TESIS DE COMERCIO

PRESENTADO A: LUZ MARINA ESCOBAR

PRESENTADO POR: EMERSON BLANCO ALFONSO

COLEGIO TCNICO INDUSTRIAL OLIVA CAICEDO

FUNZA 2013

PROCESO DE LA PRODUCCION DE TEXTOS INTRODUCCIN: en el manejo de los documentos comerciales el rol de la secretaria exige mayores esfuerzos intelectuales respecto a: A las comunicaciones escritas que se produzcan en su oficina los aspectos bsicos de su oficina. El proceso de produccin de textos es la expresin de ideas que requieren de un: Ordenamiento y distribucin de las palabras que tienen en cuenta distintos aspectos de la gramtica. An cuando la relacin entre las palabras obedece a la necesidad de expresin, no se pude desconocer la funcin de las mismas dentro de una frase o texto, para no alterar el significativo y el sentido original de la produccin de texto. Garantizando as la claridad y precisin de un escrito; al igual tiene importancia la ortografa y la puntuacin en temas que se traten en esa unidad. La sintaxis: es el estudio de la construccin gramatical y de la relacin que tienen las palabras entre si dentro de una unidad de expresin, con base en la cual se desarrolla un texto. La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las palabras, as como las relaciones sintagmticas y paradigmticas existentes entre ellas. Ejemplo: la organizacin empresarial requiere del manejo secretarial permanente para el xito. el logro del xito de la organizacin empresarial requiere de su secretara permanente. Resfriado me habra la lluvia mojado con me si hubiera. Si me hubiera mojado con la lluvia me habra resfriado.

CORRECIONES DEL LENGUAJE DOCUMENTAL El quesmo y el dequesmo: los pronombres relativos sirven de enlace entre una oracin final y otra que le antecede. Los relativos quien, cual y cuyo. Son sustantivos frecuentemente en forma incorrecta por la partcula que esto es lo que se denomina quesmo; para evitarlo se debe utilizar el quien (cuando se hace referencia a personas consideradas individualmente mas no para entidades o grupos); cual y cuyo se utiliza para hacer alusin a grupos de personas y cosas. Otro aspecto importante que debe tenerse en cuenta es el caso en el cual el relativo que se utiliza en el lugar de algunos adverbios de lugar, modo, tiempo, causa.(como, donde, cuando, etc). INCORRECTO Solicitamos asistir a la reunin El presidente ser el que inaugure el evento Con justicia es que se gobierna Por esta calle es que queda CORRECTO Solicitamos asistir a la reunin, la cual se iniciara a las 12 horas El presidente ser quien inaugure el evento Con justicia es como se gobierna Por esta calle es por donde queda

Quesmo y dequesmo suelen ser dos fenmenos frecuentes entre los hablantes. Para algunos es muy difcil evitarlos. En el dequesmo aparece la preposicin de delante de la conjuncin que cuando sintcticamente no se exige: Pienso de que deberas explicar de nuevo. Opino de que deberan ir solo dos alumnos. Las formas correctas seran Pienso que deberas explicar de nuevo y opino que deberan ir solo dos alumnos. Para saber si la preposicin es necesaria, conviene sustituir la frase que se introduce con que por un complemento nominal, con el fin de comprobar si permanece o no la preposicin. Por ejemplo: Me acuerdo de que eras muy travieso = Me acuerdo de tus travesuras.

LA IMPORTANCIA DEL BUEN USO DE LAS PREPOSICIONES La importancia es una partcula que afirma el significado de una palabra con relacin a la anterior; une sustantivos con verbos, sustantivos con sustantivos, sustantivos con adverbios. Conocer el significado de las preposiciones es un requisito indispensable para usarlas correctamente. PREPOSICION SIGNIFICADO Direccin, lugar, tiempo EJEMPLOS Debe desplazarse a Mxico

