Clasificación Documental RG

CÓDIGO: TC 001-2024
RAINBOW GLOW VERSIÓN: OO Página 1 de 38
TRAMITAR CORRESPONDENCIA FECHA: MARZO 2024
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
INGRID DANIELA MORENO PÉREZ
LAURA XIOMARA CRISTANCHO PEDRAZA
JUAN CARLOS CÁRDENAS RAMÍREZ
INSTRUCTOR
TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS TÉCNICOS Y NORMATIVA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTA D.C.
Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

Teléfono (60+1) 699 4472 Celular (+57) 322 405 65 06
Rainbowglow@makeup.com
www.RainbowGlow.co.com
2024
1). ORGANIGRAMA INICIAL DE LA EMPRESA:

GERENCIA
GENERAL
100
ÁREA DE ÁREA ÁREA TALENTO ÁREA FINANCIERA ÁREA DE

ÁREA DE VENTAS
LOGISTICA ADMINISTRATIVA HUMANO Y S.S.G Y CONTABILIDAD PRODUCCIÓN
130
120 110 140 150 160
ÁREA DE BODEGA ÁREA DE

121 COMPRAS 122
1.1. LISTA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES.:

ROLES RESPONSABILIDADES ÁREA
GERENTE ENCARGADA DE LA VISIÓN GERENCIA

ESTRATÉGICA, TOMA DE DECISIONES
CLAVE Y SUPERVISIÓN GENERAL DE
LA EMPRESA.
♥ DESARROLLO Y EJECUCIÓN
DE LA ESTRATEGIA
EMPRESARIAL.
♥ GESTIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS Y
PRESUPUESTOS.
♥ REPRESENTACIÓN DE LA
EMPRESA ANTE CLIENTES,
PROVEEDORES Y SOCIOS.
DIRECTOR DE MERCADEO ENCARGADO DE DESARROLLAR MERCADEO

ESTRATEGIAS PARA PROMOCIONAR Y
VENDER LOS PRODUCTOS DE LA
EMPRESA.
♥ DESARROLLO DE CAMPAÑAS
PUBLICITARIAS Y
PROMOCIONALES.
♥ GESTIÓN DE REDES SOCIALES
Y MARKETING DIGITAL.
♥ ESTABLECIMIENTO DE
RELACIONES CON CLIENTES Y
DISTRIBUIDORES.
COORDINADOR DE ENCARGADO DE EJECUTAR MERCADEO

MERCADEO ACTIVIDADES Y SER UN APOYO PARA
EL DIRECTOR.
♥ COORDINAR LA EJECUCIÓN
DE CAMPAÑAS
PUBLICITARIAS Y
PROMOCIONES.
♥ SUPERVISAR EL DESARROLLO
DE MATERIALES DE
MARKETING, COMO
FOLLETOS, CATÁLOGOS,
ANUNCIOS IMPRESOS Y
DIGITALES, CONTENIDO EN
REDES SOCIALES, ENTRE
OTROS.
♥ MANTENER LA
COMUNICACIÓN CON
AGENCIAS DE PUBLICIDAD,
PROVEEDORES Y OTROS
SOCIOS COMERCIALES.
AUXILIARES DE MERCADEO PROPORCIONAN APOYO EN DIVERSAS MERCADEO

TAREAS OPERATIVAS Y
ADMINISTRATIVAS.
♥ BRINDAR APOYO
ADMINISTRATIVO AL EQUIPO
DE MARKETING, COMO LA
GESTIÓN DE ARCHIVOS, EL
SEGUIMIENTO DE
PRESUPUESTOS Y LA
COORDINACIÓN DE
REUNIONES.
♥ AYUDAR EN LA CREACIÓN Y
EDICIÓN DE CONTENIDO
PARA REDES SOCIALES,
BLOGS Y OTROS CANALES DE
COMUNICACIÓN.
♥ COORDINAR EVENTOS DE
PROMOCIÓN,

DEMOSTRACIONES DE
PRODUCTOS Y OTRAS
ACTIVIDADES DE
MARKETING.
DIRECTOR DE FINANCIERA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN FINANCIERA

FINANCIERA Y CONTABLE DE LA
EMPRESA.
♥ ELABORACIÓN DE INFORMES
FINANCIEROS Y
PRESUPUESTOS.
♥ GESTIÓN DE CUENTAS POR
PAGAR Y POR COBRAR.
♥ ANÁLISIS DE RENTABILIDAD Y
CONTROL DE COSTOS.
CONTABILIDAD Y TESORERIA ♥ REGISTRAR Y MANTENER FINANCIERA

REGISTROS PRECISOS DE
TODAS LAS TRANSACCIONES
FINANCIERAS DE LA
EMPRESA.
♥ PREPARAR ESTADOS
FINANCIEROS, COMO EL
BALANCE GENERAL, EL
ESTADO DE RESULTADOS Y EL
ESTADO DE FLUJOS DE
EFECTIVO.
♥ GESTIONAR CUENTAS POR
PAGAR Y CUENTAS POR
COBRAR.
♥ SUPERVISAR LA
FACTURACIÓN Y EL COBRO
DE CLIENTES.

