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DFOE-EC-IF-00019-2016
20 DE SETIEMBRE, 2016
FRANCISCO JAVIER Firmado digitalmente por ROSA LAURA MONGE Firmado digitalmente por ROSA
LAURA MONGE ROJAS (FIRMA)
HERNANDEZ FRANCISCO JAVIER HERNANDEZ
HERRERA (FIRMA) ROJAS (FIRMA) Fecha: 2016.09.20 10:19:48 -06'00'
HERRERA (FIRMA) Fecha: 2016.09.20 11:40:06 -06'00'
MAX ERIC
OGUILVE
Firmado
digitalmente por
MAX ERIC OGUILVE
Firmado digitalmente por JORGE
PEREZ
OLIVERIO AGUILAR HERRERA (FIRMA)
PEREZ (FIRMA)
Fecha: 2016.09.20
(FIRMA) 10:29:49 -06'00'
Página nro.
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………... 1
ORIGEN DE LA AUDITORÍA………………………………………………………………….. 1
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA………………………………………………………………...1
ALCANCE DE LA AUDITORÍA…………………………………………………………………1
ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA……………. 2
GENERALIDADES ACERCA DEL INS Y DE SU AUDITORÍA INTERNA………………………… 2
METODOLOGÍA APLICADA…………………………………………………………………...3
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA…………………….. 3
2. RESULTADOS…………………………………………………………………………….. 3
TEMA 1: PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA…… 3
HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL UNIVERSO AUDITABLE……….3
HALLAZGO 1.2: LAS UNIDADES DE NEGOCIO DE BAJO NIVEL DE RIESGO NO SE INCLUYEN EN
LOS PLANES DE AUDITORÍA………………………………………………………………….4
TEMA 2: VALOR AGREGADO DEL RESULTADO DE LOS ESTUDIOS QUE
REALIZA LA AUDITORIA INTERNA DEL INS………………………………………… 5
HALLAZGO 2.1: LA AUDITORÍA INTERNA DEL INS REALIZA ACTIVIDADES QUE
CORRESPONDEN A LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA…………………………………………... 5
TEMA 3: SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS…………………... 8
HALLAZGO 3.1: OPORTUNIDADES DE MEJORA RESPECTO A LA PROGRAMACIÓN Y
EJECUCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES…………………………………… 8
3. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………..9
4. DISPOSICIONES………………………………………………………………………… 10
AL LIC. LEONEL FERNÁNDEZ CHAVES, EN SU CALIDAD DE AUDITOR INTERNO O A QUIEN EN
SU LUGAR OCUPE EL CARGO……………………………………………………………… 10
ANEXO
RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué examinamos?
El presente estudio tuvo como objetivo analizar la gestión de la Auditoría Interna del Instituto
Nacional de Seguros (AI-INS) con el fin de fortalecer esta unidad como componente orgánico
del sistema de control interno y determinar oportunidades de mejora en las funciones de
planificación, valor agregado y seguimiento de las recomendaciones, aspectos mediante los
cuales esa unidad coadyuva en la mejora de la gestión del INS. El alcance de este estudio
comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, ampliándose cuando se consideró
necesario.
¿Qué encontramos?
La AI-INS dedica esfuerzos para elaborar planes estratégicos basados en riesgo y en las
actividades que han sido calificadas prioritarias; sin embargo, no se documenta de forma
adecuada el universo auditable y no se incluyen periódicamente unidades de negocio con bajo
nivel de riesgo en el plan de auditoría, tal y como lo establece el Consejo para la Práctica 2010-
2 de las Normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna, del Instituto de Auditoría
Interna Global.
La AI-INS realiza funciones administrativas al efectuar la valoración de avalúos de vehículos de
manera permanente, y al revisar en forma previa las contrataciones que debe adjudicar la Junta
Directiva, lo cual va en contra de lo dispuesto en el inciso a) del artículo 34 de la Ley General de
Control Interno.
