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DETERMINACIÓN DE POSIBLES FRAUDES EN EL DEPARTAMENTO DE

CARTERA DE LA EMPRESA CAPITAL S.A.S.

AUDITORÍA FORENSE.

BOGOTÁ D.C.

AGUILAR ORTÍZ MONICA CECILIA

DEL VALLE ORTÍZ MARCO MARIANO

MARÍA MARGARITA LOPEZ ALVAREZ

TECNÓLOGO EN GESTIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA

FUNDACIÓN TECNOLÓGICA COLOMBO GERMANA

ADMINISTRACIÓN

GESTION CONTABLE Y TRIBUTARIA

BOGOTÁ

2016
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Resumen de hoja de vida.

Marco Mariano Del Valle Ortiz, identificado con cedula de ciudadanía No. 1.030.556.209 con

domicilio en la Cr 10 No. 53 – 61 apto 401 en la ciudad de Bogotá y nacido en Mompos –

Bolívar el 12 de mayo de 1989, es técnico en banca e instituciones financieras (2009) y técnico

en contabilidad y finanzas (2012) egresado del Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP, en

el cual también realizo un curso de inglés obteniendo un título en proeficiencia en inglés (2008),

realizo también en esta institución un seminario en emprendimiento y creación de empresa

(2009), realizo un curso virtual del SENA en Prevención en lavado de activos (2010).

Trabaja como auxiliar contable en una agencia de carga internacional llamada Capital Freight

S.A.S. y tiene el propósito de ser profesional en contaduría pública, para lo cual estoy trabajando

fuertemente. Quiere cerrar este ciclo y obtener el título como tecnólogo en Gestión contable y

tributaria para poder así ya incluir un avance más en su camino profesional poder aspirar a un

mejor cargo en su vida laboral.

Monica Cecilia Aguilar Ortiz, identificada con cedula de ciudadanía No. 39.215.849 con

domicilio en la Cl 116 No. 13 A 61 apto 301 en la ciudad de Bogotá y nacida en Medellín -

Antioquia el 05 de junio de 1985 es técnico en contabilidad y finanzas (2014) egresada del

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP, también realizo en esta institución un seminario

en emprendimiento y creación de empresa (2014)

Es madre de dos niñas a las cuales quiere ofrecer un mejor futuro por medio de sus logros

académicos y profesionales.

Laboralmente se desempeña como asistente contable de bancos, fiducias y rendimientos

financieros en una compañía comercializadora, se siente muy a gusto en su área de trabajo y por
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eso en futuro cercano quiere terminar la carrera de contaduría pública y ser una profesional

competente.
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Resumen:

Para la determinación de posibles fraudes en el departamento de cartera de la empresa Capital

Freight S.A.S., se deben conocer por medio de la auditoria forense las tipologías de fraude más

comunes en este departamento, ya que esto permitirá determinar con mayor facilidad un posible

fraude. Luego de esto se deben identificar los posibles riesgos que implica cada tipología de

fraude y de acuerdo a esto indicar que control se podría aplicar para la determinación de un

posible fraude y por último se deben establecer políticas de cartera que permitan determinar y

prevenir el fraude en el departamento de cartera de la empresa Capital Freight S.A.S.

Palabras Clave: Tipología de fraude, fraude, prevención, cartera, auditoria forense.

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Abstract:

For the determination of possible frauds at the collect department of the company Capital

Freight S.A.S., you have to know through the forensic audit the typologies of frauds more

commons for this department, because thanks of these typologies we will be able to determinate

with facility a possible fraud. Then the possible risks of frauds it has to be identified according to

each typology of fraud and then indicate a rule that might be applied for the determination of

possible fraud and for last it must be establish collect policies that allows to determinate and

prevent the fraud at the collect department of the company Capital Freight S.A.S.

Key Words: Fraud typology, fraud, preventive, collect, forensic audit.

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Introducción.