AUXILIARES DE ♥ COLABORAR EN LA FINANCIERA

CONTABILIDAD CONCILIACIÓN DE CUENTAS.
♥ ASISTIR EN EL
PROCESAMIENTO DE
FACTURAS Y PAGOS.
♥ APOYAR EN LA PREPARACIÓN
DE DECLARACIONES DE
IMPUESTOS.
♥ REALIZAR ANÁLISIS DE
CUENTAS Y PREPARAR
INFORMES AD HOC SEGÚN
SEA NECESARIO.
CONTADOR ♥ RESPONSABLE DE REGISTRAR FINANCIERA-

TODAS LAS TRANSACCIONES CONTABILIDAD
FINANCIERAS DE LA
EMPRESA, INCLUYENDO
COMPRAS, VENTAS, GASTOS
GENERALES Y PAGOS DE
NÓMINA. ADEMÁS, DEBE
ANALIZAR ESTOS DATOS
PARA GENERAR INFORMES
FINANCIEROS PRECISOS.
♥ EL CONTADOR DEBE
PARTICIPAR EN LA
ELABORACIÓN DE
PRESUPUESTOS ANUALES Y
EN LA CREACIÓN DE
PRONÓSTICOS FINANCIEROS
A CORTO Y LARGO PLAZO.
ESTO IMPLICA ESTIMAR
INGRESOS, IDENTIFICAR

COSTOS Y GASTOS
ESPERADOS.
♥ ES RESPONSABLE DE
ADMINISTRAR LAS CUENTAS
POR COBRAR DE LA
EMPRESA, ASEGURÁNDOSE
DE QUE LOS CLIENTES
PAGUEN A TIEMPO Y DE
REALIZAR UN SEGUIMIENTO
DE LOS PAGOS PENDIENTES.
TAMBIÉN DEBE GESTIONAR
LAS CUENTAS POR PAGAR.
JEFE ADMINISTRATIVO ♥ SUPERVISAR Y DIRIGIR TODAS ADMINISTRATIVA

LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LA
EMPRESA DE MAQUILLAJE.
♥ DESARROLLAR Y MANTENER
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
EFICIENTES.
♥ GESTIONAR EL PRESUPUESTO
ADMINISTRATIVO Y
CONTROLAR LOS GASTOS.
♥ SUPERVISAR AL PERSONAL
ADMINISTRATIVO Y
PROPORCIONAR
ORIENTACIÓN Y
CAPACITACIÓN CUANDO SEA
NECESARIO.
COORDINADORA ♥ APOYAR AL JEFE ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO EN LA
IMPLEMENTACIÓN DE

POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS.
♥ COORDINAR Y SUPERVISAR
LAS ACTIVIDADES DIARIAS
DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO.
♥ GESTIONAR LA
COMUNICACIÓN INTERNA Y
EXTERNA DE LA EMPRESA,
INCLUIDOS CORREOS
ELECTRÓNICOS, LLAMADAS
TELEFÓNICAS Y
CORRESPONDENCIA.
♥ MANTENER REGISTROS Y
ARCHIVOS ORGANIZADOS Y
ACTUALIZADOS.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ♥ BRINDAR SOPORTE ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVO GENERAL,
COMO CONTESTAR
LLAMADAS TELEFÓNICAS,
RECIBIR VISITANTES Y
MANEJAR LA
CORRESPONDENCIA.
♥ REALIZAR TAREAS DE
ENTRADA DE DATOS,
ARCHIVAR DOCUMENTOS Y
MANTENER BASES DE DATOS
ACTUALIZADAS.
♥ ASISTIR EN LA PREPARACIÓN
DE DOCUMENTOS,
INFORMES Y
PRESENTACIONES.

