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M O F:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES

- INKA EXPRESS -
CONTENIDO

PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN

I. MARCO METODOLÓGICO

II. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

III. FUNCIONES Y OBLIGACIONES

3.1 FUNCIONES DEL NIVEL DE DIRECCIÓN

3.1.1 DIRECCIÓN GENERAL


3.1.2 SUB DIRECCIÓN
3.1.3 GERENCIA GENERAL
3.1.4 ASESORIA FINANCIERA Y PROYECTOS ESPECIALES
3.1.5 ASESORIA LEGAL Y TRIBUTARIA
3.1.6 ASESORIA DE MARKETING Y COMERCIALIZACIÓN
3.1.7 ADMINISTRACION

3.2 FUNCIONES DE AREAS FUNCIONALES

3.2.1 AREA DE CONTABILIDAD


3.2.2 AREA DE RESERVAS
3.2.3 AREA DE OPERACIONES
3.2.4 AREA DE LOGISTICA
3.2.5 AREA DE INFORMÁTICA
3.2.6 AREA DE RECURSOS HUMANOS

3.3 FUNCIONES DE UNIDADES OPERACIONALES

3.3.1 OFICINAS: CUSCO – PUNO - LIMA


3.3.2 COUNTER
3.3.3 GUIAS
3.3.4 HOSTESS
3.3.5 CHOFERES
3.3.6 MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
3.3.7 SEGURIDAD VIAL

IV. IMPLEMENTACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL MOF


PRESENTACIÓN

El presente manual de organización y funciones de la Empresa Inka Express es


producto del trabajo participativo de sus trabajadores. Para lo cual fue necesario
aplicar una serie de técnicas y metodologías participativas, con la intención de
recoger los diversos pareceres y como una forma de buscar y fortalecer la
identificación de las personas con su quehacer.

Para lograr el resultado también se tomo en cuenta anteriores experiencias y


propuestas formuladas por la Administración y la Dirección General de la empresa.

El manual de organización y funciones (MOF), es el documento normativo que


describe las funciones a nivel de cargo, desarrolladas a partir de la estructura
orgánica y funciones generales y los requerimientos de cargos considerados en el
cuadro de asignación de personal.

Este documento de gestión, permite al trabajador precisar el ámbito de competencia


donde le corresponde desarrollarse como también conocer las labores básicas que
debe desarrollar con la finalidad de lograr los objetivos y metas de la empresa,
Constituye también, un instrumento operativo para la supervisión y control en el
cumplimiento de las funciones, responsabilidades y atribuciones a nivel de
dependencia y cargo.

Por otra parte el MOF contribuye a impulsar de manera conjunta a toda su


organización hacia mayores niveles de eficacia y eficiencia y a la obtención de la
armonía que toda empresa demanda. Todas estas intenciones para que no se
diluyan será necesario implementar un sistema de control y seguimiento en la
aplicación organizativa y de funciones.
Finalmente el agradecimiento a todos los que participaron en esta iniciativa, al
cuerpo directivo de la empresa y a sus trabajadores en general, porque de ellos
dependerá la asimilación y la puesta en práctica del sistema organizacional;
considerando que son las personas y no los procedimientos, ni las técnicas la clave
para alcanzar el objetivo de la empresa.
INTRODUCCIÓN

En el contexto de la empresa, el Manual de Organización y Funciones esta pensado para


fortalecer su sistema organizacional, el que se sustenta principalmente en la incorporación
del organigrama y con tal base se determina las funciones del personal. Ello facilitara la
definición de quien hace que y quien informa a quien.

En tal sentido el primer capitulo aborda una breve descripción de la metodología


participativa que se aplicó en todo el proceso de elaboración del Manual de Organización y
Funciones. Seguidamente en el segundo capítulo se estructura el organigrama en el que se
aprecia las diferentes instancias y sus correspondientes funciones tanto de los estamentos
de dirección y gerencial, como de las diferentes áreas funcionales y de las unidades
operacionales. Y en el ultimo capitulo se plantea una primera aproximación a un sistema de
implementación, control y seguimiento del MOF.

La estructura organizativa en sí debe ser consistente con la visión y los objetivos de la


empresa y a su ves, debe constituirse en una ventaja competitiva, consiguientemente el
propósito de establecer un sistema organizacional, es garantizar que éste pueda coadyuvar
a la aplicación de funciones, y que esté preparada para cumplir con sus objetivos y generar
valor; idealmente debería ser posible vincular la estructura organizacional con los objetivos y
la cadena de valor.

