CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS JEFE DE SALÓN

Entre los suscritos a saber, SONIA AYDE RAMOS SALAZAR, identificada con la cédula de
ciudadanía número 39.742.425 de Ubaté, domiciliada en Bogotá, actuando como Representante
Legal Suplente del GRUPO ASESORIA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS SOCIEDAD POR
ACCIONES SIMPLIFICADA - GRUPO ASD S.A.S., quien en adelante se denominará el
CONTRATANTE, por una parte y, por la otra, DANIELA ANDREA VARGAS CORREA,
identificado(a) con cédula de ciudadanía número 1042774768, quien para los efectos de este
contrato se denominará el CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente Contrato de Prestación de
Servicios, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA. OBJETO: El CONTRATISTA se
obliga con el CONTRATANTE a prestar el servicio de forma competente y poner en práctica todo su
conocimiento en la realización de las obligaciones dispuestas en el presente contrato y las que le
sean indicadas por la persona designada por parte del CONTRATANTE, según el rol de JEFE DE
SALON JORNADA MANANA Y TARDE en la prueba SABER 11 CALENDARIO A 2022, conforme
a las especificaciones dadas por el mismo, las cuales se rigen por los lineamientos establecidos por
el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES. SEGUNDA. PLAZO: El plazo
de ejecución del presente Contrato de Prestación de Servicios será entre los días 03 de septiembre
al 04 del mes septiembre de 2022, previo perfeccionamiento del mismo. PARÀGRAFO. Es de
conocimiento y aceptación del CONTRATISTA, que la prestación del servicio aquí contratado está
sujeta a las necesidades del CONTRATANTE, por lo tanto, la relación contractual puede terminar en
cualquier momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el
CONTRATANTE. TERCERA. VALOR DE LOS HONORARIOS: Para los efectos legales y fiscales
pertinentes, los honorarios asociados al presente contrato son indeterminados pero determinables,
de acuerdo con el cumplimiento total de las obligaciones aquí pactadas y asistencia a todas las
sesiones programadas, teniendo en cuenta que el valor de cada sesión corresponde a la tarifa
señalada en el documento denominado '“Anexo 1” adjunto al presente contrato y el cual forma parte
integral éste', el cual forma parte integral del presente contrato. CUARTA. FORMA DE PAGO: El
CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA el valor del presente contrato, CONTRA PRESTACIÓN
EFECTIVA DEL SERVICIO, de acuerdo con la cuenta de cobro presentada y previamente avalada
por el funcionario designado por el CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. En todo caso el
pago de los honorarios por la prestación efectiva del servicio estará sujeto al cumplimiento de todas
las obligaciones, la asistencia y ejecución de todas las sesiones que sean programadas y
enunciadas por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES y/o el
CONTRATANTE. PARÁGRAFO SEGUNDO. En el evento en que el CONTRATISTA no asista a
cualquiera de las sesiones programadas por el CONTRATANTE y/o el Instituto Colombiano Para la
Evaluación de la Educación – ICFES, deberá reintegrar el dinero consignado o girado por el
CONTRATANTE, de manera inmediata y por el medio establecido para tal fin, indicado al momento
de la capacitación. Igualmente, el CONTRATISTA, tendrá la obligación de reintegrar de manera
inmediata el valor por concepto de viáticos, cuando la suma de estos exceda el valor consignado o
girado para llevar a cabo las sesiones y aplicación de la prueba, lo anterior so pena de las acciones
civiles y penales correspondientes. En caso de que, al momento de girarse el pago por los servicios
técnicos prestados, no se hubieren reintegrado las sumas antes referidas al CONTRATANTE, se
procederá a efectuar directamente los descuentos correspondientes de cualquier saldo que tenga a
su favor con cargo al CONTRATANTE, lo cual el CONTRATISTA acepta al suscribir el presente
contrato. PARÁGRAFO TERCERO. En el evento en que la prueba señalada en la cláusula primera
del presente contrato, o en general cualquiera de las sesiones programadas, sean canceladas o
aplazadas, debido a las condiciones sanitarias u otras que puedan tornarse irresistibles o por
decisión unilateral del ICFES, el CONTRATANTE únicamente pagará el valor correspondiente a las
sesiones efectivamente ejecutadas; así mismo, si previo a la cancelación de la prueba, se hubiere
reconocido el pago por concepto de servicios técnicos, viáticos, entre otros, el CONTRATISTA
deberá reintegrar el monto reconocido por las sesiones que no se ejecutaron, de manera inmediata
por el medio establecido para tal fin, indicado al momento de la capacitación. PARÁGRAFO
CUARTO: Para el pago, el CONTRATISTA deberá presentar el RUT actualizado y copia del
documento de identidad. QUINTA. VIATICOS: El CONTRATANTE, previa verificación de
disponibilidad, podrá asignar libremente al CONTRATISTA, para que éste preste sus servicios fuera
de su ciudad de residencia, para lo cual cubrirá el costo de los viáticos (transporte, alojamiento y
manutención) de acuerdo con la tarifa señalada en el documento adjunto al presente contrato y que
se denomina “Anexo 1”,' el cual forma parte integral de éste. PARÁGRAFO PRIMERO. Las tarifas
de cubrimiento de viáticos se encuentran previamente definidas y analizadas por el CONTRATANTE
de acuerdo con la ciudad o municipio asignado para la aplicación, en ningún caso podrá sobrepasar
el valor que el CONTRATANTE determinó y plasmó en el documento anexo al presente contrato y
que se denomina “Anexo 1”, el cual forma parte integral de este documento. SEXTA.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En desarrollo del presente contrato, el CONTRATISTA se
obliga a: 1) OBLIGACIONES GENERALES: 1.1) Cumplir con el objeto del contrato. 1.2) Apoyar al
Delegado, Coordinador de salón o quien haga sus veces en el cumplimiento de los procedimientos y
protocolos establecidos por el ICFES el día de la aplicación y mantenerlo informado de cualquier
novedad que se presente durante la aplicación. 1.3) Reportar sus actividades al coordinador de salón
y/o delegado o quien haga sus veces. 1.4) Seguir las instrucciones contenidas en los manuales de
forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de manera que se brinden
idénticas condiciones de aplicación a todos los examinandos a nivel nacional. 1.5) Estar
permanentemente atento a prevenir y evitar todo intento de copia, fraude, suplantación, sustracción o
mutilación de material de examen, así como a no permitir que este sea fotocopiado o transmitido por
medio alguno, o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas. 1.6) Abstenerse de
usar celulares y aparatos electrónicos durante la aplicación fuera de los lugares debidamente
autorizados. 1.7) Mantener buenas relaciones interpersonales con el equipo de trabajo. 1.8)
Conformar, junto con los demás examinadores, un equipo de trabajo fuerte y coordinado; mantener
con ellos una comunicación permanente y prestarles colaboración cuando lo requieran. 1.9)
Responder por el material que le sea entregado para el ejercicio de sus funciones por parte del
CONTRATANTE y/o el ICFES. PARÁGRAFO. El material de examen es de carácter confidencial y
pertenece al Estado colombiano, por lo que cualquier alteración, divulgación o manipulación
constituye un delito y será responsabilidad de quien ostente la cadena de custodia. Por lo tanto, el
CONTRATISTA, será responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del material de la
prueba objeto del presente contrato. En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que
se aplicará, violación a integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información, el
CONTRATISTA deberá responder civil y penalmente por su indebida utilización, omisión y/o
negligencia. 1.10) Ejercer estricta vigilancia del material de la prueba, hasta el retorno de éste al
representante del operador de distribución. 1.11) Asegurar su asistencia y participación a las
sesiones de capacitación definidas por el CONTRATANTE o el ICFES, ya sea de manera presencial
o virtual, a través de las herramientas definidas. PARÁGRAFO. En las sesiones de capacitación o
talleres virtuales, el CONTRATISTA deberá mantener encendida la cámara y contar con un
micrófono funcional, con la finalidad de facilitar al capacitador el control sobre el grupo de
examinadores, conocer a estos, permitir la participación, garantizar la puntualidad, el control de
asistencia, la permanencia durante toda la sesión y la aprehensión del conocimiento. 1.12) Cumplir
con la aplicación de todos los protocolos de bioseguridad definidos por el CONTRATANTE y el
ICFES. 1.13) Utilizar el tapabocas en recintos cerrados y exigir su uso a los examinandos. 1.14)
Mantener la confidencialidad de la información que le sea entregada en capacitación, talleres,
retroalimentación, materiales suministrados, datos, políticas, metas, dispositivos electrónicos,
equipos de cómputo, bases de datos, instructivos, procedimientos, contratos, datos personales de
los examinadores, evaluaciones, accesos, usuarios asignados en cualquier sistema de información
que deba utilizar y la relacionada u obtenida en cumplimiento del objeto del contrato, durante la
ejecución del mismo y con posterioridad a su finalización. 1.15) Cumplir con los protocolos y
procedimientos de aplicación establecidos por el ICFES y el CONTRATANTE. 1.16) Entregar toda la
información, brindar el apoyo y remitir los informes que sean requeridos por el CONTRATANTE, el
ICFES o cualquier autoridad competente, en el evento que se presenten reclamaciones posteriores a
la aplicación de la prueba, con el fin de esclarecer las novedades ocurridas durante cada una de las
sesiones en las que haya participado. 1.17) Cumplir de manera integral con los Acuerdos de Niveles
