EL OFICIAL

w w w. ris k co ns ul t ing co l o m b ia . c om

EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:

DE CUMPLIMIENTO: Cargo estratégico clave en la

prevención de riesgos de Lavado de
dinero, Legitimación y Blanqueo de
capitales, delitos de Soborno
Transnacional y Lavado de Activos.

Por: Nahyr González Quiroz

Por: Nahyr González Quiroz
Gerente de Consultoría Gerente de Consultoría
Risk Consulting Colombia / Latam. ENE/2020
Risk Consulting Colombia / Latam.
 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

1 Las personas jurídicas que por medio de una o varias de sus

Contrapartes ofrezca u otorgue a un servidor público extranjero, directa o
indirectamente sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u
otro beneficio o utilidad.

2 Tratado multilateral patrocinado por Naciones Unidas en contra del

crimen organizado transnacional. El delito de lavado de activo ya no es
solo por tráfico de drogas. Si la delincuencia atraviesa las fronteras, lo
mismo ha de hacer la acción de la ley

3 Trata de personas, contrabando, extorsión, soborno transnacional,

secuestro, trata de migrantes, entre otros

4 Frederick Winslow Taylor ingeniero mecánico y economista

estadounidense, promotor de la organización científica del trabajo. Se
enfocó en el método y herramientas del trabajo para una mejor eficacia.

5 Philip Kotler, mundialmente conocido como "padre del marketing

moderno".

6 Una visión de conjunto de las cosas, que prefiere considerar el sistema

como un todo integrado y global.
Fuente: https://concepto.de/holistico/#ixzz6IE07UHea
Un buen Programa de Cumplimiento es el que se promueve desde la plana
directiva, siendo el Gobierno Corporativo, Accionistas, Directorio y Alta
Administración, los llamados a velar porque existan los principios y normas que
regulan el diseño, integración y funcionamiento de los negocios de manera
transparente. Negocios Transparentes.

El Oficial de Cumplimiento, en inglés Compliance Officer, es una figura que

empieza a tener vida en las empresas de distintos sectores de la economía, en
diversos países o jurisdicciones, para ser el encargado del cumplimiento de la
normatividad interna y externa que afecta a la empresa y responsable de la
prevención de riesgos penales, así como de la creación y aplicación de un
código de ética. Y para aquellos países que hacen parte de la OCDE, las
empresas designan este cargo para ser el encargado de prevenir el delito de
soborno transnacional 1.

Sin embargo, desde hace más de dos décadas, en el sector financiero existe la
figura del Oficial de Cumplimiento, encargado de prevenir el #lavadodedinero
#legitimaciondecapitales #lavadodeactivos #blanqueodecapitales; luego del
11 de septiembre de 2001, también el financiamiento al terrorismo. Y en
algunos países, hace poco han incorporado la prevención de financiación de
armas de destrucción masiva, para este cargo.

Con la Convención de Palermo 2 , el mundo, en lugar de perseguir solo carteles

de droga, acuerda que la prevención en esta materia debe ser para delitos de
organizaciones de delincuencia organizada, y se amplían los delitos más allá
del tráfico de drogas o narcotráfico, y por ende hoy día son más los sectores de
la economía obligados a prevenir. Entonces, la figura de Oficial de
Cumplimiento empieza a formar parte de la estructura organizativa de varios
tipos de empresas o entidades de la economía y no solo en el sector financiero.
Será sobre este cargo, Oficial de Cumplimiento responsable de la adecuada
implementación y funcionamiento de un sistema que permita la
administración de los riesgos asociados a #lavadodedinero
#legitimaciondecapitales #lavadodeactivos #blanqueodecapitales y
demás delitos precedentes o fuentes 3 que desarrollaremos este documento.

1 Las personas jurídicas que por medio de una o varias de sus Contrapartes ofrezca u otorgue a un servidor público
extranjero, directa o indirectamente sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio o utilidad.

2 Tratado multilateral patrocinado por Naciones Unidas en contra del crimen organizado transnacional. El delito de
lavado de activo ya no es solo por tráfico de drogas. Si la delincuencia atraviesa las fronteras, lo mismo ha de hacer la
acción de la ley

3 Trata de personas, contrabando, extorsión, soborno transnacional, secuestro, trata de migrantes, entre otros

-1-
Nos permitimos un inciso, al incorporar las siglas ALD/AFT / AFPADM / ACO
/ASO, nos referimos a antilavado de dinero, antifinanciamiento al terrorismo,
antifinanciamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva,
anticorrupción y antisoborno. Por ende, el Sistema de Administración del
Riesgo ALD/AFT/AFPADM/ACO/ASO, lo mencionaremos para denotar aquel
sistema que es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento, sobre el cual
también escribiremos como Sistema de Administración de estos Riesgos, o
solo El Sistema. Al mencionar Contrapartes, estamos haciendo mención a
clientes, empleados, accionistas, socios, asociados, proveedores. Por último,
comentamos que, para referirnos a los sujetos obligados a cumplir con estas
normas, será la empresa entidad, organización o compañía.