A
otras preposiciones: Ante Bajo con de en

Determina el modo

Abandonar a la cuenta anterior

Determina una situacin

La gente se reunir las 15 horas

USO DEL GERUNDIO Es una forma invariable del verbo que NO indica ni el tiempo en que transcurre la accin (presente, pasado o futuro), ni nmero (singular o plural), ni el gnero (masculino o femenino). Y su uso correcto (segn tendencias gramaticales a las que me apunto) sera cuando se refiera a una p alabra cuyo caso o funcin dentro de la oracin sea el de sujeto o el de complemento directo. Los nios (sujeto) estaban saliendo (los nios) a la calle Estbamos dndole caramelos (complemento directo) a los nios

PLAN DE REDACCIN Es un esquema en el que se transcribe en forma jerarquizada y organizada, las ideas que conforman el escrito. El planeamiento permite mantener entre otras ventajas, un orden en las ideas, evita la perdida de informacin, sintetiza claramente el pensamiento del autor y logra el propsito que persigue el documento, puesto que ser fcil comprenderlo. El analizar y tomar como base un modelo es de gran utilidad el siguiente modelo es de gran utilidad el siguiente modelo ser de gran utilidad para comunicarse. Siempre en una reaccin de escrito el propsito debe ser claro conciso y exacto.

Solicitudes de informacin: conocidas como comunicaciones de consulta debe escribirse el tema que va a consultarse en forma claro y concisa, dentro de estas solicitudes de inscripcin donde se puedan mencionar 1. 2. 3. 4. Referencias. Pedidos. Crditos. Prorrogas

Algunas recomendaciones para elaborar estas comunicaciones son: Si se solicita informacin sobre un producto o un servicio, debe dedicarse un prrafo para cada uno de estos y realizar una descripcin lo ms clara y detallada posible. Explicar las razones de la solicitud. Emplear una fra se o expresin de agradecimiento.

COMUNICACIONES DIRECTAS DE DOCUMENTOS COMERCI ALES 1. Comunicaciones de cobranzas: su objetivo es lograr que el deudor efectu los pagos pendientes, sin llegar al extremo de perderlo como cliente. Los siguientes puntos pueden ser de mucha utilidad al redactar un mensaje de esta n aturaleza. a. Tacto, tino y delicadeza deben ser sus caractersticas principales. b. Demostrar al cliente que se confa en l y descubrir las ventajas sin ser cumplido. c. Manifestar comprensin en cuanto las razones posibles existen pa ra no pagar. d. Si se trata de un ltimo recurso, se puede ser ms enrgica; cuando se llegue a este extremo. Debe cumplirse con el anuncio que se hace o de lo contrario se perder la credibilidad. Debe existir una razn para que un excelente cliente haya olvidado su cota del mes. 2. Comunicaciones de reclamo: como seres humanos podemos errar y este punto es el que da origen al reclamo de los clientes y visitantes de una organizacin. Se realizaran reclamos por: baja calidad del producto o del servicio, costos excesivos retardos en informacin, despachos mal enviados entre otros. Las siguientes sugerencias ayudaran a dar un tratamiento muy convincente a quien se escribi la reclamacin. a. Respuesta inmediata: no debe dejar pasar el tiempo, este contribuir a agrandar el problema, hay que hacerle saber al cliente cu anto antes, que se est investigando el asunto. b. Informacin completa: tomar decisiones con base en el conocimiento absoluto y objetivo de la situacin e informarlos. c. Administrar los errores: si se cometi una equivocacin debe administrarse, y no solo ofrecer disculpas, sino tambin proponer soluciones con el fin de desarcir los perjuicios causados.

3. Documentos diplomticos: la diplomacia pue de definirse de diversas maneras, como por ejemplo, tacto para establecer una relacin, habilidad para establecer una relacin, habilidad para mantener un tacto social, laboral e inclusive efectivo. Una estrategia poltica para lograr un objetivo determinado. Sin embargo, existe una definicin de las caractersticas anteriores, cuya conmutacin es la ms usual es el conjunto de conocimientos y principios necesarios para dirigir acertadamente los negocios nicos entre los estados.

