TTERMINOS TECNICOS DECORRESPONDENCIA COMERCIAL Y SOCIAL.

TIPOLOGÍA TEXTUAL: LA CARTA COMERCIAL.

Es difícil establecer una tipología textual que se adecue a todas las formas que
puede adoptar la correspondencia comercial: pedidos, reclamaciones, solicitudes
de trabajo, pagos, informes, circulares, etc.

Según la clasificación de Hatim y Mason, podemos decir que, en general, los

textos comerciales suelen ser expositivos, aunque también pueden ser, en
algunos casos, instructivos, por ejemplo, las circulares que se envían a los
empleados dentro de una misma empresa o las cartas de oferta que envían las
empresas cuando sacan al mercado un producto nuevo.

Por otra parte, la funcionalidad de un texto sólo será explicable a partir de una
teoría del contexto entendida como unión de las dimensiones comunicativa,
semiótica y pragmática.

En cuanto a la dimensión comunicativa, en la correspondencia comercial el campo

es el intercambio comercial, que no debe confundirse con el asunto, mucho más
concreto, y que suele venir señalado en la propia carta de la siguiente manera:

Asunto: pedido material fungible.

En el caso en que los asuntos sean varios lo mejor es buscar el factor común y
apelar a un concepto general: pagos, ventas, contabilidad o cualquier otro.

Como ya hemos comentado en la introducción, el modo es escrito y el tenor es

formal.

En cuanto a la dimensión semiótica diremos que, en general, se utiliza un lenguaje

preestablecido y poco espontáneo. Además, existen una serie de convenciones
institucionalizadas dentro de cada lengua (como la utilización de Yours faithfully si
el saludo ha sido Dear Sirs) que producen reacciones similares en sus receptores
y que hay que tener muy en cuenta a la hora de realizar el análisis contrastivo.

Finalmente, en cuanto a la dimensión pragmática, este tipo de textos se guían por

le principio de cooperación porque lo importante es que se llegue a una
comunicación activa entre los participantes. Por ello, se han de cumplir las
máximas conversacionales, puesto que cualquier transgresión, tanto voluntaria
como involuntaria, podría desembocar en un malentendido y conducir a un fracaso
en el intercambio comercial.

Muy relacionado con estas tres dimensiones está la caracterización que hizo
James (1972) de las variables de todo acto de habla, que nos servirá para
terminar de definir la tipología de la correspondencia comercial en el contexto en
que aparece:

1.-El marco. Tanto el tiempo como el lugar concreto de la redacción de una carta
influyen en su forma y contenido, puesto que en cada época y en cada país se
adoptarán unas convenciones. Así pues, las cartas comerciales no serán iguales
en todas las lenguas.

2.-Participantes. Son el remitente y el destinatario que participan en el

intercambio comercial como emisor y receptor respectivamente.

3.-Propósito. Es la función del acto de comunicación y puede ser variado

(informativa, exhortativa, etc.).

4.-Clave. Es formal, como corresponde a un acto comunicativo en el que prima la

cortesía y el respeto.

5.-El contenido de la carta comercial dependerá del asunto que en ella se trate
(pedido de un artículo, reclamaciones, etc.).

6.-Canal. Es escrito, puesto que las empresas siempre deben dejar constancia de
los asuntos tratados con otras compañías.

3.-Estilo comercial

Cuando hablamos de estilo comercial no debemos entender estilo como idiolecto,

sino como el modo convencional de expresión propio del intercambio comercial.

Existen expresiones peculiares en el mundo de los negocios que se usan en la

correspondencia; sin embargo, éstas no constituyen en sí un idioma para tal fin. Al
corresponsal se le exige que escriba ni más ni menos que como cualquier otra
persona educada en unos sólidos principios sociales.

Los únicos términos comerciales que pueden permitirse en una carta de negocios
son aquellos que se refieren al propio asunto, pues indudablemente existen
nombres y vocablos determinados para distinguir ciertos objetos o mercancías o
para designar términos de economía, finanzas, comercio, etc.. Por ejemplo, una
carta puede ser acusada o confirmada.

El estilo comercial se caracteriza por los siguientes rasgos:

1.- La claridad.

Es la primera de las condiciones esenciales que debe reunir la correspondencia

comercial, ya que quien recibe la carta no debe, ni por un momento, dudar de su
significado. La lucidez del estilo es innata; el poder llevarla sobre el papel depende
únicamente de conseguir previamente una ordenación clara de las ideas.

Por claridad de conceptos hay que entender un modo preciso de verter datos,
hechos e ideas. Resulta preferible incurrir en la parquedad, antes que caer en la
verborragia poco o nada significativa.

2.- La brevedad.

La manifestación más clara de este criterio de economía es el incalculable número

de unidades léxicas compuestas que aparecen en los textos comerciales.

Por ejemplo, con adjetivos

como general (general), actual (efectivo), gross (íntegro), net (neto), global (mundi
al), real (real), etc. ... se pueden formar muchísimos compuestos, algunos de los
cuales están ya considerados como unidades léxicas mientras que otros son
simples acuñaciones esporádicas.

Lo mismo se puede decir de los nombres que actúan con frecuencia en función
adjetiva o atributiva, por ejemplo, con group, bank, cash, department,
economy, etc., se pueden formar muchas unidades compuestas, las cuales están
caracterizadas por su transparencia semántica, de tal manera que su significado
es perfectamente deducible del significado de las palabras que la componen.

Otro ejemplo lo constituye el uso de prefijos como contra-, pre-, super-, sobre-,
sub-, etc., en español y over-, pre-, post-, self-, etc., en inglés.

3.- La pertinencia o relevancia.

Podría definirse también como “propiedad”, por cuanto se refiere a la que en todo
momento debe conservarse con respecto al asunto tratado. El corresponsal
necesita tener un exacto conocimiento acerca de los hechos sobre los que va a
tratar para poder hablar con propiedad de estos.

