UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
Archivología - Bibliotecología – Documentación - Museología

“CREACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL INSTITUTO

NACIONAL DE AVIACIÓN CIVIL (INAC) LA PAZ”

PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR EL TITULO DE LICENCIATURA

POSTULANTE: CÉSAR FELIPE CALLISAYA SÁNCHEZ

TUTOR: Mg. Sc. EDWIN BALBOA CHURA

LA PAZ – BOLIVIA
2023
 UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
CARRERA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
Archivología - Bibliotecología – Documentación – Museología

ACTA DE EVALUACIÓN FINAL

En la ciudad de La Paz, el día……de….......................de 2023, a hrs.……. se procedió a la

recepción de la disertación oral del Proyecto de Grado presentada por César Felipe
Callisaya Sánchez con el título de:

“CREACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE

AVIACIÓN CIVIL (INAC) LA PAZ”

Después de que el tribunal lector dictaminara la aprobación del documento escrito.

De acuerdo a Reglamento vigente, el tribunal del proyecto de grado evaluó, calificó y sumó
a la nota del tribunal lector consignándose la calificación global de:

NOTA NUMERAL: NOTA LITERAL:

El tribunal estuvo compuesto por los siguientes miembros:

DIRECTOR: Dr. Constantino Tancara Quispe Firma: ……………………

TUTOR: Mg. Sc. Edwin Balboa Chura Firma: ……………………

TRIBUNAL: Mg. Sc. María Ana Lorena Martínez Q. Firma…………………….

TRIBUNAL: Mg. Sc. Fernando Machicado M. Firma…………………. …

TRIBUNAL: Lic. Dirzi Miranda Pomier Firma…………………….

DEDICATORIA

Este trabajo académico está dedicado a mi

señor padre Felipe Callisaya (Ɨ) y mi señora
madre Lucia Sánchez quienes son fuente
de inspiración y apoyo incondicional.
Además, a mis hermanos y sobrinos, que,
sin saberlo, son apoyo para seguir
estudiando.
Así, también, dedicar a dos personas que
influyeron en mi vida académica. El
primero Antonio Peredo (Ɨ) quien, en su
momento, me supo escuchar y guiar en
momentos difíciles de mi vida, y con sus
palabras me hacían ver la luz al final del
túnel. El segundo a Miguel Ángel Tamayo
(Ɨ) mi querido hermano, quien, en nuestras
reuniones y charlas me supo inculcar la
grandeza del lenguaje escrito; ambos
marcaron mi vida.
Y a todos los Archivistas de Bolivia que con
su labor del día a día, dignifican y el orgullo
a nuestro oficio.
 AGRADECIMIENTOS

Un especial agradecimiento a la UMSA, mi alma mater, a la que debo

la oportunidad de acceder a una educación superior. A la carrera de
Ciencias de la Información: Archivología - Bibliotecología –
Documentación – Museología por darme la oportunidad de ingresar al
mundo maravilloso de la archivística.

Así, también al Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC) por abrirme

sus puertas y realizar este proyecto, y facilitarme toda su
documentación para encaminar y concluir este trabajo académico.
 RESUMEN

El presente trabajo académico busca coadyuvar en una de las

problemáticas más comunes en que incurren algunas instituciones, la
de la desorganización de su documentación, que causa limitaciones en
el acceso a la misma.
En el caso del Instituto Nacional de Aviación Civil, con el transcurrir del
tiempo, ha acumulado mucha documentación resultada de sus
actividades relacionadas con la aeronáutica. De esta manera dejaron
que su fondo documental se acumule sin ningún criterio alguno, y que
con el pasar del tiempo genera dificultades en su recuperación y acceso.
Con el fin de contribuir a la urgente necesidad de que su fondo sea
accesible, este proyecto realizó un diagnóstico situacional sobre su
documentación, cuyos resultados demuestran las necesidades y
falencias en materia archivística. Viendo los resultados se propone la
Creación del Archivo Central con todas las normativas y reglamentos
que dicta la archivística, que dará solución a la problemática planteada.
Palabras clave: Organización documental, gestión documental,
tratamiento archivístico, archivística.

SUMMARY
This academic work seeks to contribute to one of the most common
problems that some institutions incur, that of the disorganization of their
documentation, which causes limitations in access to it.
In the case of the National Institute of Civil Aviation, over time, it has
accumulated a lot of documentation resulting from its activities related to
aeronautics. In this way they allowed their documentary collection to
accumulate without any criteria, and as time went by it generated
difficulties in its recovery and access.
In order to contribute to the urgent need for its collection to be
accessible, this project carried out a situational diagnosis of its
documentation, the results of which demonstrate the needs and
shortcomings in archival matters. Seeing the results, the Creation of the
Central Archive is proposed with all the rules and regulations dictated by
archiving, which will provide a solution to the problem raised.
Keywords: Document organization, document management, archival
treatment, archival science.
CREACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE AVIACIÓN
CIVIL (INAC) LA PAZ

INDICE DE CONTENIDO

INDICE DE TABLAS…………………………………………………………………………………….. i
INDICE DE FIGURAS………………………………………………………………………….………… ii

INTRODUCCIÓN

CAPITULO I

I. CONSIDERACIONES GENERALES___________________________________________ 1
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA __________________________________________ 1
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ____________________________________________ 2
1.2. OBJETIVOS ______________________________________________________________ 2
1.2.1. OBJETIVO GENERAL____________________________________________________ 2
1.2.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS_________________________________________________ 3
1.3. IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN____________________________________________ 3
1.4. VIABILIDAD EL PROYECTO _________________________________________________ 5
1.4.1. ESTUDIO TECNICO______________________________________________________ 5
1.4.2. ESTUDIO JURIDICO _____________________________________________________ 5
1.4.2.1. AMBITO JURIDICO DEL INSTITUTO NACIONAL DE AVIACION _________________ 6
1.4.2.2. AMBITO JURIDICO EN ARCHIVOS ________________________________________ 6
1.4.3. ESTUDIO FINANCIERO___________________________________________________ 9
1.4.4. ESTUDIO SOCIAL _______________________________________________________ 9

CAPITULO II

II. MARCO TEORICO__________________________________________________________ 11

2. ARCHIVOLOGIA ___________________________________________________________ 11
2.1. CORRIENTES EN LA ARCHIVOLOGIA________________________________________ 13
2.2. ARCHIVOLOGIA EN BOLIVIA _______________________________________________ 15
2.3. LA ARCHIVSITICA ________________________________________________________ 15
2.4. GESTIÓN DOCUMENTAL __________________________________________________ 17
2.5. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO? ___________________________________________________ 19
2.6. TIPOS DE ARCHIVOS _____________________________________________________ 20
2.6.1. ARCHIVO DE GESTIÓN __________________________________________________ 21
2.6.2. ARCHIVO CENTRAL ____________________________________________________ 21
2.6.3. ARCHIVO INTERMEDIO __________________________________________________ 27
2.6.4. ARCHIVO HISTÓRICO ____________________________________________________ 28
2.7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ________________________________________ 28
2.8. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ARCHIVÍSTICA ___________________________________ 29
2.8.1. PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL ______________________________ 30
2.8.2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA ____________________________________________ 31
2.9. VALORACION DOCUMENTAL_______________________________________________ 32
2.10. DEFINICION DE DOCUMENTO _____________________________________________ 33
2.11. ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN A LOS DOCUMENTOS _____________________ 34
2.12. DOCUMENTO DE ARCHIVO _______________________________________________ 35
2.13. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO_____________________________________________ 36
2.13.1. IDENTIFICACIÓN _______________________________________________________ 36
2.13.2. DIAGNÓSTICO _________________________________________________________ 37
2.13.3. ACOPIO DE DOCUMENTOS______________________________________________ 38
2.13.4. CLASIFICACION________________________________________________________ 38
2.13.5. ORDENACIÓN _________________________________________________________ 39
2.13.6. INSTALACIÓN _________________________________________________________ 40
2.13.7. VALORACIÓN __________________________________________________________ 40
2.13.7.1. VALOR PRIMARIO ____________________________________________________ 41
2.13.7.2. VALOR SECUNDARIO__________________________________________________ 44
2.13.7.3. DESCRIPCIÓN________________________________________________________ 45
2.14. NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN - ISAD-G _________________________ 46
2.15. NORMAS ISAAR CPF _____________________________________________________ 47
2.16. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN_________________________________________ 47
2.17. INVENTARIO____________________________________________________________ 48
2.18. GUÍAS DE ARCHIVO______________________________________________________ 48
2.19. INSTRUMENTOS DE CONTROL_____________________________________________ 49
2.20. CUADRO DE CLASIFICACIÓN______________________________________________ 49
2.21. CONSERVACIÓN_________________________________________________________ 50
2.22. ACCESO A LA INFORMACIÓN______________________________________________ 50
2.23. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS____________________________________________ 51

CAPITULO III

III. MARCO INSTITUCIONAL ___________________________________________________ 53

3. EL INSTITUTO NACIONAL DE AVIACION NACIONAL – INAC ______________________ 53

3.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL INAC Y LAS ESCUELAS DE AVIACIÓN _________________ 53
3.2. FUNCIONES DEL INAC ____________________________________________________ 55
3.3. MISIÓN _________________________________________________________________ 57
3.4. VISIÓN _________________________________________________________________ 57
3.5. OBJETIVO DEL INAC______________________________________________________ 57
3.6. ANALISIS DE LA ENTIDAD__________________________________________________ 57
3.7. TIPO DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA______________________ 59
3.8. UNIDADES DE ARCHIVO DEL INAC__________________________________________ 60
3.9. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO EN MATERIA ARCHIVÍSTICA DEL INAC __________ 62
3.10. FODA SITUACIONAL DEL INSTITUTO_______________________________________ 64

CAPITULO IV

IV. ASPECTOS METODOLOGICOS______________________________________________ 67

4. ENFOQUE METODOLOGICO_________________________________________________ 67
4.1. CUANTITATIVO___________________________________________________________ 68
4.2. METODOLOGIA APLICADA__________________________________________________ 68
4.3. METODO DESCRIPTIVO___________________________________________________ 68
4.4. INVESTIGACION PROYECTIVA_____________________________________________ 69
4.5. DISEÑO NO EXPERIMENTAL _______________________________________________ 69
4.6. TECNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACION_____________________________ 70
4.7. LA OBSERVACION________________________________________________________ 70
4.8. INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA ___________________________________________ 70
4.9. CUESTIONARIO _________________________________________________________ 71
4.10. PERCEPCION DE LOS FUNCIONARIOS SOBRE EL MANEJO DE LA
DOCUMENTACION _______________________________________________________ 71
CAPITULO V

V. PROPUESTA DE CREACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ___________________________ 79

5. MISIÓN Y VISIÓN ___________________________________________________________ 79

5.1. MISIÓN _________________________________________________________________ 79
5.2. VISIÓN __________________________________________________________________ 80
5.3. OBJETIVO DEL ARCHIVO CENTRAL ________________________________________ 80
5.4. FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL ________________________________________ 81
5.5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ARCHIVO CENTRAL ________________________ 82
5.6. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO EN EL ARCHIVO CENTRAL ______________________ 83
5.6.1. IDENTIFICACIÓN _______________________________________________________ 83
5.6.2. ACOPIO DE DOCUMENTOS_______________________________________________ 83
5.6.3. CLASIFICACIÓN ________________________________________________________ 83
5.6.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN ____________________________________________ 84
5.6.5. CODIFICACION _________________________________________________________ 85
5.6.6. ORDENACIÓN __________________________________________________________ 85
5.6.7. INSTALACIÓN __________________________________________________________ 85
5.6.8. VALORACIÓN ___________________________________________________________ 86
5.6.9. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD________________________________ 86
5.6.10. DESCRIPCION _________________________________________________________ 87
5.6.10.1. INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL DEL ARCHIVO CENTRAL________ 87
5.6.11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS __________________________________________ 90
5.6.12. CONSERVACIÓN _______________________________________________________ 90
5.6.13. TEMPERATURA _______________________________________________________ 90
5.6.14. CONTAMINACIÓN (ATMOSFÉRICA Y DE PARTÍCULAS) ______________________ 91
5.7. PERSONAL DEL ARCHIVO CENTRAL ________________________________________ 91
5.7.1. JEFE DE ARCHIVO CENTRAL______________________________________________ 92
5.7.2. RESPONSABLE DE PROCESOS TÉCNICOS ________________________________ 93
5.7.3. RESPONSABLE DE CONSULTA, PRÉSTAMO Y SERVICIOS ____________________ 95
5.8. SERVICIOS DEL ARCHIVO CENTRAL ________________________________________ 95
5.8.1. HORARIO DE ATENCION_________________________________________________ 96
5.8.2. SERVICIO DE CONSULTA Y PRÉSTAMO____________________________________ 96
5.8.3. SERVICIO DE REPRODUCCIÓN Y LEGALIZACIÓN____________________________ 96
5.9. UBICACIÓN FÍSICA _______________________________________________________ 97
5.9.1. PLANIMETRÍA __________________________________________________________ 97
5.9.2. CONSERVACIÓN PREVENTIVA ___________________________________________ 97
5.9.2.1. ILUMINACIÓN ________________________________________________________ 97
5.9.2.2. SEGURIDAD Y SISTEMAS DE PREVENCIÓN _______________________________ 98
5.9.3. PRESUPUESTO REQUERIDO______________________________________________ 99
5.9.4. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS EN EL ARCHIVO CENTRAL______________________ 101
5.9.5. LA DIGITALIZACION_____________________________________________________ 101
5.10. PLAN DE ACCIÓN _______________________________________________________ 103
5.11. PLAN ESTRATÉGICO _____________________________________________________ 104

CAPITULO VI

VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES _____________________________________ 105

6.1. CONCLUSIONES ________________________________________________________ 105

6.2. RECOMENDACIONES _____________________________________________________ 106

BIBLIOGRAFÍA ______________________________________________________________ 107

PAGINAS WEB CONSULTADAS________________________________________________ 109

ANEXOS ___________________________________________________________________ 110

ANEXO 1. ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO DE AVIACIÓN CIVIL……………………………. 57

ANEXO 2. CUESTIONARIO…………………………………………………………………………. 71

ANEXO 3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES………………. 84

ANEXO 4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD……………………………………. 86

ANEXO 5. TABLA DE ACCESO DOCUMENTAL…………………………………………………. 87

ANEXO 6. INVENTARIO DE DOCUMENTOS……………………………………………………. 88

ANEXO 7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INAC ………………………………………. 90

ANEXO 8. ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO DE AVIACIÓN CIVIL CON EL ARCHIVO

CENTRAL………………………………………………………………………………………………. 91

ANEXO 9. PLANIMETRÍA …………………………………………………………………………… 97

ANEXO 10. PLAN DE ACCIÓN……………………………………………………………………. 103

ANEXO 11. PLAN ESTRATÉGICO………………………………………………………………… 104

ANEXO 12. FOTOS DEL ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL INAC

ANEXO 13. FOTOS DE LAS INSTALACIONES DEL INAC

ANEXO 14. UBICACIÓN DEL PROYECTO

 i

INDICE DE TABLAS

TABLA 1. Corrientes en la archivología………………………………….............. 13

TABLA 2. Tabla comparativa de definiciones de Archivo Central………………. 25

TABLA 3. Relación comparativa de los tipos de archivo según el ciclo vital…… 33

TABLA 4. Gerencia, unidades, ubicación y cantidad de archivos de gestión…. 60

TABLA 5. Cuadro Situacional FODA………………………………………………. 65

TABLA 6. Metros Lineales de la documentación del INAC …………………….... 72

TABLA 7. Volumen físico por unidad de conservación…………………………… 73

TABLA 8. Estado y conservación de los documentos……………………………. 74

TABLA 9. ¿Realiza transferencias?..................................................................... 75

TABLA 10. ¿Cuál de estos instrumentos de descripción es utilizado en su

archivo?................................................................................................................ 76

TABLA 11. ¿Usted considera la necesidad de la crear un Archivo Central? ….. 77

TABLA 12. Cuadro de iluminación en rangos en Luxes …………………………. 98

TABLA 13. Presupuesto requerido…………………………………………………. 100

 ii

INDICE DE FIGURAS

FIGURA 1. Ciclo vital del documento en comparación con Fases de Archivo…. 29

FIGURA 2. Metros Lineales de la documentación del INAC……………………… 72

FIGURA 3. Volumen físico por unidad de conservación…………………………. 74

FIGURA 4. Estado y conservación de los documentos…………………………… 75

FIGURA 5. ¿Realiza transferencias?................................................................... 76

FIGURA 6. ¿Cuál de estos instrumentos de descripción es utilizado en su

archivo?................................................................................................................ 77

FIGURA 7. Proceso de Digitalización………………………………………………. 78

 INTRODUCCIÓN

Los archivos, como fuentes primordiales de información, son vitales en un país

enmarcado dentro de un proceso histórico que nos permite tener conocimiento del

pasado, entender el presente y prever el futuro, es por ello que los archivos tienen vital

importancia.

En las instituciones públicas, privadas o de enseñanza resulta imprescindible contar

con un archivo central, que se encargue de la administración de los documentos en un

sólo espacio, que al momento de necesitarlos se encuentren disponibles de inmediato;

asimismo esta unidad de información permitirá mejorar el funcionamiento de los archivos

de gestión.

En Bolivia hay instituciones que a pesar de tener el conocimiento de la importancia de

los archivos y de las bases legales que deben sustentarlos carecen de unidades de

información centralizadas con lineamientos para su mejor funcionamiento. Tal es el caso

del Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC), ubicado en la ciudad de La Paz donde no

cuenta con un archivo central que resguarde la información acumulada.

El presente trabajo académico plantea la Creación de un Archivo Central para el

Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC), con el fin de mejorar la aplicación de normas,

actividades y procedimientos internos en torno a la creación y administración de

documentos; además de descongestionar el espacio físico en los archivos de gestión, ya

que esta institución resguarda toda la información concerniente a los cursos que imparte

en materia aeronáutica.

Para el logro de este proyecto fue importante el análisis de la información recopilada a

través del diagnóstico aplicado en las unidades administrativas del INAC donde se detectó
una falta de normalización en la aplicación de los procesos archivísticos, debido a la

ausencia de integración y regulación en toda la institución.

El presente proyecto es de tipo descriptivo ya que interpreta la realidad y analiza los

procesos en lo concerniente al manejo archivístico; y el proyecto, consiste en solucionar

un problema que es la ausencia de un archivo central y proponer su creación.

El trabajo se estructura en cinco capítulos que son los siguientes:

El capítulo 1, concerniente al problema, se describe la situación actual de la

documentación del Instituto Nacional de Aeronáutica Civil, lo que impulsó a la elaboración

de esta propuesta, al igual que los objetivos y la justificación de esta investigación.

El capítulo 2, se expone todo lo referente a los aspectos teóricos de los archivos,

presentando las bases fundamentales de la archivología, así como términos que deben

ser conceptualizados para un mejor entendimiento y aplicados en el proyecto.

El capítulo 3, hace referencia al Instituto Nacional de Aeronáutica Civil (INAC), se

resaltan aspectos generales del instituto, se realiza una breve reseña histórica y se explica

su estructura organizacional, además del diagnóstico elaborado para conocer la

problemática referente al estado de la documentación en el INAC.

El capítulo 4, plantea aspectos metodológicos, el tipo de investigación y técnicas e

instrumentos a aplicarse en el presente proyecto.

El capítulo 5, se expone la propuesta para la creación del archivo central del Instituto

Nacional de Aviación Civil; la misión, visión, funciones y servicio que prestará, así como la

distribución del espacio físico que debe poseer.

Finalmente, el capítulo 6, presenta las conclusiones y recomendaciones y

seguidamente las referencias consultadas, cuadros y los anexos.

 Cabe señalar que se mostrará la inserción en el organigrama del INAC del archivo

central como un área con sus funciones y competencias.

 1

CAPÍTULO I

I. CONSIDERACIONES GENERALES

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde su creación en 1927 el Instituto Nacional Aviación Civil no cuenta con un archivo

sistematizado, por lo que actualmente dispone de tan solo un espacio donde se deposita

la documentación, sin ningún orden establecido, y que consiste básicamente en unidades

documentales compuestas que son: carpetas, carpetillas, anillados y empastados

conservados en gaveteros y estantes improvisados. De esta manera el resto del fondo

documental se encuentra disperso en las oficinas del Instituto. La documentación

mencionada no posee una organización y es necesario que se apliquen las fases del

tratamiento archivístico.

El no contar con un archivo central imposibilita la oportuna atención a los usuarios que

requieren un determinado documento. Este hecho es, sin duda, preocupante pues tanto

los usuarios internos como externos no cuentan de manera inmediata con la información

requerida.

Se debe tomar en cuenta que el Instituto debe contar con una normativa para el manejo

de la documentación; instrumentos para su correspondiente manejo como formularios

para las transferencias, formularios de préstamo, tablas de retención documental y el

instrumento básico para la organización que es el Cuadro de Clasificación de Series

Documentales y la tabla de retención documental, entre otros.

 2

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Desde la existencia del Instituto Nacional de Aviación Nacional, que van más de 5

décadas, fue proyectándose, como la primera en impartir enseñanza en el campo de la

aeronáutica, y como la pionera en este rubro. Tuvieron que pasar muchos obstáculos para

estar conformado como un Instituto como tal. Pero el campo archivístico quedó como un

vacío pues no veían como prioridad la conformación de archivos sistematizados y

tampoco la conformación de un archivo central.

Y de acuerdo con las necesidades y requerimientos del Instituto Nacional de Aviación

Civil se plantea el siguiente problema:

¿La creación del Archivo Central del Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC)

permitirá integrarse a los archivos de gestión para homogenizar el manejo

documental por medio de normas archivísticas que den las bases para una óptima

administración, que incida en la organización, recuperación y acceso inmediato a

la documentación que genera el Instituto?

1.2. OBJETIVOS

Para el presente proyecto planteamos los siguientes objetivos:

1.2.1. OBJETIVO GENERAL

Crear el Archivo Central para el Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC) de La Paz,

que brinde apoyo y servicios y, a la vez, facilitar el acceso a la información tanto a

usuarios internos y externos.

 3

1.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Diagnosticar la situación actual de los archivos del INAC.

• Elaborar el Manual de Procedimientos para el Archivo Central.

• Proponer el tratamiento archivístico en la documentación de todas las

áreas del Instituto.

• Establecer en los archivos de gestión una organización documental

respetando las normas archivísticas.

• Crear instrumentos de descripción para aplicar y facilitar el manejo de la

documentación.

1.3. IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

El libre acceso a la información documental en el Instituto Nacional de Aviación Civil no

sólo tropieza con obstáculos reglamentarios sino también, con restricciones e

impedimentos de tipo práctico como ser: la falta de organización de los documentos y,

carencia, de instrumentos eficientes de acceso.

En toda institución es fundamental contar con un archivo centralizado, ya que este

permite la organización, preservación, custodia, y disposición de la información. En este

sentido, es importante resaltar en el Decreto Supremo No. 22144 (2 de marzo de 1989)

que Declara de máxima utilidad y necesidad nacionales a las documentaciones públicas, a

las cuales define como bien y recurso del país indispensables para la administración

publica por lo que se la debe precautelar y preservar. Así mismo define como
 4

documentación pública a toda aquella que es generada por estructuras administrativas

centrales, descentralizadas, desconcentradas, judiciales, locales y universitarias.