En el artículo 31 del Manual de Auditoría Interna, se establecen plazos máximos para que la
Administración cumpla con las recomendaciones, aspecto que va en contra de la norma 2.11 de
las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI), donde se
dispone que tales plazos deban ser determinados por la Administración.
Finalmente, se observó que en algunos casos no hay evidencia de que la Administración haya
suministrado la programación de actividades que le permita a la AI-INS verificar el avance y
cumplimiento de las recomendaciones. Además, no se tiene evidencia que se realicen acciones
formales ante el incumplimiento de plazos.
¿Qué sigue?
Con el propósito de contribuir a solventar las situaciones determinadas, y para fortalecer la
gestión de la Auditoría Interna, se disponen acciones tendentes a mejorar la documentación del
universo auditable, incorporar en el proceso para la elaboración del plan de auditoría una guía
para la selección en forma periódica de “unidades de negocio” con bajo nivel de riesgo,
abstenerse de realizar funciones administrativas, modificar el inciso 31 del Manual de Auditoría
Interna, para que se ajuste con lo que establece la norma 2.11 de las NEAI, solicitar a la
Administración los cronogramas para la implementación de las recomendaciones y establecer
un cronograma sobre las acciones a tomar por la AI-INS en relación con las recomendaciones
que se encuentran vencidas.
1. INTRODUCCIÓN
ORIGEN DE LA AUDITORÍA
1.1. Esta auditoría se realizó dada la relevancia que reviste para la administración
activa el buen funcionamiento de las unidades de auditoría interna, ya que los
servicios que brindan coadyuvan en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
1.2. Asimismo, dado que las unidades de auditoría interna son uno de los
componentes del control interno de las entidades del Sector Público que
contribuyen junto con la Contraloría General de la República a la vigilancia de la
Hacienda Pública, es de fundamental importancia que el Órgano Contralor realice
valoraciones de las unidades de auditoría, con el fin de identificar áreas que deban
ser fortalecidas para aumentar la efectividad de su labor.
1.3. El presente estudio se realizó con fundamento en las competencias que le
confieren a la Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución
Política, y los artículos 17, 21, 26 y 37 de su Ley Orgánica N° 7428, y en
cumplimiento del programa anual de trabajo del Área de Fiscalización de Servicios
Económicos de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.4. El estudio realizado tuvo como objetivo analizar la gestión de la Auditoría Interna
del Instituto Nacional de Seguros (AI-INS), con el fin de fortalecer esta unidad
como componente orgánico del sistema de control interno y determinar
oportunidades de mejora en las funciones de planificación, valor agregado y
seguimiento de las recomendaciones emitidas, aspectos mediante los cuales esa
unidad coadyuva en la mejora de la gestión del INS.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
1.5. La auditoría comprende una valoración de la actividad de la AI-INS, referida a los
temas que se mencionan a continuación, en el período comprendido entre el 1 de
Contraloría General de la República
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METODOLOGÍA APLICADA
1.11. La auditoría se efectuó de conformidad con lo establecido en el Manual General
de Fiscalización Integral1 (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público2, el Procedimiento de Auditoría3 y las sanas prácticas en la materia.
1.12. Para realizar el trabajo de fiscalización se valoraron entre otros aspectos, la
documentación existente en el Órgano Contralor y la correspondencia de dicha
Auditoría. También, se realizaron entrevistas y sesiones de trabajo con el personal
de la AI-INS. Además, se revisaron los documentos emitidos por ella durante el
2014, con el fin de determinar si en el cumplimiento de sus funciones, se observó
la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna.
2. RESULTADOS
TEMA 1: PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA
INTERNA
HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL UNIVERSO
AUDITABLE
2.1. El proceso de planificación debe considerar, entre otros elementos, la
determinación del universo de auditoría. Al respecto, las Normas para el Ejercicio
de la Auditoría Interna en el Sector Público (NEAI) definen dicho concepto como:
1 Resolución R-DC-13-2012. Contraloría General de la República. Despacho Contralor, San José, a las
catorce horas del tres de febrero de dos mil doce
2 Resolución R-DC-64-2014. Contraloría General de la República. Despacho Contralor, a las quince
horas del once de agosto de dos mil catorce.