♥ AYUDAR EN LA GESTIÓN DEL

INVENTARIO DE
SUMINISTROS DE OFICINA Y
REALIZAR PEDIDOS CUANDO
SEA NECESARIO.
DIRECTOR DE PRODUCCIÓN RESPONSABLE DE LA CREACIÓN, OPERACIONES

DESARROLLO Y PRODUCCIÓN DE
PRODUCTOS DE MAQUILLAJE.
♥ INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO DE NUEVOS
PRODUCTOS.
♥ SUPERVISIÓN DEL PROCESO
DE PRODUCCIÓN.
♥ CONTROL DE CALIDAD DE LOS
PRODUCTOS.
COORDINADOR DE ♥ ES RESPONSABLE DE OPERACIONES

PRODUCCIÓN PLANIFICAR Y PROGRAMAR
LAS ACTIVIDADES DE
PRODUCCIÓN PARA
GARANTIZAR QUE SE
CUMPLAN LOS PLAZOS DE
ENTREGA Y LOS ESTÁNDARES
DE CALIDAD.
♥ DEBE COORDINAR EL USO
EFICIENTE DE LOS RECURSOS,
INCLUYENDO EL PERSONAL,
LOS MATERIALES Y EL
EQUIPO, PARA MAXIMIZAR
LA PRODUCTIVIDAD Y
MINIMIZAR LOS COSTOS.
♥ ES RESPONSABLE DE
ASEGURAR QUE LOS

PRODUCTOS FABRICADOS
CUMPLAN CON LOS
ESTÁNDARES DE CALIDAD
ESTABLECIDOS POR LA
EMPRESA Y POR LAS
REGULACIONES
PERTINENTES.
AUXILIARES DE PRODUCCIÓN ♥ AYUDAN EN LA EJECUCIÓN OPERACIONES

DE LAS TAREAS DE
PRODUCCIÓN, COMO LA
PREPARACIÓN DE
MATERIALES, EL MONTAJE DE
PRODUCTOS Y EL ENVASADO.
♥ RESPONSABLES DE OPERAR
MAQUINARIA O EQUIPOS
SIMPLES UTILIZADOS EN EL
PROCESO DE PRODUCCIÓN,
BAJO LA SUPERVISIÓN DEL
PERSONAL CALIFICADO.
♥ COLABORAN EN LA
INSPECCIÓN VISUAL DE LOS
PRODUCTOS PARA DETECTAR
DEFECTOS O ANOMALÍAS Y
REPORTARLOS AL
SUPERVISOR DE
PRODUCCIÓN.
DIRECTORA DE T.H Y SSG ENCARGADA DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

TALENTO HUMANO Y – SSG
ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL,
COMO TAMBIEN DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO.
♥ DESARROLLAR E
IMPLEMENTAR POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS CON LA
SALUD, LA SEGURIDAD Y EL
MEDIO AMBIENTE EN EL
LUGAR DE TRABAJO.
♥ SUPERVISAR LA
CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL EN TEMAS DE
SALUD Y SEGURIDAD
OCUPACIONAL.
♥ DESARROLLAR E
IMPLEMENTAR POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS CON LA
SALUD, LA SEGURIDAD Y EL
MEDIO AMBIENTE EN EL
LUGAR DE TRABAJO.
♥ SUPERVISAR LA
CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL EN TEMAS DE
SALUD Y SEGURIDAD
OCUPACIONAL.
COORDINADORA SSG ♥ ASISTIR EN LA SSG

IMPLEMENTACIÓN DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE SALUD,
SEGURIDAD Y MEDIO
AMBIENTE.
♥ REALIZAR INSPECCIONES
REGULARES PARA
IDENTIFICAR RIESGOS Y
ÁREAS DE MEJORA EN EL
LUGAR DE TRABAJO.

♥ COLABORAR CON EL
PERSONAL PARA PROMOVER
PRÁCTICAS SEGURAS DE
TRABAJO.
♥ MANTENER REGISTROS Y
DOCUMENTACIÓN
RELACIONADOS CON
INCIDENTES, ACCIDENTES Y
MEDIDAS PREVENTIVAS.
COORDINADORA T.H ♥ APOYAR EN EL TALENTO HUMANO

RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN
Y CONTRATACIÓN DE
PERSONAL.
♥ COORDINAR PROGRAMAS DE
INDUCCIÓN Y
ENTRENAMIENTO PARA
NUEVOS EMPLEADOS.
♥ GESTIONAR LOS PROCESOS
DE EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO Y DESARROLLO
PROFESIONAL.
♥ ADMINISTRAR LOS
BENEFICIOS DEL PERSONAL,
INCLUYENDO SEGUROS DE
SALUD, VACACIONES Y
LICENCIAS.