Este decreto destaca el valor y la importancia de precautelar y preservar la

documentación, sin embargo, el Instituto no lleva a cabo esta causa; por esta razón es

necesario proponer la creación de un Archivo Central para el INAC, que posea

lineamientos adecuados para suministrar de manera eficaz y oportuna la información

requerida por los usuarios, a través del establecimiento de procesos archivísticos como la

clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos.

Con este archivo se podrá mejorar el control del ingreso de los documentos que

después serán consultados por los usuarios, permitirá, además, el control de los

documentos que realmente forman parte del archivo y, por último, reducirá el tiempo de

respuesta de los requerimientos; el resultado será la satisfacción de los usuarios, de igual

manera la documentación será archivada de manera organizada, para la recuperación de

la memoria institucional para la toma de decisiones.

En lo concerniente al aporte académico, con la ejecución de este proyecto se pretenden

plantear lineamientos adecuados que permiten la creación de un archivo central dentro de

una institución, tomando en cuenta los procesos y las diversas fuentes existentes en

concordancia con el tema, alcanzando con ello los resultados esperados en lo referente al

tema de archivos centrales y documentación.

 5

1.4. VIABILIDAD DEL PROYECTO

1.4.1. ESTUDIO TECNICO

Los directos beneficiados del proyecto son los funcionarios del Instituto y así también

usuarios externos de las diferentes instituciones ligadas al área aeronáutica.

La ubicación de la documentación será rápida y precisa, ya que contará con todas las

herramientas de búsqueda para obtener a la brevedad posible la documentación solicitada

y absolver las dudas y las inquietudes de los usuarios.

Para todos los procesos que se llevarán a cabo para la organización e implementación

del archivo central se requieren profesionales del campo archivístico. Tras la puesta en

marcha y debido a las transferencias se necesitarán actualizaciones de la base de datos.

Además de todo el mobiliario con el que cuenta actualmente se necesitará de otras que

contempla el proyecto como ser; computadoras, scanner, material de escritorio y todo lo

que conlleva crear un archivo.

1.4.2. ESTUDIO JURIDICO

Para completar el presente proyecto, éste debe estar enmarcado bajo leyes y normas

que rigen al país, además debe incluir decretos que rigen al ejercicio de la archivística

en el país. Así también, las referentes al INAC las cuales se dan a conocer a

continuación.
 6

1.4.2.1 ÁMBITO JURÍDICO DEL INSTITUTO NACIONAL DE AVIACIÓN CIVIL

- Se inicio la actividad aeronáutica mediante Decreto Supremo N° 10163 de 24

de marzo de1972, que constituye el Consejo Nacional de Aeronáutica

dependiente de la Presidencia de la República.

- El INAC, Brazo académico de la DGAC, fundado un 21 de junio de 1976

mediante Resolución Administrativa N° 1124 en la ciudad de La Paz.

- La Ley aeronáutica N° 2902 del 29 de octubre de 2004 en su artículo 72 en

el que señala que la autoridad aeronáutica examinará y habilitará a escuelas

y centros de instrucción que deberán cumplir con lo estipulado en su

reglamentación.

1.4.2.2 ÁMBITO JURÍDICO EN ARCHIVOS

- Constitución Política del Estado Del 7 de febrero de 2009. En dos

artículos.

Artículo 237.- Inventariar y custodiar en oficinas públicas los

documentos propios de la función pública, sin que puedan sustraerlos

- ni destruirlos. La ley regulará el manejo de los archivos y las condiciones

de destrucción de los documentos públicos.

Artículo 191.- (…) II. El Estado organizará un registro de la riqueza

artística, histórica, religiosa y documental, proveerá a su custodia y

atenderá a su conservación.

- Ley No. 2027 de 27 de octubre de 1999 Ley del Estatuto del funcionario

Público. Indica que todos los funcionarios tienen derecho a conocer y

 7

recibir información y tienen el deber de proporcionar información oportuna

y transparente, conservando la documentación o archivos en su custodia.

Además, están prohibidos de utilizar información confidencial y reservada

con fines distintos a los de sus funciones.

- Decreto Supremo No. 22144 de 2 de marzo de 1989. Declaración de

máxima utilidad y necesidades nacionales a las documentaciones

públicas. Define a la documentación pública como bien y recurso

indispensable para la administración del Estado, por lo que se la debe

precautelar y preservar. Así mismo define como documentación pública

toda la que es generada por estructuras administrativas Centrales,

Descentralizadas, Desconcentradas, Judiciales, Locales y Universitarias.

- Ley No. 2341 de 23 de julio de 2003, Ley de procedimiento

administrativo. Instaura responsabilidades en la GESTIÓN

DOCUMENTAL para la atención del trámite y garantiza el acceso a los

registros y archivos públicos. Así mismo, determina la obligación de

establecer registros para toda la correspondencia que se emita o se

reciba y formar expedientes foliados con toda la documentación que

pertenezca a un determinado asunto.

- Decreto Supremo No. 23318-A del 3 de noviembre de 1992

Responsabilidad por la función pública reglamento a la ley 1178. Es la

que refuerza el control sobre las documentaciones, se garantiza su

custodia y se establece que todos los funcionarios deben generar y

transmitir información confiable a sus superiores, preservar y permitir el

 8

acceso a esa información, difundir y procesar la información a toda

persona individual o colectiva.

- Decreto Supremo N. º 23934 del 23 de diciembre de 1994 Reglamento

Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los

Ministerios (RCP)

- Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales, de 20 de

julio de 1990. Establece que las instituciones deben contar con archivos

de gestión accesibles, ordenados y protegidos hasta la prescripción de

sus valores primarios, prohíbe sustraer, destruir o vender documentación

de las instituciones públicas para proteger la Memoria Institucional.

- Decreto Supremo N.º 28168 Derecho y Acceso a la Información de 17

de mayo de 2005. impulsa de manera efectiva el acceso a la Información

como derecho fundamental de toda persona, y la transparencia a la

gestión del Poder Ejecutivo. Establece como principios que guían el

acceso a la información: la publicidad, la obligatoriedad y la gratuidad.

- Decreto Supremo N. º 22145 de 2 de marzo de 1989, Preservación de

las Documentaciones Públicas. Se prohibe en absoluto la destrucción,

desecho o cualquier otro daño que cualesquier personas decidiesen o

intentasen ocasionar, por cualquier medio, en las documentaciones

públicas inactivas, sea que éstas permanezcan en las oficinas de origen o

hayan sido retiradas a otras de sus dependencias.

- Norma Internacional ISO 15489-1 información y documentación –

gestión de documentos. 2001.

 9

1.4.3. ESTUDIO FINANCIERO

Uno de los factores fundamentales para llevar a cabo el proyecto de Creación del

Archivo Central del Instituto es el presupuesto. Para este fin se trabajó con el gerente

responsable del INAC German Zamorano del INAC, así como con el área financiera

quienes manifestaron que la institución está en condiciones de financiar los

requerimientos y poner en marcha el proyecto.

Las autoridades aclararon que, en años pasados, en la elaboración del POA, no se

destinó recurso alguno para el funcionamiento, equipamiento y contratación de personal

para el archivo, y en la gestión 2019 sería la primera vez que se designe un monto para

esta actividad.

1.4.4. ESTUDIO SOCIAL

El estudio social determina a los beneficiarios directos e indirectos del proyecto de

Creación del Archivo Central del INAC, que en este caso se los describe como:

Beneficiarios directos

Los beneficiarios directos identificados son todos los funcionarios del INAC, pues

son ellos los que diariamente acceden a los documentos y que son generados en el

cumplimiento de sus funciones y para la toma de decisiones. Y, por supuesto, los

alumnos de los diferentes cursos que ofrece el Instituto.

Beneficiarios indirectos
 10

Los beneficiaros indirectos que son los que pertenecen a otras instituciones

relacionadas al área aeronáutica, así como a las demás escuelas de formación. El

archivo jugará un papel muy importante en la administración de la información

desarrollando sus actividades de forma eficiente y eficaz.

Cabe aclarar de manera breve que paralelamente al INAC se abrieron otros institutos

que se los denominan Centros de Instrucción y de Entrenamiento o por su sigla en inglés

CIAC’S. Estas son privadas y están reguladas por la Dirección General de Aeronáutica

Civil (DGAC), mediante el área de Instrucción Aeronáutica y que luego de un proceso de

certificación para obtener su licencia pueden impartir cursos, también, están reguladas por

la Reglamentación Aeronáutica Boliviana (RAB) las que les brindan las líneas básicas

para su funcionamiento. Entre las más conocidas podemos citar a: PROBOAL,

AEROELITE, FENIX, AERODINOS, SKYTEAM y AVIOR todas las mencionadas se

encuentran en Santa Cruz y Beni.

 11

CAPITULO II

II. MARCO TEÓRICO

La teoría acerca de archivología es diversa, por lo que es necesario definir cuestiones

básicas de las palabras: archivología, archivística, archivo, documento, documento de

archivo, gestión documental y todo lo que abarca el tratamiento archivístico. Este hecho

permite precisar el origen y naturaleza de los términos mencionados. Ahora con las

corrientes archivísticas, y aportes en la publicación de libros, surgen nuevas concepciones

a la ciencia de los archivos y de alguna forma extiende las opciones en la teoría.

2. ARCHIVOLOGIA

La archivología al igual que los otros términos utilizados, para este proyecto, posee

muchas acepciones y variados puntos de vista como veremos a continuación.

Los primeros atisbos sobre la archivología se inician a mediados del siglo XIX con

Nataly de Wailly en el año 1841 (Francia), con el paradigma del principio de procedencia y

de orden original, que sustentan la cientificidad de la archivología, y que a la fecha se

sigue poniendo en práctica.

Sobre la archivología, T. Schellemberg nos dice que es: “La ciencia que trata de los

archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación etc.;

de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su

conocimiento ulterior y servicio al público”. (Arévalo, 2002, p.71)

En la archivología observamos el fenómeno de la siguiente manera:

decimos que los archivos, objeto de la archivología, contienen documentos

 12

producto de una actividad; de lo cual deducimos que la actividad es un

hecho que genera documentación, el archivo deja de ser un simple

depósito para convertirse en un repositorio de hechos documentados; la

naturaleza de estos hechos, su identidad esencial, es irrepetible, pero sí

semejantes entre sí por la misma razón que las actividades de una entidad

están encaminadas a un fin, a una determinada función, son partes de un

todo orgánico. (Arévalo, 2002, p. 75)

“Ciencia que trata del régimen de los archivos. Auxiliar o funcional de la Administración,

que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus

fundamentos legales o jurídicos. Es la ciencia que trata de la conservación, administración

y utilización de Documentos. Es una ciencia social que trata o estudia los archivos como

continente y como contenido, cuya finalidad reside en facilitar una metodología adecuada

para auxiliar a las ciencias y a la sociedad”. (Mundo archivístico, 2008-2019)

Otra definición nos dice: “Se trata de una disciplina auxiliar o funcional de la

administración y de la historia que se refiere a la creación, historia, organización y

funciones de los archivos y sus fundamentos legales y jurídicos”. (Tanodi, 2009, p. 139)

La Real Academia de la Lengua dice sobre archivología:

“Disciplina que estudia los archivos en todos sus aspectos”. (Extraída de

https://dle.rae.es/archivologia).

Como resultado de todas las definiciones que sobre la archivología podemos señalar

que éste va más allá de lo pragmático y administrativo. Su relación con otras ciencias le

da ese carácter de ciencia. Toda ciencia está relacionada con otras, ninguna es
 13

independiente por lo que la archivología no se limita a ver solamente aspectos netamente

técnicos, sino también de análisis.

2.1. CORRIENTES EN LA ARCHIVOLOGIA

De la bibliografía consultada referente a las corrientes o diferentes concepciones en la

archivología, lo más cercano es el estudio realizado por Hilda Irenia Chura, que en su

texto “Archivología: Fundamentos Teóricos y Praxis en los Archivos de Bolivia”, desarrolla

y toca nociones sobre teoría y práctica en archivos, como tal, y la cientificidad de ésta. A

la vez resalta autores y conceptos para un estudio minucioso en la práctica de los

archivistas en su día a día.

Las corrientes se encuentran resumidas y cada una con sus diferentes concepciones

en la siguiente tabla:

Tabla 1

Corrientes en la Archivología

Corriente Precursor Breve Descripción de su Teoría

Se origina en EE.UU. con PC. Broccks, Solon J. Buck y

Theodore Theodore Roosevelt Schellenber, este último el más

Norteamericana Roosevelt reconocido, dan las bases para la organización

Schellenber documental e introduce el valor de los documentos y

reconoce su importancia para la investigación.

José Ramón Cruz

Iberoamericana Mundet, José López Dieron las bases teóricas y prácticas, y directrices en la
 14

Yepes, Heredia organización de archivos, planteando desafíos y

Herrera Antonia y cambios que experimenta la Archivología.

Conde Villaverde

María.

Aurelio Tanodi,

Latinoamericana Manuel Vásquez y Ante todo, resalta la formación del archivista y la

César Gutiérrez organización de archivos.

Muñoz

También llamada «records continuum» y en desacuerdo

Australiana Frank Upward, con el ciclo vital de los documentos. A su vez se vuelca

hacia las nuevas tendencias de la era digital

Es una doctrina Postula la integridad y la práctica del todo. Está

Holística filosófica y la postula relacionado con las nuevas tendencias de la era digital y

el sudafricano Smuts normas para el uso de éstas.

Fuente: Chura, p. 115 – 124

Ahora de acuerdo a la tabla expuesta vemos consideraciones que influyen en la

práctica de la archivología, además, de las concepciones sobre archivo, que cimentó las

bases teóricas que sustentan su cientificidad.

De acuerdo a las corrientes mencionadas en el cuadro anterior e ingresando al

proyecto de grado se notará claramente la corriente a seguir, que es la corriente

Iberoamericana y por los autores que la sustentan, como Cruz Mundet que es la más

representativa por el aporte a la teoría archivística, y además de Heredia Herrera y Conde

Villaverde que con sus obras dan líneas generales tanto en lo teórico como en lo práctico.
 15

Autores bolivianos rescatan estas ideas y las plasmaron en textos que son de consulta en

aulas universitarias.

2.2. ARCHIVOLOGIA EN BOLIVIA

En nuestro país la archivología tuvo un desarrollo progresivo con influencia de las

corrientes norteamericana, iberoamericana y latinoamericana. Ahora, en esta era del

internet las corrientes mencionadas están relacionadas, necesariamente, con las nuevas

tecnologías. Los de la escuela tradicional como Cruz Mundet, Heredia Antonia, Conde

Villaverde y López Yepes son los que fueron leídos y consultados para poner en práctica

la organización de archivos.

Ahora en nuestro país existen autores que teorizaron respecto a la conformación u

organización de archivos y en poca magnitud sobre la cientificidad de la archivología.

Ahora podemos resaltar nombres como Antonio Jose de Sucre quien ejerció control

sobre los archivos públicos. Gabriel Rene Moreno que planteó y proyectó la organización

de archivos de la Real Audiencia de Charcas y que desembocó en la creación de Archivo

General de la Nación.

Otra figura es la de Gunnar Mendoza Loza quien dio las bases para la archivística en

Bolivia con su aporte a la administración de archivos y proponer normas que regulen su

manejo, y por supuesto darle la importancia que tiene.

2.3. LA ARCHIVÍSTICA

Los conceptos de archivìstica son variados y destacamos los más relevantes.

 16

Así, Antonia Heredia, la define a la Archivística como la ciencia de los archivos, no de

los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos.

La autora considera que la función primordial de la Archivística son los archivos y pone en

un segundo plano a los documentos.

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) define a la archivística como “el estudio

teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las

funciones de los archivos”. (Cruz Mundet, 1994, p. 57).

De las muchas definiciones tenemos la de Oporto, quien la llama ciencia y definiéndola

de la siguiente manera: “La archivística, para poder ser comprendida como ciencia

requiere sobre todo de una base teórica que la sustente como tal. Esa base teórica radica

en los principios que le dan validez universal, a partir de los cuales surgen los métodos y

las técnicas aplicables en cualquier archivo”. (Oporto, 2009, p. 51)

Colombia uno de los referentes de la archivística en América Latina precisamente la

conceptualiza como: “la disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de

los archivos. (Archivo General de la Nación Colombia la archivística, 2006)

Otra de las definiciones que podemos resaltar es de Mundo Archivístico, 2008-2019

señalando que son: “Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y

Documentos que ahí se conservan”. Podemos ver que a la archivística no la trata como

ciencia sino como una técnica.

Uno de los documentos que está disponible en línea, en la que intervienen muchos

autores reconocidos la conceptualiza como: “En su acepción más elemental y etimológica

podemos decir que la Archivística es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia

está integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los

 17

documentos y de los archivos”. (Administración de documentos y archivos Textos

fundamentales, Cruz Mundet, 2011, p. 16)

Convengamos que algunos autores hacen hincapié en la archivística como ciencia y su

objeto de estudio los archivos. Otros lo ven como disciplina derivada de otras ciencias,

como una técnica relativa a la organización de los archivos. La archivística vista como una

técnica con todos sus elementos y herramientas hace que su campo de acción sea

limitado. Y la Real Academia de la Lengua la conceptualiza como “perteneciente o relativo

a los archivos”.

De acuerdo a las definiciones citadas podemos sintetizar y convenir que la archivística

es una ciencia y, a la vez, una técnica por el hecho de tener un objeto de estudio y un

método. Y para fines de este trabajo se entenderá como archivística como al estudio

teórico, práctico y técnico de los archivos.

2.4. GESTIÓN DOCUMENTAL

Otro de los términos que se utiliza es la gestión documental, que tiene una variedad de

puntos de vista y de los cuales rescatamos algunos autores reconocidos que dan su punto

de vista y como la conciben desde su experiencia.

“Gestión documental es el conjunto de actuaciones que realizan los organismos de la

administración para el ejercicio de sus funciones y atribuciones, que se plasman en

documentos producidos o recibidos por cualquier persona u organismo en su actividad, en

el marco de las transacciones comerciales o en el curso de sus asuntos. Los responsables

de la gestión documental administrativa son los jefes de las unidades funcionales,

 18

coadyuvados por las secretarias o secretarios y otros gestores de la documentación”.

(Oporto, 2005, 49)

Líneas arriba resaltamos a Colombia como referente de la archivística en este caso la

gestión documental la define más como técnica la define de la siguiente manera:

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen

hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” (Archivo

General de la Nación Colombia la archivística, 2006)

En síntesis, la gestión documental es un sistema que comprende lo relacionado con un

fondo documental desde su creación hasta su eliminación o conservación.

Debemos resaltar que La Norma ISO 15489-1 es empleada para describir documentos

administrativos, tanto en soporte papel como electrónico, es una guía para la gestión de

documentos de archivo de una organización, sea cual sea su soporte. Su propósito es

definir buenas prácticas de administración de los documentos en las organizaciones,

públicas o privadas, de forma que se establezcan los principios generales para el buen

manejo de la documentación (Records Management), con independencia del soporte o

formato, y las directrices específicas para la metodología de diseño e implementación de

un sistema de gestión de documentos, que garantice la creación, incorporación y gestión

adecuada de los documentos de gestión de documentos.

La gestión documental abarca el ciclo de vida de los documentos, el tratamiento

coherente que se les da desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta

el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial

como fuente para el conocimiento institucional.

 19

Se puede afirmar y resumir que la gestión documental es un proceso que se inicia en el

origen del documento hasta su disposición final, pasando por una serie de procedimientos

para su accesibilidad y recuperación.

2.5. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Para tener una idea general y cabal del concepto de archivo daremos a conocer

criterios de autores reconocidos.

Antes de ingresar en materia un archivo puede tener diferentes significados como el

lugar donde se resguarda documentación o al expediente en sí. La autora reconocida

Antonia Heredia da su definición al respecto.

“Es uno o más conjuntos de documentos sea cual fuera su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o

privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir

como testimonio e información para las personas o institución que la produce, para los

ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. (Heredia, 1999, p. 34)

En esta misma línea el historiador y docente Luis Oporto da su punto de vista al

respecto de archivo y lo conceptualiza de la siguiente manera:

“Un conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere, su forma y el soporte material,

producidos o recibidos por cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo

público o privado en el ejercicio de su actividad o sus funciones, conservados por sus

creadores o sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a instituciones de

archivo”. (Oporto, 2005, p. 38)

 20

Luego de obtener diferentes definiciones Cuba concluye que archivo “no es una

acumulación indiscriminada de papeles cuyo valor nunca fue establecido, sino un

repositorio de documentos que después de ser evaluados por su contenido ameritan ser

conservados temporariamente o permanentemente”. (Cuba, 2011, p. 16)

Tomando en cuenta las definiciones anteriormente expuestas se considera que las más

adecuadas a la investigación son las definiciones de Antonia Heredia y Simon Cuba, ya

que ambas hacen referencia al archivo como un espacio o repositorio adscrito a una

institución, la cual preservará el patrimonio del mismo. Acercándose más a la propuesta

para la creación de un archivo.

Entonces ¿qué es un archivo? Podemos concluir, por lo visto líneas arriba, que archivo

es un lugar específico que posee una institución, sea privada o pública, para el resguardo

de la documentación que producen. Convengamos que ese archivo cuenta con una

organización convencional o que haya pasado por el tratamiento archivístico. Ahora

cuando hacemos uso de la palabra archivo, y en este caso, la palabra “central”, adquiere

otro significado.

Y para tener una idea clara sobre archivo podemos decir que: archivo es el

establecimiento en el que se resguardan y conservan documentos que han sido

procesados mediante el tratamiento archivístico. En esta definición hacemos hincapié en

la documentación, y no así del lugar o el espacio donde se deposita ésta.

2.6. TIPOS DE ARCHIVOS

Entre la tipología de los archivos podemos citar al archivo de gestión, archivo central,

archivo intermedio y archivo histórico. Y para efectos del proyecto nos centraremos en el
 21

archivo central que es el objeto de estudio y que gira alrededor de la propuesta. Y

daremos a conocer los demás archivos en poca proporción.

2.6.1. ARCHIVO DE GESTIÓN

Dentro del ciclo vital de los documentos se ubica en la primera etapa.

Así también Cuba (2011) plantea que la “función esencial es la conservación de la

documentación mientras dura su trámite o la necesidad de utilización, es constante”. (p.

19)

Duplá Del Moral autora del Manual de Archivo de Gestión brinda una definición de la

siguiente manera: “Está formado por los documentos que se encuentran en trámite o son

de uso muy frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica y

administrativa. La permanencia en las diferentes unidades administrativas se reducirá al

mínimo plazo y no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo

excepciones razonadas” (Duplá Del Moral, 1997, p. 69).

Es en este archivo donde los documentos adquieren los valores administrativos,

legales, fiscales y probatorios, siendo su permanencia de dos años en las unidades

productoras.

2.6.2. ARCHIVO CENTRAL

Se recopilaron conceptos de autores más relevantes y de otros que si bien utilizan

palabras como archivos de concentración se las analizarán por igual, para arribar a una

sola definición.
 22

Para Antonia Heredia los archivos centrales deberán ser el primer centro donde se

concentre toda la documentación proveniente de los archivos de oficina pertenecientes a

una institución, por lo que es muy importante que éstos cuenten con un local dentro de la

institución.

Por un lado, Duplá Del Moral (2001) la define como “la fase de archivo que recibe los

documentos que han finalizado su trámite y cuyo uso no sea continuo en la oficina”. (p.