3 Emitido por la Contraloría General de la República mediante Resolución N° R-DC-119-2009 del 16 de
diciembre de 2009, publicado en La Gaceta N° 28 del 10 de febrero de 2010.
Contraloría General de la República
T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr
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4
Unidad. Lo anterior contraviene la norma 2.11 de las NEAI transcrita, dado que su
determinación de los plazos de cumplimiento corresponde a la administración
activa, considerando criterios de razonabilidad y sin perjuicio de que previamente
se de una negociación con la AI-INS para asegurar el cumplimiento oportuno de
las recomendaciones.
2.30. Además, al revisar una muestra de 15 expedientes de seguimiento, se determinó
que en el 47% de los casos, no consta el cronograma sobre el cumplimento de las
recomendaciones que debe presentar la Administración a la AI-INS, tal como lo
establece el procedimiento UT-02.
2.31. En el 20% de los citados casos la fecha de implementación de las acciones
correspondientes está vencida y por ende la recomendación se encuentra
pendiente. Sin embargo, no se evidencia en el expediente respectivo, gestión
formal por parte de la AI-INS, para solicitar a la Administración, justificación o
ampliación por el incumplimiento de esos plazos.
2.32. Las razones que originaron las situaciones apuntadas obedecen a la
inobservancia, para los casos concretos citados en este apartado, de las normas
2.5 y 2.11 citadas. Además, el párrafo 31 del Manual de Auditoría Interna, es
contrario a lo estipulado en las NEAI, por cuanto los plazos para el cumplimiento
de las recomendaciones, los debe establecer la administración activa.
2.33. Las situaciones determinadas por esta Contraloría General pueden repercutir en el
compromiso por parte de la Administración para el cumplimiento de las
recomendaciones, en la corrección oportuna de las situaciones reportadas por la
AI-INS y en un cuestionamiento de la efectividad de las recomendaciones y de su
respectivo seguimiento.
3. CONCLUSIONES
3.1. A pesar de que la Auditoría Interna realiza un proceso de planificación basada en
riesgos, no se documenta adecuadamente el universo auditable en su Plan
estratégico. Además, las unidades de negocio de bajo nivel de riesgo no se
incluyen en los planes de auditoría.
3.2. La AI-INS contrata servicios profesionales de peritos automotores para realizar de
manera permanente, una revisión de los avalúos efectuados por los talleres,
relacionados con los daños sufridos por los vehículos a ser indemnizados, y
además efectúa una revisión previa del expediente de las contrataciones que debe
adjudicar la Junta Directiva, cuyas funciones son de carácter administrativo, lo cual
va en contra de la prohibición estipulada en el inciso a) del artículo 34 de la Ley
General de Control Interno, N° 8292.
3.3. La AI-INS aprobó el Manual de Auditoría, el cual establece en el artículo 31 plazos
máximos para que la Administración cumpla con las recomendaciones giradas por
esa Unidad, aspecto que va en contra de la norma 2.11 de las NEAI, por cuanto
tales plazos deben ser determinados por la Administración. Además, en algunos
casos la Administración no suministra a la AI-INS la programación para verificar el
4. DISPOSICIONES
4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la
Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de
Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de
acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para
ello, por lo que, su incumplimiento no justificado constituye causal de
responsabilidad.
4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán
observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones
y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus
informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015,
publicados en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron
en vigencia desde el 4 de enero de 2016.
4.3. Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que
considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas,
así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan,
en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.
ANEXO
siniestros por ramo y por producto y para el 2013 se contó con otros elementos adicionales
a la identificación de riesgos altos y rentabilidad de los productos. Adicionalmente,
mediante oficio AU-0031 4-2016 del 29 de abril de 2016, se señaló que no se habían
realizado estudios concretos de control relacionados con la línea de fianzas y cauciones
antes del año 2013, ya que ese producto, para el período 2008-2015, presentaba en la
mayoría de esos años utilidades, indicándose además que para la determinación de los
productos a revisar se establecen los principales riesgos asociados a cada negocio así
como la cobertura dada en años anteriores y otros criterios de evaluación como
razonabilidad del rubro de primas y siniestros para enfocar el análisis.
