CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS COORDINADOR DE SALÓN

Entre los suscritos a saber, SONIA AYDE RAMOS SALAZAR, identificada con la cédula de
ciudadanía número 39.742.425 de Ubaté, domiciliada en Bogotá, actuando como Representante
Legal Suplente del GRUPO ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS SOCIEDAD POR
ACCIONES SIMPLIFICADA - GRUPO ASD S.A.S., quien en adelante se denominará el
CONTRATANTE, por una parte y, por la otra, GUSTAVO ANTONIO VELEZ GARCIA, identificado(a)
con cédula de ciudadanía número 7151144, quien para los efectos de este contrato se denominará el
CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios, el cual se regirá
por las siguientes cláusulas: PRIMERA. OBJETO: El CONTRATISTA se obliga con el
CONTRATANTE a prestar el servicio de forma competente y poner en práctica todo su conocimiento
en la realización de las obligaciones dispuestas en el presente contrato y las que le sean indicadas
por la persona designada por parte del CONTRATANTE, según el rol de COORDINADOR DE
SALON JORNADA MANANA Y TARDE en la prueba SABER 11 CALENDARIO A 2022, conforme
a las especificaciones dadas por el mismo, las cuales se rigen por los lineamientos establecidos por
el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES. SEGUNDA. PLAZO: El plazo
de ejecución del presente Contrato de Prestación de Servicios será entre los días 03 de septiembre
al 04 del mes septiembre de 2022, previo perfeccionamiento del mismo. PARÀGRAFO. Es de
conocimiento y aceptación del CONTRATISTA, que la prestación del servicio aquí contratado está
sujeto a las necesidades del CONTRATANTE, por lo tanto, la relación contractual puede terminar en
cualquier momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el
CONTRATANTE. TERCERA. VALOR DE LOS HONORARIOS: Para los efectos legales y fiscales
pertinentes, los honorarios asociados al presente contrato son indeterminados pero determinables,
de acuerdo con el cumplimiento total de las obligaciones aquí pactadas y asistencia a todas las
sesiones programadas, teniendo en cuenta que el valor de cada sesión corresponde a la tarifa
señalada en el documento denominado “Anexo 1” adjunto al presente contrato y el cual forma parte
integral éste. CUARTA. FORMA DE PAGO: El CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA el valor
del presente contrato, CONTRA PRESTACIÓN EFECTIVA DEL SERVICIO, de acuerdo con la
cuenta de cobro presentada y previamente avalada por el funcionario designado por el
CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. En todo caso el pago de los honorarios por la
prestación efectiva del servicio estará sujeto al cumplimiento de todas las obligaciones, la asistencia
y ejecución de todas las sesiones que sean programadas y enunciadas por el Instituto Colombiano
para la Evaluación de la Educación – ICFES y/o el CONTRATANTE. PARÁGRAFO SEGUNDO. En
el evento en que el CONTRATISTA no asista a cualquiera de las sesiones programadas por el
CONTRATANTE y/o el Instituto Colombiano Para la Evaluación de la Educación – ICFES deberá
reintegrar el dinero consignado o girado por el CONTRATANTE, de manera inmediata y por el medio
establecido para tal fin, indicado al momento de la capacitación. En caso de que, al momento de
girarse el pago por los servicios técnicos prestados, no se hubieren reintegrado las sumas antes
referidas al CONTRATANTE, se procederá a efectuar directamente los descuentos correspondientes
de cualquier saldo que tenga a su favor con cargo al CONTRATANTE, lo cual el CONTRATISTA
acepta al suscribir el presente contrato. PARÁGRAFO TERCERO. En el evento en que la prueba
señalada en la cláusula primera del presente contrato sea cancelada o aplazada, debido a las
condiciones sanitarias u otras que puedan tornarse irresistibles o por decisión unilateral del ICFES, el
CONTRATANTE únicamente pagará el valor correspondiente a las sesiones efectivamente
ejecutadas; así mismo, si previo a la cancelación de la prueba, se hubiere reconocido el pago por
concepto de servicios técnicos, viáticos, entre otros, el CONTRATISTA deberá reintegrar el monto
reconocido por las sesiones que no se ejecutaron, de manera inmediata por el medio establecido
para tal fin, indicado al momento de la capacitación. PARÁGRAFO CUARTO: Para el pago, el
CONTRATISTA deberá presentar el RUT actualizado y copia del documento de identidad. QUINTA
VIATICOS: El CONTRATANTE, previa planeación y verificación de disponibilidad, podrá asignar
libremente al CONTRATISTA para que éste preste sus servicios fuera de su ciudad de residencia,
para lo cual cubrirá el costo de los viáticos (transporte, alojamiento y manutención), de acuerdo con
la tarifa señalada en el documento adjunto al presente contrato y que se denomina “Anexo 1”, el cual
forma parte integral éste. PARÁGRAFO PRIMERO. Las tarifas de cubrimiento de viáticos se
encuentran previamente definidas y analizadas por el CONTRATANTE, de acuerdo con la ciudad o
municipio asignado para la aplicación, en ningún caso podrá sobrepasar el valor que el
CONTRATANTE
determinó y plasmó en el documento anexo al presente contrato y que se denomina “Anexo 1”, el
cual forma parte integral de este documento. SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En
desarrollo del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga a: 1) OBLIGACIONES GENERALES:
1.1) Cumplir con el objeto del contrato. 1.2) Apoyar al Delegado, Coordinador Operativo de Nodo y/o
Profesional Operativo de Nodo o quien haga sus veces en el cumplimiento de los procedimientos y
protocolos establecidos por el ICFES el día de la aplicación y mantenerlo informado de cualquier
novedad que se presente durante la aplicación. 1.3) Reportar sus actividades al Delegado o quien
haga sus veces. 1.4) Seguir las instrucciones contenidas en los manuales de forma precisa y
detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de manera que se brinden idénticas
condiciones de aplicación a todos los examinandos a nivel nacional. 1.5) Estar permanentemente
atento a prevenir y evitar todo intento de copia, fraude, suplantación, sustracción o mutilación de
material de examen, así como a no permitir que este sea fotocopiado o transmitido por medio alguno,
o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas. 1.6) Abstenerse de usar celulares y
aparatos electrónicos durante la aplicación fuera de los lugares debidamente autorizados. 1.7)
Mantener buenas relaciones interpersonales con el equipo de trabajo. 1.8) Conformar, junto con los
demás examinadores, un equipo de trabajo fuerte y coordinado; mantener con ellos una
comunicación permanente y prestarles colaboración cuando lo requieran. 1.9) Responder por el
material que le sea entregado para el ejercicio de sus funciones por parte del CONTRATANTE y/o el
ICFES. PARÁGRAFO. El material de examen es de carácter confidencial y pertenece al Estado
colombiano, por lo que cualquier alteración, divulgación o manipulación constituye un delito y será
responsabilidad de quien ostente la cadena de custodia. Por lo tanto, el CONTRATISTA, será
responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del material de la prueba objeto del presente
contrato. En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a
integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información, el CONTRATISTA deberá
responder civil y penalmente por su indebida utilización, omisión y/o negligencia. 1.11) Ejercer
estricta vigilancia del material de la prueba, hasta el retorno de éste al representante del operador de
distribución. 1.12) Asegurar su asistencia y participación a las sesiones de capacitación definidas por
el CONTRATANTE o el ICFES, ya sea de manera presencial o virtual, a través de las herramientas
definidas. PARÁGRAFO. En las sesiones de capacitación o talleres virtuales, el CONTRATISTA
deberá mantener encendida la cámara y contar con un micrófono funcional, con la finalidad de
facilitar al capacitador el control sobre el grupo de examinadores, conocer a estos, permitir la
participación, garantizar la puntualidad, el control de asistencia, la permanencia durante toda la
sesión y la aprehensión del conocimiento. 1.13) Cumplir con la aplicación de todos los protocolos de
bioseguridad definidos por el CONTRATANTE y el ICFES. 1.14) Utilizar el tapabocas en recintos
cerrados y exigir su uso a los examinandos. 1.15) Mantener la confidencialidad de la información que
le sea entregada en capacitación, talleres, retroalimentación, materiales suministrados, datos,
políticas, metas, dispositivos electrónicos, equipos de cómputo, bases de datos, instructivos,
procedimientos, contratos, datos personales de los examinadores, evaluaciones, accesos, usuarios
asignados en cualquier sistema de información que deba utilizar y la relacionada u obtenida en
cumplimiento del objeto del contrato, durante la ejecución del mismo y con posterioridad a su
finalización. 1.16) Cumplir con los protocolos y procedimientos de aplicación establecidos por el
ICFES y el CONTRATANTE. 1.17) Entregar toda la información, brindar el apoyo y remitir los
informes que sean requeridos por el CONTRATANTE, el ICFES o cualquier autoridad competente,
en el evento que se presenten reclamaciones posteriores a la aplicación de la prueba, con el fin de
