1.

Registro en Sofia Plus

a. Manual para la inscripción en Sofia Plus

https://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/ayudas

b. Vídeo Registrarse en Sofiaplus

https://portal.senasofiaplus.edu.co/images/documentos/Registro.mp4

2. Inscripción y matricula a los programas de formación

Una vez realizado el registro por parte de los aspirantes en el Sistema de gestión académico
administrativo y para una correcta gestión de la inscripción de los aspirantes, es necesario que el
establecimiento educativo radique al centro de formación la siguiente información a través de
carta firmada por el rector a través del siguiente link
https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/solicitudindex.aspx :

1. Entregar el listado de los aspirantes en orden del documento de identificación dentro del
cuerpo de la carta organizado por grupo o grupos a matricular, anexando los documentos
completos exigidos para el procedimiento de ingreso que tiene establecido el SENA,
adjunto el formato de inscripción especial para cargue masivo en SOFIA PLUS ( diligenciar:
Columna C tipo de documento, Columna D N° de documento, Columna E Apellidos y
nombres, Columna F tipo de población, columna K Justificación Programa especial
SENATEC.
2. GFPI-F-129 Formato tratamiento de datos menor de edad, firmado por: el aspirante,
madre o padre o tutor presentando el respectivo documento que lo acredite (registro civil
o poder).
3. GFPI-F-015 Compromiso del aprendiz, firmado por aspirante, madre o padre o tutor.
4. Copia del documento identidad (tarjeta identidad, C.C.)
5. Copia de afiliación a salud o Consulta ADRESS con fecha de expedición inferior a 30 días
6. Copia de certificado grado noveno

El centro de formación del SENA deberá realizar la verificación de la documentación del aspirante,
entregada por el establecimiento educativo. Esta documentación debe estar completa y ajustada a
lo requerido de acuerdo con el procedimiento de ingreso del SENA.

La inscripción solo se realizará para los aspirantes que cumplen con los requisitos de ingreso
establecidos en el programa de formación SENA, así como la documentación previamente
verificada por el establecimiento educativo. Los aspirantes que no cumplen con los requisitos
deberán gestionar por su propia cuenta y con apoyo del establecimiento educativo la solución de
las novedades y, en caso de no ser solucionados bajo los parámetros de tiempos de matrícula
ordinaria establecidos, serán tramitados por medio de matrícula extemporánea, según los
lineamientos emitidos en el presente manual.

Fechas Matricula en Calendario A y B:

Las Regionales generan su calendario académico para la a matrícula de los aprendices del
programa en el marco del convenio firmado con las Entidades territoriales certificadas para que
sea aplicado por los centros de formación, vigilando que para el calendario A las matrículas se den
antes del último día hábil de marzo, y para calendario B antes el último día hábil del mes de
septiembre.

Actor encargado de la matrícula

● Coordinación de formación y/o encargado de Administración educativa regional.

● Grupo de Administración Educativa del Centro de Formación del SENA o su

equivalente.
● Coordinadores y responsables de articulación con la media de los Centros de
Formación del SENA.
● Rectores de los establecimientos educativos.

● Aspirante al programa de formación.

● Instructores técnicos.

Documentos de apoyo: GFPI-P-005 Procedimiento de Ingreso, GFPI-G-025 Guía Procedimiento

Ingreso
Evidencia
Documentos radicados para matrícula por parte del establecimiento educativo cumpliendo con los
parámetros de ingreso y matrícula establecidos.

ENTREGA DE DOCUMENTOS PROCESO DE MATRICULA SENA-ARTICULACIÓN DE LA EDUCACIÓN

MEDIA 2024

1. FICHA DE INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA

2. FORMATO “MI COMPROMISO COMO APRENDIZ” SENA

3. FORMATO “TRATAMIENTO DE DATOS MENOR DE EDAD

4. FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD ESTUDIANTE

5. REGISTRO CIVIL DEL ESTUDIANTE

6. FOTOCOPIA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL PADRE DE FAMILIA QUE FIRMA LA MATRÍCULA

7. CERTIFICADO AFILIACIÓN A SALUD

8. CERTIFICACIÓN GRADO NOVENO

Pasos vinculación Instructor Nuevo

1. El Instructor contratista por convenio debe estar Registrado en el aplicativo Sofía plus

2. Coordinador Misional – por el Rol de Administrador del Centro los vincula a la entidad con
Tipo de vinculación Por Convenio – Contratista

3. El Líder Media Técnica crea el Rol como Instructor y le asigna la disponibilidad

Se requiere la siguiente información (se anexa formato)

● Nombre de la entidad con la que se tiene el convenio

● Numero del Contrato

● fecha de inicio

● fecha de finalización del contrato,

● numero de cedula del instructor contratista por convenio,

● Correo electrónico, y contacto.

