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Importancia de los Archivos

Alejandra Guzmán Ramírez

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral (2969385)

Manuel Solórzano Castro

Abril 23, 2024

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Introducción

Para una sociedad que ha evolucionado en todos los aspectos, no se puede dejar atrás la

importancia que los archivos ha tenido para la humanidad, desde guardar memorias de eventos

que nos han impactado, hasta el patrimonio irremplazable trasmitido generación tras

generación, conservando su valor y significado. Entendiendo que es un entorno con la

capacidad de transformarse de manera constante, aplicando herramientas o conocimientos que

hagan de la gestión documental más efectiva.

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Importancia de los Archivos

Desde las excavaciones en la antigua ciudad Ugarit, actualmente Ras Shamra, se

conocieron las primeras muestras de archivos en la antigüedad; archivos reales, de los templos e

incluso bancarios. Se encontraron cerca de 400.000 tablillas de arcilla. El más destacado el

Archivo de Ebla con 1.800 tablillas de arcilla, donde se hallaron libros de contabilidad, registros

de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno, etc. Así como en Mari, en el 1.700 A.C., se

encontró en lasim Sumus, el primer archivo del que se tiene noticia.

En el antiguo Egipto muchos documentos los utilizaban para el registro de propiedades,

producción, cuentas, listas de reyes y documentos. Muchos de estos documentos, llevan notas de

“pasar al archivo” o “guardar correctamente”, dando así un orden a los archiveros que existían

por providencias. Donde usaban etiquetas para la identificación, con año, símbolo del faraón,

responsable del documento y asunto. Desde allí se observa la importancia de un orden y

deposito para resguardas documentos importantes de esta civilización, y que quedaría como

ejemplo para las futuras generaciones.

De la antigua Grecia se tiene poca información sobre los primeros archivos, por la

conquista tan violenta se perdió fuente de información importante para la historia. Cuando se

forma el Estado de Atenas, no se contaba con un archivo, solo con las memorias de hombres que

daban fe, de lo tratado en el Consejo.

Los primeros archivos se guardaron siempre en los templos, específicamente en Atenas

se guardaban en el templo de Cibeles, en estos archivos se conservaban actas del Consejo de

Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales, se tiene

conocimientos que las referencias eran cronológicas y el acceso era para el público.
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Roma por su parte dio los primeros avances en cuanto al tema archivístico. Los primeros

archivos romanos eran públicos. En sus inicios Roma contaba con cinco archivos, los cuales

eran: El templo de Saturno, Templo de Ceres, Templo de las Ninfas, Templo de los Pontífices y

el Archivo Central de Roma ubicado en Foro junto al Senado. Estos archivos resguardaban

desde documentación económica de la República, hasta la documentación necesaria para

realizar calendarios y las fórmulas sagradas utilizadas en los sacrificios.

Al llegar el imperio, se crean los archivos provinciales y el archivo del César, así como

se desarrollan los archivos del notariado. Justiniano, se encargaba de dar fe de documentos

privados, con esto dio inicio a los archivos de protocolos. En esta época el archivo se

consideraba un lugar sagrado; los documentos públicos como privados, contaban con custodia y

seguridad. Los archivos eran centralizados hasta que Justiniano dicta que debe existir uno por

cada providencia.

Ya hacia la Edad Media, los bárbaros disuelven las estructuras administrativas de los

Romanos y con ellos los archivos. No existían sedes físicas de los archivos, solo se conservaban

en los monasterios donde se reunían los pocos que sabían leer y escribir. En esta época se

desarrollan dos herramientas archivísticas: Los registros libros o cuadernos donde se transcribía

documentos otorgados por una persona o entidad y por otro lado los Cartularios, que eran

manuscritos en forma de códice o rollo; en esto se copian las cartas que se recibían.

A mediados del siglo XV, se comienza a construir archivos reales con una sede fija. El

primer archivo serio debe a Maximiliano I de Habsburgo centralizando los archivos en

Innsbruck. En el siglo XVI se presenta el concepto de Archivo de Estado, este se caracteriza por

la concentración de fondos documentales dispersos.

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Surgen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los

cronológicos y los inventarios por asuntos. Ahora bien, ya en el siglo XVII mejoran lo métodos

de concentración archivística y se ordenan los archivos administrativos. Y para finales del siglo

XVIII, comienza la investigación de los archivos.

En el siglo XIX, se comienzan a diferenciar entre archivo histórico y administrativo. De

igual manera nacen otros dos elementos de descripción: la analítica, esta hace que los

documentos sean de orden paleográfico, diplomático e histórico y por otro lado tenemos a la

sintética, esta describe la mayor cantidad de documentos.

Para el siglo XX, se idean los archivos intermedios, que se conservan documentos que ya

no tienen valor administrativo. Se crean redes y sistemas de archivos, que se definen de la

siguiente manera: Una red es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio

entre sí y los sistemas de archivo es el conjunto de elementos que componen la política

archivística de un país determinado. También componen el sistema de archivo, el personal y los

archivos.