esclarecer las novedades ocurridas durante cada una de las sesiones en las que haya participado.
1.18) Cumplir de manera integral con los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), adjunto al presente
contrato y el cual forma parte integral de éste. 1.19) Las demás que le sean asignadas por el
CONTRATANTE. 2) OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: 2.1) Ejecutar los procedimientos establecidos
por el ICFES. 2.2) Diligenciar en el formato y/o medio indicado por el CONTRATANTE la información
requerida, como son los datos de: medio de transporte, costo de transporte, hora del
desplazamiento, datos de contacto del prestador del servicio, entre otros. 2.3) Realizar la reunión
previa en sitio de manera presencial. En este espacio, el delegado capacita a su equipo de trabajo
de coordinador de sitio, coordinador de salones, jefes de salón, apoyo para toma de huellas. 2.4)
Verificar los salones requeridos para cada
examen. Debe cerciorarse de que los salones destinados a la aplicación se encuentren abiertos,
cumplan con las condiciones de aseo, iluminación y ventilación para el desarrollo de la aplicación,
verificar la cantidad de pupitres según el número de citados de cada salón, que los pupitres estén
ubicados en forma rectilínea y con una distancia prudencial entre ellos. 2.5) Verificar y actualizar la
distribución y colocación de afiches en el sitio. 2.6) Confirmar que su equipo de trabajo este
completo, de lo contrario solicitar la respectiva suplencia. 2.7) Recibir el material de examen de parte
del representante de transporte, cumpliendo con los protocolos establecidos por el ICFES. 2.8)
Entregar el material del kit de aplicación (afiches, marcadores, cinta, etc.) a cada uno de los
examinadores según corresponda. 2.9) Entregar el material de examen a los coordinadores de
salones para que estos realicen el conteo y validación de las cantidades recibidas. 2.10) Ejercer
estricta vigilancia desde el momento del recibo del material, hasta el retorno de éste al representante
del operador de transporte. 2.11) Verificar que el material de examen en ningún momento se
encuentre por fuera del salón, ya sea en manos de examinandos o de cualquier otra persona no
autorizada para tener el material. El coordinador de salones y el delegado son los únicos autorizados
para entregar o recoger material de los salones. 2.12) Manejar las situaciones especiales de acuerdo
con los procedimientos establecidos por el ICFES. 2.13) Verificar que el ingreso de los examinandos
al salón sea en la hora indicada y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Estos incluyen: (i)
Prohibir el uso de celulares y otros equipos electrónicos durante la prueba en el sitio de aplicación.
(ii) Ingresar los examinandos al salón de acuerdo con la instrucción establecida en los manuales de
jefes de salón. 2.14) Para la aplicación electrónica (población en condición de discapacidad) validar
el alistamiento de los equipos de cómputo donde los examinandos responderán sus exámenes. 2.15)
Realizar rondas periódicas por los salones y el sitio, para garantizar la seguridad de la prueba. 2.16)
Verificar que los examinandos estén respondiendo en la hoja de respuestas conforme a las
instrucciones establecidas por el ICFES. 2.17) Verificar que los tiempos de inicio y terminación de las
pruebas en cada salón, corresponden con lo estipulado por el ICFES. 2.18) Asegurar que se
cumplan los protocolos de seguridad para evitar el fraude, copia, intento de copia, perdida de
material de examen parcial, temporal o total el día de la aplicación. 2.19) Garantizar el buen uso y
debido cuidado de los recursos tecnológicos dispuestos por los sitios de aplicación de prueba
electrónica. 2.20) Responder por todo el material que le sea entregado para el ejercicio de sus
funciones por parte del CONTRATANTE y entregarlo en las mismas condiciones en las que le fue
suministrado. 2.21) Reportar cualquier situación anómala o irregular que se llegare a presentar en
cualquiera de las etapas de ejecución de la prueba. 2.22) Mantener la confidencialidad de la
información que le sea entregada en capacitación, reuniones, retroalimentación, materiales
suministrados, datos, políticas, metas, dispositivos electrónicos, equipos de cómputo, bases de
datos, instructivos, procedimientos, contratos, datos personales de los examinadores, evaluaciones,
accesos, usuarios asignados en cualquier sistema de información que deba utilizar y la relacionada u
obtenida en cumplimiento del objeto del contrato, durante la ejecución del mismo y con posterioridad
a su finalización. 2.23) Impedir el ingreso de personas ajenas a los salones de aplicación. 2.24)
Cumplir con las actividades contenidas en el Manual del Coordinador de salones que puede
consultar en la página en la página dispuesta por el CONTRATANTE. 2.25) Acatar las instrucciones
otorgadas por el CONTRATANTE y/o el ICFES. 2.26) Asegurar la asistencia a cada una de las
sesiones programadas y al sitio de aplicación con una presentación personal acorde con la actividad
y en condiciones aptas para el desarrollo de ésta. 2.27) Portar en un lugar visible la credencial que
los identifica para la aplicación. 2.28) Reportar de manera inmediata las novedades evidenciadas en
la verificación del sitio de aplicación al Delegado. 2.29) Reportar de manera inmediata al Delegado
las novedades surgidas a partir del esquema de seguridad establecido por el ICFES y acatar las
instrucciones recibidas en ese sentido. Inmediatamente finalice la aplicación deberá enviar un
informe donde relacione los datos de los examinandos que tuvieron alguna situación especial
relacionando: Nodo, Municipio, código sitio, nombre del sitio, sesión y hora de la novedad, nombre y
documento de identificación del examinando, elementos portados por el examinando, nombre del
examinador que reportó la novedad, descripción de la situación y acciones realizadas. 2.30) Las
demás indicadas por el CONTRATANTE o el Coordinador Operativo de Nodo. 2.31) Registrar su
firma en cada una de las sesiones utilizando la “planilla de registro de asistencia y pago”
garantizando el correcto
diligenciamiento de la misma. SÉPTIMA. CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA: El CONTRATISTA
deberá confirmar a través de los canales dispuestos para ello, la asistencia a cada una de las
sesiones programadas por el CONTRATANTE, so pena de declarar de pleno derecho el
incumplimiento del contrato y por ende la terminación unilateral del mismo de manera inmediata.
PARÁGRAFO. En el evento en que el CONTRATISTA confirme la participación y no asista a
cualquier sesión programada por el CONTRATANTE, será causal de exclusión de la base de datos,
salvo cuando exista justa causa debidamente comprobada en los términos definidos por el
CONTRATANTE. OCTAVA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Las obligaciones del
CONTRATANTE frente al CONTRATISTA serán las que se describen a continuación: 1) Pagar al
CONTRATISTA el valor de este contrato en la forma determinada en el mismo. 2) Suministrar toda la
información necesaria que esté a su alcance y conocimiento y que sea requerida por EL
CONTRATISTA para la ejecución del contrato. 3) Comunicar de manera oportuna al
CONTRATISTA, a través del conducto válido definido para ello, toda irregularidad presentada en el
desarrollo del contrato. NOVENA. El CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que a la
fecha no se encuentra incurso en inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés en los
términos de la Constitución y la Ley. El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al
CONTRATANTE si se encuentra incurso, considera que se encuentra incurso o por cualquier razón
sobreviniente incurre en alguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. DÉCIMA.
INDEPENDENCIA ADMINISTRATIVA: El CONTRATISTA es independiente y, en consecuencia,
asume la plena autonomía para la prestación de los servicios pactados, no tendrá relación o vínculo
laboral alguno con el CONTRATANTE, por ser éste un Contrato de Prestación de Servicios de
carácter civil, conforme a lo establecido en las normas vigentes. PARÁGRAFO. El CONTRATANTE
no asume ninguna responsabilidad por concepto de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones
o cualquier clase de reclamo laboral que se derive de la actividad del CONTRATISTA. DÈCIMA
PRIMERA. CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente este contrato a persona
alguna, sin el consentimiento previo, expreso y escrito del CONTRATANTE. DÈCIMA SEGUNDA.
CONFIDENCIALIDAD: Las partes se comprometen a mantener la más absoluta confidencialidad
con relación a la información, datos, políticas, metas, etc., que por la ejecución de este contrato
lleguen a su conocimiento. Se comprometen a no divulgar y a hacer uso adecuado de cualquier
información entregada o recibida por cualquier motivo en ejercicio de las obligaciones contraídas en
el presente contrato, cualquiera que sea su fuente u origen. Así mismo se comprometen a mantener
en reserva y a no divulgar cualquier información de carácter técnico administrativo comercial,
secretos profesionales, políticas internas o externas o cualquier otra información confidencial o no de
ambas partes. DÉCIMA TERCERA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente contrato se dará
