 4 meses se hace entrega de dotación por ley,
debido a la alta demanda en esta época, el proceso se vuelve más complicado y
presenta mayores errores en cuanto al conteo de esta misma entrega.
4. Pedido, recibimiento y despacho de mercancía (dotación). Mensualmente se hace la
compra de elementos para la prestación del servicio, presentando con las compras
mensuales retrasos como firmas (el que entrega y recibe), organización y seguimiento
manual (talonario de control en físico).

5. Manual de especificaciones. No se cuenta con un manual, creando confusión al

proceso, de cómo se debe recibir los productos o elementos del inventario según las
 especificaciones que se tienen y que se piden al proveedor, igualmente los requisitos
de la compra (color, tela, talla, tipo accesorio, slogan de la empresa), estos
establecidos por la cooperativa.

● Discusión de resultados

De acuerdo a todo lo establecido y planteado en todo el proyecto, respetando la meta

principal (volver los procesos más simples y ordenados), se realizó el análisis de 2 situaciones
para la realización de los códigos de barras.

La primera situación es la compra de los códigos por medio de GS1 Colombia, con esta
compra evitaremos el diseño y la impresión de estos códigos de barras, solo se necesitaría la
numeración. Igualmente tocará entregar el estudio de estos códigos, para GS1 saber qué
dimensión tomar y cuál sería la correcta para la realización. Cuando se dice “el estudio de
estos códigos” nos referimos a el tamaño de los elementos, para así GS1 poder desarrollar el
área y las especificaciones de cada código y quede perfecta la posición en el elemento o
producto a codificar, con el fin de que el lector láser pueda leerlo correctamente.

El análisis realizado a GS1 fue un análisis cuantitativo, ya que se partió de interpretar las
cifras monetarias que cuesta cada código. Luego de observar las cifras se toma una decisión
y es buscar otra manera de generar los códigos de barras, pero respetando los lineamientos
establecidos que anteriormente se mencionaron acerca de los códigos de barras. Esto porque
el procedimiento es un poco costoso para los pocos elementos a codificar.

Se realizaron estudios comparativos de la cantidad de códigos que se realizaron y el coste

que estos presentan por parte de GS1.
 PRECIOS GS1 COLOMBIA

CANTIDAD USD VALOR UND VALOR PAQ COP

COP

1 $25 $ 90.000 $ 90.000

10 $150 $ 54.000 $ 540.000

50 $500 $ 36.000 $ 1.800.000

100 $750 $ 27.000 $ 2.700.000

250 $1.250 $ 18.000 $ 4.500.000

500 $1.500 $ 10.800 $ 5.400.000

1000 $2.000 $ 7.200 $ 7.200.000

Tabla 1. Precio de elaboración de códigos de barras por unidad y paquetes (2021).

Fuente. Construcción propia con información tomada de GS1 Colombia.

Tomando en cuenta que los elementos del inventario sobrepasan los 250 elementos, el
paquete a escoger sería el de la creación de 500 códigos de barras por un valor de $5.400.000
pesos.

La segunda situación es contratar los servicios de un proveedor litográfico con el que

cuenta la cooperativa, se lleva trabajando con este proveedor desde el año 1998 hasta la fecha,
considerado uno de los primeros proveedores en la cooperativa, con más de 20 años de
trabajo asociado, en estos años de servicio con la cooperativa ha brindado servicios de
litografía tales como: impresión de volantes, agendas, avisos y diferentes tipos de formato
para un área de la cooperativa llamada SIG (sistema integrado de gestión).

El análisis realizado a Santiago Restrepo O (proveedor litográfico) fue un análisis

cuantitativo, ya que se partió igualmente de interpretar las cifras monetarias que cuesta cada
código, luego del análisis a las cifras se toma la decisión de llegar a un nuevo acuerdo de
servicios litográficos, pero específico en la creación de los códigos de barras. Esto porque el
procedimiento y análisis fue en beneficio para las 2 partes.
 Se realizaron estudios comparativos de la cantidad de códigos que se realizaron y el coste
que estos presentan por parte de Santiago Restrepo O.

PRECIOS PROVEEDOR SANTIAGO RESTREPO O

CANTIDAD USD VALOR UND VALOR PAQ COP

COP

1 $0.46 $ 1.714 $ 1.714

250 - 350 $130- $160 $ 1.714 $ 500.000 - $ 600.000

Tabla 2. Precio de elaboración de códigos de barras por unidad y paquetes (2021).

Fuente. Construcción propia con información brindada por Santiago Restrepo O.

Tomando en cuenta que los elementos del inventario sobrepasan los 250 elementos, y día
a día se presentan nuevos proveedores con ofertas de elementos, se decide comprar más de
lo necesario, para tener una reserva en caso que suceda lo anteriormente mencionado de los
nuevos proveedores.

