2024

Caso de Estudio Práctico

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

Caso de Sheila
Hace tres meses Sheila esperaba con ansias su ascenso a supervisora. Después de cuatro años
en el departamento, confiaba en sus capacidades y sabía que su personal era capaz y tenía
experiencia.
Hoy, Sheila no está tan segura de estar hecha para ser supervisora. Su jornada laboral parece no
tener fin. Durante las horas de oficina su día se ocupa asignando trabajo y revisando resultados.
Además, hay un flujo constante de visitantes y el teléfono suena constantemente. Por la noche,
cuando quiere relajarse, tiene que ocuparse de asuntos administrativos como leer el correo,
contestar cartas, preparar presupuestos y completar evaluaciones de desempeño.
Frustrada, Sheila le pidió a su amiga Carol que la acompañara a almorzar. Sheila dijo que tenía
algo importante de qué hablar con ella. Durante el almuerzo, le dijo a Carol que estaba pensando
en dejar el trabajo de supervisora. Dijo que simplemente no podía afrontar una carrera
trabajando 60 horas a la semana. Carol escuchó y luego dijo que podría haber otra manera. Si el
único problema era el tiempo requerido para hacer el trabajo, tal vez podría ayudar una revisión
de cómo Sheila estaba usando su tiempo. Después de escuchar a Sheila describir una semana
típica, Carol hizo las siguientes preguntas. ¿Cuáles pudieran ser esas preguntas?

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
Marco Pitti
Introducción
El uso del tiempo es de suma importancia
para las empresas ya que influye
directamente en el rendimiento y la
producción. El tiempo es un factor limitante
en la gestión empresarial y el mismo se
debe tener en cuenta para administrar
eficientemente las operaciones y la propia
vida organizacional. Gestionar
correctamente el tiempo en el trabajo ayuda
directamente a mejor tus actividades y las de todo el equipo, centrándote en ganar eficiencia en el
rendimiento, en la productividad y la calidad de vida.
En el siguiente ensayo expondremos un análisis acerca del dilema que está pasando Sheila con su
nuevo puesto de supervisora, al punto que la ha hecho dudar y llegar a pensar que no está hecha
para ser supervisora.

Desarrollo del contenido: Preguntas hechas por Carol

1. ¿Cuáles son los distractores de Sheila?

Flujo constante de visitas: Sheila recibe
muchas visitas en las horas más productivas
de trabajo durante el día, lo que ha limitado su
tiempo exponencialmente.
Teléfono: Sheila recibe llamadas telefónicas
constantemente, talvez muchas de esas
llamadas son prolongadas y que en muchas ocasiones no conducen a obtener resultados
concretos, al contrario, le hacen perder tiempo valioso de su jornada laboral.
Gestiones administrativas: Sheila está ocupada mientras atiende asuntos administrativos
que le distraen del objetivo de su puesto como supervisora.

2. ¿Qué debería hacer Sheila para controlar el flujo constante de visitantes?

 Flujo constante de visitas: Una alternativa para solucionar este tipo de distractor es
llevar una agenda en la que pueda delimitar qué visitas o reuniones son prioritarias,
cuáles postergables y finalmente, qué tipo de visitas puede excluir, ya que no
representan un aporte para su trabajo.

3. ¿Qué debería hacer Sheila para controlar las llamadas telefónicas?

Teléfono: Al momento de recibir una llamada, Sheila debe considerar si esta
conversación que va a tener se la puede clasificar como importante. De ser así, contestar
de manera amable, directa y rápida, con el objetivo que no se alargue innecesariamente.

4. ¿Qué debería hacer Sheila para mejorar su gestión administrativa?

Gestiones administrativas: Es importante que Sheila, aprenda a delegar tareas, y
funciones a su personal, que le permitan ser más eficiente con su tiempo y sus objetivos
como supervisora. Es importante que Sheila conozca el tiempo de cada tarea, para así
poder definir prioridades, plazos y objetivos, lo que la ayudaría a mantener una mejor
organización en la gestión administrativa y a evitar retrasos, tanto en el trabajo de los
empleados como el de ella.

5. ¿De qué forma podría Sheila obtener más control sobre el uso de su tiempo?
Sheila puede utilizar alguna técnica
que la ayuden a definir las tareas en
rangos, desde las actividades
indispensables hasta las actividades
prescindibles, para hacer una mejor
gestión del tiempo.
El objetivo de utilizar alguna técnica
organizacional para la gestión del
tiempo, es cuantificar resultados de
manera precisa, además ayudaría a Sheila al momento de delegar tareas a sus
colaboradores. De esta forma será eficiente con su tiempo, permitiéndole centrarse en
sus objetivos como supervisora y en lo que requiere su atención en su jornada de
 trabajo, ayudándola a separar su vida laboral de la personal obteniendo el tiempo que
requiere para descansar y sentirse menos abrumada por las tareas. Las técnicas que
podría utilizar Sheila son: Matriz de Eisenhower, Ley de Pareto, Análisis ABC, Método
Alpen, Técnica de Pomodoro.

6. ¿Qué actividades puede delegar Sheila y cuáles no?

TAREAS URGENTES NO URGENTES

 Tareas asignadas propias de  Preparar presupuestos.

su puesto de trabajo como  Evaluaciones de desempeño.
IMPORTANTES
supervisora
 Revisión de resultados
 Leer correos electrónicos  Tareas administrativas.

NO IMPORTANTES  Responder cartas

 Responder llamadas

Conclusión
Saber usar el tiempo y gestionarlo de manera eficiente, ayuda a sacar provecho máximo de la
jornada laboral, ayuda a mejorar la planificación, diseño y organización de las distintas
actividades y tareas que se deben realizar en la empresa. Todo esto implica tener como superviso;
tener la habilidad de delegar y asignar responsabilidades de modo efectivo a los distintos
colaboradores, conocer el tiempo de cada tarea, para así poder definir prioridades, plazos y
objetivos, lo que va garantizar la participación activa de cada uno, así como el aporte de sus
talentos en la consecución de los fines organizacionales.

Bibliografía

https://www.linkedin.com/pulse/el-manejo-del-tiempo-en-la-organizaci%C3%B3n-jes
%C3%BAs-rodolfo/?originalSubdomain=es

https://blog.qualylife.com.co/tecnicas-para-la-gestion-del-tiempo/
https://www.endalia.com/news/que-es-gestion-del-tiempo-y-como-aplicarla/