Genaro Sánchez Sánchez

IGE
Realizar un ensayo sobre la importancia que tiene un almacén para la organización

La importancia que tiene un almacén para la organización

¿Qué es un Almacén?
El almacén es el espacio físico de la empresa donde se efectúa la función de
almacenaje. Esta facilidad para definir con una sola palabra como “almacenaje“ la
función que desempeña dentro de la empresa uno de sus departamentos, podría ser la
causa de esa especie de invisibilidad que padece. Es en el almacén donde en la
mayoría de las empresas acaba el personal de menor cualificación, es donde se
producen la mayor parte de las tensiones por los esfuerzos del último momento, horas
extraordinarias, trabajos en festivos, es precisamente donde la empresa consigue
hacer efectivo el servicio al cliente y en demasiadas ocasiones con pocos medios o con
medios poco actualizados.
Un almacén consume muchos recursos de diversa tipología, consumen recursos
humanos, consume recursos financieros, tiene activos fijos, inmuebles, estanterías,
tiene maquinaria que requiere una manutención y consume tiempo. Todo ello sin que
muchas veces se perciba que aporta valor.

Es en los almacenes donde se tienen las materias primas, los repuestos, productos
semielaborados, productos terminados. El almacén es donde se realizan funciones
que hacen posible la actividad económica de la empresa. En el almacén se realizan: los
aprovisionamientos, la manutención, el embalaje, la recepción y emisión, control de
calidad, preparación de pedidos, cambios de presentación, transportes, distribución,
facturación, etc. Es donde se regula el flujo de producto terminado.
El nivel y la exactitud del inventario afecta directamente a la cuenta de resultados, si no
se tiene la certeza del nivel de existencias que hay en el almacén, no se puede
comprar bien, ni se puede atender adecuadamente a los clientes.
La fiabilidad de los stocks, redunda directamente en la estrategia de inventario de la
empresa, es decir en su planificación y previsión. De entre todas la más importante es
la previsión de la demanda. Para la Dirección de la empresa la previsión de los niveles
de demanda es vital ya que proporciona los datos en los que se basarán la
 Genaro Sánchez Sánchez
IGE
Realizar un ensayo sobre la importancia que tiene un almacén para la organización

planificación y control de muchas áreas funcionales de la misma, incluyendo desde

luego el propio almacén.
Pero al mismo tiempo, estas previsiones, se basan en los históricos que proporcionan
los flujos de información y movimientos del almacén. De ahí la importancia de su
fiabilidad gracias a la gestión con SGA. Los niveles de demanda y su programación
afectan en gran medida a los niveles de capacidad, necesidades financieras, y
estructura general de la empresa. Eso significa que si los datos de los stocks no son
fiables, todas las decisiones que Dirección tome en base a ellos redundarán en nuevos
errores de estocaje y así sucesivamente. En definitiva, todos los errores de la Dirección
concluyen en el inventario y son sufridos por éste.
Un almacén es mucho más que una simple acumulación de materias primas,
aprovisionamientos, componentes y producto terminado. Los stocks aparecen en
numerosos puntos a lo largo de la cadena de producción logística de la empresa. La
parte principal de los costos del mantenimiento de estos inventarios resulta ser de
naturaleza de costes de oportunidad, es decir, los almacenes absorben capital que
podría estar disponible para mejor uso por ejemplo en mejorar la productividad o la
competitividad. Además no aportan valor directo aunque almacenan valor.
Un almacén mal gestionado, un almacén sin SGA, suele utilizarse para enmascarar
ineficiencias en otros departamentos. El almacén se convierte en demasiadas
ocasiones en el chivo expiatorio de una mala gestión de compras, un exceso de
producción, ocultación de obsoletos, de fallos en la calidad etc. lo que aumenta el
consumo de recursos de todo tipo ya que para el almacén no son más que referencias
que igualmente hay que gestionar.

¿Por qué son necesarios los almacenes?

Las razones para soportar los costes de mantenimiento de inventarios, van
relacionadas siempre con el nivel de servicio al cliente. Los sistemas de producción
actuales no están diseñados para responder de manera instantánea a los
requerimientos y necesidades de los clientes de productos y servicios.
 Genaro Sánchez Sánchez
IGE
Realizar un ensayo sobre la importancia que tiene un almacén para la organización

Los inventarios se encargan de ofrecer un nivel de disponibilidad del producto-servicio,

que satisfaga las altas expectativas que tiene el cliente de disponibilidad del
producto. Esto es muy acentuado hoy en día sobre todo por la venta online. Disponer
de un producto de forma inmediata para un cliente hoy día no solo mantiene las ventas
sino que las aumenta. Por desgracia si el cliente no tiene producto disponible a corto
plazo, o sea, cuándo y dónde él quiere, puede que no vuelva a comprar.

Si se mantiene cierto nivel de inventario permite reducir costes. ¿Cómo es

posible?
Aunque mantener los stocks y su disponibilidad requiere un alto coste y consumo de
recursos, también es cierto que los stocks reducen indirectamente los costos operativos
en otras áreas y actividades de la cadena de suministros. Tanto es así que compensan
el coste de mantenimiento de estos mismos inventarios. También permite reducir costes
por volumen de compra.

Si se tiene almacén, el departamento de compras puede comprar en cantidades

mayores a las necesidades inmediatas de la empresa para obtener descuentos por
precio/cantidad. Debe calcularse muy bien el costo de mantener ese exceso de
inventario en comparación con lo que supone el descuento obtenido.

En ciertos sectores incluso permite la compra especulativa, es decir comprar a precio

de hoy algo que necesitaremos mañana y que sabemos que será más caro
mañana. Otro beneficio del almacén es la capacidad que tiene de absorber
imprevistos como huelgas, desastres naturales, oleadas de demanda o retrasos en el
suministro. Este tipo de incidencias son absorbidas por los niveles de stock de manera
que el nivel de servicio al cliente se mantiene intacto.
Además los stocks ayudan a la toma de decisiones estratégicas. Un almacén bien
gestionado por un SGA, manejará y clasificará una cantidad de información vital para la
toma de decisiones en la planificación estratégica de una empresa. La Alta Dirección,
 Genaro Sánchez Sánchez
IGE
Realizar un ensayo sobre la importancia que tiene un almacén para la organización

siempre maneja este tipo de información cuando es fiable, y toma decisiones de alto
nivel en base a ella.
Este flujo de información que proviene directamente de los movimientos de almacén,
incluso se utiliza para calcular la previsión de la demanda. Las previsiones de compra,
los niveles de producción, el control de costes, la previsión de ventas, etc. beben de las
fuentes de la base de datos de los inventarios. Lo acertadas o equivocadas que estén
las decisiones a todos los niveles que tome la Alta Dirección de la empresa, parten
siempre de una correcta y adecuada gestión de la información y de los materiales y
productos almacenados en un almacén.
Estas son sólo algunas y muy resumidas razones de variada índole que deben hacer
pensar en la visión qué se tiene en este momento sobre el almacén, ese departamento
tan importante que sigue luchando contra su propia invisibilidad.