CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS COORDINADOR DE SALÓN

Entre los suscritos a saber, SONIA AYDE RAMOS SALAZAR, identificada con la cédula de
ciudadanía número 39.742.425 de Ubaté, domiciliada en Bogotá, actuando como Representante
Legal Suplente del GRUPO ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS SOCIEDAD POR
ACCIONES SIMPLIFICADA - GRUPO ASD S.A.S., quien en adelante se denominará el
CONTRATANTE, por una parte y, por la otra, VELEZ GARCIA GUSTAVO , identificado(a) con
cédula de ciudadanía número 7151144, quien para los efectos de este contrato se denominará el
CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios, el cual se regirá
por las siguientes cláusulas: PRIMERA. OBJETO: El CONTRATISTA se obliga con el
CONTRATANTE a prestar el servicio de forma competente y poner en práctica todo su conocimiento
en la realización de las obligaciones dispuestas en el presente contrato y las que le sean indicadas
por la persona designada por parte del CONTRATANTE, según el rol de CORD. SALON SABADO
Y DOMINGO en la prueba PRUEBA SABER 11 CALENDARIO A VIGENCIA 2021, conforme a las
especificaciones dadas por el mismo, las cuales se rigen por los lineamientos establecidos por el
Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES. SEGUNDA. PLAZO: El plazo de
ejecución del presente Contrato de Prestación de Servicios será entre los días 26 de agosto al 05
del mes septiembre de 2021, previo perfeccionamiento del mismo. PARÀGRAFO. Es de
conocimiento y aceptación del CONTRATISTA, que la prestación del servicio aquí contratado está
sujeto a las necesidades del CONTRATANTE, por lo tanto, la relación contractual puede terminar en
cualquier momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el
CONTRATANTE. TERCERA. VALOR DE LOS HONORARIOS: Para los efectos legales y
fiscales pertinentes, los honorarios asociados al presente contrato son indeterminados pero
determinables, de acuerdo con el cumplimiento total de las obligaciones aquí pactadas y asistencia a
todas las sesiones programadas, teniendo en cuenta que el valor de cada sesión corresponde a la
tarifa señalada en el documento denominado Anexo 1, el cual forma parte integral del presente
contrato. CUARTA. FORMA DE PAGO: El CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA el valor del
presente contrato, CONTRA PRESTACIÓN EFECTIVA DEL SERVICIO, de acuerdo con la cuenta
de cobro presentada y previamente avalada por el funcionario designado por el CONTRATANTE.
PARÁGRAFO PRIMERO. En todo caso el pago de los honorarios por la prestación efectiva del
servicio estará sujeto al cumplimiento de todas las obligaciones, la asistencia y ejecución de todas
las sesiones que sean programadas y enunciadas por el Instituto Colombiano para la Evaluación de
la Educación – ICFES y/o el CONTRATANTE. PARÁGRAFO SEGUNDO. En el evento en que el
CONTRATISTA no asista a cualquiera de las sesiones programadas por el CONTRATANTE y/o el
Instituto Colombiano Para la Evaluación de la Educación – ICFES deberá reintegrar el dinero
consignado o girado por el CONTRATANTE, de manera inmediata y por el medio establecido para
tal fin, indicado al momento de la capacitación. En caso de que, al momento de girarse el pago por
los servicios técnicos prestados, no se hubieren reintegrado las sumas antes referida al
CONTRATANTE, se procederá a efectuar directamente los descuentos correspondientes de
cualquier saldo que tenga a su favor con cargo al CONTRATANTE, lo cual el
CONTRATISTA acepta al suscribir el presente contrato. PARÁGRAFO TERCERO. En el evento en
que la prueba señalada en la cláusula primera del presente contrato sea cancelada o aplazada,
debido a las condiciones sanitarias u otras que puedan tornarse irresistibles o por decisión unilateral
del ICFES, el CONTRATANTE únicamente pagará el valor correspondiente a las sesiones
efectivamente ejecutadas; así mismo, si previo a la cancelación de la prueba, se hubiere reconocido
el pago por concepto de servicios técnicos, viáticos, entre otros, el CONTRATISTA deberá reintegrar
el monto reconocido por las sesiones que no se ejecutaron, de manera inmediata por el medio
establecido para tal fin, indicado al momento de la capacitación. PARÁGRAFO CUARTO: Para el
pago, el CONTRATISTA deberá presentar el RUT actualizado y copia del documento de identidad.
QUINTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del presente contrato el
CONTRATISTA se obliga a: 1) OBLIGACIONES GENERALES:
1.1) Cumplir con el objeto del contrato.1.2) Apoyar al delegado en el cumplimiento de los
procedimientos y protocolos establecidos por el ICFES el día de la aplicación y mantenerlo informado
de cualquier novedad que se presente durante la aplicación. 1.3) Reportar sus actividades al
delegado. 1.4) Seguir las instrucciones contenidas en
los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de manera
que se brinden idénticas condiciones de aplicación a todos los examinandos a nivel nacional.
1.5) Estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo intento de copia, fraude, suplantación,
sustracción o mutilación de material de examen, así como a no permitir que este sea fotocopiado o
transmitido por medio alguno, o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas. 1.6)
Abstenerse de usar celulares y aparatos electrónicos durante la aplicación. 1.7) Mantener buenas
