Gestión del Alcance

del Proyecto
Taller para la Certificación
PMP

Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP, PMP, RMP
pyamakawa@esan.edu.pe
Corrupción del Alcance

Sin una clara definición del alcance, “un pequeño

cambio o adición” aparentemente inofensivo
puede corromper el alcance hasta agotar el
tiempo y el presupuesto.

Cada cambio puede sonar tan simple que se

acepta sin revisión. Pero la suma de todos los
cambios pequeños tiene un gran impacto.
Objetivos de aprendizaje

1 Comprender la importancia de la Gestión del

Alcance.

2
Entender los procesos clave de la Gestión del
Alcance y las buenas prácticas para su
aplicación.
Agenda

Importancia de la Gestión del Alcance

Procesos de la Gestión del Alcance

Caso Práctico

Aspectos Clave

Recursos
 Importancia de la Gestión del Alcance

Formaliza y
Garantiza que documenta las Orienta el Asegura que se
el proyecto definiciones, trabajo realice
contenga todo acuerdos y realizado hacia solamente el
el trabajo aceptaciones los objetivos y trabajo previsto
requerido para del trabajo entregables y se obtenga la
complementarl realizado y de previamente aceptación del
o con éxito. los productos acordados. mismo.
finales.
 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino

Interamericano (INTER)”

Proyecto
Meta
• Diseño, implementación y puesta en
marcha de la ampliación de la capacidad
de transmisión del INTER.
Objetivo
• Integrar todos los componentes de
proyecto a la actividad principal del
negocio.
• Homologación del equipamiento en cada
país antes de la implementación.
Producto
Meta
• Infraestructura y equipamiento para
proporcionar las condiciones necesarias
para la ampliación del INTER.
Objetivo
• Obtener velocidades de transmisión
hasta 70 Gb/s.
• Porcentaje de inoperatividad del sistema
máxima de 0.4% (5 min 11 seg. por día.)
• Utilizar equipamiento de transmisión
estandarizado según norma ITU-T.
 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino

Interamericano (INTER)”

Alcance del Proyecto Alcance del Producto

• Realizar el diseño del sistema
• Realizar la instalación, integración,
configuración y pruebas del sistema de
gestión remoto.
• Ejecutar pruebas en fábrica del
equipamiento de telecomunicaciones.
• Integrar el sistema de transmisión existente
al nuevo sistema.
• Capacitar al personal de cada una de las
estaciones.
Exclusión: No se realizarán trabajos en la
planta submarina (planta seca y planta
húmeda)
• Cable Submarino Interamericano
funcionando a las siguientes capacidades:
Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s
• Estaciones terminales implementadas con
sistema de redes de datos de categoría 6,
energía eléctrica de -48 V dc y 220 Vac .
• Equipamiento debe cumplir con las
recomendaciones de la ITU-T y los
estándares.
• Personal capacitado en el mantenimiento
operativo el sistema de cable marino.
Exclusión: No se contempla la distribución
de la capacidad de transmisión a cada
operadora.
 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del
Producto
Proyecto: «Solicitud de Crédito- Sistema Workflow »
Alcance del Proyecto Alcance del Producto
¿Cómo debería ser el producto? ¿Cómo vamos a desarrollar el producto?

Sistema que soporta los procesos de análisis Recopilación y análisis de Requerimientos

y resolución de solicitud de crédito para los
clientes comerciales.
Escenarios de apoyo de facultades Especificaciones funcionales de desarrollo
extraordinarias.
Accesos controlado por usuario y contraseña. Desarrollo de Mapas de proceso

Mostrar estado en línea - Operaciones Pruebas de integración y unidades – Mapa

Funcionalidades para solicitud de crédito:
Aprobación, devolución, delegación,
derivación, y el envío de preguntas.
Notificaciones a través de mensajes de
correo electrónico a los usuarios
de Proceso
Desarrollo de Prototipos
Pruebas de integración y unidades - Sistema
Capacitación a usuarios finales.
Implementación y despliegue.
 Los procesos de la gestión del alcance

1 Planificar la Gestión del Alcance

2 Recopilar Requisitos

3 Definir el Alcance

4 Crear la EDT/WBS

5 Validar el Alcance

6 Controlar el Alcance
Planificar la Gestión del
Alcance
 Planificar la Gestión del Alcance

Es el proceso de crear un plan para la gestión del alcance que

documente cómo serán definidos, validados y controlados el
alcance del proyecto y del producto. El beneficio clave de este
proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se
gestionará el alcance a lo largo del proyecto.
 Planificar la gestión del alcance

