OPTATIVA III: GESTION DE PROYECTOS

Integrantes:
 Alejandro Abril
 Eduardo Espinoza

 Arturo Garcia

 Giovani Muñoz

 Brian Pinos

DOCENTE: ING. OSWALDO ZUMBA

CUENCA 06 DE MAYO DE 2019

 Capítulo 4: Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de
actividades
Experiencia: Plan de Ataque
“Si usted inicia un programa con el pie izquierdo, probablemente empeorará”, advierte Chuck Allen.
Boeing fue el constructor del avión FA-18E/F Super Hornet, un caza para la Armada de Estados Unidos.
Para este programa, Allen se reunió con los 150 grupos de interés por dos semanas para revisar la
propuesta línea por línea y determinar los entregables. Al inicio, sobrepasaba el presupuesto, entonces se
redujo los entregables a requerimientos para la capacidad operativa. Se uso un riguroso proceso de control
de cambios cliente-subcontratista, nada estaba oculto. Para empezar con el mejor plan posible, miembros
externos prueban y revisan el plan.
De Boeing se puede aprender lo siguiente:

 El plan cambia a lo largo del proyecto.

 El plan asegurará que los entregables cumplan con los requerimientos del proyecto.
 Se revisa desviaciones con control de cambios y se actualiza.
 Se debe alinear los requerimientos, la declaración del trabajo y el presupuesto.

Objetivo del Proyecto

Establece lo que se va a realizar. Es el producto final tangible que proporciona los beneficios esperados
por el cliente. Debe ser alcanzable, específico, medible e incluir los siguientes elementos:

 Beneficios esperados (verbos como: incrementar, expandir, reducir, ahorrar, establecer)

 El producto final o entregable principal del proyecto
 Tiempo o fecha en el que se requiere su terminación
 El presupuesto
Incrementar 20% la capacidad de una sala de emergencias y reducir 50% el tiempo medio de espera de
los pacientes mediante un proyecto de reconfiguración y mejora de procesos que se completará en 12
meses y con un presupuesto de $400 000.
Cumplir con los nuevos requerimientos de normatividad ambiental al instalar un nuevo sistema de filtro
dentro de 15 meses, con un presupuesto de $3.2 millones.
NOTA: Hay situaciones que deben cambiarse debido a imprevistos o información nueva.

Alcance del Proyecto

Es lo que se debe hacer, es decir, el trabajo necesario para producir los entregables. Las secciones del
documento de alcance del proyecto son:
Requerimientos del cliente
Define las especificaciones de desempeño del producto final y otros entregables. Esta información se
puede recolectar mediante entrevistas, encuestas o grupos focales.
Es importante documentar con detalle los requerimientos en el documento de alcance para que el
patrocinador o cliente los comprenda claramente.
Declaración del trabajo
Define las tareas, elementos que se llevan a cabo para realizar el trabajo y los entregables. Si algo no se
incluye en esta declaración, entonces se debe suponer que no se realizará. Esta sección es recomendable
que se revise conjuntamente entre los participantes del proyecto.
Los entregables
Productos o resultados que el contratista producirá para el cliente, durante yal final de la ejecución del
proyecto. En el documento de alcance se debe detallar y ampliar cada entregable.
Criterios de aceptación
Las medidas cuantitativas o referencias a las especificaciones, normas o códigos que se utilizarán se
establecen para cada entregable, para que el cliente determine si es o no aceptable. Los criterios de
aceptación claros e inequívocos de todos los entregables son importantes, son la base para verificar que el
alcance del proyecto se ha completado en base a los requerimientos y expectativas del cliente.
Estructura de división de trabajo (EDT)
Es una descomposición jerárquica del alcance del trabajo en paquetes de trabajo que producen
entregables. Es una técnica para dividir y organizar de las tareas asignadas al equipo del proyecto

Plan de Calidad
Se asegura que el trabajo se realiza según las especificaciones y normas aplicables, además de que los
entregables cumplan con los criterios de aceptación. El plan de calidad debe contener por escrito
procedimientos para el uso de varias herramientas y técnicas de calidad, como auditorías, inspecciones,
pruebas, listas de control, además de en qué momento se utilizarán las herramientas y técnicas descritas.

Estructura de división de trabajo (EDT) (Detallada)

Establece cómo se hará el trabajo para producir los entregables del proyecto. Es un árbol jerárquico de
entregables o elementos finales que el contratista realizará o producirá durante el proyecto. La estructura
de división del trabajo puede crearse utilizando un formato de gráfica o una lista estructurada.

