Recepción y Atención al Cliente:

Recepción de llamadas y visitas:

Contestar llamadas con el saludo estándar de la escuela:
 Capacitar al personal de recepción en un saludo amigable y profesional.
 Proporcionar información básica sobre los servicios de la escuela en respuesta a
preguntas iniciales.
 Documentar el propósito de la llamada y la información relevante.
Registrar la información de llamadas en un sistema de seguimiento y asignar un número de
referencia:
 Utilizar un sistema de gestión de llamadas o un registro manual para documentar cada
llamada.
 Asignar un número de referencia único a cada solicitud o consulta.
 Registrar la información del interlocutor, fecha, y detalles de la llamada.
Coordinar visitas proporcionando direcciones y detalles relevantes:
 Proporcionar direcciones claras y precisas para la ubicación de la escuela.
 Confirmar la disponibilidad de personal para recibir visitantes.
 Ofrecer información adicional, como estacionamiento o puntos de referencia.
Agenda de citas:
Coordinar citas para consultas generales, entrevistas y trámites administrativos:
 Establecer un sistema de programación de citas para evitar conflictos de horarios.
 Confirmar la disponibilidad de personal clave para las citas.
 Proporcionar instrucciones claras sobre qué documentos o información deben traer los
visitantes.
Mantener una agenda actualizada y notificar a los involucrados sobre las citas
programadas:
 Actualizar la agenda diariamente y verificar la disponibilidad de los recursos necesarios.
 Notificar a los clientes o estudiantes sobre sus citas mediante recordatorios por correo
electrónico o llamadas.
 Coordinar con los departamentos involucrados para garantizar una atención eficiente
durante las citas.
Atención a consultas generales:
Responder preguntas sobre los cursos, requisitos y procesos específicos de la escuela:
 Capacitar al personal para proporcionar información precisa y actualizada sobre los
programas de la escuela.
 Mantener un conocimiento actualizado de los requisitos de matrícula y los servicios
ofrecidos.
  Ofrecer información detallada sobre tarifas y posibles descuentos.
Derivar preguntas más detalladas a los departamentos correspondientes:
 Tener un sistema de referencia interna para dirigir preguntas más técnicas o específicas a
los departamentos especializados.
 Proporcionar información de contacto y detalles sobre cómo los estudiantes pueden
comunicarse directamente con los departamentos relevantes.
 Registrar la derivación para un seguimiento efectivo.
Gestión de Documentación:
Recepción y archivo de documentos:
Verificar la autenticidad de los documentos presentados por los estudiantes:
 Establecer procedimientos de verificación para garantizar la autenticidad de los
documentos requeridos.
 Capacitar al personal para reconocer y manejar documentos falsificados o incorrectos.
 Informar a los estudiantes sobre los requisitos de documentación al momento de la
inscripción.
Asignar un número de expediente y archivar documentos de manera segura:
 Utilizar un sistema de numeración único y consistente para los expedientes de los
estudiantes.
 Almacenar documentos en carpetas seguras y designadas para garantizar un acceso rápido
y ordenado.
 Implementar medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de la información.
Seguimiento de trámites administrativos:
Mantener un seguimiento de los trámites ante las autoridades de tránsito y otras entidades
relevantes:
 Establecer un sistema de seguimiento de trámites para cada estudiante.
 Coordinar con las autoridades locales para obtener actualizaciones periódicas sobre el
estado de los trámites.
 Notificar a los estudiantes sobre cualquier requisito adicional o cambio en el proceso.
Actualizar a los estudiantes sobre el progreso de sus trámites:
 Mantener una comunicación regular con los estudiantes para informarles sobre el estado
de sus trámites.
 Proporcionar asesoramiento sobre posibles demoras o pasos adicionales requeridos.
 Facilitar la obtención de documentación adicional necesaria para acelerar el proceso.
Manejo de expedientes de estudiantes:
Actualizar la información en los expedientes de los estudiantes después de cada hito o
cambio:
  Designar un personal responsable de la actualización y mantenimiento continuo de los
expedientes.
 Registrar cualquier cambio en la información personal, avances académicos o actualizaciones
de trámites.
 Realizar revisiones periódicas de los expedientes para garantizar su integridad.
Almacenar expedientes de manera organizada y asegurar su fácil acceso:
 Utilizar un sistema de archivo lógico y organizado para facilitar la búsqueda y recuperación de
expedientes.
 Implementar políticas de acceso controlado para proteger la privacidad de los estudiantes.
 Capacitar al personal sobre los procedimientos adecuados de manejo y almacenamiento de
expedientes.
Recepción de Solicitudes de Matrícula:
Este procedimiento abarca la recepción de solicitudes de matrícula, ya sea en formato físico o
electrónico.
 Proporcionar a los solicitantes formularios de matrícula claros y completos.
 Verificar que este bien llena y firma de cada solicitud.
 Brindar asistencia a los solicitantes para resolver cualquier duda o confusión.
Verificación de Documentación:
Este procedimiento garantiza la autenticidad y presencia de los documentos necesarios.
 Verificar la autenticidad de los documentos de identificación y cumplimiento de requisitos
mínimos.
 Hay que confirmar que los solicitantes cumplan con los criterios de elegibilidad establecidos.
 Notificar sobre cualquier documento faltante o incorrecto.
Registro en el Sistema:
Este procedimiento implica el ingreso de la información de los solicitantes en el sistema de
gestión de la escuela.
 Ingresar la información de matrícula con precisión en el sistema de registro.
 Generar un número de expediente único para cada estudiante matriculado.
 Verificar la coincidencia entre la información registrada y los documentos presentados.
Entrega de Documentos de Matrícula:
Este procedimiento involucra la entrega de documentos y materiales relevantes a los estudiantes
matriculados.
 Preparar un paquete de bienvenida con información sobre el programa, horarios y políticas.
 Proporcionar al estudiante su número de expediente y detalles de contacto para consultas
futuras.
 Hay que asegurar que los estudiantes tengan acceso a toda la información necesaria.
Seguimiento Post-Matrícula:
Este procedimiento implica un seguimiento posterior a la matrícula para garantizar la satisfacción
y resolver problemas.
 Realizar encuestas de satisfacción para recopilar comentarios.
 Establecer un canal abierto para que los estudiantes expresen preocupaciones o hagan
preguntas adicionales.
 Tomar medidas correctivas según los comentarios y realizar ajustes en los procedimientos
según sea necesario.
Recepción y Archivo de Documentos:
Este procedimiento aborda la recepción y archivo de documentos de manera organizada y segura.
 Verificar la autenticidad de los documentos presentados por los estudiantes.
 Establecer procedimientos de verificación para garantizar la autenticidad de los documentos
requeridos.
 Almacenar documentos en carpetas seguras con un sistema de numeración único para los
expedientes.
Seguimiento de Trámites Administrativos:
Este procedimiento se centra en el seguimiento de trámites ante autoridades y la actualización
constante de los estudiantes.
 Mantener un sistema de seguimiento de trámites para cada estudiante.
 Coordinar con las autoridades locales para obtener actualizaciones periódicas sobre el
estado de los trámites.
 Notificar a los estudiantes sobre cualquier requisito adicional o cambio en el proceso.
Manejo de Expedientes de Estudiantes:
Este procedimiento implica el manejo y almacenamiento organizado de los expedientes de los
estudiantes.
 Designar un personal responsable de la actualización y mantenimiento continuo de los
expedientes.
 Registrar cualquier cambio en la información personal,