AUDITORÍA AMBIENTAL

MSc. Rayner Ricaurte Párraga

AUTOR DEL CONTENIDO
Unidad III: Ejecución de la auditoría
3.1 Hallazgos y no conformidades
3.2 Redacción de una no conformidad
3.3 Revisión y cierre de no conformidades
Objetivo

• Conocer el mecanismo para llevar a cabo la

ejecución de la auditoría
3.1 Hallazgos y no conformidades
Definición de hallazgo

Son debilidades o deficiencias de

control interno detectadas por el
auditor en el desarrollo de la
auditoría, las cuales deben ser
comunicados a los funcionarios de
la entidad o área, auditada, ya que
representan deficiencias
importantes que podrían afectar en
forma negativa el desarrollo
normal de las operaciones. Imagen - Hallazgo
3.1 Hallazgos y no conformidades
Definición de hallazgo

Los hallazgos permiten identificar

hechos o circunstancias importantes
que inciden en la gestión de recursos
en la organización, programa o
proyectos bajo examen que merecen
ser comunicados en el informe, ya que
representan deficiencias importantes
que podrían afectar en forma negativa
su capacidad para registrar, procesar,
resumir y reportar información de Imagen - Hallazgo

acuerdo con las aseveraciones.

3.1 Hallazgos y no conformidades
Los hallazgos pueden ser:

• Observaciones Se entiende como observación a un aspecto de un

requisito que podría mejorarse y que no se quiere que se haga de
manera inmediata.

• Conformidades Cumplen con los requisitos.

• No Conformidades Incumplimiento con los requisitos especificados.

3.1 Hallazgos y no conformidades
Tipos de No conformidades
3.1 Hallazgos y no conformidades
Identificación de hallazgo

• Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada

frente a los criterios de auditoría.
• Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no
conformidad.
• Los hallazgos de auditoría pueden conducir a la identificación de
oportunidades de mejora o registro de buenas prácticas.
• Si los criterios de auditoria se seleccionan de entre los requisitos, el
hallazgo de la auditoría se denomina cumplimiento o no
cumplimiento.
3.1 Hallazgos y no conformidades
Comunicación de hallazgos

El auditor encargado es el responsable

de comunicar oportunamente los
hallazgos a los funcionarios y
servidores involucrados en las
deficiencias detectadas, a fin de que
puedan presentar sus comentarios y
aclaraciones sustentados
documentadamente en un plazo
fijado, para su oportuna evaluación y
consideración en el informe final
correspondiente.
Imagen - Auditor
3.1 Hallazgos y no conformidades
Instructivo para la elaboración de una hoja de hallazgos

• Paso 1: Definir el proceso a evaluar, fecha y responsable.

• Paso 2: Se registra lo que se encontró durante la realización de la

auditoría y de una forma detallada se dice el dónde y quién encontró
dicho hallazgo o evidencia.

• Paso 3: Diseñar el formato sencillo y fácil de trabajar.

3.1 Hallazgos y no conformidades
3.1 Hallazgos y no conformidades
3.1 Hallazgos y no conformidades
No conformidad

Una no conformidad es el incumplimiento

de un requisito.

Si no hay evidencia, no hay no conformidad.

Si hay evidencia, esta debe ser documentada

como una no conformidad en vez de ser
suavizada con otra clasificación (por Imagen - No conformidad
ejemplo, "observaciones", "oportunidades
de mejora", recomendaciones", etc.).
3.1 Hallazgos y no conformidades
No conformidad

Las no conformidades pueden ser:

• No conformidad mayor (NC+)

• No conformidad menor (NC-)

3.1 Hallazgos y no conformidades
No conformidad mayor (NC+)

No conformidad mayor (NC+): Esta calificación implica una falta grave

frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una
calificación de NC+ puede ser aplicada también cuando se produzcan
repeticiones periódicas de no conformidades menores. Los criterios de
calificación son los siguientes:
• Corrección o remediación de carácter difícil.
• Corrección o remediación que requiere mayor tiempo y recursos,
humanos y económicos.
• El evento es de magnitud moderada a grande
• Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales.
• Evidente despreocupación, falta de recursos o negligencia en la
corrección de un problema menor.
3.1 Hallazgos y no conformidades
No conformidad menor (nc-)

Esta calificación implica una falta leve frente al Plan de Manejo

Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:

• Fácil corrección o remediación.

• Rápida corrección o remediación.
• Bajo costo de corrección o remediación.
• Evento de Magnitud Pequeña, Extensión puntual, Poco Riesgo e
Impactos menores, sean directos y/o indirectos.
3.2 Redacción de una no conformidad
La correcta redacción de una No Conformidad consta de 3 partes:

• Requisito o criterio
• Evidencia/Hallazgo
• Redacción/Enunciado

Imagen - Redacción
3.2 Redacción de una no conformidad
• Requisito o criterio

El auditor deberá tener claro cuál es el requisito o criterio que no se está

cumpliendo; éstos se encuentran en normas internacionales,
procedimientos internos, leyes, requerimientos específicos del cliente,
políticas de trabajo, reglamentos, etc. Si el auditor no especifica cuál es
el criterio que se está incumpliendo, no se puede levantar la No
Conformidad, pues ésta no puede basarse en suposiciones, corazonadas
o criterios personales.
3.2 Redacción de una no conformidad
• Evidencia/Hallazgo

Es importante anotar lo más detallado posible qué fue lo que se

encontró durante la auditoría, pues la evidencia es la base para que el
dueño del proceso pueda implementar las acciones más adecuadas. La
evidencia debe estar apegada a la verdad, basada en documentos,
entrevistas o en la observación y además ser verificable. Si la evidencia
no es sólida, no se puede redactar la No Conformidad. La evidencia no
puede estar basada en la percepción, suposición ni ideas propias del
auditor.
3.2 Redacción de una no conformidad
• Redacción/Enunciado

La redacción de la No Conformidad debe ser clara, concisa, auto

explicativa, y no prestarse a la ambigüedad. Es importante que el auditor
busque la mejor forma de redactar la No Conformidad para que sea
completamente entendida.
3.2 Redacción de una no conformidad
3.3 Revisión y cierre de no conformidades
Antes de decidir cerrar una no conformidad,
se debe revisar que la organización realizó
la corrección / análisis de la causa, y los
resultados se lograron a través de la acción
correctiva, se necesita asegurar que existe
evidencia objetiva (incluyendo
documentación de soporte) para demostrar
que la acción correctiva propuesta ha sido
totalmente implementada y es eficaz en
prevenir la recurrencia de la no Imagen - Revisión
conformidad. Una vez que la situación es
satisfactoria, debería ser cerrada la no
conformidad.
3.3 Revisión y cierre de no conformidades
La educación es el arma más
poderosa que puedas usar
para cambiar el mundo.
Nelson Mandela

FIN DE LA CLASE 5
UNIDAD 3