ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

MAYRA ANDREA GONZALEZ MEDINA

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCIÓN

En este trabajo, se examinará la importancia que tienen los archivos estudiándolos desde
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio
actual, todo con el fin de apreciar su importancia, como sabemos toda actividad o trámite
genera un documento, de esto se genera la importancia de crear un sistema de
organización documental a través del archivo.
 ARGUMENTACIÓN

El origen del archivo va sujeto al principio de la escritura, desde el comienzo el hombre

necesitaba comunicarse y darle manejo a dicha información, desde tiempos remotos
siempre buscó la manera de conservar y compartir dicha información para las culturas y
civilizaciones siguientes, las culturas que ayudaron a la evolución del archivo se
encuentran los egipcios que usaron los templos del clérigo donde realizaban inscripciones
dirigidas a la doctrina. También están Roma y Grecia que dejaban por escrito testamentos
y otros documentos, en vestigios en madera y mármol. Otras culturas como los arcadios,
sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálico.
Lo mencionado anteriormente hace referencia a la evolución del archivo, la información
debe estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte como lo hacían
las culturas anteriormente, con el fin de conservar la información, actualmente los
archivos tienen la función de servir en una institución o persona, son de apoyo para llevar
a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder tramites, verificar pendientes
requerimientos de las personas.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Con las cualidades de los archivos logramos que existan ventajas para la empresa que
implementa este sistema, ya que al llevarse de una manera correcta se obtiene elementos
de competitividad para llevar y generar una información organizada y completa, estas
cualidades son:

 Económicos: ahorra costos en tiempo y personal empleado en la búsqueda de los

documentos.
 Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Funcionales: permite archivar y consultar los documentos de una forma eficiente.
 Exactos: Su clasificación debe ser precisa al momento de archivar para evitar
errores
 Técnicos: Se lleva un registro de las situaciones para toma de decisiones para
evitar asignar una obligación equivocada.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasificación de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas,
es decir archivos de gestión, central e histórico:
Según la Organización:

 Archivo centralizado: una sola dependencia controla toda la documentación de la

organización.
 Archivo descentralizado: es el archivo que lleva cada dependencia, es
independiente de todo el proceso archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: los lleva cada dependencia y
es responsabilidad del jefe de cada oficina.
 Archivo descentralizado con control centralizado: se maneja dependiendo de l
necesidad de cada dependencia con archivo descentralizado, pero se controla
desde el archivo central.
Según su uso: se clasifican dependiendo la entidad que lleve el proceso.

 Archivo público: entidades del estado

 Archivo privado de interés público: los documentos de valor histórico son de
interés público.
 Archivo privado: personas naturales o jurídicas.
Según su ciclo vital:

 Archivo de gestión: documentación depositada y esta sujeta a consulta

administrativas.
 Archivo central: documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de
gestión de cada dependencia, su consulta no es tan frecuente.
 Archivo histórico: son los documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que ellos administran, tal y como
lo especifica el Archivo General de Nación en artículo 7 de la Ley General de Archivo de
Colombia.

Jurisdicción de competencia se clasifican en:

  Archivo general de la Nación: Es un ente encargado de regular las sanciones y
responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada entidad.

 Archivo general del departamento.

 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.

 Territorialidad: Según el Articulo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, se

clasifican en:

 Archivos de entidades del orden nacional.

 Archivos de entidades del orden departamental.
 Archivos de entidades del orden distrital.
 Archivos de entidades del orden metropolitano.
 Archivos de entidades del orden municipal.
 Archivos de entidades del orden local.
 Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por la ley.
 Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la Ley los
desarrolle.

 Organización del Estado: Según al Articulo 9 de la Ley general de Archivos de Colombia, los
archivos se clasifican:

 Archivo de la rama judicial.

 Archivo de la rama legislativa.
 Archivo de la rama judicial.
 Archivo de los organismos de orden de control.
 Archivo de los organismos autónomos.

Los archivos son de importancia para las entidades y personas, ya que la documentación
de cada entidad es imprescindible para la toma de decisiones, para los tramites que
requiera la empresa y para tener todo en orden y agilidad al momento de despachar los
archivos.