157)

Así también, López (2006) considera que el archivo central es aquella “Fase o

institución de archivo que recibe los documentos, cuando han finalizado su trámite y las

oficinas no lo utilizan frecuentemente. Este archivo corresponde a la segunda etapa del

ciclo vital de los documentos”. (p. 61)

Otra definición plantea Oporto (2005) “Los archivos centrales se crean como resultado

de la transferencia documental desde los archivos de gestión, tarea que se ejecuta en

estricta aplicación de los calendarios de conservación y las tablas de retención…” (p. 61)

La autora Conde Villaverde conocedora de la teoría archivística plantea en su Manual

de Tratamiento Archivístico que el archivo central: “Corresponde a la segunda etapa de la

vida de los documentos. Sus fondos están constituidos por las series documentales

transferidas desde los distintos archivos de oficina…es el eje fundamental de control de

todo el Sistema y el responsable de la aplicación de las normas de funcionamiento”. (p,

41)

Algunos autores coinciden con Conde Villaverde, ese es el caso de Simón Cuba (2011)

su conceptualización con respecto a archivo central se asemeja a esta y lo define de esta

manera: “Recibe la documentación que retransfieren los archivos de oficina que compone
 23

la estructura de un organismo, una vez que las necesidades de utilización no son

constantes”. (p. 22)

De igual manera Cook junto a otros autores (2003) dan su punto de vista al respecto,

coinciden con todos los anteriores autores en que la documentación ha cumplido un

periodo en el que la consulta no es frecuente. Por ello señalan que: “Los archivos

centrales son los que reciben los documentos que han cumplido el periodo anteriormente

señalado y en los que obran decisiones administración o informaciones que son

necesarios mantener, pues aún son motivo de consulta relativamente frecuente”. (p. 17)

También el Glosario de Terminología Archivística Costarricense, en referencia a archivo

central dice: (1) “Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita

los documentos de esa entidad”. (2) “Archivo administrativo que pertenece a los órganos

de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se

justifique por las dimensiones de su aparato administrativo”.

Tabla 2

Tabla comparativa de definiciones de Archivo Central

AUTOR DEFINICIÓN COINCIDENCIAS

Es el órgano

María Luisa básico de control

Conde del tratamiento de

la documentación Primer órgano de

 24

Primer centro Control y/o centro de

donde se concentración

Antonia Heredia concentre toda la

documentación

…recibe los

documentos,

José López cuando han

finalizado su

trámite

Se crean como

resultado de la

Luis Oporto transferencia

documental desde Documentos que han

los archivos de finalizado su trámite y

gestión son transferidos de los

archivos de gestión
…recibe la

Simón Cuba documentación que

retransfieren los

archivos de oficina

Son los que se

integran con

expedientes
 25

depurados de los

archivos de

Diccionario de transferencia y de

Términos los que habrá de

Archivísticos de seleccionarse el

Arévalo Jordán material que

Víctor Hugo pasará

a formar parte del

acervo del archivo

histórico y aquel

que deba ser

eliminado o dado

de baja.

Fuente: Elaboración Propia.

Otros conceptos acerca de archivo central esta vez encontrados en la Internet dicen:

En este caso el Ministerio de Agricultura de Costa Rica en su apartado referente a

archivos conceptualiza al archivo central de la siguiente manera: “El Archivo Central es el

órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar

las actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y

conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de

las Oficinas Productoras que han sido declarados con valor Permanente y/o de Valor
 26

temporal como Archivos de Gestión o Secretariales.” Extraída de

http://www.mag.go.cr/acerca_del_mag/estructura/oficinas/dir-adm-arch_central.html

Evidearchivo es un sitio web que se dedica a normas con respecto al manejo de

documentos como las TRD, legislación archivística, formatos referente a inventarios y un

glosario de términos archivísticos que conceptualiza al archivo central como: “Unidad

administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen

siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general”.

Extraída de http://evidearchivo.webmium.com/glosario

Así también el Archivo General de Colombia da su criterio al respecto de archivo central

como: “Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de

gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite

y cuando su consulta es constante”. (Archivo General de la Nación Colombia la

archivística, 2006)

Podemos decir que el archivo central es el encargado de dar los lineamientos a los

archivos de gestión y el encargado de resguardar los documentos procedentes de los

mismos que ya no son de uso habitual. Un archivo central resulta de gran importancia

para muchas instituciones ya que impide que no se congestionen los archivos de gestión,

además posibilita la coordinación y control del funcionamiento de los mismos.

Luego de las anteriores consideraciones necesarias, para tener ideas claras sobre el

concepto de archivo central se puede plantear el siguiente:

 27

Es el espacio o ambiente, de una institución, donde se administra la

documentación que es transferida de los archivos de gestión, bajo normas y

reglamentos establecidos.

Este planteamiento sintetiza el concepto de archivo central viéndolo como un espacio

físico, propiamente dicho, que pertenece a una determinada institución, en el cual la

documentación es administrada y custodiada, pasando previamente, por procedimientos

para su consulta inmediata.

2.6.3. ARCHIVO INTERMEDIO

Este archivo se encuentra precisamente entre el archivo central e histórico y el

requerimiento de la documentación es mínima.

En este caso (Oporto, 2005, p. 66) menciona “que el archivo intermedio se organiza y

conforma con las transferencias documentales del archivo central”. Así mismo, Conde M.

indica que el archivo intermedio es la documentación transferida del Archivo Central,

cuando las necesidades de consulta son esporádicas.

Una definición diferente a las anteriores es planteada por Cruz Mundet (1999) lo define

como “la documentación que ha perdido prácticamente toda la utilidad administrativa

hasta que son conservadas, pasan por una edad denominada intermedia en la que son

objeto de tratamientos diversos”. (p. 75)

Al igual que el archivo central, pertenece a la segunda etapa del ciclo vital de los

documentos.
 28

2.6.4. ARCHIVO HISTÓRICO

En cuanto al archivo histórico Conde Villaverde en su libro Manual de Tratamiento de

Archivos Administrativos sostiene como el lugar donde se aloja la documentación de

resguardo permanente. Así también en coincidencia con esta última definición Oporto,

señala que es un establecimiento donde, por ley, debe conservarse la documentación

oficial y nacional de valor permanente.

En cambio, Cruz Mundet a diferencia de los anteriores se concentra en el documento

definiéndolo como la documentación que se conserva indefinidamente esta debe poder

ser transmitida a las futuras generaciones.

2.7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Son las etapas que deben seguir los documentos desde que se producen, hasta que se

eliminan o conservan permanentemente; éstas se dividen en activos, inactivos o de valor

permanente.

Es así que Oporto (2005) sostiene que son “Etapas por las que sucesivamente pasan los

documentos desde que se producen en el archivo de oficina y pasan por el Archivo Central y/o

intermedio, hasta que se eliminan o conservan en un archivo histórico”. (p. 37)

Otra definición de Cuba (2011) señala que “La información documental tiene una vida similar a

la de un organismo biológico el cual nace, vive y muere…”. (p. 40)

Podemos afirmar que el ciclo vital está referido estrechamente a los tipos de archivo.
 29

Figura 1
Ciclo vital del documento en comparación con Fases de Archivo

Fuente: Extraída de http://iupciclodevidadeldocumento.blogspot.com/

En el esquema podemos observar que el ciclo vital está relacionado a los tipos de

archivos y a la vez con los valores

2.8. PRINCIPIOS QUE RIGEN A LA ARCHIVÍSTICA

Existen pilares fundamentales que sustentan a la archivística como ciencia que son: el

principio de respeto al orden original y el principio de procedencia, que rigen a la

archivística o como lo explica Oporto son de capital importancia en el desarrollo del

trabajo archivístico.
 30

2.8.1. PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL

La documentación de una institución pública o privada debe resguardarse de acuerdo

con el orden en el que originalmente se produjeron “…Este principio señala que los

documentos de archivo deben mantener el orden impuesto durante su vida activa

corriente… Quiere decir que los papeles oficiales deben mantener el orden con el que se

recibieron durante el curso de su actividad oficial en la institución que los ha generado.”

(Oporto, 2005, p. 41)

Básicamente este principio es uno de los principales y aplicarlo en la práctica es

fundamental para no tener a futuro problemas en las transferencias y el autor Cook,

(2003) lo define de esta manera: “El principio de Orden Original es el orden y la

organización en que los documentos fueron creados o guardados por la oficina de origen”.

(p. 33)

Así también, otro punto de vista con respecto a este principio es respetar el orden

natural, como vemos en la siguiente definición.

“Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta

o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las

actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie

documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar

ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron

conformando”. (Gestión Documental, 2018)

 31

2.8.2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Este principio está enmarcado en los documentos en sí. Básicamente plantea no

mezclar documentos producidos por un área determinada de una institución con otros. Así

lo explican las dos definiciones que vienen seguidamente:

Básicamente este principio resalta la idea de que una determinada documentación no

sea mesclada con otras. Y este principio data de muchos años específicamente de 182

años atrás.

“Principio fundamental de la Archivística que consiste en reunir los documentos

producidos por una persona natural o jurídica, sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado

por Natallis de Wailly en 1841, en el congreso internacional de París se consagra y

comienza a aplicarse en la mayoría de países. De acuerdo al principio de procedencia

cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en

cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la

integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes”. (Gestión

Documental, 2018)

El principio de procedencia implica que los documentos generados por una

organización pública o privada deben mantenerse de acuerdo a su procedencia y deben

mantenerse unidos sin mezclarse con otros documentos. “Este principio señala que los

documentos producidos por una misma institución deben ser agrupados como un fondo

documental. En otras palabras, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros,

los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de un

 32

establecimiento, de una persona natural o moral determinada. Tiene vigencia en el

Archivo Central, Intermedio y el Histórico”. (Oporto, 2005, p. 42)

2.9. VALORACIÓN DOCUMENTAL

Como su nombre lo indica la valoración es parte esencial del tratamiento, pues se

evalúa la documentación para su custodia, conservación, o en todo caso eliminación. Así

la conceptualizan los siguientes autores.

“Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores

primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y

conservación o eliminación, total o parcial”. (Diccionario de terminología archivística,

1998)

Por otro lado, Cruz Mundet hace referencia al valor de los documentos expresando que

éstos, poseen un valor primario desde de su creación, ya que su principal objetivo será el

plasmar la información de determinadas actividades.

La valoración tiene mucha importancia en el desarrollo de este proyecto y como en el

proceso de acopio se tendrá mucha documentación de gestiones pasadas merece mucha

atención y cuidado.

Los documentos de archivo tienen dos tipos de valores primarios y secundarios.

 33

Tabla 3

Relación comparativa de los tipos de archivo según el ciclo vital

Valores Valores Prescripción Fases Tipos Prescripción

Genéricos Documentales Legal (Años) del Ciclo de Archivo Archivística
Vital (Años)
Administrativo 2 Activa Archivo de 2
Gestión

Primarias Contable 5 Activa Archivo de 5

Gestión
Legal 10 Semiactiva Archivo 15
Central
Informativo Semiactiva Archivo
Intermedio
35
Secundarias
Histórico Permanent Archivo
e Histórico

Fuente: (Oporto, 2009, 77)

Con el proceso de valoración documental del INAC, se determinarán los valores primarios y

secundarios, de la producción documental, de tal forma que se logren establecer los tiempos de

permanencia en cada fase del archivo y determinar la disposición final dependiendo el fin que

cumplan, ya que pueden ser informativos, administrativos, fiscales, contables, de investigación,

testimonial o histórica.

2.10. DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Los documentos son el resultado de una información plasmada en cualquier soporte, esta

información surge como resultado de ciertas actividades realizadas por una empresa o una

persona.
 34

La norma ISO15489-1 define documento como “la información creada o recibida, conservada

como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus

actividades o en virtud de sus obligaciones”.

Las definiciones existentes sobre documento cambian según el objeto de estudio de la ciencia

que lo utiliza, por ejemplo, para los historiadores “documento es cualquier soporte que lleva fijada

una información referida a un pasado humano y que haga referencia al hombre en algún sentido.

En cambio, para los juristas, documento es todo soporte que lleva fijado un texto y que goza de

valor legal para imponer algo o para probar un hecho” (Cruz, M, 1999, p. 73).

Para (Arévalo, 2003, p. 18) “El documento es la materia prima de nuestros estudios, el objeto

formal de la Archivología y de las Ciencias de la Documentación. Archivísticamente hablando,

significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o

conservar la información. Es ambiguo hablar del documento sin su contexto, su definición varía de

acuerdo con la ciencia o disciplina que lo estudia”.

2.11. ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN A LOS DOCUMENTOS

Los elementos que caracterizan a un documento son:

- El soporte que es el elemento que contiene la información, (tablillas, pergamino, papiro,

piedra, tela, cinta magnética, papel, disco óptico, etc.).

- La información que es el contenido, es decir es el mensaje que se transmite.

- El registro que es la fijación de la información en el soporte (signos, gráficos, pintura,

impulsos electromagnéticos).

Convengamos que cuando hablamos de documento lo hacemos, necesariamente, del formato

papel. Y en el ámbito de los archivistas y en las oficinas de las instituciones públicas y privadas es

constante asociar el documento con el papel. En la praxis del trabajo archivístico trabajamos con

el papel y reducidamente con otros formatos. Ahora con la definición de que documento es
 35

cualquier soporte que lleva información, podemos deducir que un CD es un documento porque

contiene información; una memoria USB también cuenta como documento porque puede guardar

mucha información.

2.12. DOCUMENTO DE ARCHIVO

Los documentos son la fuente primaria para la formación de cualquier archivo. Son muchos los

conceptos que hacen referencia a este término.

En este caso Inch sostiene que “Son testimonio material de un hecho o acto que realizan, en el

caso que nos ocupa las oficinas de cualquier institución pública o privada en nuestro país”. (El

Documento de Archivo)

Otra definición la tiene Oporto (2005) define al documento de archivo como “el soporte original,

recibido o producido por una persona o entidad en el ejercicio de sus funciones y actividades, que

se caracteriza por su legitimidad y está dotado de valores primarios desde el momento de su

generación”. (p. 31)

Antonia Heredia por su parte considera que “un documento de archivo no es sino el testimonio

y prueba de esas acciones/actos registrados en un soporte perdurable".

Los documentos de archivo son aquellos documentos que son creados por una institución,

forman parte de su patrimonio los cuales sirven como evidencia de sus labores administrativas.

Diccionario de terminología archivística señala que documento es el “Soporte que contiene un

texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en

cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos,

distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman como

tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o

actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información”.

(Diccionario de terminología archivística, 1998)

 36

Convengamos que cuando hablamos de documento de archivo nos referimos al soporte papel y

en un reducido porcentaje otros soportes, vale decir: CD’s, DVD’s, Planos, entre otros.

2.13. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

El tratamiento archivístico es la etapa en la que la documentación es sometida a procesos

mediante una serie de acciones, desde su inicio hasta su disposición final. Pero antes debemos

acercarnos a las definiciones para su mejor comprensión.

El tratamiento archivístico es una de las etapas más importantes, sino la más indispensable,

para la organización documental y a continuación veremos algunas definiciones.

“El tratamiento archivístico es un conjunto de operaciones realizadas en cada fase del ciclo vital

de los documentos. La identificación, clasificación, ordenación, instalación y la descripción son

prácticas que tienen el propósito de preparar a la documentación física e intelectualmente para ser

usada”. (Diccionario de Terminología Archivística).

Según Ana Duplá Del Moral “es el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los

documentos en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservación, su

organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines”.

Al clasificar y ordenar los documentos se deben seguir los principios que dicta la archivística en

otras palabras, respeto al principio de procedencia y al orden original de los archivos.

2.13.1. IDENTIFICACIÓN

Como su nombre indica la identificación es el inicio de la primera fase del tratamiento

archivístico y veremos qué documentación produce el INAC y para una mejor comprensión

veremos definiciones sobre ella.

“Esta operación típicamente intelectual tiene la mayor importancia, pues consiste en la

identificación precisa del sujeto productor de la información. La identificación se basa en el respeto

 37

al principio de procedencia y el respeto a la estructura interna de los fondos y su orden natural”.

(Oporto, 2009, p. 76)

Otro punto de vista al respecto de identificación en la que destaca como laboral crucial pues

inicia todo el trabajo en adelante, señala que:

“La identificación de las series documentales es un proceso de investigación y sistematización.

Es una labor crucial e importante, porque de este proceso depende una adecuada y precisa

conceptualización que se verá reflejada tanto en las nomenclaturas de las mismas series como en

sus contenidos”. (Administración de documentos y archivos Textos fundamentales, Ramón

Aguilera Murguía, 2011, p. 120)

Por los conceptos anteriores podemos decir que la identificación es un proceso muy importante

porque nos dará a conocer la documentación que genera una institución, en este caso el INAC.

2.13.2. DIAGNÓSTICO

Es la parte en la que debemos analizar la documentación y ver el estado en el que se

encuentra, el sujeto productor, entre otros, para determinar y pasar a la otra etapa. Seguidamente

veremos algunos puntos de vista.

“El diagnóstico alude, en general, al análisis que se realiza para determinar cualquier situación

y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos

recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgar mejor qué es lo que está pasando”.

(Wikipedia)

Otra definición que nos acerca al significado señala que: “Diagnóstico es el levantamiento de

datos sobre una organización para definir e interpretar cuáles son los problemas y fragilidades de

la organización para que puedan ser remediados y solucionados” (Chiavenato, 2006, p. 350).

De las definiciones mencionadas podemos decir que: primero permite conocer a que se dedica

la institución su naturaleza, sus objetivos, misión y visión y el segundo, en la situación en la que se

 38

encuentran los documentos, los tipos documentales, además de obtener un panorama inicial de

las series, el estado de conservación y la cuantificación de la documentación en metros lineales.

2.13.3. ACOPIO DE DOCUMENTOS

El acopio se refiere a la reunión de documentos transferidos de las diferentes áreas o

dependencias de una institución. Se las realiza a través de transferencias mediante formularios o

actas de entrega que harán las unidades productivas.

2.13.4. CLASIFICACIÓN

La clasificación, como parte del tratamiento archivístico, tiene las siguientes definiciones para

su mejor entendimiento.

Por su parte, Oporto (2005) plantea que “La clasificación consiste en agrupar las

documentaciones en clases, acción que se verifica desde la fase misma de la producción

documental que está bajo la responsabilidad de las secretarias y otros gestores de la

documentación”. (p. 42)

Para Arévalo (2003) “La clasificación es la agrupación de los elementos de un conjunto en

subconjuntos, clases o conceptos clasificatorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhaustiva”.

(p. 70)

La clasificación es una parte esencial para determinar y formar grupos de documentos como la

define Duplá de Moral (2001) “La clasificación es la operación mediante la cual los documentos

producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando

conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa

oficina”. (p. 89)

En el caso de Dupla Del Moral ve a la clasificación como una operación por una determinada

unidad administrativa que se van agrupando por similitudes. Por otro lado, Oporto ve a la
 39

clasificación como el acto de agrupar documentos en clases. Este coincide con Arévalo que

también se refiere a la clasificación en la agrupación de elementos en subconjuntos.

Schellenberg establece tres tipos distintos de clasificación:

- Clasificación funcional. Son las funciones del organismo productor del

fondo documental las que se toman en consideración para clasificar los

documentos. Así agruparemos primero los documentos según las

actividades de las que son resultado. Ya agrupados los documentos en

series, éstas se reúnen bajo clases más amplias que recogen todas las

actividades resultado de una misma función. por último, las funciones se

agrupan dentro de clases más amplias derivadas de las líneas de acción

del organismo productor.

- Clasificación orgánica. Con este sistema las series se agrupan de

acuerdo con diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica

de la entidad, reproduciendo sus servicios, áreas, secciones. Sólo es

posible utilizar este sistema a nivel de series, lo cual se hace

jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las

divisiones más amplias.

- Clasificación por materias. Este sistema de clasificación es resultado

del análisis del contenido de los documentos. esto es, de los asuntos o

materias de que tratan.

2.13.5. ORDENACIÓN

Luego de la clasificación viene la ordenación de las series teniendo en cuenta un sistema de

ordenación preestablecido sea numérico simple o combinado. Veamos algunas definiciones.

 40

Un punto de vista nos dice que “Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes

siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica”.

(Cruz Mundet, 1999, p. 250)

Entonces, convengamos que el ordenar es la operación de unir elementos o unidades de un

conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con una unidad u orden establecido de

antemano.

2.13.6. INSTALACIÓN

La instalación es, básicamente, colocar en cajas o en la estantería la documentación clasificada

y ordenada. Como podemos ver en las siguientes definiciones:

Según Cruz Mundet “Es una tarea íntimamente relacionada con la ubicación física de todo el

fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y legajos son

agrupaciones de expedientes, forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las

estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos

(luz, polvo…)”. (1999, p. 251)

Por tanto, la instalación es el proceso de colocar físicamente los documentos en el lugar donde

se conservarán, estas unidades de instalación pueden ser de diverso tipo, como ser: carpetillas o

folders, carpetas, cajas, estantes y gaveteros con adecuada descripción o signaturización para

identificación del documento.

2.13.7. VALORACIÓN

La valoración como parte del tratamiento archivístico es donde se valora -valga la redundancia-

la documentación, de acuerdo a los parámetros que la archivística indica para establecer su uso y

disposición final. Bajo esta consigna la valoración se la divide en dos primaria y secundaria. Pero

antes veamos algunos conceptos.

 41

“La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores

inherentes a los documentos y su gradación.” (Cruz Mundet, 1999, p. 210)

Otra forma de ver la valoración a diferencia de la otra, es de los siguientes autores españoles

que se vincula con los valores primarios y secundarios.

La Torre M. y Palomino M. (2000) la valoración de los fondos documentales es el “proceso

intelectual por el que se estudia la documentación, determinando sus valores primarios y

secundarios, y las fechas de permanencia en los archivos del sistema”.

2.13.7.1. VALOR PRIMARIO

Esta etapa es en la que se establece la disposición final del documento. Este valor es una tarea

que se debe realizar de acuerdo a parámetros que rigen la teoría archivística y que podemos ver a

continuación en las siguientes definiciones.

“Es el conjunto de valores específicos que son de utilidad exclusiva para los productores de la

documentación y por ello son mediatizados en su acceso para el conjunto de la sociedad”.

(Oporto, 2005, p .32).

La valoración primaria se clasifica en:

a) Valor administrativo

El presente valor se refiere al periodo en el que se mantiene un documento hasta la

finalización del trámite en un plazo de dos años, como lo plantean los dos siguientes

autores.

Para Oporto “Este valor es dado por la sociedad administrativa de la actuación del

funcionario, que se plasma con el documento y tiene vigencia en el transcurso de la

duración de un trámite hasta su conclusión, que determina su conservación en las

 42

oficinas de gestión, hasta después de dos años de la finalización del asunto

tramitado”. (Oporto, 2005, p. 33).

Sin plazos y el inicio de un trámite administrativo hasta su destino final la siguiente

definición se acerca a un punto de vista más general.