Si tuviéramos que escoger un personaje de dibujos animados para describir el

cargo de Oficial de Cumplimiento, algunos dirían que es un superhéroe de la
Liga de la Justicia: Batman, Flash, Detective Marciano, Superman, Mujer
Maravilla, o de la época de Big Barda, Capitán Átomo, Doctor Fate, Tornado
Rojo, Capitán Marvel / Shazam; su elección dependerá, entre otras cosas, de la
generación a la cual pertenezca. Otros podrían decir que se trata más bien de
un personaje secundario de estos que se vuelven la conciencia del personaje
principal, estilo Pepe Grillo, Sebastián, Campanilla o Terk. Estar en un bando u
otro, el de los que piensan es un superhéroe o los que opinan es un segundón
que le fastidia toda la película al personaje principal, probablemente, dependa
de las atribuciones o funciones que tenga, o del área que representa en la
empresa (negocios, jurídico, atención al cliente), también puede influir su
aptitud ante las áreas de control, o su predisposición al cumplimento de los
controles internos.

En la norma que rige la materia ALD/AFT/AFPADM/ACO/ASO de cualquiera

de nuestros países LATAM, el Oficial de Cumplimiento debe ser una persona
que:

Tenga un cargo jerárquico con poder de decisión, con comunicación

directa con el máximo órgano social de la empresa.

Tenga conocimiento en materia de riesgos #lavadodedinero

#legitimaciondecapitales #lavadodeactivos #blanqueodecapitales.
Algunos países o normas exigen que debe contar con certificado que lo
acredite en este sentido, como por ejemplo un Diplomado.

-2-
 Tenga actualización constante en materia de normativa vigente, sus
modificaciones, conozca sobre las últimas tipologías o señales de alerta
que se han revelado.

Tenga un equipo de trabajo humano y técnico, acorde con el tamaño y

nicho de negocio de la empresa, para prevenir el delito de
#lavadodedinero #legitimaciondecapitales #lavadodeactivos
#blanqueodecapitales y demás delitos fuentes o precedentes.

Las legislaciones, unas con más claridad que otras, estipulan que el Oficial de
cumplimiento no podrá pertenecer a órganos de control, se especifica en
algunos casos no puede ser el auditor interno. Debe ser un empleado directo
de la empresa, en algunos países las normas aclaran que puede ser empleado
de casa matriz. Y generalmente se indica que debe ser designado por la Junta
Directiva, y en países como Colombia debe ser posesionado ante la
Superintendencia Financiera de Colombia y esta podrá objetar su
nombramiento, en Perú dependiendo del tipo de empresa, el Oficial de
Cumplimiento podrá tener dedicación exclusiva o no exclusiva, en Venezuela,
para el sector bancario es un cargo que debe ir a concurso público para el
proceso de calificación, selección y nombramiento.

Cada empresa o entidad, al contratar este cargo, podrá incorporar otros

requerimientos como formación académica, profesión, años de experiencia o
edad, algunos deseables como incompatibilidad de funciones a ejercer con
aquellas del pasado reciente, idoneidad moral, experiencia en la actividad
principal del Organismo. Asimismo, entre los controles de Debida Diligencia
establecidos para la Contraparte Empleado, podrá abarcar el historial
crediticio, verificación de sanciones penales o administrativas, visita
domiciliaria, verificación de familiares cercanos En todo caso, nuestra
recomendación es que debe existir una descripción de cargo, aprobada
conforme los lineamientos de la empresa, con una buena descripción del
puesto de trabajo, lo que permitirá atraer a los candidatos idóneos y además
transmitir a los posibles candidatos de manera clara los requisitos del puesto.

El órgano de gobierno y la alta dirección deben tener un compromiso claro con

la designación de la persona que ejercerá el cargo de Oficial de Cumplimiento
en la Organización. Las consecuencias de nombrar al auditor o simplemente
no dar la importancia que requiere el nombramiento de este cargo, además de
exponerse a sanciones por incumplimiento a la legislación, es dejar a su
empresa expuesta a un mayor riesgo. El auditor tiene otras responsabilidades

3 Trata de personas, contrabando, extorsión, soborno transnacional,

secuestro, trata de migrantes, entre otros

-3-
 que compiten con este cargo, y alguien que ejerza otros cargos en la empresa
o no tenga las competencias o experiencia, puede tener la mayor intención o
disposición, pero al no tener el tiempo o los conocimientos o la experticia,
puede que el riesgo de #lavadodedinero #legitimaciondecapitales
#lavadodeactivos #blanqueodecapitales, se incremente en su entidad.
Algunos mitos del cargo de Oficial de Cumplimiento, y nuestro aporte:

MITO VERDADERO O FALSO

Falso. Es un Sistema que implica un proceso de análisis,

El Oficial de
multifacético, llevado a cabo por un equipo
Cumplimento es el
multidisciplinario, sobre todas las exposiciones al riesgo que
único responsable
enfrenta una compañía y el desarrollo de estrategias
del sistema de
empresariales para su administración, a fin de minimizar las
administración de
pérdidas y maximizar oportunidades. Las normas que rigen
riesgos de lavado de
la materia detallan los niveles de responsabilidad y autoridad
dinero
para las distintas áreas y cargos de la organización.