En búsqueda de la prevención de los posibles fraudes que se pueden presentar en el

departamento de cartera de la empresa Capital Freight S.A.S., la cual tiene como objetivo

principal la intermediación en el servicio de carga internacional, y no cuenta con políticas y

procedimientos de prevención de fraude, lo que hace a esta empresa vulnerable ante este tipo de

situaciones, la cuales pueden llegar a tener consecuencias graves en el desarrollo de la actividad

económica de la misma.

“Para comprender el control de la morosidad y el seguimiento de los créditos, debe tenerse

presente que más que juzgar el riesgo de la operación crediticia, debe juzgarse el riesgo de la

unidad económica y el negocio”. (Portillo, 2016)

¿Cómo puede la auditoria forense preventiva determinar los posibles riesgos de fraude la

empresa Capital Freight S.A.S. en Bogotá?

El fraude de cartera se presenta incluso en los estados, un ejemplo claro es que recientemente

explotó en Argentina un presunto caso de fraude por el cual está siendo procesado el ex jefe de

gabinete de ministros de Cristina Fernández de Kirchner, por sobreprecios en un plan de

distribución de elementos para bebes otorgados a familias de bajos recursos, desfalcando a la

cartera estatal en alrededor de 46 millones de dólares y los contratos estaban por encima del

15% de las empresas que licitaron inicialmente. (Calatrava, 2016)

La manipulación del estado de la cartera se presenta principalmente en entidades de

financiamiento, en las que uno de los activos más importantes es la cartera y, por tanto, mostrar

resultados favorables sobre dicha partida favorece la imagen de la compañía. (Actualicese, 2015)
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El C.P. Vladimir Martínez, indica que el fraude comprende una amplia gama de

irregularidades y actos ilegales caracterizados por la intención de engañar o proporcionar falsa

información. El Marco Internacional para la Práctica Profesional (IPPF, en inglés) del Instituto

de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors - IIA, en inglés) definen el fraude como:

Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos

no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son

perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para

evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio.

(Martinez, 2014)

El monto de la pérdida depende de la posición del perpetrador dentro de la empresa, entre mas

alto el cargo, mayor será el fraude. La mayoría de los perpetradores no tienen antecedentes

penales, no se denuncian. No siempre los valores o el dinero son objeto de fraude. (Cadavid,

2013)

“La auditoría forense provee las evidencias para enfrentar los delitos cometidos y permite

buscar las herramientas que apoyen el fortalecimiento de las instituciones para disuadir las

prácticas deshonestas, promoviendo la responsabilidad y transparencia fiscal”. (Duarte, 2015)

“La Auditoria Forense se puede aplicar tanto en el sector público como privado, para su

implementación deben ser tenidos en cuenta los profesionales de la Contaduría Pública y se

puede señalar que son campos de su competencia”. (Camacho, 2010)

Teniendo en cuenta lo anterior es muy importante para Capital Freight S.A.S. determinar lo

posibles fraudes que se pueden presentar en el departamento de cartera y para esto se deben

conocer una a una las tipologías más comunes de fraude que se presentan en este departamento,
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estos nos permitirán identificar los posibles riesgos de fraude asociados al departamento de

cartera, los cuales pueden afectar de manera considerable a la compañía. (Lopez, 2015)

Tipologías de fraude en cartera: La manipulación de edad de cartera (manipulación de fechas), la

ampliación de cupos de endeudamiento de los clientes, dar de baja cartera (castigo), los saldos de

clientes erróneos, las cuentas por cobrar entre socios, vinculados económicos y filiales, la

alteración de indicadores de cartera con las edades y fechas de pago ficticias, utilizar la cuenta

de anticipos como puente para manipular la contabilidad, Recibos de consignación falsos o

adulterados.

Luego de conocer cada tipología de posible fraude y el riesgo que puede significar para la

compañía, se deben establecer los controles necesarios para le prevención del fraude en el

departamento de cartera y establecer políticas anti-fraude que permitan garantizar el buen

funcionamiento de la empresa.