4.-La cortesía.

Toda relación comercial se basa en el trato cortés. Esto se ve reflejado en las

fórmulas de cortesía preestablecidas con las que se comienza y se termina la
carta.

La educación y las buenas formas serán norma esencial de la correspondencia

comercial. Una carta descortés produce una reacción sumamente negativa en
quien la recibe; nunca es excusable, aunque se tengan motivos para estar
enojado.

5.-La elegancia

Cuando se habla de elegancia del estilo, no se hace referencia a unos valores

literarios idénticos a los que se pueden hallar en la correspondencia privada o
“literaria” de grandes escritores. En el caso de la correspondencia comercial,
habrá que tomar en cuenta dos factores:

a) Un vocabulario pertinente, sin términos ambiguos o equívocos, con un campo

de significación precisa que, en general, se centra en algún ámbito técnico (acorde
con la especialidad de la empresa: textil, metalúrgica y otras).

b) Una serie de fórmulas consideradas fijas en la redacción de cartas, que será útil
conocer a fondo para poder utilizarlas cuando corresponda y de un modo
adecuado. La preferencia por unas u otras fórmulas constituye, sin duda, un rasgo
de estilo y en la selección quedará implícito el buen gusto de quien la haya hecho.

6-La pulcritud de presentación.

Éste es un tema primario y a la vez fundamental. Si se considera que un escrito es

el reflejo de la claridad de pensamiento, será sencillo admitir que una carta sin
borrones ni tachaduras es lo único admisible en materia de correspondencia
comercial.

Por otro lado, el estilo comercial, tanto en inglés como en francés y en español ha
ganado, en los últimos años, en naturalidad y simplicidad; es más personal y vivo.

ESTRUCTURA DE LAS CARTAS COMERCIALES.

Las cartas comerciales se mecanografían sobre papel blanco tamaño holandés o
DIN A4.

Por otra parte, las cartas comerciales se redactan siguiendo un esquema

específico y tradicional en cada lengua. Normalmente, una carta de negocios está
dividida en 8 partes principales:

1.- Membrete.

2.- Referencia

3.- Fecha.

4.- Dirección del destinatario.

5.- Encabezamiento.

6.- Cuerpo o texto.

7.- Despedida.

8.-Firma.

1.-El membrete.

Suele ir impreso en la parte superior de la hoja y contiene, en los tres idiomas, el

anagrama de la empresa o marca comercial, el nombre, la actividad de la firma, el
domicilio, teléfono, número de telex y, en muchos casos, las sucursales con que
cuenta.

2.-Las referencias.

En la mayoría de los papeles de impresos, y esto para los tres idiomas, existe un
espacio especial destinado a las referencias y señalado junto al margen izquierdo
del folio. En español se designa con las abreviaturas: s/ref.-n/ref., o
bien: s/escrito- n/escrito, mientras que en inglés y en francés se escriben
directamente sin previa alusión mediante ninguna abreviatura.

Normalmente, junto a estas indicaciones, se escriben las iniciales del nombre y

apellidos de la persona que haya dictado la carta (en general, con letras
mayúsculas), separadas por una barra de las iniciales de quien mecanografió el
texto (en general, con letras minúsculas), separadas a su vez por una barra de
unas cifras y letras que corresponden a un código de archivos.

3.- La fecha.

Existe una gran variedad de formas para expresar la fecha en inglés. Los
británicos, más formales que los americanos, hacen constar casi siempre la cifra
del día en números ordinales valiéndose de la abreviación correspondiente. Los
americanos, en cambio, ponen únicamente una coma a continuación de la cifra, si
bien al leerla lo hacen también considerándola un número ordinal.

En cuanto a la colocación, en inglés americano la fecha puede ir tanto a la

derecha como a la izquierda, directamente debajo del membrete, mientras que en
inglés británico puede ir o bien debajo del membrete o bien debajo de la dirección
del destinatario a la izquierda.

En español, la fecha generalmente se coloca en la parte derecha, debajo del

membrete en cuanto a altura. Si en el membrete, como es de suponer, figura el
nombre de la población, no hace falta repetirlo al escribir la fecha. El día se
escribirá en números, el mes puede ir en minúsculas o mayúsculas e
indistintamente en números o letras, aunque resulta poco elegante expresarlo en
números. El año se escribe también en cifras.

4.-La dirección del destinatario.

En inglés, la dirección comprende el nombre y lugar de residencia del destinatario.

El número de la calle precede siempre al nombre de la misma y en el caso de
ciudades importantes no es necesario especificar la comarca pero sí lo es cuando
la empresa se encuentra ubicada en una población pequeña.

Actualmente y cada vez con mayor frecuencia, se suprime la coma después del
número de la calle y del número del mes, así como en la dirección.

5.-El encabezamiento.

En inglés, el encabezamiento aparece debajo de la dirección del destinatario

precedido, al menos, por un doble espacio. Cuando la carta comercial se dirige a
la empresa y no a un individuo dentro de la misma, el encabezamiento más usual
es Dear Sir.
A menudo sigue una coma a la forma de saludo, pero cada vez más las empresas
la están eliminando, puesto que el espaciado cumple la función de la puntuación
tradicional.

Una vez más, no existen “reglas”, sino que cada empresa propone su propia
política.

6.-El cuerpo o texto.

Dentro del cuerpo de una carta podemos distinguir dos partes: la introducción y el
desarrollo.

6.1.-Introducción

En la introducción se expone el asunto de la carta y en ocasiones se hace

referencia a alguna carta o contacto anterior. Generalmente, está formada por
frases hechas, que se eligen según el contenido de la carta o la oportunidad del
momento.

6.2.-El desarrollo.