Una última intención de ésta propuesta organizacional es que aporte a cada persona a
comprender sus responsabilidades de trabajo y las normas de desempeño, de tal manera
fortalecer y consolidar el equipo Inka Express, es decir como un grupo de personas que
trabajan en forma integrada e interdependiente para lograr un objetivo común.
I. MARCO METODOLÓGICO

La elaboración del presente Manual de Organización y Funciones (MOF) aplico una


metodología participativa, contando con el concurso directo del nivel directivo y de sus
trabajadores en general. Cuyo propósito aparte de lograr en sí el MOF, es la de promover y
profundizar las relaciones socio-afectivas, además de fortalecer la identificación de sus
trabajadores con su quehacer en la empresa.

Como parte de la metodología se tomo en cuenta anterior propuesta del MOF de la


empresa, así como también el organigrama propuesto por la Dirección, sirviendo como
documentos base en la formulación de la nueva propuesta.

Los procedimientos de la metodología participativa que se aplicó consistieron en lo


siguiente:

a. RESPONSABLES DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MOF:

Gerencia Administrativa y Asesoria de Proyectos Especiales.

b. APLICACIÓN DE FICHAS PERSONALES

Se distribuyo al personal de la empresa las fichas para su respectivo llenado, consistente en


un simple cuestionario para recoger la siguiente información:

• Área a la que pertenece el trabajador.


• Nombre del responsable del área a la que pertenece el trabajador.
• El cargo que ocupa el trabajador.
• Descripción de las funciones que actualmente cumple.
• Otras funciones y/o actividades nuevas que puede cumplir el trabajador.
• Opinión abierta orientada a como mejorar la organización de la empresa.
c. SISTEMATIZACIÓN DE FICHA

En base a las fichas personales una vez llenadas, se procedió a la centralización de toda la
información en cuadros consolidados por diferentes áreas y/o unidades, especialmente
diseñadas para tal efecto.

d. TALLERES DE CONSENSO

Los talleres orientados a la participación presencial de los trabajadores, en ellos se utilizo


procedimientos y técnicas como exposición-dialogo, lluvia de ideas y plenarias de consenso.
Dichos talleres se realizaron en dos niveles:

• 1er taller: Con participación de Sub-Direccion, Gerencia General, y los


responsables de Proyectos Especiales, Administración, Contabilidad, Logística y
Operaciones.
• 2do. Taller: Con la participación del estamento directriz y el personal (guías,
hostess y choferes).

La temática que se abordo en cada uno de los talleres fue:

• Identificación de problemas organizacionales.


• Exposición de resultados de la aplicación de las fichas de funciones.
• Determinación y definición del organigrama.
• Revisión y definición de las funciones del personal y su ubicación en el área que le
corresponde.

e. SISTEMATIZACIÓN DE TALLERES

Es el procedimiento y ordenamiento de toda la información acopiada en los diferentes


talleres (además de la información consolidada en las fichas), que a su vez es el principal
material para proceder a la elaboración del MOF.

f. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MOF


Es la última etapa, consistente en la redacción final del Manual de Organización y Funciones
para someterlo a su respectiva revisión y aprobación.

II. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

La estructura del organigrama en lo posible se ha tratado de darle consistencia con la visión


y los objetivos de la empresa. Asimismo que identifique las áreas, las líneas de reporte, los
parámetros de control, y las necesidades de personal.

Concretamente el organigrama para la empresa a recurrido a utilizar el criterio funcional ya


que refleja con mayor claridad las funciones jerárquicas entre las dependencias y el
personal de la empresa, estableciendo la unidad de mando y la unidad de dirección.

Quiere decir cada función debe ser reportada al personal directivo, ó que un empleado
puede asumir diferentes funciones pero con definición de los puestos funcionales.

A continuación podemos apreciar el respectivo organigrama:


ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

DIRECCIÓN GENERAL

SUB-DIRECCIÓN

GERENCIA GENERAL

ASESORIA FINANCIERA y

PROYECTOS ESPECIALES

ASESORIA LEGAL Y

TRIBUTARIA

ASESORIA DE MARQUETING
Y COMERCIALIZACIÓN

ADMINISTRACIÓN
RR. HH.

CONTABILIDAD
RESERVAS OPERACIONES LOGÍSTICA INFORMÁTICA

GUIAS POOL VEHICUL


OF. CUSCO OF. PUNO OF. LIMA

HOSTES MANT. Y LIMP.

COUNTER COUNTER COUNTER

SEGURIDAD VIAL
III. FUNCIONES Y OBLIGACIONES

3.1 FUNCIONES DEL NIVEL DE DIRECCIÓN

3.1.1 DIRECCIÓN GENERAL.

a. Cargo.

Director General

b. Responsabilidad y línea de dependencia

• Conducción general de la empresa.


• Depende jerárquicamente de la Junta General de Accionistas.

c. Unidades bajo su mando

Sub-Dirección, Gerencia General, Asesorias y Gerencia


Administrativa.

d. Funciones básicas

• Ejercer el control y el monitoreo integral de la gestión de la


empresa, a fin de lograr los objetivos y metas planificadas en el
marco de las políticas y lineamientos de la Junta General de
Accionistas.

e. Funciones generales

• Aprueba estrategias, objetivos, y lineamientos empresariales.