de Servicio (ANS), adjunto al presente contrato y el cual forma parte integral de éste. 1.18) Las
demás que le sean asignadas por el CONTRATANTE. 2) OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: 2.1)
Ejecutar los procedimientos establecidos por el ICFES. 2.2) Diligenciar en el formato y/o medio
indicado por el CONTRATANTE la información requerida, como son los datos de: medio de
transporte, costo de transporte, hora del desplazamiento, datos de contacto del prestador del
servicio, entre otros. 2.3) Realizar la reunión previa en sitio de manera presencial. En este espacio, el
delegado capacita a
su equipo de trabajo de coordinador de sitio, coordinador de salones, jefes de salón, apoyo para
toma de huellas. 2.4) Verificar los salones requeridos para cada examen. Debe cerciorarse de que
los salones destinados a la aplicación se encuentren abiertos, cumplan con las condiciones de aseo,
iluminación y ventilación para el desarrollo de la aplicación, verificar la cantidad de pupitres según el
número de citados de cada salón, que los pupitres estén ubicados en forma rectilínea y con una
distancia prudencial entre ellos. 2.5) Verificar y actualizar la distribución y colocación de afiches en el
sitio. 2.6) Recibir el material de examen de parte del coordinador de salones o delegado, cumpliendo
con los protocolos establecidos por el ICFES. 2.7) Recibir el material del kit de aplicación (afiches,
marcadores, cinta, etc.) según corresponda. 2.8) Devolver una vez aplicado, el material de examen a
los coordinadores de salones o delegado para que estos realicen el conteo y validación de las
cantidades recibidas. 2.9) Ejercer estricta vigilancia desde el momento del recibo del material, hasta
el retorno de éste al coordinador de salones o delegado. 2.10) Verificar que el material de examen en
ningún momento se encuentre por fuera del salón, ya sea en manos de examinandos o de cualquier
otra persona no autorizada para tener el material. El coordinador de salones y el delegado son los
únicos autorizados para entregar o recoger material de los salones. 2.11) Manejar las situaciones
especiales de acuerdo con los procedimientos establecidos por el ICFES. 2.12) Verificar que el
ingreso de los examinandos al salón sea en la hora indicada y de acuerdo con los procedimientos
establecidos. Estos incluyen: (i) Prohibir el uso de celulares y otros equipos electrónicos durante la
prueba en el sitio de aplicación. (ii) Ingresar los examinandos al salón de acuerdo con la instrucción
establecida en los manuales de jefes de salón. PARÁGRAFO PRIMERO. Para los sitios que
corresponda según programación del ICFES el jefe de salón debe al inicio de cada sesión y en el
proceso de ingreso de los examinandos al salón, aplicar un esquema adicional de seguridad a través
de un control mediante la utilización de un detector de metales suministrado por el CONTRATANTE,
teniendo en cuenta lo siguiente: (i) Con la precaución de no realizar contacto físico con el
examinando, deberá solicitarle que muestre los elementos que lleva consigo para verificar que no
haga parte de los elementos prohibidos y recordar permanentemente mantener apagados los
celulares u otro aparato tecnológico y estos deberán guardarse en la maleta (solo si el examinando
lo porta) acorde a los procedimientos establecidos. (ii) Realizar nuevamente la verificación sin los
elementos encontrados para llevar a cabo nuevamente el control y validar que sean únicamente
esos. (iii) De presentar una nueva anomalía, se deberá nuevamente solicitar al examinando mostrar
los elementos como en el paso 1. (iv) Permitir el ingreso del examinando al salón en caso de no
presentar alguna novedad acorde a los procedimientos establecidos para el ingreso correcto al
salón. En caso de persistir la situación comunicarse con el delegado, quien a su vez hará el debido
llamado de atención y demás procesos que indique el ICFES previo a la aplicación a los que halla a
lugar. PARÁGRAFO SEGUNDO. Una vez termine cada sesión de aplicación deberá entregar al
coordinador de salón o delegado un informe de novedades presentadas donde relacione los datos de
los examinandos que tuvieron alguna situación especial frente al esquema adicional de seguridad
relacionando como mínimo la siguiente información: Municipio, código sitio, nombre del sitio, sesión y
hora de la novedad, nombre y documento de identificación del examinando, elementos portados por
el examinando, nombre del examinador que reportó la novedad, descripción de la situación y
acciones realizadas. 2.13) Para la aplicación electrónica (población en condición de discapacidad)
validar el alistamiento de los equipos de cómputo donde los examinandos responderán sus
exámenes. 2.14) Realizar verificación periódica activa en el salón asignado para garantizar la
seguridad de la prueba. 2.15) Verificar que los examinandos estén respondiendo en la hoja de
respuestas conforme a las instrucciones establecidas por el ICFES. 2.16) Verificar que los tiempos
de inicio y terminación de las pruebas en cada salón, corresponden con lo estipulado por el ICFES.
2.17) Asegurar que se cumplan los protocolos de seguridad para evitar el fraude, copia, intento de
copia, perdida de material de examen parcial, temporal o total el día de la aplicación. 2.18)
Garantizar el buen uso y debido cuidado de los recursos tecnológicos dispuestos por los sitios de
aplicación de prueba electrónica. 2.19) Responder por todo el material que le sea entregado para el
ejercicio de sus funciones por parte del CONTRATANTE y entregarlo en las mismas condiciones en
las que le fue suministrado. 2.20) Reportar cualquier situación anómala o irregular que se llegare a
presentar en cualquiera de las etapas de ejecución de la prueba. 2.21) Mantener la confidencialidad
de la información que le sea entregada en capacitación, reuniones, retroalimentación, materiales
suministrados, datos, políticas, metas, dispositivos electrónicos, equipos de cómputo, bases de
datos, instructivos, procedimientos, contratos, datos personales de los
examinadores, evaluaciones, accesos, usuarios asignados en cualquier sistema de información que
deba utilizar y la relacionada u obtenida en cumplimiento del objeto del contrato, durante la ejecución
del mismo y con posterioridad a su finalización. 2.22) Impedir el ingreso de personas ajenas a los
salones de aplicación. 2.23) Cumplir con las actividades contenidas en el Manual del jefe de salón
que puede consultar en la página dispuesta por el CONTRATANTE. 2.24) Acatar las instrucciones
otorgadas por el CONTRATANTE y/o el ICFES. 2.25) Asegurar la asistencia a cada una de las
sesiones programadas y al sitio de aplicación con una presentación personal acorde con la actividad
y en condiciones aptas para el desarrollo de ésta. 2.26) Portar en un lugar visible la credencial que
los identifica para la aplicación. 2.27) Reportar de manera inmediata las novedades evidenciadas en
la verificación del sitio de aplicación al coordinador de salones o delegado. 2.28) Las demás
indicadas por el CONTRATANTE o el Coordinador Operativo de Nodo. 2.29) Registrar su firma en
cada una de las sesiones utilizando la “planilla de registro de asistencia y pago” garantizando el
correcto diligenciamiento de la misma. SÉPTIMA. CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA: El
CONTRATISTA deberá confirmar a través de los canales dispuestos para ello, la asistencia a cada
una de las sesiones programadas por el CONTRATANTE, so pena de declarar de pleno derecho el
incumplimiento del contrato y por ende la terminación unilateral del mismo de manera inmediata y las
sanciones a las que hubiere lugar. PARÁGRAFO. En el evento en que el CONTRATISTA confirme
la participación y no asista a cualquier sesión programada por el CONTRATANTE, será causal de
exclusión de la base de datos, salvo cuando exista justa causa debidamente comprobada en los
términos definidos por el CONTRATANTE. OCTAVA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Las
obligaciones del CONTRATANTE frente al CONTRATISTA serán las que se describen a
continuación: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor de este contrato en la forma determinada en el
mismo. 2) Suministrar toda la información necesaria que esté a su alcance y conocimiento y que sea
requerida por EL CONTRATISTA para la ejecución del contrato. 3) Comunicar de manera oportuna
al CONTRATISTA, a través del conducto válido definido para ello, toda irregularidad presentada en
el desarrollo del contrato. NOVENA. El CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que a
la fecha no se encuentra incurso en inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés en los
términos de la Constitución y la Ley. El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al
CONTRATANTE si se encuentra incurso, considera que se encuentra incurso o por cualquier razón
sobreviniente incurre en alguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses. DÈCIMA.
INDEPENDENCIA ADMINISTRATIVA: El CONTRATISTA es independiente y, en consecuencia,
asume la plena autonomía para la prestación de los servicios pactados, no tendrá relación o vínculo
laboral alguno con el CONTRATANTE, por ser éste un Contrato de Prestación de Servicios de
carácter civil, conforme a lo establecido en las normas vigentes. PARÁGRAFO. El CONTRATANTE
no asume ninguna responsabilidad por concepto de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones
o cualquier clase de reclamo laboral que se derive de la actividad del CONTRATISTA. DÈCIMA
PRIMERA. CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente este contrato a persona
alguna, sin el consentimiento previo, expreso y escrito del CONTRATANTE. DÉCIMA SEGUNDA.
CONFIDENCIALIDAD: Las partes se comprometen a mantener la más absoluta confidencialidad con
relación a la información, datos, políticas, metas, etc., que por la ejecución de este contrato lleguen a