por terminado por alguna de las siguientes causas: 1) Por finalizar el plazo pactado. 2) En cualquier
momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el CONTRATANTE. 3)
Por mutuo acuerdo de las partes. 4) Por incumplimiento de alguna de las partes de las obligaciones
estipuladas, salvo que éste obedezca a motivos de fuerza mayor o caso fortuito. 5) Por las demás
causales que establezcan las normas de derecho privado. DÉCIMA CUARTA. PROPIEDAD DE LA
INFORMACIÓN: Las Partes manifiestan que el presente contrato no constituye transferencia a la
otra parte de los derechos que cada una de ellas posea o sea titular sobre marcas, derechos de
autor, nombres comerciales, patentes u otro derecho, amparado por las distintas reglamentaciones
legales de derechos de autor y/o de propiedad patrimonial. Por tanto y de conformidad con lo
consagrado en el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011, todos los documentos, procesos, plantillas,
formatos, modelos de estimación, diagramas y en general todo el material pre- existente y que se
produzca durante la ejecución del contrato será propiedad del CONTRATANTE. Las copias de
cualquier tipo de material escrito, audiovisual, sonoro o por cualquier otro medio de comunicación
que el CONTRATISTA entregue durante o por la ejecución del contrato, tanto en forma física,
electrónica o por cualquier otro medio que se pudiere reproducir, no son permitidas bajo ninguna
modalidad o cantidad, salvo autorización expresa del CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. El
CONTRATISTA asume plena responsabilidad por cada uno de los documentos, procesos, plantillas,
formatos, modelos de estimación, diagramas, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, detalles
de diseño y demás material físico y/o virtual que se produzca durante el desarrollo de la ejecución
del contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO. En el
evento que se llegaré a presentar y comprobar un caso de plagio en alguno de los productos
entregados o producidos por el CONTRATISTA durante la ejecución del contrato, éste será el único
responsable frente a terceros, manteniendo al CONTRATANTE indemne de cualquier reclamación.
DÉCIMA QUINTA. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El
CONTRATISTA, manifiesta que ha sido informado de manera previa sobre el tratamiento que el
CONTRATANTE, dará a sus datos personales, en virtud a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y
sus Decretos Reglamentarios, el cual consiste en que está información solo se utilizará para el
correspondiente control de acceso validación de los pagos a la Seguridad Social Integral y Aportes
Parafiscales, pago de honorarios y demás que correspondan a su calidad de CONTRATISTA,
salvaguardando el ordenamiento Constitucional y Legal. De igual manera, el CONTRATISTA
autoriza al CONTRATANTE, para almacenar sus datos personales en las bases de datos que
posteriormente se entregaran al ICFES, en aras de mantener actualizadas las listas de información
de los examinadores. PARÁGRAFO: El CONTRATISTA manifiesta que la información para el
tratamiento de sus datos personales la ha suministrado de forma voluntaria y es completamente
verídica. DÉCIMA SEXTA. RESPONSABILIDAD: 1. CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA: El
CONTRATISTA se compromete a garantizar el absoluto cuidado, custodia y buen manejo del
material de prueba, entiéndase como todos los elementos que el usuario utiliza para presentar y
resolver el examen, los cuales son definidos por las características de las pruebas y pueden ser de
forma genérica, sin limitarse a ello, los siguientes: • Cuadernillo: instrumento impreso donde se
encuentran las preguntas de evaluación que se realizarán al examinando. • Hoja de respuestas:
instrumento impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar su respuesta a una
pregunta de selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un texto en respuesta a
una pregunta que se denomina abierta. • Hoja para operaciones: elemento que el examinando
utiliza para realizar cálculos durante la aplicación del examen. • Acta de sesión: documento que
contiene el listado de los cuadernillos asignados al salón particular. El acta de sesión no es un
documento utilizado por el examinando, sin embargo, se considera material de examen por cuanto
se utiliza para control de este. • Credencial de acceso: documento que contiene la información de
usuario y contraseña que el examinando debe utilizar para ingresar a la plataforma. Se utiliza en los
casos de pruebas electrónicas. Así como todo el material que se utilice para la aplicación de la
prueba. Para lo cual el CONTRATISTA está obligado a responder por su adecuada destinación,
evitando divulgación por cualquier medio de comunicación digital o físico, sea parcial o total, de la
información contenida en el material de la prueba; igualmente, por la pérdida, deterioro, sustracción o
cualquier otra forma de copia, sea parcial o total, del material antes referido. En todo caso, deberá
responder por la custodia del material durante todo el tiempo que esté a su cargo y dar cumplimiento
al procedimiento establecido en el Acuerdo de Niveles de Servicio que se adjunta y forma parte
integral del presente contrato. En caso de llegar a materializarse lo anteriormente estipulado, el
CONTRATISTA deberá informar de manera INMEDIATA al Coordinador de Nodo ICFES y al
Coordinador Operativo de Nodo quien es el representante del CONTRATANTE (GRUPO ASD
S.A.S.), tal situación para mitigar el perjuicio que pudiere llegar a causarse. En consecuencia, el
CONTRATISTA asume toda la responsabilidad por la ejecución, inejecución o inadecuado control
del material de prueba, garantizando los protocolos de seguridad idóneos y establecidos para la
custodia de este tipo de documentos. PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta que el material de examen
es de carácter confidencial y pertenece al Estado colombiano, si se comprueba la responsabilidad
del CONTRATISTA, en caso de daño, extravío, pérdida total o parcial por descuido, uso indebido
y/o malos tratamientos de este, el CONTRATISTA, pagará la suma que determine el ICFES, valor
que desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus honorarios,
comprometiéndose a responder por la totalidad de la sanción, sin perjuicio de las acciones judiciales
y/o legales, de carácter civil o penal, según el caso, que se puedan adelantar en contra del
CONTRATISTA, salvaguardando el debido proceso y derecho a la legitima defensa y contradicción.
2. ASISTENCIA A TODAS LAS SESIONES PROGRAMADAS POR EL ICFES Y EL
CONTRATANTE: El CONTRATISTA se compromete a asistir a todas las sesiones programas por el
ICFES y el CONTRATANTE entendiéndose como (i) la ejecución de todas las actividades a cargo y
participación activa, (ii) la presentación puntual en cada una de las sesiones y, (iii) la permanencia de
inicio a fin durante todas las sesiones programadas. En consecuencia, el
CONTRATISTA asume toda la responsabilidad por la inasistencia, impuntualidad o el retiro
anticipado en cada una de las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE.
PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta el impacto en la preparación, ejecución y cierre de la aplicación
de la prueba que implica la ausencia, el retraso, o la permanencia parcial en las sesiones
programadas, el CONTRATISTA deberá pagar al CONTRATANTE las siguientes sumas
dependiendo de la sesión en la que se presente la ausencia total o parcial. A) Ausencia total o
parcial a sesiones de capacitación o reuniones previas: CIEN MIL PESOS ($100.000) M/L. B)
Ausencia total o parcial a sesión de aplicación CIENTO SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS
SESENTA Y SIETE PESOS ($166.667) M/L. Por cada sesión programada de aplicación
programada a la que no asista. Desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus
honorarios, comprometiéndose a responder por la totalidad de la sanción, sin perjuicio de las
acciones judiciales y/o legales, de carácter civil que se puedan adelantar en contra del
CONTRATISTA, salvaguardando el debido proceso y derecho a la legitima defensa y contradicción.
DÉCIMA SEPTIMA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL: EI
presente contrato se regirá por las disposiciones comerciales y civiles, aplicables de acuerdo a la
legislación colombiana. DÉCIMA OCTAVA. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA: Las
diferencias que surjan en desarrollo del presente contrato serán resueltas directamente por las
partes a través de la vía conciliatoria en amigable composición, transacción conforme a la ley y a
elección de la parte que se sienta afectada. En caso de incumplimiento sobre lo acordado y/o de no
llegar a ningún acuerdo, se acudirá a la jurisdicción ordinaria, para lo cual, el presente contrato
prestará mérito ejecutivo. DÉCIMA NOVENA DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos
legales, el domicilio contractual será en la ciudad de Bogotá. VIGESIMA. PERFECCIONAMIENTO:
El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes. Para constancia se firma
en la ciudad de Bogotá a los tres (3) días del mes de septiembre de dos mil ventidos (2022).