• Coordina y dirige la planeación y su respectiva aplicación y
evaluación permanente.
• Coordina y aprueba la elaboración de programas y propuestas de
negocios, financieros, organizativos, y administrativos que
requiera la empresa.
• Coordina la administración y operación de todo el sistema
empresarial.
• Establece convenios con instituciones públicas y privadas en el
ámbito nacional e internacional a fin de optimizar la empresa.

f. Requisitos mínimos

Profesional especializado en gestión empresarial.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
3.1.2 SUB-DIRECCION

a. Cargo.

Sub-Director

b. Responsabilidad y línea de dependencia

• Apoyo a la conducción general de la empresa.


• Depende jerárquicamente de la Dirección General

c. Unidades bajo su mando

Ninguna.

d. Funciones básicas

• Coordina y apoya todas las acciones de la Dirección General.

e. Funciones generales

• Coordinación en la toma de decisiones.


• Apoya y coordina en la elaboración de estrategias, objetivos,
planes y programas de la empresa.
• Revisión de movimiento de pasajeros.
• Revisión de ventas, egresos e ingresos.
• Coordinación de contratos y adquisiciones.
• Supervisión de documentos.
• Supervisión de contabilidad, gerencia y demás áreas.

f. Requisitos mínimos

Experto en gestión empresarial.

3.1.3 GERENCIA GENERAL

a. Cargo.

Gerente General.
TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ
CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
b. Responsabilidad y línea de dependencia.

• Responsable de la conducción y la operatividad de la Empresa


Inka Express.
• Depende jerárquicamente de la Dirección General.

c. Unidades bajo su mando

Asesoria Recursos Humanos, Asesoria Legal y Tributaciones,


Administración, Reservas, Contabilidad, Operaciones, Logística e
Informática.

d. Funciones Básicas.

• Proponer a la Dirección General las alternativas de políticas,


estrategias, planes, programas y proyectos para el manejo
sustentable de la empresa.
• Establecer y hacer cumplir los objetivos y metas empresariales.
• Programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las acciones
técnicas, administrativas, financieras y organizativas de la
empresa.
• Ejerce representación legal de la empresa ante diferentes
organismos.

e. Funciones Generales.

• Dirigir y coordinar las operaciones comerciales,


administrativas y organizativas de la empresa.
• Supervisar la contabilidad debiendo fiscalizar y determinar
que los fondos de la sociedad se depositen en instituciones
bancarias de crédito.
• Vender, dar y tomar en arrendamiento bienes inmuebles de
la empresa, firmando los contratos que sean necesarios para tal
efecto, previa autorización de la Junta General de Accionistas.
• Celebrar contratos relativos al objeto social de la empresa y
por otros que estuviera dentro de sus facultades.
• Organizar el régimen interno de la empresa.
• Supervisar, controlar y asegurar los ingresos que genere la
empresa.
• Aprobar, ejecutar y realizar los desembolsos para los
gastos de la empresa.
• Nombrar y remover a los empleados que sean necesarios
fijándoles sueldos, salarios, comisiones y labor a efectuar.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Representar a la empresa en licitaciones públicas y
privadas, presentando propuestas técnicas y económicas
correspondientes.
• Gestionar y obtener créditos única y exclusivamente para la
empresa.
• Coordina y ejecuta operaciones bancarias como apertura,
transferencia y cierre de cuentas corrientes, cuentas de plazo fijo
y cuentas de ahorro; efectúa los respectivos depósitos y retiros de
valores, además de girar, endosar y cobrar cheques y otros
documentos bancarios.
• Coordina y dispone el establecimiento de representaciones,
sucursales y agencias en el Perú y en el extranjero.

f. Requisitos Mínimos.

Profesional en Administración de Empresas, economía o profesiones


afines.

3.1.4 ASESORÍA FINANCIERA Y PROYECTOS ESPECIALES.

a. Cargo.

Jefe de Asesoria Financiera y Proyectos Especiales.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de elaboración y evaluación de proyectos.


• Depende directamente de Gerencia General.

c. Unidades Bajo su Mando

Ninguna.

d. Funciones Básicas.

• Elaboración, evaluación y monitoreo de proyectos.


• Coordinar y apoyar la creación de una base de datos de la empresa con
información interna y del entorno,
• Participar en análisis de mercado de sector turismo y de transporte
turístico.
• Apoyo al fortalecimiento organizativo y administrativo de la empresa.
• Apoyo a la gestión financiera.

e. Funciones generales.

• Elaborar una cartera de proyectos prioritarios.