Fig. 1. Estructura de división del trabajo

Los criterios para decidir cuánto detalle o cuántos niveles incluir en la estructura de división del trabajo
son:

 El nivel en el que se produce un entregable específico como el resultado del trabajo asociado a un
paquete de trabajo
 El nivel en el que existe mucha confianza de que todas las actividades a realizarse pueden definirse,
los tipos y cantidades de los recursos pueden determinarse, y la duración de las actividades y costos
pueden estimarse de forma razonable
 El nivel en el que se puede asignar a una sola organización o persona la responsabilidad y la
responsabilidad por los resultados de la realización del paquete de trabajo
 El nivel al que el gerente del proyecto quiere monitorear y controlar el presupuesto y recabar datos
sobre los costos reales y el valor del trabajo realizado durante la ejecución del proyecto

Fig. 2. Lista estructurada de división del trabajo para un proyecto

La lista estructurada suele ser apropiada para proyectos grandes, ya que una gráfica podría resultar
demasiado grande y difícil de manejar. Observe que en la lista se encuentra el entregable específico que
se espera se complete con las actividades asociadas al paquete de trabajo del nivel inferior. La EDT no es
lo mismo que la gráfica o estructura de organización del proyecto.

Asignación de Responsabilidades
Una matriz de asignación de responsabilidades (MAR) define quién será la persona responsable del
trabajo. Es una herramienta para designar a las personas responsables de realizar los elementos de trabajo
en la estructura de división del trabajo. Generalmente se utiliza una P para designar la responsabilidad
principal y una S para las de soporte o apoyo.
 Fig. 3. Matriz de asignación de responsabilidades (MAR)

Definición de las Actividades

Los responsables de cada paquete de trabajo definen todas las actividades específicas que se deben
realizar para elaborar el producto final del paquete de trabajo. Las actividades explican con mayor detalle
cómo se realizará el trabajo. Luego de definirlas se debe incluir una lista completa de actividades
 Fig. 4. Definición de las actividades específicas para cada paquete de trabajo

En seguida se debe crear un diagrama de red que muestre la secuencia apropiada y defina relaciones de
dependencia que indiquen cómo se deben realizar las actividades y lograr el alcance del trabajo para
producir los entregables del proyecto.

Preguntas:
1. ¿Qué se entiende por planeación de un proyecto? ¿Qué abarca la planeación de un proyecto?
¿Quién debe participar en la misma?
La planificación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de cronogramas tales
como diagramas de Gantt para del progreso dentro del entorno del proyecto. Es el proceso para
cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará.
Inicialmente, el espectro del proyecto es definido y los métodos apropiados (todas las tareas necesarias)
para completar el proyecto son determinados. Siguiendo a este paso, la duración para las distintas tareas
necesarias para completar el trabajo son listadas y agrupadas en una estructura de descomposición del
trabajo. Las dependencias lógicas entre tareas son definidas usando un diagrama de actividad en red que
permite la identificación del camino crítico.
2. ¿Qué es el objetivo del proyecto? ¿Qué pasaría si el objetivo de un proyecto no se define con
claridad? Dé tres ejemplos de objetivos de proyectos redactados con claridad.
El proceso de planeación se basa en el objetivo del proyecto, el cual establece lo que se va a realizar. El
objetivo es el producto final tangible que el equipo de proyecto o contratista debe producir y entregar con
el fin de que el patrocinador o cliente obtenga los beneficios esperados de la implementación del
proyecto. Debe ser alcanzable, específico y medible; si desde un comienzo el objetivo no se establece con
claridad los beneficios esperados por los clientes o patrocinadores no se cumplirán en su totalidad y el
proyecto no se podría llevar a cabo.

 Incrementar 20% la capacidad de una sala de emergencias y reducir el 50% el tiempo medio de
espera de los pacientes mediante un proyecto de reconfiguración y mejora de procesos que se
completará en 12 meses y con un presupuesto de $400 000.
 Reducir $20 millones las cuentas por pagar por medio de la implementación de un sistema de
facturación, cobro y recepción para el 31 de mayo, con un presupuesto que no rebase los $220
000.
 Recaudar $40 000 para ayuda alimenticia por medio de la organización de un festival de la
comunidad para el último fin de semana de septiembre, con un presupuesto de $3 000.