2). LISTA DE DOCUMENTOS IDENTIFICADOS:
CCD NIVEL 1
CÓDIG ÁREA
O
100 GERENCIA
110 ADMINISTRATIVA
120 LOGISTICA
121 BODEGA
122 COMPRAS
130 VENTAS
140 T.H. Y SSG
150 FINANCIERA Y
CONTABILIDAD
160 PRODUCCIÓN
CÓDIG DOCUMENTO
O
G.G.100 ACTA DE
/1.3 REUNIONES
A.A.110 ACTA DE
/1.1 ASAMBLEA
A.L.120 MEMORANDO
/3.4 INFORMATIVO
A.B.121 ACTA DE
/1.2 INVENTARIOS
A.C.122 CARTA DE
/2.2 COTIZACIONES
A.V.130 MEMORANDO DE
/3.3 REPORTES
A.T.H.1 MEMORANDO DE
40/3.1 ADVERTENCIA Y
DISCIPLINARIO
A.S.S.G. CARTA DE
141/2.1 APROBACIÓN
A.F.C.1 CARTA DE
50/2.3 COBRANZA
A.P.160 CARTA DE
/2.4 SOLICITUDES
CCD EMPRESA
ÁREA SERIE SUBSERIE COD.DOCUMENTAL
G.G ACTA GERENCIA 1.3

A.A ACTA ADMINISTRATIVA 1.1
A.L MEMORANDO LOGISTICA 3.4
A.B ACTA BODEGA 1.2
A.C CARTA COMPRAS 2.2
A.V MEMORANDO VENTAS 3.3
A.T.H MEMORANDO TALENTO HUMANO 3.1
A.S.S.G CARTA SISTEMA DE 2.1
GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO.
A.F.C CARTA FINANCIERA 2.3
A.P CARTA PRODUCCIÓN 2.4
1). ACTAS:
1.1 ADMINISTRATIVAS.
1.2 ENTREGA DE INVENTARIOS.
1.3 REUNIONES.
2). CARTAS:

2.1 APROBACIÓN.
2.2 COTIZACIONES.
2.3 COBRANZA.
2.4 SOLICITUDES.
3). MEMORANDOS:
♥ 3.1 ADVERTENCIA Y DISCIPLINARIO.

♥ 3.2 CONVOCATORIA.
♥ 3.3 REPORTES.
♥ 3.4 INFORMATIVO.






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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

INGRID DANIELA MORENO PÉREZ

LAURA XIOMARA CRISTANCHO PEDRAZA

JUAN CARLOS CÁRDENAS RAMÍREZ

TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS TÉCNICOS Y NORMATIVA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

1). ORGANIGRAMA INICIAL DE LA EMPRESA:

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

ÁREA DE ÁREA ÁREA TALENTO ÁREA FINANCIERA ÁREA DE

ÁREA DE BODEGA ÁREA DE

1.1. LISTA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES.:

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

TRAMITAR CORRESPONDENCIA FECHA: MARZO 2024

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

ROLES RESPONSABILIDADES ÁREA

GERENTE ENCARGADA DE LA VISIÓN GERENCIA

DIRECTOR DE MERCADEO ENCARGADO DE DESARROLLAR MERCADEO

COORDINADOR DE ENCARGADO DE EJECUTAR MERCADEO

TRAMITAR CORRESPONDENCIA FECHA: MARZO 2024

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

AUXILIARES DE MERCADEO PROPORCIONAN APOYO EN DIVERSAS MERCADEO

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

TRAMITAR CORRESPONDENCIA FECHA: MARZO 2024

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

DIRECTOR DE FINANCIERA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN FINANCIERA

CONTABILIDAD Y TESORERIA ♥ REGISTRAR Y MANTENER FINANCIERA

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

AUXILIARES DE ♥ COLABORAR EN LA FINANCIERA

CONTADOR ♥ RESPONSABLE DE REGISTRAR FINANCIERA-

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

TRAMITAR CORRESPONDENCIA FECHA: MARZO 2024

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

JEFE ADMINISTRATIVO ♥ SUPERVISAR Y DIRIGIR TODAS ADMINISTRATIVA

COORDINADORA ♥ APOYAR AL JEFE ADMINISTRATIVA

Avenida Calle 19 4 – 74 Bogotá D.C, Colombia.

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO ♥ BRINDAR SOPORTE ADMINISTRATIVA

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

♥ AYUDAR EN LA GESTIÓN DEL

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN RESPONSABLE DE LA CREACIÓN, OPERACIONES

COORDINADOR DE ♥ ES RESPONSABLE DE OPERACIONES

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA:

AUXILIARES DE PRODUCCIÓN ♥ AYUDAN EN LA EJECUCIÓN OPERACIONES

DIRECTORA DE T.H Y SSG ENCARGADA DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

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