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Estractado de la tesis de la Licda. Rosa Marina Ortiz, para efectos docentes ünicamente
FINALIDAD: Realizar estados financieros sin tener disponible toda la información necesaria,
obteniendo información de distintas fuentes para hacer las integraciones de las cuentas.
FUENTES DE INFORMACIÓN:
Movimientos de caja: Estado de cuenta bancarios, copia de cheques emitidos, caja chica, etc.
Datos de balance o de inventarios: Declaración jurada anual presentada a SAT, con cheques
voucher o facturas de compra, toma inventarios de inventarios de propiedad, plata y equipo, toma
de inventarios de materias primas, toma de inventarios de insumos varios (papelería y útiles,
ensures, etc), toma de inventarios de productos terminados, etc.
Jornales o información adicional: Toda aquella información que no está contenida en los
movimentos de caja o balances.
LA ECUACION PATRIMONIAL
La condición o posición financiera de un negocio está representada por la relación que existe
entre los activos y los pasivos, más el capital.
Activo:
Los activos de una empresa son, en general, las propiedades o recursos económicos que
posee, por ejemplo: dinero en efectivo, terrenos, instalaciones, cantidades adeudadas al
negocio por sus clientes, mercancías que se tienen para la venta, Etc.
Pasivo:
Un pasivo es una deuda que tiene la empresa y en él se incluyen las cantidades que se deben a
los proveedores y acreedores por la compra de mercancías y servicios adquiridos al crédito,
salarios y sueldos por pagar a los empleados, impuestos, hipotecas, documentos por pagar,
Etc.
Capital:
Cuando se habla de capital, se refiere a la participación que tiene el propietario del negocio en
sus activos.
El Balance General recibe ese nombre ya que la suma de ambos lados debe coincidir; la suma
de los activos debe ser igual a la suma del pasivo, más el capital. Si se representa esa igualdad
en una ecuación ésta sería:
ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL
A esta ecuación se le denomina ecuación contable, la cual representa el equilibrio entre el
activo, por una parte, y los derechos de los acreedores y propietarios por otra.
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En las cuentas de activo, los aumentos se cargan, representan débitos para ellas. Las
disminuciones, por su parte, deberán representar créditos o sea se deben abonar. En las
cuentas de pasivo y capital, los aumentos se abonan y las disminuciones se cargan.
En esencia, el sistema de partida doble consiste en una serie de tablas que son las cuentas del
Mayor, una para cada clase de activo y pasivo. Los valores de cada tabla forman un registro
continuo del valor inicial y los subsiguientes cambios de ese valor.
Ideas Fundamentales
Las ideas fundamentales del sistema de partida doble son:
a) Hay una cuenta del mayor para cada tipo de activo o pasivo.
b) Cada cuenta del mayor tiene dos lados o columnas:
• La de la izquierda que se llama Debe.
• La de la derecha que se llama Haber.
Reglas Fundamentales
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• Al contado; para lo cual la fuente de información que se tiene son las facturas y los
ingresos a la caja.
• Al crédito; para lo cual la fuente de información que se tiene son las facturas y el
registro de los clientes.
A continuación analizaremos los conceptos con los cuales se carga y se abona la cuenta de
clientes
Clientes
Saldo Inicial Pagos o Abonos
Ventas al Rebajas
Crédito Devoluciones
Cuentas Incobrables
Saldo Final
Debe tomarse en cuenta que algunas veces las rebajas o las devoluciones sobre ventas son
en efectivo y por lo tanto no afectan la cuenta de clientes; así como la provisión para cuentas
incobrables. Para ilustrar lo anterior, veamos las partidas relacionadas:
Pda1__________________________XX______________________________________
Rebajas Sobre Ventas Q XXX.XX
Clientes Q XXX.XX
Cuando las rebajas sobre ventas afectan la cuenta clientes, deben tomarse en cuenta para
la determinación de las ventas.