El Oficial de Verdadero. Debe ser quien mejor conozca e interprete la

Cumplimiento debe norma en su contexto, y aplique al nicho de negocio de la
ser el más capacitado empresa, las mejores prácticas y estándares que rigen la
y conocedor de los materia; asimismo se mantenga actualizado con las últimas
delitos y su tipologías y señales de alerta, para compararlas con los
prevención productos y servicios que ofrecen en la organización.

Falso. En tanto y cuanto las políticas y procedimientos estén

El Oficial de debidamente documentadas y actualizadas, es quien sigue
Cumplimiento es lo estipulado en los procesos aprobados por el máximo
quien retrasa o órgano social de la empresa o entidad. Es quien fomenta las
entorpece buenas prácticas de negocio. Quien debe velar porque la
el negocio empresa pueda evidenciar ante tercero que ha cumplido y ha
hecho su mejor actuar.

Falso. Si bien es una posición que no genera directamente

El Oficial de ingresos, su función reduce costos de multas, sanciones y
Cumplimiento no daño reputacional. También, puede facilitar negocios con
genera ingresos transnacionales o países cuyas legislaciones son estrictas en
antisoborno o anticorrupción

-4-
Cuando hemos aceptado el cargo de Oficial de Cumplimiento, en nuestra
opinión, hay dos opciones para trazar la estrategia que permita hacer este
cargo: 1.- el quejumbroso, no me ayudan, no me reconocen, no cumplen, no
vienen a los cursos, no colaboran con…; 2.- la enhorabuena, si se puede, esto
es lo que hay, vamos a hacerlo, debemos trabajar todos, “venga papito que le
voy a explicar” porque debemos cumplir.

Es claro que quien se queja está insatisfecho, y no lo culpamos, efectivamente

muchas veces en la organización, hay poco apoyo o disposición hacia el tema.
Lo malo es que algunos eligen la queja como respuesta universal a todo, y a
veces emplean más tiempo y energía en lamentarse, que en buscar soluciones
para que haya más apoyo de la Junta Directiva o más disposición a participar
en la administración de riesgo por parte de pares y demás colaboradores.
Quejarse nos entona en una frecuencia negativa, nos hace ver el mundo de
manera pesimista, por eso en este escrito apostamos por la opción 2, además
es nuestra actitud lo que podemos controlar, es de cómo reaccionamos ante el
entorno, de lo único que podemos hacernos cargo. Baltasar Gracián
(1601-1658) Escritor español decía, “La Queja Trae Descrédito”.

Tampoco se trata de ser siempre “Alegría” aquella que trata de hacer sentir
bien a todas las personas que están junto a ella, en la película Intensamente,
sino una persona que ante los problemas o retos se centre en potenciar y
desarrollar aquellas cualidades positivas de los colaboradores o pares en la
empresa.

-5-
En este documento vamos a regalar algunas ideas, sugerencias o mejores
prácticas que pueden contribuir a desarrollar el cargo de Oficial de
Cumplimiento, con positivismo, agregando valor, y porque no, con alegría. La
propuesta es que prepare su caja de herramientas con: (EQUIPO RISK,
SUGERIMOS HACER LAS VIÑETAS CON LA IMAGEN DE UNA CAJA DE REGALOS)

Liderazgo.
La figura del Oficial de Cumplimiento es clave, es la columna vertebral que
mueve los hilos de los equipos de la organización para lograr la mitigación de
uno de los riesgos más catastróficos de la empresa, lo que por sí solo fuera casi
imposible. Desempeña una multiplicidad de funciones y es polifacético: líder
de equipo, padre/madre, hijo/hija, estudiante, profesor, modelo, fuente de
sabiduría, mediador, guía, instructor, capitán de barco y una gran variedad de
roles.

El Oficial de Cumplimiento para potenciar su alcance y proyección ante los

compañeros de la Organización, debería formar equipos multidisciplinarios:
abogados, ingenieros, administradores, policías, investigadores, estadísticos,
actuarios, comunicadores, publicistas. Y capacitarse en temas de prevención y
riesgo, pero es importante que también adquiera otras habilidades,
especialmente gerenciales. Tienen que ser capaces de poner límites claros, y al
mismo tiempo, generar un vínculo de confianza con la alta gerencia,
funcionarios y todos los colaboradores, un líder inspirador.

Ante los nuevos desafíos como un entorno cambiante, ante la exigencia de

tomar decisiones en ambiente ágiles, diversidad, multiculturalidad y diferentes
generaciones conviviendo en equipos de trabajo, es imperante que el Oficial
de Cumplimiento haga una revisión del modelo de gerencia que nos ha
acompañado desde Taylor 4 .

El modelo actual se basa fundamentalmente en la autoridad formal. El gerente

tradicional pareciera decir “Concédanme la autoridad formal y moveré el
mundo”. En efecto, una de las tareas más importante de este gerente es lograr
que los equipos de trabajo cumplan con las normas establecidas, basado,
directa o indirectamente, en el miedo.