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TECNICAS
1. Actas de
constitución del
proyecto.
2. Plan para la
dirección del
proyecto
• Plan de gestión de
1. Juicio de 1. Plan para la
la calidad expertos gestión del
• Descripción del 2. Análisis de datos alcance.
ciclo de vida del 1. Análisis de
proyecto alternativas 2. Plan de gestión
• Enfoque de 3. Reuniones de requisitos.
desarrollo
3. Factores
ambientales de la
empresa
4. Activos de los
procesos de
organización
 Plan de Gestión del Alcance
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción
Explicación del
proceso detallado Nombre del Proyecto
para elaborar el Código
Plan de Gestión del Alcance Página
enunciado del alcance
el proyecto. Procesos de Definición del Alcance

Explicación del
proceso que permite la Proceso para la Elaboración de la EDT
creación de la EDT a
partir del enunciado
detallado del alcance
Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT
del proyecto. Explicación del proceso
cómo se aceptarán
formalmente los
Explicación del Proceso para la Verificación del Alcance entregables.
proceso que establece
como se mantendrá y Explicación del
aprobará la EDT. procesos cómo se
Proceso para Control del Alcance
procesarán las
solicitudes de cambio
relativas al enunciado
del alcance proyecto.
 Plan de Gestión de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del proyecto

Explicación de cómo
Código
serán planificadas, Plan de Gestión de Requisitos Página
monitoreadas y
reportadas las Actividades para la Identificación de los
Requisitos
actividades.

Explicación de cómo
Actividades de Gestión de Configuración
se iniciarán los
cambios del producto,
cómo se analizará el Explicación de las
impacto, cómo será el Proceso de Priorización de Requisitos métricas del producto
monitoreo y reporte. que se utilizarán y el
fundamento de su uso.
Métricas de Producto

Explicación del proceso Explicación de la

para priorizar estructura de
requisitos. Estructura de Trazabilidad
trazabilidad para
reflejar qué atributos
de los requisitos se
presentarán.
Recopilar Requisitos
 Recopilar Requisitos

Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las

necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con
lo objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es
que proporciona la base para definir el alcance del producto y el
alcance del proyecto.
 Recopilar requisitos

ENTRADAS HERRAMIENTAS
Y TECNICAS SALIDAS
1. Acta de constitución 1. Juicio de expertos
del proyecto 2. Recopilación de datos
• Tormenta de ideas
2. Plan para la dirección • Entrevistas
del proyecto • Grupos focales
• Plan para la gestión del • Cuestionarios y encuestas
alcance • Estudios comparativos 1. Documentación de
• Plan de gestión de los requisitos.
3. Análisis de datos
requisitos
• Plan de involucramiento
• Análisis de documentos 2. Matriz de
de los interesados 4. Toma de decisiones trazabilidad de
• Votación requisitos.
3. Documentos del • Análisis de decisiones con
proyecto múltiples criterios
• Registro de supuestos
• Registro de lecciones
5. Representación de
aprendidas datos
• Registro de interesados • Diagramas de afinidad
• Mapeo mental
4. Documentos de
negocio del proyecto 6. Habilidades
• Caso de negocio interpersonales y de
5. Acuerdos equipo
• Técnicas de grupo nominal
6. Factores ambientales • Observación/conversación
de la empresa • Facilitación
7. Activo de los procesos 7. Diagramas de contexto
de organización. 8. Prototipos
Clasificación de Requisitos
Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de la
organización en su conjunto.

Requisitos de los interesados, describen las necesidades de un

interesado o grupo de interesados.

Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales como

conversión de datos y requisitos de capacitación.

Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones y

características del producto, servicio o resultado.

Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otras

condiciones que el proyecto debe cumplir.

Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios para

validar la finalización exitosa de un entregable del proyecto.
 Ejemplo: Requisitos del Proyecto Vs. Requisitos del
Producto
Proyecto: «Metodologías Nuevas- Belcorp»
Requisitos a nivel de producto Requisitos a nivel de proyecto
¿Cómo debería ser el producto? ¿Cómo vamos a construir el
producto?
Metodología que establezca las etapas
asociadas al reclutamiento y seguimiento de Relevamiento y Análisis de Requerimientos.
Consultoras Belcorp.
Metodología aplicable a todos los países Desarrollo de Conceptualización de
Belcorp Metodología.
Definir tiempos estándar y frases tipo a ser Presentación del Perfil del Proyecto.
utilizada en cada una de las etapas.
Contar con material visual (videos,
Desarrollo de Brief para Evolución, Aprendizaje,
presentaciones) y de lectura (revistas, folletos)
Comunicaciones y Sistemas.
para facilitar el entrenamiento y refuerzo.
Contar con indicadores de avance en Paquete
Desarrollo de Materiales de Comunicación.
Documentario, Mini - DataReport y Blackberry
Desarrollo de Materiales de Inducción.

