CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS JEFE DE SALÓN

Entre los suscritos a saber, SONIA AYDE RAMOS SALAZAR, identificada con la cédula de
ciudadanía número 39.742.425 de Ubaté, domiciliada en Bogotá, actuando como Representante
Legal Suplente del GRUPO ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS SOCIEDAD POR
ACCIONES SIMPLIFICADA - GRUPO ASD S.A.S., quien en adelante se denominará el
CONTRATANTE, por una parte y, por la otra, MILAGRO ANDRADE CASTILLO, identificado(a) con
cédula de ciudadanía número 26762901, quien para los efectos de este contrato se denominará el
CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios, el cual se regirá
por las siguientes cláusulas: PRIMERA. OBJETO: El CONTRATISTA se obliga con el
CONTRATANTE a prestar el servicio de forma competente y poner en práctica todo su conocimiento
en la realización de las obligaciones dispuestas en el presente contrato y las que le sean indicadas
por la persona designada por parte del CONTRATANTE, según el rol de JEFE DE SALON
JORNADA MANANA Y TARDE en la prueba SABER 11 CALENDARIO A 2023, conforme a las
especificaciones dadas por el mismo, las cuales se rigen por los lineamientos establecidos por el
Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES. SEGUNDA. PLAZO: El plazo de
ejecución del presente Contrato de Prestación de Servicios será entre los días 12 de agosto al 13
del mes agosto de 2023, previo perfeccionamiento del mismo. PARÀGRAFO. Es de conocimiento y
aceptación del CONTRATISTA, que la prestación del servicio aquí contratado está sujeta a las
necesidades del CONTRATANTE, por lo tanto, la relación contractual puede terminar en cualquier
momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el CONTRATANTE.
TERCERA. VALOR DE LOS HONORARIOS: Para los efectos legales y fiscales pertinentes, los
honorarios asociados al presente contrato son indeterminados pero determinables, de acuerdo con el
cumplimiento total de las obligaciones aquí pactadas y asistencia a todas las sesiones programadas,
teniendo en cuenta que el valor de cada sesión corresponde a la tarifa señalada en el documento
denominado “Anexo 1” adjunto al presente contrato y el cual forma parte integral éste', el cual forma
parte integral del presente contrato. CUARTA. FORMA DE PAGO: El CONTRATANTE pagará al
CONTRATISTA el valor del presente contrato, CONTRA PRESTACIÓN EFECTIVA DEL SERVICIO,
de acuerdo con la cuenta de cobro presentada y previamente avalada por el funcionario designado
por el CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. En todo caso el pago de los honorarios por la
prestación efectiva del servicio estará sujeto al cumplimiento de todas las obligaciones, la asistencia
y ejecución de todas las sesiones que sean programadas y enunciadas por el Instituto Colombiano
para la Evaluación de la Educación – ICFES y/o el CONTRATANTE. PARÁGRAFO SEGUNDO. En
el evento en que el CONTRATISTA no asista a cualquiera de las sesiones programadas por el
CONTRATANTE y/o el Instituto Colombiano Para la Evaluación de la Educación – ICFES, deberá
reintegrar el dinero consignado o girado por el CONTRATANTE, de manera inmediata y por el medio
establecido para tal fin, indicado al momento de la capacitación. Igualmente, el CONTRATISTA,
tendrá la obligación de reintegrar de manera inmediata el valor por concepto de viáticos, cuando la
suma de estos exceda el valor consignado o girado para llevar a cabo las sesiones y aplicación de la
prueba, lo anterior so pena de las acciones civiles y penales correspondientes. En caso de que, al
momento de girarse el pago por los servicios técnicos prestados, no se hubieren reintegrado las
sumas antes referidas al CONTRATANTE, se procederá a efectuar directamente los descuentos
correspondientes de cualquier saldo que tenga a su favor con cargo al CONTRATANTE, lo cual
el CONTRATISTA acepta al suscribir el presente contrato. PARÁGRAFO TERCERO. En el
evento en que la prueba señalada en la cláusula primera del presente contrato, o en general
cualquiera de las sesiones programadas, sean canceladas o aplazadas, debido a las condiciones
sanitarias u otras que puedan tornarse irresistibles o por decisión unilateral del ICFES, el
CONTRATANTE únicamente pagará el valor correspondiente a las sesiones efectivamente
ejecutadas; así mismo, si previo a la cancelación de la prueba, se hubiere reconocido el pago por
concepto de servicios técnicos, viáticos, entre otros, el CONTRATISTA deberá reintegrar el monto
reconocido por las sesiones que no se ejecutaron, de manera inmediata por el medio establecido
para tal fin, indicado al momento de la capacitación. PARÁGRAFO CUARTO Para el pago, el
CONTRATISTA deberá cargar en el repositorio indicado por el CONTRATANTE, el RUT generado
durante el año en el que se suscriba el presente contrato y copia del documento de identidad. El
CONTRATISTA entiende y acepta que el pago de sus honorarios está sujeto al cumplimiento de esta
obligación. QUINTA.
VIÁTICOS: El CONTRATANTE, previa verificación de disponibilidad, podrá asignar libremente al
CONTRATISTA, para que éste preste sus servicios fuera de su ciudad de residencia, para lo cual
cubrirá el costo de los viáticos (transporte, alojamiento y manutención) de acuerdo con la tarifa
señalada en el documento adjunto al presente contrato y que se denomina “Anexo 1”,' el cual forma
parte integral de éste. PARÁGRAFO PRIMERO. Las tarifas de cubrimiento de viáticos se encuentran
previamente definidas y analizadas por el CONTRATANTE de acuerdo con la ciudad o municipio
asignado para la aplicación, en ningún caso podrá sobrepasar el valor que el CONTRATANTE
determinó y plasmó en el documento anexo al presente contrato y que se denomina “Anexo 1”, el
cual forma parte integral de este documento. SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En
desarrollo del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga a: 1) OBLIGACIONES GENERALES:
1.1) Cumplir con el objeto del contrato. 1.2) Apoyar al Delegado, Coordinador de salón o quien haga
sus veces en el cumplimiento de los procedimientos y protocolos establecidos por el ICFES el día de
la aplicación y mantenerlo informado de cualquier novedad que se presente durante la aplicación.
1.3) Reportar sus actividades al coordinador de salón y/o delegado o quien haga sus veces. 1.4)
Seguir las instrucciones contenidas en los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar
modificación alguna a las mismas, de manera que se brinden idénticas condiciones de aplicación a
todos los examinandos a nivel nacional. 1.5) Estar permanentemente atento a prevenir y evitar todo
intento de copia, fraude, suplantación, sustracción o mutilación de material de examen, así como a
no permitir que este sea fotocopiado o transmitido por medio alguno, o leído por personas diferentes
a quienes presentan las pruebas. 1.6) Abstenerse de usar celulares y aparatos electrónicos durante
la aplicación fuera de los lugares debidamente autorizados. 1.7) Mantener buenas relaciones
interpersonales con el equipo de trabajo. 1.8) Conformar, junto con los demás examinadores, un
equipo de trabajo fuerte y coordinado; mantener con ellos una comunicación permanente y prestarles
colaboración cuando lo requieran. 1.9) Responder por el material que le sea entregado para el
ejercicio de sus funciones por parte del CONTRATANTE y/o el ICFES. PARÁGRAFO. El material de
examen es de carácter confidencial y pertenece al Estado colombiano, por lo que cualquier
alteración, divulgación o manipulación constituye un delito y será responsabilidad de quien ostente la
cadena de custodia. Por lo tanto, el CONTRATISTA, será responsable por la custodia, cuidado y
confidencialidad del material de la prueba objeto del presente contrato. En caso de pérdida y/o
deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a integridad, disponibilidad y la
confidencialidad de la información, el CONTRATISTA deberá responder civil y penalmente por su
indebida utilización, omisión y/o negligencia. 1.10) Ejercer estricta vigilancia del material de la
prueba, hasta el retorno de éste al representante del operador de distribución. 1.11) Asegurar su
asistencia y participación a las sesiones de capacitación definidas por el CONTRATANTE o el
ICFES, ya sea de manera presencial o virtual, a través de las herramientas definidas. PARÁGRAFO.
En las sesiones de capacitación o talleres virtuales, el CONTRATISTA deberá mantener encendida
la cámara y contar con un micrófono funcional, con la finalidad de facilitar al capacitador el control
sobre el grupo de examinadores, conocer a estos, permitir la participación, garantizar la puntualidad,
el control de asistencia, la permanencia durante toda la sesión y la aprehensión del conocimiento.
1.12) Cumplir con la aplicación de todos los protocolos de bioseguridad definidos por el
CONTRATANTE y el ICFES. 1.13) Utilizar el tapabocas en caso de ser necesario según
disposiciones del gobierno nacional y exigirlo en ese mismo sentido a los examinandos. 1.14)