4 Frederick Winslow Taylor ingeniero mecánico y economista estadounidense, promotor

de la organización científica del trabajo. Se enfocó en el método y herramientas
del trabajo para una mejor eficacia.

-6-
Es evidente que este modelo está en crisis. Un modelo a todas luces rígido en
un entorno que cambia aceleradamente y que exige alta flexibilidad.

Estamos ante un nuevo carácter del trabajo que viene a transformar a la

gerencia tradicional en la del conocimiento, la cual su principal herramienta
son las conversaciones. Este enfoque nos indica que la empresa no es, sino es
un sistema conversacional, una red dinámica de conversaciones en
conversación con su entorno forma interdependiente con sus equipos
(Echeverría, 2003).

Ante este enfoque toma mayor relevancia la conversación, paradójicamente

vemos cómo esta pareciera un área de mejora sino en muchas, en todas las
empresas en la actualidad. Cabe preguntarnos entonces: ¿existe alguna forma
de aprender a conversar más efectivamente? ¿existe algún tipo de
conocimiento que nos permita mejorar los resultados que generamos con
nuestras conversaciones?

El coaching puede ser la respuesta, ya que no se limita a una técnica, sino que
comprende y propone una manera de hacer empresa que auspicia una
transformación contextual que permite desarrollar nuevas habilidades para
producir resultados extraordinarios a la vez que sostenibles en el tiempo.

Esta propuesta del coaching representa una innovación fundamental en la

manera histórica de desarrollar la efectividad en la gerencia. Y como nuevo
paradigma que es, otorga la posibilidad de un extraordinario aumento de la
efectividad humana, siempre y cuando se esté dispuesto a comprender que
este nuevo paradigma empodera y conduce a los gerentes y sus equipos a
adoptar como su bandera más importante, la conversación.

La psicología positiva y su uso en gerencia, también, puede ser un elemento

útil por desarrollar. Una actitud positiva aumenta los recursos intelectuales,
físicos y sociales de las personas, para que puedan responder de la mejor
manera cuando se presentan situaciones inesperadas o difíciles.

El Oficial de Cumplimento, debe utilizar con mayor frecuencia la habilidad de

Escuchar: Poner atención para entender y no para responder; Persuadir:
Convencer a alguien para que haga o deje de hacer algo; Convencer: Invitando
a la Reflexión, argumentando.

Los valores que sustenta este nuevo paradigma son la confianza y

colaboración. El Oficial de Cumplimiento debe ser un líder coach con un
equipo de trabajo multidisciplinario que promueva, a través de las emociones
positivas, en las distintas áreas de la organización, la capacidad en afrontar,

-7-
de forma autónoma y efectiva, situaciones de riesgo #lavadodedinero
#legitimaciondecapitales #lavadodeactivos #blanqueodecapitales que
provocan estrés. Una actitud positiva logra que una persona sea más resiliente.

Pueden conocer más de este tema consultando el blog de la Lic. Doménica

Ardizzone www.ardizzonementoring.com.

Comunicación y Capacitación.
Difusión de Información y dictar entrenamiento a los empleados, alta gerencia
y hasta proveedores y clientes. Estas dos actividades obligatorias en varias de
las legislaciones LATAM, deberían ser vistas como una gran oportunidad de
publicidad para el área y la materia; en la medida que más personas conozcan
sobre diferentes temas relacionadas con la administración del riesgo
#lavadodedinero #legitimacipndecapitales #lavadodeactivos
#blanqueodecapitales, fluirá mejor la estrategia del Oficial de Cumplimiento
para fomentar el cumplimiento de las normas.

Cada año, se recomienda que el Oficial de Cumplimiento diseñe y desarrolle un

Plan de Comunicación y Divulgación a las Contrapartes que hayan sido
calificadas como grupo de interés. Lo mejor es que esta actividad se realice con
el área de comunicaciones o marketing y sea aprobada por el máximo órgano
social, generalmente la Junta Directiva o de Socios.

Las áreas involucradas en el diseño y ejecución de este Plan, estipularán la

estrategia que se aplicará en los distintos medios de difusión internos y
externos, para hacer la correcta comunicación. El plan debería identificar
claramente el ¿qué comunicar?, ¿cuándo?, ¿quién? y ¿cómo? Un ejemplo
puede ser:

Objetivo:
Reforzar entre los grupos de interés de LA EMPRESA su rol y responsabilidad frente
a la prevención del lavado de dinero y los delitos fuentes relacionados conforme la
normatividad, así mismo recordar los lineamientos de ética estipulados en LA
EMPRESA y las mejores prácticas en esta materia; para reforzar la conducta del
empleado en la ejecución de las actividades que realiza para cumplir sus funciones
y responsabilidades y de las demás contrapartes al momento de relacionarse con
LA EMPRESA.

-8-
 Responsable: NOMBRE. Cargo.

Actividades: Se realizarán cuatrocientos sesenta y un (461) actividades.

Tiempo de Ejecución
Dirigido Unidad Perio
Actividad: Meta
a de medida dicidad Desde Hasta

Publicaciones
electrónicas
reforzando
Líderes Archivo
las normas, Mensual 12 Enero Diciembre
de Área word
la ética y
mejores
prácticas.