Desarrollo de Solución Tecnológica.

Capacitación a Pirámide de Ventas.

Implementación y Despliegue.
Prototipos
Objetivo
Obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a través
de la creación de maquetas o modelos.

Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido?

 Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de

base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo de
prototipo (En sistemas se conoce como 4GL).
 Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad de
editar los datos, sólo para ilustrar las interfaces y funcionalidad)
 Crear sólo los componentes o módulos clave

Tipos
 Prototipos no operacionales
 Prototipos operacionales
 Documentación de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Los requisitos de la DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS
Código
Página
empresa incluyen
objetivos, reglas y Requisitos de la Empresa
principios rectores

Objetivos
Empresa Proyecto
Para los requisitos
debe documentarse: Requisitos Funcionales
los interesados, Interesado Prioridad Impacto Id Detalle Los requisitos no
prioridad, impacto y funcionales pueden
descripción Requisitos No Funcionales ser rendimiento,
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle seguridad,
Requisitos de Calidad usabilidad,
Interesado Prioridad Impacto Id Detalle operatividad, entre
otros.
Criterios de Aceptación
Ítem Criterio

Criterios de Restricciones de Requisitos

Ítem Restricción
 Ejemplo: Documentación de Requisitos
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS
Nombre del proyecto Siglas del Proyecto
VIVIENDA MULTIFAMILIAR MULTI

Necesidad del Negocio u Oportunidad a aprovechar: Describir las limitaciones de la situación actual y las razones por las cuáles se emprende
el proyecto.
- Tener ingresos para la empresa
- Ofrecer un buen servicio al cliente para futuros posibles proyectos

Objetivos del Negocio y del Proyecto: Definir con claridad los objetivos del negocio y del proyecto para permitir las trazabilidad de éstos.

- Cumplir con los alcances, tiempo y costos solicitados por el cliente

- Gerenciar y supervisar la correcta ejecución del proyecto según lo acordado con el cliente

Requisitos Funcionales: Describir procesos del negocio, información, interacción con el producto, etc.

Prioridad otorgada Requisitos

Stakeholder por el Stakeholder Código Descripción
Alto R01 Presentar un documento final en cada fase del proyecto, q
contengan la memoria de las actividades realizadas, los
resultados alcanzados y el material elaborado durante el trabajo
de gestión

Mediano R02 Presentar informes semanales sobre el estado del proyecto

Muy alto R03 Presentar informe de evaluación y selección de propuestas

VUO Gerencia técnicas-económicas de 3 posibles contratistas
Muy alto R04 Presentar protocolos de entrega y de calidad y garantías
Muy alto R05 Presentar documento inicial (alcance, ppto y cronograma base)
debidamente aprobados
Muy alto R06 Gestionar y presentar documentación de licencias y permisos

Alto R07 Presentación de documentos de cierre de proyectos

debidamente aprobados
 Ejemplo: Documentación de Requisitos

Requisitos no Funcionales: Describir requisitos tales cómo nivel de servicio, perfomance, seguridad, adecuación, etc.
Prioridad otorgada Requisitos
Stakeholder por el Stakeholder Código Descripción
Mediano R 08 Velar por los intereses del cliente, aplicando las buenas
prácticas del PMBOK y capacitando a los miebros del equipo en
Reman Construcciones el uso de los standares del PMI.
e Inmobiliaria SAC Muy alto R 09 Dar garantías de calidad, plazo , costo, seguridad y resguardo
(Cliente) ambiental en la gestión
Muy alto R 10 Respetar los Acuerdos de gestión descritos en el contrato

Requisitos de Calidad: Describir requisitos relativos a normas o estándares de calidad, o la satisfacción y cumplimiento de factores relevantes de
calidad.
Prioridad otorgada Requisitos
Stakeholder por el Stakeholder Código Descripción
Reman Construcciones R11 Durante la gestión del proyecto se espera obtener performance
e Inmobiliaria SAC de proyecto: CPI>=0.95 SPI>=0.95 y satisfaciión del cliente en
(Cliente) un 95%