Mantener la confidencialidad de la información que le sea entregada en capacitación, talleres,
retroalimentación, materiales suministrados, datos, políticas, metas, dispositivos electrónicos,
equipos de cómputo, bases de datos, instructivos, procedimientos, contratos, datos personales de
los examinadores, evaluaciones, accesos, usuarios asignados en cualquier sistema de información
que deba utilizar y la relacionada u obtenida en cumplimiento del objeto del contrato, durante la
ejecución del mismo y con posterioridad a su finalización. 1.15) Cumplir con los protocolos y
procedimientos de aplicación establecidos por el ICFES y el CONTRATANTE. 1.16) Entregar toda la
información, brindar el apoyo y remitir los informes que sean requeridos por el CONTRATANTE, el
ICFES o cualquier autoridad competente, en el evento que se presenten reclamaciones posteriores a
la aplicación de la prueba, con el fin de esclarecer las novedades ocurridas durante cada una de las
sesiones en las que haya participado. 1.17) Cumplir de manera integral con los Acuerdos de Niveles
de Servicio (ANS), adjunto al presente contrato y el cual forma parte integral de éste. El
incumplimiento de lo contenido en el anexo referido, podrá ser reportado al ICFES, para que se
adelanten las actuaciones a que haya lugar, sin perjuicio de las acciones internas que el
CONTRATANTE efectúe respecto del incumplimiento.
1.18) Las demás que le sean asignadas por el CONTRATANTE. 2) OBLIGACIONES
ESPECÍFICAS: 2.1) Ejecutar los procedimientos establecidos por el ICFES. 2.2) Diligenciar en el
formato y/o medio indicado por el CONTRATANTE la información requerida, como son los datos de:
medio de transporte, costo de transporte, hora del desplazamiento, datos de contacto del prestador
del servicio, entre otros. 2.3) Realizar la reunión previa en sitio de manera presencial. En este
espacio, el delegado capacita a su equipo de trabajo de coordinador de sitio, coordinador de salones,
jefes de salón, apoyo para toma de huellas. 2.4) Verificar los salones requeridos para cada examen.
Debe cerciorarse de que los salones destinados a la aplicación se encuentren abiertos, cumplan con
las condiciones de aseo, iluminación y ventilación para el desarrollo de la aplicación, verificar la
cantidad de pupitres según el número de citados de cada salón, que los pupitres estén ubicados en
forma rectilínea y con una distancia prudencial entre ellos. 2.5) Verificar y actualizar la distribución y
colocación de afiches en el sitio. 2.6) Recibir el material de examen de parte del coordinador de
salones o delegado, cumpliendo con los protocolos establecidos por el ICFES. 2.7) Recibir el
material del kit de aplicación (afiches, marcadores, cinta, etc.) según corresponda. 2.8) Devolver una
vez aplicado, el material de examen a los coordinadores de salones o delegado para que estos
realicen el conteo y validación de las cantidades recibidas. 2.9) Ejercer estricta vigilancia desde el
momento del recibo del material, hasta el retorno de éste al coordinador de salones o delegado.
2.10) Verificar que el material de examen en ningún momento se encuentre por fuera del salón, ya
sea en manos de examinandos o de cualquier otra persona no autorizada para tener el material. El
coordinador de salones y el delegado son los únicos autorizados para entregar o recoger material de
los salones. 2.11) Manejar las situaciones especiales de acuerdo con los procedimientos
establecidos por el ICFES. 2.12) Verificar que el ingreso de los examinandos al salón sea en la hora
indicada y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Estos incluyen: (i) Prohibir el uso de
celulares y otros equipos electrónicos durante la prueba en el sitio de aplicación. (ii) Indicar a los
examinandos la obligación de guardar en unos contenedores o bolsas suministradas por el ICFES,
los dispositivos electrónicos y mantenerlos encima de su puesto hasta terminar la sesión. El
incumplimiento de esta instrucción generará para el examinando la terminación y expulsión del
examen, cuyo caso deberá proceder conforme a las instrucciones del ICFES en los manuales de
cargo o a través del coordinador de nodo ICFES. (iii) Ingresar los examinandos al salón de acuerdo
con la instrucción establecida en los manuales de jefes de salón. El equipo de examinadores debe
velar por el cumplimiento de estos protocolos. (iii) Ingresar los examinandos al salón de acuerdo con
la instrucción establecida en los manuales de jefes de salón. El equipo de examinadores debe velar
por el cumplimiento de estos protocolos. PARÁGRAFO PRIMERO. Para los sitios que corresponda
según programación del ICFES el jefe de salón debe al inicio de cada sesión y en el proceso de
ingreso de los examinandos al salón, aplicar un esquema adicional de seguridad a través de un
control mediante la utilización de un detector de metales suministrado por el CONTRATANTE,
teniendo en cuenta lo siguiente: (i) Con la precaución de no realizar contacto físico con el
examinando, deberá solicitarle que muestre los elementos que lleva consigo para verificar que no
haga parte de los elementos prohibidos y recordar permanentemente mantener apagados los
celulares u otro aparato tecnológico y estos deberán guardarse en la maleta (solo si el examinando
lo porta) acorde a los procedimientos establecidos. (ii) Realizar nuevamente la verificación sin los
elementos encontrados para llevar a cabo nuevamente el control y validar que sean únicamente
esos. (iii) De presentar una nueva anomalía, se deberá nuevamente solicitar al examinando mostrar
los elementos como en el paso 1. (iv) Permitir el ingreso del examinando al salón en caso de no
presentar alguna novedad acorde a los procedimientos establecidos para el ingreso correcto al
salón. En caso de persistir la situación comunicarse con el delegado, quien a su vez hará el debido
llamado de atención y demás procesos que indique el ICFES previo a la aplicación a los que halla a
lugar. PARÁGRAFO SEGUNDO. Una vez termine cada sesión de aplicación deberá entregar al
coordinador de salón o delegado un informe de novedades presentadas donde relacione los datos de
los examinandos que tuvieron alguna situación especial frente al esquema adicional de seguridad
relacionando como mínimo la siguiente información: Municipio, código sitio, nombre del sitio, sesión y
hora de la novedad, nombre y documento de identificación del examinando, elementos portados por
el examinando, nombre del examinador que reportó la novedad, descripción de la situación y
acciones realizadas. 2.13) Para la aplicación electrónica (población en condición de discapacidad)
validar el alistamiento de los equipos de cómputo donde los examinandos responderán sus
exámenes. 2.14) Realizar verificación periódica activa en el salón asignado para garantizar la
seguridad de la prueba. 2.15)
Verificar que los examinandos estén respondiendo en la hoja de respuestas conforme a las
instrucciones establecidas por el ICFES. 2.16) Verificar que los tiempos de inicio y terminación de las
pruebas en cada salón, corresponden con lo estipulado por el ICFES. 2.17) Asegurar que se
cumplan los protocolos de seguridad para evitar el fraude, copia, intento de copia, perdida de
material de examen parcial, temporal o total el día de la aplicación. 2.18) Garantizar el buen uso y
debido cuidado de los recursos tecnológicos dispuestos por los sitios de aplicación de prueba
electrónica. 2.19) Responder por todo el material que le sea entregado para el ejercicio de sus
funciones por parte del CONTRATANTE y entregarlo en las mismas condiciones en las que le fue
suministrado. 2.20) Reportar cualquier situación anómala o irregular que se llegare a presentar en
cualquiera de las etapas de ejecución de la prueba. 2.21) Mantener la confidencialidad de la
información que le sea entregada en capacitación, reuniones, retroalimentación, materiales
suministrados, datos, políticas, metas, dispositivos electrónicos, equipos de cómputo, bases de
datos, instructivos, procedimientos, contratos, datos personales de los examinadores, evaluaciones,
accesos, usuarios asignados en cualquier sistema de información que deba utilizar y la relacionada u
obtenida en cumplimiento del objeto del contrato, durante la ejecución del mismo y con posterioridad
a su finalización. 2.22) Impedir el ingreso de personas ajenas a los salones de aplicación. 2.23)
Cumplir con las actividades contenidas en el Manual del jefe de salón que puede consultar en la
página dispuesta por el CONTRATANTE. 2.24) Acatar las instrucciones otorgadas por el
CONTRATANTE y/o el ICFES. 2.25) Asegurar la asistencia a cada una de las sesiones
programadas y al sitio de aplicación con una presentación personal acorde con la actividad y en
condiciones aptas para el desarrollo de ésta. 2.26) Portar en un lugar visible la credencial que los
identifica para la aplicación. 2.27) Reportar de manera inmediata las novedades evidenciadas en la
verificación del sitio de aplicación al coordinador de salones o delegado. 2.28) Las demás indicadas
por el CONTRATANTE o el Coordinador Operativo de Nodo. 2.29) Registrar su firma en cada una de