Publicaciones
en la página
web con Contra Correo
Bimestral 06 Enero Diciembre
información partes electrónico
sobre señales
de alerta.

Publicaciones
electrónicas
“Artículos”
Todo el Archivo
relativos a las Mensual 12 Enero Diciembre
Personal pdf
últimas
tipologías
conocidas

Post en
LinkedIn sobre
los requisitos
o recaudos Clientes y
Post Diario 365 Enero Diciembre
indispensables Proveedores
para
vincularse con
LA EMPRESA

-9-
Redacción de
textos de 140
caracteres Contra Correo
Semanal 52 Enero Diciembre
para partes Electrónico
publicaciones
en Twitter.

Entrega de
material POP
en materia de
anticorrupción
Acuse de
y antisoborno, Ocasional 14 Junio Diciembre
en las
Recibido
principales
áreas de LA
EMPRESA.

TOTAL 461

Este proceso se puede poner en marcha a través de las diversas modalidades

de comunicación que utilice la empresa, y las áreas involucradas en su diseño y
ejecución acordarán si debe ser un documento aparte como el que aquí se
propone, o insertar las actividades en la estrategia comunicacional general de
la empresa. En todo caso, es necesario que exista divulgación al mercado, a los
clientes, proveedores y a las demás contrapartes involucradas en las
operaciones de la empresa, entidad u organización de que se trate.

Igualmente, se recomienda que cada año el Oficial de Cumplimiento diseñe y

desarrolle un Plan de Capacitación dirigido a todo el personal, según las
responsabilidades, actividades o funciones específicas que desempeñe cada
grupo. Es importante que este Plan sea coordinado con el área de Talento
Humano, para garantizar el presupuesto y por ende su implementación.

Para facilitar la ejecución, este documento debe identificar los objetivos, el

contenido, las estrategias metodológicas y los mecanismos de evaluación a ser
aplicados; así como, considerar la audiencia a la cual va dirigido.

Nos permitimos sugerir que se dedique especial atención a diseñar las

estrategias metodológicas, para lo cual podrá contratar expertos nacionales o
internacionales para impartir cursos de formación o dictar los entrenamientos

-10-
con los líderes de la organización. Hay una estrategia que con base en la
experiencia nos ha resultado muy exitosa: los talleres. Hemos construido con
base en nuestra experiencia como consultores y el manejo de la herramienta

casos inspirados en hechos reales, los cuales son discutidos en grupos, previas
indicaciones y la entrega de material por etapas o momentos que van creando
entre los asistentes la intriga de cómo resultará el caso. Al final nuestro experto
escucha los resultados de cada grupo y va reforzando las acciones a seguir ante
señales de alerta o riesgos #lavadodedinero #legitimaciondecapitales
#lavadodeactivos #blanqueodecapitales.

Existe otra estrategia que hemos utilizado en el pasado y podemos innovar en

Colombia: el teatro corporativo, con el consecuente foro que permita abordar
los temas a reforzar. Es una modalidad de capacitación que se desarrolla a
través de una obra de teatro con actores profesionales, con la cual se muestran
situaciones organizacionales y se modelan conductas relacionadas con el
desempeño del recurso humano, así como su impacto en nuestros diferentes
entornos.

El Teatro Corporativo, es una estrategia muy novedosa que combina las artes
escénicas con la capacitación, y visto que se trabaja más desde lo emocional
que desde lo racional, resulta de alto impacto. Los asistentes lo encuentran
cercano porque se trabaja con situaciones de la cotidianidad y bajo el género
de la comedia. Además, es una actividad efectiva porque se complementa en
un máximo de dos horas entre la obra y el foro.

-11-
Inclusive resulta de bajo costo si se considera que puede cubrir un número
elevado de participantes por sesión, donde se podrán abordar distintos temas.
Definitivamente es una actividad de capacitación dinámica donde se manejan
varias estrategias metodológicas en un corto tiempo. En este link
https://www.youtube.com/channel/UCDqx7rNOQ8Z53WC3dcLmejw?view_as
=subscriber pueden ver algunos demos de Teatro Corporativo que ha realizado
nuestro aliado Visión Gerencia 21
linkedin.com/in/reinaldo-hernandez-4b5773a
Cuando sea difícil capacitar a todo el personal, la recomendación es crear
grupos con la audiencia a la cual va dirigido cada evento de entrenamiento, por
ejemplo:

1. Nuevos Ingresos. Una inducción con el objetivo principal de sensibilizar

acerca de los riesgos a los cuales se ven expuestos tanto la entidad como
sus trabajadores o empleados.

2. Personal que tiene contacto directo con el público. Orientada a

reforzar los procedimientos sobre vinculación de contrapartes, señales de
alerta, y los canales de comunicación para el reporte interno de alguna
novedad o señal de alerta.

3. Personal encargado de comercializar los productos más vulnerables

o susceptibles de ser utilizados para el Lavado de Dinero. Con énfasis
en las medidas preventivas, de control y detección a ser aplicadas.

4. Adiestramiento Común. Involucrar el personal que pueda contribuir de

cualquier forma a la prevención, control y administración de los riesgos,
abordar la actualización de la legislación vigente, así como las políticas y
procedimientos de la empresa; aporta a este tipo de capacitación presentar
casos reales.