Es muy importante para Capital Freight S.A.S., que adopte herramientas para optimización

basadas en un reglamento interno bien definido y documentado por parte de la gerencia y su

gobierno corporativo que permitan cumplir con la misión de la compañía.

La ciencia contable tiene un nuevo reto: participar en la prevención de la corrupción y

específicamente en la del fraude corporativo. Así como cambian rápidamente las formas de hacer

negocios, también lo hacen las formas de defraudar, razón por la cual los profesionales que

intervienen en la prevención del delito deben contar con metodologías, técnicas y procedimientos

para detectar y cuantificar el impacto del fraude financiero, con el fin de brindar confianza a los

usuarios de la información financiera. (Leal, Rodríguez, & González, 2010)

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Desarrollo de la idea.

Con el fin determinar los posibles fraudes y principales puntos vulnerables de la compañía se

debe considerar la naturaleza del negocio y conocer a los clientes.

Capital Freight S.A.S. es una agencia de carga internacional, cuya función es la de prestar el

servicio de intermediación. En este mercado la modalidad de crédito para los clientes es lo más

común, ya que es un mercado muy competitivo, y en este caso el buen manejo del departamento

de cartera es de gran relevancia, ya que a los clientes solo se les puede liberar la carga en puerto

si se encuentran al día en pagos.

La palabra fraude viene del latín FRAUD, que consiste en una acción que resulta contraria a

la verdad y a la rectitud, el fraude se comete en perjuicio de una persona u organización, también

es considerado como la utilización de una conducta deshonesta o engañosa con el fin de obtener

alguna injusta ventaja sobre otra persona u organización. (Galvan, 2008)

Se pueden presentar situaciones en las cuales por no realizar un estudio previo de

conocimiento del cliente estos aprovechen que se les otorga crédito, obtienen liberación de la

carga y luego no pagan por el servicio, afectando los flujos y resultados de la compañía.

Se documentaran los riesgos asociados y se determinaran los controles de cada riesgo.

Tipología de Fraude: Manipulación de edad de cartera (manipulación de fechas)

Posible riesgo: Manipulación en las edades de la cartera con el objetivo que los clientes

presenten saldos erróneos que habiliten su liberación de cupo.

Control: Conciliar que los días de vencimiento correspondan a lo acordado comercialmente,

esto con el fin de evitar la adulteración de las fechas de vencimiento de las facturas y así prevenir
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que se alteren las edades de la cartera por medio de la manipulación de fechas, de lo contrario

algunos clientes que presenten más días de crédito, con respecto a lo otorgado por la parte

financiera, se les permite así la liberación en puerto de mercancías a los clientes que están aún en

mora, afectando el flujo de efectivo de la compañía.

Tipología de Fraude: Ampliación de cupos de endeudamiento de los clientes

Posible riesgo: Clientes con mayor cupo de crédito del asignado por gerencia en su aprobación

con base a los estados financieros que evaluó su viabilidad.

Control: Parametrización del sistema de claves especiales de los cupos asignados que permita

validar los cupos reales en cada habilitación.

Tipología de fraude: Dar de baja cartera.

Posible riesgo: Castigo de cartera de clientes sin autorización de la gerencia, disminuyendo así

la morosidad del cliente y afectando la información financiera y el recaudo de la misma.

Control: Revisar dentro de los informes contables mensuales las cuentas de carteras

provisionadas, que este soportadas con la aprobación pertinente castigando la cartera de los

clientes a conveniencia.

Revisión del auxiliar de clientes y del auxiliar de bancos en conciliación semanal para

corroborar que no se esté dando de baja facturas sin autorización de gerencia.

Validar la aplicación adecuada de las notas crédito, a cada factura y su aprobación.

