ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS Y CONTRATOS

HANS IGNACIO TRONCOSO TRONCOSO

ING. DE EJECUCION EN ADMINISTRACION MENCION GESTION MUNICIPAL

Tecnológico Nacional Iplacex

Autoevaluación:

Su Nombre: HANS IGNACIO TRONCOSO TRONCOSO

Criterios de evaluación Nunca (0) A veces (1) Siempre (2)

Me comuniqué cordial, fluida y 2

frecuentemente con mis compañeros(as), a
través del Colabórate y foro grupal

Aporté a la organización del grupo 2

Realicé junto a mis compañeros, todas las 2

actividades propuestas, semana a semana

Trabajé en la WIKI, aportando al desarrollo 1 -

del trabajo solicitado.

Mis aportes fueron valiosos para el logro de 2

la tarea.

Coevaluación:

Siempre = 2; A veces = 1; Nunca = 0

Criterios de evaluación Constanza Kenji Ugarte Angelica

Valdebenito
Sanchez

Se comunicó cordial, fluida y

frecuentemente con los 0
0 0
compañeros(as), a través del foro
general y grupal

Tecnológico Nacional Iplacex

Aportó a la organización del grupo 0 0 0

Realizó todas las actividades

propuestas, semana a semana 0
0 0

Trabajó en la WIKI, Aportando al

desarrollo del trabajo solicitado. 0
0 0

Sus aportes fueron valiosos para el

logro de la tarea. 0
0 0

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 Empresa de servicio doméstico

“Clean & flash”

Organigrama:

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 1. Funciones de cada unidad o departamento que componen la empresa.

Gerente general: Se centran en supervisar y dirigir las operaciones diarias de la empresa

para alcanzar sus objetivos. Es el jefe general y encargado de finalizar los procesos de
compra, selección, contratos, y un sinfín de procesos administrativos, donde se llevan a
cabo tras su aprobación y firma.

Gerente de administración: Jefe de Supervisores. Desempeña un papel clave en la

gestión y coordinación de un grupo de supervisores que trabajan bajo su dirección. La
gerencia de administración es la encargada de supervisar y dar visto bueno a los procesos
administrativos y contables de la empresa, antes de que lleguen al Gerente General para
su aprobación y firma.

Supervisor gestión de personas: Son las personas encargadas de supervisar y gestionar

los procesos de contratación, condiciones laborales, que todos los trabajadores tengan sus
capacitaciones al día, y que cada equipo de trabajo sea armonioso para garantizar un mejor
servicio.

Reclutador: El reclutador desempeña un papel fundamental en el proceso de adquisición

de talento de la organización. Sus funciones básicas se centran en identificar, evaluar y
seleccionar a los candidatos más adecuados para cubrir las necesidades de personal de la
empresa, además proveer los cargos y es conocedor de las áreas de administración y
gestión, disponer herramientas de gestión para facilitar labor de selección, encargado de
coordinar difusión. Luego de toda la tramitación de selección de la persona, el supervisor
termina de concluir el proceso.

Supervisor ventas y marketing: Sus funciones básicas están enfocadas en supervisar,

coordinar y optimizar las actividades operativas para garantizar que se cumplan los
objetivos y se mantenga un alto nivel de rendimiento.

Es el encargado de proveer de todos los insumos y materiales que se necesitan para llevar
a cabo el trabajo. Eso quiere decir que estará al tanto de la cantidad de insumos que a su
vez se vayan acabando para reponer. Por el área de Marketing, será encargado de la

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difusión de los servicios que se prestan, para que más personas conozcan de esta gran
empresa.

Supervisor de Operaciones: Es el encargado de mantener el control en cuanto al trabajo

que realiza el equipo técnico. Debe procurar la calidad del servicio entregado.

Equipo técnico 1: Se considera como el grupo de personas que lleva a cabo el servicio de
limpieza que se requiera. Ellos salen a terreno, a los hogares y son encargados de
satisfacer las necesidades de las personas que lo requieren y contratan “Clean & Flash”.

2. Competencias de cada Unidad o departamento que componen la empresa.

“Clean & flash”

Es una empresa la cual se divide en tres unidades, siendo el primer nivel la unidad
gerencial, siguiéndole la unidad de supervisión donde podemos encontrar a los jefes de
departamentos y por último se encuentra la unidad técnica donde se encuentra el equipo
que se desempeña en las tareas en terreno. A continuación, describiremos las
competencias de cada unidad.