5. Auditoría Interna. Se sugiere hacer énfasis en métodos y

procedimientos para supervisar el cumplimiento de la legislación vigente y
la efectividad de los controles internos establecidos en todas las áreas de la
organización, y no solo aquella que representa el Oficial de Cumplimiento.
Hay que destacar la importancia de recomendaciones que representen
valor agregado.

6. Oficial de Cumplimiento y su equipo. Capacitación especializada,

periódica y acorde con las exigencias de los entes vigilantes o reguladores
y con los cambios en las técnicas empleadas por la delincuencia
organizada.

-12-
 7. Alta Gerencia. Abordar principalmente los riesgos que representan las
nuevas tendencias (tipologías), concienciar sobre las obligaciones que
tienen en El Sistema.

8. Junta Directiva. Con el objetivo principal de informar sobre las

estadísticas de los Reportes Sospechosos del país y su relación con los
Reportes que hace la empresa. Importante concienciar sobre las
implicaciones que tiene el incumplimiento del marco legal, a fin de que
estén en la capacidad de aprobar las políticas, procedimientos y proveer
suficientes recursos para minimizar la posibilidad que se materialice el
delito de #lavadodedinero #legitimaciondecapitales #lavadodeactivos
#blanqueodecapitales.

Las actividades de entrenamiento deberían ser impartidas al personal de todas

las sucursales y dependencias que de alguna manera tengan injerencia en las
actividades de prevención y control.

Es importante, que el Oficial de Cumplimiento, junto con la Alta Gerencia, Junta

Directiva y otros líderes de la empresa, asistan a eventos nacionales e
internacionales de información y capacitación sobre prevención, control y
administración de riesgos de ALD/AFT/AFPADM/ACO/ASO, para que los
asistentes se puedan comportar como multiplicadores de los conocimientos
obtenidos e implementen iniciativas que se traduzcan en mejoras para El
Sistema.

https://www.linkedin.com/in/luis-ramiro-d%C3%ADaz-brice%C3%B1o-7009b1167/

Nuestro CEO Luis Ramiro Díaz, utiliza mucho una frase que reza: “papelitos
hablan”, para destacar la importancia de documentar, en este sentido, el
cumplimiento del Plan de Capacitación se debe documentar, puede ser

-13-
a través de registros físicos o digitales, indicando, entre otros: lugar, fecha,
contenido detallado, instructores, lista de asistencia, copia de constancias,
certificados o soportes de las actividades de capacitación impartidas o
recibidas.

En Venezuela, luego de cada entrenamiento se debe suscribir un documento

donde los directivos y trabajadores, declaran haber recibido información y
adiestramiento sobre la materia; este documento puede constituir evidencia
del actuar de la empresa si algún directivo o trabajador, decide comportarse
fuera de la Ley.

Estos dos planes, Capacitación y Comunicación y Difusión de Información, son

dos elementos que puede realizar con esmero, con la visión de Philip Kotler 5 ,
la mejor publicidad es la que hacen los clientes satisfechos".

Monitoreo.
Acción de monitorear, ¿a quién? a todas las Contrapartes (clientes -socios-
accionistas-empleados-proveedores), debemos tener una visión holística 6
sobre esta actividad. No es que todos seamos sospechosos en potencia, sino
que en la medida que se conozca más el comportamiento de todos los
honestos será más fácil identificar los que no lo son. Para la actividad de
monitoreo es importante que tenga presente:

Base de Datos. Tener los datos de calidad, lo cual no se obtiene de la noche a

la mañana, así que debemos identificar en nuestro nicho de negocio cuáles son
los factores de riesgo, traducir quienes serán nuestras contrapartes, qué tipo de
clientes o proveedores tenemos, cuál es su definición en la empresa; aquí su
principal fuente de información es el área comercial, el que hace los negocios y
quien autoriza las compras o servicios que la empresa necesita. Cuáles serán
nuestros productos o servicios para considerar, tanto los que prestamos como
los que consumimos, ¿todos?, o solo aquellos que son principales bajo el
principio de Pareto, la regla 80/20. Nuestras jurisdicciones, estamos en un
mercado local, nacional o internacional. Y uno de los aspectos más difíciles a
determinar: los canales de distribución, a través de qué medios vendemos o
compramos. En fin, cómo vamos a seleccionar de los factores de riesgo las
variables, para diseñar las bases de datos a utilizar para monitorear.