CONTRATANTE, CONTRATISTA,

SONIA AYDE RAMOS SALAZAR GUSTAVO ANTONIO VELEZ GARCIA

GRUPO ASD S.A.S. CC: 7151144
DIRECCIÓN: Cra 18B N° 17A - 04
TELÉFONO: 3118416013
 ANEXO 1

CONTRATO DE PRESTACIÓN
COORDINADOR DE SALONES

Tarifa por sesión para pruebas SABER 11 Calendario A Vigencia 2022.

Rol Tipo Valor

Coordinador de Salones Capacitación $ 42.300
Coordinador de Salones Aplicación $ 71.300

Sesiones por rol para pruebas SABER 11 Calendario A Vigencia 2022.

ROL SESIONES
• Sesión de Reunión previa presencial con delegado *
Coordinador de salones • Cantidad de sesiones de aplicación en su sitio
• Sesión(es) de aplicación adicional(es)
 ANEXO No 2

ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS

INTRODUCCIÓN

Este Acuerdo de Nivel de Servicios establece los parámetros y lineamientos técnicos y

procedimentales que se deben tener en cuenta para la custodia del material de prueba y, la
oportunidad en la entrega de informes de la prueba SABER 11 Calendario A Vigencia 2022; así
mismo, este documento contiene el paso a paso, las actividades a ejecutar, los términos y
condiciones relativos al servicio prestado por cada CONTRATISTA, los criterios y métricas de
desempeño de los factores claves, así como las penalidades, fórmulas de cálculos y el alcance en
cuanto a la oportunidad, calidad, trámites y tareas que se deben adelantar en cumplimiento de las
obligaciones contractuales y la debida guarda, reserva, manejo y envío de la información y
documentación.