su conocimiento. Se comprometen a no divulgar y a hacer uso adecuado de cualquier información
entregada o recibida por cualquier motivo en ejercicio de las obligaciones contraídas en el presente
contrato, cualquiera que sea su fuente u origen. Así mismo se comprometen a mantener en reserva y
a no divulgar cualquier información de carácter técnico administrativo comercial, secretos
profesionales, políticas internas o externas o cualquier otra información confidencial o no de ambas
partes. DÉCIMA TERCERA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente contrato se dará por
terminado por alguna de las siguientes causas: 1) Por finalizar el plazo pactado. 2) En cualquier
momento con la simple notificación por parte de la persona designada por el CONTRATANTE. 3)
Por mutuo acuerdo de las partes. 4) Por incumplimiento de alguna de las partes de las obligaciones
estipuladas, salvo que éste obedezca a motivos de fuerza mayor o caso fortuito. 5) Por las demás
causales que establezcan las normas de derecho privado. DÉCIMA CUARTA. PROPIEDAD DE LA
INFORMACIÓN: Las Partes manifiestan que el presente contrato no constituye transferencia a la
otra parte de los derechos que cada una de ellas posea o sea titular sobre marcas, derechos de
autor, nombres comerciales, patentes u otro derecho, amparado por las distintas reglamentaciones
legales de derechos de autor y/o de propiedad patrimonial. Por tanto y de conformidad con lo
consagrado en el artículo 28
de la Ley 1450 de 2011, todos los documentos, procesos, plantillas, formatos, modelos de
estimación, diagramas y en general todo el material pre- existente y que se produzca durante la
ejecución del contrato será propiedad del CONTRATANTE. Las copias de cualquier tipo de material
escrito, audiovisual, sonoro o por cualquier otro medio de comunicación que el CONTRATISTA
entregue durante o por la ejecución del contrato, tanto en forma física, electrónica o por cualquier
otro medio que se pudiere reproducir, no son permitidas bajo ninguna modalidad o cantidad, salvo
autorización expresa del CONTRATANTE. PARÁGRAFO PRIMERO. El CONTRATISTA asume
plena responsabilidad por cada uno de los documentos, procesos, plantillas, formatos, modelos de
estimación, diagramas, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, detalles de diseño y demás
material físico y/o virtual que se produzca durante el desarrollo de la ejecución del contrato.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En el evento que se llegaré a presentar y comprobar un caso de plagio
en alguno de los productos entregados o producidos por el CONTRATISTA durante la ejecución del
contrato, éste será el único responsable frente a terceros, manteniendo al CONTRATANTE indemne
de cualquier reclamación. DÉCIMA QUINTA. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES: El CONTRATISTA, manifiesta que ha sido informado de manera previa
sobre el tratamiento que el CONTRATANTE, dará a sus datos personales, en virtud a lo dispuesto
por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, el cual consiste en que está información
solo se utilizará para el correspondiente control de acceso validación de los pagos a la Seguridad
Social Integral y Aportes Parafiscales, pago de honorarios y demás que correspondan a su calidad
de CONTRATISTA, salvaguardando el ordenamiento Constitucional y Legal. De igual manera, el
CONTRATISTA autoriza al CONTRATANTE, para almacenar sus datos personales en las bases de
datos que posteriormente se entregaran al ICFES, en aras de mantener actualizadas las listas de
información de los examinadores. PARÁGRAFO: El CONTRATISTA manifiesta que la información
para el tratamiento de sus datos personales la ha suministrado de forma voluntaria y es
completamente verídica. DÉCIMA SEXTA. RESPONSABILIDAD: 1. CUSTODIA DEL MATERIAL
DE PRUEBA: El CONTRATISTA se compromete a garantizar el absoluto cuidado, custodia y buen
manejo del material de prueba, entiéndase como todos los elementos que el usuario utiliza para
presentar y resolver el examen, los cuales son definidos por las características de las pruebas y
pueden ser de forma genérica, sin limitarse a ello, los siguientes: • Cuadernillo: instrumento impreso
donde se encuentran las preguntas de evaluación que se realizarán al examinando. • Hoja de
respuestas: instrumento impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar su
respuesta a una pregunta de selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un texto
en respuesta a una pregunta que se denomina abierta. • Hoja para operaciones: elemento que el
examinando utiliza para realizar cálculos durante la aplicación del examen. • Acta de sesión:
documento que contiene el listado de los cuadernillos asignados al salón particular. El acta de sesión
no es un documento utilizado por el examinando, sin embargo, se considera material de examen por
cuanto se utiliza para control de este. • Credencial de acceso: documento que contiene la
información de usuario y contraseña que el examinando debe utilizar para ingresar a la plataforma.
Se utiliza en los casos de pruebas electrónicas. Así como todo el material que se utilice para la
aplicación de la prueba. Para lo cual el CONTRATISTA está obligado a responder por su adecuada
destinación, evitando divulgación por cualquier medio de comunicación digital o físico, sea parcial o
total, de la información contenida en el material de la prueba; igualmente, por la pérdida, deterioro,
sustracción o cualquier otra forma de copia, sea parcial o total, del material antes referido. En todo
caso, deberá responder por la custodia del material durante todo el tiempo que esté a su cargo y dar
cumplimiento al procedimiento establecido en el Acuerdo de Niveles de Servicio que se adjunta y
forma parte integral del presente contrato. En caso de llegar a materializarse lo anteriormente
estipulado, el CONTRATISTA deberá informar de manera INMEDIATA al Coordinador de Nodo
ICFES y al Coordinador Operativo de Nodo quien es el representante del CONTRATANTE (GRUPO
ASD S.A.S.), tal situación para mitigar el perjuicio que pudiere llegar a causarse. En consecuencia,
el CONTRATISTA asume toda la responsabilidad por la ejecución, inejecución o inadecuado control
del material de prueba, garantizando los protocolos de seguridad idóneos y establecidos para la
custodia de este tipo de documentos. PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta que el material de examen
es de carácter confidencial y pertenece al Estado colombiano, si se comprueba la responsabilidad
del CONTRATISTA, en caso de daño, extravío, pérdida total o parcial por descuido, uso indebido y/o
malos tratamientos de este, el CONTRATISTA, pagará la suma que determine el ICFES, valor que,
desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus honorarios, comprometiéndose a
responder por la totalidad de
la sanción, sin perjuicio de las acciones judiciales y/o legales, de carácter civil o penal, según el
caso, que se puedan adelantar en contra del CONTRATISTA, salvaguardando el debido proceso y
derecho a la legitima defensa y contradicción. 2. ASISTENCIA A TODAS LAS SESIONES
PROGRAMADAS POR EL ICFES Y EL CONTRATANTE: El CONTRATISTA se compromete a
asistir a todas las sesiones programas por el ICFES y el CONTRATANTE entendiéndose como (i) la
ejecución de todas las actividades a cargo y participación activa, (ii) la presentación puntual en cada
una de las sesiones y, (iii) la permanencia de inicio a fin durante todas las sesiones programadas. En
consecuencia, el CONTRATISTA asume toda la responsabilidad por la inasistencia, impuntualidad o
el retiro anticipado en cada una de las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE.
PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta el impacto en la preparación, ejecución y cierre de la aplicación
de la prueba que implica la ausencia, el retraso, o la permanencia parcial en las sesiones
programadas, el CONTRATISTA deberá pagar al CONTRATANTE las siguientes sumas
dependiendo de la sesión en la que se presente la ausencia total o parcial. A) Ausencia total o
parcial a sesiones de capacitación o reuniones previas: CIEN MIL PESOS ($100.000) M/L B)
Ausencia total o parcial a sesión de aplicación CIENTO SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS
SESENTA Y SIETE PESOS ($166.667) M/L, por cada sesión programada de aplicación programada
a la que no asista. Desde la firma del presente documento, autoriza descontar de sus honorarios,
comprometiéndose a responder por la totalidad de la sanción, sin perjuicio de las acciones judiciales
y/o legales, de carácter civil que se puedan adelantar en contra del CONTRATISTA, salvaguardando
el debido proceso y derecho a la legitima defensa y contradicción. DÉCIMA SÉPTIMA.
NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL: EI presente contrato se regirá
por las disposiciones comerciales y civiles, aplicables de acuerdo a la legislación colombiana.
DÉCIMA OCTAVA. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA: Las diferencias que surjan en
desarrollo del presente contrato serán resueltas directamente por las partes a través de la vía
conciliatoria en amigable composición, transacción conforme a la ley y a elección de la parte que se
sienta afectada. En caso de incumplimiento sobre lo acordado y/o de no llegar a ningún acuerdo, se
acudirá a la jurisdicción ordinaria, para lo cual, el presente contrato prestará mérito ejecutivo.
DÉCIMA NOVENA. DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos legales, el domicilio
contractual será en la ciudad de Bogotá. VIGÉSIMA. PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato
se entiende perfeccionado con la firma de las partes. Para constancia se firma en la ciudad de
Bogotá a los un (1) días del mes de septiembre de dos mil ventidos (2022).