Criterios de Aceptación: Especificaciones o requisitos de rendimiento, funcionalidad, etc., que deben cumplirse antes de aceptar el proyecto.
Conceptos Criterios de aceptación
1. Técnicos La gestión se debe desarrollar de acuerdo al plan para la dirección del proyecto
2. De Calidad Se debe lograr la satisfacción del cliente a un 95%, medidos con la performance del proyecto indicados en la
línea base de la calidad (métricas).
3. Administrativos La fecha de los entregables deberá respectar lo pactado con el cliente
4. Comerciales Cumplir con los acuerdos del contrato
5. Sociales La gestión debe ofrecer resguardo ambiental el proyecto no debe generar impactos negativos en el medio
6. Guvernamental Se debe respetar las normas establecidas por las diferentes entidades guvernamentales
7. Otros
 Ejemplo: Documentación de Requisitos

Reglas del Negocio: Reglas principales que fijan los principios guías de la organización.
- Comunicación constante entre el equipo de proyecto
- Emitir informes periódicos de rendimiento de proyecto y tomar acciones correctivas de ser necesario
- La gestión dl proyecto se realizara de acuerdo a las buenas paracticas del gestión de proyecto del PMBOK
Impactos en otras Áreas Organizacionales
- Ninguna

Impactos en otras Entidades: Dentro o fuera de la organización ejecutante.

- Se espera como resultado del proyecto , tener posicionamiento en el mercado como Gerencias de Proyectos

Requerimientos de Soporte y Entrenamiento

- A los miembros del equipo se les capacitara en las buenas prácticas/cursos de gestión de proyectos del PMBOK, y sistemas de
informática requeridos según responsabilidades
- Tener una adecuada infraestructura, materiales y equipos
Supuestos relativos a Requisitos
Los protocolos serán aprobados por el cliente en el tiempo programado
El cliente no modificará los requisitos aprobados iniciales
Los informes semanales de estado de proyecto serán aprobados por el cliente en el tiempo programado
La selección de propuestas deberá ser entre los tres posibles contratistas anteriormente definidos
Restricciones relativas a Requisitos
La documentación de Licencias y permisos dependerá de los tiempos de las entidaddes responsable
Matriz de Trazabilidad
NOMBRE DE LA EMPRESA
Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Objetivos Desarrollo
Descripción de Necesidades Entregables Diseño del Caso de
ID del del
Requerimientos del Negocio EDT Producto Prueba
Proyecto Producto

• Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta los

entregables.
• Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con los
objetivos del proyecto.
• Medio para realizar seguimiento.
• Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados
con el alcance del producto.
 Ejemplo: Matriz de Trazabilidad

CÓDIGO TRAZABILIDAD HACIA:

NECESIDADE
S, ALCANCE DEL
OBJETIVOS DESARROLLO
OPORTUNIDA PROYECTO/ENTR DISEÑO DEL ESTRATEGIA ESCENARIO REQUERIMIENTO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL DEL
DES, METAS EGABLE DEL PRODUCTO DE PRUEBA DE PRUEBA DE ALTO NIVEL
PROYECTO PRODUCTO
Y OBJETIVOS WBS
DEL NEGOCIO

Contenido
Presentar un documento final en cada fase del proyecto, que contengan la Considerar el actualizado
memoria de las actividades a presentar informes semanales sobre el Cumplir con el 1.5 CIERRE contenido según Cumplir con lo
estado del proyecto, los resultados alcanzados y el material elaborado Satisfacer al alcance del DEL solicitado por el
requerimiento requerido por el
R01 durante el trabajo de gestión cliente proyecto PROYECTO cliente del lciente No aplica No aplica cliente
Formatos
1.3 INFORME Presentar propuestos
Cumplir con el DE ESTADO informes según por GP y Cumplir con lo
Satisfacer al alcance del DEL formato aprobados por requerido por el
R02 Presentar informes semanales sobre el estado del proyecto cliente proyecto PROYECTO acordado el cliente No aplica No aplica cliente
2.2
DOCUMENTO
DE Elaborado de
EVALUACION Considerar un acuerdo a las
Cumplir con el DE sistema de prioridades de Cumplir con lo
Presentar informe de evaluación y selección de propuestas técnicas- Satisfacer al alcance del PROPUESTAS ponderación necesidades requerido por el
R03 económicas de 3 posibles contratistas cliente proyecto TECNICAS pactada del cliente No aplica No aplica cliente
Cumplir con 3.5
los niveles de DOCUMENTOS Considerar lo Elaborados Cumplir con lo
Ofrecer un calidad DE descrito en el con el requerido por el
R04 Presentar protocolos de entrega y de calidad y garantías buen servicio requeridos PROTOCOLO contrato contratista No aplica No aplica cliente
Definido en
Cumplir con una 1ª reunión
Cumplir la línea base con los Cumplir con lo
compromisos del alcance 2.1 BASES DEL Incluir formatos posibles requerido por el
R05 Presentar documento inicial (alcance, ppto y cronograma base) contractuales del proyecto CONCURSO de consultas contratistas No aplica No aplica cliente
4.1
Obtener DOCUMENTOS Recopilar
producto DE CIERRE informacion y Cumplir con lo
Satisfacer al final ADMINISTRATIV obtener files requerido por el
R06 Gestionar y presentar documentación de licencias y permisos cliente completo O DE LA OBRA por licencia No aplica No aplica cliente
Definir el Alcance
 Definir Alcance

