AMABILIDAD Y RESPETO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA

Las empresas por encima de productos, maquinas y equipos están compuestas por personas.
Son estas las cuales interactúan para lograr fines comunes, lograr metas, lograr presupuestos,
lograr visiones.

Estos retos exigen la sincronización y relacionamiento de personas muy diferentes en cuanto a

personalidades, áreas de conocimiento y puntos de vista.

Recordemos que nuestro valor del RESPETO es concebido en CENTRO ACEROS S.A. como el
predominio de una ambiente de aceptación de la diferencia, en donde no se agrede, ni se
invade la individualidad del otro, estableciendo límites de acuerdo a parámetros de sana
convivencia.

En esta oportunidad queremos realizar una interiorización sobre la comunicación escrita, la cual
en nuestra compañía se da en su gran mayoría por vía de e-mails y notas escritas.

Cuando escribimos debemos tener en cuenta:

 Partir del hecho de que las personas realizan y realizarán acciones que parten de una
buena intención, es importante que expliquemos bien las instrucciones y que aclaremos
igualmente cuando alguna no se haya seguido según nuestro parecer.

 No redacte o responda un correo cuando tenga sentimientos de rabia o angustia,

tómese unos minutos y reflexione antes de escribirlo.

 El uso de mayúsculas, denotando una mayor importancia de una frase o palabra, debe
ser correctamente utilizado, no con el propósito de manifestar sentimientos de
desespero, malgenio o rabia.

 Utilizar varios signos de exclamación y pregunta normalmente denota síntomas de

exasperación de quien escribió el correo.

 Siempre revise la ortografía, esto también denota respeto con nuestros destinatarios.
Los software actuales tienen esta herramienta; como mínimo debemos utilizarla.

 Un correo debe estar dirigido a la persona que tiene que responderlo, de igual forma
así debe arrancar el texto del mismo. (Ejem: Sr. Esteban Ruiz). Con esto queda claro
quien es el responsable de responder el correo y no queda en responsabilidad de varios
(que es igual a la de nadie) responderlo.

 En los correos es necesario dar claridad desde el ASUNTO, sea conciso pero resuma
que va a tratar en el correo. Nunca envíe correos sin asunto.

 Por favor tener en cuenta no responder (realizar Forward or Reply) sobre cadenas de
correos en los cuales el asunto inicial no tiene nada que ver con el asunto en cuestión.
En muchos casos es mejor rescribir el problema y enfocarnos en la nueva situación,
incluso eliminando los correos posteriores.

 Los correos deben ser dirigidos y copiados a personas que realmente estén interesadas
de saber sobre el tema. No podemos generalizar correos y enviárselos a personas “por
si acaso” en nuestra compañía se maneja mucha información y podemos enfocar la
energía de todos si llegan a las personas correctas.

 Siempre salude al iniciar un correo y al terminar de las gracias o despídase según sea el
caso.
  No utilice nunca palabras ofensivas. Palabras como: obvio, lógico, al parecer usted no
entiende, etc. deben evitarse y solo utilizarse cuando sea estrictamente necesario.

 Si un correo tienen mas de 3 párrafos seguramente es un tema que tiene que tocar
personalmente o telefónicamente con el destinatario. Seguro le podrá dar una solución
mas rápida y no invertirá su tiempo en una correcta redacción de un correo que
muchas veces le puede tomar mas tiempo que la solución.

 La autorregulación, componente clave de la inteligencia emocional, con la cual somos

capaces de controlar o redirigir nuestros impulsos y estados de animo, al igual que
eliminar la propensión a juicios, es nuestra mejor aliada a la hora de escribir correos.

 Siempre relea un correo antes de enviarlo, revise la coherencia de las ideas y la

claridad de las mismas. Esto parece que es duplicar el tiempo de una actividad pero
realmente esta ahorrando mucho tiempo de cadenas de respuestas y entendimiento de
los destinatarios.

Existe un principio básico que tienen TODAS las religiones existentes en el mundo:

“Trata a los demás como quisieras ser tratado”.

Si cada vez que nos estamos refiriendo a alguien o estamos escribiendo un correo somos
capaces de ponernos en la situación del otro y transmitir el mensaje centrados en este principio
seguro lograremos mayor efectividad y entendimiento en nuestra comunicación, al igual que un
mejor ambiente laboral.

NO OLVIDEMOS QUE EL FONDO SE PUEDE PERDER EN LA FORMA ... SI ESTA ULTIMA ES INADECUADA.