CONTRATANTE, CONTRATISTA,

SONIA AYDE RAMOS SALAZAR DANIELA ANDREA VARGAS CORREA

GRUPO ASD S.A.S. CC: 1042774768
DIRECCIÓN: Carrera 19 # 14-44
TELÉFONO: 3124616348
 ANEXO 1

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

JEFE DE SALÓN

Tarifa por sesión (Año 2022):

ROL TIPO VALOR

Jefe de salón Capacitación $ 42.300
Jefe de Salón Aplicación $ 59.000

Sesiones por rol para pruebas SABER 11 Calendario A Vigencia 2022.

ROL SESIONES
• Sesión de Reunión previa presencial con delegado *
Jefe de salón • Cantidad de sesiones de aplicación en su sitio
• Sesión(es) de aplicación adicional(es)
 ANEXO No 2

ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS

1. INTRODUCCIÓN

Este Acuerdo de Nivel de Servicios establece los parámetros y lineamientos técnicos y

procedimentales que se deben tener en cuenta para la custodia del material de prueba y, sólo para
los jefes de salón, la oportunidad en la entrega de informes de la prueba SABER 11 Calendario A
Vigencia 2022, así mismo, este documento contiene el paso a paso, las actividades a ejecutar, los
términos y condiciones relativos al servicio prestado por cada CONTRATISTA, los criterios y
métricas de desempeño de los factores claves, así como las penalidades, fórmulas de cálculos y el
alcance en cuanto a la oportunidad, calidad, trámites y tareas que se deben adelantar en
cumplimiento de las obligaciones contractuales y la debida guarda, reserva, manejo y envío de la
información y documentación.