3. Describa un documento de alcance de un proyecto. ¿Por qué es importante definir con claridad el
alcance del proyecto?
El alcance del proyecto define lo que se debe hacer. Es todo el trabajo que debe realizarse para producir
todos los entregables del proyecto y que el patrocinador o cliente esté convencido de que todo el trabajo y
los entregables cumplen con los requerimientos o con los criterios de aceptación y logran el objetivo del
proyecto. El documento de alcance del proyecto incluye muchos de los elementos contenidos en la cédula
del proyecto, en la solicitud de propuesta o la propuesta del contratista, pero con mucho mayor detalle. El
documento es valioso para establecer una comprensión en común del alcance de proyecto entre los grupos
de interés. Si el alcance parece ser mucho mayor de lo previsto originalmente por el cliente, podría afectar
el presupuesto y el programa para la ejecución del trabajo y poner en peligro el logro del objetivo del
proyecto.
4. ¿Qué es una estructura de división del trabajo? ¿Qué es una matriz de asignación de
responsabilidades? ¿Como se relacionan?
Una estructura de división (EDT) del trabajo es una descomposición jerárquica del alcance de trabajo del
proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del mismo. Es una técnica para organizar y
subdividir todo el trabajo y los entregables en partes más manejables. La estructura de división del trabajo
establece el marco para la planeación futura y permite elaborar un plan inicial para realizar el trabajo del
proyecto.
Una matriz de asignación de responsabilidades (MAR) define quién será la persona responsable del
trabajo. Es una herramienta empleada para designar a las personas responsables de realizar los elementos
de trabajo en la estructura de división del trabajo. También es una herramienta útil porque recalca quién
es responsable de cada elemento y muestra el papel que tiene cada persona como apoyo en el proyecto en
general.
El documento de alcance del proyecto define lo que se debe hacer con respecto a la declaración del
trabajo y los entregables, y la estructura de división del trabajo establece cómo se hará el trabajo para
producir los entregables del proyecto. La creación de una estructura de división del trabajo es un enfoque
estructurado para organizar todo el trabajo y los entregables del proyecto en agrupaciones lógicas, las
cuales a su vez se subdividen en componentes más manejables que ayudan a garantizar que el plan inicial
incluye todo el trabajo y los entregables para completar el proyecto.
5. ¿Por qué es importante crear un plan de calidad? Según su experiencia, dé un ejemplo de cómo se
pudieron haber evitado (o se evitaron) problemas de calidad en un proyecto, a partir de la
planeación y el control de un plan de calidad.
Es importante planear la calidad en la ejecución del proyecto para asegurar que el trabajo se realiza según
las especificaciones y las normas aplicables, y que los entregables cumplen con los criterios de
aceptación. La planeación de la calidad es una condición necesaria de un proyecto, que a menudo se
olvida o desestima. Es esencial tener un plan que garantice la calidad de los entregables y los resultados
del proyecto, en vez de esperar hasta el final para comprobar si los requerimientos y las expectativas del
patrocinador/cliente se han cumplido con respecto a la calidad de los entregables.
6. ¿Qué es una actividad? ¿Requiere siempre de esfuerzo humano? Observe la figura 4.1 y elabore
una lista detallada de las actividades necesarias para realizar el paquete de trabajo 3.3. Haga lo
mismo para el paquete 4.2.
Una actividad, también conocida como tarea, es una pieza de trabajo definida que consume tiempo, pero
no requiere necesariamente esfuerzo por parte de las personas que la realizan; por ejemplo, el
endurecimiento del concreto en una construcción puede tardar varios días, pero no requiere de ningún
esfuerzo humano.
Para el paquete de trabajo 3.3 de la figura 4.1, los premios de juegos, se identifican las siguientes
actividades:

 Obtener la lista de los juegos que se realizaran en el festival

 Especificación de los premios de acuerdo a cada juego que se realizara en el festival
 Compra de los premios
 Ubicar cada premio en los juegos del festival
 Entrega de los premios a los ganadores en el festival.
Para el paquete de trabajo 4.2 de la figura 4.1, los permisos de los juegos mecánicos, se identifican las
siguientes actividades:

 Ubicación del terreno en donde se instalará los juegos mecánicos

 Presentación de un plan de contingencia validado por la Dirección provincial de Gestión de
Riesgos
 Además, presentar un informe técnico emitido por el Colegio de Ingenieros Mecánicos o por
profesionales de una universidad que cuente con dicha carrera.
 Obtener el permiso de funcionamiento que otorga el funcionamiento
 El lugar donde se ubicarán los juegos deberá contar con un parqueadero para al menos 100
vehículos.
 7. Revise la figura 4.9. ¿Qué actividades deben realizarse antes de que se pueda iniciar “Introducir
los datos de respuesta”? ¿Qué actividades pueden iniciarse una vez que “Revisar los comentarios
y completar el cuestionario” ha finalizado? Mencione dos actividades que puedan realizarse en
forma simultánea.
Las actividades que se deben realizar antes de “Introducir los datos de respuesta” son:

Las actividades pueden iniciarse una vez que “Revisar los comentarios y completar el cuestionario” ha
finalizado son:
Dos actividades que se pueden realizar de manera simultánea pueden ser:

 “Preparar las estampillas de correo” con “imprimir el cuestionario” y,

 “Enviar el cuestionario por correo y obtener respuestas” con “Probar el software”