Este acuerdo se presenta como un anexo al Contrato de Prestación de Servicios suscrito entre las
partes, toda vez que todas las cláusulas en el instrumento contractual principal motivan e involucran
un esquema de desempeño para la custodia del material de prueba y para la oportunidad en la
entrega de los correspondientes informes, este último aplicable sólo para los delegados, se
referenciarán en el presente documento, es decir que los temas incluidos y aquí planteados,
constituyen una guía referencial y específica que forma parte integral de la relación contractual.

DEFINICIONES

Se tendrán en cuenta las siguientes, sin limitarse a ello:

Aplicación: Se refiere al día o días en que los examinandos presentan la prueba. También puede
referirse a todo el proceso de organización y administración previo, durante y posterior a la prueba.

Examinando: Persona citada a presentar un examen.

Examinador: Persona que apoya en la logística de la aplicación con algún rol de los establecidos
para la presente prueba (delegado, coordinador de municipio, jefe de salón, apoyo cognitivo, lector
especializado).

Informe web de aplicación: Informe mediante aplicativo web en el cual el delegado reporta la
Información relativa a los procesos administrativos que realizan los examinadores durante la prueba.
Este informe contiene información esencial acerca de la ubicación de los examinandos, preguntas
dudosas, anulaciones, situaciones especiales, novedades, etc.

Kit de aplicación: Conjunto de materiales, afiches, listados y formatos que deben emplear los
examinadores para las actividades que deben realizar en las etapas de preparación, ejecución y
balance de la aplicación de las pruebas.

Los elementos que componen el kit son:

• Manuales de procedimientos.
• Credenciales y escarapelas.
• Instrucciones específicas y especiales.
• Afiches y Rótulos.
• Formatos e informes.
• Material variable (Listado de asignación de material de examen, listado de salón y registro de
información de docentes).
• Consumibles (bolígrafos, marcadores, cinta pegante).
Los manuales, formatos, afiches y documentos entregados por el Icfes son de uso exclusivo para las
aplicaciones que realiza el Icfes, por lo que no deben ser utilizados por el CONTRATISTA para
procesos diferentes a las pruebas contratadas. El incumplimiento a esta obligación generar las
actuaciones a que haya lugar.

Kit Tiflológico: Herramientas de apoyo para la presentación del examen de los examinandos con
discapacidad visual – ceguera.

Material de examen o pruebas: Conjunto de instrumentos que utiliza el ICFES para realizar las
preguntas a los examinandos y capturar sus respuestas. Este material es de carácter confidencial
del Estado colombiano.

El material de examen está compuesto por los siguientes elementos:

• Cuadernillo.
• Hoja para operaciones.
• Hoja de respuestas.
• Credenciales (Sí lo aplica para población en condición de discapacidad).

El material antes mencionado es de carácter confidencial y deber estar en custodia de seguridad

estricta por parte del CONTRATISTA desde que recibe el material y hasta la entrega de este al
operador de transporte; por ningún motivo se puede extraviar o quedar en manos de los examinandos
posterior al tiempo de aplicación de la prueba. Durante su custodia, cualquier tipo de pérdida,
sustracción de material o filtración de información, total o parcial por parte de los examinandos, los
examinadores o de terceros, será responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA.

Manual de procedimientos de Aplicación: Protocolos e instrucciones que el ICFES tiene previstos

para que los examinadores los realicen en las etapas de preparación, ejecución y balance de la
aplicación. Este material es suministrado por el contratista de Kits de aplicación.

Sede de nodo: Municipio de origen de examinadores de acuerdo con la división geográfica del país
realizada por el Icfes.

Sesión: Tiene dos significados:

• Tiempo estimado para la aplicación de la prueba, de acuerdo con los módulos de examen
programado.
• Unidad referente para el pago de los servicios técnicos para los examinadores.

Sitio de aplicación: Instalación física donde se aplica la prueba.

Cuadernillo: instrumento impreso donde se encuentran las preguntas de evaluación que se

realizarán al examinando.

Hoja de respuestas: instrumento impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar
su respuesta a una pregunta de selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un
texto en respuesta a una pregunta que se denomina abierta.

Operador logístico de aplicación: Encargado de la gestión de personal para la realización de los

exámenes con los protocolos y procedimientos establecidos por el Icfes y la gestión de conectividad
de internet para los sitios de las pruebas electrónicas.

Operador de transporte: Encargado de transportar el material de examen de las pruebas a los

lugares indicados y retornarlos según el alcance de su contrato, de acuerdo con los protocolos de
seguridad definidos por el Icfes.

Operador de kits: Encargado de transportar el material de aplicación de las pruebas a los lugares
indicados, de acuerdo con las fechas y requisitos definidos por el Icfes.

Reunión previa con delegados: Sesión de trabajo en donde se informan especificaciones de la

prueba y se realiza retroalimentación respecto a generalidades y procedimientos con los que se
deben aplicar los exámenes.

Reunión previa para examinadores en sitio: Sesión de trabajo que se realiza antes de la aplicación
del examen para que los delegados realicen la trasmisión de la información respecto a
procedimientos y especificaciones de la prueba a su equipo de trabajo.

LINEAMIENTOS PARA LA CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA O EXAMEN

Recepción y entrega del material de examen

El material de examen llegará al sitio de aplicación empacado en contenedores plásticos.

Adicionalmente, llegarán cajas de cartón para el retorno de hojas de respuestas y los
cuestionarios auxiliares; este material será recibido por el delegado.

El delegado y el representante de transporte verificarán los sellos y las cantidades registradas

en el recibo de entrega y recolección de material de examen, anotando las novedades que
pudiera haber sobre el material recibido y firmándolo como muestra de la aceptación.

El material de examen en poder del delegado será distribuido por éste a los coordinadores de
salones según sea el caso, quienes después de realizar la respectiva verificación de
cantidades, lo entregarán inventariado a los jefes de salón confirmando su correspondencia con
el acta de sesión.

Los jefes de salón, quienes son los responsables de la aplicación de la prueba en cada salón
entregarán el material de examen a cada uno de los examinandos presentes, y registrarán en
el formato correspondiente los examinandos ausentes, entregando el material no utilizado al
coordinador de salones o al delegado.

Una vez finalizado el tiempo establecido para la prueba, el jefe de salón debe recoger el
material de examen, y empacarlo ordenadamente en la bolsa plástica que le ha sido
suministrada y entregarlo de forma inventariada al coordinador de salones, o al delegado, si
no hubiera coordinador de salones, este a su vez consolidará lo correspondiente a los salones
a su cargo y lo entregará al delegado quien lo entregará al representante del operador de
transporte. Ésta entrega estará acompañada del recibo de entrega y recolección de
material de examen, las novedades de cualquier tipo que se presenten deben ser reportadas
en el informe web del delegado.