• Formular proyectos a nivel de perfil y de factibilidad.
• Evaluación económica financiera de los proyectos.
TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ
CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Puesta en marcha y monitoreo de los proyectos.
• Coordinara y apoyar en la recolección, sistematización y difusión
de información del comportamiento turístico y del servicio
transporte.
• Apoyar al proceso de planificación estratégica de la empresa.
• Apoyar la elaboración e implementación de sistemas
organizativos de la empresa.
• Coordinar y apoyar en la consecución de financiamiento para
nuevos proyectos.

f. Requisitos mínimos.

Profesional en Ciencias Económicas o profesiones a fines.

3.1.5 ASESORÍA LEGAL Y TRIBUTARIA

a. Cargo.

Asesor Legal Tributario.

b. Responsabilidad y línea de dependencia.

• Responsable de procesos legales y tributarios de la empresa.


• Depende jerárquicamente de Gerencia General.

c. Unidades Bajo su Mando

Ninguna.

d. Funciones Básicas.

• Asesoramiento y orientación en la aplicación de leyes y


disposiciones legales, concernientes al derecho comercial,
laboral y de organización empresarial.
• Asesoramiento y orientación en dispositivos de carácter tributario.

e. Funciones generales.

• Representa a la empresa en tratativas legales tributarios ante


terceros.
• Elaboración de contratos y convenios requeridos por la empresa.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Elaboración de minutas, escrituras y otros documentos de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
• Conduce y orienta procesos judiciales de la empresa.

f. Requisitos Mínimos.

Titulo profesional en Derecho.

3.1.6 ASESORÍA DE MARKETING Y COMERCIALIZACIÓN

a. Cargo.

Asesor de Marketing y Comercialización.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la elaboración y aplicación de las políticas de


marketing de la empresa
• Depende jerárquicamente de Gerencia General.

c. Unidades Bajo su Mando

Ninguna.
d. Funciones Básicas.

• Proponer planes y programas de marketing


• Análisis y monitoreo del comportamiento del mercado de la
empresa.
• Organizar e implementar las campañas de marketing de la
empresa.

e. Funciones generales

• Elaboración de las estrategias y objetivos de marketing.


• Elaborar y proponer el plan anual de marketing de la empresa.
• Formular y aplicar el plan operativo de marketing y sus
respectivas acciones.
• Consolidar y ampliar la cartera de clientes.
• Seguimiento y monitoreo al comportamiento de las empresas de
la competencia.
• Proponer nuevas estrategias destinadas a mejorar el servicio al
cliente.
• Proponer estrategias para mejorar la imagen institucional.

f. Requisitos mínimos

Profesional en negocios y marketing.


TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ
CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
3.1.7 ADMINISTRACIÓN

a. Cargo.

Administrador.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la implementación y manejo del sistema


administrativo de la empresa.
• Jerárquicamente depende de Gerencia General.

c. Unidades Bajo su Mando

Apoya a Gerencia General en control de: Recursos Humanos,


Reservas, Contabilidad, Operaciones, Logística e Informática.

d. Funciones Básicas.

• Coordina y dirigir el proceso de planificación de la empresa.


• Organizar, dirigir y controlar el funcionamiento de las diferentes áreas de
la empresa.
• Dirigir y supervisar la ejecución financiera y del movimiento económico de
la empresa.
• Apoyar la preparación de los estados financieros y otra información
contables necesarios para fines que se requiera.
• Emitir informes periódicos respecto al manejo administrativo de la
empresa.

e. Funciones generales.

• Implementación, seguimiento y evaluación de los planes y


programas de la empresa.
• Emitir informes semanales de los estados de cuentas bancarios.
• Emitir informes periódicos vinculados con resultados de las
diferentes áreas.
• Supervisar el adecuado suministro de bienes y servicios para el
normal desarrollo de las funciones de las áreas.
• Dirigir la elaboración de los manuales, directivas y normas
administrativas, y su respectiva aplicación y evaluación.
• Apoya al control y dirección del personal.
• Aplicar el manual de organización y funciones.
• Elaboración del programa semanal de gastos de la empresa.

f. Requisitos Mínimos.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
Profesional en Ciencias Administrativas o Ciencias Contables.

3.2 FUNCIONES DE ÁREAS FUNCIONALES

3.2.1 ÁREA DE CONTABILIDAD.

a. Cargo.

Contador.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la elaboración de los estados financieros y


trámite tributario.
• Depende jerárquicamente de Gerencia General.

c. Unidad Bajo su Mando

Auxiliar de Contabilidad

d. Funciones Básicas.

• Elaboración anual de balance general y estados financieros


• Elaboración de planillas AFP’s
• Elaboración mensual de planilla electrónica y PDT impuestos.

e. Funciones Generales.