Un ejemplo de lo anterior es que el holding financiero Citigroup está investigando un posible

fraude en su filial Mexicana Banamex, ya que esta decidió crear reservas de créditos adicionales

en el 2014 y para cuando empezaron las averiguaciones ya habían conciliado la mayoría de

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cuentas por cobrar sustentando su recuperación al cierre contable de 2013. (Huerfano Lara,

2014)

Tipología de fraude: Saldos de clientes erróneos

Posible riesgo: Clientes que presenten un valor diferente en su estado real.

Control: Revisión y depurar periódicamente de manera mensual los reportes de cartera

presentados a gerencia, con respecto a la información del sistema contable.

Tipología de Fraude: Alterar indicadores de cartera con las edades y fechas de pago ficticias.

Posible riesgo: Indicadores de cartera por edades y fechas de pagos ficticias o no reales.

Control: Clave de generación de reportes estándar, descargue de pago diario y conciliaciones

bancarias diarias elaboradas por personal que no tenga interrelación con los clientes.

Tipología de fraude: Utilizar la cuenta de anticipos como puente para manipular la

contabilidad.

Posible riesgo: Anticipos que se usan como ingreso o pago de una factura, mostrando un ingreso

y bajar la cartera.

Un ejemplo de la anterior tipología de fraude es en Junio del 2011 la prensa revelo el fraude

contable de la empresa La Polar de Chile, que en ese entonces era la cuarta superficie más grande

de ese país, se mostró en sus informes financieros que las provisiones eran mucho menor que lo

necesario para cubrir las transacciones con tarjetas de crédito que le otorgaban a sus clientes,

pero al momento de intervenirla la justicia se pudo evidenciar que las provisiones eran más altas

de lo que se creía.
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Los clientes acusaban a La Polar de refinanciar sus deudas capitalizando el crédito inicial y

elevando los intereses por mora, además de fijar cuotas mensuales imposibles de pagar.

Ante tanto rumor un grupo minoritario de accionistas acudió al órgano de control pertinente

para que hicieran una auditoria solicitando examinar la cartera de crédito de la empresa, semanas

después publicaron un comunicado que informaba que se habían detectado prácticas de gestión

no autorizadas por la dirección en su cartera de crédito que contrariaban los parámetros y

patrones de la empresa. (Universia Knowledge wharton, 2011)

Control: Validación de cupos por consultas de tercero por cuentas diferentes a cartera que no

permita llevar una trazabilidad en el proceso de cartera.

Tipología de fraude: Recibos de consignación falsos o adulterados.

Posible riesgo: Soportes de pago falso entregado por los clientes los cuales se aplican a la

cartera.

Una de las responsabilidades fundamentales que tienen los contadores y auditores es la

transparencia y la ética al momento de aprobar ciertos documentos contables. Esto es de gran

importancia en países como Colombia donde se han evidenciado bandas de crimen organizado,

quienes se lucran por medio del lavado de dineros y actividades contables ilegales o inmorales

que llevan a descalabrar financieramente a las empresas. (Rodríguez, 2013)

Control: Validación inmediata del banco y descargue de cartera por tercero de comprobante

entregado
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Otro ejemplo sobre las anteriores tipologías es el siguiente: Una historia que dio mucho de

qué hablar a mediados del 2015 en Paraguay es la Investigación que gira en torno de la

Financiera Ara.

Donde se indaga la desaparición de 14.3 millones de dólares. El escandalo salió a la luz

pública cuando el BCP (Banco Central del Paraguay) envió auditores a realizar un arqueo

físico de los pagarés y constataron muchos de los que aparecían en sus libros auxiliares como

existentes no se encontraban en físico.

Al hacer seguimiento al origen de estos pagares se constató que provenían de la compra de

cartera de crédito que realizo la Financiera y a préstamos concedidos directamente. Fiscalía abre

nueva investigación en el caso Ara por fraude con pagarés. (Constant, 2015)

Así de los pagos por realizar en entidades bancarias. Para esto es muy importante confirmar

con la revisión de la cuenta bancaria y así evitar un posible fraude.