DOCUMENTOS COMERCIALES Son los documentos que se manejan a nivel comercial, nacional o internacional segn los contextos, negocios o aplicaciones que se deben desarrollar en el mundo comercial. La carta comercial: es una comunicacin escrita, cuyo fin es establecer y mantener relaciones comerciales entre las organizaciones o entre estas y las personas naturales. Tambin es el documento ms utilizado para vender, por escrito, la imagen de la empresa. De su presentacin depende la buena o mala impresin que el lector lleve de la organizacin. Estilo y formato de la carta comercial: NORMAS ICONTEC 4 cm

4 cm

3 cm

3 cm

Partes de la carta comercial: 1. Membrete: Es la identificacin de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Seala la razn social, el giro comercial, el domicilio, el telfono, el fax y correo electrnico. Se utiliza adems, con fines publicitarios. 2. Lugar y Fecha: La anotacin de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronolgico y geogrfico para la clasificacin y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha. 3. Asunto o referencia: Es la sntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha. 4. Direccin interior: Es la sealizacin del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuacin de la referencia. 5. Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atencin del receptor, que vara segn el tono en qu est redactada la carta. Se escribe ms abajo de la direccin interior y a continuacin dos puntos (:) 6. El mensaje: Es la idea o argumentacin que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretacin. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fcilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamacin por mercaderas, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderas. Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atencin. No es conveniente abusar de esta modalidad. 7. Salutacin: Es la expresin breve de despedida. 8. Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder). 9. Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en maysculas del redactor y en minsculas de la persona que digit la carta. 10. Inclusos: Es la indicacin de los documentos que se adjuntan a la carta.

11. Con copia: Es la informacin de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.

EL SOBRE COMERCIAL Recomendaciones especiales: 1. A la comunicacin escrita: es la carta y el sobre comercial la presentacin ante los dems, ella transmite las deficiencias o la calidad profesional de su autor, empresa institucin entre otras; de tal manera que su elaboracin debe ser impecable (no se puede hacer tachones, no se puede utilizar correctores, enmendaduras, entre otros) libre de horrores ortogrficos, estticos o tcnicos. 2. Normas de redaccin: son fundamentales para el exitoso desarrollo de este tema en donde se debe tener en cuenta la seguridad de la escritura y la redaccin. 3. Las medidas establecidas: son adaptables, segn la extensin del texto que se est escribiendo; lo ms importante debe ser concreto, explicito, armonioso segn la distribucin en la hoja de papel.

Clasificacin del sobre comercial: 1. Sobre tamao carta: por lo general se usa para enviar correspondencia comercial. En algunos pases se conoce como sobre areo. Logotipo razn social Datos del destinatario dems datos del remitente correo

2. Sobre tamao oficio: es el apropiado para enviar correspondencia comercial. Se ha generalizado el uso de este sobre por ventanilla. 3. Sobre de manila: dada la resistencia de su material y su diseo , se utiliza, especialmente para el envi de documentos grandes o pesados como peridico, revistas entre otros. En l puede escribirse en sentido vertical u horizontal; en este ltimo caso debe tenerse cuidado que la solapa quede derecho. remitente: Luz Dary Mora carrera 9 7c-12 Bogot Grficos S.A Rafael Ibarra carrera 8 7-21 oficina 203 Ccuta

EL MEMORANDO Definicin: es una comunicacin de carcter interno destinada a transmitir informacin, orientaciones, pautas, recordatorios que agilicen la gestin empresarial. Mrgenes: izquierdo: 4cm . Superior: 4cm Partes de un memorando: 1. Identificacin del documento: la constituye la palabra memorando escrita o impresa en mayscula , centrada en la parte superior de la hoja. 2. Nmero de referencia: est constituido por el cdigo de la dependencia (si lo hay) el nmero del documento . 3. Fecha: se escribe la ciudad de origen y la fecha de envi ejemplo, Funza, Cundinamarca mayo 02 de2013 derecho: 3cm inferior: 3cm

4. Para: es el destinatario o dependencia donde va dirigido ejemplo; profesores, empleados, jefe, personal seccin 1. 5. De: remitente, ejemplo, rectora, gerencia, coordinacin. 6. Asunto: es la sntesis del contenido del memorando la cual debe expresarse mximo en cuatro palabras.