Duplá Del Moral al respecto dice que: “Los documentos se producen por la

administración como soporte de una determinada acción administrativa que, de

acuerdo con las normas de procedimiento, deberá seguir un trámite para surtir

efectos concretos. Este valor se mantendrá en los documentos,

independientemente de que se le superpongan otros, desde su origen hasta el

momento en que se considera concluida y sin efectos la acción administrativa de la

que es soporte y testimonio”. (2001, p. 174)

b) Valor fiscal o contable

En este caso el valor de los documentos está con plazos para luego ser transferidos

al archivo central como se plantea a continuación:

“Son los documentos que contienen información contable y están relacionados con

los mecanismos del control presupuestario y pueden servir de explicación o

justificación de operaciones propias del gasto y ejecución presupuestaria. Esta

documentación se conserva obligatoriamente cinco años en las oficinas de origen

antes de ser transferida al Archivo Central”. (Oporto, 2005, p. 33)

Al igual que la anterior definición esta se acerca al inicio y disposición final del

documento y resalta el valor monetario que se ejerce durante su vigencia. Asi lo

conceptualiza el siguiente párrafo:

 43

“Este tipo de valor aparece en los documentos cuya función consiste en justificar el

dinero que la administración ha recaudado, distribuido, controlado o gastado. La

importancia de esta función de control determina una permanencia de valor muy

superior al del periodo en el que se desarrolla la acción administrativa

correspondiente, factor que debe tenerse en cuenta a la hora de su posible

eliminación”. (Duplá Del Moral, 2001, p. 174).

c) Valor legal o jurídico

En este valor los documentos están vinculados a lo legal pueden referirse sobre un

asunto, que puede cumplir un plazo determinado o extenderse el mismo.

Seguidamente una definición de este valor.

“Engloba el universo jurídico del que derivan derechos y obligaciones legales

reguladas por el derecho común, y al que refiere por la calidad de prueba ante la

Ley. Está dado por los plazos legales de la prescripción de un asunto”. (Oporto,

2005, p. 33).

En la siguiente definición la autora de esta conceptualización nos acerca a su

semejanza a lo administrativos dependiendo del tiempo que estén vigentes, como lo

dice seguidamente.

“Los documentos con valor legal son aquellos que contienen derechos de la

administración o de los particulares, que pueden ser efectivos ante los tribunales.

Este tipo de valor puede coincidir con el administrativo o bien continuar al finalizar

éste”. (Duplá Del Moral, 2001, p. 174)

 44

2.13.7.2. VALOR SECUNDARIO

Los valores secundarios están referidos a que la documentación sirve de referencia histórica o

netamente informativa, como lo califica Oporto, que al respecto menciona que es el “Conjunto de

valores específicos informativos e históricos que adquieren los documentos al perder sus valores

primarios”. (Oporto, 2005, p. 34)

a) Valor informativo

El valor informativo ofrece referencias/datos de un hecho en particular, o un

acontecimiento de un determinado tema.

“Expresa el carácter y potencial informativo intrínseco de cualquier documento,

otorgándole gran utilidad para la investigación, pues los documentos a menudo

contienen información con alto valor para la investigación, sin que hubiera sido

considerada como tal por los creadores de la documentación”. (Oporto, 2005, p. 34)

Para Duplá Del Moral (2001) el valor informativo de un documento “Puede definirse

como la capacidad que el contenido de un documento posee para ayudar a

reconstruir las actividades de un organismo o situación actual o pasada, de hecho, o

incluso jurídica”. (p. 172)

b) Valor histórico

Esta etapa es en la que luego de un análisis se establecerá el valor histórico,

porque existen documentos que por su carácter son de valor imperecederos.

En este caso Oporto sostiene que “Es aplicable a las documentaciones que han

pasado por la fase de la valoración y son preservadas para su conservación

permanente por su importancia para los intereses de la sociedad civil, el gobierno y

el país”. (Oporto, 2005, p. 35)

 45

De acuerdo a la primera definición la siguiente coincide con el valor permanente y

no tienen prescripción.

“El valor histórico es el valor que posee un documento como fuente primaria para la

Historia. No tiene plazo de prescripción y, en consecuencia, ningún documento con

valor histórico podrá ser destruido”. (Duplá, 2001, p. 175)

2.13.7.3. DESCRIPCIÓN

La descripción es esencial para la ubicación de los documentos. Posee un alto grado de

importancia, pues permitirá el fácil acceso.

“En el archivo es el empleo de técnicas que permitan crear auxiliares o instrumentos de

información con el objeto de tener un conocimiento seguro y completo de la documentación

existente en un archivo”. (Diccionario de Términos Archivísticos, p. 88)

La descripción esta acompañada de instrumentos que acompañan a la ubicación y el acceso a

la documentación como lo plantea la siguiente definición de Luis Oporto:

“Es la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de instrumentos

de consulta para facilitar el acceso, conocimiento, control y uso de las

documentaciones existentes en el archivo. Los instrumentos descriptivos destinados

al control administrativo tienen el fin de garantizar la inmediata ubicación de un

documento en el archivo”. (Oporto, 2005, p. 43).

“El propósito de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido del

material archivístico a fin de promover su accesibilidad.” (CIA, 1992)

En síntesis, la descripción es el proceso realizado por el archivista, con el fin de elaborar

instrumentos que facilitarán el conocimiento, control, acceso y recuperación de los fondos

documentales.
 46

2.14. NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN - ISAD-G

La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y contenido de los

documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Los procesos descriptivos comienzan

con el inicio del trámite y continúan a lo largo de todo su ciclo vital.

En lo que se refiere a las normas de descripción está la ISAD -G que es la más conocida en el

ámbito archivístico que básicamente plantea explicar el contenido de un determinado documento,

bajo parámetros que plantea esta norma.

Las ISAD (G) son las siglas en inglés de General International Standard Archival Description

(Norma Internacional General de Descripción Archivística), publicada por el Consejo Internacional

de Archivos (CIA) en 1994. La segunda edición de esta norma sería adoptada por el Comité de

Estocolmo en Suecia entre el 19 y 22 de septiembre de 1999.

Esta norma posee una guía general de descripción archivística que contiene 26 elementos, de

estos sólo siete son los más utilizados y son:

1. Código de referencia: Identifica el archivo y proporciona un nexo de unión entre los

documentos y la descripción que los representa.

2. Título: Denota la unidad de descripción. Se debe anotar el nombre completo del grupo

documental. Cuando la unidad de descripción tenga un nombre formal, éste deberá

transcribirse textualmente, palabra por palabra, con su orden y ortografía original; pero no

necesariamente ni la puntuación ni las mayúsculas.

3. Productor: Describe la procedencia.

4. Fechas: Periodo en el que el productor acumuló los documentos de la unidad de

descripción en el ejercicio de su actividad.

5. Soporte: Identifica el tipo de soporte que contiene la información

 47

6. Folios: Corresponde al número de hojas.

7. Nivel de descripción: Identifica el nivel de organización. Consignar si se está

describiendo un fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, expediente o unidad

documental.

2.15. NORMA ISAAR CPF

Por su parte la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a

Instituciones, Personas y Familias o ISAAR (CPF), define a la descripción como la:

“…representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la

componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella

información que sirva para identificar, gestionar, y localizar la documentación y explicar su

contenido y el contexto de su producción.”

2.16. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

Los instrumentos de descripción son los que coadyuvan a la búsqueda de la documentación, o

lo utilizan para tener referencias del fondo documental de una determinada institución.

“Los instrumentos de descripción constituyen la llave maestra que vincula a los archivos con

sus usuarios. Los instrumentos de descripción, manuales o automatizados, registran la

información resultante de los procesos descriptivos. Su elaboración, como se vio en el capítulo

precedente, puede realizase en diversos niveles, en concordancia con las características y

relaciones jerárquicas de los fondos, secciones, series, expedientes y unidades documentales

simples y, en su caso, las categorías intermedias que se determinen (subfondos, subsecciones y

subseries). Extraída de http://www.idaipqroo.org.mx/archivos/institucion/gestion-

documental/pdf/cuaderno_4_final_instrumentos_de_descripcion_archivistica.pdf

Los instrumentos de descripción son de dos tipos: de control y de consulta.

 48

Así, “Los instrumentos de control son elaborados en las fases de identificación y valoración,

además sirven para fines de la administración archivística. Los instrumentos de consulta son

relaciones o descripciones de un conjunto de unidades documentales o una serie con el fin de

establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de ellos, que permite su adecuada

localización y recuperación”. (Oporto, 2005, p. 43)

2.17. INVENTARIO

De manera general, el inventario, es un instrumento que nos aproxima a los documentos y en

momentos al contenido de estos, además que su ayuda es indispensable en la labor archivística.

“Son registros que describen la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo,

siguiendo la organización de los expedientes. Pueden ser esquemáticos, generales, analíticos y

preliminares. Es útil para todos los archivos”. (Oporto, 2005: 44)

El inventario es un instrumento clave, que se encarga de describir a los documentos dentro de

una gran cantidad de éstos.

“En muchos archivos, el instrumento básico de referencia es un inventario o registro, que

describe los documentos en un solo fondo o grupo de documentos”. (Diccionario de Términos

Archivísticos, p.149)

2.18. GUÍAS DE ARCHIVO

Este instrumento de descripción es importante en un archivo ya que nos acerca al fondo

documental y nos da una idea general de ésta.

“Son instrumentos de referencia que describen globalmente fondos documentales de uno o

varios archivos, señalando las características fundamentales de los organismos y sujetos

productores, series, fechas extremas y unidades de medida (volumen o metro lineal). Es el

instrumento aconsejado para los archivos central e intermedio”. (Oporto, 2005, 44)
 49

“Las guías, por su parte, ofrecen un panorama general de los fondos documentales, por lo que

su elaboración es propia de los archivos históricos”. Extraída de

http://www.idaipqroo.org.mx/archivos/institucion/gestion

documental/pdf/cuaderno_4_final_instrumentos_de_descripcion_archivistica.pdf

2.19. INSTRUMENTOS DE CONTROL

Uno de los trabajos que debemos resaltar sin desmerecer los demás es la elaboración de

instrumentos de control para que la documentación no se extravíe. Y a continuación vemos

definiciones acerca de este instrumento.

“Instrumentos técnicos que permiten el desempeño de las actividades archivísticas y el control

de la documentación a lo largo de su ciclo vital”. Extraída de

http://www.idaipqroo.org.mx/archivos/institucion/gestion

documental/pdf/cuaderno_4_final_instrumentos_de_descripcion_archivistica.pdf

2.20. CUADRO DE CLASIFICACIÓN

El cuadro de clasificación, de unidades documentales, es uno de los instrumentos

indispensables para el conocimiento de qué documentación produce una institución. Nos acerca al

fondo documental, series y subseries para tener conocimiento especifico de a qué se dedica la

institución.

“Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una

organización. Organiza intelectualmente la información, permitiendo situar los documentos en sus

relaciones con otros para construir los expedientes”. (Cruz, 1999, 244).
 50

“El cuadro de clasificación recoge todas las series documentales normalizadas a partir de las

cuales se deberán clasificar los documentos generados por las distintas unidades administrativas

de la institución”. (Cuba, 2011, p. 84)

En resumen, el cuadro de clasificación nos da una idea clara de los documentos existentes en

una determinada institución.

2.21. CONSERVACIÓN

Una de las tareas de los archivos es indiscutiblemente la conservación. De hecho, dependiendo

de las labores de conservación que se ejerza se puede preservar documentación de mucha

importancia o hasta histórica.

La conservación es “Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una

parte, la preservación o prevención de posibles daños físicos en los documentos, y por otra, la

restauración de estos cuando el daño se ha producido”. (Cuba, 2011, 298)

“Es la actividad que comprende todas las actuaciones necesarias para que los documentos de

archivos se conserven en tanto duren sus valores”. (Diccionario de Términos Archivísticos, p. 76)

Ambas definiciones coinciden en la de asegurar, preservar, y prevenir daños o alteraciones de

un documento. Pues éstos no están libres de cualquier daño que pueda ser ocasionado, tanto por

el hombre o por fenómenos naturales. Además, la importancia de conservación radica en que si un

documento está con todas las medidas de protección será menos riesgoso que se deteriore.

2.22. ACCESO A LA INFORMACIÓN

Para tener una idea clara sobre el acceso a la información veremos dos definiciones al

respecto.

“Para fines archivísticos se considera que la accesibilidad es la condición de estar los

documentos disponibles para la consulta. Efectivamente el acceso a los documentos, es la

 51

posibilidad de los ciudadanos de hacer efectivo el derecho democrático de acceder a la

información de éstos, de acuerdo con las disposiciones del marco jurídico de cada país”.

(Administración de documentos y archivos Textos fundamentales, Virginia Chacón Arias, 2011, p.

377)

Cabe resaltar que el acceso a la información esta en base a las leyes que rigen un país,

también se la ve como un derecho que tienen los ciudadanos. No obstante, podemos deducir que

este acceso es irrestricto. Otra definición que prácticamente aborda y cita a los archivos es la

siguiente.

“El acceso a la información misión primordial del centro de archivo, se expresa por medio de los

servicios. Como sucede con cualquier producto, los archivos deben generar servicios capaces de

satisfacer la demanda global, tanto de la administración, la ciudadanía o la investigación

científica”. (Oporto y Campos, 2009, p. 90)

Entonces el acceso a la información implica que cualquiera persona cual sea su condición

pueda conocer y consultar documentación pública, a partir de la cual se pueda obtener la

información que requiere. Este acceso se logra a partir de distintos instrumentos de consulta

establecidos en cada archivo. En Bolivia, el acceso a la documentación o información está

considerado como derecho constitucional, sin embargo, se restringe cuando se trata de

documentación pública, para que un ciudadano común pueda tener acceso debe manifestar el

llamado interés legítimo. En la práctica habitual existe acceso irrestricto a documentación pública

histórica pero no sucede lo mismo con la documentación activa.

2.23. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Básicamente un manual de procedimientos es la representación escrita de actividades para un

hecho en particular. En este caso son las labores que desempeña, el archivista, en un archivo

central, desde el ingreso de la documentación hasta su disposición final.

 52

En este caso manual de procedimientos para Álvarez, 2001, “se debe entender la colección

sistemática de los procesos que indique al personal de una organización las actividades a ser

cumplidas y la forma como deben ser realizadas.” (p. 18)

Así también desde un punto de vista operativo en sí, podemos conceptualizarlo como

instrucciones operativas que realizan en una institución. Obviamente con tareas detalladas y

delegando responsabilidades a las personas involucradas en el proceso.

El Archivo Central como responsable de la administración de la documentación transferida por

los Archivos de Gestión debe establecer una serie de procedimientos para el manejo de las

distintas series. Una de las herramientas primordiales que debe existir en todo Archivo Central es

el manual de procedimientos, pues en este instrumento se plasman las actividades que

desarrollará el archivo.
 53

CAPÍTULO III

III. MARCO INSTITUCIONAL

3. EL INSTITUTO NACIONAL DE AVIACIÓN CIVIL – INAC

El Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC) es un establecimiento de enseñanza en el

ámbito de la aeronáutica. Depende de la Dirección General de Aeronáutica Civil y ésta, a

su vez, depende del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda; en consecuencia,

el INAC es un organismo que depende del Estado.

3.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL INAC Y LAS ESCUELAS DE AVIACIÓN

La aeronáutica es una labor de hace muchos años en nuestro país. Es así que los

trabajos que son netamente en este rubro aparecieron a la par de la existencia de las

primeras aeronaves, en este caso hablamos de talleres de mantenimiento y escuelas de

instrucción. Y Bolivia no quedo al margen creando sus propias compañías ofreciendo

estos servicios.

“El primer centro civil de entrenamiento aeronáutico establecido en nuestro país fue

la Escuela de Pilotos y Mecánicos de Aviación del Lloyd Aéreo Boliviano, la cual fue

autorizada por Resolución Suprema del 27 de mayo de 1927 y entró en operaciones en

enero del año siguiente. En su periodo fundacional la escuela estuvo bajo la dirección del

Prof. Víctor Cabrera L. y Ramón C. Prada, tenía carácter gratuito y los ciclos de

enseñanza eran de 3 años para mecánica y 2 años adicionales para pilotaje”. (Memoria

DGAC, 2009: p. 45)

 54

En 1930 el LAB adquirió sus primeras aeronaves exclusivamente de entrenamiento.

Podemos destacar que el primer piloto civil boliviano fue Jorge Wilstermann Camacho, y

los copilotos/técnicos Cleómedez Fernández, Rodolfo Galindo, José Meleán y Juan

Balderrama; quienes continuaron prestando servicios en el LAB, junto a varios ciudadanos

extranjeros asentados en nuestro país y que trabajaban para la empresa. El Lloyd Aéreo

Boliviano fue un referente histórico en la aviación, así como de las escuelas de aviación.

“Los orígenes del INAC datan de los años 70 pues el Instituto de Aviación Civil fue

creado mediante Decreto Supremo N° 10163 de 24 de marzo de1972, a partir de ahí se

inicia el proceso de fortalecimiento institucional a objeto de que la actividad aeronáutica

nacional en Bolivia pueda adecuarse y organizarse administrativamente, con el fin de no

dispersar esfuerzos humanos y recursos financieros, además coordinar actividades con

entidades especializadas de similar acción operativa y organización funcional”. (Memoria

DGAC, 2009: 22)

“Esta disposición legal creó el ex Consejo Nacional de Aeronáutica (CONAER)

dependiente de la Presidencia de la República, como Alto Organismo del Estado para el

cumplimiento de las funciones de asesoramiento y coordinación, respecto a la actividad

aeronáutica nacional y a la Política del Estado, incluyendo la creación de un Centro de

Formación y Capacitación Especializado”. (Memoria DGAC, 2013: 45)

Siguiendo esta lógica, el Decreto Supremo N° 10422 del 22 de agosto de 1972

sanciona y promulga las normas básicas de Aeronáutica del Estado Boliviano, definiendo

las políticas y normas que orientan la posición del gobierno frente a los problemas que

plantea la actividad aeronáutica.

 55

La Ley aeronáutica N° 2902 del 29 de octubre de 2004 que bajo la presidencia de

Carlos Mesa Gisbert en su artículo 72 establece las bases para la certificación de

escuelas y centros de instrucción.

3.2. FUNCIONES DEL INAC

La función que desempeña el INAC es el de impartir conocimiento en el área aeronáutica.

Por ello sus principales funciones son:

a) Aplicar normas y reglamentos de la OACI destinadas a ordenar y uniformar los

métodos y procedimientos de instrucción y enseñanza aeronáutica.

b) Organizar, programar y desarrollar cursos de capacitación y perfeccionamiento en

las distintas disciplinas de aeronáutica civil.

c) Prestar asistencia sobre el grado o nivel de capacitación requeridos para el

personal que presta servicios en tránsito aéreo, meteorología, AIS, encargado de

operaciones, pilotos, tripulantes de cabina, inglés, preparar planes y programas de

instrucción técnico - administrativo.

d) Aplicar procedimientos, normas e instrumentos necesarios para la capacitación y

formación operática y técnica de personal aeronáutico a nivel nacional.

e) Coordinar el intercambio de información con otros centros de instrucción

aeronáutica nacionales y extranjeros, para mantener actualizados los programas,

métodos y procedimientos de capacitación y entrenamiento.

 56

f) Implementar el sistema Trainair de la OACI.

Para tener claros los relacionamientos del instituto con la OACI en cuanto a la

enseñanza que imparte, específicamente en el punto f) debemos aclarar lo siguiente:

La OACI es la Organización de Aviación Civil Internacional que es una agencia, de la

Organización de las Naciones Unidas, creada en 1944 por el Convenio de Chicago para

estudiar los problemas de la aviación civil internacional y promover los reglamentos y

normas únicos en la aeronáutica mundial. Las normas están plasmadas en los anexos

como los llama la organización.

El sistema TRAINAIR proporciona una metodología para construir el material de

formación basado en competencias y facilita el intercambio de los conjuntos de material

didáctico normalizado entre los países miembros.

Los objetivos específicos del Programa TRAINAIR son:

• Construir una red global de centros de instrucción aeronáutica;

• Mejorar la seguridad y eficiencia del transporte aéreo a través de la creación, el

mantenimiento y la vigilancia de un alto nivel de formación.

• Apoyar a los estados y sus organizaciones de formación reconocidos para

estandarizar su formación.

• Establecer una plataforma para el intercambio que facilite paquetes de material

didáctico normalizado.
 57

Para un mejor conocimiento véase el organigrama de la institución que es el ANEXO 1 del

presente trabajo.

3.3. MISIÓN

Formar, capacitar y perfeccionar técnicos y profesionales, acorde con normas y

programas nacionales e internacionales en beneficio de la navegación aérea y seguridad

operacional, para contribuir al desarrollo aeronáutico del país.

3.4. VISION

Ser una institución líder en la formación, capacitación, investigación y desarrollo de

programas de enseñanza en el campo aeronáutico con alto nivel académico.

3.5. OBJETIVO DEL INAC

Desarrollar y elevar el nivel profesional aeronáutico en todas las especialidades a

través de programas y planes de estudio estructurados, de acuerdo con políticas

nacionales bajo las recomendaciones internacionales.

3.6. ANÁLISIS DE LA ENTIDAD

Por las características particulares del “Instituto Nacional de Aviación Civil”, desde su

creación ha generado y recibido documentación legal, financiera, operativa/técnica y

administrativa, la misma que tiene un valor estratégico para la toma de decisiones de la

institución.
 58

Asimismo, se encontró un documento titulado: funcionamiento del Módulo Informático

de Archivo y Correspondencia, considerando que la información es un activo importante al

igual que otros. La necesidad de un registro digitalizado de toda la información que circula,

como respaldo por razones de seguridad institucional es indispensable para precautelar la

información. Sin embargo, la inquietud por organizar adecuadamente los archivos físicos

frenó esta posibilidad. Lamentablemente este intento de implementar el manejo de la

correspondencia no se llevó a cabo y se quedó estancado. No se encontró ningún

documento que se refiera al manejo de archivos o alguna clase de normativa con

referencia a la archivística.

En su Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 de la Dirección General de

Aeronáutica Civil menciona al INAC en el apartado sobre objetivos estratégicos como:

“Fomentar la formación, regular el desarrollo y la investigación aeronáutica” (DGAC, PEI,

65). Se observa que el Instituto se encuentra como referente en la parte de formación

aeronáutica por tanto ocupará un lugar preferente para el apoyo de futuros profesionales

aeronáuticos.

De este panorama surge la necesidad de implementar procedimientos para el

tratamiento de los archivos inactivos, que implica la identificación, clasificación,

ordenamiento, descripción, conservación y eliminación controlada, localización y

recuperación rápida de los documentos generados en el Instituto tanto en soportes físicos

como electrónicos.

3.7. TIPO DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

El INAC es una institución pública relacionada con la formación aeronáutica. En esta

 59

institución se imparten los siguientes cursos:

• Controlador de Tránsito Aéreo

• Técnico en Meteorología Aeronáutica Inicial

• Técnico en Meteorología Aeronáutica Intermedia

• Tripulante de Cabina

• Piloto de Línea Aérea

• Piloto Privado

• Encargado de Operaciones de Vuelo

• Servicio de Información Aeronáutica

• Ingles Nivel 1, 2, 3 y 4

Se debe aclarar que los cursos, arriba mencionados, son los más requeridos.

Eventualmente, las líneas aéreas, pueden solicitar, algunos cursos de actualización o

cursos específicos.

El INAC posee un diseño organizacional funcional jerárquico, basado en las principales

actividades y funciones para llevar adelante sus objetivos.

En el Instituto existen las siguientes unidades organizacionales:

• La Gerencia es la responsable, como máxima instancia de decisión del

Instituto. Es la que tiene a cargo las diferentes unidades (2 personas)

• Responsable de Operaciones es el encargado de la parte de instructores (5

personas). Consta de cinco áreas.

 60

• Responsable Académica, razón de ser del instituto es la instancia de

coordinación de diferentes cursos que se imparten en el INAC (8 personas).

• Dirección Administrativa Financiera que tiene a su cargo Almacenes,

Contabilidad y Servicios Generales (4 personas). Son quienes llevan cabo

todo lo referente a la parte netamente administrativa, contable y

adquisiciones para el instituto.