Este acuerdo se presenta como un anexo al Contrato de Prestación de Servicios suscrito entre las
partes, toda vez que todas las cláusulas en el instrumento contractual principal motivan e involucran
un esquema de desempeño para la custodia del material de prueba y para la oportunidad en la
entrega de los correspondientes informes, este último aplicable sólo para los delegados, se
referenciarán en el presente documento, es decir que los temas incluidos y aquí planteados,
constituyen una guía referencial y específica que forma parte integral de la relación contractual.

2. DEFINICIONES

Se tendrán en cuenta las siguientes, sin limitarse a ello:

Aplicación: Se refiere al día o días en que los examinandos presentan la prueba. También puede
referirse a todo el proceso de organización y administración previo, durante y posterior a la prueba.

Examinando: Persona citada a presentar un examen.

Examinador: Persona que apoya en la logística de la aplicación con algún rol de los establecidos
para la presente prueba (delegado, coordinador de municipio, jefe de salón, apoyo cognitivo, lector
especializado).

Informe web de aplicación: Informe mediante aplicativo web en el cual el delegado reporta la
Información relativa a los procesos administrativos que realizan los examinadores durante la prueba.
Este informe contiene información esencial acerca de la ubicación de los examinandos, preguntas
dudosas, anulaciones, situaciones especiales, novedades, etc.

Kit de aplicación: Conjunto de materiales, afiches, listados y formatos que deben emplear los
examinadores para las actividades que deben realizar en las etapas de preparación, ejecución y
balance de la aplicación de las pruebas.

• Los elementos que componen el kit son:

• Manuales de procedimientos.
• Credenciales y escarapelas.
• Instrucciones específicas y especiales.
• Afiches y Rótulos.
• Formatos e informes.
• Material variable (Listado de asignación de material de examen, listado de salón y registro de
información de docentes).
• Consumibles (bolígrafos, marcadores, cinta pegante).

Los manuales, formatos, afiches y documentos entregados por el Icfes son de uso exclusivo para
las aplicaciones que realiza el Icfes, por lo que no deben ser utilizados por el CONTRATISTA para
procesos diferentes a las pruebas contratadas. El incumplimiento a esta obligación generar las
actuaciones a que haya lugar.

Kit Tiflológico: Herramientas de apoyo para la presentación del examen de los examinandos con
discapacidad visual – ceguera.

Material de examen o pruebas: Conjunto de instrumentos que utiliza el ICFES para realizar las
preguntas a los examinandos y capturar sus respuestas. Este material es de carácter confidencial
del Estado colombiano.
 El material de examen está compuesto por los siguientes elementos:

• Cuadernillo.
• Hoja para operaciones.
• Hoja de respuestas.
• Credenciales (Sí lo aplica para población en condición de discapacidad).

El material antes mencionado es de carácter confidencial y debe estar en custodia de seguridad

estricta por parte del CONTRATISTA desde que recibe el material y hasta la entrega de este al
operador de transporte; por ningún motivo se puede extraviar o quedar en manos de los
examinandos posterior al tiempo de aplicación de la prueba. Durante su custodia, cualquier tipo de
pérdida, sustracción de material o filtración de información, total o parcial por parte de los
examinandos, los examinadores o de terceros, ser responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA.

Manual de procedimientos de Aplicación: Protocolos e instrucciones que el ICFES tiene previstos

para que los examinadores los realicen en las etapas de preparación, ejecución y balance de la
aplicación. Este material es suministrado por el contratista de Kits de aplicación.

Sede de nodo: Municipio de origen de examinadores de acuerdo con la división geográfica del país
realizada por el Icfes.

Sesión: Tiene dos significados:

• Tiempo estimado para la aplicación de la prueba, de acuerdo con los módulos de examen
programado.
• Unidad referente para el pago de los servicios técnicos para los examinadores.

Sitio de aplicación: Instalación física donde se aplica la prueba.

Cuadernillo: instrumento impreso donde se encuentran las preguntas de evaluación que se

realizarán al examinando.

Hoja de respuestas: instrumento impreso donde el examinando rellena un círculo para seleccionar
su respuesta a una pregunta de selección múltiple, que se denomina cerrada o donde escribe un
texto en respuesta a una pregunta que se denomina abierta.

Operador logístico de aplicación: Encargado de la gestión de personal para la realización de los

exámenes con los protocolos y procedimientos establecidos por el Icfes y la gestión de conectividad
de internet para los sitios de las pruebas electrónicas.

Operador de transporte: Encargado de transportar el material de examen de las pruebas a los

lugares indicados y retornarlos según el alcance de su contrato, de acuerdo con los protocolos de
seguridad definidos por el Icfes.

Operador de kits: Encargado de transportar el material de aplicación de las pruebas a los lugares
indicados, de acuerdo con las fechas y requisitos definidos por el Icfes.

Reunión previa con delegados: Sesión de trabajo en donde se informan especificaciones de la

prueba y se realiza retroalimentación respecto a generalidades y procedimientos con los que se
deben aplicar los exámenes.

Reunión previa para examinadores en sitio: Sesión de trabajo que se realiza antes de la aplicación
del examen para que los delegados realicen la trasmisión de la información respecto a
procedimientos y especificaciones de la prueba a su equipo de trabajo.

3. LINEAMIENTOS PARA LA CUSTODIA DEL MATERIAL DE PRUEBA O EXAMEN

Recepción y entrega del material de examen

El material de examen llegará al sitio de aplicación empacado en contenedores plásticos.

Adicionalmente, llegarán cajas de cartón para el retorno de hojas de respuestas y los
cuestionarios auxiliares; este material será recibido por el delegado.

El delegado y el representante de transporte verificarán los sellos y las cantidades registradas

en el recibo de entrega y recolección de material de examen, anotando las novedades que
pudiera haber sobre el material recibido y firmándolo como muestra de la aceptación.
El material de examen en poder del delegado será distribuido por éste a los coordinadores de
salones según sea el caso, quienes después de realizar la respectiva verificación de cantidades,
lo entregarán inventariado a los jefes de salón confirmando su correspondencia con el acta de
sesión.

Los jefes de salón, quienes son los responsables de la aplicación de la prueba en cada salón
entregarán el material de examen a cada uno de los examinandos presentes, y registrarán en
el formato correspondiente los examinandos ausentes, entregando el material no utilizado al
coordinador de salones o al delegado.

Una vez finalizado el tiempo establecido para la prueba, el jefe de salón debe recoger el material
de examen, y empacarlo ordenadamente en la bolsa plástica que le ha sido suministrada y
entregarlo de forma inventariada al coordinador de salones, o al delegado, si no hubiera
coordinador de salones, este a su vez consolidará lo correspondiente a los salones a su cargo
y lo entregará al delegado quien lo entregará al representante del operador de transporte.
Ésta entrega estará acompañada del recibo de entrega y recolección de material de examen,
las novedades de cualquier tipo que se presenten deben ser reportadas en el informe web del
delegado.