relaciones interpersonales con el equipo de trabajo. 1.8) Conformar, junto con el delegado y los
demás examinadores, un equipo de trabajo fuerte y coordinado; mantener con ellos una
comunicación permanente y prestarles colaboración cuando lo requieran. 1.9) Responder por el
material que le sea entregado para el ejercicio de sus funciones por parte del CONTRATANTE y/o el
ICFES. PARÁGRAFO PRIMERO. El material de examen es de carácter confidencial y pertenece al
Estado colombiano, por lo que cualquier alteración, divulgación o manipulación constituye un delito y
será responsabilidad de quien ostente la cadena de custodia. Por lo tanto, El CONTRATISTA, será
responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del material de la prueba objeto del presente
contrato. En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a
integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información, el CONTRATISTA deberá
responder civil y penalmente por su indebida utilización, omisión y/o negligencia. 1.10) Ejercer
estricta vigilancia del material de la prueba, hasta el retorno de éste al representante del operador de
distribución. 1.11) Garantizar la conectividad y herramientas tecnológicas suficientes para participar
de todas las actividades de capacitación, retroalimentación, talleres previos y demás sesiones
programadas por el CONTRATANTE o el ICFES. 1.12) Asegurar su asistencia y participación a las
sesiones de capacitación definidas por el CONTRATANTE o el ICFES, ya sea de manera física o
virtual, a través de las herramientas definidas. PARÁGRAFO SEGUNDO. En las sesiones de
capacitación o talleres virtuales, el CONTRATISTA deberá mantener encendida la cámara y contar
con un micrófono funcional, con la finalidad de facilitar al capacitador el control sobre el grupo de
examinadores, conocer a estos, permitir la participación, garantizar la puntualidad, el control de
asistencia, la permanencia durante toda la sesión y la aprehensión del conocimiento. 1.13) Cumplir
con la aplicación de todos los protocolos de bioseguridad definidos por el CONTRATANTE y el
Icfes.1.14) Utilizar el tapabocas y exigir su uso a los examinandos.1.15) Mantener la confidencialidad
de la información que le sea entregada en capacitación, talleres, retroalimentación, materiales
suministrados, datos, políticas, metas, dispositivos electrónicos, equipos de cómputo, bases de
datos, instructivos, procedimientos, contratos, datos personales de los examinadores, evaluaciones,
accesos, usuarios asignados en cualquier sistema de información que deba utilizar y la relacionada u
obtenida en cumplimiento del objeto del contrato, durante la ejecución del mismo y con posterioridad
a su finalización. 1.16) Cumplir con los protocolos y procedimientos de aplicación establecidos por el
ICFES y el CONTRATANTE. 1.17) Entregar toda la información, brindar el apoyo y remitir los
informes que sean requeridos por el CONTRATANTE, el ICFES o cualquier autoridad competente,
en el evento que se presenten reclamaciones posteriores a la aplicación de la prueba, con el fin de
esclarecer las novedades ocurridas durante cada una de las sesiones en las que haya participado.
1.18) Cumplir de manera integral con los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS).1.19) Las demás
que le sean asignadas por el CONTRATANTE. OBLIGACIONES ESPECIFICAS: 2.1)Apoyar y guiar
las labores de los jefes de salón y velar por el cumplimiento de los protocolos para la aplicación de
las pruebas. 2.2) Recibir el material entregado por el delegado 2.3) Distribuir y recoger el material de
examen tales como cuadernillos, hojas de operaciones, hojas de respuesta, hoja borrador, planos de
arquitectura, acta de sesión, credencial de acceso y material complementario a cada uno de los jefes
de salón dispuestos en el sitio de aplicación. 2.4) Cumplir con los protocolos y procedimientos de
aplicación establecidos por el ICFES. 2.5) Reportar sus actividades al delegado. 2.6) Realizar rondas
en diferentes momentos para asegurar el cumplimiento de procedimientos. 2.7) Garantizar el buen
uso y debido cuidado de los recursos tecnológicos dispuestos por los sitios de aplicación de prueba
electrónica. 2.8) Las contenidas en el manual del Coordinador de Salones que puede consultar en
la página dispuesta por el CONTRATANTE. 2.9) Reportar y registrar en el formato de informe de
coordinador de salón cualquier situación anómala o irregular que se llegare a presentar en cualquiera
de las etapas de ejecución de la
prueba. 2.10) Realizar la respectiva capacitación virtual programada por el CONTRATANTE. 2.11)
Asistir a los talleres presenciales y en general cada una de las sesiones programadas por el
CONTRATANTE y/o el ICFES. 2.12) Acatar las instrucciones otorgadas por el CONTRATANTE y/o
el ICFES. 2.13) Entregar el material de examen al jefe de salón y recibirlo al culminar la sesión.
2.19) Pasar constantemente por los salones asignados, con el fin de garantizar el óptimo desarrollo
de la aplicación y controlar que todos los protocolos de bioseguridad y procedimientos de aplicación
se estén cumpliendo 2.20) Apoyar la salida de los examinandos que ya finalizaron la prueba y
controlen la seguridad en los baños, y la restricción del uso de elementos no permitidos en el sitio de
aplicación. 2.21) Reemplazar al jefe de salón cuando este requiera salir por una circunstancia de
fuerza mayor. 2.22) las demás que le sean indicadas por el CONTRATANTE .SEXTA.
CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA : El CONTRATISTA deberá confirmar a través de los canales
dispuestos para ello, la asistencia a cada una de las sesiones programadas por el CONTRATANTE,
so pena de declarar de pleno derecho el incumplimiento del contrato y por ende la terminación
unilateral del mismo de manera inmediata. PARÁGRAFO. En el evento en que el
CONTRATISTA confirme la participación y no asista a cualquier sesión programada por el
CONTRATANTE, será causal de exclusión de la base de datos, salvo cuando exista justa causa
debidamente comprobada en los términos definidos por el CONTRATANTE. SÉPTIMA.
OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Las obligaciones del CONTRATANTE frente al
CONTRATISTA serán las que se describen a continuación: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor de
este contrato en la forma determinada en el mismo. 2) Suministrar toda la información necesaria que
esté a su alcance y conocimiento y que sea requerida por EL CONTRATISTA para la ejecución del
contrato. 3) Comunicar de manera oportuna al CONTRATISTA, a través del conducto válido definido
para ello, toda irregularidad presentada en el desarrollo del contrato. OCTAVA. El
CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que a la fecha no se encuentra incurso en
inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés en los términos de la Constitución y la Ley.
El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al CONTRATANTE si se encuentra
incurso, considera que se encuentra incurso o por cualquier razón sobreviniente incurre en alguna
inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. NOVENA. INDEPENDENCIA
ADMINISTRATIVA: El CONTRATISTA es independiente y en consecuencia, asume la plena
autonomía para la prestación de los servicios pactados, no tendrá relación o vínculo laboral alguno
con el CONTRATANTE, por ser éste un Contrato de Prestación de Servicios de carácter civil,
conforme a lo establecido en las normas vigentes. PARÁGRAFO. El CONTRATANTE no asume
ninguna responsabilidad por concepto de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones o
cualquier clase de reclamo laboral que se derive de la actividad del CONTRATISTA. DÈCIMA.
CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente este contrato a persona alguna,
sin el consentimiento previo, expreso y escrito del CONTRATANTE.
DÈCIMA PRIMERA. CONFIDENCIALIDAD: Las partes se comprometen a mantener la más
absoluta confidencialidad con relación a la información, datos, políticas, metas, etc., que por la
ejecución de este contrato lleguen a su conocimiento. Se comprometen a no divulgar y a hacer uso
adecuado de cualquier información entregada o recibida por cualquier motivo en ejercicio de las
obligaciones contraídas en el presente contrato, cualquiera que sea su fuente u origen. Así mismo se
comprometen a mantener en reserva y a no divulgar cualquier información de carácter técnico
administrativo comercial, secretos profesionales, políticas internas o externas o cualquier otra
información confidencial o no de ambas partes. DÉCIMA SEGUNDA. CAUSALES DE
TERMINACIÓN: El presente contrato se dará por terminado por alguna de las siguientes causas:
1) Por finalizar el plazo pactado. 2) En cualquier momento con la simple notificación por parte de la
persona designada por el CONTRATANTE. 3) Por mutuo acuerdo de las partes. 4) Por
incumplimiento de alguna de las partes de las obligaciones estipuladas, salvo que éste obedezca a
motivos de fuerza mayor o caso fortuito. 5) Por las demás causales que establezcan las normas de
derecho privado. DÉCIMA TERCERA. PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Las Partes manifiestan
que el presente contrato no constituye transferencia a la otra parte de los derechos que cada una de
ellas posea o sea titular sobre marcas, derechos de autor, nombres comerciales, patentes u otro
derecho, amparado por las distintas reglamentaciones legales de derechos de autor y/o de propiedad
patrimonial. Por tanto y de conformidad con lo consagrado en el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011,
todos los documentos, procesos,
plantillas, formatos, modelos de estimación, diagramas y en general todo el material pre- existente y
que se produzca durante la ejecución del contrato será propiedad del CONTRATANTE. Las copias
de cualquier tipo de material escrito, audiovisual, sonoro o por cualquier otro medio de comunicación
que el CONTRATISTA entregue durante o por la ejecución del contrato, tanto en forma física,
electrónica o por cualquier otro medio que se pudiere reproducir, no son permitidas bajo ninguna
modalidad o cantidad, salvo autorización expresa del CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. El
CONTRATISTA asume plena responsabilidad por cada uno de los documentos, procesos, plantillas,
formatos, modelos de estimación, diagramas, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, detalles
de diseño y demás material físico y/o virtual que se produzca durante el desarrollo de la ejecución
del contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO. En el evento que se llegaré a presentar y comprobar un
caso de plagio en alguno de los productos entregados o producidos por el CONTRATISTA durante la
ejecución del contrato, éste será el único responsable frente a terceros, manteniendo al