3.8. UNIDADES DE ARCHIVO DEL INAC

El Instituto Nacional de Aeronáutica Civil cuenta con cuatro archivos de gestión, en los

cuales se resguarda la documentación activa de las unidades del Instituto.

Tabla 4
Gerencia, unidades, ubicación y cantidad de archivos de gestión

CANTIDAD DE
N° GERENCIA/ UBICACION ARCHIVO DE
UNIDAD GESTION

1 Gerente Piso 2 1
Responsable

2 Responsable de Piso 2 1
Operaciones
 61

3 Responsable Piso 2 1
Académico

Dirección
4 Administrativa Piso 1 1
Financiera

Fuente. Elaboración propia

GERENTE RESPONSABLE

Su ubicación está en el segundo piso. El gerente responsable es la cabeza del

INAC. Esta en coordinación directa con los demás responsables para los cursos a

impartir, preparar planes, programas de instrucción de técnico -administrativo. La

generación de documentos está más relacionada con el área académica.

RESPONSABLE DE OPERACIONES

Se encuentra en el tercer piso, es la que coordina con los jefes de área como ser:

instrucción técnica, instrucción en teoría, instrucción de vuelo y supervisión de

registro de mantenimiento. Obviamente sin dejar de lado la coordinación con las

demás aéreas.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Se ubica en la planta baja del Instituto resguarda toda la información concerniente

al área contable y del personal del Instituto. Resaltar, que en el depósito se

 62

encuentra un 30 % de la documentación de gestiones pasadas de esta área, los

documentos se encuentran en cajas.

RESPONSABLE ACADÉMICO

Esta área se encuentra ubicada en el primer piso, cuenta casi con el 40 % en el

depósito. Específicamente de planes de estudio, certificados de calificaciones,

historiales académicos, entre otros.

Las demás áreas hacen la suma del 30 % de la documentación en el depósito.

3.9. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO EN MATERIA ARCHIVÍSTICA DEL INAC

El presente diagnóstico tiene como propósito realizar un análisis del estado actual de la

documentación e identificar las condiciones, circunstancias y naturaleza de los mismos;

determinar falencias existentes y los efectos que las causan.

Para el análisis de la situación actual (tratamiento, conservación, búsquedas y

consultas) y la elaboración del presente diagnóstico se aplicó la siguiente metodología:

• Inicialmente se realizó una revisión detallada de los documentos normativos

(manuales y reglamentos) del Instituto y en particular de aquellos relacionados

con el tratamiento de los archivos.

• Se elaboró un cuestionario con preguntas estructuradas para todo el personal

de las diferentes unidades del INAC.

• Así mismo, se utilizó la metodología de la observación directa para constatar

de forma personal el estado de los archivos físicos, realizando una visita in situ
 63

a cada miembro del personal. Los puestos observados fueron: Gerencia, OACI,

Responsable Académico, Responsable de Operaciones, Responsable Satelital,

Dirección Administrativa Financiera más sus dependencias y encargado del

Depósito “Custodia” de documentos.

• Revisión de expedientes para conocer su estructura y orden, poniendo énfasis

en lo relacionado a manuales, planes, programas, decretos, leyes así como

también a la correspondencia general que fue la que abarco mayor tiempo.

• Como consecuencia de lo señalado en el punto anterior se realizaron consultas

al personal implicado directamente en la generación y organización de los

documentos a fin de aclarar las dudas que surgían de la revisión de sus

expedientes.

• Se recibió una inducción en lo que se refiere, específicamente, al aérea de

correspondencia.

Una vez aplicados estos instrumentos se procesaron, analizaron e interpretaron los

datos, que prácticamente dieron las líneas generales para el desarrollo del presente

proyecto.

Además, esta etapa, del diagnóstico, es crucial porque es dentro del fondo documental

del INAC, y que tendrá en cuenta los cambios que tuvo el Instituto a nivel administrativo,

tipos documentales y evolución orgánica.

A diferencia de cualquier institución que está sujeta a cambios de autoridad o lugar de

trabajo, el INAC no tuvo movimientos o traslados que afectan o afectaron a la

 64

documentación. Cabe aclarar que, como dijimos líneas arriba, el Instituto se dedica a

impartir cursos relacionados a la aeronáutica.

Ahora con referencia a la documentación no tuvo variación a lo largo de la existencia

del Instituto. Es así que el fondo documental está dividido en dos grupos:

1. Documentación administrativa

2. Documentación técnica

La documentación administrativa nace como producto de las actividades diarias

del INAC.

La documentación técnica es la referente a los cursos que se imparten en materia

aeronáutica en el Instituto; al margen de éstos también se producen documentos

que sustentan estos cursos como ser: planes y programas de estudios, manuales

de aeronaves, cartas aeronáuticas, planos de aeródromos, anexos de la OACI sus

actualizaciones o enmiendas, Trainier Plus, entre otros.

3.10. FODA SITUACIONAL DEL INSTITUTO

Este análisis nos dará a conocer las situaciones en contra y a favor de la creación del

archivo central.

La herramienta estratégica aplicada para el proyecto fue la Matriz FODA para poder

realizar un análisis profundo de las principales fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas que posee el INAC, con el fin de comprender cuál es la situación respecto a la

actividad que realiza.

 65

Tabla 5

Cuadro Situacional FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES
- Cuenta con presupuesto disponible.
- Fondo documental desorganizado.
- Apoyo de la gerencia y responsables del
- No cuenta con servicios de consulta.
Instituto.
- Documentos acumulados durante
- Posibilidad de acceder a equipos propios
muchos años.
para el archivo.
- No existen inventarios.
- Existen normativas para el personal en
- No cuenta con personal calificado en
general que orientan la compresión de la
materia archivística.
Institución.
- No cuenta con infraestructura adecuada
- Institución consolidada en el rubro de la
para la administración del fondo
aeronáutica a nivel nacional e
documental del Archivo.
internacional.
- No cuenta con manual de
procedimientos archivístico.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

- Existe el espacio físico para llevar a cabo - Problemas de coordinación con las
el proyecto. unidades del instituto.
- Mucha expectativa de los funcionarios - La no existencia de normativa
del instituto. archivística
- Posibilidad de emprender y desarrollar - Pérdida de Información.
proyectos archivísticos. - Mayor desorganización en la medida que
crezca la documentación.
- Desastres naturales.
- Humedad en la infraestructura.
- Extravío de la documentación.
 66

Fuente: Elaboración propia.

Los resultados que arroja el FODA justifican la creación del Archivo Central en el INAC

que favorecerá a los funcionarios del instituto, así como a la comunidad aeronáutica.

Asimismo, paralelamente a su creación se elaborarán normas y reglamentos para la

administración adecuada de la documentación del Archivo Central y, de esta manera, dar

accesibilidad a la documentación.
 67

CAPITULO IV

IV. ASPECTOS METODOLÓGICOS

El presente proyecto pertenece a la investigación aplicada porque su objetivo es

proponer soluciones inmediatas a problemas concretos. Y dadas sus características a

continuación se dan a conocer los métodos y el enfoque aplicado.

4. ENFOQUE METODOLÓGICO

El enfoque a aplicar en el proyecto será el cuantitativo. A continuación, veremos

definiciones de éste.

4.1. CUANTITATIVO

De las muchas definiciones que existen de este enfoque, está la de Fernández, P. y

Díaz, P. (2002) quienes plantean que la investigación cuantitativa trata de determinar la

fuerza de asociación o correlación entre variables, la generalización y objetivación de los

resultados a través de una muestra para hacer inferencia a una población de la cual toda

muestra procede. (Disponible en https://www.webscolar.com/definiciones-de-

investigacion-cuantitativa-por-varios-autores)

El reconocido autor, Hernández Sampieri y otros, (2014, p. 17 ) da su punto de vista

respecto a este enfoque, señalando que el: “Enfoque cuantitativo utiliza la recolección de

datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con

el fin establecer pautas de comportamiento y probar teorías.”

 68

Por tanto, mediante el enfoque cuantitativo, se determinará la recolección de datos

reales y estadísticos tanto de la población beneficiaria, así como de la cantidad de

solicitudes atendidas para un mejor planteamiento de la propuesta.

4.2. METODOLOGIA APLICADA

Según la conceptualización de la metodología de la investigación científica, hemos

recurrido al método descriptivo con el propósito de obtener datos sustentables. Y también

se utilizará el método proyectivo que busca solucionar un problema.

4.3. METODO DESCRIPTIVO

Este método, según (Hernández Sampieri, 2014, p. 117) lo define como “aquel que

tiene como objetivo indagar la incidencia y los valores en los que se manifiestan una o

más variables o ubicar, categorizar y proporcionar una visión de una comunidad, un

evento, un contexto, un fenómeno o una situación; donde se recolectan datos en un solo

momento o en un tiempo único, es decir, el investigador obtiene la información, pero no

altera las condiciones existentes. Ésta se puede aplicar a nivel exploratorio o descriptivo”.

De acuerdo con el problema planteado concerniente a la creación del Archivo Central

del Instituto Nacional de Aeronáutica Civil (INAC) la investigación realizada es de tipo

descriptivo, ya que interpreta la realidad de los hechos y permite analizar la composición

de los procesos relacionados al manejo de la documentación del Instituto, mediante un

diagnóstico que demuestra las carencias esenciales y, de este modo, proponer la creación

del Archivo Central.

 69

4.4. INVESTIGACIÓN PROYECTIVA

Este tipo de investigación (…) consiste en la elaboración de una propuesta, un plan, un

programa o un modelo, como solución a un problema o necesidad de tipo práctico, ya

sea de un grupo social, o de una institución, o de una región geográfica, en un área

particular del conocimiento, a partir de un diagnóstico preciso de las necesidades del

momento, los procesos explicativos o generadores involucrados y de las tendencias

futura”. (Hurtado Jacqueline, 2000, p.325)

Se eligió este tipo de investigación que va de acuerdo con las necesidades del proyecto

porque permite explorar, describir, explicar y diseñar una propuesta de solución a los

problemas, en este caso a la falta de un Archivo Central, que daría solución a estos

problemas.

4.5. DISEÑO NO EXPERIMENTAL

Podría definirse como la investigación que se realiza sin manipular deliberadamente

variables. Es decir, se trata de estudios en los que no hacemos variar en forma intencional

las variables independientes para ver su efecto sobre otras variables. En lo que refiere a la

investigación no experimental.

“La investigación no experimental es aquella que se realiza sin manipular

deliberadamente variables. Lo que se hace en la investigación no experimental es

observar fenómenos tal como se dan en su contexto natural, para analizarlos. (Tintaya

Hilari, 2016, pág. 79)

La investigación cuenta con un diseño no experimental ya que se recabarán y

analizarán las actividades que se realizan a diario en el Instituto. Es decir que se tomarán
 70

hechos, específicamente, en el manejo de archivos para estudiarlos y ver las necesidades

en esta materia.

4.6. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN

Para obtener datos fidedignos y de primera mano, se utilizaron técnicas e instrumentos

de investigación como ser: la observación, la investigación bibliográfica, como técnica,

también se utilizó un cuestionario para recopilar datos y sustentar el presente proyecto,

así como la entrevista para estar cara a cara con los protagonistas y sus necesidades.

4.7. LA OBSERVACIÓN

La observación muestra de manera directa las dificultades por las que atraviesa en el

manejo de su documentación el INAC, de esta forma se reconocen las necesidades

inmediatas y urgentes en cuanto se refiere a la administración de su fondo documental.

Con la observación se conoció el estado actual de la documentación, así como el volumen

y tipos documentales, organización, ordenamiento, conservación e infraestructura.

4.8. INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA

Constituye el medio de formación clásica por excelencia para la conclusión del trabajo.

Pues si queremos que el trabajo cumpla todos sus objetivos se deben tener bases

teóricas, bien cimentadas.

Este instrumento ayudó a la recopilación de información documental que consistió en la

búsqueda minuciosa de bibliografía de documentación institucional y de otros autores que

están vinculadas al proyecto, así como información de internet.

 71

4.9. CUESTIONARIO

Es una técnica de recopilación de datos a través de la cual se puede recabar

información de primera mano de los involucrados, que en este caso ha sido dirigido al

personal del instituto para conocer el estado de la documentación y la necesidad de

creación del Archivo Central. El cuestionario fue realizado bajo los siguientes parámetros:

Datos generales del personal, las condiciones en que se encuentran los archivos a su

cargo y aspectos sobre su formación.

4.10. PERCEPCION DE LOS FUNCIONARIOS SOBRE EL MANEJO DE LA

DOCUMENTACION

Con la intención de obtener datos reales y de primera mano se eligió un cuestionario

para recolectar datos. El objetivo, de este instrumento de investigación fue para

determinar cuáles son las necesidades referentes al tratamiento aplicado a sus “archivos”

y la creación del Archivo Central en el INAC. (VER ANEXO 2)

Para el presente proyecto se utilizará un cuestionario que básicamente consta de seis

partes, con el 60 por ciento de preguntas cerradas y el resto abiertas. Las preguntas están

enfocadas en las falencias y necesidades en referencia a los archivos del INAC.

Así, el cuestionario aplicado al INAC fue fundamental ya que éste aproximó de manera

objetiva y veraz a las necesidades del proyecto y del instituto con referencia a la creación

del Archivo Central. El cuestionario se lo aplicó a 25 funcionarios del instituto, que son casi

el total de funcionarios. Todos estuvieron de acuerdo con la creación del archivo y otros

aspectos relacionados con el manejo de la documentación.

 72

Para la sustentación del mencionado cuestionario se presentan los siguientes gráficos,

que resumen y sintetizan la percepción de los funcionarios del INAC y que son las bases

del proyecto de creación del Archivo Central del INAC:

Tabla 6

Metros Lineales de la documentación del INAC

ML / % ML %
OFICINAS 50 30%
DEPÓSITO 250 70%
TOTAL 300 100%
Fuente: Cuestionario

Figura 2

Metros Lineales de la documentación del INAC

 73

Como se puede observar en el gráfico existen dos áreas la primera es el

depósito donde se encuentran la documentación semiactiva y, la segunda, es en

la que se encuentran y las oficinas donde está la documentación activa.

Por un lado, según los cálculos aproximados y aplicada la sumatoria de las

respuestas, más la observación directa, se tiene que en los depósitos existe una

cantidad aproximada de 250 metros lineales de documentación semiactiva, que

representa el 70% del total.

Y por el otro, podemos apreciar que la cantidad aproximada de 50 metros

lineales de documentación activa en las oficinas del instituto, son el 30% del

resto del fondo.

Tabla 7

Volumen físico por unidad de conservación

N.º UNI. DE CONSER. CANTIDAD PONDERACION

1 CARPETAS 909 22%
2 CARPETILLAS 1920 26%
3 CAJAS 200 10%
4 EMPASTADOS 366 15%
5 ANILLADOS 80 9%
6 BINDERS 200 10%
7 CD'S 30 5%
8 DVD'S 26 3%
TOTAL 3731 100%

Fuente: Cuestionario
 74

Figura 3

Volumen físico por unidad de conservación

Fuente: Cuestionario

El gráfico muestra que la mayor cantidad de documentación se encuentra en

carpetillas, que suman un 26%; en carpetas se tiene un 22%; y un 10% se

encuentra en cajas y binders; y con 15% son los empastados, la mayoría de

ellos son comprobantes contables; y en menor cantidad es decir 9% anillados,

así como los CD’s que son un 5% y finalmente los DVD’s con un 3%.

Tabla 8

Estado y conservación de los documentos

N.º ESTADO CANTIDAD %

1 BUENA 16 80%
2 REGULAR 4 16%
3 MALA 3 4%
4 PESIMA 1 2%
TOTAL 25 100

Fuente: Cuestionario
 75

Figura 4

Estado y conservación de los documentos

Fuente: Cuestionario

En el gráfico se puede apreciar el estado y conservación de la documentación. La

mayor parte de esta es decir un 80 % se encuentra en un buen estado, según los

encuestados; en estado regular se encuentra un 16%; en mal estado un 4%, pues

la documentación se encuentra en el piso; y, por último, en pésimo estado el 2%

pues los encuestados señalan que están al borde de la destrucción y su

recuperación será difícil.

Tabla 9

¿Realiza transferencias?

CANTIDAD %
SI 5 15%
NO 20 85%
TOTAL 25 100%
 76

Figura 5

¿Realiza transferencias?

Fuente: Cuestionario

Vemos en el gráfico que 20 funcionarios, que son el 85 % no realizan transferencias

y 5 hacen transferencias, que equivalen a 15 % . Ahora, cabe aclarar que las

transferencias no son como debería ser, es decir cumpliendo los procesos y las

normas que dicta la archivística. Sólo trasladan al depósito con un listado de la

documentación que contienen las cajas, sacos y legajos.

Tabla 10

¿Cuál de estos instrumentos de descripción es utilizado en su archivo?

INS. DE DESCR. FUNCIONARIOS %

INVENTARIOS 4 10
LISTADOS 21 90
GUIAS 0 0
INDICES 0 0
TOTAL 25 100
 77

Figura 6

¿Cuál de estos instrumentos de descripción es utilizado en su archivo?

Fuente: Cuestionario

Según el gráfico vemos que 21 funcionarios utilizan listados para el traslado

de documentación hacia el depósito. Y 4 funcionarios son los que utilizan

inventarios, que si bien no poseen la estructura de un inventario se los utiliza

para los envíos al depósito.

Tabla 11

¿Usted considera la necesidad de la crear un Archivo Central?

CANTIDAD %
SI 25 100%
NO 0 0%
TOTAL 25 100%
Fuente: Cuestionario
 78

Figura 7

¿Usted considera la necesidad de la crear un Archivo Central?

Fuente: Cuestionario

Esta interrogante fue una de las más importantes, pues los funcionarios del

instituto respondieron de manera contundente y positiva a la creación del

archivo central, con un 100%. Además, existe mucha expectativa ante la

puesta en marcha del proyecto en los meses venideros

 79

CAPÍTULO V

V. PROPUESTA DE CREACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

Este capítulo reúne cada uno de los aspectos a tomar en cuenta para la creación del

Archivo Central del Instituto Nacional de Aviación Civil, es decir; la propuesta de inclusión

de esta unidad de información en la estructura organizativa de la institución, el diseño del

espacio físico requerido para la instalación del mobiliario y las áreas de trabajo, el

personal necesario para llevar a cabo las labores relativas a la gestión de la información,

los lineamientos para el tratamiento archivístico, los criterios de preservación y

conservación para los materiales documentales del Archivo Central del INAC.

5. MISIÓN Y VISIÓN

Para la creación del Archivo Central son necesarios los postulados de la misión y visión

para ver a futuro las acciones que realizará el archivo.

5.1. MISIÓN

El Archivo Central del INAC tiene como misión conservar el patrimonio documental del

Instituto, servir de apoyo al personal aeronáutico ofreciéndoles la difusión de la

información, garantizar el acceso a la información y proporcionar un servicio de calidad

que influya de manera positiva en la toma de decisiones.

 80

5.2. VISIÓN

Consolidarse como una unidad comprometida con las actividades del INAC, que sea

capaz de crear un servicio de calidad que permita alcanzar los más altos estándares en

función del logro de los objetivos del instituto.

5.3. OBJETIVO DEL ARCHIVO CENTRAL

̶ Elaborar normas y procedimientos para las unidades de archivo de la

institución.

̶ Asegurar la guarda y custodia de los documentos generados y recibidos por

la institución.

̶ Archivar ordenada y correctamente los documentos, luego de identificarlos

adecuadamente, según la clasificación establecida.

̶ Garantizar un cómodo y eficiente sistema para la consulta de la

documentación.

̶ Descongestionar los archivos de gestión de la entidad, estableciendo plazos

de transferencia de acuerdo con las necesidades de cada dependencia, de

acuerdo a las tablas de retención documental.

̶ Promover la eficiencia del sistema de archivos del Instituto y mantener su

normal funcionamiento.

̶ Racionalizar el uso de los recursos de la institución por medio de la

sistematización en la producción de los documentos.

 81

̶ Promover el desarrollo archivístico en la institución.

̶ Estandarizar los procesos de manejo documental en el INAC.

5.4. FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

̶ Planificar, dirigir, coordinar y supervisar los procesos archivísticos.

̶ Registrar la entrada, salida y consultas de la documentación que se

encuentra bajo su custodia.

̶ Determinar las normas de acceso para la consulta de información.

̶ Asesorar a los archivos de gestión, cómo debe realizarse el ingreso de los

documentos al archivo central, cómo se realizan los préstamos, y la manera

adecuada de organizar estos archivos.

̶ Diseñar estrategias archivísticas.

̶ Implementar un modelo archivístico capaz de unificar los archivos de gestión

pertenecientes a la institución.

̶ Prestar un servicio de calidad basado en la ética y el profesionalismo.

̶ Determinar lineamientos únicos para todos los archivos de gestión

pertenecientes al instituto.

̶ Velar por el adecuado tratamiento documental aplicado a los documentos

transferidos desde los diferentes archivos de gestión al archivo central.

̶ Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

 82

̶ Elaborar instrumentos que permitan controlar y recuperar la documentación.

Estas funciones deberán ser operativizadas y sobre todo delimitadas por el Manual de

Procedimientos del Archivo Central del INAC.

5.5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ARCHIVO CENTRAL

Para llevar a cabo este proyecto es importante que el archivo sea incorporado dentro

de la estructura organizativa, (organigrama del INAC), como una unidad adscrita a la

Gerencia del instituto. Esto permitirá que se le ofrezca el apoyo necesario, que se

consideren todas sus necesidades técnicas y financieras; además facilitará el

cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el archivo.

Por lo tanto, se propone la siguiente estructura organizativa que garantizará el buen

desempeño de las funciones propuestas. El jefe del Archivo Central quien representará al

archivo y llevará a cabo las funciones de dirigir dos áreas; el área uno que será de

procesos técnicos, esta área estará ubicada en el propio archivo y el área dos que

abarcará la de consulta y préstamo.

ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO CENTRAL

JEFE DE

ARCHIVO

RESPONSABLE RESPONSABLE
CONSULTA PRÉSTAMO Y PROCESOS TÉCNICOS
SERVICIOS
 83

5.6. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO EN EL ARCHIVO CENTRAL

Para la creación del Archivo Central se deberán realizar una serie de actividades entre

ellas el tratamiento archivístico que conlleva 4 tareas importantes: Identificación,

Valoración, Descripción y Conservación.

5.6.1. IDENTIFICACION

La identificación conlleva a la vez 4 tareas importantes que son: el diagnóstico

institucional acopio, clasificación y ordenación.

5.6.2. ACOPIO DE DOCUMENTOS

El acopio es el procedimiento que permite la concentración de la documentación que

fue identificada y, que por diversas, razones puede encontrarse en diferentes áreas como

ser: el área de gerencia, el área administrativa, áreas de operaciones y el área académica.

El INAC, con la creación del Archivo Central, iniciará sus actividades con documentación

que se encuentra concentrada en su depósito, para que posteriormente a su creación se

implementarán los formularios de transferencia, para el acopio documental.

5.6.3. CLASIFICACIÓN

Tras la identificación se aplicará la clasificación para la agrupación sistemática de la

documentación que produce el INAC. Para el efecto se clasificará por rasgos comunes

estructurada bajo un nivel jerárquico. El organigrama y el manual de funciones

institucional serán de mucha ayuda para este cometido.

 84

5.6.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Entre los instrumentos para clasificar y que sea de aplicación en todas las unidades

documentales que produce una determinada institución, sea esta público o privada, se

tiene al Cuadro de Clasificación de series documentales.