las sesiones utilizando la “planilla de registro de asistencia y pago” garantizando el correcto
diligenciamiento de la misma. SÉPTIMA. CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA: El CONTRATISTA
deberá confirmar a través de los canales dispuestos para ello, la asistencia a cada una de las
sesiones programadas por el CONTRATANTE, so pena de declarar de pleno derecho el
incumplimiento del contrato y por ende la terminación unilateral del mismo de manera inmediata y las
sanciones a las que hubiere lugar. PARÁGRAFO. En el evento en que el CONTRATISTA confirme
la participación y no asista a cualquier sesión programada por el CONTRATANTE, será causal de
exclusión de la base de datos, salvo cuando exista justa causa debidamente comprobada en los
términos definidos por el CONTRATANTE. OCTAVA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE:
Las obligaciones del CONTRATANTE frente al CONTRATISTA serán las que se describen a
continuación: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor de este contrato en la forma determinada en el
mismo. 2) Suministrar toda la información necesaria que esté a su alcance y conocimiento y que sea
requerida por EL CONTRATISTA para la ejecución del contrato. 3) Comunicar de manera oportuna
al CONTRATISTA, a través del conducto válido definido para ello, toda irregularidad presentada en
el desarrollo del contrato. NOVENA. El CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que a
la fecha no se encuentra incurso en inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés en los
términos de la Constitución y la Ley. El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al
CONTRATANTE si se encuentra incurso, considera que se encuentra incurso o por cualquier razón
sobreviniente incurre en alguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. DÈCIMA.
INDEPENDENCIA ADMINISTRATIVA: El CONTRATISTA es independiente y, en consecuencia,
asume la plena autonomía para la prestación de los servicios pactados, no tendrá relación o vínculo
laboral alguno con el CONTRATANTE, por ser éste un Contrato de Prestación de Servicios de
carácter civil, conforme a lo establecido en las normas vigentes. PARÁGRAFO. El CONTRATANTE
no asume ninguna responsabilidad por concepto de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones
o cualquier clase de reclamo laboral que se derive de la actividad del CONTRATISTA. DÈCIMA
PRIMERA. CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente este contrato a persona
alguna, sin el consentimiento previo, expreso y escrito del CONTRATANTE. DÉCIMA SEGUNDA.
CONFIDENCIALIDAD: Las partes se comprometen a mantener la más absoluta confidencialidad
con relación a la información, datos, políticas, metas, etc., que por la ejecución de este contrato
lleguen a su conocimiento. Se comprometen a no divulgar y a hacer uso adecuado de cualquier
información entregada o recibida por cualquier motivo en ejercicio de las obligaciones contraídas en
el presente contrato, cualquiera que sea su fuente u origen. Así mismo se comprometen a mantener
en
reserva y a no divulgar cualquier información de carácter técnico administrativo comercial, secretos
profesionales, políticas internas o externas o cualquier otra información confidencial o no de ambas
partes. DÉCIMA TERCERA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente contrato se dará por
terminado por alguna de las siguientes causas: 1) Por finalizar el plazo pactado. 2) En cualquier
momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el CONTRATANTE. 3)
Por mutuo acuerdo de las partes. 4) Por incumplimiento de alguna de las partes de las obligaciones
estipuladas, salvo que éste obedezca a motivos de fuerza mayor o caso fortuito. 5) Por las demás
causales que establezcan las normas de derecho privado. DÉCIMA CUARTA. PROPIEDAD DE LA
INFORMACIÓN: Las Partes manifiestan que el presente contrato no constituye transferencia a la
otra parte de los derechos que cada una de ellas posea o sea titular sobre marcas, derechos de
autor, nombres comerciales, patentes u otro derecho, amparado por las distintas reglamentaciones
legales de derechos de autor y/o de propiedad patrimonial. Por tanto y de conformidad con lo
consagrado en el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011, todos los documentos, procesos, plantillas,
formatos, modelos de estimación, diagramas y en general todo el material pre- existente y que se
produzca durante la ejecución del contrato será propiedad del CONTRATANTE. Las copias de
cualquier tipo de material escrito, audiovisual, sonoro o por cualquier otro medio de comunicación
que el CONTRATISTA entregue durante o por la ejecución del contrato, tanto en forma física,
electrónica o por cualquier otro medio que se pudiere reproducir, no son permitidas bajo ninguna
modalidad o cantidad, salvo autorización expresa del CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. El
CONTRATISTA asume plena responsabilidad por cada uno de los documentos, procesos, plantillas,
formatos, modelos de estimación, diagramas, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, detalles
de diseño y demás material físico y/o virtual que se produzca durante el desarrollo de la ejecución
del contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO. En el evento que se llegaré a presentar y comprobar un
caso de plagio en alguno de los productos entregados o producidos por el CONTRATISTA durante la
ejecución del contrato, éste será el único responsable frente a terceros, manteniendo al
CONTRATANTE indemne de cualquier reclamación. DÉCIMA QUINTA. AUTORIZACIÓN PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: En virtud a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013, El CONTRATISTA, manifiesta que ha sido informado de manera previa sobre
el tratamiento que el CONTRATANTE, dará a sus datos personales y sensibles, actividad que
incluye la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y
supresión, para los siguientes fines: 1) Registrar el control de acceso a las instalaciones de la
Compañía; 2) Realizar todas las actividades relativas a la contratación; 3) Facilitar, coordinar y
supervisar el cumplimiento de las obligaciones para la cual fue contratado, o a través de
herramientas tecnológicas tales como plataformas de chat y videollamadas, correos electrónicos,
números telefónicos y/o softwares que realicen seguimientos a sus actividades. 4) Mantener un
archivo digital y/o físico que permita contar con la información correspondiente a expediente
contractual. 5) En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o
grabación, su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude
interno y externo; el control de acceso a las instalaciones físicas o a los sistemas de comunicación a
través de los cuales se prestan los servicios y el aseguramiento y control de la normatividad a cargo
de los contratistas. 6) Mantener informados a los contratistas sobre los eventos, noticias,
recomendaciones, políticas, y en general toda información que el CONTRATANTE considere
pertinente informar. 7) Realizar encuestas, evaluaciones y cuestionarios para el análisis y toma de
decisiones por parte del CONTRATANTE. 8) Para contactarlo por cualquier medio (ej. Telefónico,
correo electrónico y/o mensajería instantánea), de los reportados al CONTRATANTE, bien sea
personal o relacionado con sus obligaciones contractuales, con el fin de darle información o
lineamientos de éstas. 9) Liquidar y realizar el pago de honorarios, y en general para gestionar el
proceso contable del CONTRATANTE; 10) Para que el CONTRATANTE pueda dar cumplimiento a
todas y cada una de las obligaciones a cargo, y para que ejerza los derechos que se derivan de su
calidad y en general, de las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales
pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá la
información personal, tales como proveedores, los operadores de información y/o demás empresas
de servicios de outsourcing que requieran de los datos personales para los fines relacionados con el
objeto contratado; 11) Para compartir los datos personales con autoridades nacionales o extranjeras
cuando la solicitud se base en razones legales. 12) El CONTRATISTA autoriza la comunicación
constante durante el término de ejecución del presente contrato, al correo electrónico personal
reportado por
éste para efectos de garantizar la divulgación y atención oportuna para el cumplimiento de sus
obligaciones contractuales y para cualquier aclaración de inquietudes frente al desarrollo de las
mismas, reconociendo que la remisión de información se podrá dar por medio de la inclusión e
interacción en salas de chat o cualquier otro medio tecnológico; 13) Demás finalidades contempladas
en el numeral 12.1 de la Política de Tratamiento de Datos Personales del CONTRATANTE que
puede ser consultada en la página web www.grupoasd.com; 14) Las demás que correspondan a su
calidad de CONTRATISTA, salvaguardando el ordenamiento Constitucional y Legal. 15) Para