CONTRATANTE indemne de cualquier reclamación. DÉCIMA CUARTA. AUTORIZACIÓN
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El CONTRATISTA, manifiesta que ha sido
informado de manera previa sobre el tratamiento que el CONTRATANTE, dará a sus datos
personales, en virtud a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, el cual
consiste en que está información solo se utilizará para el correspondiente control de acceso
validación de los pagos a la Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales, pago de honorarios y
demás que correspondan a su calidad de CONTRATISTA, salvaguardando el ordenamiento
Constitucional y Legal. De igual manera, el CONTRATISTA autoriza al CONTRATANTE, para
almacenar sus datos personales en las bases de datos que posteriormente se entregaran al ICFES,
en aras de mantener actualizadas las listas de información de los examinadores. PARÁGRAFO: El
CONTRATISTA manifiesta que la información para el tratamiento de sus datos personales la ha
suministrado de forma voluntaria y es completamente verídica. DÉCIMA QUINTA.
RESPONSABILIDAD: CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA: El CONTRATISTA se
compromete a garantizar el absoluto cuidado, custodia y buen manejo del material de prueba,
entiéndase como todos los elementos que el usuario utiliza para presentar y resolver el examen, los
cuales son definidos por las características de las pruebas y pueden ser de forma genérica, sin
limitarse a ello, los siguientes: • Cuadernillo: instrumento impreso donde se encuentran las
preguntas de evaluación que se realizarán al examinando. • Hoja de respuestas: instrumento
impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar su respuesta a una pregunta de
selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un texto en respuesta a una pregunta
que se denomina abierta. • Hoja para operaciones: elemento que el examinando utiliza para realizar
cálculos durante la aplicación del examen. • Acta de sesión: documento que contiene el listado de
los cuadernillos asignados al salón particular. El acta de sesión no es un documento utilizado por el
examinando, sin embargo, se considera material de examen por cuanto se utiliza para control de
este. • Credencial de acceso: documento que contiene la información de usuario y contraseña que
el examinando debe utilizar para ingresar a la plataforma. Se utiliza en los casos de pruebas
electrónicas. Así como todo el material que se utilice para la aplicación de la prueba. Para lo cual el
CONTRATISTA está obligado a responder por su adecuada destinación, evitando divulgación por
cualquier medio de comunicación digital o físico, sea parcial o total, de la información contenida en el
material de la prueba; igualmente, por la pérdida, deterioro, sustracción o cualquier otra forma de
copia, sea parcial o total, del material antes referido. En todo caso, deberá responder por la custodia
del material durante todo el tiempo que esté a su cargo y dar cumplimiento al procedimiento
establecido en el Acuerdo de Niveles de Servicio que se adjunta y forma parte integral del presente
contrato. En caso de llegar a materializarse lo anteriormente estipulado, el CONTRATISTA deberá
informar de manera INMEDIATA al Coordinador de Nodo del ICFES y al representante del
CONTRATANTE (GRUPO ASD S.A.S.), tal situación para mitigar el perjuicio que pudiere llegar a
causarse. En consecuencia, el CONTRATISTA asume toda la responsabilidad por la ejecución,
inejecución o inadecuado control del material de prueba, garantizando los protocolos de seguridad
idóneos y establecidos para la custodia de este tipo de documentos. PARÁGRAFO: Teniendo en
cuenta que el material de examen es de carácter confidencial y pertenece al Estado colombiano, si
se comprueba la responsabilidad del CONTRATISTA, en caso de daño, extravío, pérdida total o
parcial por descuido, uso
indebido y/o malos tratamientos de este, el CONTRATISTA, pagará la suma de UN MILLÓN
CIENTO SESENTA MIL CINCUENTA Y SEIS PESOS ($1.160.056) M/L., por cada ítem o pregunta,
valor que, desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus honorarios,
comprometiéndose a responder por la totalidad de la sanción, sin perjuicio de las acciones judiciales
y/o legales, de carácter civil o penal, según el caso, que se puedan adelantar en contra del
CONTRATISTA, salvaguardando el debido proceso y derecho a la legitima defensa y contradicción.
DÉCIMA SEXTA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL: EI
presente contrato se regirá por las disposiciones comerciales y civiles, aplicables de acuerdo a la
legislación colombiana. DÉCIMA SÉPTIMA. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA: Las
diferencias que surjan en desarrollo del presente contrato serán resueltas directamente por las
partes a través de la vía conciliatoria en amigable composición, transacción conforme a la ley y a
elección de la parte que se sienta afectada. En caso de incumplimiento sobre lo acordado y/o de no
llegar a ningún acuerdo, se acudirá a la jurisdicción ordinaria, para lo cual, el presente contrato
prestará mérito ejecutivo. DÉCIMA OCTAVA DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos
legales, el domicilio contractual será en la ciudad de Bogotá. DÉCIMA NOVENA.
PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes.
Para constancia se firma en la ciudad de Bogotá a los dos (2) días del mes de septiembre de dos
mil ventiuno (2021).