• Archivo de peajes, entradas a atractivos turísticos


• Archivo cronológico de facturas y boletas de venta que sustentan
gastos de la empresa.
• Archivo de documentos bancarios (cuentas por pagar}, leasing.
notas de abono, extractos bancarios. etc.
• Ingreso al Peinc Win (software contable) facturas y boletas de venta
de gastos mensuales.
• Archivo facturas y BA/ de oficina Cusco, Puno y Lima.
• Elaboración balance general, de estados financieros de situación y
flujos de caja para cada financiamiento.
• Llenado de formatos bancarios para solicitud créditos e Impresión
de información contable y financiera.
• Calculo y llenado de formúlarios de impuestos.
• Ingreso al Princ Win planillas caja, mayor e inventario.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Ingresar mensualmente al PDT 621 las retenciones y control de
detracciones.
• Ingreso a PDT 601 de recibos por honorarios, planilla electrónica.
• Presentación del reporte mensual de perdidas/ganancias, que
incluya los ingresos, costos operativos, pagos de impuestos, pagos de
CTS, pasivos laborales y otros y ser entregado a la gerencia.

f. Requisitos mínimos.

• Titulo profesional en Ciencias contables y Financieras.

3.2.2 ÁREA DE RESERVAS.

a. CARGO.

Jefe de reservas.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable del sistema de reservas.


• Depende jerárquicamente de Gerencia General.

c. Unidades Bajo su Mando

Reservas de las Oficinas de Cusco, Puno y Lima.

d. Funciones Básicas.

•Coordinar y supervisar las reservas y su facturación


correspondiente.
• Programa y aprueba las reservas para su respectivo
transporte.
• Programar la salida diaria de los buses.
e. Funciones Generales.

• Programa y confirmar las reservas solicitadas en la oficina central


del Cusco.
• Coordinar diariamente las reservas efectuadas en las oficinas de
Puno y Lima.
• Coordinación y programación diaria de salida de buses.
• Coordinar y supervisar la elaboración diaria de los manifiestos de
pax.
• Facilitar información turística necesaria al pax.
• En caso de ventas a grupos vía agencias verificar con atención la
fecha de reserva, el Nº de asiento, como también el pago de ingreso
a los atractivos turísticos.
• Prever el tipo de cambio actual y su respectivo registro diario.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Realizar el arqueo de caja por ventas diarias y su respectiva
transferencia a Gerencia General.
• Supervisar y controlar manejo de caja chica.

f. Requisitos Mínimos.

• Técnico en Administración y/o turismo.


• Conocimiento de ingles básico.
• Conocimiento básico de computación.

3.2.3 AREA DE OPERACIONES.

a. Cargo.

Jefe de Operaciones.

b. Responsabilidad y línea de dependencia.

• Responsable del despacho y recepción diaria de buses y de la


operatividad del salón de los buses en forma diaria.
• Depende jerárquicamente de Gerencia General.

c. Unidades bajo su mando.

Guías, Hostess y Seguridad vial

d. Funciones Básicas.

• Coordinar y apoyar la programación de salidas y llegadas


diarias de buses.
• Responsable de despachos y llegada de buses.
• Inspección externa e interna del bus.
• Responsable de la seguridad del bus en ruta.

e. Funciones Generales

• Verificar físicamente el número de pasajeros embarcados en


concordancia con manifiesto.
• Responsable de despacho diario de buses Cusco – Puno.
• Programación salida diaria de guías y hostess.
• Supervisión del personal de ruta, control del itinerario de
paradas y su respectivo horario de llegada en cada punto de
ruta.
• Recepción de buses Puno - Cusco: y verificación estado de
llegada del bus.
TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ
CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Entrega de equipajes y control de pertenencias olvidadas dentro
del bus.
• Apoyo en oficina para entrega tickets, facturas y efectuar
cobranzas.
• Hacer cumplir las normas y mecanismos de seguridad del bus
en ruta, de acuerdo a lo estipulado en el plan de seguridad.
• Realizar el control de alcoholemia a los conductores en servicio
las veces que sea necesario.

f. Requisitos mínimos.

Técnico en supervisión de operaciones y seguridad.

3.2.4 AREA DE LOGÍSTICA.

a. Cargo.

Jefe de logística.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la operatividad de los buses.


• Depende jerárquicamente de Gerencia General.

c. Unidades bajo su mando.

Pool vehículos (buses y chóferes) y mantenimiento y limpieza.

d. Funciones Básicas.

• Operatividad de los buses.


• Responsable de cotizaciones y compras de insumos y
repuestos para mantenimiento de los vehículos.

e. Funciones Generales.

• Mantenimiento de los vehículos en coordinación con el


Supervisor Mecánico o el taller usado por la empresa
• Supervisar reparaciones de buses en taller mecánica
• Compra de repuestos e insumes para los buses (aceite y filtros).
• Abastecer de petróleo de los buses en el grifo
• Supervisar el lavado de la parte exterior e interior de los buses
• Programar chóferes y buses para su salida a Puno en
coordinación con Gerencia General.
• Realizar cotizaciones para la compra de repuestos e insumos
que necesiten los buses.
• Realizar mantenimiento preventivo.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Coordinar, programar y presupuestar todas las reparaciones y/o
mantenimientos de los buses.
• Realizar informes periódicos sobre el status de los buses.

f. Requisitos Mínimos.