almacenar sus datos personales en las bases de datos que posteriormente se entregaran al ICFES,
en aras de mantener actualizadas las listas de información de los examinadores. PARÁGRAFO 1: El
CONTRATISTA Acepta, entiende y declara que: Ha sido informado respecto la posibilidad de
abstenerse a autorizar el tratamiento y que la política de tratamiento de protección de datos
personales del Grupo ASD SAS, puede ser consultada en www.grupoasd.com PARÁGRAFO 2: El
CONTRATISTA manifiesta que la información para el tratamiento de sus datos personales la ha
suministrado de forma voluntaria y es completamente verídica. PÁRAGAFO 3: El CONTRATISTA
declara que conoce y entiende los derechos y las condiciones para el tratamiento de datos,
incluyendo de manera enunciativa los siguientes: 1) Conocer íntegramente y de forma gratuita los
datos personales, así como actualizarlos y rectificarlos frente al CONTRATANTE, o los encargados
del tratamiento. 2) Conocer el uso que se le ha dado a los datos personales, previa solicitud al
CONTRATANTE; 3) Solicitar prueba de la autorización otorgada al CONTRATANTE, salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley; 4) Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los términos de la política de protección de datos
personales del CONTRATANTE; 5) Para efectos de ejercer los derechos a conocer, actualizar,
rectificar y suprimir información, revocar la autorización, entre otros, el CONTRATISTA podrá acudir
al CONTRATANTE, como responsable o encargado del tratamiento de manera gratuita al
Profesional de Protección de Datos y Seguridad, a quienes podrá contactar en la Calle 32 No.13-07
Piso 1 de la ciudad de Bogotá, al correo electrónico protecciondatos@grupoasd.com o a las líneas
de Servicio en: Bogotá 3402501, en internet www.grupoasd.com PARÁGRAFO 4: El
CONTRATISTA manifiesta que ha sido informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a
las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles, tales como origen
racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos o sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes. DÉCIMA SEXTA.
RESPONSABILIDAD: 1. CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA: El CONTRATISTA se
compromete a garantizar el absoluto cuidado, custodia y buen manejo del material de prueba,
entiéndase como todos los elementos que el usuario utiliza para presentar y resolver el examen, los
cuales son definidos por las características de las pruebas y pueden ser de forma genérica, sin
limitarse a ello, los siguientes: • Cuadernillo: instrumento impreso donde se encuentran las
preguntas de evaluación que se realizarán al examinando. • Hoja de respuestas: instrumento
impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar su respuesta a una pregunta de
selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un texto en respuesta a una pregunta
que se denomina abierta. • Hoja para operaciones: elemento que el examinando utiliza para realizar
cálculos durante la aplicación del examen. • Acta de sesión: documento que contiene el listado de
los cuadernillos asignados al salón particular. El acta de sesión no es un documento utilizado por el
examinando, sin embargo, se considera material de examen por cuanto se utiliza para control de
este. • Credencial de acceso: documento que contiene la información de usuario y contraseña que
el examinando debe utilizar para ingresar a la plataforma. Se utiliza en los casos de pruebas
electrónicas. Así como todo el material que se utilice para la aplicación de la prueba. Para lo cual el
CONTRATISTA está obligado a responder por su adecuada destinación, evitando divulgación por
cualquier medio de comunicación digital o físico, sea parcial o total, de la información contenida en el
material de la prueba; igualmente, por la pérdida, deterioro, sustracción o cualquier otra forma de
copia, sea parcial o total, del material antes referido. En todo caso, deberá responder por la custodia
del material durante todo el tiempo que esté a su cargo y dar cumplimiento al procedimiento
establecido en el Acuerdo de Niveles de Servicio que se adjunta y forma parte integral del presente
contrato. En caso de llegar a materializarse lo anteriormente estipulado, el CONTRATISTA deberá
informar de manera INMEDIATA al Coordinador de Nodo ICFES y al Coordinador Operativo de Nodo
quien es el representante del CONTRATANTE (GRUPO ASD S.A.S.), tal situación para mitigar el
perjuicio que pudiere llegar a causarse. En consecuencia, el CONTRATISTA asume toda la
responsabilidad por la ejecución, inejecución o inadecuado control del material de prueba,
garantizando los protocolos de seguridad idóneos y establecidos para la custodia de este tipo de
documentos. PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta que el material de examen es de carácter
confidencial y pertenece al Estado colombiano, si se comprueba la responsabilidad del
CONTRATISTA, en caso de daño, extravío, pérdida total o parcial por descuido, uso indebido y/o
malos tratamientos de este, el CONTRATISTA, pagará la suma que determine el ICFES, valor que,
desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus honorarios, comprometiéndose a
responder por la totalidad de la sanción, sin perjuicio de las acciones judiciales y/o legales, de
carácter civil o penal, según el caso, que se puedan adelantar en contra del CONTRATISTA,
salvaguardando el debido proceso y derecho a la legitima defensa y contradicción. 2. ASISTENCIA
A TODAS LAS SESIONES PROGRAMADAS POR EL ICFES Y EL CONTRATANTE: El
CONTRATISTA se compromete a asistir a todas las sesiones programas por el ICFES y el
CONTRATANTE entendiéndose como (i) la ejecución de todas las actividades a cargo y
participación activa, (ii) la presentación puntual en cada una de las sesiones y, (iii) la permanencia de
inicio a fin durante todas las sesiones programadas. En consecuencia, el CONTRATISTA asume
toda la responsabilidad por la inasistencia, impuntualidad o el retiro anticipado en cada una de las
sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE. PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta el
impacto en la preparación, ejecución y cierre de la aplicación de la prueba que implica la ausencia, el
retraso, o la permanencia parcial en las sesiones programadas, el CONTRATISTA deberá pagar al
CONTRATANTE las siguientes sumas dependiendo de la sesión en la que se presente la ausencia
total o parcial A) Ausencia total o parcial a sesiones de capacitación o reuniones previas: CIENTO
DIECISÉIS MIL PESOS ($116.000) M/L. B) Ausencia total o parcial a sesión de aplicación CIENTO
DIECISÉIS MIL PESOS ($116.000) M/L, por cada sesión de aplicación programada a la que no
asista. C) Impuntualidad en la llegada al sitio de aplicación TREINTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS
SESENTA Y SEIS MIL PESOS ($38.666) M/L. por 15 minutos o fracción de retraso por sesión.
Desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus honorarios, comprometiéndose a
responder por la totalidad de la sanción, sin perjuicio de las acciones judiciales y/o legales, de
carácter civil que se puedan adelantar en contra del CONTRATISTA, salvaguardando el debido
proceso y derecho a la legitima defensa y contradicción. DÉCIMA SÉPTIMA. NORMATIVIDAD
APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL: EI presente contrato se regirá por las
disposiciones comerciales y civiles, aplicables de acuerdo a la legislación colombiana. DÉCIMA
OCTAVA. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA: Las diferencias que surjan en desarrollo del
presente contrato serán resueltas directamente por las partes a través de la vía conciliatoria en
amigable composición, transacción conforme a la ley y a elección de la parte que se sienta afectada.
En caso de incumplimiento sobre lo acordado y/o de no llegar a ningún acuerdo, se acudirá a la
jurisdicción ordinaria, para lo cual, el presente contrato prestará mérito ejecutivo. DÉCIMA NOVENA.
DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales, el domicilio contractual será en la
ciudad de Bogotá. VIGÉSIMA. PERFECCIONAMIENTO ACUERDO DE FIRMA ELECTRÓNICA Y
SU VALIDEZ: El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes; para ello,
tanto el CONTRATANTE como el CONTRATISTA acuerdan que el contrato es legalmente
vinculante, que renuncian expresamente a interponer una acción con el fin de invalidar su contenido
por el solo hecho de usarse el “intercambio electrónico de datos” (firma electrónica) y que en
consecuencia los mensajes de texto, correos electrónicos, y en general, cualquier registro y/o archivo
computacional, electrónico, informático o telemático generado por las Partes, constituirán plena
prueba y evidencia suficiente de la manifestación de su voluntad, en cumplimiento de lo estipulado
en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y demás normas que las complementen, adicionen
o modifiquen. Para constancia se firma en la ciudad de Bogotá a los un (1) días del mes de agosto
de dos mil ventitres (2023).
CONTRATANTE, CONTRATISTA,

