GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

 Código del Programa de Formación: 134401 V. 101

 Nombre del Proyecto: Pautas técnicas y administrativas para el correcto manejo de la

documentación de las mipymes ubicadas en el área de influencia del SENA - Girardot
 Fase del Proyecto: Ejecución

Actividad de Proyecto: implementación del protocolo para la gestión documental en la empresa/institución, aplicando procesos
técnicos archivísticos, de acuerdo con la normatividad Vigente y las políticas institucionales

Competencia: tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las Politicas de la organización, las
normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

199207 - recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión ocumental,
las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación Vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Duración de la Guía: 60 horas

2. PRESENTACION

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto
deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el
soporte en que se produce la información.

Con el desarrollo de esta guía consolidará sus conocimientos sobre el proceso sistemático para la gestión
documental y tendrá una visión general en cuanto al recibo, radicación, registro y despacho de los
documentos.

GFPI-F-019 V3
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Recuerde que la conservación y preservación de los documentos de gestión son de vital importancia a
nivel organizacional, por lo tanto es un deber generar estrategias para su correcto diligenciamiento.

Le invitamos a asumir con responsabilidad y compromiso su proceso de aprendizaje y desarrollar con

entusiasmo y dedicación las actividades propuestas para adquirir los conocimientos que le permitirán
proponer y argumentar los cambios necesarios para el efectivo manejo de los documentos en su empresa
patrocinadora.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial:

ACTIVIDAD 1 – Comprensión programa de gestión documental

Lea compreensivamente lós elementos informativos que contiene, el programa de Gestión Documenta
l(PGD): Introducción, Propósito, Gestión Documental. Objetivos, Alcance, Archivo Total, Sistema de
Información y conteste las siguientes preguntas y guarde las en su carpeta de evidencia.

 ¿Para qué se debe implementar un PGD en cualquier institución pública o privada? ¿Qué recursos se
deben asegurar para su eficaz aplicación?

 ¿Cuáles son los objetivos del Programa de Gestión Documental?

 La Gestión Documental comprende procesos que integran el concepto de

Archivo Total ¿Por qué es conveniente contemplar en ellos el uso de
nuevas tecnologías?

Aclare dudas con sus compañeros de equipo y con el instructor orientador

3.2 Actividad Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje

ACTIVIDAD 2. Análisis de los componentes de las comunicaciones oficiales

INGRESO Y RECIBO DE DOCUMENTOS

Conozca las actividades de la primera fase de la Gestión Documental. Identifique y analice las actividades
que se efectúan en ella y responda las siguientes preguntas:
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 Qué medidas se deben implementar para lograr el control efectivo de los documentos externos
recibidos?

 ¿Qué procedimiento seguiría usted cuando la información del sobre o envío recibido es ambigua?

Si usted fuera la persona encargada del recibo de documentos en una empresa comercial

 ¿qué pasos seguiría para el desempaque de la correspondencia que llega? ¿para qué leería la
correspondencia recibida?

 ¿En qué consiste el proceso de radicación de los documentos?

 ¿Para qué se realiza el registro de documentos? ¿Cuáles documentos se registran?

Actividad 3

ESTUDIO DE CASO: La entidad comercial en la que usted labora, ha aumentado sus recursos físicos,
técnicos y humanos, pero no ha implementado el Manual de Correspondencia y Archivo. La
distribución poco efectiva de los documentos ha generado retraso y equivocaciones en la entrega y
hasta pérdida de documentos valiosos. ¿Qué medidas implementaría para solucionar esta situación
problemática?

Actividad 4

TRÁMITE DE RESPUESTA

Identifique los procedimientos de la segunda fase de la Gestión documental y responda:

¿Qué papel desempeña la elaboración de documentos en la consolidación de las relaciones públicas y la

imagen empresarial?

¿Qué relación existe entre fondo documental, serie documental y tipo documental?

¿Para qué se utiliza el consecutivo de correspondencia?

Socialice sus respuestas con sus compañeros de equipo y con el instructor

orientador.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

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Actividad 5

DESPACHO Y DESCARGUE DE DOCUMENTOS

Construya conocimiento para la eficacia del despacho y descargue de los documentos y de respuesta a
las siguientes situaciones:

 ESTUDIO DE CASO: Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia de la

empresa comercial. Hay varios documentos para su despacho: unos remisorios sin anexos, otros con
una firma ilegible estampada con sello de tinta, algunos presentan errores de ortografía y los demás
pasan la revisión previa ¿Qué haría usted con los unos, los otros, los algunos y los demás?

 En los diez días que lleva laborando en la oficina de Archivo y Correspondencia de la empresa
comercial, Lucía Pérez Ossa ha entregado 12 documentos a distintos compañeros de trabajo y no
recuerda con certeza quien los prestó porque no conoce sus nombres ni las dependencias en las
cuales trabajan. Aunque pasa todos los días por todas las oficinas preguntando ¿a quién le presté
documentos? no ha logrado recuperar ni uno. Usted, ¿qué sugerencias le haría a Lucía y cuáles
controles le recomendaría implantar?

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1. Realice a través de un mapa mental los pasos a seguir en la radicación y envío de
documentos teniendo en cuenta y tomando ejemplo una empresa real.

3.3.2 Elabore el manual de gestión documental de su empresa donde indique los siguientes aspectos:

a. Objetivo
b. Alcance
c. Política de operación
d. Normatividad
e. Desarrollo de los procesos (ingreso, radicación, clasificación, distribución y salida de documentos y/o
comunicaciones tanto internas como externas)

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
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Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
 Respuestas a preguntas
formuladas en un cuestionario
sobre los temas consultados,
teniendo en cuenta los criterios
de evaluación
Evidencias de Producto:
. Mapa conceptual sobre el acuerdo
060 de 2001 – AGN
. Elaborar un crucigrama de todo
lo consultado sobre la unidad de
correspondencia.
Presentarlo en forma física, así:
uno sin desarrollar y el otro con sus
respuestas.
Evidencias de Desempeño:
Entrega de la Investigación de los
conceptos.
4. GLOSARIO DE TERMINOS
Documento
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Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
. Define claramente Unidad de Respuestas a preguntas formuladas
Correspondencia durante el proceso
. Formula con precisión la misión y
visión de la U. de C.
. Identifica con facilidad los
servicios y funciones de la Unidad
de Correspondencia
. Establece con precisión los Participación activa y propositiva en
objetivos de la U de el proceso
Correspondencia.
. Expresa con fluidez verbal el
concepto de los elementos, equipos
que se utilizan en la U. de
Correspondencia
. Identifica correctamente cada
equipo, mueble, elemento
empleado en la unidad de
correspondencia.
Entrega de un ensayo de gestión
Documental.
Está bien diseñada, no presenta
errores mecanográficos, ni de
ortografía
. El mapa cumple con los
parámetros establecidos.
. Las preguntas están bien
formuladas y facilitan el desarrollo
de las actividades
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Radicación
Tramite
Folio
Foliación
Registro
Despacho
Unidad de correspondencia
Documento oficial
Documento privado
Documento público.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Cartilla Gestión Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje. División de apoyo a la formación

profesional. Centro de Comercio y Servicios.
Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co
Biblioteca Virtual www.bibliotecavirtual.sena.edu.co

. Archivo General de la Nación. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá:

AGN, 2003. 34 pág.; il

www.biblioteca.sena.edu.co

ENTREGA DE LA GUIA 22 DE Abril DE 2018

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) ELVIRA CUERVO Instructora Coordinación 08 – 04- 2018

Académica

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)