Es el proceso que consiste en desarrollar una descripción

detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este
proceso es que describe los límites del producto, servicio o
resultado y los criterios de aceptación.
 Definir el alcance

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TECNICAS
• Actas de constitución
del proyecto
• Plan para la dirección
1. Juicio de expertos
del proyecto 1. Enunciado del
• Plan para la 2. Análisis de datos
•
alcance del
gestión del Análisis de
alternativas proyecto
alcance
3. Toma de decisiones 2. Actualizaciones de
• Documentos del
• Análisis de los documentos
proyecto
•
decisiones con del proyecto
Registro de
múltiples • Registro de
supuestos
criterios supuestos
• Documentación
de requisitos 4. Habilidades • Documentación
interpersonales y de de requisitos
• Registro de
• Matriz de
riesgos equipo
trazabilidad de
• Factores ambientales • Facilitación
requisitos
de la empresa 5. Análisis del producto • Registro de
• Activos de los interesados
procesos de
organización
 Enunciado del Alcance
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Características del Nombre del Proyecto

producto, servicio o Código
ENUNCIADO DEL ALCANCE
resultado. Página

Descripción del Alcance del Producto

Identifica
Criterios de Aceptación del Producto explícitamente lo
Condiciones que Ítem Criterios de Aceptación que está fuera del
deben cumplirse antes alcance del
de que se acepten los proyecto.
Entregables del Proyecto
entregables.
Fase Entregable

Exclusiones del Proyecto Factores limitantes

Cualquier producto,
que afectan la
resultado o capacidad
Restricciones ejecución del
que resulta del
proyecto.
proyecto (único y
verificable). Supuestos
Factor Impacto Descripción Son factores de la
planificación que
son considerados
verdaderos.
 Ejemplo: Enunciado del Alcance
Descripción del Enunciado del Alcance del Producto
Desarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del
área de compras brindando información en tiempo real.
Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde
dispositivos portátiles (PDA’s).
El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente la
información del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.
Criterios de Aceptación del Producto
Diseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa.
Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard.
Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación de
reportes y datos en formatos estándar,
Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% de
rendimiento respecto a un usuario único.
Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.
Supuestos
Los usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis,
diseño, pruebas y capacitación.
 Ejemplo: Enunciado del Alcance
Entregables del Proyecto
Documentación del desarrollo e implementación.
Manuales de uso
Manuales de operación y administración
Capacitación del personal
Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año.
Exclusiones
Licencias de Software
No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,.
Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico,
vía telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por parte
del Cliente.
No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada.
Restricciones
El presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000.
El plazo de implementación no puede exceder 10 meses.
 Problemas con la definición del
Alcance

Falta de
Alineamiento El Cliente no
con la Define con
El estudio del Project
Estrategia de claridad sus
Management Institute,
la The High Cost of Low Necesidades. Muchas veces nos
Organización. Performance 2014, encontramos con clientes
referido al escaso nivel que no tienen claro lo
de madurez de las que quieren o necesitan.
organizaciones en la
gestión de proyectos
Aquí entra en juego las
Refleja que gran parte de
habilidades
los proyectos no
interpersonales de los
obedecen a las
Directores de Proyectos,
necesidades de la
ya que en este estadio es
empresa, y casi la mitad
necesario transformar en
(44 %) de los proyectos
criterios objetivos los
estratégicos para las
deseos o sugerencias
organizaciones no tienen
con un componente
éxito.
mas emocional.
 Problemas con la definición del
Alcance

Comunicación Proyectos que

En el caso de proyectos
con los No tenemos en cuenta a se Alargan en
que se alargan en el
Interesados todos los interesados del el Tiempo
tiempo, los requisitos y
proyecto, o no utilizamos
la definición del alcance
las técnicas o
puede sufrir muchas
herramientas apropiadas
modificaciones, debido a
para recabar los
cambios legales,
requisitos de los distintos
normativos, de la propia
interesados.
organización, etc.
Mala gestión en
la comunicación con
los interesados,
(relacionado con la
definición del alcance),
que impide una
correcta interpretación
de los requisitos
funcionales.
Buenas Prácticas en la Definición del
Alcance