8. ¿Cuándo utilizaría el escalonamiento en un diagrama de red? Proporcione un ejemplo, distinto del

ejemplo expuesto en el capítulo, y trace el diagrama de red correspondiente.
Se utiliza el escalonamiento en los diagramas de red cuando de cierta manera se trata de combinar el
diagrama en serie con el diagrama simultaneo y que se requiera de tareas repetitivas ya que se necesita
que la tarea se complete en un menor tiempo y que también se aproveche de mejor manera los recursos
disponibles.
 9. ¿Por qué recomendaría software de administración de proyectos a alguien involucrado en esta
actividad? ¿Qué funciones y beneficios proporciona el software?
Estos sistemas permiten al gerente y al equipo del proyecto planear y controlar los proyectos de un modo
completamente interactivo. Las funciones comunes de los sistemas de información de administración de
proyectos permiten a los usuarios:

 Elaborar listas de tareas con sus duraciones estimadas

 Establecer las dependencias entre las tareas
 Trabajar con varias escalas de tiempo, como horas, días, semanas, meses y años
 Hacer seguimiento a los integrantes dl equipo, como sueldo, las horas laboradas hasta el
momento en un proyecto y las fechas de las próximas vacaciones.
 Incluir los días festivos de la empresa, los fines de semana y los periodos vacacionales de los
miembros del equipo.
 Manejar los turnos de los trabajadores (diurno, verpertino, nocturno)

10. Trace un diagrama de red que represente la lógica siguiente: cuando se inicia el proyecto, las
actividades A y B pueden realizarse en forma simultánea. Cuando la actividad A finaliza, las
actividades C y D pueden iniciarse. Cuando la B se completa, pueden comenzar las actividades E
y F. Cuando la actividad D y E se concluyen, la actividad G se iniciarse. El proyecto finaliza
cuando las actividades C, F y G se completan.

11. Trace un diagrama de red que represente la información siguiente: el proyecto se inicia con tres
actividades A, B y C, las cuales pueden realizarse simultáneamente. Cuando A se termina, D
comienza; cuando B se termina, F puede comenzar; cuando B y D se terminan, E puede iniciarse.
El proyecto esta completo cuando C, E y F se terminan.
12. Trace un diagrama de res que represente la siguiente lista de tareas del desarrollo de un sistema
de información.
Caso 2 (LA BODA)
1) Elabore una lista de supuestos que sirva como punto de partida para la planeación de la
boda. Y no, no es aceptable suponer que Tony y Peggy Sue se fugarán, no importa cuán
tentador le parezca.

 Tonny cuenta con el apoyo de la madre para lo que necesite

 Se desea una boda grande, al aire libre.
 La mamá de Peggy no puede pagar la boda.
 Los regalos de los invitados pagarán la boda.
 La fecha de la boda ya esta establecida por ambos, la cual es el 30 de juno.
 El presupuesto es limitado debido a los préstamos de la universidad y situación económica de la
familia de Peggy.

2) Elabore una estructura de división del trabajo.

3) Haga una lista de las actividades específicas que deben realizarse entre el Año Nuevo y el
día de la boda.

 Hacer lista de invitados

 Escoger padrino
 Escoger madrina
 Retiro de anillos.
 Preparación de la novia.
 Compra de traje de novio.
 Diseño de Invitaciones
 Pastel de boda.
 Preparación de pastel de boda.
  Preparación de comida de invitados.
 Contratación de DJ.
 Contratación de fotógrafo

4) Para cada actividad, identifique a la persona (Tony, Peggy Sue, etc.) que será responsable
de supervisar que la actividad se realice.

P = responsabilidad principal
S = responsabilidad de soporte (o apoyo)

Actividades Tony Peggy Sue

Listado de invitados especiales S P
Listado de invitados normales S P
Listado de invitados S P
Diseño de invitaciones S P
Envío de invitaciones P
Confirmación de asistencia S P
Listado de lugares de boda S P
Listado de lugares de fiesta S P
Listado de posibles lugares S P
Reservación de lugares P
Contratación de DJ P
Contratación de organizador de eventos P
Contratación de fotógrafo P
Selección de estilo de Pastel S P
Fecha de Elaboración de Pastel P S
Preparación del pastel de boda S P
Selección de comidas P S
Selección de bebidas P S
Selección de postres P S
Preparación de comida de invitados P S
Selección de encargado de ceremonia S P
Preparación de novia P
Compra de traje de novio P
Selección de diseño de anillos de boda S P

5) Elabore un diagrama de red que muestre la secuencia y las relaciones de dependencia de

todas las actividades
Referencias
[1] Jack Gido, “Administración exitosa de Proyectos”, <<Capitulo 4: Definición de alcance, calidad,
responsabilidades y secuencia de actividades>>, editorial: Cengage Learning, 5ta edición, 2012.
pp. 98 – 129