5 Philip Kotler, mundialmente conocido como "padre del marketing moderno"

6 Una visión de conjunto de las cosas, que prefiere considerar el sistema como un todo integrado y global.
Fuente: https:⁄⁄concepto.de⁄holistico⁄#ixzz6IE07UHea

-14-
Un aspecto muy importante en relación con las bases de datos que debemos
tener en cuenta es la cantidad de información que almacenamos en estas.
Normalmente los formularios de conocimiento de contrapartes son extensos,
pero la cantidad de información que se lleva a nivel de base de datos es muy
limitada, esto hace que despreciemos datos que nos pueden ser útiles en los
procesos de segmentación de factores de riesgo; en este sentido, es
importante que tratemos de almacenar en base de datos el 100% de los datos
de mis contrapartes. En este proceso de almacenamiento de información
debemos establecer mecanismos que nos permitan estandarizar aquellos
datos que son de carácter categórico como por ejemplo la ciudad donde está
mi contraparte, lo ideal es manejar este tipo de variables con listas
desplegables en el momento de captura de la información y que a nivel de
base de datos estará representada por un código. Así mismo, es de suma
importancia la conservación histórica de información de las transacciones que
realice con mis contrapartes, estos datos enriquecerán mi proceso de
segmentación.

Si ya hemos hecho segmentación, será a partir de este proceso que partiremos

para el monitoreo, la segmentación de contrapartes permite realizar un análisis
de riesgo más preciso sobre las señales de alerta, operaciones o situaciones
atípicas que detectemos en el monitoreo. Sobre segmentación hemos
realizado un ebook que puede ser muy útil para ampliar esta información.

https://riskconsultingcolombia.com/certificacion-internacional-en
-segmentacion-y-matrices-de-riesgo-antilavado

-15-
 Infraestructura IT.
La propuesta es que seleccione un software flexible que permita adaptarse a su
tipo de negocio y combine la tecnología con la posibilidad de análisis de riesgo
y en aplicativo para consultar listas.

Por una parte, están los procedimientos asociados a la verificación de terceros,

donde se deberá conocer la descripción de cada tipo de lista que se consulta, y
describir en los manuales de operativos de procedimientos internos cómo se
debe proceder ante las coincidencias de los terceros que se consultan. Esto
debe estar bien documentado, incluyendo las excepciones, de ser el caso. Cada
coincidencia en lista no puede ser una crisis en la empresa o una decisión del
Oficial de Cumplimiento, habrá listas que, por su riesgo, la coincidencia podrá
ser analizada por el área que hace la consulta y tomar una decisión,
obviamente conforme a lo que esté documentado en el proceso.

Por otra parte, están los procedimientos asociados al monitoreo que realiza el
área dirigida por el Oficial de Cumplimiento, en esta documentación es
importante tener claramente detallado los criterios adoptados para el
monitoreo, y el aplicativo debería poder relacionar segmentación, señales de
alerta y mapa de riesgo.

Con respecto a la interrelación entre la segmentación, mapa de riesgos y

señales de alerta, comentamos que es una reflexión que hacemos para que sea
evaluada y de ser el caso aplicada por la Organización.

El punto es que, al obtener la segmentación, podemos visualizar riesgos, o bien

en algún segmento o en alguno de los factores de riesgo, lo que puede implicar
que se deba actualizar o incluir algún riesgo en la matriz. Por otra parte, puede
que se detecten señales de alerta que deben ser analizadas y de ser el caso
actualizada la lista de señales de alerta del Manual.

La matriz de riesgo debería tener unos indicadores para monitorear o hacer

seguimiento al comportamiento de los riesgos, así como unos procedimientos
para probar los controles, de este proceso muy seguramente surgirán señales
de alerta que hay que analizar.

Las señales de alerta, detectadas por el personal en las distintas áreas y

notificadas al Oficial de Cumplimiento, al realizar el análisis respectivo, es
prudente visualizar si es preciso actualizar los criterios de segmentación o
algunos de los riesgos de la matriz.

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De esta manera entendemos que se relacionan segmentación, señales de
alerta y mapa de riesgo.

Entonces, el Oficial de Cumplimiento debe conocer la regulación y desarrollar

mecanismos de control que permitan a través de los factores de riesgo el
monitoreo de las contrapartes para identificar señales de alerta, y a través del
análisis de riesgo determinar si hay elementos de sospecha que ameriten un
reporte a la unidad de inteligencia financiera respectiva. Para esto debe
conocer los productos y servicios ofrecidos por la empresa como si los
vendiera, si no los conoce todo será alerta.

Autocontrol.
El Oficial de Cumplimiento es la persona que verifica la existencia, suficiencia y
eficacia de los mecanismos diseñados para prevenir el lavado de dinero.Por
favor, para esto no espere la auditoría o el regulador, haga la valoración del
Sistema antes, para conocer su madurez. Utilice indicadores objetivos de tal
manera que permanentemente cuente con la posibilidad de ver cómo
evoluciona el Sistema de ALD/AFT/AFPADM/ACO/ASO en su organización.

Valorar el nivel de cumplimiento normativo asociado al diseño e

implementación del Sistema ALD/AFT/AFPADM/ACO/ASO y generar un
Informe que revele las fortalezas y conduzca a planes de acción en busca del
mejoramiento interno de El Sistema, es una actividad que le permitirá
presentar ante terceros el estado de madurez de los sistemas de gestión de
riesgos implementados por la organización.

En la medida que se pueda evidenciar una cultura de cumplimiento en la

empresa, habrá mayores probabilidades para que ésta pueda acceder a la
exención de la responsabilidad penal.

