Reunión Informativa Carve out GP

Gerencia de Desarrollo de Negocios y Transformación

Marzo de 2024

“Existimos no solo para producir aceite… cultivamos desarrollo sostenible para transformar vidas.”
 Agenda

01 Objetivo y Contexto Pág. 4

02 Estatus del Proyecto Carve Out Pág. 6

03 Estatus Pruebas Mock Pág. 9

Estatus de los Planes de Mitigación Palmas

04 Pág. 12

05 Hitos y Próximos Pasos Pág. 15

06 Equipo y Contactos

Grupo Palmas | Gerencia de Desarrollo de Negocios y Transformación 2

Objetivo
Objetivo y Contexto

1. Dar Visibilidad al Grupo 2. Compartir nuestros avances y 3. Asegurar un correcto despliegue

Palmas sobre los avances y contactos clave de mitigación de comunicaciones y contactos
acciones del Proyecto Carveout frente a los impactos del Carveout claves para el desarrollo del
SAP SAP proceso Carveout SAP

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Estatus del Proyecto
PROPÓSITO
Separación de compañías a nivel de aplicación SAP y migración a infraestructura en nube de la solución SAP ECC, teniendo como objetivo principal dividir dicho sistema en 3 grupos: ALICORP, RANSA y CLUSTER
4 (ATSA, CAÑA BRAVA, CGR, GRIO, PALMAS, ROMEX, SATI, TISUR y TRAMARSA)

PLAN REAL DIF. LÍNEA DE TIEMPO (AÑO 2023-2024)

Actual 80% 79% 0% AÑO 2023 AÑO 2024

Anterior 68% 68% 0% Entregable Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar
HOY

FASE I (Copia PRD y

DATOS GENERALES habilitación en nube)
Test End User – Mock 1 Test End Users – Mock 2 Pruebas de usuarios –
Empresa CORPORATIVO FASE II (Planificación y
GoLive Simulation
ejecución Talleres) Go Live 15/03
Actualizado al 29.02.2024
FASE III (Construcción) M1 M2 M3
Project Manager Rocio Leona
Wilmer Anchante FASE IV – Deploy (GO LIVE) R A C4
Jose Lazaro
FASE V – Post PRD

Actividades Generales del Proyecto Plan de Migración Grupo Palmas (08/01/2024 – 26/01/2024)
Actividades realizadas • Coordinación con líderes de áreas claves para actividades de migración y mitigar impactos del
• Corte SAP 01/01/2024 con GO LIVE de Ransa 09/01/2024 (conforme a plan y Freeze de SAP (del 08 al 14 de marzo)
en estabilización). • Establecer Líderes y Mesas de Trabajo
• Corte SAP 08/02/2024 con GO LIVE ALICORP hasta el 15/02/2024 • Establecer Mesas de Trabajo por cada frente: (Comercial, Supply, Industrial, Operaciones,
Cadenas Productivas, Finanzas, HR, Compras)
Próximas Actividades
• Corte SAP (08/03/2024) con GO LIVE CLUSTER 4 hasta el 15/03/2024 • Establecer Líderes de Comité Operativo: Fátima Hernandez, Renzo Uribe, Juan Barrios, Jose
• Ejecución de Planes de Acción y Contingencia durante el proceso previo, Lázaro, Gerencias de Operaciones & Key User SAP.
durante y post GO LIVE de CLUSTER 4. • Mesa de Riesgos y Control: Validaciones y manejo de excepciones para operaciones fuera de
SAP en días de freeze (guías manuales, facturas SUNAT, anticipos, etc.).
• Mesa de Comunicación: Centraliza y comparte los comunicados relacionados al Proceso de
Migración de Grupo Palmas, bajo el soporte del equipo de Comunicaciones.
Estatus de Pruebas Mock
Avance de Planes de Mitigación – Grupo Palmas
1. Antecedente

Periodo de análisis: Del Viernes 08 de Marzo al jueves 14 de Marzo se apagará el ¿Qué frentes se están trabajando? 1. Procesos críticos, 2. Otros Procesos, 3. Reportería y 4. Visualización de Datos
SAP Palmas para ejecutar la copia de SAP al nuevo “Módulo Cluster 4”.