Obligaciones Instructor de articulación

1. Participar en la planeación de los procesos formativos de acuerdo con los lineamientos
institucionales para el área temática del objeto contractual.
2. Participar cuando el Centro de Formación lo requiera, en jornadas de diseño y desarrollo
curricular de programas de Formación Profesional Integral, conforme a las necesidades
nacionales y a los lineamientos institucionales requeridos para el área temática objeto del
contrato.
3. Evaluar a los aprendizajes previos correspondientes a las fichas asignadas, de acuerdo con
los procedimientos, plazos y herramientas tecnológicas que la entidad defina.
4. Ejecutar la formación profesional integral de acuerdo con el currículo, desarrollo curricular
y proyecto formativo de los programas del área temática objeto del contrato.
5. Aplicar según la modalidad, estrategias de enseñanza, aprendizaje, seguimiento y
evaluación, de acuerdo a los lineamientos pedagógicos y metodológicos de la entidad.
6. Participar cuando el Centro de Formación lo requiera, en proyectos de investigación
técnica y/o pedagógica para fortalecer el proceso de formación del área temática objeto
del contrato.
7. Analizar el avance del proceso de formación, identificando con el aprendiz sus logros y
dificultades, retroalimentado de manera permanente y ajustando las estrategias
desarrolladas, en los casos que se requiera, programando y realizando actividades
pedagógicas complementarias, a fin de emitir juicio valorativo sobre el nivel de
cumplimiento de los resultados de aprendizaje de las competencias del programa.
 8. Entregar los soportes del procedimiento de Ingreso de aprendices al programa de
formación tales como: Ficha de matrícula; fotocopia del documento de identidad, y/o
requisitos definidos en el diseño curricular, cuando ejecute la formación complementaria.
9. Registrar, verificar y hacer seguimiento oportuno en el sistema de información que la
entidad defina para la Gestión de la Formación Profesional Integral, mediante las
siguientes actividades:
a. Verificar que la totalidad de los aprendices seleccionados y matriculados queden
en ese estado.
b. Registrar los juicios evaluativos del reconocimiento de aprendizajes previos, los
juicios evaluativos, rutas de aprendizaje, para los beneficiarios nuevos,
reintegrados o trasladados
c. Registrar en un periodo máximo de una semana después de la ocurrencia del
evento las inasistencias
d. Utilizar y mantener actualizada la plataforma LMS TERRITORIUM de acuerdo con
los lineamientos del centro de formación (portafolio instructor, portafolio
aprendiz, anuncios, etc)
e. Comunicar al Coordinador Académico oportunamente anomalías, inconsistencias,
novedades de aprendices y hallazgos en el registro de la información.
10. Cumplir y aplicar de manera estricta el Reglamento del Aprendiz, especialmente respecto
al procedimiento o reporte oportuno a la Coordinación Académica sobre cualquiera de las
situaciones o causales de deserción y adopción de las medidas formativas, como la
aplicación de Plan de Mejoramiento Académico y/o Disciplinario; presentar informes
debidamente soportado para la solicitud de adelantamiento de Comité de Evaluación y
Seguimiento, así como la aplicación del Manual de convivencia del Centro de Formación.
11. Acatar los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Seguridad de
Salud en el Trabajo y asistir a las convocatorias que el centro programa.
12. Realizar seguimiento en la etapa productiva a los aprendices que le sean asignados.
13. Responder por los bienes y elementos puestos a su disposición para el cumplimiento del
objeto del contrato y una vez finalizado, quedar a paz y salvo con el Almacén.
14. Acompañar a los aprendices a las actividades que se encuentren planeadas por el equipo
de Bienestar al Aprendiz.
15. Presentar informes mensuales de ejecución del contrato relacionando el resultado de las
actividades realizadas y salvedades presentadas.
16. Atender y dar cumplimiento oportuno a los requerimientos del supervisor del contrato y
ejecutar las obligaciones contractuales en todas las instalaciones físicas donde el SENA
imparta la formación o preste sus servicios.