No se desprende de lo señalado en esa oportunidad, cuál era el proceder de esa Auditoría
Interna respecto de los procesos o gestiones que presentaban riesgos bajo, siendo que, tal
y como lo señala la Auditoría Interna en sus comentarios al borrador de informe, no es sino
hasta la formulación del programa de estudios del año 2016, que se orienta a cubrir los
riesgos altos y los medios y bajos que salen de los criterios de cobertura y solicitud de
estudios de la administración.
En todo caso, la misma Auditoría Interna reconoció, tanto en la presentación de resultados
del estudio, como en las observaciones al borrador del informe, la conveniencia de contar
con una guía para la selección en forma periódica de “unidades de negocio” o procesos con
bajo nivel de riesgo, para confirmar que sus riesgos no han cambiado, razón por la cual el
hallazgo y su disposición, se mantienen en todos sus extremos.
N° Párrafos Observaciones al Hallazgo 3.1 (párrafos 2.26 al 2.33 y párrafos 4.8 y 4.9)
Observaciones En cuanto al hallazgo 3.1, sobre las oportunidades de mejora respecto a la programación y
Contraloría General de la República
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15
Auditoría Interna ejecución del seguimiento de recomendaciones, la Auditoría Interna indicó lo siguiente:
“Hemos tomado nota para modificar el inciso 3.1 del Manual de Auditoría Interna a fin de no
generar una confusión como la presentada. / Al respecto hacemos el siguiente descargo
del hallazgo en general, por cuanto tal y como lo manifiesta ese Ente en su informe, no
compartimos los criterios normativos que sustentan el hallazgo:
• 1. Párrafo 2.28, el plazo de los diez días señalados corresponde a lo que indica el
artículo 36 de la Ley General de Control Interno. Este artículo se señala en la nota oficial a
la Gerencia de los informes enviados. No corresponde a un plazo impuesto por la
Auditoría Interna.
• 2. Párrafo 2.29; de su hallazgo, los plazos señalados en el manual son plazos
máximos de referencia, no son plazos que se impongan al auditado…La referencia que
indica el Manual es para que se considere en la etapa de seguimiento interno, para que se
tomen medidas si se observa que se mantienen pendientes recomendaciones que por su
prioridad deberían haberse atendido.
• 3. Párrafos 2.30 y 2.31, este Despacho coincide en que sí se dan casos en los que
algunas dependencias no mandan los cronogramas o no los cumplen en tiempo, sin que
ello se deba a que no se tenga un plan de seguimiento ni a que los plazos no se hayan
solicitado desde el inicio o a que no se hayan efectuado requerimientos a la Administración
ante la no atención de las recomendaciones. / Con la implementación del sistema de
seguimiento de recomendaciones a nivel institucional, se hizo necesario revisar a lo interno
de la Auditoría la efectividad de nuestro seguimiento, encontrando oportunidades de
mejora para ser más efectivos y eficientes. Para ello a partir del año 2016 se reasignan las
recomendaciones pendientes a las áreas que las generaron y se están revisando para ver
el grado de implementación de las mismas y tomar las acciones correspondientes. Los
cambios fueron aplicados a partir del año 2016, tal y como le fue comunicado a los
auditores de la Contraloría que estaban haciendo el estudio en oficio AU-347-2016.
• 4. Párrafo 2.32; considera este Despacho que la inobservancia a que hace
referencia esa Contraloría no es de recibo por cuanto sí se acatan las normas 2.5 y 2.11,
se tienen políticas y procedimientos para guiar la actividad y los mismos son del
conocimiento de nuestros auditores y además se vela porque se aplique un seguimiento
de las recomendaciones. Ambos temas son objeto de revisión anualmente buscando
oportunidades de mejora, que nos permitan ser más oportunos y eficientes. Además son
temas que se valoran en las evaluaciones de calidad y ambos están como “parcialmente
cumplidos”.