LA CIRCULAR Es una comunicacin de carcter general o normativa, que se utiliza para dar a conocer un mismo contenido o varios destinatarios. Mrgenes: izquierdo: 4cm . Superior: 4cm derecho: 3cm inferior: 3cm

1. Numeracin: al igual que el memorando un u oficio; la primera parte se escribe con maysculas, es decir, la palabra CIRCULAR, seguida del numero, separada por una lnea oblicua, luego las siglas con letras maysculas, el cargo de la persona que lo remite, un guin y las siglas de la institucin o empresa que dirige la circular, separada por una lnea oblicua y por ltimo el ao en curso. 2. Fecha: Se escribe el lugar, el da, el mes, y el ao que en curso. 3. Destinatario: Generalmente o casi siempre estar dirigido al conjunto de personas Interesadas en el documento. Puede dirigirse: - Al personal de la empresa: 4. Asunto: En esta parte se escribe la palabra ASUNTO, todo con mayscula, seguida de dos puntos y junto se escribe el tema en resumen o en sntesis. 5. Cuerpo o texto: Es la parte donde se explica detalladamente el mensaje, lo que se quiere decir; puede estar integrado por varios prrafos, y para mayor orden enumerar cada prrafo. 6. Despedida: Esta parte es muy simple y a veces se usa solo una palabra. Ejemplo: Atentamente. 7. Firma y cargo: La firma es la rbrica a mano, como se acostumbra a firmar en toda documentacin; debajo de la firma se coloca el nombre completo del firmante y luego el cargo o grado de jerarqua que posee. 8. Iniciales: Como siempre, con letras maysculas las iniciales del remitente, seguida de una lnea oblicua, las iniciales del mecangrafo o secretaria con minscula. La circular es un documento que se puede entregar personalmente o enviar por correo. Para redactar este documento se puede utilizar el embretado si la institucin lo requiere as.

DOCUMENTOS ESPECIALES Existe un grupo de documentos productos de actividades espordicas y particulares que pueden clasificarse como documentos especiales. Ellos son las actas, informes, hojas de vida, constancias, certificados y tarjetas. Acta: es una comunicacin escrita que resume fiel y objetivamente los asuntos tratados en una reunin, as como, compromisos y acuerdos a los cuales llega. En ciertos casos por disposicin legal es necesario registrar algunas de ellas ante entidades regulares, como cmara de industria y comercio, sper intendencia de sociedades, sper intendencias bancarias, etc.

Partes de un acta: 1. Identificacin de la empresa o dependencia: por lo general est impresa y corresponde a la misma razn social o dependencia donde se produce, si se utiliza papel blanco debe escribirse centrado y con mayscula. 2. Nombre de la reunin: se requiere al tipo de reunin (asamblea, junta, comit) y su naturaleza debe escribirse a tres renglones de la razn social con maysculas y centrada. Ejemplo, JUNTA DIRECTA Identificacin: COMIT DE CAPACITACIN Nombre de la reunin: ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS 3. Fecha: el nombre de la ciudad se coloca de seguido de coma (,) y la fecha completa as como se utilizo para la correspondencia, a tres espacios la identificacin del documento. Ejemplo, Santa Fe de Bogot, 18 de octubre de 2013 4. Hora: se coloca la hora de iniciacin de la reunin alineada a la ciudad con la fecha. Tambin es correcto colocar la hora de iniciacin y terminacin de la reunin, as, ejemplo, diez de la maana 16:30 horas de 9:30 a 12:00 horas de 14:00 a 16:00 horas

