Guía de estudio: Qué son las herramientas ofimáticas

Uno de los instrumentos más usados en cualquier industria para administrar datos,
comunicarse con otros y organizar el trabajo de forma eficiente son las suites de
oficina. Aprender sobre las herramientas ofimáticas puede ayudarte a seleccionar la
que más te conviene de acuerdo con tus necesidades laborales y personales.

¿Qué son las herramientas ofimáticas?

Las herramientas ofimáticas están constituidas por un conjunto de técnicas,

aplicaciones y demás recursos digitales que permiten optimizar las actividades diarias
en una oficina. De esta manera, las personas que desempeñan sus actividades en este
tipo de entornos logran manipular informáticamente los datos con los que trabajan. La
mayoría de estas opciones están disponibles a través de programas de suscripción o
mediante una compra única.

¿Para qué sirven las herramientas ofimáticas?

El uso y aprovechamiento de las herramientas ofimáticas produce una serie de

beneficios para profesionales de diversas industrias. Ayudan a gestionar de manera
más eficiente todo tipo de información para acceder a ellas con facilidad. Además,
incentivan la productividad y reducen el tiempo de ejecución de actividades rutinarias.

Las empresas, organizaciones o trabajadores emplean las suites o herramientas

ofimáticas para crear archivos, compartirlos con todo su equipo o para acceder a datos
relevantes respecto a un proyecto. Están disponibles en diferentes formatos, pero todos
se centran en brindar una interfaz agradable e intuitiva para los usuarios. Aquí
encontrarás herramientas separadas para procesamiento de textos, presentaciones,
hojas de cálculo, entre otras.
Tipos de herramientas ofimáticas

Como consecuencia de los avances tecnológicos, las herramientas ofimáticas han

evolucionado en cuanto a formato y funcionalidades se refiere para adaptarse mejor a
los requerimientos de los usuarios. Por ello, hay un amplio abanico de opciones
disponibles que se ajustan a cada caso. A continuación, explicamos los tipos de
herramientas ofimáticas más populares:

• Procesador de texto

Los procesadores de texto son recursos enfocados en permitir que las personas
redacten documentos a través del uso de los teclados del ordenador o teléfono móvil.
Por lo general, incluyen herramientas que permiten modificar elementos en el
documento como cambiar el tamaño o color de la tipografía, la alineación del texto,
aplicar correctores ortográficos y mucho más. Una vez que se completan las
actividades deseadas, el usuario puede guardar el archivo, compartirlo o imprimirlo.

• Presentación de diapositivas

Otro recurso relevante usado por los trabajadores es la presentación de diapositivas.

Con ellas se pueden realizar exposiciones respecto a un tema particular o proyecto. Se
destacan por incorporar un gran número de recursos gráficos y tipográficos con los que
cada individuo puede personalizar su trabajo.

• Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo se encuentran dentro de la clasificación de herramientas

ofimáticas más utilizadas en todo el mundo, ya que ofrecen un sinfín de prestaciones.
En líneas generales, sirven para organizar en tablas un gran número de datos y
completar procesos de cálculos contables. A partir de los datos el usuario tiene la
posibilidad de crear gráficos, diseñar facturas, aplicar ecuaciones complejas, entre
otros.

• Bases de datos

Las bases de datos son recopilaciones organizadas de información o datos que están
habitualmente almacenados en línea. Los usuarios que producen bases de datos
también pueden editar, clasificar, actualizar o eliminar todos esos elementos. Esta
herramienta ofimática facilita la ejecución de las actividades e incrementa la
productividad debido a que ofrece un fácil acceso de la información.

• Calculadora

Por su parte, las calculadoras son otro tipo de herramientas ofimáticas que sirven para
completar cálculos en pocos segundos. Es de gran utilidad en entornos de oficina
porque ahorra mucho tiempo y reduce los problemas por fallos humanos. A pesar de
que todas las computadoras actuales incorporan una calculadora, en Internet puedes
conseguir otras mucho más especializadas.

• Correo electrónico

El correo electrónico también se encuentra dentro de la clasificación de herramientas

ofimáticas. Aquí cada usuario dispone de datos de acceso únicos con los que puede
enviar todo tipo de archivos o mensajes a sus compañeros y clientes de forma
instantánea. Muchos lo consideran un componente vital para la comunicación en el
mundo empresarial.

• Agendas o calendarios
Las agendas y calendarios son recursos que permiten organizar el tiempo de una forma
más fácil y eficiente. Incluyen funciones como programación de reuniones, alarmas,
tareas compartidas, alertas o citas laborales. Es posible sincronizarlos en diferentes
dispositivos electrónicos para tener acceso a los datos desde cualquier lugar.