En razón a que el CONTRATISTA estará en contacto directo con el material de examen, éste
debe garantizar la seguridad, confidencialidad, y el buen estado del material de examen,
previniendo que este material no se duplique, extravíe, descargue, fotografíe, corte o altere
durante la prueba.

Dentro del sitio de aplicación está restringido el uso de celulares y de aparatos electrónicos a
examinandos y examinadores, con el fin de que no se ponga en riesgo la seguridad de la prueba
y la confidencialidad del material de examen.

Seguridad de la prueba

Se refiere a prevenir dos tipos de riesgos.

a) Riesgo de fraude.
b) Riesgo de sustracción del material de examen o extracción de preguntas.

Desde el momento en que el delegado recibe el material de examen por parte del operador de
transporte hasta el momento en que lo devuelve a este al finalizar cada jornada, es responsabilidad
del CONTRATISTA la custodia del material de examen y la prevención de fraude, sustracción total o
parcial de preguntas o cuadernillos por medios físicos o magnéticos por parte de los examinandos,
examinadores o de terceros.

Los jefes de salón son los encargados de vigilar el adecuado desarrollo de la prueba, por esta razón
no es permitido que se encuentren fuera del salón, así mismo, se debe garantizar que ningún
examinador este haciendo actividades diferentes para las que fueron contratados, por ejemplo: leer
libros. De igual forma el uso del celular está completamente restringido ya que es un elemento
potencial para sustracción de material de examen.

El delegado nombrado en cada uno de los sitios, es responsable que los examinadores estén
cumpliendo con la aplicación de los procedimientos establecidos en los manuales de cada rol.

En cada una de las sesiones de aplicación, se debe tener especial cuidado en el conteo del material
de examen entregado, de tal forma que se garantice la completitud de éste y la debida custodia de
los documentos.

Una vez recibido el material de prueba en debida forma y sin novedades, le corresponde al
CONTRATISTA garantizar su custodia, evitando cualquier alteración, divulgación o manipulación,
siendo el único responsable por la custodia, cuidado y confidencialidad del material de la prueba
objeto del presente contrato.

No obstante, lo anterior y, en caso de presentarse alguna inconsistencia o diferencia en cantidades,

entregas y/o recolecciones del material de prueba, el CONTRANTISTA deberá informar al
CONTRATANTE, de manera inmediata, todas las novedades que se presenten, entiéndase éstas,
sin limitarse a ello, las siguientes:

- Diferencias de cantidades.
- Material de examen incompleto.
- Material de examen deteriorado.
- Material de examen ilegible.
- Material de examen modificado o alterado.
- Material de examen roto.
 - Material de examen con tachones.
- Paquetes del material de examen abiertos.
- Entre otros.

En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba que se aplicará, violación a integridad,
disponibilidad y la confidencialidad de la información, el CONTRATISTA deberá informar
inmediatamente al CONTRATANTE, para lo cual, se establece el siguiente procedimiento:

PROTOCOLO EN CASO DE PERDIDA DE MATERIAL DE LA PRUEBA O APLICACIÓN

1. Objetivo
Este protocolo tiene la finalidad de establecer las acciones a seguir en caso de pérdida del material de
la prueba, para garantizar su recuperación inmediata y atenuar las consecuencias de su extravío.

2. Responsabilidad contractual y legal de la custodia del material

Es importante que recuerde que, el delegado, es la máxima autoridad en el sitio de aplicación, por lo
tanto, en cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato de prestación de servicios suscrito
con el Grupo ASD S.A.S., además de las instrucciones otorgadas por el ICFES, la Compañía y las
contenidas en los manuales, instructivos, capacitaciones y demás material relacionado con la aplicación
de una prueba, por lo tanto, en ejercicio de su rol será responsable por la custodia, cuidado y
confidencialidad del material de la prueba. En caso de pérdida y/o deterioro del material de la prueba
que se aplicará, violación a integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información, Usted
deberá responder civil y penalmente por su indebida utilización, omisión y/o negligencia.

Lo anterior, teniendo en cuenta que el material de la prueba es de carácter confidencial y pertenece al

Estado colombiano, por lo que cualquier alteración, divulgación o manipulación constituye un delito y
será responsabilidad de quien ostente la cadena de custodia.

3. Responsabilidad de la concientización de la trascendencia de la custodia del material a

los examinadores y examinandos.
En la reunión previa a la aplicación de la prueba el delegado, garantizará con suficiencia, detalle y
énfasis, la responsabilidad contractual y legal de la custodia del material de la prueba a los examinadores
que le acompañarán en la respectiva aplicación, en aras de asegurar que todas las personas que van a
ostentar la custodia del material sean conscientes de la importancia de velar por el cuidado y vigilancia
de este.

Así mismo, informará las actuaciones a seguir en caso de pérdida del material de la prueba, en el
entendido que, una vez materializado el riesgo, la actuación inmediata puede significar la recuperación
del material extraviado.

En igual sentido, Usted debe indicar claramente a los examinadores la instrucción de informar a los
examinandos, la prohibición expresa de sustraer información del material de la prueba o apropiarse de
estos, con las correspondientes consecuencias legales.

4. Mantener el control durante la aplicación de la prueba

El éxito de la custodia del material radica en la adecuada ejecución de las actividades de cada uno de
los examinadores, por lo tanto, es importante acatar las siguientes instrucciones:

• En la visita al sitio previo la aplicación de la prueba identifique los números de contacto de la

policía de la ciudad o municipio en que está aplicando.
• Esté atento a cualquier actitud sospechosa.
• No permita que los examinandos se aglomeren en el salón de aplicación.
• En caso de presentarse alguna situación que irrumpa la normal aplicación de la prueba mantenga
el control de la aplicación, puede tratarse de una coartada para sustraer el material.
• En caso de que el examinando solicite ir al baño, asegúrese que este no sustrae el material de
la prueba.
• No permita que los examinandos se acerquen al lugar donde reposa el material de la prueba.
• Nunca se retire del salón asignado sin contar con el respectivo relevo del coordinador de salón
o del delegado.
• Reciba el material de la prueba de manera pausada, asegurando el control en la entrega, no
permita que lo presionen ni que nadie salga del salón sin haber entregado el material.

5. En caso de pérdida del material

Cuando el examinando que presuntamente extravió el material no se ha retirado del sitio de
aplicación:

5.1 Indique como jefe de salón, que ningún estudiante se puede retirar del aula
5.2 Informe de manera inmediata sobre la pérdida del material de la prueba al delegado, quien
a su vez deberá informar al coordinador operativo del Grupo ASD S.A.S.
5.3 Proceda a solicitar el apoyo del coordinador de sitio, rector o personal administrativo del
sitio.
5.4 Efectúe un nuevo conteo del material solicitando apoyo al delegado o coordinador de sitio.
5.5 Individualice al examinando a quien se le había asignado el material de la prueba.
5.6 Solicite al examinando que informe detalladamente el lugar donde está el material de la
prueba, solicite la presencia del acudiente y adviértale sobre las consecuencias de la
pérdida del material. En caso de que el examinando no suministre esta información pida
colaboración al Coordinador de Sitio.
5.7 Comuníquese con la Policía e informe la situación, solicitando acompañamiento inmediato.
5.8 Con el apoyo del Coordinador de sitio comuníquese con el acudiente del menor e informe
la situación, solicitando la presencia de este.
5.9 Documente las explicaciones otorgadas por los presuntos responsables de la pérdida del
material.
5.10 Persuada insistentemente al examinando para que informe el paradero del material.
5.11 Genere un informe detallado con las circunstancias ocurridas.