Este instrumento dará las pautas necesarias para la mejor organización del archivo del

Instituto. El cuadro de clasificación propuesto se realizó en base a los manuales de

procedimientos, de datos recogidos y trabajos que realiza el INAC. (VER ANEXO 3)

5.6.5. CODIFICACIÓN

La codificación tiene razón de ser para que la documentación sea ubicada como una

unidad entre muchas. Ahora la codificación está estrechamente relacionada con el cuadro

de clasificación, para que ésta sea simple y fácil de utilizar sin muchas combinaciones con

la ayuda del organigrama del instituto. Seguidamente veremos una pequeña muestra de la

codificación las áreas del Instituto, extrayendo las letras iniciales de las mismas.

 OACI - O

 Recursos Humanos – RR.HH.

 Dirección Administrativa Financiera – DAF

 Unidad Financiera - UFIN

 Tripulante de Cabina – TP

 Encargados de Operaciones de Vuelo – EOV

 85

5.6.6. ORDENACIÓN

Al cumplir con la clasificación documental se procederá a la ordenación de los

documentos dentro del Archivo Central.

A continuación, veremos los tipos de ordenación más utilizados y son:

̶ Cronológica: considerando el año (gestión) de la serie documental.

̶ Numérica: la ordenación secuencial numérica del 001 hacia adelante,

dependiendo

de las áreas y jefaturas.

̶ Alfabética: tomando en cuenta las siglas de cada área, por ejemplo:

En este caso Cruz Mundet en su libro Manual de Archivística (1999, p. 250) sostiene

que “la ordenación es una tarea material consiste en relacionar los elementos con otros de

acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto,

los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles:

los documentos, los expedientes, las series, etc. Los documentos se ordenan en el seno

de los expedientes, siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con

su secuencia cronológica.

5.6.7. INSTALACIÓN

El instituto tiene un espacio para el Archivo Central, este lugar es el idóneo, pues

cuenta con los requerimientos necesarios, se puede apreciar en el acápite denominado

Planimetría. Dentro de este ambiente el archivo móvil compacto y la estantería estarán

 86

ubicadas de manera que sean accesibles para poder instalar la documentación. Además,

para asegurar su conservación está contemplada la adquisición de gaveteros, carpetillas,

carpetas, soportes documentales y cajas estandarizadas para archivo.

5.6.8. VALORACIÓN

Por el tipo de documentos que produce el INAC se logró determinar que tienen valor

administrativo, legal, contable e informativo, que sustentan la razón de ser del Instituto.

“La valoración en los archivos administrativos da como resultado el establecimiento de

las tablas de retención, y, por ende, garantizar el grado de accesibilidad de la

documentación. Esta fase del proceso archivístico es esencial para realizar las

transferencias”. (Oporto, 2009: p. 77)

Paralelamente al realizar este proceso de valoración se deberá considerar un

subproceso de selección, en el que se tomen en cuenta criterios para eliminar o expurgar

documentos como ser: copias, fotocopias duplicadas o triplicadas, ayudas memorias, post

its, entre otros. Esta tarea debe realizarse mediante una resolución administrativa que

justifique y norme la eliminación.

5.6.9. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Como parte de la valoración planteamos la tabla de retención documental (TRD), como

instrumento de descripción. Esta herramienta posee los tiempos definidos para las

transferencias que se puedan hacer más adelante y para sustentar la valoración de la

documentación del INAC. (VER ANEXO 4)

 87

Además, en este acápite y dada la importancia que tiene el acceso a la información,

crearemos la tabla de acceso a la información (TAI), que prácticamente es la TRD con la

inclusión del acceso que se tiene al fondo documental, tanto de usuarios internos y al

público. (VER ANEXO 5)

5.6.10. DESCRIPCIÓN

La descripción es la relación entre el documento y los usuarios, comprende el análisis

de los documentos, sus tipos, su contenido, el lugar y fecha de creación, sus caracteres

externos y los datos para su ubicación.

La descripción en el Archivo Central es aplicable con un sistema de base de datos

documental al que se enlazan diversas herramientas, entre ellas están el sistema de

correspondencia, los archivos de gestión y el mismo Archivo Central.

5.6.10.1. INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL DEL ARCHIVO

CENTRAL

Siendo el Archivo Central el punto de coordinación, control y supervisión de todo el

sistema de archivos de la entidad, hará cumplir la utilización uniforme de los

instrumentos descriptivos que sean diseñados, estos instrumentos son:

a) La Base de Datos Documental del Archivo Central, la misma que contempla

los registros con los archivos de gestión y trabajan en red.

b) El Registro del Sistema de Gestión Documental (a diseñarse), que controla la

entrada y salida de los documentos en trámite.

 88

c) Los cuadernos de ingreso y salida de trámites (siendo provisional y con control

manual hasta ser sustituido por sistema).

d) Los índices o cheklist de las carpetas y carpetillas, si los hubiera.

e) Lomos, pestañas, cajas estándar de archivo.

f) La aplicación del “formulario de transferencia” al Archivo Central.

g) El formulario de préstamo de documentación”.

Además, se propone como instrumento de descripción un inventario, el cual

proporcionará una búsqueda rápida y accesible de la información. Considerando las

normas de descripción documental ISAD-G y sus 7 áreas de información. Estos

instrumentos se realizarán de forma automatizada. Es necesario mencionar que, aunque

la Norma ISAD-G no define los formatos de los inventarios, se puede utilizar como guía

para elaborar la estructura de los mismos.

La elaboración de dicho inventario no sólo permitirá llevar un registro de la información

generada y almacenada en el INAC, sino que también posibilitará utilizar los datos

almacenados en esta herramienta para crear posteriormente una base de datos,

preferiblemente en Access o en su defecto, Excel del Office, estos softwares permitirán

recuperar la información en la medida en que sea solicitada por los usuarios.

En tal sentido, el inventario deberá realizarse siguiendo el formato propuesto

denominado INVENTARIO DE DOCUMENTOS, el cual contiene lo básico para registrar

datos. (VER ANEXO 6)

 89

Los campos del inventario son los siguientes:

N. º DE CAJA: Muestra el número de la caja que contiene expedientes,

carpetas o anillados.

UNIDAD DE PROCEDENCIA: Se refiere al órgano productor de la

documentación.

FECHA: La fecha de realización del inventario.

NÚMERO DE ORDEN: El número correlativo del documento.

TÍTULO O DESCRIPCIÓN: El documento en si.

FECHAS EXTREMAS: Las fechas de los documentos desde su inicio hasta

conclusión.

CUBIERTA: Se refiere al soporte en el que se encuentra el documento.

UBICACIÓN: Se refiere al lugar específico de ubicación del documento.

ESTANTE: Su ubicación en el archivo móvil o en si de un estante.

BALDA: Específicamente el área dentro del estante.

OBSERVACIONES: Se refiere a resaltar algún dato del documento.

AREA DE CONTROL: Información sobre cómo, cuándo y por quién se ha

preparado.

Con la intención de clarificar los procedimientos que se llevarán a cabo aplicando el

tratamiento archivístico, se proponen el flujograma de transferencia y el préstamo de

documentación, para cuando se consolide el archivo como tal, y cuyos procesos se

encuentran en el manual de procedimientos.

 90

5.6.11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Este instrumento de descripción es uno de los más importantes para tener claras las

actividades que se desarrollarán en la práctica misma del archivo. Este manual contiene

los pasos que se deben cumplir en el Archivo Central para la administración y la

accesibilidad de la documentación custodiada. (VER ANEXO 7)

5.6.12. CONSERVACIÓN

Toda edificación donde se ubique un archivo debe contar con un ambiente idóneo para

el resguardo de documentos, es por ello que se debe tomar en cuenta una serie de

elementos para crear un ambiente adecuado para su conservación, este lugar deberá

incluir seguridad, control ambiental, el almacenamiento, entre otros aspectos que

garanticen que los documentos no se deterioren. A continuación, se presentan una serie

de criterios a tomar en cuenta para la conservación documental:

5.6.13. TEMPERATURA

Para la conservación de los documentos es importante el control de la temperatura, por

lo que es necesaria la distribución de aire acondicionado que deberá ser controlado

constantemente con instrumentos de medición como el higrómetro para la humedad y

termómetro para la temperatura, para el área de depósito la temperatura deberá oscilar

entre 16º c a 21ºc y para las áreas donde tendrá permanencia el personal y donde se

realizarán las consultas será la temperatura ambiente.

 91

5.6.14. CONTAMINACIÓN (ATMOSFÉRICA Y DE PARTÍCULAS)

La contaminación resulta un elemento de gran deterioro para los documentos, en

especial para aquellos cuyo soporte material es el papel u otros materiales de tipo

orgánico. Esta también, hace referencia a otros agentes contaminantes en forma de

partículas como son: el hollín, la tierra y el polvo, los cuales manchan y deforman los

documentos, en especial aquellos cuyos soportes es el papel.

Para evitar este tipo de contaminación, es importante que se realice permanentemente

el aseo de las cajas donde se resguarda la documentación, al igual que a todas las áreas

del archivo.

5.7. PERSONAL DE ARCHIVO CENTRAL

Para llevar a cabo las actividades que tendrá el Archivo Central es importante contar

con un personal apto que satisfaga las necesidades de los usuarios y cumpla con cada

una de sus normativas. Por ello se hace necesaria la incorporación del Archivo Central a

la estructura organizativa del INAC. (VER ANEXO 8)

Para ello se sugiere que el personal esté conformado por: tres archivistas

denominación del cargo que se le asigna al profesional en archivos en el INAC, de los

cuales uno desempeñaría el cargo de jefe del Archivo Central, el segundo como

responsable de préstamo, consulta y servicios y el tercero como responsable de procesos

técnicos.
 92

5.7.1. JEFE DE ARCHIVO CENTRAL

Entre las funciones y atribuciones que tendrá el jefe de archivo central están:

1. Planear, coordinar, supervisar, organizar, integrar, dirigir, y controlar al

personal adscrito al archivo, así como velar por el buen funcionamiento

de la misma.

2. Supervisar al personal a su cargo y asignar las labores diarias o

periódicas que se realicen.

3. Deberá ser coherente y acertado en sus acciones

4. Incentivar al personal subalterno, mediante motivaciones y alientos por

sus funciones

5. Organizar y mantener, mediante procedimientos técnicos, el sistema del

archivo central

6. Indicar a los jefes de área los requisitos que deben cumplir las

transferencias periódicas de documentos, que se custodiarán y

administrarán en el archivo central.

7. Estar actualizado con las nuevas técnicas archivísticas, mediante

comunicación constante con el Archivo Nacional y otros archivos

importantes del país.

8. Propiciar la capacitación necesaria para que los servidores del archivo

central y los encargados de los archivos de gestión, de las diferentes

direcciones y áreas, adquieran nuevos conocimientos en la materia.

 93

9. Participar activamente y en constante comunicación con el Comité

Institucional de Selección y Eliminación en lo pertinente a los plazos de

conservación de documentos

10. Coordinar la labor de eliminación documental y de conservación del

material de archivo que aún no ha cumplido su vigencia administrativa y

legal. Debe coordinar que el material que se elimina sea convertido en

material no legible, utilizando procesos que no alteren las disposiciones

de la ley general de la administración pública y administración financiera

del Estado.

11. Supervisar y aprobar la remisión de fondos documentales con valor

histórico cultural hacia el Archivo Nacional de Bolivia.

12. Velar porque los documentos estén a disposición de los usuarios,

llevando los controles necesarios para tal efecto.

5.7.2. RESPONSABLE DE PROCESOS TÉCNICOS

Esta área debe brindar apoyo técnico, será la responsable del tratamiento documental,

controlará la documentación, además de tener la potestad de aprobar las transferencias.

Esta dependencia deberá contar con un personal que lleve a cabo estos procesos, para lo

cual se sugiere un (1) archivista que se encargué de dirigir, coordinar y realizar las

actividades técnicas.
 94

Las actividades que se llevarán a cabo en esta área serán las siguientes:

1. Revisar las remisiones de documentos y confrontar con los formularios de

transferencias recibidas de las oficinas del Instituto.

2. Expurgo de los documentos recibidos y que conformarán el fondo

documental del INAC.

3. Clasificar los grupos documentales recibidos.

4. Ordenar y numerar las unidades documentales recibidas.

5. Rotular las unidades recibidas si existe el caso.

6. Describir los documentos recibidos.

7. Archivar, conservar y administrar los documentos transferidos.

8. Poner a disposición de los usuarios el fondo documental del INAC.

9. Inventariar los documentos que ya han sido tratados, con las diversas

técnicas archivísticas.

10. Conservar en buen estado los documentos dentro del depósito.

11. Confeccionar guías de archivo.

12. Seleccionar la documentación que se conserva, para información de los

funcionarios.

13. Colaborar en la preparación de actividades, tales como exposiciones

documentales y charlas que promuevan la jefatura del Archivo Central o

los superiores del Instituto.

14. Velar por el correcto uso y manipulación de los documentos, por parte de

los usuarios.
 95

15. Reordenar las cajas en los estantes cuando ya no exista espacio para la

inclusión de nuevos documentos.

5.7.3. RESPONSABLE DE CONSULTA, PRÉSTAMO Y SERVICIOS

Mantendrá control permanente del préstamo y consulta de la documentación realizada

por el personal del instituto, facilitará a los usuarios el acceso a la información de manera

eficaz. Dicha área estará conformada por otro (1) archivista, quien se encargará de

supervisar la calidad del servicio. Las actividades del responsable serán:

1. Prestar los documentos a quienes los soliciten tomando en cuenta los

lineamientos establecidos

2. Reproducción copias legalizadas, y verificar que las mismas estén

firmadas por el jefe de Archivo Central.

3. Mantener al día la base de datos.

4. Llevar registros para el control de préstamos internos.

5. Tramitar la devolución de los documentos.

6. Gestionar la reparación y restauración de las unidades y piezas

documentales que se deterioren por su constante uso.

7. Coordinar y atender las funciones en ausencia de algún compañero de

trabajo en el archivo

5.8. SERVICIOS DEL ARCHIVO CENTRAL

El servicio que prestará el Archivo Central está fundado en las necesidades de los

usuarios, por esta razón se proponen las siguientes:

 96

5.8.1. HORARIO DE ATENCIÓN

El servicio de atención se realizará de lunes a viernes, por las mañanas de 8:30 am a

12:30 pm. y por las tardes de 14:30 a 18:30, cumpliendo con el horario administrativo de la

institución.

5.8.2. SERVICIO DE CONSULTA Y PRÉSTAMO

Este servicio permitirá al funcionario la consulta tanto dentro como fuera de las

instalaciones del Archivo Central, siempre y cuando se cumpla con las normativas

existentes y cuando no represente ningún riesgo para la documentación. Además, el

préstamo, tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos

administrativos que se requieran.

5.8.3. SERVICIO DE REPRODUCCIÓN Y LEGALIZACIÓN

El servicio de reproducción se realizará para aquel usuario autorizado por el jefe de <su

departamento y por el archivista del área y cuando los documentos solicitados no sean de

carácter confidencial. Las legalizaciones o el servicio fedatario se lo realizará siempre y

cuando el documento este bajo la custodia del Archivo Central.

También se ofrecerá el servicio de digitalización, como parte de las actividades del

archivo y porque es solicitado por los usuarios. Este servicio será previa autorización del

jefe de archivo. Asimismo, se ofrecerá el servicio de asesoramiento, guía y capacitación,

tanto a los funcionarios como a los responsables de los archivos de gestión del INAC.
 97

5.9. UBICACIÓN FÍSICA

Es importante seleccionar un área adecuada para la ubicación física del archivo, ya que

debe contar con las condiciones apropiadas que permitan la conservación de la

documentación que se resguardará en el Archivo Central, por ello se proponen los

siguientes elementos para su acondicionamiento físico.

5.9.1. PLANIMETRÍA

En la planimetría están contempladas todas las áreas del Archivo Central y la

distribución de todo el personal que trabajará dentro de este. En total se dispone de un

espacio de 18 metros de largo y 10 metros de ancho, que en general cubren 250 metros

cuadrados entre los ambientes y áreas de trabajo y servicios. (VER ANEXO 9)

5.9.2. CONSERVACION PREVENTIVA

Se puede entender por conservación preventiva, a la anticipación al daño que pueda

sufrir el documento por factores o mecanismos que provocarían su alteración o deterioro y

cuya mayoría son de carácter extrínseco.

5.9.2.1. ILUMINACIÓN

La iluminación puede ser natural o artificial, ésta resulta un elemento que puede

deteriorar un documento, debe mantenerse en las áreas de almacenamiento, en niveles

bajos, ya que estos se van acumulando. La iluminación con tubos fluorescentes deberá

recubrirse con filtros UV. El almacenamiento idóneo es en la oscuridad, pero en el caso de

 98

que existan ventanas éstas se recubrirán con filtros UV y se colocarán persianas o

cortinas que reduzcan los niveles de luz y calor.

En el siguiente cuadro, se puede observar el porcentaje de humedad y fluctuaciones

permisibles para materiales de archivo.

Tabla 12

Cuadro de iluminación en rangos en Luxes

Tipo de espacio Rango del nivel de luz

Depósito 10 – 50 lux

Exhibición 50 – 150 lux

Área de consulta y trabajo 300 – 600 lux

Para el espacio físico del archivo central, se propone la instalación de lámparas

fluorescentes con filtros de protección UV de 200 lux, las cuales deberán instalarse entre

pasillos y no sobre la estantería sea fija o movible, para evitar el contacto directo con los

documentos; esta iluminación deberá tener interruptores independientes. Es importante

que se sellen los ventanales que se encuentren en el área de depósito donde se

resguarde la información para evitar el paso de luz natural por medio de ellos.

5.9.2.2. SEGURIDAD Y SISTEMAS DE PREVENCIÓN

Resulta vital la implementación de sistemas de prevención de riesgos para prevenir y

dar respuestas ante posibles siniestros, por ello es necesario tomar en cuenta las

siguientes medidas para los diferentes casos:

 99

Incendio: Para ello se deberá instalar sistemas de alarma contra incendio, el

archivo contará además con extintores de incendio para papel que emanan polvo

químico seco y deberán realizarse inspecciones recurrentes a las instalaciones,

cableados eléctricos y sistemas de alcantarillado y agua. No deben colocarse

regaderas contra incendio en las instalaciones, ya que expedirían agua y

ocasionarían daños a la documentación.

Inundación: Es menester evitar que el archivo funcione cerca de baños, drenajes o

alguna tubería que pueda ocasionar inundación y por ende ocasionar daño al fondo

documental.

Robo: se colocarán cámaras de seguridad en los depósitos y en la sala de

consulta. Además, se restringirá el acceso al personal no autorizado.

5.9.3. PRESUPUESTO REQUERIDO

Al principio de este proyecto se tenía un monto que ascendía a 80 mil bolivianos y que

ahora se redujo a 50 mil, puesto que la pandemia del COVID 19 afectó el presupuesto

cambiando algunas necesidades para priorizar otras más urgentes, pese a lo acontecido

se debe aclarar que el monto de Bs. 50.000 se encuentra inscrita en el POA 2024 de

INAC.

Para garantizar una óptima distribución del espacio y de la documentación es

recomendable la adquisición de Archivos Móviles Compactos, ya que éstos son más

prácticos y garantizados por su durabilidad. Los estantes deberán ubicarse a una corta

distancia de la pared para evitar la proliferación de hongos. Asimismo, se hará la

adquisición de material de escritorio y equipos computacionales.

 100

Seguidamente daremos los detalles de los materiales requeridos y el personal a

solicitar en la siguiente tabla:

Tabla 13

Presupuesto requerido

ITEM CANTIDAD P/U Bs. Total Bs.

1 RECURSOS HUMANOS Honorarios 13 meses
1.1. Jefe de Archivo 1 6.500 84.500
1.2. Responsable de Consulta y 1 5.600 72.800
Préstamo
1.3. Responsable de Procesos Técnicos 1 5.600 72800
TOTAL ANUAL 230.100
2 MOBILIARIO
2.1. Gaveta 3 350 1050
2.2. Archivos Móviles Compactos 2 90.000 90.000
2.3. Escritorios 3 800 2400
2.4. Sillas giratorias 3 500 1500
2.5. Sillas 4 250 1000
TOTAL, PARCIAL 95.950
3 MATERIAL DE ESCRITORIO
3.1. Carpetas 30 20 600
3.2. Carpetillas 50 2 100
3.3. Papel tamaño carta 10 paquetes 30 300
3.4. Papel tamaño oficio 5 paquetes 30 150
3.4. Bolígrafo negro 5 1 5
3.5. Bolígrafo azul 5 1 5
3.6. Bolígrafo rojo 5 1 5
3.7. Engrapadora pequeña 1 55 55
3.8. Engrapadora grande 3 40 120
3.9. Tajador de escritorio 2 35 70
3.10. Grapas 2/6 10 5 50
3.11. Grapas 23/15 5 8 40
3.12. Lápiz negro 10 1 10
3.13. Lápiz rojo 10 1 10
TOTAL PARCIAL 1520
4 EQUIPOS
4.1. Computadoras 3 7000 2100
4.2. Escáneres 2 4.000 8.000
 101

4.3. Fotocopiadora 1 10.000 15000

4.4. Impresora laser 1 7000 7000
4.5. Teléfono 2 300 600
TOTAL PARCIAL 27.700
TOTAL GENERAL DE 239.570
ADQUISICIONES

El total general de los materiales a adquirir asciende al monto de 239.570 expresada en

bolivianos monto para que contemple 12 meses de trabajo mas el pago de aguinaldo es

de 230.100.

5.9.4. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS EN EL ARCHIVO CENTRAL

En estos dos últimos años se vio la necesidad de acudir -más que nunca-, a la

tecnología como herramienta fundamental para la conservación, acceso y difusión de la

información. Con la aparición del Covid 19 y su efecto fatal en el mundo, se puso en

evidencia la falta de acceso a los archivos físicos, realidad que se vio en la cuarentena

que obligó a poner en práctica otras modalidades de trabajo, en este caso se acudió al

teletrabajo. Y el acceso al internet se convirtió en un servicio básico por lo que los

archivos no están exentos de estos cambios y debieron adecuarse a ese momento.

5.9.5. LA DIGITALIZACION

Entre las nuevas tendencias, en lo referente al manejo de la documentación, está la

digitalización. Que es básicamente una serie de procesos y actividades de convertir un

documento en formato papel en digital, las mismas propician la durabilidad de los

documentos, y entre sus ventajas se pude mencionar el acceso inmediato y su

administración mediante una base datos.

 102

El INAC, con la creación del Archivo Central, tendrá una documentación organizada y

este hecho facilitará la digitalización. En este proyecto se darán lineamientos generales

para el proceso de digitalización, que básicamente implica el escaneado y conversión de

la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

En el INAC esta tarea será llevada a cabo por el responsable de procesos técnicos el

cual contará con las herramientas necesarias.

Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las características

técnicas que tenga en cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el

fin de garantizar el éxito del mismo. El proceso se ejemplifica a continuación en el

siguiente esquema:

Figura 7

Proceso de Digitalización
 103

Además, se darán los parámetros generales para su realización con las

siguientes consideraciones.

• Sólo acepta archivos con formato PDF

• Los archivos digitalizados deberán tener una resolución no mayor a

300 PPP (puntos por pulgada), esto ayudará a que el tamaño del

archivo en formato PDF sea menor y por tanto su incorporación al

sistema sea más rápido.

• Todas las páginas digitalizadas que conforman el documento, deberán

ser integradas en un solo documento al guardarlo en formato PDF.

• El nombre del archivo deberá tener una referencia clara de su

contenido.

