FECHA: 15/03/2024

CREACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO AL AUSENTISMO

VERSION: 01

RESPONSABLES: Wilmer Vallejo, Yuliana Rojas.

CODIGO: FT-SST-94

1. Objetivo
Definir los lineamientos para la recolección sistemática, continua y oportuna de la
información de ausentismo laboral en la Empresa BAVARIA S.A.S, con el fin de realizar un
control, análisis e interpretación de los datos que proporcionen bases para su seguimiento
y toma de decisiones que contribuyan a su disminución.

2. Alcance
Inicia con el reporte del ausentismo laboral y termina con el registro del reporte generado por
ausentismo para su análisis y definición de estrategias de control en la empresa BAVARIA
S.A.S

3. Definiciones
 Ausentismo: pérdida temporal de horas o días de trabajo por la no asistencia al lugar de
trabajo por un empleado que debía asistir normalmente a su jornada laboral. Desde este
punto de vista, es la no asistencia al trabajo por un empleado que se pensaba que debería
asistir. Incluye permisos, incapacidades y retrasos. En forma general, no se recomienda incluir
las ausencias derivadas de recreación, capacitación y exámenes de control periódico. No
incluye las ausencias por vacaciones, huelgas y licencias de maternidad o de estudios

 Incapacidad: se entiende por incapacidad el estado de inhabilidad física o mental de una

persona que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio.
 Incapacidad laboral: es producto de una enfermedad relacionado con las actividades laborales
o un accidente ocurrido dentro de las instalaciones y horarios de trabajo.

 Incapacidad temporal: la incapacidad temporal o transitoria, también conocida como baja

médica, es la situación en la que se encuentra una persona que está imposibilitada para el
trabajo de manera puntual y necesita de asistencia médica, debido a una enfermedad
profesional o común, o bien a un accidente.

 Incapacidad laboral permanente: alude a la situación de un trabajador que, tras haberse

sometido a tratamiento médico, presenta reducciones fisiológicas o funcionales graves que
pueden llegar a ser definitivas y disminuyan o anulen por completo la capacidad laboral.

 Incapacidad de origen común: es el estado de inhabilidad física o mental que le impide a una
persona desarrollar su capacidad laboral por un tiempo determinado, originado por una
enfermedad general o accidente común y que no ha salido calificada como enfermedad de
origen laboral o accidente de trabajo.

 Certificado de incapacidad: es el documento que expide el profesional de la salud de la

Entidad Promotora de Salud -EPS-, en el cual se hace constar la inhabilidad, el riesgo que la
origina y el tiempo de duración de la incapacidad temporal o de la licencia del afiliado
Los profesionales o instituciones competentes para expedir certificados de incapacidad
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 licencias por maternidad deben utilizar exclusivamente el formato que la EPS ha definido para
el efecto

 Prórroga de incapacidad: certificado de incapacidad que se expide con posterioridad al

certificado inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa
con esta, así se trate de un código diferente y, siempre y cuando, entre una y otra no haya
una interrupción mayor a treinta días (30) días calendario.

 CIE 10: Clasificación internacional de enfermedades

 Transcripción de incapacidad: procedimiento mediante el cual la EPS valida técnica y

científicamente la pertinencia de generar una incapacidad que le fue prescrita a uno de sus
afiliados en papelería no oficial, debido a que se llevó a cabo en atención por urgencias,
capitalización, SOAT, o por un prestador de servicios autorizado.

4. CONICIONES GENERALES

Coordinador:
• Es el responsable de impulsar y verificar el cumplimiento del presente procedimiento

Recursos humanos:
Gestionar adecuadamente el talento y conducirlo a objetivos de productividad máxima.
flexibilidad horaria o refuerzo del trabajo colaborativo.

El trabajador:
• Cumplir con las recomendaciones emitidas por el médico tratante.
• Continuar asistiendo a su tratamiento médico, reportando al de Salud Ocupacional las
correspondientes constancias de asistencia a las valoraciones médicas y tratamientos de
rehabilitación.
• Reportar a su jefe inmediato y/o seguridad y Salud ocupacional cualquier cambio en su estado
de salud que tenga que ver con el evento por el que se realizó gestión de Reintegro, que se
presente durante y después del cumplimiento de las recomendaciones médicas, en un periodo de
tiempo igual o menor a 3 días.