SONIA AYDE RAMOS SALAZAR MILAGRO ANDRADE CASTILLO

GRUPO ASD S.A.S. CC: 26762901
DIRECCIÓN:
TELÉFONO: 3103639754
 ANEXO 1

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

JEFE DE SALÓN

Tarifa por sesión (Año 2023):

ROL TIPO VALOR

Jefe de salón Capacitación $ 42.300
Jefe de Salón Aplicación $ 59.000

Sesiones por rol para pruebas SABER 11 CALENDARIO A 2023.

ROL SESIONES
 Sesión de Reunión previa virtual o presencial con
Jefe de salón delegado * (para prueba electrónica - INSOR esta reunión
incluye verificación de equipos de cómputo e instalación
del aplicativo).
 Cantidad de sesiones de aplicación en su sitio
 Sesión(es) de aplicación adicional(es)
 ANEXO No 2

ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS

INTRODUCCIÓN

Este Acuerdo de Nivel de Servicios establece los parámetros y lineamientos técnicos y

procedimentales que se deben tener en cuenta para la custodia del material de prueba y la
oportunidad en la entrega de informes de la prueba SABER 11 CALENDARIO A VIGENCIA 2023,
así mismo, este documento contiene el paso a paso, las actividades a ejecutar, los términos y
condiciones relativos al servicio prestado por cada CONTRATISTA, los criterios y métricas de
desempeño de los factores claves, así como las penalidades, fórmulas de cálculos y el alcance en
cuanto a la oportunidad, calidad, trámites y tareas que se deben adelantar en cumplimiento de las
obligaciones contractuales y la debida guarda, reserva, manejo y envío de la información y
documentación.

Este acuerdo se presenta como un anexo al Contrato de Prestación de Servicios suscrito entre las
partes, toda vez que todas las cláusulas en el instrumento contractual principal motivan e involucran
un esquema de desempeño para la custodia del material de prueba y para la oportunidad en la
entrega de los correspondientes informes, este último aplicable sólo para los delegados, se
referenciarán en el presente documento, es decir que los temas incluidos y aquí planteados,
constituyen una guía referencial y específica que forma parte integral de la relación contractual.

DEFINICIONES

Se tendrán en cuenta las siguientes, sin limitarse a ello:

Aplicación: Se refiere al día o días en que los examinandos presentan la prueba. También puede
referirse a todo el proceso de organización y administración previo, durante y posterior a la prueba.

Examinando: Persona citada a presentar un examen.

Examinador: Persona que apoya en la logística de la aplicación con algún rol de los establecidos
para la presente prueba (delegado, coordinador de municipio, jefe de salón, apoyo cognitivo, lector
especializado).

Informe web de aplicación: Informe mediante aplicativo web en el cual el delegado reporta la
Información relativa a los procesos administrativos que realizan los examinadores durante la prueba.
Este informe contiene información esencial acerca de la ubicación de los examinandos, preguntas
dudosas, anulaciones, situaciones especiales, novedades, etc.

Kit de aplicación: Conjunto de materiales, afiches, listados y formatos que deben emplear los
examinadores para las actividades que deben realizar en las etapas de preparación, ejecución y
balance de la aplicación de las pruebas.

 Los elementos que componen el kit son:

 Manuales de procedimientos.
 Credenciales y escarapelas.
 Instrucciones específicas y especiales.
 Afiches y Rótulos.
 Formatos e informes.
 Material variable (Listado de asignación de material de examen, listado de salón y registro de
información de docentes).
 Consumibles (bolígrafos, marcadores, cinta pegante).

Los manuales, formatos, afiches y documentos entregados por el Icfes son de uso exclusivo para
las aplicaciones que realiza el Icfes, por lo que no deben ser utilizados por el CONTRATISTA para
procesos diferentes a las pruebas contratadas. El incumplimiento a esta obligación generar las
actuaciones a que haya lugar.

Kit Tiflológico: Herramientas de apoyo para la presentación del examen de los examinandos con
discapacidad visual – ceguera.

Material de examen o pruebas: Conjunto de instrumentos que utiliza el ICFES para realizar las
preguntas a los examinandos y capturar sus respuestas. Este material es de carácter confidencial
del Estado colombiano.
 El material de examen está compuesto por los siguientes elementos:

 Cuadernillo.
 Hoja para operaciones.
 Hoja de respuestas.
 Credenciales (Sí lo aplica para población en condición de discapacidad).

El material antes mencionado es de carácter confidencial y debe estar en custodia de seguridad

estricta por parte del CONTRATISTA desde que recibe el material y hasta la entrega de este al
operador de transporte; por ningún motivo se puede extraviar o quedar en manos de los
examinandos posterior al tiempo de aplicación de la prueba. Durante su custodia, cualquier tipo de
pérdida, sustracción de material o filtración de información, total o parcial por parte de los
examinandos, los examinadores o de terceros, ser responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA.

Manual de procedimientos de Aplicación: Protocolos e instrucciones que el ICFES tiene previstos

para que los examinadores los realicen en las etapas de preparación, ejecución y balance de la
aplicación. Este material es suministrado por el contratista de Kits de aplicación.

Sede de nodo: Municipio de origen de examinadores de acuerdo con la división geográfica del país
realizada por el Icfes.

Sesión: Tiene dos significados:

• Tiempo estimado para la aplicación de la prueba, de acuerdo con los módulos de examen
programado.
• Unidad referente para el pago de los servicios técnicos para los examinadores.

Sitio de aplicación: Instalación física donde se aplica la prueba.

Cuadernillo: instrumento impreso donde se encuentran las preguntas de evaluación que se

realizarán al examinando.

Hoja de respuestas: instrumento impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar
su respuesta a una pregunta de selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un
texto en respuesta a una pregunta que se denomina abierta.

Operador logístico de aplicación: Encargado de la gestión de personal para la realización de los

exámenes con los protocolos y procedimientos establecidos por el Icfes y la gestión de conectividad
de internet para los sitios de las pruebas electrónicas.

Operador de transporte: Encargado de transportar el material de examen de las pruebas a los

lugares indicados y retornarlos según el alcance de su contrato, de acuerdo con los protocolos de
seguridad definidos por el Icfes.

Operador de kits: Encargado de transportar el material de aplicación de las pruebas a los lugares
indicados, de acuerdo con las fechas y requisitos definidos por el Icfes.

Reunión previa con delegados: Sesión de trabajo en donde se informan especificaciones de la

prueba y se realiza retroalimentación respecto a generalidades y procedimientos con los que se
deben aplicar los exámenes.

Reunión previa para examinadores en sitio: Sesión de trabajo que se realiza antes de la aplicación
del examen para que los delegados realicen la trasmisión de la información respecto a
procedimientos y especificaciones de la prueba a su equipo de trabajo.

LINEAMIENTOS PARA LA CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA O EXAMEN

Recepción y entrega del material de examen

El material de examen llegará al sitio de aplicación empacado en contenedores plásticos.