La clave de esta actividad es crear los indicadores objetivos que permitan

determinar si lo exigido por las normas y mejores estándares que se decida
adoptar, están documentados, formalizados/aprobados, divulgados y
operando, en cuyo caso estaríamos en nivel de madurez más alto.

Las brechas surgen, cuando el proceso que se hace (operando) no se

corresponde con lo documentado o, cuando lo documentado no está
actualizado con la legislación o, cuando lo documentado conforme a las

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normas vigentes no fue aprobado. También sucede cuando lo documentado y
aprobado no tiene una adecuada difusión de información (divulga) y por ende
no se hace.

En Colombia, el sector real tiene el Informe 50 información sobre el año

inmediatamente anterior, exigida por la Superintendencia de Sociedades, a las
empresas obligadas a contar con un Sistema de Autocontrol y Gestión del
Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRLAFT),
conforme lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, el cual
puede ser un documento que una vez diligenciado, sea visualizado como un
autoexamen para conocer las brechas que existen para contar con un Sistema
eficiente.

En Venezuela, la norma de bancos exige al sujeto obligado que en el último

trimestre del ejercicio económico, se realice la evaluación anual de su nivel de
riesgo, aplicable para el siguiente período y someterla a la aprobación de la
Junta Directiva o el órgano que ejerza función equivalente. Para esto debe
considerar las variaciones de los factores que influyen en los niveles de riesgo,
introducción de nuevos productos y servicios, fusiones, apertura de nuevas
sucursales y campañas de publicidad para captar nuevos clientes, o mejoras en
los equipos tecnológicos, entre otros.

Como resultado de años haciendo consultoría, diseñamos una metodología

que permite valorar el nivel de madurez de El Sistema y generaremos un
informe que consolida: el alcance de nuestra evaluación, las fortalezas, las
brechas encontradas en los procedimientos, los hallazgos obtenidos, el gráfico
de resultados de medición y las recomendaciones de mejora consideradas. A
través de estas recomendaciones se podrá trazar el plan de mitigación o
mejoramiento. Seguidamente un ejemplo del Tablero de Control, con el mapa
de calor que permite la visualización de la evolución del sistema:

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Entregamos una gran clasificación general del sistema de la compañía, que
permitirá ser sustento ante Junta Directiva para plantear oportunidades de
mejora y monitorear integralmente los sistemas de control de riesgo,
valorando su efectividad y mejoramiento continuo anualmente.

El autocontrol también se debe bajar a nivel de los procesos de la compañía;

esto implica que en cada uno de estos tengamos una disciplina que permita
ejecutar de manera adecuada los diferentes controles que hemos establecido
para la mitigación del riesgo, recordemos que el autocontrol es uno de los
pilares de un sistema de control interno (SCI). Entonces, la idea es que, así
como yo como empresa tengo unos procesos de autocontrol encaminados al
cumplimiento normativo y a la protección de la empresa; a nivel de procesos
también tenga una cultura de autocontrol similar, que me permita estar
tranquilo de que cada uno de los líderes están ejerciendo autocontrol sobre sus
procesos.

Sea o no, una exigencia legal, es valioso conocer la realidad del nivel de
madurez de El Sistema, y por ende se requiere de informes de este tipo, que
además con regularidad son solicitados por bancos corresponsales, por
transnacionales, en procesos de licitación, donde se solicita evidencia del nivel
de cumplimiento para mantener o iniciar una relación comercial.

Esperamos que estos cuatro regalos sean útiles para complementar la caja de
herramienta que utilizan para ejercer tan importante cargo en una
organización, nuestra intención con este escrito es destacar que El Sistema no
es un cargo, sino se trata de un equipo multidisciplinario trabajando en
beneficio de la Organización.

Es preciso insistir en que la toma de decisiones debe estar documentada, cada

hallazgo no puede ser una crisis, sino cada crisis una oportunidad de
comprobar los controles. La clave para valorar su verdadera eficacia no radica
tanto en la existencia de controles, sino en la importancia que tiene éste en la
toma de decisiones de los directivos y los subordinados de la empresa; y en
qué medida es una verdadera expresión de su cultura de cumplimiento.

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Cabe mencionar que cada empresa tiene sus propios procedimientos y
necesidades. No existe un manual universal en materia de gestión de este
riesgo de #lavadodedinero #legitimaciondecapitales #lavadodeactivos
#blanqueodecapitales; por lo que es altamente probable que se cometan
errores, pero será de estos que podamos perfeccionar el trabajo que debe ser
implementado con el aporte de todos.

Hay un tema que no abordamos aquí, porque ya hemos realizado un eBook

exclusivo “El Proceso de Debida Diligencia. Según Las 40 Recomendaciones del
Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).” Si hay algún otro elemento
que quieran recibir como regalo en un eBook, por favor, no duden en
contactarnos a REDES

http://datalaft.com/debidadiligenciadecontrapartes

Queridos Oficiales de Cumplimiento, con el máximo respeto les decimos que

una persona que tiene desarrollada una actitud positiva logra ser más resiliente
y promueve a través de las emociones positivas, en el otro, la capacidad de
afrontar, de forma autónoma y efectiva, situaciones que provocan estrés.

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 N E G O C I O S T R A N S PA R E N T E S

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