• Visualizar el archivo PDF resultante para asegurar que el archivo

contenga una versión digital completa del documento original y que la

calidad de la imagen sea adecuada.

5.10. PLAN DE ACCIÓN

Como una forma de iniciar y encarar el proyecto se realizará el plan de acción que dará

una idea clara de las actividades que se llevarán a cabo para la implementación del

Archivo Central. (VER ANEXO 10)

 104

5.11. PLAN ESTRATÉGIGO

Para que este proyecto sea sostenible, luego de su ejecución, se vio la necesidad de

plantear un plan estratégico que haga que el proyecto no quede trunco. Bajo la consigna

de que las instituciones quedan y las personas pasan, se propone también un plan que

sea útil para los años venideros.

La estructura del plan estratégico es congruente con las áreas temáticas establecidas

para la definición de objetivos de largo plazo (imagen futura), que irán paralelamente con

los objetivos inmediatos planteados para Archivo Central.

A continuación, se indican los cinco objetivos estratégicos y los plazos que contempla la

formulación del plan estratégico. (VER ANEXO 11)

 105

CAPITULO VI

VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. CONCLUSIONES

Los archivos representan unas de las áreas más importantes dentro de una institución,

ya que éstos resguardan los documentos que conforman el Patrimonio Institucional, los

cuales son fundamentales en la toma de decisiones. En este sentido la creación de un

Archivo Central en el INAC resulta de gran importancia, porque debe convertirse en un

modelo para el resto de las unidades de archivo pertenecientes a la institución y, además,

en términos funcionales debe ser el área responsable de la conservación, uso y

disposición de los documentos.

El fondo documental del Instituto Nacional de Aeronáutica Civil (INAC) se ha

ido incrementado a lo largo del tiempo, lo que conlleva, a la propuesta de

creación del Archivo Central. El surgimiento de una serie de deficiencias

archivísticas que impiden el buen funcionamiento de los archivos de gestión del

instituto, así como la falta de organización y sumado a la carencia de estrategias y

lineamientos que ocasionan la pérdida de documentación y retrasos en la búsqueda

de la información y del servicio. En consecuencia, se generan demoras en el tiempo

de respuestas por parte de la institución, y tal situación puede ocasionar retrasos al

servicio aeronáutico.

Este proyecto permitió identificar las estrategias archivísticas para la creación

del Archivo Central dentro del INAC, posibilitó la propuesta de lineamientos que

permitan mejorar la eficacia y eficiencia del servicio de información dentro del Instituto,

así también, detectar vacíos en el manejo documental y dar soluciones, y se proporcionó

 106

técnicas, estrategias, equipos, espacio y personal capacitado para el buen

funcionamiento, localización y utilización pronta y exacta de la información; para que de

esta forma se beneficie el personal que trabaja y hace uso de esta documentación.

También con la investigación se identificó y cuantificó el volumen del fondo documental

que reposa en el depósito y en cinco de los archivos de gestión de la institución, además

de la tipología, ubicación física y condiciones de dicho fondo.

Para la recolección de datos se utilizaron los instrumentos de: la observación y el

cuestionario, el resultado de estos permitirá obtener un diagnóstico integral de los archivos

de gestión estudiados, y posibilitaron, además, concluir que técnicamente ambos

instrumentos son de valiosa ayuda en la investigación archivística.

En síntesis, se concluye que es necesario que se considere la aplicación de esta

propuesta, ya que beneficiará a funcionarios y usuarios externos que requieran hacer uso

de la documentación; también, será modelo en la administración de archivos de todas las

entidades relacionadas a la aeronáutica.

6.2. RECOMENDACIONES

Se sugiere tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Implementar un Sistema de Archivos

• Se recomienda que el mobiliario y todo el material utilizado esté supervisado por un

archivista profesional que garantice su calidad

• Entrenar al personal del futuro archivo central y de los archivos de gestión

consecutivamente con cursos actualizados en materia archivística.

 107

• Considerar la posibilidad de crear una base de datos única para todos los archivos

a la cual tenga acceso todo el personal

• Crear formatos para el control interno y externo de los documentos, como ser:

formato para préstamos de documentos, formato para devolución de documentos.

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México D.F.: McGraw-Hill

- Plan Estratégico Institucional de la Dirección general de Aeronáutica Civil.

- Tintaya Hilari, G. (2016). Investigación Cientifica y Tecnologica en Ciencias

Empresariales y de la Organización. La Paz: System Graf.

PAGINAS WEB CONSULTADAS

- http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archicentrales.htm

- http://www.cfe.gob.mx/ConoceCFE/1_AcercadeCFE/MarcoLegalyNormativo/List
s/Normatividad/Attachments/60/Criteriosenmateriadeorganizacionyarchivosdelac
fe.pdf

- https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/principios-
archivisticos/

- http://www.gas.pemex.com/NR/rdonlyres/11425A8E-E1CD-4C9C-83F6-
14DA5DC6F60B/0/CGDCRITESPEVFCONSUGCORP20051115.pdf

- http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricens
e_A.html
 110

- http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=161

- https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario

- https://es.wikipedia.org/wiki/Diagn%C3%B3stico

- Administración de documentos y archivos Textos fundamentales, documento en

pdf disponible en la web.

ANEXOS
ANEXOS
 ANEXO 1: ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

GERENTE
RESPONSABLE

SECRETARIA
CONSEJO
ACADEMICO

RESPOSANBLE DE RESPONSABLE DIRECCION

OPERACIONES ACADEMICO ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

JEFE DE JEFE DE
INSTRUCTOR RESPONSABLE ATC
INSTRUCCIÓN
DE VUELO TECNICA SERVICIOS ALMACENES CONTABILIDAD
GENERALES
C C
C
INSTRUCTOR INSTRUCTORES RESPONSABLE
DE VUELO EN TEORIA METEREOLOGIA

C C

RESPONSABLE
SUPERVICION DE INGLES
REGISTRO DE
MANTENIMIENTO

RESPONSABLE TC
 ANEXO 2: CUESTIONARIO SOBRE EL ESTADO DE ARCHIVOS DEL INAC

I. IDENTIFICACIÓN

Nombre de la unidad organizacional:

Cargo: ________________________________________________________________________

Cuál es su profesión: ____________________________________________________________

II. CARACTERÍSTICAS DEL INSTITUTO

1. Función principal de la unidad:

R.: _____________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

III. IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES Y TAREAS ARCHIVÍSTICAS

1. UNIDADES DE CONSERVACIÓN

¿Cuál es el volumen físico por unidad de conservación?

Físico Cantidad

Archivadores de Palanca CD’s

Fólderes DVD’s
Cajas Disco Duro
Empastados
Anillados

2. DESCRIPCIÓN

¿Cuenta con algún instrumento de descripción para la documentación física? Guías, Inventarios,
Listados u otros.

SI NO

1
 Instrumento de Descripción Objetivo Observaciones

3. TRANSFERENCIAS

¿Realiza transferencias?

SI NO

¿A quién transfiere?

R.: ___________________________________________________________________________

¿Qué documentos transfiere?

a) _____________________________________________________________________________

b) _____________________________________________________________________________

¿Qué instrumento utiliza para la transferencia?

R. _____________________________________________________________________________

4. ESTADO Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

¿Cuál es el estado de conservación de la documentación?

Buena
Regular
Mala
Pésima

¿Cuáles son las causas para el deterioro de los documentos físicos?

Mutilación
Préstamos (uso)
Fotocopias (uso)
Humedad

¿Alguna vez se extravío un documento físico?

SI NO

2
 ¿A causa de?

R.: ____________________________________________________________________________

5. SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN (EXPURGO)

¿Qué tipo de documentos físicos elimina?

Duplicados
Borradores
Ayudas memoria
Post its
Conserva todo

IV. CONSULTAS Y PRESTAMOS AL ARCHIVO QUE ADMINISTRA

¿Consultan los documentos que usted conserva?

SI NO

¿Qué carácter tiene la consulta?

Libre Restringida

¿Cuál es el número de Consultas por día o mes?

___________________________________________________________________________

¿Utiliza algún método de control sobre el flujo de los documentos?

Boleta
Cuadernos
Formularios

Otros: ___________________________________________________________________

V. PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO

¿Qué problemas tiene con el manejo de archivos?

a) ___________________________________________________________________________

b) ___________________________________________________________________________

3
 c) ___________________________________________________________________________

VI. USTED ESTA DE ACUERDO CON LA CREACION DEL ARCHIVO CENTRAL

SI NO

Si el inciso anterior es SI (por qué).

___________________________________________________________________________

Febrero 2022

MUCHAS GRACIAS

4
 ANEXO 3: CUADRO DE CLASIFICACION DE UNIDADES DOCUMENTALES
DEL INSTITUTO NACIONAL DE AVIACION CIVIL
FONDO CODIGO SECCION SUBSECCION SERIES TIPO DOCUMENTAL
1. Correspondencia Interna y Externa Correspondencia
2. Actas de Reuniones Actas
1. GERENCIA 3. Resoluciones Resoluciones
4. Convenios Convenios
1. Correspondencia Interna y Externa Correspondencia
2. Informes Informes
1.0 3. Contratos Contratos
Licencias al Personal
2. OACI Aeronavegabilidad
Operaciones de Aeronaves
4. Anexos
Facilitación
Seguridad
Transporte Aéreo
1. Correspodencia Interna y Externa Correspondencia
3. DIRECCION 2. Informes Informes
ADMINISTRATIVA 3. Memorandums Memorandums
Y FINANCIERA 1. Correspodencia Interna y Externa Correspondencia
2. Informes Informes
3. Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Ingreso
4. Comprobantes de Egreso Comprobantes de Egreso
3.1. CONTABILIDAD
5. Planillas de Haberes Planillas
6. Caja Chica Inforrmes
7. Balances Inforrmes
2.0 8. Programas Operativos Anuales Programas
1. Correspodencia Interna y Externa Correspondencia
2. Informes Informes
3. Memorandums Memorandums
4. Contratos Contratos
5. Actas de Notas Actas
3.2. ADMINISTRACION
6. Certificados de Notas Certificados
INAC 7. Registro de Asistencia Registros
8. Activos Fijos Kardex
9. Almacenes Kardex
10. Adquisiciones Informes
1. Manuales de Aeronaves Manuales
Manuales
4. RESPONSABLE DE
3.0 2. CIACs Mels
OPERACIONES
MGM
3. Cartas Aeronauticas Planos
1. Planes de Estudio Planes
Licencias al Personal
Aeronavegabilidad
5. RESPONSABLE Aerodromos
4.0 2. Anexos
ACADEMICO Seguridad
Transporte Aereo
Aeronaves
3. Trainer Plus Planes
 1. Carpetas de aeronaves técnicas
y administrativas AIR - RAN
2. Cartas aeronáuticas Cartas aeronáuticas
3. Planes maestros Planes maestros
4. OMA's OMA's
Expedientes/planes de
5 TRG
5. DOCUMENTOS estudio/examenes
5.0
TÉCNICOS
6. Pilotos TLA-PP, Tripulantes de
cabina, Técnicos en mantenimiento,
Expedientes
Despachador de vuelo y Controladores
de transito aéreo

7. Programas de seguridad Carpetas

8. Lineas aereas extranjeras Expedientes
 ANEXO 4: TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO

SERIES TIPOS DOCUMENTALES VALOR DE CENTRAL INTERMEDIO HISTÓRICO
GESTIÓN

- Correspondencia interna y
externa
CORRESPONDENCIA - Informes Administrativo
GENERAL - Memorándums
- Circulares 2 años 10 años 35 años Permanente
- Certificaciones
- Boletines reglamentarios
- Comprobantes de Ingreso y
COMPROBANTES egreso.
CONTABLES - Planillas de haberes Contable 5 años 10 años 40 años Permanente
- Órdenes de compra
- Facturas
- Licitaciones
- Adquisiciones
- Contratos
- Activos Fijos
- Caja Chica
- Balances
DOCUMENTACION - Expedientes de Alumnos Administrativo 2 años 10 años Permanente
ADMINISTRATIVA - Contratos
- Registro de asistencia
- Certificado de notas
- Planes de estudio
- Planes y programas
- Programas Operativos Anual
Anexos: Aeródromos
Licencias al personal
Aeronavegabilidad
Operaciones de
Aeronaves
Facilitación Administrativo
Seguridad
Transporte aéreo
Cartas aeronáuticas
 - Trainier Plus
- Manuales de aeronaves
- Manuales
- Anexos
- MEL’s
- Carpetas de aeronave técnicos y
administrativos
- Cartas aeronáuticas
DOCUMENTOS - OMA’s
TÉCNICOS - TRG’s
- Expedientes de Pilotos, Permanente
Tripulantes de cabina, Técnicos
en mantenimiento, Despachador
de vuelo y Controladores de
tránsito aéreo
- Programas de seguridad
- Carpetas de líneas a aéreas
extranjeras
- Convenios con países
extranjeros.
 ANEXO 5: TABLA DE ACCESO DOCUMENTAL

SERIES TIPOS DOCUMENTALES VALOR ACCESO

- Correspondencia interna y
externa
CORRESPONDENCIA - Informes Administrativo
GENERAL - Memorándums Interno y
- Circulares Público
- Certificaciones
- Boletines reglamentarios
- Comprobantes de Ingreso y
COMPROBANTES Egreso.
CONTABLES - Planillas de haberes Contable Interno y
- Órdenes de compra Público
- Facturas
- Licitaciones
- Adquisiciones
- Contratos
- Activos Fijos
- Caja Chica
- Balances
DOCUMENTACION - Expedientes de Alumnos Administrativo Interno y
ADMINISTRATIVA - Contratos Público
- Registro de asistencia
- Certificado de notas
- Planes de estudio
- Planes y programas
- Programas Operativos Anual
Anexos: Aeródromos
Licencias al personal
Aeronavegabilidad
Operaciones de
Aeronaves Interno y
Facilitación Administrativo Público
DOCUMENTOS Seguridad
TÉCNICOS Transporte aéreo
Trainier Plus
Manuales de aeronaves
Cartas aeronáuticas
 - Carpetas de aeronave
técnicos y
administrativos
- Cartas aeronáuticas
- Planes Maestros
- OMA’s
- TRG
- Expedientes de Pilotos,
DOCUMENTOS Tripulantes de cabina,
TÉCNICOS Técnicos en Interno y
mantenimiento, Público
Despachador de vuelo y
Controladores de transito
aéreo.
- Programas de seguridad
- Carpetas de líneas a
aéreas extranjeras
- Convenios con países
extranjeros.
 ANEXO 6
INSTITUTO NACIONAL DE AVIACION CIVIL
ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO DE DOCUMENTOS

UNIDAD DE PROCEDENCIA:
FECHA:
REALIZADO POR:

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
Nº DE CODIGO DE FECHAS
TÍTULO O DESCRIPCIÓN CUBIERTA OBSERVACIONES
ORDEN REFRENCIA EXTREMAS Estante Balda

Página 1
 INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACIÓN CIVIL

ANEXO 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL

ARCHIVO CENTRAL

2023
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

INDICE

1. PRESENTACION....................................................................................................................... 1
2. DATOS GENERALES…… …………………………………………………………………. 1
2.1. OBJETIVO GENERAL …………………………………………………………………. 1
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS…. …………………………………………………............ 1
2.3. FINALIDAD ……………………………………………………………………………. 2
2.4. MARCO LEGAL…………………………………………………………………............ 2
2.5. LEGISLACIÓN ARCHIVOS EN BOLIVIA……………………………………………. 2
2.6. ALCANCE……………………………………………………………………………...... 3
3. ARCHIVO CENTRAL………………………………………………………………………. 3
3.1. FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL……………………………………………… 4
4. PROCEDIMIENTOS…….……………………………………………………………............ 4
4.1. ORGANIZACIÓN……….………………………………………………………………. 4
4.1.1. CLASIFICACIÓN……………………………………………………………...... 5
4.1.2. LOS ARCHIVOS DEL INAC POR SU NATURALEZA SE CLASIFICAN…… 5
4.1.3. ORDENACION DE LA DOCUMENTACION A TRANSFERIR........................ 6
4.1.4. SIGNATURA O CODIFICACIÓN…. …………….……………………….…… 7
4.2. DESCRIPCIÓN…………………………………………………………………………. 7
4.3. CONSERVACIÓN………………………………………………………………………. 7
4.4. SERVICIO………………………………………………………………………………. 8
4.5. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS…………………………… 8
4.6. VALORACION………………………………………………………………………...... 11
5. TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL………… 11
6. RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA……………………………………………... 14
7. PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA………………………………………. 14
8. DOCUMENTACION A TRANSFERIR……………………………………………………… 15
9. DISPOSICION FINAL...................................………………………………………………... 17
10. PROHIBICIONES Y SANCIONES………………………………………………………… 17
10.1. PROHIBICIONES…………………………………………………………………… 17
10.2. SANCIONES…………………………………………………………………. 18
11. GLOSARIO DE TÉRMINOS………………………………………………………. 18
12. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………. 22
13. ANEXOS……………………………………………………………………………. 22

ANEXO 1: FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS

ANEXO 2: FORMULARIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTACION
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

1. PRESENTACIÓN

El presente Manual muestra los procedimientos que debe cumplir la documentación que se
transfiere al Archivo Central y con el fin de que las dependencias del INAC cuenten con
elementos para facilitar el acceso a la documentación, así como para la administración de la
documentación que está en el Archivo Central,

La recepción, procesamiento, custodia, conservación y recuperación de documentación son

actividades que merecen atención especial por parte de los responsables para la toma de
decisiones.

2. DATOS GENERALES

2.1. OBJETIVO GENERAL

Proporcionar al Archivo Central de las unidades responsables del INAC un

instrumento técnico-administrativo que contenga los principales procedimientos para
la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo,
selección y control de la documentación manejada por la unidad, así como de la
generada por la misma.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Regular la administración de archivos de gestión.

b) Centralizar la documentación en el Archivo Central para evitar la pérdida

de los documentos.

c) Normar los inventarios en los procesos de transferencia de documentos.

1
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

d) Contar con una administración eficiente en el manejo documental en el

Archivo Central, contribuyendo al usuario interno y externo.

e) Mantener el control de todo el Fondo Documental.

f) Resguardar y conservar la documentación de las Unidades.

g) Mantener actualizado todo el fondo documental.

h) Cumplir la vigencia de tiempo para la transferencia de documentos al Archivo

Central.

2.3. FINALIDAD

Permitirá centralizar, organizar, resguardar, conservar y llevar un control apropiado de

acuerdo a normas legales administrativas, asegurando que la institución cuente con un
sistema de manejo de información documental y poder coadyuvar en la eficiencia
administrativa.

2.4. MARCO LEGAL

Decreto Supremo N° 10163 de 24 de marzo de 1972, se inicia el proceso de

fortalecimiento institucional de la actividad aeronáutica nacional en Bolivia

Decreto Supremo N° 10422 del 22 de agosto de 1972 sanciona y promulga las

normas básicas de Aeronáutica del Estado Boliviano, definiendo las políticas y
normas que orientan la posición del gobierno frente a los problemas que plantea la
actividad aeronáutica.

2.5. LEGISLACIÓN DE ARCHIVOS EN BOLIVIA

• Constitución Política del Estado (2009) Artículo 99: numeral III: La riqueza
natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental, y la procedente del culto

2
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

religioso y del folklore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano, de acuerdo con la
ley.
• Constitución Política del Estado (2009) Artículo 237: Inventariar y custodiar en
oficinas públicas los documentos propios de la función pública.
• Decreto Supremo 13956 (1976) Programa de Desarrollo del Servicio de
Archivos y Documentos Públicos.
• Decreto Supremo 13957 (1976) Prohibición de Destrucción de Documentos
Públicos).
• Decreto Supremo 22144 de 2 de marzo de 1989, Declaran de máxima utilidad y
necesidad nacionales todas las documentaciones públicas.
• Ley 1178 SAFCO (Ley de Administración y Control Gubernamental)
• Ley No. 2341 de 23 de julio de 2003, Ley de procedimiento administrativo.

• Decreto Supremo Nº. 23318-A del 3 de noviembre de 1992 Responsabilidad

por la función pública reglamento a la ley.

• Decreto Supremo N.º 23934 del 23 de diciembre de 1994 Reglamento Común

de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios

(RCP)

2.6. ALCANCE

El presente manual será aplicable al Instituto Nacional de Aviación Civil, comprende

desde la transferencia de documentación de los sujetos productores hasta la
transferencia al archivo intermedio.

3. ARCHIVO CENTRAL

El archivo central está conformado por toda la documentación, transferida de los

archivos de gestión, que han cumplido un periodo en la que su consulta no es
frecuente. Han perdido su valor administrativo, pero que aún contienen valores fiscales
o legales que conllevan a su consulta esporádica. Los archivos centrales se encargan de
determinar, previo análisis, si la documentación contiene valores testimoniales,
evidenciales e informativos para ser transferida al archivo Intermedio o bien, para ser

3
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

dada de baja al no reunir estos valores.

3.1. FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y

facilitar la documentación producida.

b) Coordinar con las diferentes Unidades de la Institución en la organización y

administración de los Archivos de Gestión, que son las fuentes primarias de
información para alimentar el Archivo Central.

c) Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y

conservación de la documentación custodiada.

d) Velar porque el sistema de archivos disponga de los medios técnicos que

faciliten su labor.

f) Brindar asesoría técnica a los encargados de los archivos de gestión, para

facilitar el desarrollo archivístico de la Institución.

g) Evaluar consultas técnicas de los documentos custodiados, tanto a usuarios

internos como externos.

h) Suministrar material e instrumentos descriptivos para la gestión archivística

desarrollada por las diferentes dependencias de la Institución.

4. PROCEDIMIENTOS

4.1. ORGANIZACIÓN

Es la parte importante del manual, porque ingresa de lleno a la organización del

fondo documental y los elementos que componen esta tarea.

4
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

4.1.1. CLASIFICACIÓN

La clasificación tiene por objeto la sistematización de la información contenida en

un fondo de archivo, en base al análisis de las características internas de los
documentos. La clasificación ha de referirse a la localización conceptual de la
información con el objeto de realizar un plan de recuperación de la información de
todos los documentos relacionados con un determinado sujeto productor, con el
título de cualquier serie documental o con una competencia o función
administrativas concretas.

4.1.2. LOS ARCHIVOS EN EL INAC POR SU NATURALEZA SE

CLASIFICAN

ARCHIVO DE GESTIÓN

TIPO DE CARACTERISTICA TRATAMIENTO SERVICIO

ARCHIVO

Permanecen en la Está formado por los Formación de Administración y

oficina un máximo documentos expedientes. consulta directa e
Ade 2 a 5 años. En recientemente Clasificación y indirecta por
función de la producidos. Tienen temática. usuarios internos
vigencia vigencia jurídica y Recuperación de la y externos.
administrativa. administrativa y son de información para
- 2 años consulta continua. transferencia.
información
General.
- 5 Años
información
contable.

5
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

ARCHIVO CENTRAL

TIPO DE CARACTERISTICA TRATAMIENTO SERVICIO

ARCHIVO

Permanecen en las Recibe los Control, Consulta por

instalaciones un documentos Clasificación, usuarios internos y
plazo máximo de tramitados y Descripción, externos a la
10 años a partir de producidos en todas Recuperación y Entidad.
la fecha de las áreas expurgo de la Custodia de la
ingreso. organizacionales del información, para documentación
INAC transferencia. institucional.