DISTRIBUCIÓN HORAS INSTRUCTOR PARA ARTICULACIÓN CON LA MEDIA

SEGÚN PLAN DE ACCIÓN

Caracterización Horas establecidas para la ejecución del programa de articulación con la media
de la media
Horas formación Horas seguimiento Horas de planeación, Duración
 alistamiento y
total en
etapa lectiva etapa productiva acompañamiento
horas al año
técnico- pedagógico
Media
440 44 44 528
académica
En el que hacer
operativo y según la
necesidad, la
Se establece estas programación de horas
horas para hacer el de planeación,
seguimiento de la alistamiento y
Estas horas son los etapa productiva en acompañamiento
promedios estándar sus diferentes técnico pedagógico
que se establecen alternativas, los entre colegios de
para la formación tiempos para este media técnica,
directa de las proceso pueden académica y privada
competencias del aumentarse a podrán variar entre
programa de discreción de la una y otra teniendo en
DESCRIPCIÓN formación teniendo dinámica y la cuenta que pueden
como referencia las necesidad de la aumentarse a
horas en las operación, pero discreción de la
versiones de los teniendo en cuenta dinámica y la necesidad
diseños curriculares y que se deberá de la operación Y
el calendario garantizar y garantizando
académico en la evidenciar la evidenciar la calidad y
etapa lectiva. calidad y la la pertinencia del
pertinencia de la proceso.
formación y del La programación de
proceso. horas adicionales
tendrá que realizarse
con el presupuesto
asignado.

Programación de horas para la formación

Para programar al instructor las horas de formación según la tabla 8, es importante tener el
insumo de programación de horarios en los colegios el cual debe gestionarse con base en los
siguientes parámetros:
Tabla. Insumos de cálculo
ITEM PARÁMETRO ÚNICO DE CÁLCULO
Horas de etapa lectiva Según las establecidas en la tabla 8.
Horas de etapa Según la versión el programa de formación y/o lineamiento del SENA, se
productiva debe revisar el total de horas en etapa productiva.
Tiempo de formación En décimo grado: 40 semanas de formación.
etapa lectiva En undécimo grado: 40 semanas de formación.
 ITEM PARÁMETRO ÚNICO DE CÁLCULO
Total, semanas de formación:
80 semanas en contra jornada o dentro de la jornada única.
Tiempo de dedicación de
ejecución de la
El instructor SENA imparte el 100% de la formación de las competencias
formación en un colegio
técnicas.
de titulación académica
por grupo
Se ejecuta en grado 11 por las 40 semanas de calendario académico, pero
de ser necesario y según la alternativa de etapa productiva se debe
disponer de tiempos vacacionales, fines de semana, semanas de receso y
Tiempo de formación días feriados garantizando en todos los casos el pago de la ARL desde el
para etapa productiva inicio del proceso por parte de las Secretarías de Educación, Entes
Territoriales e Instituciones Educativas Privadas. Los tiempos de ejecución
de la etapa productiva en todas sus alternativas deben ser independientes
a los de la etapa lectiva y se desarrollan en días o jornadas adicionales.

Tabla. Parámetros de cálculo de asignación de grupos por instructor Grupos a orientar

COLEGIOS
ACADEMICOS
Horas de Etapa lectiva al año (formación por grupo) 440
Semanas de formación al año 40
TOTAL, DE HORAS DE FORMACIÓN SEMANAL 11
Horas de seguimiento etapa productiva (por grupo) 44
Semanas de formacion al año 40
TOTAL, DE HORAS DE SEGUIMIENTO ETAPA PRODUCTIVA SEMANAL 1.1
Planeación y acompañamiento técnico pedagógico (formación por ficha) 44
Semanas de formación al año 40
TOTAL, DE HORAS DE SEGUIMIENTO ETAPA PRODUCTIVA SEMANAL 1.1

TOTAL, HORAS A PROGRAMAR AL INSTRUCTOR SEMANAL POR FICHA 13.2

160 horas mes

HORAS A PROGRAMAR AL INSTRUCTOR = 40 horas de formacion semanal
4 semanas

con base en lo anterior se establece

Horas a programar la semana al instructor 40
Total, horas a programar al instructor por Grupo 13.2

Número de grupos a orientar simultáneamente por los instructores 3.03