También una buena herramienta para evitar el fraude puede ser el Risk Management,

una disciplina que trabaja con la posibilidad de que los eventos futuros pueden causar efectos

adversos, el foco de esta disciplina apunta a reducir pérdidas o aminorar daños por errores

previsibles, recabando la mayor cantidad de información libre, presente en los sistemas de un

proyecto u organización, que permita anticipar errores. (Bligoo, 2016)

“Proceder a la evaluación continua de los sistemas de control interno, a fin de fortalecer el

esquema de Risk Management, entre ellos: ambiente de control, valoración de

riesgos, actividades de control e información, comunicación y monitoreo.” (Fontán, 2016)

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8 de cada 10 empresas se vieron afectadas en el año inmediatamente anterior por la inserción

del fraude y la corrupción en Colombia, lo que dejó al país con el índice más alto en el mundo, –

83%– según el Reporte global de fraude 2015, elaborado por la firma Kroll.

El reporte indica que Colombia no solo está por encima de la media mundial –75%–, sino que

en el 2015 creció en 20 puntos porcentuales frente al 2014, año en el que fue del 63%. A nivel

mundial, el flagelo presenta un incremento del 14%. (Actualicese, 2016)

Después de identificar los posibles riesgos, determinar las tipologías de fraude y el control

que se debe llevar y aplicar para cada uno, es necesario establecer políticas que permitan

determinar los posibles fraudes en el departamento de cartera.

Con lo anterior las políticas de crédito y cobranza son de vital importancia para una

organización ya que ayudan a generar control, organización, productividad y trazabilidad sobre

las ventas así como mantener buenas relaciones con los clientes. Desde el inicio una empresa que

va a otorgar crédito debe de establecer políticas estándar de pago y crédito por escrito las cuales

deben contener:

• Solicitud y validación financiera para otorgamiento de créditos a los clientes.

• Fechas previamente establecidas para la realización de pagos.

• Cuándo se considera su saldo como vencido así como las consecuencias de que no se efectúe

el pago y se considere en mora. (Castro, 2015)

En Capital Freight S.A.S. no se han establecido políticas que permitan tener un mejor control

de la cartera y tampoco determinar posibles fraudes lo que hace a esta empresa vulnerable ante

posibles fraudes.
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Teniendo en cuenta que las cuentas por cobrar a clientes se consideran uno de los activos más

representativos de una empresa los cuales están reflejados en su balance general con

materialidad, es por esto que su administración toma una gran relevancia en las operaciones de la

organización ya que cuando no es realizada de manera eficiente puede obstaculizar el flujo de

efectivo y hacer que la empresa tenga pérdidas por ventas no cobradas. (Castro, 2015)

Las políticas de cartera que se podrían utilizar de acuerdo a su aplicabilidad en el

departamento de cartera de la empresa Capital Freight S.A.S. son:

1. Análisis de crédito a otorgar, por una persona idónea para el cargo: Se debe tener en

cuenta hacer un estudio de crédito al cliente observar su data crédito su cupo máximo

y análisis de sus estados financieros, etc.

2. Preparar mínimo semanalmente un estado de cartera  clasificado por fechas de

vencimiento: Se debe tener en constante análisis las facturas que se han ido venciendo

con el fin de iniciar el cobro personalizado por parte de la empresa

3. Se debe revisar en las facturas el valor, fecha de vencimiento, nombre, descuentos,

para verificar que coincidan con el crédito: Se debe tener en cuenta que servicio se le

presto el cliente, si se le hizo descuento porque se le hizo descuento, verificar que las

notas crédito aplicadas estén autorizadas por gerencia y a cuantos plazos se le dio para

cancelar para evitar confusiones.

4. Llevar en debida forma la contabilidad  de la empresa: Se debe manejar de forma

ordenada las facturas y notas crédito que se emiten, ya que estos documentos son de

esencial importancia en la verificación de la cartera.