CONTRATANTE, CONTRATISTA,

SONIA AYDE RAMOS SALAZAR VELEZ GARCIA GUSTAVO

GRUPO ASD S.A.S. CC: 7151144
DIRECCIÓN:
TELÉFONO: 3118416013
 ANEXO 1

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS COORDINADOR DE SALÓN

Tarifa por sesión año 2021

Valor reunión Valor por sesión

Servicios ténicos previa aplicación

PAPEL

CORD. SALON SABADO Y

$40.000 $58.700
DOMINGO

El valor total a pagar se efecturá contra prestación efectiva del servicio, en los siguientes casos:

1. Si aplica solo el sábado: Reunión previa más 2 sesiones de aplicación

2. Si aplica solo el domingo: Reunión previa más 2 sesiones de aplicación
3. Si aplica sábado y domingo: Reunión previa más 4 sesiones de aplicación

Sesión aplicación adicional: corresponde a las sesiones en las cuales participa el CONTRATISTA
para realizar actividades de contingencia cuando se presentan novedades antes, durante o
posterior a la aplicación del examen, previa aprobación del CONTRATANTE.

NOTA:Para las aplicaciones en centros de reclusión, se reconoce únicamente el valor de la(s)

sesión(es) de aplicación.
 ANEXO No 2
ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS

1. INTRODUCCIÓN

Este Acuerdo de Nivel de Servicios establece los parámetros y lineamientos técnicos y

procedimentales que se deben tener en cuenta para la custodia del material de prueba y, sólo
para los delegados, la oportunidad en la entrega de informes de la prueba PRUEBA SABER 11
CALENDARIO A VIGENCIA 2021 ; así mismo, este documento contiene el paso a paso, las
actividades a ejecutar, los términos y condiciones relativos al servicio prestado por cada
CONTRATISTA, los criterios y métricas de desempeño de los factores claves, así como las
penalidades, fórmulas de cálculos y el alcance en cuanto a la oportunidad, calidad, trámites y
tareas que se deben adelantar en cumplimiento de las obligaciones contractuales y la debida
guarda, reserva, manejo y envío de la información y documentación.
Este acuerdo se presenta como un anexo al Contrato de Prestación de Servicios suscrito entre
las partes, toda vez que todas las cláusulas en el instrumento contractual principal motivan e
involucran un esquema de desempeño para la custodia del material de prueba y para la
oportunidad en la entrega de los correspondientes informes, este último aplicable sólo para los
delegados, se referenciarán en el presente documento, es decir que los temas incluidos y aquí
planteados, constituyen una guía referencial y específica que forma parte integral de la relación
contractual.