Unidad Gerencial (Primer nivel):

El primer nivel contempla competencias funcionales tal como lo es la

gestión administrativa, siendo la capacidad para planear, ejecutar, evaluar y controlar el
desarrollo de las responsabilidades propias de su trabajo. En este nivel también se
encuentra la visión estratégica, siendo la capacidad de comprender y articular estrategias
para dar cumplimiento a los objetivos de la empresa.

Unidad de supervisión (Segundo nivel):

El segundo nivel tiene por competencia el liderazgo, siendo la

capacidad de influir de manera positiva en un grupo de personas, haciendo que el equipo
trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos. Dirigen grupos de personas por
medio del conocimiento y experiencia, siempre atentos a la visión del entorno (equipo a su
cargo), referentes a la optimización y mejoras.

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Unidad técnica (tercer nivel):

El tercer nivel tiene por competencia la excelencia de servicio, siendo

la capacidad de realizar sus labores de forma correcta, optimizando los procesos, evitando
la merma de productos y materiales. En este nivel también se encuentra la colaboración,
siendo la capacidad de realizar tareas en grupos de trabajo (equipo), logrando optimizar
tiempos de ejecución de las tareas.

3. Responsabilidades de cada Unidad o departamento que componen la

empresa.

Gerente general: Tiene por responsabilidad finalizar los procesos de compra, de selección,
de contratos.

 Gerente de administración: Tiene por responsabilidad supervisar y dar el visto

bueno a todos los procesos administrativos y contables de la empresa, antes de que
lleguen al Gerente General.
 Supervisor de gestión de personas: Tiene por responsabilidad supervisar y
gestionar los procesos de contratación, condiciones laborales y capacitación del
personal humano.
 Reclutador: Tiene por responsabilidad proveer los cargos de la empresa, conocer
de las áreas de administración y gestión, disponer herramientas de gestión para
facilitar labor de selección.
 Supervisor de ventas y marketing: Tiene por responsabilidad proveer de todos
los insumos y materiales a necesitar para llevar a cabo el trabajo. Estará al tanto de
la cantidad de insumos para reponer. Por el área de Marketing, será encargado de
la difusión de la empresa.
 Supervisor de Operaciones: Tiene por responsabilidad mantener el control en
cuanto al trabajo que realiza el equipo técnico. Debe procurar la calidad del servicio
entregado y comprobar la satisfacción del cliente.
 Equipo técnico 1: Tiene por responsabilidad llevar a cabo el servicio de limpieza
que se requiera. Son los encargados de satisfacer las necesidades de las personas
contratan “Clean & Flash”.

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4. Etapas del proceso de licitación.

1) Reunión explicativa
2) Visita a terreno
3) Consultas, respuestas y aclaraciones
4) Presentación de la oferta
5) Evaluación y adjudicación de la licitación

5. Descripción de 3 etapas del proceso de Licitación:

 Reunión explicativa: Debe ser dirigida por el agente, pero la responsabilidad de

las exposiciones recae en los jefes de las disciplinas, según sea el temario.

 Visita a terreno: No es estrictamente necesario que el agente esté presente en

ella. Sin embargo deberá asegurarse que cada licitante lleve a ella el certificado de
asistencia que, más adelante deberán incluir en su oferta. Otro cuidado importante
que el agente debe tener en esta fase es asegurarse que los licitantes envíen en la
oportunidad indicada, los datos de las personas que asistirán a la visita; y luego
transmitirlos a la unidad encargada de autorizar el ingreso de visitas a las
instalaciones del Mandante. Una falla o mala coordinación de esta gestión puede
resultar en que los representantes de alguna(s) empresa(s) no pueda (n) participar
en la visita después de haber incurrido en gastos de transporte y alojamiento, con
el agravante que no podrán presentar oferta por no tener el certificado de asistencia.