El siguiente gráfico le ayudará como jefe de salón a entender mejor cómo reaccionar ante la situación:

1 min. 1 min. 10 min. 5 min.

1. Diríjase de 2. Reitere la 3. Indique al 4 Si efectivamente se

inmediato al solicitud para jefe de salón evidencia la pérdida del
aula donde que ningún que realice de material:
ocurrió la examinando se nuevo el a. Hable en privado con el
novedad. retire del aula conteo del jefe de salón y reconstruya
de clase hasta material rápidamente los hechos, si es
aclarar la posible escríbalo.
novedad. b. Reporte a su coordinador
de nodo ICFES y al
profesional de apoyo ASD,
comente los hechos y reciba
instrucciones.
c. De acuerdo con la
reconstrucción de los
hechos, solicite el apoyo del
director de curso y/o rector
para dirigirse a los
estudiantes y explicarles la
necesidad de cooperar para
que el material se recupere
ya que éste, es propiedad
del ICFES y está protegido
por la ley.

Los tiempos son promedio, el objetivo es que, si hay pérdida de material, esta sea verificada y
comunicada en un tiempo no mayor de 20 minutos después de ocurrida la novedad.

10 min. 20 min.

d. Si no se logra recuperar e. Ejecute al pie de la 4. Realice el informe de

el material, tenga a la letra las instrucciones todo lo acontecido,
mano la reconstrucción recibidas y deje registro anexe todos los soportes
de los hechos, datos del de estas, así como de y evidencias que recopile
(os) examinador (es) información relevante y repórtelo a su
implicados, del rector de como, por ejemplo: si le coordinador de nodo
la institución y del indican que solicite ICFES y al profesional de
examinando al cual se le apoyo de la policía, los apoyo ASD.
asignó el material, con datos de los policiales
esta información* asignados, si debe
comuníquese con el área presentar denuncia en la
jurídica de ASD y reciba fiscalía, los datos de
instrucciones al respecto. radicación y demás
pertenecientes a la
denuncia, etc.

*Junto con este instructivo tendrá un formato anexo para el reporte de estas novedades
Cuando el examinando que presuntamente extravió el material se retiró del sitio de aplicación:

5.12 Indague los datos de contacto y ubicación del examinando, apoyándose con el
coordinador de sitio o personal administrativo de este.
5.13 Solicite apoyo al personal de sitio de aplicación (rector, coordinadores, docentes) y diríjase
a la residencia del examinando que presuntamente extravió el material de prueba.
5.14 Explique la situación a los acudientes del examinando y solicite la colaboración respectiva.
5.15 Retroalimente de manera constante al coordinador operativo de nodo, sobre las novedades
de la situación.
5.16 De ser necesario, solicite el acompañamiento de la policía.
5.17 Genere un informe detallado con las circunstancias ocurridas.

En el evento en que el material de la prueba se extravié de manera definitiva:

Para efectos de radicar la denuncia, deben dirigirse a la Fiscalía local o inspección de policía del a
ciudad o municipio donde se está aplicando la prueba, indicando que van a denunciar el hurto de
material propiedad de una entidad pública, allí deben indicar que actúan como persona que tiene
conocimiento de los hechos objeto de investigación, narrando las circunstancias de tiempo, modo y
lugar frente a la pérdida de los cuadernillos y/o las hojas de respuesta, según aplique, así como
indicar los datos de los PRESUNTOS responsables de la pérdida del material. Por una cuantía
aproximada de ciento cincuenta millones de pesos ($150.000.000) por cada cuadernillo, más millón
quinientos mil ($1.500.000) por cada hoja de respuesta.

Es importante que tenga claro los datos documentados de la perdida de material de la prueba,
fechas, sitio de aplicación, presuntos implicados, para ello debe llevar el informe detallado de los
hechos ocurridos.

Durante o posterior a la aplicación de la prueba, el delegado recibirá del coordinador académico o

del rector de cada establecimiento educativo, las hojas de respuesta organizadas por jornada, salón,
presentes, ausentes y casos especiales, los listados de asistencia y las guías de entrega y
recolección. El delegado contará y verificará que la información esté bien empacada por salón en
bolsas separadas y rotuladas y las colocará en una caja rotulada por institución educativa, ese mismo
día deberá llevarla al coordinador de municipio.

El coordinador de municipio verificará que la información esté completa en presencia del delegado,
empacará las bolsas en una caja sellada y rotulada y la entregará al contratista de impresión y
transporte. En ningún caso se deberán mezclar las hojas de respuesta.

4. GENERACIÓN, CONTENIDO Y ENTREGA DE INFORMES (SOLO PARA DELEGADOS):

Una vez finalizada la prueba, el delegado dispuesto en cada uno de los establecimientos educativos
o el coordinador de municipio debe diligenciar el informe de cada día de aplicación de manera clara
y precisa, basándose en los formatos impresos que fueron diligenciados durante la aplicación de la
prueba. Las instrucciones para el registro del informe web serán remitidas por el ICFES a los
delegados, a través del operador logístico de aplicación, y dará soporte a través de los coordinadores
de zona.

El CONTRATISTA debe proyectar, durante la ejecución de la prueba, un acta de notificación con la

información de los examinadores que no cumplan con la correcta ejecución de los procedimientos o
protocolos o presenten deficiencias en relaciones interpersonales, puntualidad, presentación
personal, entre otros, garantizando que se evalúan los procedimientos desarrollados antes, durante
y después de la aplicación de la prueba.

Finalizada la prueba, el CONTRATISTA deberá diligenciar el correspondiente informe, el cual

contendrá los datos de cada día de aplicación de manera clara y precisa, teniendo en cuenta lo
registrado en cada formato impreso que le fue entregado para la aplicación de la prueba y con base
en las instrucciones para el registro del informe WEB remitido por el ICFES.
El CONTRATISTA deberá diligenciar el informe en un plazo máximo de dos (2) días después de la
aplicación de la prueba:

No obstante, lo anterior, se pueden presentar situaciones que impidan el cumplimiento de dicho

plazo, cuando exista una novedad fáctica, como, por ejemplo:

- Indisponibilidad del aplicativo del ICFES.

Para estos casos en donde la responsabilidad del CONTRATISTA depende de factores externos, se
deberá justificar y soportar la evidencia del hecho, con información verídica, imágenes de pantalla y
reportar la novedad al CONTRATANTE o a quien éste designe, por medio escrito (puede ser por
correo electrónico), actividad que se deberá realizar dentro del mismo día del incidente que impidió
el diligenciamiento del informe y por ende, el cumplimiento de la obligación.

Así mismo, el CONTRATISTA deberá informar al CONTRATANTE cuando se restablezca el

incidente y/o se solucione el mismo (de manera inmediata), con el fin de contabilizar de manera
idónea el plazo para la realización de la actividad.

Ahora bien, para el diligenciamiento WEB del informe, el CONTRATISTA deberá:

- Ingresar al sistema con el usuario y la contraseña asignada.