• 5. Párrafo 2.33; la Administración tiene claro que la responsabilidad de la
implementación es suya y siempre, en todos los estudios de auditoría, se solicita a la
administración que establezca el plazo de atención de las recomendaciones. / Además se
tiene establecido, en el procedimiento de seguimiento, las gestiones a realizar ante la no
atención de nuestras recomendaciones: Dos requerimientos al Auditado y si no cumple se
le envía nota de advertencia a la Gerencia y las mismas se ejecutan cuando ameritan. / Ya
para el año 2016, con los cambios en los procesos de seguimiento, se han remitido
advertencias a la Gerencia sobre algunas recomendaciones pendientes y la misma
Gerencia ha solicitado dar por atendidas algunas otras con acciones alternativas que se
han tomado. (AU-0482-2016, AU-0543-2016, AU-0608-2016, AU-0616-2016, AU-0619-
2016)
Adicionalmente señala esa Auditoría que “… con el cambio realizado a partir del año 2016
en el proceso de seguimiento de nuestras recomendaciones, se están revisando todas las
recomendaciones pendientes y se está solicitando a la Administración lo pertinente. Sin
embargo en atención a sus disposiciones 4.8 y 4.9 procederemos a girar un recordatorio a
Contraloría General de la República
T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr
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nuestras jefaturas para que revisen las recomendaciones que tienen pendientes en
conjunto con sus colaboradores y si todavía se visualizan recomendaciones sin el plan de
atención respectivo, se solicite el mismo a la Administración. Además se les giraran
instrucciones para que analicen las recomendaciones pendientes a la fecha y si se tienen
recomendaciones fuera del tiempo de atención se requiera a la Administración lo
pertinente. / Sobre el tema de cronogramas es importante resaltar, además de lo ya
mencionado en el punto anterior, que nuestra Auditoría, por lo general siempre los solicita
en el oficio formal que se envía a la Gerencia…”
También señala la Auditoría Interna que para las disposiciones 4.8 y 4.9, “…se procederá a
solicitar la revisión de las recomendaciones pendientes que carezcan de cronograma o
hayan incumplido el plazo, sin embargo para valorar la efectividad de su atención,
considera ese Despacho que podrá evidenciarse con el informe de recomendaciones
anuales, que se presenta en enero 2017. Solicitamos por tanto valorar si se puede ampliar
los plazos de estas disposiciones.”
¿Se acoge?
Sí No Parcial X
Argumentos Con respecto a cada uno de los puntos citados por la Auditoría Interna del INS, esta
CGR Contraloría General señala lo siguiente:
d) Sobre los hechos posteriores a este estudio de la Contraloría, los cuales comunica esa
Auditoría Interna que se dieron en el año 2016, mediante los oficios AU-0482-2016, AU-
0543-2016, AU-0608-2016, AU-0616-2016, AU-0619-2016 en el sentido de que ha
realizado advertencias a la Gerencia sobre algunas recomendaciones pendientes, no
queda claro si aún quedan otras recomendaciones pendientes por lo que esta Contraloría
reitera la importancia de ejecutar las acciones que corresponden a esa Auditoría Interna en
relación con las recomendaciones que se encuentran vencidas y aún no han sido
implementadas por la Administración.
e) Con respecto a los acuerdos tomados por la Junta Directiva como por el Comité de
Auditoría Corporativo para que la Administración atienda en tiempo y oportunamente
nuestras recomendaciones y las recomendaciones de los entes fiscalizadores externos,
esta Contraloría no se refiere dado que los citados acuerdos no forman parte del informe
de marras.
f) Considerando la necesidad de que la Auditoría Interna del INS realice debidamente
fundamentado los aspectos indicados por este Órgano Contralor, así como otros que se
consideren pertinentes, se amplía el plazo para el cumplimiento de las disposiciones
contenidas en los párrafos 4.8 y 4.9 para el caso de los peritos hasta 31 de enero del 2017.