LECTURA 4

VISTA PREVIA DE
RESULTADOS
 LECTURA 4

VISTA PREVIA DE
RESULTADOS

ÍNDICE
1.4 Vista previa de resultados
1.4 Vista previa de resultados
Como se ha revisado hasta ahora, la correspondencia es una función muy útil para la
creación de archivos masivos, pues da mayor eficiencia al trabajo y reduce el tiempo de
desarrollo de estos. En esta Lectura veremos Vista previa de resultados, que es un grupo de
acciones que nos ofrece Word para observar las correspondencias creadas. Como su nombre
indica, nos da la posibilidad de visualizar un conjunto de cambios aplicados a un documento en
la pantalla del ordenador.

Para acceder, se debe pulsar sobre la pestaña Correspondencia. Observa que dentro de
ella se encuentra el grupo Vista previa de resultados, como se muestra en la Figura 1.

Figura 1. Grupo Vista previa de resultados.

Para comprender su funcionamiento revisemos el siguiente caso: la Secretaría de

Administración y Finanzas realizó un evento de capacitación en el que se impartieron diversos
Cursos. Una vez finalizado, deben entregarse las constancias para cada una de las personas
que participaron.

Se debe comenzar con la creación de un listado con los datos de cada participante dentro
de una hoja de Excel. En ella se incluye su nombre completo, su número de empleado o
empleada, el Curso tomado, la duración del mismo y quién lo impartió. Recuerda que las celdas
deben contar con el formato al que corresponde la información dentro de ellas, cuidando que los
datos numéricos estén registrados de esa manera, como se muestra en la Figura 2.

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 Figura 2. Formato de los datos en Excel.

Después de crear la lista de datos, es momento de crear la plantilla que se utilizará como
base en la creación de una constancia.

Figura 3. Plantilla de constancia.

Una vez hecha la plantilla, es momento de seleccionar a las personas destinatarias para
que sean aplicadas. Se debe emplear la opción Usar lista existente y escoger el Excel que se
creó anteriormente. Observa la Figura 4.

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 Figura 4. Ícono para seleccionar una base de datos existente.

Posterior a este paso, comenzamos con la inserción del campo que requerimos que se
combine. Debemos pulsar sobre el ícono Insertar campo combinado, como se muestra en la
Figura 5.

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 Figura 5. Ejemplo de ejecución de combinación de los campos 1.

Una vez aplicada la asignación de los campos dentro de la plantilla, es momento de

ejecutar la acción de vista previa. Primero deberás acceder a la pestaña Correspondencia, ubicar
el grupo Vista previa de resultados y dar clic sobre el ícono con el mismo nombre. El programa
ejecuta automáticamente la acción de combinación de datos a cada uno de los campos
asignados y muestra el efecto. Observa la Figura 6.

1 Es posible que existan masculinos genéricos en esta y las siguientes Figuras,

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 Figura 6. Ejemplo de la vista previa.

Dentro del mismo grupo se encuentran las opciones de navegación, que permiten
observar la siguiente vista previa y realizar la búsqueda por numeración.

Figura 7. Acciones de negación dentro de la vista previa.

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 Posterior a este, se encuentra el ícono Buscar destinatario2, con que se puede encontrar
una constancia colocando datos.

Figura 8. Ejemplo de búsqueda por datos.

Puedes realizar la búsqueda de cualquier dato que tengas dentro de tu lista, como el
número del empleado o empleada, nombre de participante o de quien instruye.

Otra opción que nos presenta Word se encuentra el ícono Comprobación de errores.
Observa la Figura 9.

Figura 9. Ícono de Comprobación de errores.

Al realizar la combinación puede haber errores con algún dato. Esto suele suceder cuando
un campo de la lista se encuentra vacío o contiene un carácter especial. Para evitar problemas

2 El masculino genérico se debe al nombre del ícono del programa.

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se puede utilizar el ícono Comprobación de errores, que presenta tres opciones de ejecución
para detectar cualquier anomalía.

Figura 10. Opciones para comprobar errores en la combinación de datos.

Hemos revisado la opción de vista previa que nos ofrece el programa de Word, la cual es
una herramienta muy importante e indispensable al momento de realizar una combinación de
datos en un formato predefinido.

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FUENTES DE CONSULTA
Bibliografía
Microsoft. (s.f.). Crear etiqueta con una combinación de etiqueta
[Video]. Soporte. https://support.microsoft.com/es-
es/office/v%C3%ADdeo-crear-etiquetas-con-una-
combinaci%C3%B3n-de-correspondencia-en-word-
4aa597cc-5a81-43fd-b829-9f50d54f5ef7
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