Una vez haya ingresado a la plataforma del informe web, con la información capturada el día de la
aplicación y los soportes adicionales, el delegado debe seleccionar la aplicación para la cual fue
asignado y diligenciar los módulos que se listan a continuación:

1. Estadísticas
2. Registro de ausentes
3. Formatos
• Preguntas dudosas
• Corrección de datos
4. Novedades
• Anulados
• Material de examen
• Discapacitados
5. Situaciones especiales
• Sitio
• Examinando
6. Operadores
• Distribución
 • Aplicación

5. VERIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN POR PARTE DEL CONTRATANTE RESPECTO DE LAS

ACTIVIDADES ADELANTADAS POR EL CONTRATISTA

Las partes acuerdan que la prestación del servicio por parte del CONTRATISTA estará sujeta a la
verificación del cumplimiento del presente Acuerdo de Nivel de Servicio, por lo que la verificación, cálculo
y aplicación de los indicadores y descuentos a que haya lugar, se realizará de acuerdo con el siguiente
procedimiento:

Previo a realizarse el pago de los servicios técnicos establecidos en la forma de pago, el

CONTRATANTE, a través de la Coordinación Nacional de Personal y los Coordinadores Operativos de
Nodo, verificará el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, los indicadores y condiciones
de calidad, conforme a las tablas que se relacionan a continuación, las cuales contienen la descripción
de la actividad y su forma de medición:

• Para la custodia del material de examen:

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Pérdida o divulgación de la información del material de
examen por causas atribuibles al CONTRATISTA. (será
aplicado en aquellos casos en los que se presente
# de ítems o preguntas pérdidas, extraviadas
pérdida, extravío, sustracción sea parcial o total del
o sustraídas y divulgadas.
cuadernillo de preguntas de la prueba a aplicarse y/o se
genere divulgación de la información, por cualquier
medio digital o físico)
Pérdida de hoja de respuestas diligenciadas por el
# de hojas de respuestas diligenciadas por
examinando durante la custodia del operador logístico
el examinando, extraviadas o sustraídas.
de aplicación.

• Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

# de carpetas de delegados con informes no
Faltantes de carpetas de informes de delegados al
entregados al coordinador de nodo en el
coordinador de nodo en la fecha máxima de recepción
tiempo establecido

• Asistencia a todas las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE

DESCRIPCIÓN FORMA DE MEDICIÓN

Incumplimiento en la asistencia a las sesiones de
capacitación programadas para examinadores
requeridos por cuadro de aplicación (La no asistencia de Número de sesiones adicionales de
algunos examinadores a las reuniones programadas, capacitación.
genera que se deban hacer sesiones adicionales de
capacitación).
Falta de oportunidad en la llegada del equipo de
examinadores en los sitios de aplicación. Tiempo de Hora o fracción de retraso del delegado,
retraso transcurrido después de las 7:30 a.m. en la demás examinadores, examinadores
primera sesión o 2:00 p.m. para segunda sesión por suplentes.
examinador.

Si producto de la verificación realizada se advierte la configuración de alguno de los eventos o

circunstancias establecidas en las tablas anteriores, se aplicará la respectiva fórmula de medición del
cumplimiento que aplique en cada caso, con el fin de establecer el valor del eventual descuento a
aplicarse sobre el pago de los servicios técnicos al CONTRATISTA.

Una vez realizada la verificación y el cálculo preliminar del descuento aplicable, el CONTRATANTE
remitirá al CONTRATISTA el informe correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
hecho que configuró la materialización del incumplimiento, sin que este término se entienda perentorio
de la actuación o aplicación del mismo, junto con los soportes y documentos que los sustentan, con el
fin de que éste pueda presentar las observaciones y/o respuestas a que hubiere lugar, así como los
argumentos que le permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones dentro de los estándares de
calidad requeridos por el CONTRATANTE, en aras de garantizar su derecho a la legítima defensa y
contradicción y debido proceso.

La respuesta del CONTRATISTA deberá allegarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
recibo del informe del CONTRATANTE, los cuales pueden ser prorrogables hasta por el mismo término,
previa solicitud formal del CONTRATISTA.

Recibido el informe por parte del CONTRATISTA, el CONTRATANTE, en un término máximo de hasta
cinco (5) días hábiles, rendirá concepto definitivo sobre la actuación y la ejecución de las actividades por
parte del CONTRATISTA, así como la estimación de los descuentos que le aplican.

Dicho informe será comunicado al CONTRATISTA y a la Coordinación Financiera para su aplicación y

correspondiente liquidación de los servicios técnicos.

6. PENALIDADES POR MATERIALIZACIÓN DE INCUMPLIMIENTOS ATRIBUIBLES AL

CONTRATISTA.

Conforme lo estipulado en los numerales 1 y 2 de la cláusula décima sexta del contrato, en caso de
comprobarse la responsabilidad del CONTRATISTA por algún incumplimiento de las actividades
señaladas en este documento, se tendrán en cuenta las siguientes penalidades:

• Para la custodia del material del examen:

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Pérdida o divulgación de la información del material de Será la que disponga el ICFES, conforme la
examen por causas atribuibles al CONTRATISTA. (será materialización del incumplimiento, sin
aplicado en aquellos casos en los que se presente embargo, se relacionan los valores para su
pérdida, extravío, sustracción sea parcial o total del cálculo.
cuadernillo de preguntas de la prueba a aplicarse y/o se
genere divulgación de la información, por cualquier $1.160.056 por cada ítem o pregunta
medio digital o físico) perdido, extraviado o sustraído y divulgado.
Será la que disponga el ICFES, conforme la
materialización del incumplimiento, sin
embargo, se relacionan los valores para su
cálculo.
Pérdida de hoja de respuestas diligenciadas por el
1,5 SMMLV por hoja de respuesta faltantes
examinando durante la custodia del operador logístico
por examinando y hasta 100 hojas de
de aplicación.
respuestas. Si la cantidad de hojas de
respuesta de perdida supera las 100, el
supervisor del contrato y la Entidad
procederán a verificar un presunto
incumplimiento de contrato.

• Para el diligenciamiento del informe (aplica sólo para delegados):

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Faltantes de carpetas de informes de delegados al 1 SMDLV por cada informe sin entregar por
coordinador de nodo en la fecha máxima de recepción cada día de retraso.

• Asistencia a todas las sesiones programadas por el ICFES y el CONTRATANTE

DESCRIPCIÓN PENALIDAD
Incumplimiento en la asistencia a las sesiones de
capacitación programadas para examinadores
requeridos por cuadro de aplicación (La no asistencia de 1 SMMLV por cada sesión adicional
algunos examinadores a las reuniones programadas, programada
genera que se deban hacer sesiones adicionales de
capacitación).
 DESCRIPCIÓN
Falta de oportunidad en la llegada del
examinadores en los sitios de aplicación.
retraso transcurrido después de las 7:30
primera sesión o 2:00 p.m. para segunda
examinador.
PENALIDAD
Delegado: 3 SMDLV por hora o fracción de
retraso por sesión por delegado.
equipo de
Tiempo de Demás examinadores: 1 SMDLV por hora o
a.m. en la fracción de retraso por sesión por delegado.
sesión por
Examinadores suplentes: 3 SMDLV por hora
o fracción de retraso por sesión por
delegado.