 Período de preguntas y respuestas: Como ya fuera indicado, durante esta fase el

agente deberá insistir en que las preguntas que le envíen vengan en Word y
agrupadas por temas, ya que ello le facilitará la preparación del documento que
enviará a los especialistas internos que le ayudarán con la preparación de las
respuestas y, más adelante, en la preparación de los documentos que contendrá las
respuestas oficiales. Además, que está permitido enviar listados parciales de

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 preguntas. Es recomendable que una vez ensamblado el documento con las
respuestas oficiales éste sea revisado en una reunión en la que participen a lo
menos tres profesionales de la empresa que tengan reconocida experiencia en
licitaciones. En el documento con las respuestas no se identifica a quien hizo la
pregunta; las preguntas van numeradas al igual que las respuestas, como en el
siguiente ejemplo. P-1 ¿Cuánto tiempo demora conseguir una autorización de
ingreso? SEMANA 2 24 R-1 Cinco días hábiles, contados desde el momento en que
el interesado termina de entregar los antecedentes solicitados. Las respuestas
oficiales pueden ser emitidas en uno o más documentos, a condición de que cada
uno de ellos sea enviado en forma simultánea a cada uno de los licitantes.

● Recepción de ofertas: En este punto del proceso, el agente deberá designar un

encargado de recepción de ofertas emitidas por las empresas o proveedores
participantes en el proceso de selección. Deberá acoger las propuestas de los
licitantes conforme al protocolo establecido, debiendo hacer entrega de un
comprobante de recibo. Posteriormente llevará las propuestas de los candidatos al
agente a cargo del proceso.

Cabe mencionar que el receptor de las propuestas tiene prohibido abrir los sobres
contenedores de ofertas.

● Proceso de evaluación de ofertas: En esta etapa del proceso es responsabilidad

del agente poner atención a los empleados designados como evaluadores de
ofertas, evitando que la información que reciban sea difundida, haciendo énfasis en
la confidencialidad, siendo el agente el único autorizado a mantener contacto con
los aspirantes al procesos de licitación.

Cabe mencionar que, en este punto del proceso si los evaluadores requieren tomar
contacto con un licitante, deberá comunicarlo al agente, para que éste la envíe al
licitante. Asimismo, la aclaración del licitante debe ser enviada al agente, para que
éste la haga llegar al evaluador.

● Evaluación técnica: En este proceso se debe asegurar la adjudicación de un

licitante, que demuestre entender que es lo que debe hacer, ya que contar con un

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 licitante que sea responsable, profesional, vele por la seguridad de su equipo de
trabajo y cumpla con los plazos establecidos, reducirá el riesgo de obtener un
resultado no esperado.

El tipo de cobertura técnica dependerá del tipo de contrato que esté en licitación, la
oferta técnica deberá contener documentos que permitan entender al menos qué es
lo que el licitante propone. En este punto el agente se limitará solamente a que las
estén identificadas en la manera más clara posible, de esa forma asegurará que el
licitante las incluya en su oferta técnica.

6. Mencionen las etapas de formación y entrega de las Bases a Licitar:

o Manifestación de interés.
o Recopilación de antecedentes.
o Carta entrega.
o Instrucciones a los licitantes o a los proponentes.
o Formación de la matriz para evaluaciones.
o Etapa de Preparación de las ofertas.
 Reunión explicativa.
 Visita a terreno.
 Periodo de preguntas y respuestas.
o Recepción de ofertas.

7. Según las etapas de formación y bases para licitar, describan:

a. Periodo de preguntas y respuestas: Es una etapa del proceso licitatorio,

donde los proveedores tienen un plazo establecido para hacer consultas
sobre la licitación en sí, dudas de las bases, o preguntar información
adicional que crean necesaria para confirmar y realizar su postulación. Este
plazo es indicado en el portal de la licitación por la empresa o servicio público
quien requiere del servicio.
b. Visita a terreno: La visita a terreno consiste en que los licitantes o
proveedores asistan al terreno implicado en el proceso de licitación. En la
IAL o IAP deben ir especificadas las instrucciones en cuanto a la visita a
terreno, por ejemplo, lugar específico, hora a la cuál deben asistir, cantidad

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de personas representantes, etc. Antes de la citación, se debe enviar
anticipadamente, la lista o datos de personas que asistirán a ella. Para la
asistencia, los licitantes o proveedores deben llevar a la visita a terreno el
certificado de asistencia para luego incluir en la oferta/postulación.

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