Adicionalmente, llegarán cajas de cartón para el retorno de hojas de respuestas y los
cuestionarios auxiliares; este material será recibido por el delegado.

El delegado y el representante de transporte verificarán los sellos y las cantidades registradas

en el recibo de entrega y recolección de material de examen, anotando las novedades que
pudiera haber sobre el material recibido y firmándolo como muestra de la aceptación.
El material de examen en poder del delegado será distribuido por éste a los coordinadores de
salones según sea el caso, quienes después de realizar la respectiva verificación de cantidades,
lo entregarán inventariado a los jefes de salón confirmando su correspondencia con el acta de
sesión.

Los jefes de salón, quienes son los responsables de la aplicación de la prueba en cada salón
entregarán el material de examen a cada uno de los examinandos presentes, y registrarán en
el formato correspondiente los examinandos ausentes, entregando el material no utilizado al
coordinador de salones o al delegado.

Una vez finalizado el tiempo establecido para la prueba, el jefe de salón debe recoger el material
de examen, y empacarlo ordenadamente en la bolsa plástica que le ha sido suministrada y
entregarlo de forma inventariada al coordinador de salones, o al delegado, si no hubiera
coordinador de salones, este a su vez consolidará lo correspondiente a los salones a su cargo
y lo entregará al delegado quien lo entregará al representante del operador de transporte.
Ésta entrega estará acompañada del recibo de entrega y recolección de material de examen,
las novedades de cualquier tipo que se presenten deben ser reportadas en el informe web del
delegado.

En razón a que el CONTRATISTA estará en contacto directo con el material de examen, éste
debe garantizar la seguridad, confidencialidad, y el buen estado del material de examen,
previniendo que este material no se duplique, extravíe, descargue, fotografíe, corte o altere
durante la prueba.

Dentro del sitio de aplicación está restringido el uso de celulares y de aparatos electrónicos a
examinandos y examinadores, con el fin de que no se ponga en riesgo la seguridad de la prueba
y la confidencialidad del material de examen.

Seguridad de la prueba

Se refiere a prevenir dos tipos de riesgos.

a) Riesgo de fraude.
b) Riesgo de sustracción del material de examen o extracción de preguntas.

Desde el momento en que el delegado recibe el material de examen por parte del operador de
transporte hasta el momento en que lo devuelve a este al finalizar cada jornada, es responsabilidad
del CONTRATISTA la custodia del material de examen y la prevención de fraude, sustracción total o
parcial de preguntas o cuadernillos por medios físicos o magnéticos por parte de los examinandos,
examinadores o de terceros.

Los jefes de salón son los encargados de vigilar el adecuado desarrollo de la prueba, por esta razón
no es permitido que se encuentren fuera del salón, así mismo, se debe garantizar que ningún
examinador este haciendo actividades diferentes para las que fueron contratados, por ejemplo: leer
libros. De igual forma el uso del celular está completamente restringido ya que es un elemento
potencial para sustracción de material de examen.

El delegado nombrado en cada uno de los sitios, es responsable que los examinadores estén
cumpliendo con la aplicación de los procedimientos establecidos en los manuales de cada rol.

En cada una de las sesiones de aplicación, se debe tener especial cuidado en el conteo del material
de examen entregado, de tal forma que se garantice la completitud de éste y la debida custodia de
los documentos.

Una vez recibido el material de prueba en debida forma y sin novedades, le corresponde al
CONTRATISTA garantizar su custodia, evitando cualquier alteración, divulgación o manipulación,
siendo el único responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del material de la prueba
objeto del presente contrato.

No obstante, lo anterior y, en caso de presentarse alguna inconsistencia o diferencia en cantidades,

entregas y/o recolecciones del material de prueba, el CONTRANTISTA deberá informar al
CONTRATANTE, de manera inmediata, todas las novedades que se presenten, entiéndase éstas,
sin limitarse a ello, las siguientes:

- Diferencias de cantidades.
- Material de examen incompleto.
- Material de examen deteriorado.
- Material de examen ilegible.
- Material de examen modificado o alterado.
- Material de examen roto.
- Material de examen con tachones.
 - Paquetes del material de examen abiertos.
- Entre otros.

En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a integridad,
disponibilidad y la confidencialidad de la información, el CONTRATISTA deberá informar
inmediatamente al CONTRATANTE, para lo cual, se establece el siguiente procedimiento:

PROTOCOLO EN CASO DE PERDIDA DE MATERIAL DE LA PRUEBA O APLICACIÓN

1. Objetivo
Este protocolo tiene la finalidad de establecer las acciones a seguir en caso de pérdida del material de
la prueba, para garantizar su recuperación inmediata y atenuar las consecuencias de su extravío.

2. Responsabilidad contractual y legal de la custodia del material

Es importante que recuerde que, el delegado, es la máxima autoridad en el sitio de aplicación, por lo
tanto, en cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato de prestación de servicios suscrito
con el Grupo ASD S.A.S., además de las instrucciones otorgadas por el ICFES, la Compañía y las
contenidas en los manuales, instructivos, capacitaciones y demás material relacionado con la aplicación
de una prueba, por lo tanto, en ejercicio de su rol será responsable por la custodia, cuidado y
confidencialidad del material de la prueba. En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba
que se aplicará, violación a integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información, Usted
deberá responder civil y penalmente por su indebida utilización, omisión y/o negligencia.

Lo anterior, teniendo en cuenta que el material de la prueba es de carácter confidencial y pertenece al

Estado colombiano, por lo que cualquier alteración, divulgación o manipulación constituye un delito y
será responsabilidad de quien ostente la cadena de custodia.

3. Responsabilidad de la concientización de la trascendencia de la custodia del material a

los examinadores y examinandos.
En la reunión previa a la aplicación de la prueba el delegado, garantizará con suficiencia, detalle y
énfasis, la responsabilidad contractual y legal de la custodia del material de la prueba a los examinadores
que le acompañarán en la respectiva aplicación, en aras de asegurar que todas las personas que van a
ostentar la custodia del material sean conscientes de la importancia de velar por el cuidado y vigilancia
de este.

Así mismo, informará las actuaciones a seguir en caso de pérdida del material de la prueba, en el
entendido que, una vez materializado el riesgo, la actuación inmediata puede significar la recuperación
del material extraviado.

En igual sentido, Usted debe indicar claramente a los examinadores la instrucción de informar a los
examinandos, la prohibición expresa de sustraer información del material de la prueba o apropiarse de
estos, con las correspondientes consecuencias legales.

4. Mantener el control durante la aplicación de la prueba

El éxito de la custodia del material radica en la adecuada ejecución de las actividades de cada uno de
los examinadores, por lo tanto, es importante acatar las siguientes instrucciones:

 En la visita al sitio previo la aplicación de la prueba identifique los números de contacto de la

policía de la ciudad o municipio en que está aplicando.
 Esté atento a cualquier actitud sospechosa.
 No permita que los examinandos se aglomeren en el salón de aplicación.
 En caso de presentarse alguna situación que irrumpa la normal aplicación de la prueba mantenga
el control de la aplicación, puede tratarse de una coartada para sustraer el material.
 En caso de que el examinando solicite ir al baño, asegúrese que este no sustrae el material de
la prueba.
 No permita que los examinandos se acerquen al lugar donde reposa el material de la prueba.
 Nunca se retire del salón asignado sin contar con el respectivo relevo del coordinador de salón
o del delegado.
 Reciba el material de la prueba de manera pausada, asegurando el control en la entrega, no
permita que lo presionen ni que nadie salga del salón sin haber entregado el material.