Lista de herramientas ofimáticas más populares

Las herramientas ofimáticas actuales también se pueden identificar bajo el término de

suites ofimáticas. En los últimos años, se han popularizado aquellas que ofrecen
servicios en la nube y que se caracterizan por estar disponibles a través de Internet.
Algunas de las opciones más populares y conocidas son:

1. Office 365

Office 365 es la alternativa creada por Microsoft y se destaca en el mercado por ofrecer
un entorno seguro para las empresas de todos los tamaños. Incorpora las herramientas
tradicionales de procesamiento de textos, presentaciones de diapositivas y hojas de
cálculo. En conjunto con eso, brinda servicios en la nube para acceder a los datos sin
importar tu ubicación.

2. LibreOffice

LibreOffice es una herramienta ofimática de código abierto que se encuentra bajo la

licencia de software libre General Public License (GPL). Esto significa que cualquier
individuo puede acceder a ella de forma gratuita y disfrutar de todas las características
disponibles. Tiene una amplia compatibilidad con los formatos más conocidos, pero no
ofrece servicio en la nube.

3. WPS Office
WPS Office es una excelente opción para las empresas que trabajan regularmente con
archivos en formato PDF. Con esta herramienta ofimática es posible enviar currículos,
páginas web y formularios a otras personas tanto dentro como fuera de la organización.
Dispone de un editor exclusivo con el que se firman, convierten, editan y comprimen
documentos PDF con facilidad.

4. Google Workspace

Google Workspace es un paquete de oficina que ofrece una gran variedad de

aplicaciones para organizar, administrar y gestionar todo tipo de información. Desde
esta herramienta ofimática se puede completar casi cualquier proyecto y está basado
en la nube. Todos los miembros de un equipo o departamento pueden abrir, editar o
eliminar cualquier documento siempre que cuenten con el permiso del administrador.

5. Corel WordPerfect

Corel WordPerfect es una opción ideal para los usuarios avanzados en ofimática o que
se interesan por explorar funcionalidades innovadoras. Incorpora un creador de hojas
de cálculo, un procesador de textos y un creador de presentaciones. En añadido,
dispone de WordPerfect Lightning para tomar notas digitales, Paradox para gestionar
bases de datos y mucho más.

6. iWork

iWork es un entorno enfocado en los usuarios de Apple, ya que está diseñado solo
para dispositivos Mac, IPhone e IPad. No obstante, las demás personas también
pueden aprovecharlo usando las aplicaciones web de iWork, pero necesitarán iCloud o
Box para poder editar los archivos. Ofrece una interfaz muy intuitiva con herramientas
básicas de ofimática con las que podrás ordenar las informaciones como prefieras.
Las ventajas y desventajas de utilizar la ofimática en las empresas

La implementación de la ofimática en las empresas facilita las tareas de oficina,

optimiza los procesos administrativos y ayuda a gestionar mejor la información. Eso se
traduce en una reducción significativa de los costes, un uso más racional del
tiempo y un mayor rendimiento y control.

Sin embargo, la ofimática no está exenta de sombras. Su dependencia a la energía

eléctrica, los problemas de privacidad, posibles errores en los sistemas ofimáticos o
fallos en la red pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las
empresas, por lo que necesitan contar con protocolos de actuación que prevean esos
escenarios.

Beneficios de la ofimática

Entre las ventajas de la ofimática cabe destacar que, esta aplicación de la informática a
las labores y técnicas de oficina, tiene fines de perfeccionamiento, optimización y
mejora del trabajo, así como de todas las operaciones relacionadas.

ventajas de las herramientas ofimaticas

• La ofimática destaca por hacer posible que cualquier labor que previamente
pueda realizarse de manera manual, pueda llevarse a cabo a través de la
informática. De este modo, la ofimática permite acciones como la automatización
de dictados, el archivo de documentos en un ordenador o en la nube, el
microfilmado, la gestión de archivos y la realización de cálculos complicados
automáticamente, entre otras muchas tareas optimizadas.
• Son fáciles de utilizar y sencillas.
• Están disponibles en todo momento para los usuarios.
• Brindan paquetes de programas ejecutables.
• Se pueden adaptar a cualquier ordenador.
• Si los usuarios lo desean, pueden compartir los archivos creados con estas
herramientas.
 • Posibilitan la subida y descarga de documentos.
• Facilitan la configuración de aquellas páginas en las que se realizan los trabajos.

¿Qué desventajas tiene la ofimática?

• Cada paquete de oficina es desarrollado con características particulares, esto
hace que los documentos creados en una suite ofimática como Microsoft Office
no sean completamente compatibles con otras marcas. Esto impide abrir
archivos y, de hacerlo, puede haber fallas por incompatibilidad entre las suites
ofimáticas.
• El uso a profundidad de herramientas como las hojas de cálculo o las bases de
datos exigen cierto nivel de conocimiento para poder realizar operaciones
complejas o avanzadas. Por lo tanto, si no se cuenta con un personal preparado
en esta área, será necesario hacer una inversión extra de tiempo y dinero en
capacitaciones.