Es la parte esencial de la carta y en él se expone el motivo de ésta de manera

clara, concisa y, a ser posible, breve. Si la carta trata más de un tema, cada uno
de ellos aparece en un párrafo distinto, siguiendo un orden lógico, es decir,
indicando primero lo más importante y a continuación detallando los pormenores
ordenadamente.

7.-La despedida.

En muchos casos, la conclusión de la carta se encadena con la fórmula cortés de

despedida.

En español observamos que si la despedida está escrita en tercera persona, irá

seguida de una coma; si está en primera, de un punto. Esto se debe a que en el
primer caso la frase no queda concluida; la firma, aunque separada, es la que le
pone punto y final. En el segundo caso es ya una frase completa, aunque a veces
se omita el verbo por sobreentenderse.

8.-La firma.
En inglés, tradicionalmente, la fórmula de despedida y firma se mecanografiaban
en el centro de la página, pero actualmente se prefiere colocarlo a la izquierda.

La secuencia seguida es la siguiente: Por debajo de la firma, se escribe el nombre

de la persona que firma la carta. A continuación, en la línea siguiente, se
especifica el cargo que ocupa o el nombre del departamento que representa.

Ocurre a menudo que la persona que ha dictado la carta no puede firmarla. En ese
caso, lo hará en su lugar un empleado relacionado con el asunto y se escribirá la
palabra for o las iniciales p.p. delante del nombre que aparecerá en la siguiente
línea (la aclaración d la firma).

En cuanto a la secuencia, aparece primero la firma, luego el cargo que

desempeña el remitente en la empresa (facultativo) y a continuación el nombre de
este, todo ello en líneas diferentes.

Si existe delegación de la firma, ésta irá precedida de las letras p.p. (par
procuration, por poder).

Cuando se adjuntan facturas, referencias u otras copias, se añade en la parte

inferior izquierda las letras P.J. (pièces jointes, documentos que se adjuntan) y a
continuación se especifica la lista de los documentos que se adjuntan.

Aplicación del análisis contrastivo a cartas comerciales de pedido y

reclamaciones

Para ejemplificar el análisis contrastivo hemos elegido, dentro de la tipología de la

correspondencia comercial, las cartas de pedidos y de reclamaciones en los tres
idiomas. En estos ejemplos, podemos observar diversas semejanzas y diferencias,
que detallamos a continuación.

En cuanto a la forma externa de los textos, podemos decir que tanto en español
como en francés predomina todavía el uso de la denominada carta marginada. En
este tipo de carta, la línea inicial de cada párrafo se inicia cinco espacios más
hacia la derecha con respecto al margen general.

En inglés, sin embargo, está más extendido el uso de la llamada carta tipo bloque
por influencia del inglés americano. Como su nombre sugiere, en esta carta todo el
escrito se presenta a modo de bloque, con un único margen izquierdo, sin sangrar
los renglones iniciales de párrafo; la fecha, incluso, se escribe desde la izquierda
sin dejar espacios. Se trata de un tipo de carta que ahorra tiempo y espacio.

Como curiosidad tenemos el texto en español número 20 en el cual se ha utilizado

el tipo bloque debido a que el remitente es anglosajón, obviando el uso más
extendido en español del sangrado.

El membrete es la única parte de la carta que no sigue una convención, sino que
depende únicamente de las preferencias de la empresa. Cabe resaltar la
vistosidad del anagrama cuya finalidad es crear una buena imagen.

En cuanto al destinatario, observamos que en español y en inglés su ubicación es

a la izquierda, mientras que en francés siempre es a la derecha.

En los tres idiomas la fecha va a la derecha, a excepción del inglés cuando utiliza
el tipo bloque en que la fecha va a la izquierda, como se puede observar en los
textos 7 y 8.

La referencia, que es facultativa, va siempre a la izquierda en los tres idiomas y en

un lugar destacado. En general, su localización en el idioma inglés es por encima
del destinatario, mientras que en español suele aparecer al final de la carta.

En el cuerpo de la carta se observa un paralelismo en los tres idiomas en cuanto a

la secuencia temática:

En la introducción se incluyen normalmente referencias a un contacto anterior

mediante fórmulas convencionales de cortesía y/o se introduce directamente el
asunto de la carta.

El desarrollo es una exposición clara y detallada del propósito de la carta. En el

caso de los pedidos, en general, se tratará de un listado de los artículos solicitados
en forma telegráfica, sin verbo ni conectores (textos 6, 11, 13, 17, 18 y 20).
Además, en esta parte se suelen incluir todos los detalles que conciernen a la
transacción (formas de pago, fechas de entrega, embalaje, condiciones, etc.)

En el caso de reclamaciones, se dan detalles del incumplimiento de la transacción

(mercancías que han llegado en mal estado, que no han llegado en la fecha
prevista, etc.) y se informa de las medidas que se van a tomar (anulación de
pedido, exigencia de descuentos, etc.). Excepcionalmente, en el texto número 20,
la exposición no sigue un orden lógico, puesto que primero se realiza el pedido y
luego se hace referencia a un texto anterior.

Por otro lado, en todos los textos, la información está repartida en diversos
párrafos cortos, de una o dos frases, para facilitar su lectura y comprensión.

En la despedida se realiza una conclusión en la que se expresa, con fórmulas

tipificadas, el deseo de una pronta respuesta o solución a un problema planteado.
En español y en francés, el saludo cordial y cortés final puede ir unido a dicha
conclusión, formado un párrafo. En inglés, sin embargo, ambos irán separados, de
modo que siempre aparecerán dos párrafos claramente diferenciados.

En cuanto a la firma, observamos que en español y en francés ésta aparece

siempre a la derecha. Una excepción la constituye el texto 20 que, por estar
escrita por un anglosajón, está a la izquierda. En inglés, la firma se escribe a la
izquierda.

correspondencia oficial

En la correspondencia oficial, como de hecho en cualquier tipo de

correspondencia se debe ser breve y conciso. De esta forma, se muestra
inmediatamente, que se sabe lo que se quiere y se ahorra tiempo al lector.