5. En caso de pérdida del material

Cuando el examinando que presuntamente extravió el material no se ha retirado del sitio de
aplicación:
 5.1 Indique como jefe de salón, que ningún estudiante se puede retirar del aula
5.2 Informe de manera inmediata sobre la pérdida del material de la prueba al delegado, quien
a su vez deberá informar al coordinador operativo del Grupo ASD S.A.S.
5.3 Proceda a solicitar el apoyo del coordinador de sitio, rector o personal administrativo del
sitio.
5.4 Efectúe un nuevo conteo del material solicitando apoyo al delegado o coordinador de sitio.
5.5 Individualice al examinando a quien se le había asignado el material de la prueba.
5.6 Solicite al examinando que informe detalladamente el lugar donde está el material de la
prueba, solicite la presencia del acudiente y adviértale sobre las consecuencias de la
pérdida del material. En caso de que el examinando no suministre esta información pida
colaboración al Coordinador de Sitio.
5.7 Comuníquese con la Policía e informe la situación, solicitando acompañamiento inmediato.
5.8 Con el apoyo del Coordinador de sitio comuníquese con el acudiente del menor e informe
la situación, solicitando la presencia de este.
5.9 Documente las explicaciones otorgadas por los presuntos responsables de la pérdida del
material.
5.10 Persuada insistentemente al examinando para que informe el paradero del material.
5.11 Genere un informe detallado con las circunstancias ocurridas.

El siguiente gráfico le ayudará como jefe de salón a entender mejor cómo reaccionar ante la situación:

1 min. 1 min. 10 min. 5 min.

1. Diríjase de 2. Reitere la 3. Indique al 4 Si efectivamente se

inmediato al solicitud para jefe de salón evidencia la pérdida del
aula donde que ningún que realice de material:
ocurrió la examinando se nuevo el a. Hable en privado con el
novedad. retire del aula conteo del jefe de salón y reconstruya
de clase hasta material rápidamente los hechos, si es
aclarar la posible escríbalo.
novedad. b. Reporte a su coordinador
de nodo ICFES y al
profesional de apoyo ASD,
comente los hechos y reciba
instrucciones.
c. De acuerdo con la
reconstrucción de los
hechos, solicite el apoyo del
director de curso y/o rector
para dirigirse a los
estudiantes y explicarles la
necesidad de cooperar para
que el material se recupere
ya que éste, es propiedad
del ICFES y está protegido
por la ley.

Los tiempos son promedio, el objetivo es que, si hay pérdida de material, esta sea verificada y
comunicada en un tiempo no mayor de 20 minutos después de ocurrida la novedad.

10 min. 20 min.

d. Si no se logra recuperar e. Ejecute al pie de la 4. Realice el informe de

el material, tenga a la letra las instrucciones todo lo acontecido,
mano la reconstrucción recibidas y deje registro anexe todos los soportes
de los hechos, datos del de estas, así como de y evidencias que recopile
(os) examinador (es) información relevante y repórtelo a su
implicados, del rector de como, por ejemplo: si le coordinador de nodo
la institución y del indican que solicite ICFES y al profesional de
examinando al cual se le apoyo de la policía, los apoyo ASD.
asignó el material, con datos de los policiales
esta información* asignados, si debe
comuníquese con el área presentar denuncia en la
jurídica de ASD y reciba fiscalía, los datos de
instrucciones al respecto. radicación y demás
pertenecientes a la
denuncia, etc.

*Junto con este instructivo tendrá un formato anexo para el reporte de estas novedades
Cuando el examinando que presuntamente extravió el material se retiró del sitio de aplicación:

5.12 Indague los datos de contacto y ubicación del examinando, apoyándose con el
coordinador de sitio o personal administrativo de este.
5.13 Solicite apoyo al personal de sitio de aplicación (rector, coordinadores, docentes) y diríjase
a la residencia del examinando que presuntamente extravió el material de prueba.
5.14 Explique la situación a los acudientes del examinando y solicite la colaboración respectiva.
5.15 Retroalimente de manera constante al coordinador operativo de nodo, sobre las novedades
de la situación.
5.16 De ser necesario, solicite el acompañamiento de la policía.
5.17 Genere un informe detallado con las circunstancias ocurridas.

En el evento en que el material de la prueba se extravié de manera definitiva:

Para efectos de radicar la denuncia, deben dirigirse a la Fiscalía local o inspección de policía del a
ciudad o municipio donde se está aplicando la prueba, indicando que van a denunciar el hurto de
material propiedad de una entidad pública, allí deben indicar que actúan como persona que tiene
conocimiento de los hechos objeto de investigación, narrando las circunstancias de tiempo, modo y
lugar frente a la pérdida de los cuadernillos y/o las hojas de respuesta, según aplique, así como
indicar los datos de los PRESUNTOS responsables de la pérdida del material. Por una cuantía
aproximada de ciento cincuenta millones de pesos ($150.000.000) por cada cuadernillo, más millón
quinientos mil ($1.500.000) por cada hoja de respuesta.

Es importante que tenga claro los datos documentados de la perdida de material de la prueba,
fechas, sitio de aplicación, presuntos implicados, para ello debe llevar el informe detallado de los
hechos ocurridos.

Durante o posterior a la aplicación de la prueba, el delegado recibirá del coordinador académico o

del rector de cada establecimiento educativo, las hojas de respuesta organizadas por jornada, salón,
presentes, ausentes y casos especiales, los listados de asistencia y las guías de entrega y
recolección. El delegado contará y verificará que la información esté bien empacada por salón en
bolsas separadas y rotuladas y las colocará en una caja rotulada por institución educativa, ese mismo
día deberá llevarla al coordinador de municipio.

El coordinador de municipio verificará que la información esté completa en presencia del delegado,
empacará las bolsas en una caja sellada y rotulada y la entregará al contratista de impresión y
transporte. En ningún caso se deberán mezclar las hojas de respuesta.

GENERACIÓN, CONTENIDO Y ENTREGA DE INFORMES (SOLO PARA DELEGADOS):

Una vez finalizada la prueba, el delegado dispuesto en cada uno de los establecimientos educativos
o el coordinador de municipio debe diligenciar el informe de cada día de aplicación de manera clara
y precisa, basándose en los formatos impresos que fueron diligenciados durante la aplicación de la
prueba. Las instrucciones para el registro del informe web serán remitidas por el ICFES a los
delegados, a través del operador logístico de aplicación, y dará soporte a través de los medios que
indique en la capacitación.

El CONTRATISTA debe proyectar, durante la ejecución de la prueba, un acta de notificación con la

información de los examinadores que no cumplan con la correcta ejecución de los procedimientos o
protocolos o presenten deficiencias en relaciones interpersonales, puntualidad, presentación
personal, entre otros, garantizando que se evalúan los procedimientos desarrollados antes, durante
y después de la aplicación de la prueba.

Finalizada la prueba, el CONTRATISTA deberá diligenciar el correspondiente informe, el cual

contendrá los datos de cada día de aplicación de manera clara y precisa, teniendo en cuenta lo
registrado en cada formato impreso que le fue entregado para la aplicación de la prueba y con base
en las instrucciones para el registro del informe WEB remitido por el ICFES.
El CONTRATISTA deberá diligenciar el informe en un plazo máximo de dos (2) días después de la
aplicación de la prueba:

No obstante, lo anterior, se pueden presentar situaciones que impidan el cumplimiento de dicho

plazo, cuando exista una novedad fáctica, como, por ejemplo:

- Indisponibilidad del aplicativo del ICFES.

Para estos casos en donde la responsabilidad del CONTRATISTA depende de factores externos, se
deberá justificar y soportar la evidencia del hecho, con información verídica, imágenes de pantalla y
reportar la novedad al CONTRATANTE o a quien éste designe, por medio escrito (puede ser por
correo electrónico), actividad que se deberá realizar dentro del mismo día del incidente que impidió
el diligenciamiento del informe y por ende, el cumplimiento de la obligación.

Así mismo, el CONTRATISTA deberá informar al CONTRATANTE cuando se restablezca el

incidente y/o se solucione el mismo (de manera inmediata), con el fin de contabilizar de manera
idónea el plazo para la realización de la actividad.

Ahora bien, para el diligenciamiento WEB del informe, el CONTRATISTA deberá:

- Ingresar al sistema con el usuario y la contraseña asignada.