1 2 3
Mantener un Involucrar Tecnología
alcance a los usuarios estable y
realista finales probada
Crear la EDT / WBS
 Crear la EDT / WBS

Es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el

trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles
de manejar. El beneficio clave de este proceso es que
proporciona un marco de referencia de lo que se debe entregar.
 Crear la EDT / WBS

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TECNICAS
• Plan para la
dirección del
proyecto 1. Línea base del
• Plan para la 1. Juicio de alcance
gestión del expertos 2. Actualizaciones de
alcance 2. Descomposición los documentos
• Documentación del del proyecto
proyecto • Registro de
• Enunciado del supuestos
alcance del • Documentación
proyecto de requisitos
• Documentación
de requisitos
• Factores
ambientales de la
empresa
• Activos de los
procesos de
organización
Descomposición

Determinar la estrategia para la actividad de descomposición

¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo?

Identificar el nivel mas alto de componentes

Ejemplo: Productos, fases, funciones.

Descomponer los niveles

¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle? ¿Hasta
qué nivel descomponer?

Revisar y asegurar
Se debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acorde
con los requerimientos del proyecto.
 Actividades de la Descomposición

Actividades EDT
Identificar y analizar los entregables y
1 el trabajo relacionado

2 Estructurar y organizar la EDT

Descomponer los niveles superiores

3 de la EDT en componentes detallados

Desarrollar y asignar códigos de

4 identificación a los componentes de la
EDT
Verificar que el grado de Paquete de trabajo: Es el trabajo

5 descomposición de los entregables

sea el adecuado
definido a nivel más bajo del EDT,
se puede estimar y gestionar el
costo y duración.
 Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo

1. Bicicleta

1.1 1.4 1.6

1.2 1.3 1.5
Conjunto Sistema de Gestión de
Cadena Ruedas Integración
de marcos frenos proyecto

1.1.1 Marco 1.3.1 Rueda delantera 1.5.1 Concepto

1.1.2 Manillar 1.3.2 Rueda trasera 1.5.2 Diseño

1.1.3 Tenedor 1.5.3 Montaje

1.1.4 Asiento 1.5.4 Pruebas

1.5.4.1 Componentes

1.5.4.2 Producto

1.5.4.3 Cliente
Componentes de la Línea Base del
Alcance

Enunciado del alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, los
entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

EDT/WBS
Es una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el
equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.

Diccionario de la EDT/WBS
Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables,
actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
 Diccionario de la EDT
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Código
Qué es, cómo es, DICCIONARIO WBS Página

características, entre
Nombre del Paquete
otros. Código de Cuenta (EDT)
de Trabajo (EDT)
El equipo que
Descripción interviene y el rol que
desempeñan
Supuestos y restricciones

Responsables

Hitos del cronograma

Actividades Quién, y cómo se

obtendrá la validación
Recursos
y aceptación del
Estimaciones de costo paquete de trabajo
Qué relaciones
Criterios de aceptación
precedentes y
subsecuentes tiene el Referencias técnicas
paquete de trabajo Acuerdos

Dependencias EDT
 Diccionario EDT (Simplificado)

NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto:

DICCIONARIO EDT (Simplificado)
Nivel Código EDT Nombre Descripción Entregables Presupuesto Recursos
 Ejemplo: Diccionario de la EDT

Número
Nombre
Niv Código de Organización
del Definición
el EDT control responsable
elemento
de costo
Todos los componentes y
subconjuntos necesarios para
EDT Ventas cliente y
1 1 especificar el diseño, montaje y 30512
Bicicleta soporte
pruebas de una bicicleta
personalizada
los componentes individuales que
Conjunto Ventas cliente y
2 1.1 juntos constituyen el marco una vez 30513
de marcos soporte
se reúnen
La estructura de acero tubular unidad
Departamento de
3 1.1.1 Marco a la que se unen otros componentes. 30513
ingeniería
Proporciona diseño básico y la fuerza
Utilizado por el piloto para dirigir la
bicicleta. También sirve como punto
Ventas cliente y
3 1.1.2 Manillar de unión para los frenos, la luz y 30513
soporte
otros accesorios. Estilo para ser
seleccionado por el cliente
WBS Chart Pro
Facilita la comunicación y
documentación de la EDT
y del diccionario de la
EDT

Información de la
EDT

Información de las
actividades
WBS Chart Pro
Se integra fácilmente con
MS Project.