4.1.3. ORDENACION DE LA DOCUMENTACION A

TRANSFERIR

En el Archivo Central se utilizan los siguientes métodos de ordenación:

Alfabético: Expedientes de Personal. Asuntos y Materias:

Cronológico: Estos se ordenan por fechas Resoluciones, Circulares, Boletines

Reglamentarios, Memorándums, Informes, Notas Internas,

Numérico: Contables Diarios, Órdenes de Compra, Facturas, Licitaciones,

Alfanumérico: Correspondencia Interna y Externa.

De esta manera el Fondo Documental del INAC de divide en dos grandes

grupos:

Documentación Administrativa: Son todos los documentos producidos y/o

recibidos por todas las Unidades del INAC, que se refieren a temas
administrativos, legales y contables

6
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

Documentación Técnica: Son todos los documentos producidos y/o recibidos

del INAC, como efecto de las cursos y capacitaciones que imparte y
documentación técnica que trata el personal técnico en el ámbito aeronáutico.

4.1.4. SIGNATURA O CODIFICACIÓN

La numeración o signatura a las unidades documentales se hará en forma

consecutiva del 0001 al infinito. Está ligada a las series documentales de las que
se rescatarán las iniciales de cada área del instituto. Podemos citar al área de
administrativa financiera como DAF.

4.2. DESCRIPCIÓN

Para la descripción de los documentos se elaboraron los siguientes instrumentos

Descriptivos: listas de remisión, tablas de plazos de conservación e Inventarios, lo que
permite localizar los documentos para facilitarlos y controlarlos. Igualmente se podría
utilizar cualquier otro instrumento que facilite el trabajo (actas o listas de eliminación).
Estas listas se encuentran impresas e igualmente se lleva un control en hoja Excel.

4.3. CONSERVACIÓN
Consiste en realizar las labores para la adecuada conservación y manejo de los
documentos enviados, que se encuentran dentro del Archivo Central. Dar
mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de artículos que vengan
adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas, etc.)

Velar porque el equipo de aire acondicionado se encuentre en buen estado y se

mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos.

En lo que se refiere a unidades de conservación se utilizarán cajas estandarizadas con

un rótulo que contenga los datos más relevantes de las unidades documentales a

7
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

conservar. (VER ANEXO 1)

4.4. SERVICIO

Las consultas técnicas a los documentos conservados en el Archivo Central se

atenderán ya sea por teléfono o personalmente, a través del formulario “Préstamo de
Documentos”. (VER ANEXO 2)

Las consultas que hagan los usuarios internos y externos deben acreditar (externos) su
identificación. La información requerida debe ser confidencial sin divulgar fuera de la
dirección. La lectura debe ser dentro del archivo.

El préstamo de las unidades documentales originales será por un lapso mínimo de 48

horas. Una vez prestado al interesado este debe devolverlo en las mismas condiciones
que salieron del Archivo Central. También se proporcionarán copias fotostáticas.

4.5. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Cabe aclarar que los documentos vitales del Instituto serán irrestrictos a la MAE y
directores. Y por la importancia y la confidencialidad de la documentación no se
dará a conocer tales documentos.

1) Las Unidades del INAC que deseen solicitar un préstamo deben apersonarse
al archivo y solicitar el documento que requieren.

2) El funcionario a cargo del archivo central buscará el documento requerido.

3). Si procede pasa a la actividad siguiente. En el caso de que no proceda con el

préstamo el funcionario del archivo debe indicar el por qué.

4) El funcionario del archivo busca el documento y lo ubica en estantería.

8
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

5) Si el documento solicitado es de otra unidad el funcionario debe hacer una

petición a la unidad productora.

6) Anota en el registro de préstamo de documentos.

7) Hace efectivo el préstamo al interesado y es consultado (3 días).

8) Devuelve el documento al Archivo Central

9) Devuelto el documento revisa que esté en buen estado.

10) Si existe algún deterioro se hace responsable la unidad solicitante

11) Si se adiciona algún otro documento se debe hacer constar al archivo.

12) Una vez recibido el documento se verifica si está completo más los
adjuntos.

13) Hace descargo del documento y ubica en estantería

9
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

FLUJOGRAMA DE PRESTAMO DE DOCUMENTACION

DIRECCIONES ARCHIVO CENTRAL

INICIO

BUSCA EL DOCUMENTO
INTERESADO SOLICITA SOLICITADO
DOCUMENTO

RECIBE LA INDICACION DEL

POR QUE NO PROCEDE EL
PRESTAMO
SI

SI EL DOCUMENTO ES DE
OTRA DIRECCION DEBE LOCALIZA EN ESTANTERIA
SOLICITAR A LA UNIDAD EL DOCUMENTO SOLICITADO
PRODUCTORA

DOCUMENTO

HACE EFECTIVO EL ANOTA EN EL REGISTRO DE

PRÉSTAMO AL INTERESADO PRÉSTAMO DE
Y LO CONSULTA (3 DIAS) DOCUMENTOS

DOCUMENTO
DOCUMENTO

DEVUELTO EL DOCUMENTO
REVISA QUE ESTE EN BUEN
DEVUELVE EL ESTADO
DOCUMENTO

DOCUMENTO

SI EXISTE ALGUN
DETERIORO SE HACE
RESPONSABLE LA UNIDAD
SOLICIATNTE

SI SE ADICIONA ALGUN
OTRO DOCUMENTO DEBE
HACER CONSTAR AL
UNA VEZ RECIBIDO EL
ARCHIVO
ARCHIVO VERIFICA SI
ESTA COMPLETO MAS LOS
DOCUMENTO ADJUNTOS

DOCUMENTO
ADJUNTO

HACE DESCARGO DEL

DOCUMENTO Y UBICA EN
ESTANTERIA

FIN

10
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

4.6. VALORACION

Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos

archivísticos, de antemano las unidades deben realizar esta valoración; pero si llegara
algún tipo documental de biblioteca, separarlo y no incluirlo como parte del fondo
documental.

Se evalúa mediante el ciclo vital de los documentos identificando la documentación

que corresponde a los archivos de gestión o central. Lo anterior se realiza mediante la
utilización de las Tablas de Retención Documental.

El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tipo documental en sus

diferentes etapas.

5. TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO

CENTRAL

Una vez transcurrido el plazo determinado de conservación en los archivos de gestión, los
documentos deben transferirse al Archivo Central, con carácter obligatorio y de acuerdo con
las normas establecidas por la institución, que mas adelante se detalla.

La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la
conservación de los documentos y mejorar la eficacia y la eficiencia de la gestión de los
documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor
administrativo.

La transferencia de documentos implica traspaso de responsabilidad de custodia, pero en

ningún caso la operación de transferencia implica el traslado de la propiedad o de
responsabilidad de gestión derivada del procedimiento administrativo desde la unidad
productora hacia el Archivo Central en relación con los documentos transferidos. Cada unidad

11
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

mantiene dicha propiedad y responsabilidad hasta el momento en que prescribe su valor

administrativo.

La plena responsabilidad sobre los documentos corresponde exclusivamente al Archivo

Central.

La transferencia se la realizará de acuerdo a las siguientes actividades.

1. Interesado solicita el formulario de transferencias. (VER ANEXO 3)

2. Envía el formulario solicitado.
3. Llena el formulario con toda la información de la documentación que transfiere.
4. El archivo verifica si esta correctamente llenado.
5. Si no se tiene ninguna observación hace la transferencia y pasa a la actividad 6. En
el caso de que no proceda la transferencia, el encargado del archivo explicará el por
qué no procede.
6. Realiza la transferencia de la documentación.
7. Verifica junto al formulario de transferencias la documentación.
8. Ingresa al inventario del Archivo Central y a la vez a la Base de Datos.
9. La documentación es ubicada en estantería.

12
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL

DIRECCIONES ARCHIVO CENTRAL

INICIO

INTERESADO SOLICITA ENVIA FORMULARIO

FORMULARIO DE SOLICITADO
TRANSFERENCIAS

FORMULARIO

LLENA EL FORMUALRIO

FORMULARIO

VERIFICA SI EL FOMRUALRIO
ESTA CORRECTAMENTE
LLENADO

FORMULARIO

INDICA EL POR QUÉ NO

PROCEDE LA
TRANSFERENCIA
SI

REALIZA LA TRANSFERECIA
DE LA DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

VERIFICA JUNTO AL
FORMULARIO LA
DOCUMENTACIÓN

FORMULARIO

DOCUMENTACIÓN
TRANSFERIDA

I
INGRESA AL INVENTARIO
DEL ARCHIVO Y BASE DE
DATOS

UBICA EN ESTANTERIA

FIN

13
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

6. RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA

Deben transferir la documentación al Archivo Central las siguientes Unidades del INAC:

 Gerente Responsable
 Responsable de Operaciones
 Responsable Académico
 Dirección Administrativa Financiera

Las unidades y funcionarios asignados como responsables de los archivos de gestión de las
dependencias del INAC serán los responsables de cumplir y hacer cumplir todo lo relacionado
con la administración y control de los archivos de gestión; de preparar y enviar oportunamente
las transferencias documentales al Archivo Central y del trámite, consulta y préstamo, de la
documentación que se encuentra bajo su responsabilidad.
Los procesos de organización de los Archivos de Gestión y transferencias documentales del
Archivo, se efectúan por series y/o subseries, de acuerdo con los tiempos de retención
establecidos.

7. PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA

 Revisar todos los expedientes a transferir, de acuerdo a un orden correlativo y

cronológico.

 Revisar todos los documentos dentro de cada expediente y de modo tal que estén
ordenados correlativamente.

 Quitar grapas, clips, para no degradar el papel.

 Colocar los expedientes en Carpetas y carpetillas.

 La documentación debe estar debidamente foliado.

14
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

 Adjuntar el formulario de relación de entrega que permite el control de

documentos que serán transferidos al Archivo Central del INAC

8. DOCUMENTACION A TRANSFERIR

Antes de realizar la transferencia de la documentación, deberán realizar el inventario de la

documentación y ser entregadas al encargado del Archivo Central. De acuerdo al formulario
de transferencia. (VER ANEXO 4)

Documentación a transferir, con una antigüedad mayor a 2 años se clasifican de acuerdo al

siguiente detalle:

ADMIISTRATIVA

 Correspondencia Interna y Externa.

 Informes
 Memorándums
 Circulares
 Boletines Reglamentarios
 Convenios Institucionales
 Proyectos
 Programas Operativos Anual
 Certificaciones
 Planillas
 Kardex
 Registro de Asistencia

Documentación a transferir, con una antigüedad mayor a 5 años se clasifican

de acuerdo al siguiente detalle:

15
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

CONTABLE

 Comprobantes de Ingreso
 Comprobantes de Egreso
 Planillas de Haberes
 Caja Chica
 Balances
 POA

TECNICA
 Planes Maestros
 Carpetas de Aeronaves
 Manuales
 Anexos
 MEL’s
 Carpetas de aeronave técnicas y administrativas
 Cartas aeronáuticas
 OMA’s
 TRG
 Expedientes de Pilotos, Tripulantes de cabina, Técnicos en
mantenimiento, Despachador de vuelo y Controladores de
tránsito aéreo.
 Programas de seguridad
 Carpetas de líneas aéreas extranjeras
 Convenios con países extranjeros.

Nota. - Si incluye CD’s y DVD’s adjuntar a los documentos que corresponda.

16
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

9.- DISPOSICIÓN FINAL

Para el final del presente manual y tras una valoración se harán transferencias Archivo
Intermedio, que es una etapa en la que culmina el trabajo del archivo central. Ahora, esta
actividad esta enmarcada en los tipos de archivo, que para el presente caso luego de
algunas consideraciones generales pasan al siguiente nivel.

10. PROHIBICIONES Y SANCIONES

10.1. PROHIBICIONES.

1. Queda terminante prohibido eliminar o destruir documentación activa e inactiva

originada y recibida por el Instituto Nacional de Aviación Civil de acuerdo a la
Constitución Política del Estado en su artículo 237 y la Ley SAFCO 1178.

2. Ningún funcionario podrá sacar documentación fuera de la institución sin la

autorización del Gerente Responsable o del inmediato superior.

3. Queda prohibido el ingreso de personas no autorizadas al Archivo Central.

4. Bajo ningún motivo se deben hacer anotaciones, subrayar y/o hacer modificaciones, en
los documentos del Archivo, independiente de la fase en que se encuentren.

5. Realizar actividades que pongan en peligro la integridad física de los documentos, tales
como: Fumar, comer y consumir bebidas durante la consulta.

6. Tomar fotocopias, fotografías y realizar cualquier otro procedimiento reprográfico, sin

la debida autorización.

7. Utilizar información consultada con fines lucrativos, lesivos o diferentes a los

institucionales.

17
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

7. Utilizar información consultada con fines lucrativos, lesivos o diferentes a los

institucionales.

8. Efectuar sin la orientación y asesoría, restauración, reparaciones o trabajos sobre los

documentos deteriorados por alguna causa.

9. Elaborar envíos personales o particulares a través del Archivo Central.

10. Utilizar papelería membretada del Instituto para beneficio propio o de terceros.

10.2. SANCIONES

El funcionario del INAC que subraye, tache, haga marcas, altere, mutile, deteriore o
sustraiga documentos contenidos en los expedientes a su cargo o facilitados para su
consulta, se hará pasibles a las sanciones de acuerdo a instrucciones superiores.

El usuario externo, será denunciado ante la autoridad competente para que se

investigue y se apliquen las sanciones correspondientes.

11. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona,
sociedad, institución pública o privada en el ejercicio de sus funciones.

ARCHIVO CENTRAL: Órgano administrativo de Archivos encargado de planificar,

organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas de una
institución.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se

reúne la documentación en trámite o que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por la misma oficina.

18
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

CLASIFICACIÓN: Operación archivística dentro del proceso de organización que consiste

en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.

CÓDIGO: Atributo literal y/o numérico que se da a un documento o agrupación documental.

COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS: Designado por la Alta Dirección, es el

encargado de conducir el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso técnico archivístico que consiste en

mantener la integridad física del soporte y del contexto de los documentos a través de la
implementación de medidas de preservación y conservación.

CRONOLOGIA: Es un ciencia que tiene la finalidad es determinar el orden temporal de los

acontecimientos históricos; forma parte de la disciplina de la Historia.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Servicio archivístico que consiste en brindar al usuario

información sobre los documentos que se conservan en el archivo.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Modelo o patrón elaborado para llevar a cabo la

clasificación de documentos por fondo, secciones, series y sub-series.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proceso técnico archivístico que consiste en identificar,

analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de
elaborar los instrumentos descriptivos.

DOCUMENTO: Constituido por un soporte y por la información contenida en él.

DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE: Son todos aquellos que por su asunto
administrativo, fiscal, contable, legal y otros son indispensables para la entidad de origen,
además sirven como fuente primaria para la historia.

19
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

DOCUMENTOS CON VALOR TEMPORAL: Son todos aquellos que por su contenido
dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal,
contable, legal y otros que los originó.

ELIMINACIÓN: Destrucción de documentos que no poseen valor administrativo ni

histórico, realizado de acuerdo a las normas vigentes.

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado

orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FECHAS EXTREMAS: Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un

expediente o serie, independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba.

FOLIACIÓN: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar

correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

FONDO: Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que
conforman la estructura orgánica de una institución de acuerdo a sus funciones.

GUÍA: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o

varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos.

INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquel que se elabora en las fases de identificación y

valoración.

INSTRUMENTO DE INFORMACIÓN: Instrumento de referencia que, dentro de la fase de

descripción, proporciona información sobre los archivos.

20
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

INVENTARIO: Instrumento de referencia que describe todas las series documentales de un

fondo, siguiendo su organización.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que

regulan la conservación, tratamiento archivístico y protección jurídica de los documentos.

MANUAL: Documento que contiene nociones elementales sobre determinada disciplina, arte
o ciencia.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso técnico archivístico que consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y signado de
los documentos.

ORDENACIÓN: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que

consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas.

PRESERVACIÓN: Conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a

asegurar la perdurabilidad de los documentos.

PRÉSTAMO: Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines
administrativos o de difusión cultural.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio básico archivístico según el cual los

documentos de un mismo fondo, sección o serie no deben estar mezclados con aquellos de
otro fondo, sección o serie.

PROCEDIMIENTO: Secuencia de acciones concatenadas entre sí que, ordenadas en forma

lógica, permite cumplir con un objetivo predeterminado.

21
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
AVIACION CIVIL

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso técnico archivístico que consiste en identificar,

analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para predeterminar sus
períodos de retención

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos pertenecientes a una sección que tienen

características comunes, el mismo asunto o el mismo tipo documental.

SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS: Procesos técnicos archivísticos que consisten en poner a

disposición de los usuarios la documentación custodiada en los archivos con fines de
información.

12. BILBIOGRAFIA

-Conde Villaverde, Maria Luisa (1992). Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos.

Madrid: Dirección de Archivos Estatales.

-Cruz Mundet, José Ramón (1999). Manual de Archivística. Madrid: Und. Germán Sánchez
Ruiperez.

-Diccionario de Términos Archivísticos de Arévalo Jordán Víctor Hugo-Administración de

documentos y archivos Textos fundamentales, documento en pdf disponible en la web.

13. ANEXOS

22
 ANEXO 8: ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO DE AVIACION CIVIL
INCLUYENDO AL ARCHIVO CENTRAL

GERENTE
RESPONSABLE

SECRETARIA CONSEJO
ACADEMICO

ARCHIVO
CENTRAL

RESPOSANBLE DE RESPONSABLE DIRECCION

OPERACIONES ACADEMICO ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

JEFE DE JEFE DE
RESPONSABLE ATC
INSTRUCTOR INSTRUCCIÓN
DE VUELO TECNICA SERVICIOS ALMACENES CONTABILIDAD
GENERALES

INSTRUCTOR INSTRUCTORES RESPONSABLE

DE VUELO EN TEORIA METEREOLOGIA

RESPONSABLE
SUPERVICION DE INGLES
REGISTRO DE
MANTENIMIENTO
RESPONSABLE TC
ANEXO 9: PLANIMETRÍA
 ANEXO 10: PLAN DE ACCION
Implementación de Normas e Instrumentos Archivísticos que faciliten el Acceso a la Información.

MEDIOS
INDICADORES DE
OBJETIVOS ACTIVIDADES TAREAS TIEMPO DE RESPONSABLE
EVALUACION
VERIFICACION
Registrar los
Diagnosticar la Identificación de
doumentos Elaboración de un informe Profesionales
situación actual los documentos
existentes en 1 mes elevada la autoridad Informe elaborado en
de los archivos en las oficinas y
base al máxina del INAC Archivistica
del INAC en el Depósito
organigrama

Aplicar el Ordenar los

Centralizar la
tratamiento documentos en Documentación Inventario Profesionales
documentación
archivistico a los el depósito e 3 meses ordenada e de en
en el Archivo
documentos en el instalar en los identificada en Documentación Archivistica
Central
depósito estantes depósito

Administrar los Crear

Profesionales
documentos en instrumentos Realizar
1 semana Inventarios realizados Inventarios realizados en
el Archivo para la inventarios
Archivistica
Central accesibilidad
Crear un manual Recopilar Registrar todas
de información de las actividades
Manual de Jefe de Archivo
procedimientos todas las en la 1mes Manual realizado
Procedimientos Central
para el archivo actividades del administración de
central Archivo archivos
Conocer en
Crear el Cuadro Construir de
detalle sobre las
de Clasificación manera
unidades Registrar los documentos Elaborado el cuadro
de series jerárquica los 1 semana
documentales en en el cuadro de clasificacion
documentales del documentos para Profesionales
base al
INAC el cuadro en
organigrama
Archivistica
Crear el Registrar todos
formulario de los campos que Elaboración del Formulario de Elaborado formulario
1 semana
transferencia y requiere el Formulario Transferencias de transferencias
de préstamo formulario
Gestionar la
disposición de Acondicionamient Distribución Profesionales
Acondicionamiento Ambiente apto para
un ambiente o del ambiente ambientes para 3 dias en
concluido los usuarios
adecuado para el para el archivo el archivo Archivistica
archivo

Contratacion de Profesionales Archivistas para el INAC

MEDIOS
INDICADORES DE
OBJETIVOS ACTIVIDADES TAREAS TIEMPO DE RESPONSABLE
EVALUACION
VERIFICACION
Publicación de
Convocatoria de Area Administrativa
1 semana Borrador de Convocatoria Convocatoria Externa
en un Periódico del INAC
Contratacion de Convocatoria Local
Profesionales Externa para 2 Evaluacion de
Archivistas Archivistas 3 semanas Comisión de Evaluación Lista de Postulantes
Méritos
Area Administrativa
Asignación
Nota y acta de Memorendums de del INAC
de 3 dias
Calificación de Personal Designacion
Personal
 ANEXO 11: PLAN ESTRATEGICO 2023 - 2026
DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE AVIACION CIVIL
OBJETIVOS CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO
N°
ESTRATEGICOS 2023 2024 - 2025 2026
Gestionar y
garantizar
recursos Gestionar y garantizar Gestionar y garantizar
financieros recursos financieros recursos financieros
1 Financiamiento
mediante el POA mediante el POA mediante el POA
anual y solventar anual 2024 y 2025. anual 2026.
necesidades del
Archivo Central

Consolidar la - Diseñar y ejecutar un

Contribuir con el mejor
planilla del Archivo sistema de desarrollo
desempeño del archivo
Central, con la organizacional que
mediante la
ocupación con el permita aumentar la
disposición de una
fin de promover la motivación y el
oferta remozada de
Recursos estabilidad al grado de satisfacción
2 actividades de
Humanos personal, de los funcionarios en
capacitación que se
mejorando su el trabajo.
adapten a las
motivación, sentido
necesidades e
de - Aprovechar ofertas
intereses detectadas
pertenencia y el de capcitacion y
en el personal.
desempeño. actualizacion.

Ampliar y dar
mantenimiento a la
Mejorar las infraestructura del Renovar el
condiciones del Archivo, con el fin de equipamiento
equipamiento mejorar la prestación tecnológico que ha
Infraestructura y
3 especializado para de los servicios, venido utilizando el
Equipamiento
el mejor acrecentar y conservar Archivo para las
funcionamiento del en óptimas difrentes áreas que la
Archivo. condiciones el compone.
patrimonio
documental.
 Fortalecer el desarrollo
archivístico, mediante
la propuesta de
Brindar un
normas o crear
tratamiento Consolidar la gestion
instrumentos que
archivístico documental en la
coadyuven a la labor el
apropiado a los institucion y crear
Archivo.
Tratamiento nuevos programas
4
Archivistico documentos relacionadas a esta
- Implementar
transferidos y tematica de acuerdo al
instrumentos de
arrancar con la desarrollo y avances
seguridad de la
digitalizacion de de la tecnologia
información para los
éstos.
documentos
electrónicos y
digitalizados.

Promover acciones
para la protección
y conservación del
patrimonio Ejecutar acciones
documental Garantizar la complementarias que
protección y seguridad permitan
Protección y
- Evaluar del patrimonio aumentar la seguridad
seguridad del
5 periódicamente los documental, con la del edificio,
patrimonio
mecanismos de ejecución de acciones equipamiento y la
documental
seguridad de control interno protección del
relacionados con la periódicas. patrimonio
conservación del documental.
patrimonio
documental que
custodia el archivo.
ANEXO 12. FOTOS DEL ESTADO DE LA DOCUMENTACION DEL
INAC

Documentación ubicada en la planta baja del INAC

Depósito en la que se encuentra una parte de la documentación
Documentación ubicada en el primer piso del Instituto
ANEXO 13: LAS OFICINA DEL INAC

Parte frontal del Instituto

Planta baja
Oficinas del primer piso
ANEXO 14: UBICACIÓN DEL INAC