En razón a que el CONTRATISTA estará en contacto directo con el material de examen, éste
debe garantizar la seguridad, confidencialidad, y el buen estado del material de examen,
previniendo que este material no se duplique, extravíe, descargue, fotografíe, corte o altere
durante la prueba.

Dentro del sitio de aplicación está restringido el uso de celulares y de aparatos electrónicos a
examinandos y examinadores, con el fin de que no se ponga en riesgo la seguridad de la prueba
y la confidencialidad del material de examen.

Seguridad de la prueba

Se refiere a prevenir dos tipos de riesgos.

a) Riesgo de fraude.
b) Riesgo de sustracción del material de examen o extracción de preguntas.

Desde el momento en que el delegado recibe el material de examen por parte del operador de
transporte hasta el momento en que lo devuelve a este al finalizar cada jornada, es responsabilidad
del CONTRATISTA la custodia del material de examen y la prevención de fraude, sustracción total
o parcial de preguntas o cuadernillos por medios físicos o magnéticos por parte de los
examinandos, examinadores o de terceros.

Los jefes de salón son los encargados de vigilar el adecuado desarrollo de la prueba, por esta
razón no es permitido que se encuentren fuera del salón, así mismo, se debe garantizar que ningún
examinador este haciendo actividades diferentes para las que fueron contratados, por ejemplo: leer
libros. De igual forma el uso del celular está completamente restringido ya que es un elemento
potencial para sustracción de material de examen.

El delegado nombrado en cada uno de los sitios, que los examinadores estén cumpliendo con la
aplicación de los procedimientos establecidos en los manuales de cada rol.

En cada una de las sesiones de aplicación, se debe tener especial cuidado en el conteo del material
de examen entregado, de tal forma que se garantice la completitud de éste y la debida custodia de
los documentos.

Una vez recibido el material de prueba en debida forma y sin novedades, le corresponde al
CONTRATISTA garantizar su custodia, evitando cualquier alteración, divulgación o manipulación,
siendo el único responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del material de la prueba
objeto del presente contrato.

No obstante, lo anterior y, en caso de presentarse alguna inconsistencia o diferencia en cantidades,

entregas y/o recolecciones del material de prueba, el CONTRANTISTA deberá informar al
CONTRATANTE, de manera inmediata, todas las novedades que se presenten, entiéndase éstas,
sin limitarse a ello, las siguientes:

Diferencias de cantidades.
Material de examen incompleto.
Material de examen deteriorado.
Material de examen ilegible.
Material de examen modificado o alterado.
Material de examen roto.
Material de examen con tachones.
Paquetes del material de examen abiertos.
Entre otros.

En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a integridad,
disponibilidad y la confidencialidad de la información, el CONTRATISTA deberá informar
inmediatamente al CONTRATANTE, para lo cual, se establece el siguiente procedimiento:

PROTOCOLO EN CASO DE PERDIDA DE MATERIAL DE LA PRUEBA O APLICACIÓN

1. Objetivo

Este protocolo tiene la finalidad de establecer las acciones a seguir en caso de pérdida del material
de la prueba, para garantizar su recuperación inmediata y atenuar las consecuencias de su extravío.

2. Responsabilidad contractual y legal de la custodia del material

Es importante que recuerde que, en su rol de Coordinador de Salón, debe velar por el cumplimiento
de las obligaciones estipuladas en el contrato de prestación de servicios suscrito con el Grupo ASD
S.A.S., además de las instrucciones otorgadas por el ICFES, la Compañía y las contenidas en los
manuales, instructivos, capacitaciones y demás material relacionado con la aplicación de una prueba,
por lo tanto, en ejercicio de su rol será responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del
material de la prueba. En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará,
violación a integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información, Usted deberá responder
civil y penalmente por su indebida utilización, omisión y/o negligencia.
Lo anterior, teniendo en cuenta que el material de la prueba es de carácter confidencial y pertenece
al Estado colombiano, por lo que cualquier alteración, divulgación o manipulación constituye un delito
y será responsabilidad de quien ostente la cadena de custodia.

3. Responsabilidad de la concientización de la trascendencia de la custodia del material

a los examinadores y examinandos.

En la reunión previa a la aplicación de la prueba Usted como Coordinador de Salón, debe garantizar
con suficiencia, detalle y énfasis, la responsabilidad contractual y legal de la custodia del material de
la prueba a los examinandos que le acompañarán en la respectiva aplicación, en aras de asegurar
que todas las personas que van a ostentar la custodia del material sean conscientes de la importancia
de velar por el cuidado y vigilancia de este.
Así mismo, debe informar las actuaciones a seguir en caso de pérdida del material de la prueba, en
el entendido que, una vez materializado el riesgo, la actuación inmediata puede significar la
recuperación del material extraviado.
En igual sentido, Usted debe indicar claramente a los examinadores la instrucción de informar a los
examinandos, la prohibición expresa de sustraer información del material de la prueba o apropiarse
de estos, con las correspondientes consecuencias legales.

4. Mantener el control durante la aplicación de la prueba

El éxito de la custodia del material radica en la adecuada ejecución de las actividades de cada uno
de los examinadores, por lo tanto, es importante acatar las siguientes instrucciones:
• En la visita al sitio previo la aplicación de la prueba identifique los números de contacto de la
policía de la ciudad o municipio en que está aplicando.
• Esté atento a cualquier actitud sospechosa.
• No permita que los examinandos se aglomeren en el salón de aplicación.
• En caso de presentarse alguna situación que irrumpa la normal aplicación de la prueba
mantenga el control de la aplicación, puede tratarse de una coartada para sustraer el material.
• En caso de que el examinando solicite ir al baño, asegúrese que este no sustrae el material
de la prueba.
• No permita que los examinandos se acerquen al lugar donde reposa el material de la prueba.
• Nunca se retire del salón asignado sin contar con el respectivo relevo del coordinador de
salón o del delegado.
• Reciba el material de la prueba de manera pausada, asegurando el control en la entrega, no
permita que lo presionen ni que nadie salga del salón sin haber entregado el material.

5. En caso de pérdida del material

Cuando el examinando que presuntamente extravió el material no se ha retirado del sitio de

aplicación:
5.1 Indique que ningún estudiante se puede retirar del aula
5.2 Informe de manera inmediata sobre la pérdida del material de la prueba al delegado, quien
a su vez deberá informar al coordinador operativo del Grupo ASD S.A.S.
5.3 Proceda a solicitar el apoyo del coordinador de sitio, rector o personal administrativo del
sitio.
 5.4 Efectúe un nuevo conteo del material solicitando apoyo al delegado o coordinador de sitio.
5.5 Individualice al examinando a quien se le había asignado el material de la prueba.
5.6 Solicite al examinando que informe detalladamente el lugar donde está el material de la
prueba, solicite la presencia del acudiente y adviértale sobre las consecuencias de la
pérdida del material. En caso de que el examinando no suministre esta información pida
colaboración al Coordinador de Sitio.
5.7 Comuníquese con la Policía e informe la situación, solicitando acompañamiento
inmediato.
5.8 Con el apoyo del Coordinador de sitio comuníquese con el acudiente del menor e informe
la situación, solicitando la presencia de este.
5.9 Documente las explicaciones otorgadas por los presuntos responsables de la pérdida del
material.
5.10 Persuada insistentemente al examinando para que informe el paradero del material.
5.11 Genere un informe detallado con las circunstancias ocurridas.