Pda2__________________________XX______________________________________
Rebajas Sobre Ventas Q XXX.XX
Caja Q XXX.XX
Cuando las rebajas sobre ventas son en efectivo no deben tomarse en cuenta para la
determinación de las ventas ya que no afectan la cuenta de clientes.
Pda3 __________________________XX______________________________________
Cuentas Incobrables Q XXX.XX
Clientes Q XXX.XX
Cuando se registran las cuentas incobrables por el método directo éstas deben tomarse en
cuenta para la determinación de las ventas.
Pda4__________________________XX______________________________________
Cuentas Incobrables Q XXX.XX
Provisión para Cuentas Incobrables Q XXX.XX
Cuando las cuentas incobrables se registran por el método de provisión no deben tomarse
en cuenta para la determinación de las ventas ya que no afectan la cuenta de clientes.
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Revisemos ahora el esquema que nos servirá para determinar las ventas:
Recordemos que los saldos iniciales y finales se pueden obtener de estados financieros
comparativos o balances de saldos y que debemos tomar únicamente los documentos por
cobrar comerciales.
b) Compras:
Las compras al igual que las ventas, pueden efectuarse:
• Al Contado; para lo cual la fuente de información son las salidas de efectivo en la caja o
la cuenta de bancos.
• Al Crédito; para lo cual la fuente de información es la cuenta de Proveedores, Cuentas
por Pagar o Documentos por Pagar por concepto de mercaderías.
Veamos ahora los conceptos con los cuales se carga y abona esta cuenta:
Saldo Final
A continuación revisemos el esquema que nos servirá para determinar las compras.
c) Costo de Ventas
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d) Gastos:
Para poder determinar los gastos que corresponden al período que estamos trabajando
debemos analizar lo siguiente, en el balance de saldos:
• Los gastos pagados por anticipado al inicio del período (en el balance inicial) son
gastos del período que estamos revisando.
• Los gastos por pagar al inicio del período (en el balance inicial) son gastos que
corresponden al período anterior al que estamos revisando.
• Los gastos pagados por anticipado al final del período (en el balance final) son gastos
que corresponden al período siguiente al que estamos revisando.
• Los gastos por pagar al final del período (en el balance final) son gastos del período
que estamos revisando.
Y ahora veamos el esquema que nos servirá para determinar los gastos:
Gastos Pagados en el año Q XXX.XX
(+) Gastos Anticipados saldo inicial XXX.XX
Gastos por Pagar saldo final XXX.XX XXX.XX
Sub-total Q XXX.XX
(-) Gastos Anticipados saldo final Q XXX.XX
Gastos por Pagar saldo inicial XXX.XX XXX.XX
Total de Gastos Q XXX.XX
e) Productos
Al igual que en los gastos, debemos analizar lo siguiente:
• Los productos cobrados anticipados al inicio del período (en el balance inicial) son
productos del período que estamos trabajando.
• Los productos por cobrar al inicio del período (en el balance inicial) corresponden a
productos del período anterior al que estamos trabajando.
• Los productos cobrados por anticipado al final del período (en el balance final)
corresponden a productos del período siguiente al que estamos trabajando.
• Los productos por cobrar al final del período (en el balance final) corresponden a
productos del período que estamos trabajando.
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f) Depreciación
Para determinar la depreciación recordemos que ésta puede registrarse:
• Por el método directo; rebajando la depreciación de cada período directamente de la
cuenta de activos fijos. Y para esto, el formato que sirve para determinar la
depreciación del período es:
g) Cuentas Incobrables
Para determinar las cuentas incobrables gasto, cuando se utiliza el método de estimación, se
utiliza el siguiente formato:
Estimación Cuentas Incobrables saldo final Q XXX.XX
(+) Cuentas Incobrables dadas de baja XXX.XX
Sub-total Q XXX.XX
(-) Estimación Cuentas Incobrables saldo inicial XXX.XX
Cuentas Incobrables Q XXX.XX
Ganancias no Distribuidas
Pago de dividendos Saldo inicial
Pérdida del Período Ganancia del período
Saldo final
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