2. DEFINICIONES

Se tendrán en cuenta las siguientes, sin limitarse a ello:

Aplicación : Se refiere al día o días en que los examinandos presentan la prueba. También
puede referirse a todo el proceso de organización y administración previo, durante y posterior a la
prueba.
Examinando : Persona citada a presentar un examen.
Examinador : Persona que apoya en la logística de la aplicación con algún rol de los
establecidos para la presente prueba (apoyo cognitivo, auxiliar, coordinador de salones,
coordinador de sitio y bioseguridad, delegado, interprete de señas, jefe de salón, lector
especializado).
Informe web de aplicación : Informe mediante aplicativo web en el cual el delegado reporta la
Información relativa a los procesos administrativos que realizan los examinadores durante la
prueba. Este informe contiene información esencial acerca de la ubicación de los examinandos,
preguntas dudosas, anulaciones, situaciones especiales, novedades, etc.
Kit de aplicación : Conjunto de materiales, afiches, listados y formatos que deben emplear los
examinadores para las actividades que deben realizar en las etapas de preparación, ejecución y
balance de la aplicación de las pruebas.
Material de examen o pruebas : Conjunto de instrumentos que utiliza el ICFES para realizar las
preguntas a los examinandos y capturar sus respuestas. Este material es de carácter
confidencial del Estado colombiano.
Sitio de aplicación : Instalación física donde se aplica la prueba.
Zona de aplicación : Grupo de departamentos en el que desarrollarán las actividades
correspondientes a la presente prueba.
Cuadernillo : instrumento impreso donde se encuentran las preguntas de evaluación que se
realizarán al examinando.
Hoja de respuestas : instrumento impreso donde el examinando rellena un círculo para
seleccionar su respuesta a una pregunta de selección múltiple, que se denomina cerrada o
donde escribe un texto en respuesta a una pregunta que se denomina abierta.
Hoja para operaciones : elemento que el examinando utiliza para realizar cálculos durante la
aplicación del examen.
Acta de sesión : documento que contiene el listado de los cuadernillos asignados al salón
particular. El acta de sesión no es un documento utilizado por el examinando, sin embargo, se
considera material de examen por cuanto se utiliza para control de este.
Credencial de acceso: documento que contiene la información de usuario y contraseña que el
examinando debe utilizar para ingresar a la plataforma. Se utiliza en los casos de pruebas
electrónicas.

3. LINEAMIENTOS PARA LA CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA O EXAMEN

El material de examen es entregado al CONTRATISTA el día en que se aplica la prueba ya sea

por parte del representante del operador de transporte (para delegados) o quien corresponda.
En cada una de las sesiones de aplicación, se debe tener especial cuidado en el conteo del
material de examen entregado, de tal forma que se garantice la completitud de éste y la debida
custodia de los documentos.
Por ningún motivo se puede extraviar o quedar en manos de un examinando o persona no
autorizada. Tampoco se puede permitir la filtración de su contenido total o parcial.
Una vez recibido el material de prueba en debida forma y sin novedades, le corresponde al
CONTRATISTA garantizar su custodia, evitando cualquier alteración, divulgación o
manipulación, siendo el único responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del
material de la prueba objeto del presente contrato.
El CONTRATISTA debe custodiar el material de examen y ejercer estricta vigilancia desde el
momento del recibo, durante su aplicación y hasta el retorno de éste a quien corresponda; así
mismo, deberá garantizar el alistamiento del material en debida forma.
No obstante lo anterior y, en caso de presentarse alguna inconsistencia o diferencia en
cantidades, entregas y/o recolecciones del material de prueba, el CONTRANTISTA deberá
informar al CONTRATANTE, de manera inmediata, todas las novedades que se presenten,
entiéndase éstas, sin limitarse a ello, las siguientes:

• Diferencias de cantidades.
• Material de examen incompleto.
• Material de examen deteriorado.
• Material de examen ilegible.
• Material de examen modificado o alterado.
• Material de examen roto.
• Material de examen con tachones.
• Paquetes del material de examen abiertos.
• Entre otros.
En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a integridad,
disponibilidad y la confidencialidad de lainformación, el CONTRATISTA deberá informar
inmediatamente al CONTRATANTE, para lo cual, se establece el siguiente procedimiento:
a) Validación de la completitud e integralidad del material de prueba
b) Identificación de la novedad
c) Consolidación de la información de la novedad, donde se identifique la trazabilidad
evidenciada.
d) Consolidación de los soportes que respalden la novedad evidenciada.
Plazo para la actividad: Inmediato
e) Reporte de la novedad al CONTRATANTE o quien éste designe, por el medio establecido
para tal fin.
Plazo para la actividad: inmediato

4. GENERACIÓN, CONTENIDO Y ENTREGA DE INFORMES (SÓLO PARA

DELEGADOS):