En la correspondencia oficial y en la correspondencia comercial, las cartas son

generalmente dactilografiadas.

También se utiliza, antes de la carta propiamente dicha, escribir algunas palabras

como: «Señor Ministro» o «Señor Director-General» o, en el caso de haber
relaciones de amistad con el destinatario, «Mi querido Amigo».

Al cerrar la carta, es preciso escribir la fórmula de cortesía «Con los mejores

deseos», se queda bien añadir, una expresión como «de mucha consideración y
aprecio». En el caso de haber relaciones de amistad, puede añadirse «y un
abrazo»
En la correspondencia oficial, el lenguaje también sufrió una nítida simplificación.
Pero continúa obedeciendo las reglas específicas, más formales que las que rigen
la correspondencia comercial:

 En el caso del Presidente de la República, la correspondencia debe ser dirigida

al Jefe de su Gabinete.
 Un Jefe de Estado sólo se corresponde directamente con otro Jefe de Estado.
 En los Ministerios, la correspondencia es abierta en la Secretaría General y por
ella distribuida por los diversos servicios, incluyendo el gabinete del Ministro.
 Las fórmulas de cortesía, que casi desaparecieron de la correspondencia
comercial con excepción del Excelentísimo Señor que continúan usando en la
correspondencia oficial.
 Otra cuestión, es el idioma que se debe utilizar en la correspondencia oficial
con entidades extranjeras. En empresas que se comunican constantemente con el
extranjero, la escritura de cartas comerciales en lengua extranjera es habitual

Una vez conocida la estructura de las cartas y oficios, resulta sencillo

elaborar los diferentes tipos de documentos ya que solamente se
hacen adaptaciones para llenar los requisitos que cada oficina tiene
establecidos. Estos van de acuerdo a las necesidades específicas.

Telegrama: Comunicación rápida. La redacción es inconfundible en su

texto por lo concreto que debe ser. La rapidez en su transmisión está
exclusivamente a cargo del estado.
Fax: El fax sirve para enviar mensajes informales y urgentes. Existen
formularios para este tipo de correspondencia que poco varían de
empresa para empresa. El lenguaje debe simplificarse al máximo para
que el mensaje sea claro y conciso.

En principio, no es necesario acusar la recepción, que es hecha

automáticamente. Pero el fax no debe ser utilizado para sustituir las
cartas.
Si tratarse de una correspondencia formal u oficial puédase, cuanto
mucho, enviar por fax una copia de la carta que fue mandada ese día
por el correo, indicando eso aún en el impreso de cobertura.

No se debe mandar felicitaciones o agradecimientos por fax. Es

preferible hacerlo por el teléfono. Y el mismo se aplica a las
invitaciones. Sólo en una emergencia, en el caso de haberse perdido
la invitación enviada por el correo, se podrá mandar una copia por fax.

Es excusado acordarse que los faxes no deben contener mensajes

confidenciales o íntimos. Nunca se sabe cuantas personas tendrán
acceso al número de fax de su interlocutor.

Memorandum: Es un medio de comunicación que se envía al personal

de una misma empresa. En este documento es imprescindible la
palabra Memorandum y tiene la finalidad de transmitir órdenes o
informaciones; resumen datos para que sean útiles auxiliares en las
oficinas.

El oficinista puede mecanografiarlo en su totalidad o es posible llenar

las formas impresas que existen para un mayor ahorro de tiempo.

Los datos que contienen son: El titulo de memorandum; fecha; las

palabras DE y A con espacios suficientes para anotar respectivamente
el nombre del remitente y del destinatario; la redacción que es motivo
del escrito y firma o iniciales del remitente.

El tamaño de la hoja que se emplea para este documento,

generalmente es más pequeño, comparado con el que se emplea en
el tamaño carta. Algunas instituciones llegan a emplear en forma
amplia, así reciben el nombre de “informes” o “reportes”.
Circular: Es el escrito clásico para reproducirse en mimeógrafo porque
tiene la finalidad de que un mismo asunto se haga del conocimiento a
numerosas personas en forma simultanea. Pude tener la escritura de
un oficio con todos sus elementos, lo único que cambia es el nombre y
dirección del destinatario; además debe tener la palabra circular.
Informe: Todas las personas físicas o morales tienen en determinados
momentos, la necesidad de rendir. Informe del cumplimiento de algún
trámite, comisión u otro tipo de plan laboral.

Es posible que el documento tenga la forma de un oficio con la

diferencia de que la palabra informe queda como título, o bien, escrita
en el mismo lugar del asunto.

Hay Informes Simples e Informes Compuestos. Los primeros se

identifican con la presentación de ideas distribuidas con la sencillez de
un oficio; los segundos pueden ser con párrafos clasificados, inserción
de texto, tener más de una firma etc.

Convocatoria: Documento con bastante formalidad que solo debe ser

expedido por personas físicas o morales autorizadas a convocar
(invitar, llamar, emplazar, reunir) a las agrupaciones.

Importantísimo que aparezca como título el nombre del pliego:

Convocatoria. Otro elemento que lo caracteriza es la Orden del día. En
esta sección se debe expresar con claridad los puntos a tratar para
llegar a una decisión de Acuerdos en la asamblea.

Este tipo de documento es muy empleado en las diferentes

sociedades, en agrupaciones sindicales e instituciones
gubernamentales. Los que principalmente integran la asamblea son
las personas de más alta jerarquía.
Actas: Existen modalidades entre los documentos llamadas Actas: En
forma descriptiva; actas memorandum, como clasificación de
acuerdos.

En las asambleas que se efectúan dentro de las distintas

agrupaciones, quizá se tomaron acuerdos o no llegaron a ellos.