Conocimientos en mecánica y técnico en adquisiciones.

3.2.5 ÁREA DE INFORMÁTICA

a. Cargo

Jefe de Informática y Programación

b. Responsabilidad y línea de dependencia

• Responsable del desarrollo y mantenimiento del soporte


técnico del sistema de informática.
• Depende jerárquicamente de la Gerencia General.

c. Unidades bajo su mando

Ninguna.

d. Funciones básicas

• Desarrollar e implementar sistemas de informática de


acuerdo a las políticas y necesidades de la empresa.
• Implementar programas de informática específicos para
optimizar el funcionamiento de cada una de las áreas y en
general de toda la administración de la empresa.
• Implementar programas de capacitación dirigidos al
personal de la empresa, en el uso óptimo de los recursos de
informática.

e. Funciones generales

• Elaborar y mantener actualizada la documentación de los


sistemas de información, en desarrollo e implantados.
• Colaborar con la Administración de la empresa en la
preparación de informes que involucren datos provenientes de
los sistemas implantados.
• Implementar el sistema de información, especialmente para
el registro de reservaciones de pasajes, registro de ventas y
registro del flujo de pasajeros.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Implementar el sistema de información para el control de
adquisiciones de insumos y repuestos y programa para control
de mantenimiento de las unidades vehiculares.
• Sistema de control de formulación y ejecución de
presupuesto.
• Sistema de suministros, proveedores, abastecimiento,
compras y adquisiciones.
• Elaborar e implementar Sistema de base de datos,
especialmente para el registro de mercado, demanda de
transporte, precios, clientes y competencia.
• Utilizar la web para reservas, ventas, marketing,
comercialización, y otras actividades, implementando
software que se aplique en todas las oficinas de la empresa y
en la de los clientes para el manejo del negocio via web.

f. Requisitos mínimos

Especialista en informática y programación.

3.2.6 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

a. Cargo

Jefe de Personal.

b. Responsabilidad y línea de dependencia

• Responsable de la dotación y control del personal de la empresa


• Depende jerárquicamente de la Gerencia General.

c. Unidades bajo su mando

Ninguna.

d. Funciones básicas

• Dotar, desarrollar y mantener las personas idóneas para


cumplir con los objetivos y metas de la empresa.
• Elaborar y mantener un manual de los diferentes
procedimientos específico para el Área de Recursos
Humanos.
• Generar las políticas de la empresa en materia de los
recursos humanos.
• Dar seguimiento y control al personal que labora en la
institución.
• Atender y resolver las diferentes solicitudes que presenten
los Directores, gerentes de la empresa, tribunales, juzgados y

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
otras entidades respecto a información salarial, derechos y
expediente personales.

e. Funciones generales

• Coordinar y orientar con la dirección y gerencia, planes


estratégicos y operativos en materia de recursos humanos.
• Promover y coordinar la dotación del mejor recurso humano
para la empresa, a través de procesos de reclutamiento y
selección.
• Propiciar la evaluación del personal en periodo de prueba.
• Coordinar el diseño e implementación de instrumentos
que permiten la evaluación periódica y eficaz del desempeño
del personal.
• Adecuar la estructura de puestos a las condiciones de la
empresa a través de elaboración de Manuales Institucionales
de cargo y análisis de puesto.
• Registrar, mantener el control y aprobar todo tipo de
movimientos de personal que se de en la empresa en
coordinación con las instancias administrativas
correspondientes.
• Mantener un adecuado clima de relaciones laborales
internamente con el personal y externamente con las
instancias públicas.
• Establecer las normas de procedimientos y control, y
aplicación del régimen disciplinario que aseguren el debido
cumplimiento de las obligaciones.
• Brindar asesoría técnica y legal en materia de
Administración de Recursos Humanos.

f. Requisitos mínimos

Profesional en administración de recursos humanos.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
3.3 FUNCIONES DE UNIDADES OPERACIONALES

3.3.1 OFICINAS : CUSCO – PUNO – LIMA

a. CARGO.

Jefe Administrativo.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de realizar las reservas y del manejo


administrativo de la oficina de Puno y Lima.
• Depende jerárquicamente del área de reservas.

c. Unidades bajo su mando.

Counters y personal asistente.

d. Funciones Básicas.

• Realizar las reservas y su facturación correspondiente.


• Programación de las reservas para su respectivo transporte.
• Programar la salida diaria de los buses.
• Control de los recursos físicos y económicos

e. Funciones Generales.

• Contestar los correos y responder las reservas solicitadas.


