NORMAS ICONTEC

GTC 185
PRESENTADO POR: MIGUEL ÁNGEL
CHAUX
KARINA
LORET
ANDRÉS
ORDOÑEZ

Documentacion Organizacional
 ¿QUE ES LA NORMA GTC 185?

 Este documento se plantea

como una guía, lo cual se
adapta a cualquier
necesidad o ambiente. Esta
guía esta dirigida a
empresarios, directivos,
instructores, asistentes
administrativos y secretarios
y todas aquellas personas
que estén involucradas con
el documento.
OBJETIVOS DE LA NORMA GTC 185

• Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los

diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones,
con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

• Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y

presenta un orden para las partes de cada tipo de documentos ,
con base en el estilo y la presentación que demanda los
protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales
de procedimiento de cada organización , para la producción de
documentos.

• Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores,

asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas
involucradas en la generación de documentos, para facilitar su
elaboración y presentación.
 REFERENCIA NORMATIVA
 Las siguientes son las  normas  que están involucran en la guía 
GTC185:

 NTC1001, Papel
formatos                                                                                           
                                  
 NTC1075, Guía de numeración  
       
                                                                                                        
 NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros
proyectos de investigación   
                                                             
 NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.
 TERMINOS Y
ABREVIATURAS
• Anexos: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe
• Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido tratado y acordado en una

 reunión o cita
• Asuntos: Síntesis del documento que se envía
• Carta: Comunicación escrita que se utiliza en relación entre organizaciones y personas
 Naturales
• Certificado: Documento de carácter probatorio, publico o privado que asegura veracidad
• Circular: Comunicación escrita de interés común; con el mismo contenido escrito a un
 grupo especifico
 Codigo: Sistema Convencional que identifica el departamento o el área de sección a departamento
para la que se dirige el documento
 ASPECTOS GENERALES PARA LA
COMUNICACIÓN

Zona 1
Membrete que incluye razón
social, Sigla
O acrónimo, Logotipo en caso
de tenerlo

y numero de identificación
Tributaria NIT

Estas son 14 Cm horizontal

 Zona 2

Espacio Destinado para la

impresión de dirección,
Apartado, correo electrónico,
numero de telefónico, lugar
y Origen de País.
Se recomienda las siguiente
medidas
entre 1,5 Cm y 2. cm desde
el borde inferior de la hoja y
centrado
Zona 3

 Espacio superior
derecho
destinado al
registro y
radicación del
documento, Es
complementaria
de la zona 1.
 MÁRGENES

 Se recomienda
las siguientes
Márgenes
 Superior: 3 y 4
Cm
 Inferior: 2 y 3 Cm
 Lateral izquierdo:
3 y 4 cm
 Lateral Derecho:
2 y 3 Cm
 ESTILOS
 Para efectos de la distribución del
contenido de la comunicación, Se tienen
tres estilos como alternativa
Bloque Extremo
 • Todas las líneas Parten del Margen
izquierdo

Bloque
Las líneas del código, lugar de origen,
Fecha de elaboración, Firma y cargo se
escriben partiendo del centro del escrito
hacia el margen Derecho
Semibloque
Conservando la distribución del estilo bloque,
El primer renglón de cada párrafo tiene una
sangría de 5 espacios a 10 espacios
Carta Estilo Bloque
Extremo
Carta Estilo bloque
Carta Estilo Semibloque
Con Sangría
1.Denominación o Titulo
académico: Se recomienda
utilizar MAYUSCULA INICIAL
Para escribir el nombre de las
denominaciones o títulos
académicos
Señor- Señora- Doctora
3.Cargo: se aconseja
escribirlo con Mayúscula
Inicial. Los nombres de cargo
muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para
guardar Proporción visual con
los otros Datos
5. Dirección: PALABRAS
COMPLETAS, AVENIDA,
TRANVERSAL, CARRERA si se
incluyen letras deben ser en
MAYUSCULA Calle 21 C Luego
se deben dejar 3 espacios
2. Nombre del
Destinatario
Se sugiere escribirse con
MAYUSCULA FIJA: de
preferencia se escribe
los dos Apellidos
4.Organización: Se
aconseja escribirla Con
MAYUSCULA FIJA LOS
ACRONIMOS Y LAS SIGLAS
O COMO ESTEN
RERGISTRADOS ANTE LA
CAMARA DE COMERCIO
6.Destino:
Local Melgar
Nacional Bogotá Colombia
Internacional New York E.E.U.U
 IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR,
REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA
ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES

 A dos interlineas del remitente o a 1 interlinea libre de

anexos y copias se escribe el nombre y el apellidos de la
personas que participaron en la redacción, Transcripción
y demás actividades relacionadas con la elaboración del
documento, Todo debidamente Alineado.
 Si las persona que firma es la misma que redacta y
transcribe o demás actividades no se requiere su
identificación

 Ejemplo
 Redactora: Sandra Molina
 Transcriptor: Javier Peña
NUMERO DE COPIAS

El numero de copias de las comunicaciones internas o

externas
Obedece a los alineamientos y políticas establecidas en
la organización, Con base a las necesidades Y bajo los
principios de economía, eficiente y eficacia establecidos
por esta.
RECOMENDACIONES

Es importante que la comunicación no presente errores

técnicos, Ortográficos, Gramaticales ni de puntuación. La
presentación de originales y copias debe ser impecable
Sin borrones ni repisados
 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE
ELABORACIÓN

 Se escriben a 1 o 2 interlineas
libres del código y en forma
completa en orden de: Nombre
del lugar de Origen
 (en Mayúscula inicial) día, mes

( en minúscula) y año ( sin

separarlo con punto)
 SALUDO

 Se utiliza después del titulo de cortesía

 El nombre para las damas pueden ser

compuestos
 Los apellidos para los caballeros

 Finalizar en dos puntos

 Apreciado Señor Botina García:

Respetada Gloria María:

 Estimado y Apreciado solo se utiliza

para personas de confianza

 ASUNTO
 Se escribe con mayúscula Inicial
seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subraya

 Se escribe a dos interlineas libres, a

apartir del dato del destinatario.
Constituye la síntesis del tema del
documento. Se debe expresar en un
máximo de cuatro palabras, se omiten
artículos preposiciones o conjunciones
sin que se afecte el sentido.
 DESPEDIDA BREVE O LARGA (,)

Expresión de Despedidas con frases

Cortesía de Cortesía terminadas
 Despedidas en Punto.
breves  Agradecemos su Gentil
terminadas Colaboración.
en coma
 Para nosotros es un gusto
 Atentamente,
servirle
 Cordialmente,  Hasta una nueva
 Sinceramente, Comunicación
 Respetuosament
 Muchas Gracias por su
Amabilidad y rápida
e,
acción
 DATOS DEL REMITENTE
El nombre del Remitente se escribe en
MAYUSCULA FIJA de preferencia se
escriben los dos apellidos. Se recomienda
no utilizar Negrilla.

Ejemplo

Karina Ordoñez rojas

KARINA ORDOÑEZ ROJAS
Jefe de Prensa
IMPORTANCIA DE LA NORMA PARA LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Al momento de la elaboración de documentos las

normas sirven para realizar un documento o
comunicación escrita clara, esta es utilizada para
manejar información, entre organizaciones,
personas naturales y así mismo para la relación
entre empresas y empleados .Estas nos muestran
una forma correcta de realizar los documentos que
se deriven de las acciones administrativas; como lo
son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos
más importantes, sus generalidades y sus
márgenes. Todo esto en relación a la elaboración
de una Documento correcto y bien elaborado..
MUCHAS
GRACIAS