Todo lo sucedido debe quedar escrito en una acta Descriptiva. Esta es

de presentación sencilla, solamente se aprecian los párrafos que
explican detalladamente todo lo acontecido.

Es necesario que en el primer párrafo quede anotado: Fecha, lugar y

hora es que se efectuó la asamblea. En el último párrafo se apuntara
la hora en que finalizo. Lo común es emplear estos términos: Sin otro
asunto a tratar se levanto la sesión a las 15 horas 15 minutos.

Una modalidad son las actas de clasificación de asuntos y sus

respectivos acuerdos. Se estructuran en forma similar a los oficios con
párrafos clasificados solo que saben tener la palabra acta.

Con esa presentación, el documento tiene la utilidad de un

recordatorio; de ahí el nombre: Acta Memorandum con clasificación de
asuntos y acuerdos.

En un acta en que se tiene la necesidad de explicar los pros u los

contras de lo tratado en las asambleas, tiene que ser más explicativa y
se emplean márgenes diferentes para sus conceptos. Así recibe el
nombre de Acta con clasificación de Asuntos, Debates y Acuerdos.

Instructivo: Este documento generalmente se hace en esténcil pues

es una especie de aviso para varias personas. Carece de nombre y
dirección del destinatario, a cambio, debe tener como primer elemento
la palabra Instructivo.

El nombre ya lo dice, es un escrito que enseña algo. La presentación

es parecida a los oficios con párrafos clasificados. Estos a su vez
pueden estar divididos en incisos o numerados.

Reglamento: Las instituciones, empresas, industrias, casas

comerciales, etc., para su buen funcionamiento debe tener por escrito
las normas de conducta que tienen que atacar las personas que
laboran en ellas. De hecho son órdenes que tienen que cumplir.

Indispensable que inicie con el título o Reglamento y puede estar

complementado con alguna otra descripción. La presentación
mecanográfica es más entendible si se hace con márgenes
escalonados. Puede haber numeración o incisos. Es otro de los
documentos que con frecuencia se producen en mimeógrafo.

Acuerdo: Con frecuencia se reúnen personas de cierta autoridad para

llegar a resoluciones sobre determinados asuntos.

Al terminar de analizar deciden ordenar por escrito lo acordado. Este

el documento que recibe el nombre de Acuerdo. Su estructura es muy
parecida al oficio, la diferencia está en el encabezado que deben tener
el nombre del documento. Lo que se acuerda en él, necesario es
cumplirlo.

Constancia: En general y con cierta frecuencia las personas físicas

tienen necesidad de solicitar que les extiendan un testimonio sobre
cierta labor o algún hecho; lo hacen a quienes tienen autoridad o
prestigio reconocidos; reciben una Constancia. Así debe indicarse en
el titulo o en la redacción.
Certificado: Documento en el cual tiene que aparecer las palabras
Certifica o certificado por tener como función testimoniar hechos de
suma o importancia. Es necesario que lo firmen personas plenamente
autorizadas.
Telefonema: Si en las instituciones o empresas no existen formatos de
recados telefónicos, lo conveniente es dar seriedad a la comunicación
y transmitirla mecanográficamente.

Contiene el título de telefonema; De; Para; el texto explicando en

forma breve; fecha; nombre de la persona que transmite y también el
del que recibe.

Preposición o Propuesta: Es al escrito con el que se sugieren las ideas

e iniciativas. Por este medio se espera una aceptación y así se
manifiestan en el pliego llamado Propuesta.

Esta palabra no debe faltar: puede incluirse en la redacción del texto o

hacerla resaltar como título de párrafos explicativos. Debe entenderse
que no es una orden por estar sujeta a ka autorización.

Dictamen: Escrito que expresa el análisis de iniciativas, ponencias, etc.

En su redacción debe quedar asentado el juicio crítico sobre la
convivencia de informas, negar o aceptar situaciones.
Aviso: Documento que se utiliza para hacer notar hechos si estos son
de interés a varias personas; carecerá de nombre y dirección.
Importante es que tenga la palabra Aviso en forma resaltada. Escrito
que también se reproduce en mimeógrafo.
Edicto: Documento mediante el cual se hace un mandato, decreto. Es
publicado por autoridades competentes y tiene que hacerse del
conocimiento a los tribunales. Necesario publicarlo en periódicos por
ser notificación, citación o emplazamiento a los interesados.
Demanda Judicial: Por medio de este escrito se hace la reclamación
para el reconocimiento de un derecho, una obligación en el caso de
que tanto personas físicas como las morales se nieguen a cumplirlas.
Solamente funciona ante un juez de competencia.
Vales: Para generalizar: se dice que Vale es una constancia
representativa de valores. Esto posteriormente pueden ser valores
comentarios, documentos o bienes pequeños.

Los datos indispensables son: La palabra Vale seguida de una

cantidad expresada en cifra cuando se trata de un adelanto monetario;
concepto por el cual se extiende el documento, con redacción breve;
fecha completa; nombre y firma.

Recibos: Son las constancias que se extienden para ser entregadas a

cambio de dinero, bienes, servicios, mercancías o documentos.

Los datos necesarios para este escrito son: Fecha aclarando el día,
mes y año, así como el nombre de la ciudad en que extiende; nombre
completo de la persona a favor de la cual se hace el recibo; la palabra
Recibí debe ser la que inicie la redacción; cantidad de dinero por la
que se extiende el documento, expresada con número y letra;
aclaración del motivo del escrito que no debe ser extensa; nombre y
firma de quien lo extendió.

Pagares: Son títulos de crédito. Con ellos las personas se

comprometen a pagar adeudos de dinero en las fechas y condiciones
que el propio documento señala.
Pagaré Sencillo es el que tienen el compromiso de una persona;
Pagaré Mancomunado o Solidario cuando lo firma para su
cumplimiento más de una persona.