5. Lugar: corresponde al sitio donde se realiza la reunin, va a cuatro espacios de la palabra lugar. Ejemplo, sala de juntas auditorio de la compaa oficina de planeacin 6. Asistentes: es la relacin de las personas que asisten a la reunin, se escriben a cuatro espacios de la palabra asistente, los nombres deben ir en mayscula inicial. Dependiendo del tipo de reunin, debe tenerse en cuenta el siguiente orden: Por orden jerrquico En igualdad jerrquica, orden alfabtico Representantes de otra empresas, as: ejemplo, Asistentes: Doctor William Enrique Alarcn c: presidente Doctora Luisa Fernanda Ros secretaria Ingeniero Silvio Fernando Rubio vocero Cuando los asistentes pasan de 10 pueden elaborarse una lista aparte , en orden alfabtico con anexo de acta. 7. Orden del da: la relacin de todos los temas que se tratan en la reunin identificndolos con nmeros, se escribe a dos espacios de la palabra orden del da y se relaciona a doble interlinea alineados verticalmente. Ejemplo, orden del da: 1. Lectura del acta 5. . 2. Anlisis ejecucin presupuestal . 3. Polticas de financiacin . 4. Varios 8. Desarrollo del acta y/o reunin 9. Prxima reunin 10. Firmas

INTRODUCCION

A LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Dentro de los documentos especiales se maneja algunos que son manejados bajo el manejo de las diferentes (empresas, instituciones, mercadeos, etc). Entre ellos tenemos el informe, el acta, hoja de trabajo, hoja de vida minerva 1003, hoja de vida a computador con normas ICONTEC, hoja de vida azul 10020, hoja de vida sencilla. Estos documentos especiales son requeridos manejados dentro del rea comercial laboral en el mundo comercial. HOJA DE VIDA Es la presentacin de los datos personales y profesionales en donde es definitiva su informacin en el proceso de la bsqueda de empleo. En algunos casos las organizaciones tienen su formato definido en otros solicitan su diligencia de formatos que estn en el mercado. Hoy en da es usual que solicite el envi de una hoja de vida con datos mnimos pero exactos para la relacin de su empleo.

ELABORACIN DE TARJETAS es uno de los medios de comunicacin en donde la secretaria lo maneja como un medio de enlace entre la organizacin y el mundo exterior; en donde permanentemente est demostrando sus conocimientos, habilidades y destrezas, no solo humanas sino tcnicas. Uno de los documentos especiales que maneja, atreves cual crea y mantiene su imagen, son las tarjetas. Existen dos grandes grupos de tarjetas las empresariales y las personales; en ambos grupos es necesario realizar las tcnicas de elaboracin, por lo cual, la secretaria eficiente debe apoyar a su jefe no solo en los compromisos empresariales sino tambin en muchos de los compromisos sociales.

Tarjetas empresariales: las tarjetas de representacin de publicidad aun cuando no las elabora la secretaria si puede intervenir en el diseo del modelo que servir como arte de impresin y para ello debe conocer sus caractersticas. 1. Representacin: tamao 65cmx45cm contiene el logotipo, el nombre de la empresa o sigla, direccin, telfono, ciudad, nombre de representante y su cargo. 2. Publicidad: tamao 65cmx45cm contiene el logotipo, la razn social o sigla, clase de actividad, direccin, telfono y ciudad. Su presentacin debe ser llamativa con el fin que se percibe. 3. Felicitacin: son varios los motivos que ameritan el envi de este tipo de tarjeta como es cumpleaos, grados o ascensos de funcionarios; o aquellas personas que se han destacado por hechos trascendentes. 4. Invitacin: se enva cuando la empresa programa actos sociales culturales o reuniones para un nmero reducido de personas. Pueden ir empresas completamente o solo el logotipo para diligenciadas a computador segn la puntualidad. As, mismo puede comunicarse si diligenciamiento entre impresin y manuscrito. 5. Agradecimientos: se enva como reconocimiento por los servicios especiales prestados por una persona a la identidad.

6. Presentacin: es usual que los directivos de las organizaciones las utilicen en remplazo de la carta de recomendacin. Analizados los ejemplos de las diferentes tarjetas se pueden definir tarjetas se pueden definir algunas tcnicas mecanogrficas para su elaboracin. 7. Tarjeas personales: son las que se envan en ocasiones de matrimonio, grados, cumpleaos, primera comunin, bautizo, enfermedad, fallecimiento, o en das clsicos. Con el nimo de estrechar los lasos de unin familiar o personal, no existen normas definidas para su elaboracin a elaborarse a computador o maquina a enviarse a imprimir.

