Ana María Rueda Suarez

Gestión de tiempo y Dirección de Reuniones - Ana Rueda

JULIA NOGUERAS Y SU EXCESO DE ACTIVIDADES EN LA RUTINA DEL DÍA A DÍA

¿Qué recomendaciones inmediatas le darías a Julia para optimizar su

tiempo?
Julia no tiene en cuenta la diferencia entre tareas importantes urgentes, además tiende a
distraerse fácilmente debido a la falta de ordenamiento de ideas, por lo tanto le
recomendaría:

- Evitar aplazar actividades o acciones que se pueden hacer en el instante

- Delegar tareas que sabe que no le corresponden a ella

- Diseñar un plan o itinerario tanto para su vida laboral o familiar, donde distribuya en lo posible

la mayor parte de su tiempo. Tener una actitud dispuesta a la reflexión y disciplina.

- Identificar los valores de su Tiempo Nominal y de su Tiempo Real.

¿QUÉ ACCIONES DE MEDIANO Y LARGO PLAZO DEBE HACER PARA EVITAR
QUE ESTO SE REPITA?

Es claro que lo principal es ayudar a Julia a reflexionar acerca del valor del tiempo y de las
consecuencias de acciones negativas como la falta de orden y planificación, por lo tanto, le
recomendaría:

 Identificar sus tareas importantes y sus tareas urgentes

 Aprender a decir no
 Aplicar estrategias de concentración.
 Lograr un mayor orden de ideas mediante la creación y determinación de objetivos
 Establecer espacios para el cumplimiento de los asuntos profesionales y los personales
 Evitar hacer un hábito el posponer o aplazar actividades
 Definir alternativas de acción y prevenir posibles consecuencias positivas y negativas
¿Qué actividades puede y no, delegar?
las actividades que Julia puede delegar son:
 Apoyo a otras áreas de la empresa ajenas de su ámbito y capacidad laboral
 La atención a tutores de becarios.
 Asistencia a reuniones de acuerdo con su nivel de involucramiento en el objeto de las
mismas.

Las actividades no delegables serán:

 Respuesta a solicitudes de supervisores y directivos

 Atención a personal nuevo en el equipo de trabajo
 Planeación y cronograma de actividades y acciones de su responsabilidad
 Respuesta a quejas o demandas de clientes, según su tipo
 ENUNCIA TRES ERRORES QUE JULIA ESTÁ COMETIENDO, EN FUNCIÓN DE
LA GESTIÓN DE SU TIEMPO.

 Poca o nula priorización de actividades. Julia no está siendo consciente de los

compromisos que debe cumplir y las consecuencias de no hacerlo, esto tanto en
el ámbito laboral como personal.
 Procastinación y falta de concentración. Prefiere realizar acciones que se pueden
dejar para otro instante en vez de atender aquellas tareas que merecen una
respuesta oportuna y no debería de aplazar.
 Falta de voluntad para delegar actividades. Julia da a entender que es consciente
de las actividades propias y de los otros cargos, pero a pesar de ello se ve
insegura para delegar dichas tareas.
¿QUÉ POLÍTICAS IMPLEMENTARÍAS EN LA EMPRESA, PARA EVITAR QUE SE
REPITA LA SITUACIÓN DE JULIA?

Según el contexto, los mayores problemas están relacionados con la falta de

comunicación asertiva y orden, por lo tanto una buena estrategia para cerciorarse que
las responsabilidades se están acatando adecuadamente es mediante la solicitud de
informes donde se verifique las actividades elaboradas por cada colaborador. Además
es fundamental realizar acercamientos con el equipo de trabajo. También cabe
mencionar el gran papel que juega el área de talento humano alrededor de la salud
mental del trabajador, por ende es importante fortalecer el acompañamiento en
diferentes aspectos.
¿CÓMO PODRÍA APOYAR ARCADIO MANUEL A JULIA, DADA LA SITUACIÓN DE
AGOBIO QUE ESTÁ VIVIENDO?

Arcadio Manuel es un personaje puede aportar a todo el equipo de trabajo mediante el ejemplo y
la comunicación asertiva, representa un buen apoyo en el cual Julia podría mejorar gran parte
de sus problemas entorno con el manejo del tiempo, siempre y cuando se tuviera en cuenta lo
siguiente:
 El trabajo en equipo, fortalecimiento de la comunicación e identificación de las necesidades
de los colaboradores.
 Flexibilidad con las actividades y con los aportes de los colaboradores. Es de gran
importancia tener en cuenta los aportes de los compañeros y evaluar opciones, con el fin de
innovar los procesos empresariales.
 Disposición de compañero. Arcadio Manuel sin duda es autoritario y aislado de su grupo de
trabajo, por lo tanto es un personaje que tensa el ambiente laboral.
¿QUÉ APLICACIÓN Y GADGET LE RECOMENDARÍAS A JULIA, PARA
OPTIMIZAR SU TIEMPO?

 En la actualidad existen múltiples estrategias y herramientas innovadoras que nos permiten

hacer un mejor uso de nuestro tiempo. Por ejemplo, a nivel organizacional se puede utilizar
las aplicaciones ofimáticas como las que brinda google, su calendario es una excelente
herramienta para llevar un cronograma tanto individual como grupal de las tareas y
compromisos, brinda la posibilidad de realizar reuniones y adjuntar información junto con los
eventos, en incluso conocer la disponibilidad de los miembros para estos últimos.

 A sí mismo, también existen múltiples herramientas para administrar nuestro tiempo a nivel
personal como lo son las agendas electrónicas, apps para la gestión de calendarios, alarmas
y cronómetros, GPS, apps para mejorar la concentración etc.
Gracias