Carta Poder: Existen formas impresas de este documento pueden

llenarse con facilidad, también es posible que el mecanógrafo la
escriba en su totalidad. En ambos casos tiene que darse la serenidad
y responsabilidad que requiere el motivo por el que se extiende.

En forma general se dice: Es una comprobación de la existencia de un

contrato, tiene la finalidad de que una persona o empresa represente a
otra en la celebración o ejecución de ciertos actos de naturaleza legal
o jurídica.

A dicho contrato se le denomina mandato o poder; la persona que

autoriza su representación es el Poderdante; la que acepta
representar se llama Apoderado. A las dos se les puede decir
Mandante y Mandatario.

La Carta Poder puede emplearse en todo acto válido por las leyes ya
que no exige la intervención personal del interesado.

Este documento debe celebrarse con la intervención de un Notario

Público cuando los negocios o asunto que se noten sean de alto costo;
se puede prescindir de la Notaría en caso contrario, siempre y cuando
se haga referencia de uno o varios actos concretamente determinados
en el texto.

La redacción de la Carta Poder debe incluir: Lugar y Fecha de

expedición; nombre del apoderado; la indicación de que se otorga
“poder amplio y bastante para…” descripción concreta de que podrán
 efectuarse en nombre y representación del poderdante; la expresión
“Acepto poder”; nombre y firma del apoderado; nombre y firma de dos
testigos.

Solicitud de empleo: Algunas de las empresas, industrias e

instituciones cuentan con los formatos de Solicitud de empleo para
que sean llenados por el solicitante; sin embargo en ocasiones le
piden, para conocer su personalidad, que sea con su propia redacción
que presente la solicitud.

En tal caso es conveniente: Anotar el tipo de empleo que requiere;

citar los estudios, capacidades y experiencias que se tienen; en el
caso de ser profesionistas deben citarse los puestos y lugares en
donde haya practicado su profesión “Currículo Vitae”; aludir si por
costumbre tiene las condiciones morales de honorabilidad, discreción,
esfuerzo, cumplimiento, disciplina, organización, etc.

También deben darse referencias de todas aquellas personas que

puedan acreditar lo expuesto, es lo que se nombra como
recomendaciones y se entregan anexas.

Las anotaciones de nombre, dirección y teléfono del solicitante no

tienen que olvidarse y pueden estar al principio en el extremo superior
izquierdo o al final del escrito; en la redacción que no se olviden las
frases de cortesía que hagan sentir que se va a guardar el respeto y
las consideraciones correspondientes entre empleados y jefes.

No solamente hay solicitudes de empleo, existen las de operaciones

bancarias, créditos, pedidos, servicios, etc.

 Estructurar lo que vamos a escribir

 Normalmente todos tenemos la necesidad de «introducir» el asunto y
por lo tanto la primera reacción, cuando iniciamos un texto respuesta,
es a de comenzar a desarrollar, de inmediato, la introducción.

Es más fácil planificar primero el desarrollo, para en el fin pensar cómo

introducir el tema.

Cuando elaboremos el desarrollo tenemos que pensar que nuestros

destinatarios son:

 Son personas que tienen poco tiempo para leer textos compactos,
 Son personas que sólo leen el indispensable;
 Son personas que, por que no conocieran la legislación que reglamenta el
problema, hallan las referencias legislativas innecesarias;
 Son personas que gustan mucho de la claridad.

Por eso vamos a escribir:

 Frases cortas
 Frases completas
 Frases muy claras

Finalmente no olvidemos la fase de la conclusión. Toda la gente siente

la necesidad de hacer la lectura final lo que normalmente se consigue
con urna conclusión. Por eso, a finales de su «texto respuesta»
concluya siempre.

Y para que tal acontezca también recomendamos 3 reglas simples:

 La conclusión debe ser el punto de convergencia de las diferentes ideas

expuestas;
 La conclusión debe ser sintética; nada de repeticiones;
 La conclusión debe culminar con nuestro punto de vista, que deberá
igualmente ser bien definido.

Normas prácticas de redacción

 A) Para conseguir claridad
 1. Ordene las ideas en forma lógica
 2. Evite el exceso de aclaraciones
 3. Suprima las notas entre paréntesis
 B) Para lograr precisión
 1. Expresen ideas y conceptos completos
 2. Sea directo al tratar el tema
 3. Evite las repeticiones
 C) Para expresarse con prioridad
 1. Utilice las palabras de acuerdo a su significado y función.
 2. Escriba con perfecta ortografía
 3. Utilice correctamente los signos de puntuación
 4. Estructure correctamente los párrafos
 D) Para dar concisión a la escritura
 1. Evite palabras innecesarias
 2. Elimine las frases de relleno y los términos vagos
 3. No trate la misma idea en párrafos separados
 4. Planee el texto antes de construirlo
 5. No construya frases largas (12:34)
Estructura interna de un escrito

Principales instrumentos de correspondencia oficial

Oficio, Oficio circular, Acta, Conocimiento, Dictamen, Resolución, Notificación,
Memorando, etc.
De acuerdo al asunto de que se trata y considerando la ubicación de las acciones,
así será el instrumento a utilizar, basándose en el cuadro metodológico
administrativo así:

TIPOS DE CORRESPONDENCIA QUE GENERA LA EMPRESA PRIVADA Y

PUBLICA.

Empresa Privada:
Son entidades creadas por individuos denominados accionistas, que
deciden crear una empresa con fines lucrativos, es decir obtener
beneficios de sus negocios. Deben cumplir con regulaciones de
código de comercio, deben estar debidamente registrado para
obtenes su licencia para operar como entidad comercial.
Son independientes, tienen obligaciones tributarias y son fuentes de
desarrollo económico, y movilizan la economía con sus propuestas.
Tipos de carta
Afiches
Un afiche es un cartel, hecho en papel ya sea que esté manuscrito o
impreso, con dibujos y/o palabras, se sugiere que las palabras sean
pocas, y más las ilustraciones, para provocar mayor impacto
visual.La finalidad del afiche es anunciar algo, colocado en un lugar
público, frecuentemente usado en las ciudades, o en sitios con gran
afluencia de público. El objetivo de os afiches es hacer propaganda
persuadir a las personas a la adquisición de un bien o servicio.

