Reuniones efectivas

Antecedentes

La comunicación en las organizaciones representa la más

poderosa herramienta para alinear y orientar todas las practicas
individuales y de equipo hacia el logro de una visión y objetivos
comunes. Pero desgraciadamente en muchas organizaciones
actualmente encontramos:

• Ausencia y/o deterioro de la confianza mutua.

• Ausencia de sinceridad y franqueza.
• Falta de crítica y retroalimentación.
• Temor al conflicto.
• Falta de compromiso.
• Evasión de responsabilidades.
• Falta de atención a resultados integrales.
 Antecedentes

Para el mejoramiento de la
comunicación en las
organizaciones, es
necesario fortalecer el
trabajo en equipo,
información interna y
acciones que contribuyan
a que las organizaciones
logren sus objetivos en
ambiente positivo para la
productividad y la calidad.
 Reuniones de
Trabajo
El éxito de las reuniones
esta directamente
relacionado con su
preparación, conducción,
conclusión de acuerdos
que se requieren obtener y
el seguimiento de los
mismos, por lo que antes
de realizar una reunión es
necesario revisar lo
siguiente:
 Distribución de Roles
Roles Actividades
Moderador Da la palabra en forma equilibrada.

Modera a los muy participativos y estimula a los callados.

Maneja las discusiones y los conflictos interpersonales que se presenten.

Asegura el orden de la reunión

Cronometrador Maneja el tiempo de la agenda.

Modera cuando se está abusando del tiempo.

Secretario Toma nota de los acuerdos y compromisos.

Elabora la minuta del día con responsables.

Recuerda a los integrantes compromisos y plazos.

Coordinador Establece reglas y criterios de reunión.

Asienta compromisos.

Aclara los puntos y da información.

Asegura la participación equilibrada.

 Minuta
En cada reunión que el equipo celebra, deberá plasmar de
manera escrita los puntos tratados, acuerdos y compromisos
con la finalidad de mantener seguimiento a todas las
actividades que realiza el equipo, a esta actividad se denomina
minuta.
1. Después de la reunión, la minuta debe distribuirse a los
miembros del equipo y a cualquier otra persona que
necesite saber lo que ocurrió.

2. Las minutas es información recopilada se deben organizar

por fechas o número de sesiones de las juntas celebradas
para verificar el cumplimiento de los compromisos
adquiridos en cada sesión.
 Seguimiento de
acuerdos
Seguimiento de acuerdos (En tiempo y forma).
• El seguimiento consiste en apoyar y guiar a los integrantes
del equipo de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente.
El seguimiento y control, es de gran importancia para la
empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria
a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

“Honramos nuestros compromisos con responsabilidad”

En esta función confluyen etapas de la supervisión y su
importancia radica en que un seguimiento efectivo dependerá:

• La productividad del personal para lograr los objetivos.

• La observancia de la comunicación.
• La relación entre jefe-subordinada.
• La corrección de errores.
• La observancia de la motivación y del marco formal de
disciplina.

Por lo tanto, la coordinación en el seguimiento de acuerdos

esta ligado con la supervisión y de acuerdo con los diversos
estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado
de eficiencia y productividad dentro de la misma.
 Reuniones eficientes

Alineación Diaria: Reducir la resistencia a las reuniones diarias

(jefe de área debe estar convencido de llevar a cabo dichas
juntas), explicar el objetivo y el por que de los cambios.
 Reuniones eficientes

Beneficios:

• Cierra la brecha entre la planeación y la ejecución

(sincronizando las actividades de todos a los objetivos
departamentales).

• Mejora la eficiencia (seguimiento diario a indicadores más

importantes nos lleva a tomar acciones mas inmediatas que
ayudan a reducir errores y solucionar situaciones antes que
se vuelvan un problema.
 Reuniones eficientes

• Mejora la productividad, estas reuniones remplazan las

múltiples comunicaciones uno a uno en persona por correo a
través de llamadas porque desde el inicio del día se aclaran
muchas dudas y pendientes, son un constante.

• Recordatorio de lo que es más importante se evite la clásica

frase de; es urgente.
 Propósito
Seguimiento y alineación diaria a los indicadores y prioridades.

Objetivo: ¿Qué necesito para tener la certeza de que el negocio

o departamento va bien?

1. Compartir algo importante.

2. Revisar indicadores y prioridades.
3. Identificar problemas o situaciones.
4. Conocer las prioridades de las próximas 24 horas.
5. Resolver preguntas relevantes.
 Propósito
Modalidad Todos los días, Duración 15 minutos, Sin sentarse.

Orden de la reunión:
✓ ¿Qué es importante compartir con todos?
✓ ¿Cómo cerramos ayer y cuales son los objetivos que se
deben cumplir hoy?
✓ ¿Qué sucederá en las próximas 24 horas que sea relevante?
✓ ¿Quién se encuentra atorado con alguna situación o
prioridad?
✓ ¿Quién necesita ayuda?

Recomendación estar al pendiente de los que nunca tienen

problemas o dicen que todo está bien.