Una vez haya ingresado a la plataforma del informe web, con la información capturada el día de la
aplicación y los soportes adicionales, el delegado debe seleccionar la aplicación para la cual fue
asignado y diligenciar los módulos que se listan a continuación:

1. Estadísticas
2. Registro de ausentes
3. Formatos
 Preguntas dudosas
 Corrección de datos
4. Novedades
 Anulados
 Material de examen
 Discapacitados
5. Situaciones especiales
 Sitio
 Examinando
6. Operadores
 Distribución
 Aplicación
VERIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN POR PARTE DEL CONTRATANTE RESPECTO DE LAS
ACTIVIDADES ADELANTADAS POR EL CONTRATISTA

Las partes acuerdan que la prestación del servicio por parte del CONTRATISTA estará sujeta a la
verificación del cumplimiento del presente Acuerdo de Nivel de Servicio, por lo que la verificación, cálculo
y aplicación de los indicadores y descuentos a que haya lugar, se realizará de acuerdo con el siguiente
procedimiento:

Previo a realizarse el pago de los servicios técnicos establecidos en la forma de pago, el

CONTRATANTE, a través de la Coordinación Nacional de Personal y los Coordinadores Operativos de
Nodo, verificará el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, los indicadores y condiciones
de calidad, conforme a las tablas que se relacionan a continuación, las cuales contienen la descripción
de la actividad y su forma de medición:

 Para la custodia del material de examen:

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Pérdida o divulgación de la información del material de # de ítems o preguntas pérdidas, extraviadas
examen por causas atribuibles al CONTRATISTA. (será o sustraídas.
aplicado en aquellos casos en los que se presente
pérdida, extravío, sustracción sea parcial o total del
cuadernillo de preguntas de la prueba a aplicarse y/o se
genere divulgación de la información, por cualquier
medio digital o físico)
Pérdida de hoja de respuestas diligenciadas por el # de hojas de respuestas diligenciadas por el
examinando durante la custodia del operador logístico examinando, extraviadas o sustraídas.
de aplicación.

Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN
Mal procedimiento en la entrega de documentos que
integran la aplicación de la prueba al contratista de
empaque y transporte.
Faltantes de documentos que hacen parte del informe de
delegados al coordinador de nodo en la fecha máxima de
recepción
Entrega tardía de la carpeta de informe del delegado,
PENALIDAD
# de folios entregados en un medio
diferente al establecido en el anexo técnico.
# de folios perdidos o no entregados al
coordinador de nodo en el lugar y plazo
establecido.
# días de retraso en la entrega de la carpeta
del informe de delegado.

 Asistencia a todas las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Incumplimiento en la asistencia a las sesiones de Número de examinadores que no asisten a
capacitación (reunión previa y reunión previa en sitio) las sesiones de reunión previa y/o reunión
programadas para examinadores requeridos por cuadro previa en sitio requeridas por cuadro de
de aplicación (La no asistencia de algunos aplicación adicionales de capacitación.
examinadores a las reuniones programadas, genera que
se deban hacer sesiones adicionales de capacitación).
Impuntualidad en la llegada del equipo de examinadores Cada 15 minutos o fracción, de retraso por
en los sitios de aplicación. El tiempo de retraso aceptado cada uno de los examinadores.
será hasta 15 minutos antes de la hora de citación de los
examinandos en cada una de las sesiones

Para la respuesta a solicitudes o requerimientos realizados por Instituto Colombiano para la Evaluación
de la Educación – ICFES y/o el CONTRATISTA:
 DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN
# de días de retraso en la entrega de la
Falta de oportunidad en la respuesta a las solicitudes, respuesta al requerimiento efectuado por el
requerimientos, actas o reuniones solicitadas Icfes, según tiempos máximos establecidos
para el efecto.

Si producto de la verificación realizada se advierte la configuración de alguno de los eventos o

circunstancias establecidas en las tablas anteriores, se aplicará la respectiva fórmula de medición del
cumplimiento que aplique en cada caso, con el fin de establecer el valor del eventual descuento a
aplicarse sobre el pago de los servicios técnicos al CONTRATISTA.

Una vez realizada la verificación y el cálculo preliminar del descuento aplicable, el CONTRATANTE
remitirá al CONTRATISTA el informe correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
hecho que configuró la materialización del incumplimiento, sin que este término se entienda perentorio
de la actuación o aplicación del mismo, junto con los soportes y documentos que los sustentan, con el
fin de que éste pueda presentar las observaciones y/o respuestas a que hubiere lugar, así como los
argumentos que le permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones dentro de los estándares de
calidad requeridos por el CONTRATANTE, en aras de garantizar su derecho a la legítima defensa y
contradicción y debido proceso.

La respuesta del CONTRATISTA deberá allegarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
recibo del informe del CONTRATANTE, los cuales pueden ser prorrogables hasta por el mismo término,
previa solicitud formal del CONTRATISTA.

Recibido el informe por parte del CONTRATISTA, el CONTRATANTE, en un término máximo de hasta
cinco (5) días hábiles, rendirá concepto definitivo sobre la actuación y la ejecución de las actividades por
parte del CONTRATISTA, así como la estimación de los descuentos que le aplican.

Dicho informe será comunicado al CONTRATISTA y a la Coordinación Financiera para su aplicación y

correspondiente liquidación de los servicios técnicos.

PENALIDADES POR MATERIALIZACIÓN DE INCUMPLIMIENTOS ATRIBUIBLES AL

CONTRATISTA.

Conforme lo estipulado en los numerales 1 y 2 de la cláusula décima sexta del contrato, en caso de
comprobarse la responsabilidad del CONTRATISTA por algún incumplimiento de las actividades
señaladas en este documento, se evaluará la permanencia dentro de la base de datos ICFES y se
tendrán en cuenta las siguientes penalidades:

 Para la custodia del material del examen:

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Pérdida o divulgación de la información del material de Será la que disponga el ICFES, conforme la
examen por causas atribuibles al CONTRATISTA. (será materialización del incumplimiento, sin
aplicado en aquellos casos en los que se presente embargo, se relacionan los valores para su
pérdida, extravío, sustracción sea parcial o total del cálculo.
cuadernillo de preguntas de la prueba a aplicarse y/o se
genere divulgación de la información, por cualquier $1.160.056 por cada ítem o pregunta
medio digital o físico) perdido, extraviado o sustraído y divulgado.
Será la que disponga el ICFES, conforme la
materialización del incumplimiento, sin
embargo, se relacionan los valores para su
cálculo.
Pérdida de hoja de respuestas diligenciadas por el
1,5 SMMLV por hoja de respuesta faltantes
examinando durante la custodia del operador logístico
por examinando y hasta 100 hojas de
de aplicación.
respuestas. Si la cantidad de hojas de
respuesta de perdida supera las 100, el
supervisor del contrato y la Entidad
procederán a verificar un presunto
incumplimiento de contrato.

 Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

 DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Mal procedimiento en la entrega de documentos que
integran la aplicación de la prueba al contratista de 25% de un SMMLV.
empaque y transporte.
Faltantes de documentos que hacen parte del informe de
delegados al coordinador de nodo en la fecha máxima de 1 SMMLV por cada folio sin entregar.
recepción
1 SMDLV por cada día de retraso en la
Entrega tardía de la carpeta de informe del delegado,
entrega

 Asistencia a todas las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Incumplimiento en la asistencia a las sesiones de
capacitación (reunión previa y reunión previa en sitio)
programadas para examinadores requeridos por cuadro 3 SMDLV por cada sesión adicional
de aplicación (La no asistencia de algunos programada
examinadores a las reuniones programadas, genera que
se deban hacer sesiones adicionales de capacitación).
Delegado: 3 SMDLV por 15 minutos o
fracción de retraso por sesión por delegado.

Impuntualidad en la llegada del equipo de examinadores Demás examinadores: 1 SMDLV por 15

en los sitios de aplicación. El tiempo de retraso aceptado minutos o fracción de retraso por sesión por
será hasta 15 minutos antes de la hora de citación de los examinador
examinandos en cada una de las sesiones
Examinadores suplentes: 3 SMDLV por hora
o fracción de retraso por sesión por
delegado.

Para la respuesta a solicitudes o requerimientos realizados por Instituto Colombiano para la Evaluación
de la Educación – ICFES y/o el CONTRATISTA:

DESCRIPCIÓN PENALIDAD

Falta de oportunidad en la respuesta a las solicitudes, 20% de 1 SMMLV por cada día hábil de
requerimientos, actas o reuniones solicitadas retraso