El siguiente gráfico le ayudará como Coordinador de Salón a entender mejor cómo reaccionar ante
la situación:

1 1 10 5
min. min. min. min.
1. Diríjase de 2. Reitere la 3. Indique al 4 Si efectivamente se
inmediato al solicitud para jefe de salón evidencia la pérdida del
aula donde que ningún que realice material:
ocurrió la examinando de nuevo el a. Hable en privado con el
novedad. se retire del conteo del jefe de salón y
aula de clase material reconstruya rápidamente
hasta aclarar los hechos, si es posible
la novedad. escríbalo.
b. Reporte a su
coordinador de nodo
ICFES y al profesional de
apoyo ASD, comente los
hechos y reciba
instrucciones.
c. De acuerdo con la
reconstrucción de los
hechos, solicite el apoyo
del director de curso y/o
rector para dirigirse a los
estudiantes y explicarles
la necesidad de cooperar
para
Los tiempos son promedio, el objetivo es que, si hay pérdida de material, que
esta el verificada
sea material sey
recupere
comunicada en un tiempo no mayor de 20 minutos después de ocurrida ya que éste, es
la novedad.
propiedad del ICFES y
está protegido por la ley.

10 20
min. min.

d. Si no se logra e. Ejecute al pie de 4. Realice el informe

recuperar el la letra las de todo lo
material, tenga a instrucciones acontecido, anexe
la mano la recibidas y deje todos los soportes y
reconstrucción de registro de estas, evidencias que
los hechos, datos así como de recopile y
del (os) información repórtelo a su
examinador (es) relevante como, coordinador de
implicados, del por ejemplo: si le nodo ICFES y al
rector de la indican que solicite profesional de
institución y del apoyo de la policía, apoyo ASD.
examinando al cual los datos de los
se le asignó el policiales
material, con esta asignados, si debe
información* presentar denuncia
comuníquese con el en la fiscalía, los
área jurídica de datos de radicación
ASD y reciba y demás
instrucciones al pertenecientes a la
respecto. denuncia, etc.

*Junto con este instructivo tendrá un formato anexo para el reporte de estas
novedades
Cuando el examinando que presuntamente extravió el material se retiró del sitio de aplicación:

5.12 Indague los datos de contacto y ubicación del examinando, apoyándose con el
coordinador de sitio o personal administrativo de este.
5.13 Solicite apoyo al personal de sitio de aplicación (rector, coordinadores, docentes) y
diríjase a la residencia del examinando que presuntamente extravió el material de prueba.
5.14 Explique la situación a los acudientes del examinando y solicite la colaboración
respectiva.
5.15 Retroalimente de manera constante al coordinador operativo de nodo, sobre las
novedades de la situación.
5.16 De ser necesario, solicite el acompañamiento de la policía.
5.17 Genere un informe detallado con las circunstancias ocurridas.

En el evento en que el material de la prueba se extravié de manera definitiva:

Para efectos de radicar la denuncia, deben dirigirse a la Fiscalía local o inspección de policía del a
ciudad o municipio donde se está aplicando la prueba, indicando que van a denunciar el hurto de
material propiedad de una entidad pública, allí deben indicar que actúan como persona que tiene
conocimiento de los hechos objeto de investigación, narrando las circunstancias de tiempo, modo y
lugar frente a la pérdida de los cuadernillos y/o las hojas de respuesta, según aplique, así como
indicar los datos de los PRESUNTOS responsables de la pérdida del material. Por una cuantía
aproximada de 150 millones de pesos por cada cuadernillo, más 1.500.000 por cada hoja de
respuesta.

Es importante que tenga claro los datos documentados de la perdida de material de la prueba, fechas,
sitio de aplicación, presuntos implicados, para ello debe llevar el informe detallado de los hechos
ocurridos.

GENERACIÓN, CONTENIDO Y ENTREGA DE INFORMES (SÓLO PARA DELEGADOS):

Una vez finalizada la prueba, el delegado dispuesto en cada uno de los establecimientos educativos
debe diligenciar el informe de cada día de aplicación de manera clara y precisa, basándose en los
formatos impresos que fueron diligenciados durante la aplicación de la prueba. Las instrucciones
para el registro del informe web serán remitidas por el ICFES a los delegados, a través del operador
logístico de aplicación, y dará soporte a través de los coordinadores de zona.

El CONTRATISTA debe proyectar, durante la ejecución de la prueba, un acta de notificación con la

información de los examinadores que no cumplan con la correcta ejecución de los procedimientos o
protocolos o presenten deficiencias en relaciones interpersonales, puntualidad, presentación
personal, entre otros, garantizando que se evalúan los procedimientos desarrollados antes, durante
y después de la aplicación de la prueba.

Finalizada la prueba, el CONTRATISTA deberá diligenciar el correspondiente informe, el cual

contendrá los datos de cada día de aplicación de manera clara y precisa, teniendo en cuenta lo
registrado en cada formato impreso que le fue entregado para la aplicación de la prueba y con base
en las instrucciones para el registro del informe WEB remitido por el ICFES.

El CONTRATISTA deberá diligenciar el informe en un plazo máximo de dos (2) días después de la
aplicación de la prueba:

No obstante, lo anterior, se pueden presentar situaciones que impidan el cumplimiento de dicho

plazo, cuando exista una novedad fáctica, como por ejemplo:

Indisponibilidad del aplicativo del ICFES.

Para estos casos en donde la responsabilidad del CONTRATISTA depende de factores externos, se
deberá justificar y soportar la evidencia del hecho, con información verídica, imágenes de pantalla y
reportar la novedad al CONTRATANTE o a quien éste designe, por medio escrito (puede ser por
correo electrónico), actividad que se deberá realizar dentro del mismo día del incidente que impidió
el diligenciamiento del informe y por ende, el cumplimiento de la obligación.

Así mismo, el CONTRATISTA deberá informar al CONTRATANTE cuando se restablezca el

incidente y/o se solucione el mismo (de manera inmediata), con el fin de contabilizar de manera
idónea el plazo para la realización de la actividad.

Ahora bien, para el diligenciamiento WEB del informe, el CONTRATISTA deberá:

Ingresar al sistema con el usuario y la contraseña asignada.

Una vez haya ingresado a la plataforma del informe web, con la información capturada el día de la
aplicación y los soportes adicionales, el delegado debe seleccionar la aplicación para la cual fue
asignado y diligenciar los módulos que se listan a continuación:

1. Estadísticas
2. Registro de ausentes
3. Formatos
 Preguntas dudosas
4. Novedades
Material de examen
5. Situaciones especiales
Sitio
Examinando
6. Operadores
Distribución (Transporte)
Aplicación

Nota: La estructura de este informe está sujeta a modificaciones de acuerdo con las situaciones que se
presenten en la aplicación de las pruebas; de igual forma el Icfes podrá adicionar o retirar módulos o
secciones.