El CONTRATISTA debe proyectar, durante la ejecución de la prueba, un acta de notificación con

la información de los examinadores que no cumplan con la correcta ejecución de los
procedimientos o protocolos o presenten deficiencias en relaciones interpersonales, puntualidad,
presentación personal, entre otros, garantizando que se evalúan los procedimientos
desarrollados antes, durante y después de la aplicación de la prueba.
Dicha acta debe contener la siguiente estructura:

CAMPOS REQUERIDOS

NODO

DEPARTAMENTO

MUNICIPIO

CÓDIGO DE SITIO

NOMBRE DE SITIO

DATOS PERSONALES DEL EXAMINADOR NOTIFICADO

DATOS DEL EXAMINANDO AFECTADO

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA SITUACIÓN

DATOS DEL DELEGADO

FIRMA

Una vez finalizada la prueba, el CONTRATISTA deberá diligenciar el correspondiente informe, el

cual contendrá los datos de cada día de aplicación de manera clara y precisa, teniendo en cuenta
lo registrado en cada formato impreso que le fue entregado para la aplicación de la prueba y con
base en las instrucciones para el registro del informe WEB remitido por el ICFES.
El CONTRATISTA deberá diligenciar el informe en un plazo máximo de dos (2) días después de
la aplicación de la prueba:

No obstante lo anterior, se pueden presentar situaciones que impidan el cumplimiento de dicho

plazo, cuando exista una novedad fáctica, como por ejemplo:

- Indisponibilidad del aplicativo del ICFES.

Para estos casos en donde la responsabilidad del CONTRATISTA depende de factores externos,
se deberá justificar y soportar la evidencia del hecho, con información verídica, imágenes de
pantalla y reportar la novedad al CONTRATANTE o a quien éste designe, por medio escrito
(puede ser por correo electrónico), actividad que se deberá realizar dentro del mismo día del
incidente que impidió el diligenciamiento del informe y por ende, el cumplimiento de la obligación.
Así mismo, el CONTRATISTA deberá informar al CONTRATANTE cuando se restablezca el
incidente y/o se solucione el mismo (de manera inmediata), con el fin de contabilizar de manera
idónea el plazo para la realización de la actividad.

Ahora bien, para el diligenciamiento WEB del informe, el CONTRATISTA deberá:

- Ingresar al sistema con el usuario y la contraseña asignada.
- Una vez haya ingresado a la plataforma del informe web, con la información capturada el día de
la aplicación y los soportes adicionales, debe seleccionar la aplicación para la cual fue asignado
y diligenciar los módulos que se listan a continuación:

MÓDULOS

ESTADÍSTICAS

REGISTRO DE AUSENTES

FORMATOS (HUELLAS DACTILARES, PREGUNTAS DUDOSAS,

CORRECCIÓN DE DATOS)

NOVEDADES (ANULADOS, MATERIAL DE EXAMEN,

DISCAPACITADOS)

SITUACIONES ESPECIALES (SITIO, EXAMINANDO)

OPERADORES (DISTRIBUCIÓN, APLICACIÓN)

5. VERIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN POR PARTE DEL CONTRATANTE RESPECTO DE LAS

ACTIVIDADES ADELANTADAS POR EL CONTRATISTA

Las partes acuerdan que la prestación del servicio por parte del CONTRATISTA estará sujeta a
la verificación del cumplimiento del presente Acuerdo de Nivel de Servicio, por lo que la
verificación, cálculo y aplicación de los indicadores y descuentos a que haya lugar, se realizará
de acuerdo con el siguiente procedimiento:

5.1 Previo a realizarse el pago de los servicios técnicos establecidos en la forma de pago, el
CONTRATANTE, a través de la Coordinación Nacional de Personal y los Coordinadores
Operativos de Nodo, verificará el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, los
indicadores y condiciones de calidad, conforme a las tablas que se relacionan a continuación, las
cuales contienen la descripción de la actividad y su forma de medición:
• Para la custodia del material de examen:

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Pérdida o fuga de información del material de

examen por causas atribuibles al
CONTRATISTA. (será aplicado en caso de
# de ítems o preguntas contenidas en el
divulgación indebida por cualquier medio de
cuadernillo - # de ítem o preguntas divulgadas
comunicación digital o físico, sea parcial o
indebidamente.
total, de la información contenida en el
cuadernillo de preguntas de la prueba a
aplicarse).

Pérdida de información del material de examen

por causas atribuibles al CONTRATISTA. (será
# de ítems o preguntas contenidas en el
aplicado en caso de pérdida, extravió,
cuadernillo - # de ítems o preguntas pérdidas,
sustracción sea parcial o total del cuadernillo
extraviadas o sustraídas.
de preguntas de la prueba a aplicarse).