DOCUMENTOS CONTABLES Los principales soportes de contabilidad son: 1. R e c i b o d e c a j a : Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. 2. Recibo de consignacin bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia c o n e l s e l l o d e l c a j e r o o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. 3. F a c t u r a : La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datosg e n e r a l e s d e l o s s o p o r t e s d e c o n t a b i l i d a d , l a d e s c r i p c i n d e l o s a r t c u l o s comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. 4. Comprobante de pago: Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. El original para anexar al comprobante diario de contabilidad y copiar para el archivo

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consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Nota debito: E s u n c o m p r o b a n t e q u e u t i l i z a l a e m p r e s a p a r a c a r g a r e n l a c u e n t a d e s u s clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de Facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. N o t a c r d i t o : Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en laf a c t u r a o c u a n d o l o s c l i e n t e s h a c e n d e v o l u c i o n e s t o t a l e s o p a r c i a l e s d e l a s mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. R e c i b o d e c a j a m e n o r : El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre. Comprobante diario de contabilidad: E s u n d o c u m e n t o que debe elaborarse previamente al registro de c u a l q u i e r operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin .A c a d a comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

TITULOS VALORES El ttulo valor es un documento escrito, siempre firmado (unilateralmente) por el deudor. Quin suscribe un ttulo valor se obliga a una prestacin frente al poseedor del ttulo. Principales Ttulos valores:

1. Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a u n b a n c o l l a m a d o " g i r a d o " q u e p a g u e u n a d e t e r m i n a d a s u m a d e d i n e r o a l a orden de un tercero llamado "beneficiario.

2. L e t r a d e c a m b i o : Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero a la vista o en una fecha determinada. Se utiliza como garanta de pago en compras y ventas a crdito.

3. pagare: Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldarlos crditos bancarios.

DOCUMENTOS LEGALES Dentro de este grupo se renen los documentos que tiene su origen en identidades estables, aun cuando pueden ser expedidos por entidades privadas y cuyo fin es hacer manifestaciones voluntarias de personas naturales o jurdicas a este grupo pertenecen (decretos, resoluciones, acuerdos) y pretenden legislar sobre situaciones particulares que deben asumir todos los funcionarios de una organizacin y del estado. Para la elaboracin de estos documentos se siguen los mismos parmetros en cuanto espacios, inter lneas sentados y signos de puntuacin, y, en muchos casos en el estilo de relacin siempre se trabajan en papel tamao oficio o interlineas sencillas. Partes de los documentos legales: 1. entidad que expide el documento 2. identificacin 3. motivo 4. acuerdo2530 5. cargo de quien expide 6. atribuciones 7. consideraciones 8. decreto 9. comunquese y cmplase 10. resolucin 3148 de 1982

Cada uno de ellos tiene un serial un acuerdo una fecha vencimiento en el cual se puede cumplir y decretar de acuerdo a la ley y a los artculos.

ARCHIVOS INTERMEDIOS O TRANSITORIOS Se denomina tambin (semi activos). Son los documentos trasladados anualmente de las oficinas, cuando las empresas tienen un sistema organizado de archivo. Su traslado obedece a normas previamente definidas por un comit de archivos; pueden poseer entre 60 y 70% de la informacin que se manejan en los archivos de oficina. Expedientes o archivos permanentes: Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe conservarse informacin de inters continuo que se extiende ms all de cualquier periodo de auditora en particular. En la parte introductoria de este archivo se debe incorporar una cdula que har las veces de ndice o contenido que indicar las distintas secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se acomodarn en orden cronolgico conforme a la fecha de recopilacin. Por lo tanto resulta indispensable planear adecuadamente la informacin que debe contener este archivo; previendo as su crecimiento. Es importante que al trmino del trabajo de auditora se haga una revisin final de la informacin que contiene el archivo permanente, para cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere conveniente mantener. Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao al otro. Los archivos permanentes incluyen lo siguiente: Programa general de trabajo de la auditoria y su evolucin. Resmenes o copias de documentos de la compaa que son de importancia contina como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisin y compra de bonos y los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor durante tantos aos como est en vigor. Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad... Copia o extracto de los principales contratos con los que est obligada la entidad.