Telegrama:
Un telegrama es un documento para comunicación escrita rápida,
puede ser ordinario o urgente, la tarifa por el servicio se cobra de
acuerdo al número de palabras contenidas en el texto del mensaje.
Por este motivo se ocupa una redacción de tipo lacónico es decir
concisa y breve, eliminando palabras que no representen ideas
concretas y uniendo pronombres enclíticos a verbos conjugados
como "agradézcole", "felicitóte" etc. Evitar el uso de abreviaturas
que puedan confundir.

Un telegrama es un mensaje que se transmite usando un telegrafo,

existen diferentes tipos de telegramas como:
con un acuse de recibo
de entrega a domicilio
sin la entrega a domicilio
los ordinarios y los urgentes

E- mail
E- mail
El correo electrónico es un servicio de red que permite que dos o
más usuarios se comuniquen entre sí por medio de mensajes que son
enviados y recibidos a través de una computadora o dispositivo afín.
El correo electrónico es una de las funcionalidades más utilizadas de
Internet, ya que contribuye a comunicaciones veloces, confiables y
precisas.

Memorando
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se
intercambia información entre diferentes departamentos de una
organización para comunicar alguna indicación, recomendación,
instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o
falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir
sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación breve, como
lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta
generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal
que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar
avisos, indicaciones, etc.

Cartas comerciales
Es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienen los
comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio.

Carta Oficial
Es aquella carta expedida por funcionarios o empleados de
instituciones gubernamentales, estadales, municipales; la cual es
utilizada para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la
administración pública.

Carta familiar
Es aquella carta que utilizamos para comunicarnos con algún
familiar que se encuentra a larga distancia. La finalidad de esta carta
es muy variada ya que se pueden tener varios motivos por los cuales
la escribimos.

Volantes
Un volante (también conocido como flyer) es un papel impreso,
generalmente del tamaño de media cuartilla, que se distribuye
directamente de mano en mano a las personas en las calles y en el
cual se anuncia, pide, cuestiona o hace constar algo.

Revistas:
Las revistas son publicaciones que se realizan en forma periódica,
sobre uno o varios temas, de interés general o entretenimiento, que
generalmente se hallan ilustradas. Cuentan muchas veces con
publicidad, para poder costear los gastos de producción, a cargo de
editoriales. Algunas revistas se venden, y otras son de distribución
gratuita.
PROCESO PARA ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA

MOBILIARIO

El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la

informacion que se requerira posteriormente. Puede originarse en la misma
organizacion o llegar a traves de correspondencia.

Los expedientes son documentos relacionados con un mismo asunto y

contenidos en un folder o carpeta membretada.

El archivero es el mueble en donde se guardan los expedientes en forma

ordenada y segura.

Los discos compactos y las memorias usb o micro sd con unidades donde
se almacena informacion.

Los folderes y las carpetas cuando contienen documentos y la pestaña

rotulada recibe el nombre de expediente.

Los porta carpetas se fabrican en tamaño carta y oficio, sop de cartoncillo

grueso, algunas se sostienen de la gaveta por dos rieles metalicos y otraas
estan reforzadas con carton resistente. Ademas llevan integrado el indice o
jinete que se emplea para proteger los expedientes.

Las tarjetas guias tienen un borde superior o pestaña para indicar lo que
contiene el expediente o el sistema bajo el cual estan archivados, las guias
siempre deben anteceder a los expedientes y pueden ser alfabeticas o
numericas.

Las etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se rotulan a

maquina para indicar lo que contienen los portacarpeta o los archiveros y se
protegen con indices de acrilico segun el caso. Al rotularse, las etiquetas
toman el nombre de marbetes.

Los indies son de acrilico transparente o de color, y se pueden colocar en

varias posiciones a traves de los rieles o de botones fijadores a las
portacarpetas son muy utiles para proteger etiquetas.
La caja registradora es de carton resistente con un refuerzo metalico y tiene
una pestaña acrilica para localizar los expedientes facilmente ya que puede
contener de 30 a 35. La caja se mantiene verticalmente y esta suspendida
deun riel, el cual permite que la caja se deslice a lo largo del archivero.

La gaveta es de carton plastico o acrilico similar a la gavta de un archivero

vertical, las hay de varios tamaños segun su utilidad archivo muerto o
directorio personal.

El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas cada una de ellas tiene
un portamarbete y una cerradura para consservarlos con todas laas medidas
de seguridad necesarias.

El archivero lateral es de tamaño variable ya qye se adapta a las necesidades

de la organizacion ocupa poco espacio y puede contener portacarpetas o
cajas archivadoras o se puede utilizar como estante ademas de tener a la
visa los expedientes.

La computadora se concidera un sistema para crear, revisar, corregir,

imprimir y almacena los escritos de una organizacion.

RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA

Se lleva un control en una hoja de registro que contenga:

 Nombre del documento.

 Remitente.
 Procedencia.
 Destinatario.
 Asunto.
 Anexo.
 Observaciones
SISTEMA DE ARCHIVO

Sistema alfabetico.

 Conocer adecuadamente el alfabeto.

 Consierar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll, rr), estas
siempre se tomaran como consonantes sencillas seguidas de otra.
 Conocel y aplicar las reglas de clasificacion.

Reglas de clasificacion.
Reglas de clasificación El nombre completo de una
persona consta de nombre (s) y apellidos paterno y
materno. Al archivar un documento relacionado con
una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido paterno, luego el
 materno y por último el nombre (s), antecedido de
una coma.