Pérdida y divulgación de información del

material de examen por causas atribuibles al
# de ítems o preguntas contenidas en el
CONTRATISTA. (será aplicado en aquellos
cuadernillo - # de ítems o preguntas pérdidas,
casos en los que se presente pérdida, extravió,
extraviadas o sustraídas y
sustracción sea parcial o total del cuadernillo
divulgadas.
de preguntas de la prueba a aplicarse y se
genere divulgación de la información).

• Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

# Total de sitios de aplicación - # de carpetas

Faltantes de carpetas de informes de
de delegados con informes entregados en el
delegados
tiempo establecido

Oportunidad en el diligenciamiento del informe

# de días máximos otorgados para que el
web por parte de los delegados. El ANS
delegado realice el diligenciamiento del
aplicará en aquellos casos en los cuales el no
informe web - # de días de retraso en el de
diligenciamiento del informe en la plataforma
diligenciamiento del informe web por parte del
sea por causas exclusivamente atribuibles al
delegado.

Si producto de la verificación realizada se advierte la configuración de alguno de los eventos o

circunstancias establecidas en las tablas anteriores, se aplicará la respectiva fórmula de
medición del cumplimiento que aplique en cada caso, con el fin de establecer el valor del
eventualdescuento a aplicarse sobre el pago de los servicios técnicos al CONTRATISTA.
5.2. Una vez realizada la verificación y el cálculo preliminar del descuento aplicable, el
CONTRATANTE remitirá al CONTRATISTA el informe correspondiente dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al hecho que configuró la materialización del incumplimiento, sin que este
término se entienda perentorio de la actuación o aplicación del mismo, junto con los soportes y
documentos que los sustentan, con el fin de que éste pueda presentar las observaciones y/o
respuestas a que hubiere lugar, así como los argumentos que le permitan demostrar el
cumplimiento de susobligaciones dentro de los estándares de calidad requeridos por el
CONTRATANTE, en aras de garantizar su derecho a la legítima defensa y contradicción y
debido proceso.
La respuesta del CONTRATISTA deberá allegarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
al recibo del informe del CONTRATANTE, los cuales pueden ser prorrogables hasta por el
mismo término, previa solicitud formal del CONTRATISTA.
5.3. Recibido el informe por parte del CONTRATISTA, el CONTRATANTE, en un término
máximo de hasta cinco (5) días hábiles, rendirá concepto definitivo sobre la actuación y la
ejecución de las actividades por parte del CONTRATISTA, así como la estimación de los
descuentos que le aplican.
Dicho informe será comunicado al CONTRATISTA y a la Coordinación Financiera para su
aplicación y correspondiente liquidación de los servicios técnicos.
6. PENALIDADES POR MATERIALIZACIÓN DE INCUMPLIMIENTOS ATRIBUIBLES AL
CONTRATISTA.
Conforme lo estipulado en los numerales 1 y 2 de la cláusula décima sextadel contrato, en caso
de comprobarse la responsabilidad del CONTRATISTA por algún incumplimiento de las
actividades señaladas en este documento, se tendrán en cuenta las siguientes penalidades:

· Para la custodia del material del examen:

DESCRIPCIÓN PENALIDAD

Pérdida o fuga de información del material de

examen por causas atribuibles al
CONTRATISTA. (será aplicado en caso de
divulgación indebida por cualquier medio de
comunicación digital o físico, sea parcial o
total, de la información contenida en el
cuadernillo de preguntas de la prueba a
aplicarse).

Pérdida de información del material de examen

por causas atribuibles al CONTRATISTA. (será $1.160.056 por cada ítem o pregunta que sea
aplicado en caso de pérdida, extravió, divulgada indebidamente, perdida, extraviada
sustracción sea parcial o total del cuadernillo o sustraída
de preguntas de la prueba a aplicarse).

Pérdida y divulgación de información del

material de examen por causas atribuibles al
CONTRATISTA. (será aplicado en aquellos
casos en los que se presente pérdida, extravió,
sustracción sea parcial o total del cuadernillo
de preguntas de la prueba a aplicarse y se
genere divulgación de la información).

• Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN PENALIDAD

Faltantes de carpetas de informes de 2 SMDLV por cada informe sin entregar por
delegados cada día de retraso

Oportunidad en el diligenciamiento del informe

web por parte de los delegados. El ANS
aplicará en aquellos casos en los cuales el no
1 SMDLV por cada día de retraso en el
diligenciamiento del informe en la plataforma
diligenciamiento del informe web
sea por causas exclusivamente atribuibles al
CONTRATISTA