• Realizar o elaborar los manifiestos diarios de pax.
• Realizar arqueo de caja del día y presentar a Jefe de Reservas.
• Confirmar reservas.
• Facilitar información turística necesaria al pax.
• En caso de ventas a grupos vía agencias verificar con atención la
fecha de reserva y Nº de asiento, como también, pago de ingreso a
los atractivos turísticos.
• Coordina e informar constantemente el movimiento de ingresos y
egresos.
• Prever el tipo de cambio actual.

f. Requisitos Mínimos.

TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ


CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Profesional en Administración y/o Turismo.
• Conocimiento de ingles básico
• Conocimiento básico de computación.

3.3.2 COUNTER OFICINAS

g. CARGO.

Counter.

h. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de realizar las reservas solicitadas.


• Depende jerárquicamente del Jefe Administrativo de Oficina.
En caso de oficina Cusco depende de Jefe de Reservas

i. Unidades bajo su mando.

Ninguno.

j. Funciones Básicas.

• Realizar las reservas y su facturación correspondiente.


• Programación de las reservas para su respectivo transporte.
• Apoya a programar la salida diaria de los buses.

k. Funciones Generales.

• Contestar los correos y responder las reservas solicitadas.


• Realizar o elaborar los manifiestos diarios de pax.
• Realizar arqueo de caja del día y presentar a Jefe de Reservas.
• Confirmar reservas.
• Facilitar información turística necesaria al pax.
• En caso de ventas a grupos vía agencias verificar con atención la
fecha de reserva y Nº de asiento, como también, pago de ingreso a
los atractivos turísticos.
• Prever el tipo de cambio actual.

l. Requisitos Mínimos.

• Técnico en turismo.
• Conocimiento de ingles básico
• Conocimiento básico de computación.
TRABAJO ENTREGADO POR: MARIELA ESTEFANI RODRIGUEZ
CERVANTES
ADMINISTRACION: II SEMESTRE
3.3.3 GUIAS.

a. Cargo.

Guía.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable del guiado bilingüe en el corredor Cusco Puno


viceversa.
• Depende jerárquicamente de la Unidad de Operaciones.

c. Unidades bajo su mando.

Ninguno.

d. Funciones Básicas.

• Realizar el guiado por los diferentes centros arqueológicos del


corredor Cusco Puno Cusco.
• Responsable por la seguridad de los pasajeros en ruta.
• Aportar a la buena imagen de la empresa.
• Responsable del personal a bordo.

e. Funciones Generales.

• Conducción de los grupos y guiado en el bus y en los centros


arqueológicos.
• Atención a todos los turistas en sus requerimientos.
• Apoyo médico y atención de primeros auxilios.
• Velar por bienestar físico y psicológico de los turistas durante el trayecto.
• Verificar que e! equipo de trabajo a bordo cumpla con su labor
eficientemente.
• Brindar información precisa, verídica y actualizada de cada sitio de visita.
• Mantener el orden y la tranquilidad del grupo durante el recorrido.
• Distribuir y racionar el tiempo entre las diferentes paradas del itinerario.
• Tomar decisiones en situaciones especiales que afectan al turista.
• Promocionar durante el viaje a la empresa Inka Express.
• Guiado bilingüe.

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ADMINISTRACION: II SEMESTRE
f. Requisitos mínimos.

Profesional en Turismo.

3.3.4 HOSTESS.

a. Cargo.

Hosstes.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la atención y comodidad de los pasajeros


durante el viaje.
• Depende jerárquicamente de la Unidad de operaciones.

c. Unidades bajo su mando.

Ninguno.

d. Funciones Básicas.

• Atención al pasajero durante el viaje.


• Responsable del equipamiento y servicio que brinda la empresa
durante el viaje.

e. Funciones Generales.

• Apoyar en la verificación del número de pasajeros de acuerdo al


manifiesto en el momento de salida y durante el itinerario.
• Brindar buen trato al turista.
• Verificar la limpieza interna del bus antes de brindar el servicio.
• Informar al pax sobre las características del menú buffet en el
restaurante.
• Ofrecer a los turistas bebidas calientes y/o frías.
• Pagar derechos de ingresos en los diferentes centros turísticos.
• Dirigir a los turistas a los servicios higiénicos cuando lo soliciten.
• Verificar si los turistas se sienten bien.
• Verificar si el aire acondicionado funciona bien para evitar quejas.
• Programar los requerimientos para el servicio a bordo con
anticipación.
• Informar a los pasajeros sobre los servicios que se oferta durante
la ruta.

f. Requisitos Mínimos.
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ADMINISTRACION: II SEMESTRE
• Técnico en turismo.
• Conocimientos ingles intermedio.

3.3.5 CHOFERES.

a. Cargo.