Ejemplo: Diagrama EDT

Una vez desarrollada la

EDT, se puede exportar a
MS Project.

La información ingresada en
el MS Project se reflejará en
el WBS Chart Pro.
WBS Chart Pro
Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicional
como porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.
Validar el Alcance
 Validar el Alcance

Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del

proyecto que se hayan completado. El beneficio clave de este
proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y
aumenta la probabilidad de que el producto, servicio o resultado
final sea aceptado mediante la validación de cada entregable.
 Validar el alcance

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TECNICAS
1. Plan para la dirección
del proyecto
• Plan para la gestión
del alcance
• Plan de gestión de
los requisitos 1. Entregables aceptados
• Línea base del
1. Inspección 2. Solicitudes de cambio
alcance 2. Toma de 3. Información de
2. Documentos del decisiones desempeño del
• Votación
proyecto trabajo
• Registro de 4. Actualizaciones de los
lecciones
documentos del
aprendidas
• Informes de proyecto
calidad • Registro de lecciones
• Documentación aprendidas
de requisitos • Documentación de
• Matriz de requisitos
trazabilidad de • Matriz de
requisitos trazabilidad de
requisitos
3. Entregable
verificados
4. Datos de desempeño
del trabajo.
 Controlar la Calidad Vs. Validar el
Alcance

Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validar
el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo

Controlar la Calidad Validar el Alcance

 Se ocupa principalmente de corroborar
 Validar el Alcance es el proceso de
la corrección de los entregables y su formalizar la aceptación de los
cumplimiento con los requisitos de entregables del proyecto que se hayan
calidad. completado.
 Se ocupa de la aceptación de los
entregables.
 Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance
El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable.
Controlar el Alcance
 Controlar el Alcance

Es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del

proyecto y del producto, y se gestiona cambios a la línea base del
alcance. El beneficio clave de este proceso es que la línea base
del alcance es mantenida a lo largo del proyecto.
 Controlar el alcance

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TECNICAS
1. Plan para la dirección
del proyecto 1. Información de
• Plan para la gestión del desempeño del trabajo
alcance 2. Solicitudes de cambio
• Plan de gestión de los
requisitos
3. Actualizaciones al plan
• Plan de gestión de 1. Análisis de datos para la dirección del
cambios • Análisis de proyecto
• Plan de gestión de la variación • Plan para la gestión del
configuración • Análisis de alcance
• Línea base del alcance tendencias • Línea base del alcance
• Línea base para la • Línea base del
medición del desempeño cronograma
2. Documentos del • Línea base de costos
• Línea base para la
proyecto
medición del desempeño
• Registro de lecciones
aprendidas 4. Actualizaciones de los
• Documentación de activos de los procesos de
requisitos la organización
• Matriz de trazabilidad de • Registro de lecciones
requisitos aprendidas
3. Datos de desempeño • Documentación de
del trabajo requisitos
• Matriz de trazabilidad de
4. Activos de los procesos
requisitos
de la organización
Controlar el Alcance

• Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del

producto, y la gestión de cambios a la línea base del alcance.

• Asegura que las acciones preventivas o correctivas se

procesen a través del proceso de Realizar el Control Integrado
de Cambios.

• Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y

se integran con los otros procesos de control.
 Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance
El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajo
realizado.
Caso Práctico
 OLPC Perú - Una Laptop por Niño
Iniciativa del programa OLPC:
• Media Lab del MIT, 2005 – Laptop XO.
Principios esenciales del programa
OLPC
• Los niños son dueños de las laptops
• Los niños tienen de 6 a 12 años
• Cada niño y cada profesor recibe una
laptop
• Los niños pueden conectarse a través de
una red local o de Internet
• El software es de gratuito y de código
abierto
Equipo ejecutor:
• Ministerio de Educación del Perú.
Inversión del 2007 al 2011:
• S/. 693,165,473 (Codesi, 2011)
Número de laptops:
• 797,352 (PerúEduca, s.f.).
Objetivo General OLPC Perú:
• Mejorar la calidad de la educación
pública primaria en especial la de los
niños de los lugares más apartados de
extrema pobreza, prioritariamente de las
escuelas unidocentes multigrados.
Objetivos específicos:
• Generar capacidad de gestión
pedagógica a las instituciones educativas
para el acceso a las TIC.
• Desarrollar capacidades, habilidades y
destrezas en los estudiantes a través de
la aplicación pedagógica de las
computadoras portátiles.
• Capacitar a los docentes en el
aprovechamiento pedagógico de la
computadora portátil para mejorar la
calidad de enseñanza y aprendizaje.
“Una computadora no es una varita mágica para
mejorar el rendimiento escolar”