6. Conclusiones, recomendaciones y limitaciones

● Conclusión

El desarrollo del presente proyecto está dedicado a beneficio de la cooperativa Cotraser

CTA. Con el fin de mejorar los procesos que se manejan en el área de Recursos Físicos,
exactamente en el proceso de inventario, impulsando a la estandarización de los procesos que
ya se manejan y volverlos más simples y ordenados. Por esta razón se decide implementar la
codificación de elementos del inventario, con el uso y la aplicación de los códigos de barras,
ejecutando procesos los cuales harán que el manejo mensual del inventario sea más efectivo.

Se concluye a tomar una decisión de acuerdo a lo planteado en la discusión de resultados

del presente proyecto.

La decisión se tomó llegando a un acuerdo con las 4 áreas responsables del manejo y
control del proceso de inventario (recursos físicos, gerencia, tesorería y administrativa),
decidiendo implementar la realización de la codificación y creación del código de barras por
medio de las herramientas primeramente planteadas (Excel y Access), en cuanto a la
impresión y la decisión final, se tomó por preferencia y voto unánime de las 4 áreas
responsables, la selección de la segunda situación o propuesta presentada anteriormente,
Santiago Restrepo O (proveedor litográfico ), realizando el proceso litográfico y todo en
relación al diseño (numeración y simbolización), con los parámetros y estudios realizados
durante todo el proyecto, para que sea todo un éxito al momento de imprimir los códigos de
barras y presente mayor beneficio para la cooperativa.

Se toma la decisión de acuerdo a los porcentajes significativos de diferencias que hay

entre las 2 propuestas, mostrando un gran beneficio a favor de la cooperativa en cuanto al
ahorro y planificación de los costes que la elaboración de los códigos de barras presenta.

A continuación, se muestra el porcentaje de comparación entre las 2 propuestas.

PORCENTAJES Y AHORRO EN COSTES DE PRODUCCIÓN

PROVEEDOR CANTIDAD USD VALOR VALOR PORCENTAJE

UND COP PAQ COP

GS1 500 $1.500 $ 10.800 $ 5.400.000 -900% pérdida

en coste de
producción

Santiago R 250 - 350 $130- $160 $ 1.714 $ 500.000 - +900% ahorro

$ 600.000 o ganancia en
coste de
producción

Tabla 3. Porcentajes de comparación en costes de producción para el código de

barras (2021).
Fuente. Construcción propia.

Se presenta un beneficio de hasta un 900% a favor de la cooperativa, el cual muestra la

viabilidad del proyecto a futuro y el apoyo completo de las áreas.
 ● Recomendaciones

A continuación, se muestran las recomendaciones para el correcto desarrollo del plan de

mejoramiento.

1. Implementar la codificación de los elementos del inventario en etapas, para no

retrasar el proceso que se hace mensual.
2. No incluir precios, ni cantidades en la etiqueta del código de barras (físico), ya que
tal vez no podría ser leído por el escáner láser.
3. Capacitar al personal para el buen uso de las nuevas herramientas tecnológicas y el
nuevo manejo del software (lápiz de láser, decodificador y el nuevo sistema de
procesos del inventario).
4. Evaluación mensual, tanto para el proceso de codificación de los elementos en el
inventario, como para el personal encargado del área que lo desarrolla (recursos
físicos).
5. Realizar actos de mejora, estando atento a situaciones presentadas en el transcurso de
los procesos.
6. Crear un manual de los nuevos procesos estandarizados, en caso de que el personal
encargado del área y del proceso no se encuentre laborando en la empresa, por algún
motivo en específico.
7. Actualizar el manual continuamente y hacer de este una base de datos sólida.

● Limitaciones

Las principales limitaciones que se presentaron fueron las del factor tiempo y dinero, ya
que el proceso a desarrollar es de mucho cuidado y dedica tiempo extra a las áreas
responsables. Igualmente, la cooperativa tendría que dedicar más tiempo extra, ya que con la
realización de estos procesos se generarían altos flujos de caja y retrasos en los demás
procesos diarios por los cuales cada área cumplen para el respectivo control de las mismas.

Otra de las limitaciones puede ser la de establecer todos los procesos en el mismo
software contable que se maneja para el inventario (alegra Colombia), ya que se debería
contar con un técnico especializado en la aplicación y así explicarnos el cómo se podrá
realizar de una manera en que se ahorre más tiempo y coste el desarrollo de la optimización
del proceso. Igualmente establecer un manual con el proceso que el técnico nos enseñe, así
teniendo una base en caso de que se vea una laguna o mejora por hacer en algún proceso que
el técnico no vio.

Otra posible limitación puede ser la de la capacitación del personal, para realizar los
nuevos procesos en el área, ya que están acostumbrados a realizar los procesos, y estos
mismos se han hecho por más de 10 años. En ningún momento se menciona que el personal
del área no quiera adaptarse al cambio, solo que los nuevos procesos a desarrollar ameritan
un extra de tiempo, ya que son procesos muy técnicos a aprender y como tal se necesitaría
estudiarlos y seguir aprendiendo de ellos constantemente por los posibles cambios que
traigan.
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