Chofer.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de conducir y mantener en condiciones optimas los


vehículos motorizados asignados a su cargo.
• Depende jerárquicamente de la Unidad de Logística.

c. Unidades bajo su mando.

Ninguna.

d. Funciones Básicas.

• Conducir los vehículos asignados de acuerdo a las normas


emanadas.
• Velar por el buen uso y mantenimiento de los vehículos.
• Utilizar los vehículos de la empresa en actividades oficiales salvo
autorización expresa de gerencia.

e. Funciones Generales.

• Conducir el bus de la empresa Cusco - Puno y viceversa.


• Encargado de la limpieza externa del bus.
• Mantenimiento del bus en mecánica.
• Controlar el buen funcionamiento integral del bus (motor, sistema
eléctrico y otros).
• .Conducir los vehículos asignados en cumplimiento estricto de las
normas de transito y de las directivas internas de la empresa.
• Asumir completa responsabilidad por cualquier riesgo que pudiera
originarse con el vehiculo a su cargo.
• Utilizar bitácora del vehiculo asignado.
• Cumplir con el itinerario de viaje aprobado por la empresa.
• Es importante la correcta presentación del personal y modales
durante el servicio.
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• Someterse al control de alcoholemia cuando sea requerido.
• Conducir el bus con velocidad máxima de 80 Km./hora.

f. Requisitos Mínimos.

Chofer profesional A-III

3.3.6 MANTENIMINETO Y LIMPIEZA.

a. Cargo.

Jefe de mantenimiento y limpieza.

b. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la limpieza de oficina y buses.


• Depende jerárquicamente del Área de Logística.

c. Unidades bajo su mando.

Ninguna.

d. Funciones Básicas.

• Limpieza general de todas las unidades de buses.


• Limpieza genera! de leda la oficina.
• Entrega de facturas tickets y cobranzas.
• Traslado de maletas tanto en salida como en llegada de buses.
• Limpieza de vidrios.
• Realizar actividades de guardianía del local

e. Requisitos mínimos

Experiencia en mantenimiento y limpieza de oficina.

3.3.7 SEGURIDAD VIAL

f. Cargo.

Inspector de seguridad vial.

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g. Responsabilidad y Línea de Dependencia.

• Responsable de la seguridad vial.


• Depende jerárquicamente del Área de Operaciones.

h. Unidades bajo su mando.

Ninguna.

i. Funciones Básicas.

• Seguridad general de todas las unidades de buses.


• Supervisar el equipamiento interno de los buses en buenas condiciones
operativas.
• Establecer el contacto y comunicación constante entre los buses y la
oficina de Cusco y Puno.

g. Funciones Generales.

• Establecer contactos cada cierto tiempo y en lugares específicos entre


los vehículos y oficinas..
• Supervisar el buen estado operativo de los teléfonos celulares en cada
ómnibus.
• Coordinar con Logística el buen estado mecánico de los buses.
• Proponer nuevos mecanismos de seguridad en ruta.
• Supervisar el buen estado de los cinturones de seguridad.
• Coordinación constante con el personal a bordo para que se
cumplan las normas de seguridad.
• Coordinar y promover capacitación en seguridad vial y primeros
auxilios.
• Coordinar y apoyar a Jefe de Operaciones en medidas de
seguridad. requerido.
• Aplicar sistema de seguimiento y evaluación de todos los
dispositivos y noemas de seguridad vial.

j. Requisitos mínimos

Experiencia en seguridad vial.

IV. IMPLEMENTACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL MOF

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ADMINISTRACION: II SEMESTRE
Una vez definida la estructura organizativa y su respectiva aprobación, es importante y
necesario poner en ejecución todo lo establecido por el MOF, para lo cual se propone
este sistema básico para facilitar la aplicación de las funciones y su respectivo control
y seguimiento. Se plantea el siguiente procedimiento:

4.1 IMPLEMENTACIÓN.

La implementación es fundamentalmente la socialización y difusión del MOF,


consistente en los siguientes pasos:

• Taller de presentación del MOF aprobado


• Distribución del documento MOF entre el personal directivo y el
personal en general.
• Enviar una copia para el archivo de la empresa.

4.2 CONTROL Y SEGUIMIENTO.

• El control y seguimiento en general de las funciones es responsabilidad de


la Gerencia General y de la Administración.
• El control y seguimiento específico se efectuara según las áreas
funcionales y las unidades operativas las cuales estarán bajo la
responsabilidad de sus respectivos jefes.
• Para el control del personal de cada una de estas áreas i/o unidades se
aplicara una ficha de control especialmente diseñada para este efecto.
• Se efectuara una breve evaluación de la aplicación de estas fichas cada en
los periodos que fuera necesario.
• Las evaluaciones anteriormente mencionadas se realizara mediante breves
reuniones participativas con el personal, las cuales deberán realizarse
separadamente por áreas bajo la conducción de su respectivo jefe.

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