SST:
•Informar a los Jefes de las áreas involucradas cuando se presente un evento de accidente de
trabajo, enfermedad laboral o enfermedad general y que sea objeto del programa de reintegro
laboral.
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• Participar en la investigación de los Accidentes y el seguimiento a los planes de acción y las

recomendaciones médicas emitidas.
• Convocar reunión para gestión del proceso de reintegro laboral, en donde se involucra, el jefe
del área, supervisor inmediato y el trabajador. Documentar esta reunión en el formato de acta de
reintegro laboral.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

actividad responsable Documento

Informar de manera inmediata la razón del SST

ausentismo laboral al jefe inmediato, con los debidos Correo electrónico
soportes. Informe
Revisar si la razón del ausentismo laboral está SST
causada por una incapacidad médica. De ser así Certificado original de
remitirse al paso 3. Si no remitirse al paso 6 incapacidad

Radicar en físico, o por correo electrónico, la Planilla

documentación soporte de la incapacidad, licencia de Jefe inmediato Correspondencia
maternidad o paternidad, en original o formato PDF Correo electrónico
legible a la Subdirección de Gestión Humana. Nota: Se Soporte físico del certificado
deberá radicar en un plazo máximo de 3 días hábiles. original de incapacidad
Revisar los documentos para corroborar que cumplen
con los requisitos exigidos . Nota: Las incapacidades Recursos humanos
relacionadas con accidentes de trabajo y/o Jefe inmediato Correo electrónico
enfermedades laborales serán remitidas al grupo de
seguridad y salud en el trabajo.
Realizar un informe sobre la perdida de capacidad SST Formato de perdida de
laboral de los trabajadores de la empresa por medio capacidad laboral (SST-FOR-
del formato 118)
Dar el trámite a las incapacidades con la ARL Soporte físico
siguiendo los procedimientos de la aseguradora para SST
cada uno de los casos
Reportar los ausentismo laborales de su grupo en el Reporte de ausentismo
formato al coordinador de seguridad y salud en el laboral
trabajo. SST
Nota: Los únicos soportes que deberán ser enviados
serán los correspondientes a incapacidades.
Realizar el respectivo seguimiento a las incapacidades SST-FOR-113 formato de
presentadas con su correspondiente formato SST seguimiento de
incapacidades
Si el trabajador por causa del accidente o enfermedad
laboral necesita ser re ubicado se realizara el proceso (SST-FOR-111) formato e
con su respectivo formato (SST-FOR-111) reubicación laboral
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RESPONSABLES: Wilmer Vallejo, Yuliana Rojas.

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Ingresar a la plataforma por correo e ingresar con el SST Soporte físico del certificado
usuario y la contraseña destinado para le entidad de Médico original de incapacidad
la persona para mayor dilegesamiento. ARL
Ingresar al módulo de promoción y prevención en la
opción de ausentismo laboral, donde se deberán
registrar las ausencias del mes que corresponda.
Nota: el módulo permite registrar los datos del Soporte físico
ausentismo de las siguientes contingencias médicas y SST
no médicas:
• Enfermedad general
• Enfermedad laboral
•Accidente de trabajo
•Licencias de maternidad/paternidad}
• Permisos sindicales Entre otros.
Descargar información de ausentismo según sea SST Soporte físico
requerido o con la finalidad de realizar análisis
periódicos a los índices de ausentismo y su
seguimiento.
Mantener todos los soportes de ausentismo SST Incapacidades radicadas
relacionados con la salud y seguridad de los Historias clínicas
colaboradores en una carpeta digital creada para cada
trabajador para asegurar el acceso a la información
para la investigación de accidentes o enfermedades
laborales.

6. Indicadores
 Frecuencia de accidentalidad

#accidentes de trabajo en el mes X100

#trabajadores en el mes

 Severidad de accidentalidad

# días de incapacidad por AT en el mes+# días cargados en el mes X100

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#trabajadores en el mes

 proporcion de AT mortales

# de AT mortales en el mesX100

# de AT en el año

 Prevalencia de enfermedad laboral

#de casos nuevos y antiguos de EL en el periodo Z X100.000

Promedio de trabajadores en periodo Z

 incidencia de enfermedad laboral

#de casos nuevos de EL en periodo Z X100.000

Promedio de trabajadores en periodo Z

 ausentismo por causa medica

#de dias nuevos de EL en el periodo Z X100.000

Promedio de trabajadores en periodo Z

7. ANEXOS

NOMBRE CODIGO
Matriz de indicadores de ausentismo MTZ-SST-10
laboral
Formato de seguimiento a incapacidades FT-SST-80
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RESPONSABLES: Wilmer Vallejo, Yuliana Rojas.

CODIGO: FT-SST-94

Formato de reubicación laboral FT-SST- 81

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Responsables Tipo de modificación Versión Aprobado Firma de

por aprobado

09/03/2024 Juanita Creación del 01 Wilmer

Fonseca, Procedimiento de Vallejo
Wilmer seguimiento al
Fonseca, Ausentismo
Yuliana rojas