Gracias a la necesidad de informativa y el derecho al libre acceso se creo el campo de

derecho, que dio lugar a un nuevo concepto sobre el usuario. El mundo archivístico desborda el

ámbito nacional y trasciende a lo universal.

Otra parte importante de los archivos, son las cualidades que estos poseen, ya que nos

ayudan a identificar el tipo de información que pueden contener. Aquí encontramos las

siguientes cualidades:

 Simples: estos se identifican por el contenido de información sencilla.

 Funcionales: es la operación que permite ordenar y archivar de manera eficiente

los documentos.
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 Exactos: los documentos deben tener una clasificación precisa para el momento

de archivar no cometer errores.

 Técnicos: registra las situaciones en toma de decisión del responsable, para no

facultar equívocamente al personal técnico de archivo.

Es de vital tener presentes estas cualidades a la hora de organizar y archivar los

documentos en una compañía, para evitar errores y posibles retrasos si se esta

organizando un archivo desde cero.

La clasificación consiste en relacionar elementos unos con otros de acuerdo al criterio

asignado con anterioridad, bien sea por la fecha, letras del alfabeto, numérico, etc. Este

orden se aplica a diferentes tipos de documentos, como lo puede ser, expedientes, las

series, secciones, etc.

Esto importante a la hora de organizar, para evitar que, al momento en que algún

funcionario solicite un documento, de acuerdo a la identidad, le sea fácil al archivador

encontrar y volver a ubicar cuando le sea devuelto.

Pero, no es lo mismo la clasificación a la categorización de los documentos, ya que la

Ley 594 de 2000, no dice que los documentos se categorizan de la siguiente manera:

Los archivos según la jurisdicción y competencia se categorizan en:

 Archivo General de la Nación

 Archivo General de Departamento

 Archivo General del Municipio

 Archivo General del Distrito

Los archivos territoriales se categorizan en:

 Archivos de entidades del Orden Nacional

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 Archivos de entidades del Orden Departamental

 Archivos de entidades del Orden Distrital

 Archivos de entidades del Orden Metropolitano

 Archivos de entidades del Orden Municipal

 Archivos de entidades de Orden Local

 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se crean por la Ley.

 Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.

Los archivos según la organización del Estado se categorizan en:

 Archivos de la Rama Ejecutiva

 Archivos de la Rama Legislativa

 Archivos de la Rama Judicial

 Archivos de los Organismos de Control

 Archivos de los Organismos Autónomos

Es importante aclarar que los archivos de control y de organismos autónomos son de carácter

obligatorio.

Gracias a las nuevas tecnologías en esta era, los archivos han tomado gran poder en las

grandes, medianas y pequeñas compañías. Ya que por medio de nuevos procesos que agilizan

archivar y ordenar los documentos, optimizan el tiempo que puede usar un archivador, para

realizar tareas, como lo es digitalizar los documentos que muchas compañías guardan aún en

papel, pero esto no indica la gestión documental tradicional no sea importante en cualquier

empresa. Gracias a herramientas como Discos Duros, Software y Hardware, que nos permiten

resguardar información importante y privada, que pueda ser destruida por manos criminales o

accidente laborales. Pero no todo es perfecto con este sistema de nuevas tecnologías.
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Se pueden cometer errores que pueden perjudicar a las empresas, con la perdida de documentos

con información valiosa, que por más programas que se utilicen, no logran recuperar dicha

información, por lo mismo es muy importante, capacitar constantemente a los archivadores,

para que sean cuidados y responsables a la hora de utilizar estas tecnologías.

Con todo esto podemos concluir que, por más tecnologías que existan, eso no hace que la

gestión tradicional del archivo desaparezca, ya que debemos ver estas herramientas, como una

manera que facilita nuestras tareas laborales y profesionales.

El orden y clasificación aplica para las dos modalidades de archivo, tanto el tradicional, como

el informático.

Por más tecnología que exista, en el momento puede fallar y por tal razón en indispensable

contar con un archivo tradicional, que nos permita acceder a la información.

Y, por último es muy importante que los archivistas este en constante aprendice de las nuevas

tecnologías que le pueden facilitar las tareas, pero sin olvidar lo importante que es un archivo

físico para cualquier compañía.

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Referencias

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

(https://prezi.com/vtpw4_3e5-j1/categorizacion-de-los-archivos/)

Historia del archivo

(https://mercurymex.com/historia-del-archivo/)

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, INSTALACIÓN

(https://www.bibliopos.es/organizacion-archivos-clasificacion-ordenacion-instalacion/)

¿Por qué los archivos son vitales y más que necesarios?

(https://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-

necesarios/#:~:text=que%20se%20merecen.-,La%20importancia%20de%20los

%20archivos%20en%20la%20sociedad,su%20valor%20y%20su%20significado.)