5. Las funciones de facturación, cobro, contabilidad, deben ser por personas diferentes:

es recomendable con el fin de evitar fraudes.

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6. Debe existir una nota crédito que coincida con el servicio: Debe coincidir cada nota

crédito con lo que se le vende al cliente para evitar complicaciones. (Políticas de

cartera, 2011)

7. Descargue de pagos de los clientes y conciliaciones bancarias diarias elaboradas por

personal que no tiene relación con los clientes.

8. Validar los cupos de los clientes por consulta de terceros por cuentas diferentes a

cartera.

9. Validación inmediata del banco y descargue de cartera por tercero una vez se reciba

comprobante de pago de los clientes.

El contador forense va más allá de la evidencia de auditoría, de la seguridad razonable, evalúa

e investiga al ciento por ciento, centrándose en el hecho ilícito y en la mala fe de las personas,

involucra por lo menos: análisis, cuantificación de pérdidas, investigaciones, recolección de

evidencia, mediación, arbitramento y testimonio como un testigo experto. A diferencia de la

auditoria tradicional que se sustenta en la buena fe, en el negocio en marcha y en la evidencia

para obtener “seguridad razonable”. Por esto los campos de acción del auditor forense son

especializados y con objetivos muy precisos. (Cardenas & Becerra, 2013)

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Conclusiones.

La determinación de posibles fraudes en departamento de cartera de la empresa Capital

Freight S.A.S. es posible mediante por medio de la aplicación de técnicas de auditoria

forense como lo son la identificación de las tipologías de fraudes, las cuales permitieron

identificar los posibles riesgos que se pueden presentar en el departamento de cartera. Se

pone en manifiesto la necesidad de establecer políticas de cartera, controles corporativos

basados en auditorías forenses, que faciliten el manejo de la información y que eviten que la

empresa siga siendo vulnerable a operaciones fraudulentas y de esta manera lograr obtener

mejores y eficaces resultados en el recaudo. Suministrar información verídica, actualizada y

a tiempo a la gerencia permitirá tomar decisiones y hacer un análisis y seguimiento efectivo

a los clientes al momento de la cobranza.

La determinación de posibles fraudes por medio de la auditoria forense, nos pareció lo

más conveniente para una empresa que no cuenta con políticas y controles en unos de los

departamentos más importantes como lo es el de cartera. La auditoría forense permitió por

medio de sus técnicas conocer esos puntos vulnerables y cómo actuar ante estos para permitir

a la empresa establecer políticas que harán más seguro este departamento y permitirá que la

empresa avance hacia un mejor futuro.

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Recomendaciones.

Hecho el análisis al departamento de cartera de la empresa Capital Freight S.A y aplicando

los conocimientos adquiridos en el seminario de auditoria forense, se hizo un seguimiento a los

procedimientos que se llevan a cabo en la compañía al momento de realizar el recaudo del

dinero, se sugiere a las personas que han leído el artículo reflexivo y que quieran tener más

información respecto al tema que acudan a las siguientes fuentes:

 https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/financieros/RECAUDOS/

manuales/MFI.04.pdf . En esta página de la Universidad industrial de Santander (UIS)

podrá encontrar un completo Manual de Normas y Procedimientos para el recaudo de

cartera aplicado a la UIS, como definiciones, etapas del recaudo, entre otros.

 http://fccea.unicauca.edu.co/old/nias.htm. En este link de la Universidad del

Cauca podrá documentarse acerca de las Normas Internacionales de Auditoria,

organizadas de acuerdo a Número de Tema y Titulo de la NIA.

 http://www.javeriana.edu.co/personales/hbermude/Audire/jelg2.pdf. Este

documento que se titula “CONTROL INTERNO EN LA PREVENCION Y

DETECCION DE FRAUDE CORPORATIVO”, hace referencia al marco legal

colombiano para el sistema financiero, conceptos, esquema, síntomas alcance del fraude

y procedimiento de control interno para la detección y prevención del fraude.

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