Link:
http://efectonaim.ntn24.com/?
videos=una-computadora-no-es-una-varita-magica-para-mejorar-el-rendimiento-escolar
 Proyecto: OLPC Perú - Una Laptop por Niño

Una laptop
por niño

Energía
Distribución de Capacitación a Infraestructura
eléctrica e
laptops (XOs) docentes de soporte
internet

Se entregaron laptops No todos los La alta dirección conocía Se implementó un

en colegios que no profesores recibían de la necesidad instalar soporte pero no
tenían electricidad ni capacitación paneles solares y tenía las
internet antenas para la características
Sin verificación no se conexión, pero no se necesarias para
La cantidad de XOs podía identificar que consideró en el llegar oportunamente
entregadas no las horas de desarrollo del proyecto a zonas alejadas
correspondía al capacitación no eran
número de alumnos del suficientes
colegio
No existió un proceso claro de La definición del alcance no incluía
validación y control del alcance todo el trabajo necesario
Aspectos Clave
Aspectos clave

1 ¿Por qué es importante la Gestión del Alcance?

¿Qué procesos clave y buenas prácticas se

2 recomiendan para la Gestión del Alcance?

Aspectos Clave

Una adecuada gestión del alcance permite realizar el sólo el

 trabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.

 El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes de

que inicie el trabajo.

 La participación de los interesados en la definición del

alcance es importante y necesaria.

Luego de cada fase o al completar un entregable se debe

 validar el trabajo realizado. Como resultado se tendrá la
aceptación formal del cliente o sponsor.

Controlar el alcance implica comparar el trabajo completado

 con la línea base del alcance. Las variaciones pueden
indicar que no se está realizando el trabajo planeado o que
se desarrollan actividades fuera del alcance.
Recursos
Recursos
WBS Chart Pro
http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm

WBS: The Foundation for Project

http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/9780470432723.app3/pdf

Project Scope Planning

http://
www2.cdc.gov/cdcup/library/practices_guides/CDC_UP_Scope_Planning_Practices
_Guide.pdf

Lectura: Dirigir efectivamente el alcance de un proyecto

https://americalatina.pmi.org/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/
media/CE194558C1104E5789DE521CAC1F7086.ashx
Preguntas Tipo
 Pregunta 1

Un miembro del equipo del proyecto, por su propia iniciativa, agregó

respiraderos adicionales a un ducto de ventilación para aumentar la circulación
de aire. El plan del proyecto no requería estos orificios de ventilación extra, pero
el miembro del equipo decidió que era necesario sobre la base de su
experiencia. Los expertos del equipo del proyecto están de acuerdo con esta
decisión. Este es un ejemplo de:

a) Control de costos

b) Autoliderazgo del equipo

c) Ineficacia del proceso de control de cambios

d) Cambio del valor agregado

 Pregunta 2

El jefe de un proyecto se reúne con el patrocinador para revisar los dos

primeros entregables del proyecto y decidir si pasa a la siguiente fase. Durante
la reunión el patrocinador llega a la conclusión de que los entregables no
podrán satisfacer el objetivo del proyecto. ¿En qué parte del proceso se originó
el problema?

a) Creación de la EDT

b) Definición del alcance

c) Control del alcance

d) Validación del alcance

 Pregunta 3

En un proyecto de consultoría se ha concluido con la elaboración de los dos

entregables definidos en el plan de gestión del alcance. El jefe de proyecto
procederá a formalizar la aceptación de los entregable del proyecto para lo cual
se reunirá con el cliente. ¿Cuál de las siguientes alternativas es más probable
que el jefe de proyecto realice antes de la reunión con el cliente?

a) Realizar el control del alcance

b) Preparar la documentación del alcance del proyecto y de los entregables

para su revisión en la reunión

c) Realizar el control de calidad

d) Realizar la validación del alcance

 Pregunta 4

¿Durante cuál parte del proceso de dirección de proyectos se crea el enunciado

del alcance del proyecto?

a) Iniciación

b) Planificación

c) Ejecución

d) Seguimiento y control
 Pregunta 5

La fase de construcción de un nuevo producto de software está por finalizar.

Las siguientes fases son prueba e implementación. El proyecto lleva dos
semanas de adelanto con respecto al cronograma. ¿Por cuál de los siguientes
procesos el director de proyectos debe preocuparse más antes de pasar a la
fase final?

a) Validar el alcance

b) Realizar el control de calidad

c) Gestionar las comunicaciones

d) Controlar los costos