Los objetivos del archivo son: 1. Proporcionar un lugar seguro y permanente para conservar la informacin. 2. Reunir y conservar los documentos relacionados con un determinado asunto. Ejemplo. No tendra sentido archivar un plano que hace parte de un proyecto de construccin de una avenida. 3. Brindar servicio de consulta oportuna y eficiente. Esto es, construirse en un centro activo de informacin, con el fin de satisfacer necesidades de los usuarios, bien se trate de clientes internos o externos.

CLASES DE DOCUMENTOS Con el fin de dar un tratamiento adecuado a los documentos que se manejan en las oficinas, es necesario conocer cmo pueden clasificarse los documentos. Existe un grupo de documentos indispensables para reanudar las operaciones, rehacer el estado legal y financiero y para el funcionamiento y crecimiento de la organizacin, llamado documentos vitales. Documentos vitales Documentos fiscales Archivo histrico Acta de destruccin
Archivo permanente -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Se encuentran Escritura de constitucin Patente de funcionamiento Registro o inscripcin ante accionistas Prueba de activos y pasivos Planos y escrituras de propiedades Formulas, diseos DOCUMENTOS TILES Este es otro grupo de documentos que tiene un valor comercial por un tiempo muy corto(menos de seis meses) denominado documentos no esenciales estos se pueden destruir y no se justifica su documentacin por ms tiempo Cartas pendientes de contestacin
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Archivo de gestin -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

cartas contestadas que sirven como fuente De informacin documentos no esenciales mientras pierden su vigencia.

Cartas contestadas que forman parte de una gestin en curso

Ejemplo; documentos no esenciales estn: Anuncios Acuse de recibos Memorandos Indagaciones rutinarias Comunicaciones internas

Ejemplo; documentos tiles: son los que constituyen la correspondencia general DOCUMENTOS IMPORTANTES Este ltimo grupo de documentos con informacin de valor para la gestin relativa entre cinco y seis aos. Estas pueden conservarse durante la oficina durante dos y tres aos dependiendo de la frecuencia de consulta; cuando esta se disminuye debe trasladarse para el archivo. Facturas Documentos contables
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Archivo intermedio ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Contratos Documentos del Departamento de Compras Documentos bancarios

Correspondencia contestada

Ejemplo; constituyen los generados como producto de la gestin contable y financiera tales como: Facturas Cuentas que cobrar Registro de ventas Estudios financieros

CLASIFICACION DEL ARCHIVO Un archivo es una red de comunicacin destinada al manejo de documentos donde se almacena dicha informacin. Tambin se denomina gestin administrativa de una empresa o oficina en donde hay diferentes tipos de archivos que son denominados archivo intermedio o archivo permanente. Archivo permanente: aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica. Archivo intermedio: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (semi activos). El archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deber constatar que las series y sub series documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para cada oficina. La documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo histrico se aplicar la disposicin final y procedimientos previstos en la TRD. Igualmente se ha venido afirmando que dependiendo de la organizacin que la empresa le d a sus archivos pueden ser de tipo centralizado, cuando toda la informacin de la empresa se encuentra en sola una oficina. Archivo descentralizado: Un archivo es descentralizado cuando toda la informacin de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organizacin necesariamente supone tambin una centralizacin del recibo y despacho de la correspondencia.

El paso siguiente es revisar como se archivan estos documentos, por ello, necesariamente se tiene que hablar de los sistemas de ordenacin. Todo el registro o documentos creado y procesando debe tener un destino adecuado, si no es as est atentando contra el objetivo de lograr una eficiente administracin de documentos.