Para las diferentes situaciones que no tengan tipificación en la estructura del informe, el delegado debe rá
documentarlas en actas y anexarlas en la carpeta del delegado.

VERIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN POR PARTE DEL CONTRATANTE RESPECTO DE LAS

ACTIVIDADES ADELANTADAS POR EL CONTRATISTA

Las partes acuerdan que la prestación del servicio por parte del CONTRATISTA estará sujeta a la
verificación del cumplimiento del presente Acuerdo de Nivel de Servicio, por lo que la verificación,
cálculo y aplicación de los indicadores y descuentos a que haya lugar, se realizará de acuerdo con
el siguiente procedimiento:

Previo a realizarse el pago de los servicios técnicos establecidos en la forma de pago, el

CONTRATANTE, a través de la Coordinación Nacional de Personal y los Coordinadores Operativos
de Nodo, verificará el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, los indicadores y
condiciones de calidad, conforme a las tablas que se relacionan a continuación, las cuales contienen
la descripción de la actividad y su forma de medición:

Para la custodia del material de examen:

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Pérdida o divulgación de la información del material de
examen por causas atribuibles al CONTRATISTA.
(será aplicado en aquellos casos en los que se
# de ítems o preguntas pérdidas,
presente pérdida, extravío, sustracción sea parcial o
extraviadas o sustraídas y divulgadas.
total del cuadernillo de preguntas de la prueba a
aplicarse y/o se genere divulgación de la información,
por cualquier medio digital o físico)
Pérdida de hoja de respuestas diligenciadas por el
# de hojas de respuestas diligenciadas por
examinando durante la custodia del operador logístico
el examinando, extraviadas o sustraídas.
de aplicación.

Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

# de carpetas de delegados con informes
Faltantes de carpetas de informes de delegados al
no entregados al coordinador de nodo en el
coordinador de nodo en la fecha máxima de recepción
tiempo establecido
Asistencia a todas las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Incumplimiento en la asistencia a las sesiones de
capacitación programadas para examinadores
requeridos por cuadro de aplicación (La no asistencia Número de sesiones adicionales de
de algunos examinadores a las reuniones capacitación.
programadas, genera que se deban hacer sesiones
adicionales de capacitación).
Falta de oportunidad en la llegada del equipo de
examinadores en los sitios de aplicación. Tiempo de Hora o fracción de retraso del delegado,
retraso transcurrido después de las 7:30 a.m. en la demás examinadores, examinadores
primera sesión o 2:00 p.m. para segunda sesión por suplentes.
examinador.

Si producto de la verificación realizada se advierte la configuración de alguno de los eventos o

circunstancias establecidas en las tablas anteriores, se aplicará la respectiva fórmula de medición
del cumplimiento que aplique en cada caso, con el fin de establecer el valor del eventual descuento
a aplicarse sobre el pago de los servicios técnicos al CONTRATISTA.

Una vez realizada la verificación y el cálculo preliminar del descuento aplicable, el CONTRATANTE
remitirá al CONTRATISTA el informe correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
al hecho que configuró la materialización del incumplimiento, sin que este término se entienda
perentorio de la actuación o aplicación del mismo, junto con los soportes y documentos que los
sustentan, con el fin de que éste pueda presentar las observaciones y/o respuestas a que hubiere
lugar, así como los argumentos que le permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones
dentro de los estándares de calidad requeridos por el CONTRATANTE, en aras de garantizar su
derecho a la legítima defensa y contradicción y debido proceso.

La respuesta del CONTRATISTA deberá allegarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
recibo del informe del CONTRATANTE, los cuales pueden ser prorrogables hasta por el mismo
término, previa solicitud formal del CONTRATISTA.

Recibido el informe por parte del CONTRATISTA, el CONTRATANTE, en un término máximo de

hasta cinco (5) días hábiles, rendirá concepto definitivo sobre la actuación y la ejecución de las
actividades por parte del CONTRATISTA, así como la estimación de los descuentos que le aplican.

Dicho informe será comunicado al CONTRATISTA y a la Coordinación Financiera para su aplicación

y correspondiente liquidación de los servicios técnicos.

PENALIDADES POR MATERIALIZACIÓN DE INCUMPLIMIENTOS ATRIBUIBLES AL

CONTRATISTA.

Conforme lo estipulado en los numerales 1 y 2 de la cláusula décima sexta del contrato, en caso de
comprobarse la responsabilidad del CONTRATISTA por algún incumplimiento de las actividades
señaladas en este documento, se tendrán en cuenta las siguientes penalidades:

Para la custodia del material del examen:

 DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Pérdida o divulgación de la información del material de Será la que disponga el ICFES, conforme
examen por causas atribuibles al CONTRATISTA. la materialización del incumplimiento, sin
(será aplicado en aquellos casos en los que se embargo, se relacionan los valores para su
presente pérdida, extravío, sustracción sea parcial o cálculo.
total del cuadernillo de preguntas de la prueba a
aplicarse y/o se genere divulgación de la información, $1.160.056 por cada ítem o pregunta
por cualquier medio digital o físico) perdido, extraviado o sustraído y divulgado.
Será la que disponga el ICFES, conforme
la materialización del incumplimiento, sin
embargo, se relacionan los valores para su
cálculo.
Pérdida de hoja de respuestas diligenciadas por el
1,5 SMMLV por hoja de respuesta faltantes
examinando durante la custodia del operador logístico
por examinando y hasta 100 hojas de
de aplicación.
respuestas. Si la cantidad de hojas de
respuesta de perdida supera las 100, el
supervisor del contrato y la Entidad
procederán a verificar un presunto
incumplimiento de contrato.

Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Faltantes de carpetas de informes de delegados al 1 SMDLV por cada informe sin entregar
coordinador de nodo en la fecha máxima de recepción por cada día de retraso.

Asistencia a todas las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Incumplimiento en la asistencia a las sesiones de
capacitación programadas para examinadores
requeridos por cuadro de aplicación (La no asistencia 1 SMMLV por cada sesión adicional
de algunos examinadores a las reuniones programada
programadas, genera que se deban hacer sesiones
adicionales de capacitación).
Delegado: 3 SMDLV por hora o fracción de
retraso por sesión por delegado.
Falta de oportunidad en la llegada del equipo de
Demás examinadores: 1 SMDLV por hora
examinadores en los sitios de aplicación. Tiempo de
o fracción de retraso por sesión por
retraso transcurrido después de las 7:30 a.m. en la
delegado.
primera sesión o 2:00 p.m. para segunda sesión por
examinador.
Examinadores suplentes: 3 SMDLV por
hora o fracción de retraso por sesión por
delegado.