2. Avance por frente

Frente 1. Procesos Críticos (impacto continuidad operativa) Frente 2. Otros Procesos

KPI Avance 26.02 Hoy 28.02 KPI Avance 26.02 Hoy 28.02
Cantidad de Procesos 30 30 Cantidad de Procesos 25 25
% de Procesos con plan de mitigación 100% 100% % de Procesos con plan de mitigación 100% 100% “ El proceso de cierre
% de planes de mitigación aprobados por Líder 94% 100% % de planes de mitigación aprobados por Líder 98% 100% contable Feb será entre el
% de planes de mitigación con flujo de proceso 98% 100% % de planes de mitigación con flujo de proceso 98% 100% 01 – 05 de Marzo
Comunicación a Usuarios 96% 99% Comunicación a Usuarios 98% 99% (agarrando el fin de semana
Riesgos identificados (sobre plan de mitigación) 2* 0 Riesgos identificados (sobre plan de mitigación) 0 0 2 y 3); los reportes deben
* Procedimiento de Balanzas y Pago a Palmicultores con el equipo de Administración y Riesgos. ** El 28 % de otros procesos se mitiga con los planes de Procesos críticos. estar saliendo entre el 06 y
Frente 3. Reportería Frente 3: Necesidad de datos 07 de Marzo”
KPI Avance Avance
1. Se ha definido a un responsable por área de proceso/sub proceso que tendrá los accesos
Cantidad de Reportes críticos identificados 35 para visualización de datos previo al 08 de Marzo
Definición de fecha de reactivación 25.03 2. Se está procediendo con la comunicación a toda la empresa.

Notas Importantes:
1. El proceso de “Actualización Post Carveout” durará 07 días (del 15 al 23 de Marzo); todas las áreas deberán, durante ese periodo, ponerse al día con los registros en SAP. No hay riesgos
de que el proceso de actualización y el proceso regular (del 15 en adelante) se pueda efectuar en paralelo.
2. Se ha definido que el proceso de actualización se realizará con personal interno en todas las áreas y solo externo para la facturación del equipo de Cadenas.
3. TI estará contratando a 3 consultores de soporte funcional.
4. Entre la semana del 19 de Feb y 04 de Mar se estarán lanzando, de forma diaria, todas las comunicaciones sobre procesos y también se tendrán de 1 a 2 reuniones masivas. Ya se han venido
reportando varias lógicas de proceso.

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 Principales Hitos y Próximos Pasos

Pagos
Centrales Pruebas
Planificación Iniciales Reactivación
Producción Cierre Go no Go de reportería
Mensual
Corte
Contable
de Liberación
Corte de pedidos: Fin y cuadre de
Balanzas mantienen operación sin
de pedidos: Comercial (B2B,
envío a SAP.
Regularización
Cierre mensual B2C). de Excepciones
Comercial (B2B, Despachos mantienen operación
de Áreas B2C). Apagón con guías manuales.
(Agrícola, SAP Se mantienen los pagos de Reactivación Cierre
Industrial, HR, Envío de Palmicultores. SAP mes Marzo
Supply…) Reportes
Cierre Febrero

29/02 01/03 05/03 06/03 07/03 08/03 15/03 23/03 25/03 05/04

PREPARACIÓN Operación en Go Live Estabilización,

Contingencia Soporte y
Regularizaciones

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Canales de Comunicación y Contactos

https://bposgromero.sharepoint.com/sites/palmas/intranet/Sit
ePages/PROYECTO-CAR.aspx
Gracias.

“Existimos no solo para producir aceite… cultivamos desarrollo sostenible para transformar vidas.”