Sistema Geografico.
Reglas para archivar.
1. Si al archivar los documentos, la division
geografica se realiza a partir del pais y con auxilio
de la sucecion alfanumerica, la disposición de las
guias es;
 Guia alfabetica.
 Guia del pais con mayusculas compactas.
 Subguia del estado con mayusculas
compactas.
 Expediente. El cual incluye el nombre de la
ciudad, la abreviatura del estado,
antecedencia de una coma, y la denominacion
de la persona u organizacion.

SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO

Para archivar los documentos en forma lógica, se debe
considerar la secuencia alfabética o la sucesión
numérica. Por lo tanto, hay dos métodos para archivar:

Alfabético temático. No representa dificultad para

archivar y se emplean las respectivas guías alfabéticas.

Numérico temático. Este método es práctico porque se

auxilia de guías numéricas consecutivas. Algunas veces,
un expediente se solicita por el asunto y no por su
número, por lo tanto es necesario elaborar las
respectivas cédulas de catalogación numérica.

RECOMENDACIONES GENERALES

Control de expedientes.
Para llevar un control exacto de los expedientes es
necesario conocer algunos elementos que nos ayudarán
a localizarlos con mayor rapidez y también a decidir su
destrucción al término de uso legal. Para controlar
adecuadamente el archivo, es necesario conocer
diversas formas para archivar, mismas que ayudarán a la
secretaria a elegir bajo qué designación se archivarán
los documentos, controlar la entrada y salida de
expedientes y determinar cuando un documento ha
llegado a su término legal.

Legajos
Es conveniente que los expedientes tengan un
determinado grosor, cuando alguno de ellos contenga
demasiados documentos es necesario elaborar un legajo,
para evitar que se maltraten. El legajo es una de las
partes en que se divide un expediente, un ejemplo de
ellos son los tomos de una enciclopedia.

Referencia cruzada
Si al codificar la correspondencia, un documento se
puede archivar en más de una designación, se elabora
una referencia cruzada, se elige el tema de mayor
jerarquía para archivarlo y se hace una referencia para el
otro asunto, así el documento se localizará en cualquiera
de las dos designaciones.

TARJETA DE FUERA
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

La secretaria debe conocer cuándo concluye la

importancia de un documento y transferirlo al archivo
muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan
gavetas de cartón. Generalmente, estas cajas se colocan
en estantes, cada caja debe contener sus respectivas
guías y, por fuera, las etiquetas que indican lo que
contiene, por si es necesaria su localización posterior.
La transferencia es importante ya que proporciona
espacio para expedientes nuevos.

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA EL ARCHIVO

Los consejos más prácticos para el archivo son:

No deje para otro día lo que deba archivar, sino que
procure hacerlo diariamente a una hora determinada.
Use carpetas de colores detrás de las guías. Archive
siempre detrás de las guías. Rotule las carpetas para
indicar el asunto que contiene; si está escrito a máquina,
protéjalo con cinta o mica. No utilice nunca sujetadores
(clips). Evite la acumulación de expedientes en una
gaveta, pues los documentos se maltratan. Archive en la
última gaveta los expedientes que no se consulten con
regularidad. Deje espacio especial para los expedientes
confidenciales; de preferencia colóquelos en una gaveta
cerrada con llave. No abra más de una gaveta al mismo
tiempo y evite accidentes.

CÉDULAS DE CATALOGACIÓN
Referencias Bibliograficas.

Paginas Web.
 http://es.slideshare.net/guestb250c0/sistemas-de-
archivo-y-manejo-de-correspondencia
 https://prezi.com/ihmcqic1wq25/tipos-de-
correspondencia-que-genera-la-empresa-privada-y-
pub/
 http://www.monografias.com/trabajos57/correspondencia/
correspondencia.shtml#ixzz4WirYm8HT
 Refuerzo.

¿Que es correspondencia?

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el

intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Tipos de correspondencia.

Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias;
por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que
permita conocer la finalidad de cada uno.
 Por el destino: Públicas y Privadas

 Publicas: contienen información general a través de medios de

comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
 Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

 Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

 Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido

es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios,
periódicos, etc.

 Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras,

paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

 Por su tramitación: Postal y Telegráfica

 Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino,
se divide en:

 Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

 Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su
entrega a su destinatario

 Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del

telégrafo

 Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

 Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma,

excepto en las abreviaturas.
 Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
 Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

 Por su extensión: Largas medianas y cortas

 Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

 Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
 Cortas: Cuando contienen cien palabras

 Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en

redacción y presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

 Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su

finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
 Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular

entre ella.
 Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas

de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
CARACTERISTICAS A CONSIDERAR PARA LA
REDACCION DE LA CORRESPONDENCIA.

Caracteristicas principales.
 Claridad.
 Concision.
 Objetividad.
 Cortesia.

Caracteriscicas complementarias.
 Correccion.
 Cohesion.
 Crear Interes.
 Lenguaje Positivo.

DIFERENCIA ENTRE CORRESPONDENCIA COMERCIAL Y OFICIAL.

En la Correspondencia oficial:

No se usan abreviaturas, pues se considera como falta de cortesía.

• En el estilo oficial, el destinatario se escribe después de la firma.
• Cortesía acentuada.
• Toda solicitud o documento se escribe en original y copia.
•Cuando los documentos son emitidos por oficinas públicas estas
llevan un número de registro de archivo.

En la correspondencia comercial;

 Fácil comprensión
 Exponer adecuadamente los asuntos
 Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos
 Buscar la precisión.
 No cometer faltas de ortografía
 Utilizar un vocabulario amplio
 Tratar los temas independientes (párrafos)
 Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras)
 Huir de emplear excesivamente el gerundio.
 Evitar las frases con formulismo.
CUALIDADES A IDENTIFICAR EN UN DOCUMENTO PARA ARCHIVARLO