Comercializadora de productos de aseo

Comercializadora de Productos de Aseo

Microsoft Acces

ingeniería de Ejecución Industrial

Computación aplicada para Ingenieros

Raul Ñanculao Sepúlveda

Arica, 9 de abril de 2023

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Introducción:

La gestión del inventario es esencial para el éxito de cualquier empresa, especialmente en el sector
de la comercialización de productos de aseo. En este informe se presentarán los resultados de un
análisis de una base de datos creada en Microsoft Access, enfocado en el control del inventario de
una comercializadora de productos de aseo.

El objetivo de este informe es examinar la base de datos para identificar la calidad y eficacia del
control del inventario, así como también las herramientas utilizadas para la gestión y seguimiento
de los productos de aseo. El análisis se centrará en la estructura de la base de datos, la calidad de
los datos contenidos en ella, las relaciones entre las tablas y la eficacia de los formularios e informes
creados.

Con los resultados obtenidos en este informe, se podrán presentar conclusiones y recomendaciones
para mejorar la gestión del inventario en la comercializadora, optimizar el uso de la base de datos y
apoyar la toma de decisiones informadas. En resumen, este informe proporcionará una visión
general del control de inventario de la comercializadora, con el fin de identificar oportunidades de
mejora en la gestión y uso de la base de datos creada en Access.

Comenzamos con la identificación de los productos que van a formar parte de nuestro inventario y
los traspasamos a una planilla en la cual les asignaremos un SKU e identificaremos marca,
descripción, entre otros aspectos.

A continuación, detallo el paso a paso para la creación del archivo digital:

1. Abra Microsoft Access en su ordenador.

2. Haga clic en "Nueva base de datos en Blanco" en la pantalla de inicio o en "Archivo" y luego
seleccione "Nuevo".

3. Elija una ubicación y un nombre para su base de datos y haga clic en "Crear".

4. Seleccione la opción "Crear" en la barra de navegación a la izquierda de la pantalla.

5. Haga clic en el botón "Nueva tabla" en la parte superior de la pantalla.

6. Seleccione el método que desea utilizar para crear la tabla: "Diseño de tabla" o "Asistente
para tablas".

7. Si elige "Diseño de tabla", arrastre los campos de la tabla desde la barra de herramientas
"Campos" hasta la cuadrícula de diseño y asigne los nombres y tipos de datos apropiados a

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cada campo. También puede establecer claves primarias, restricciones y relaciones entre las
tablas si es necesario.

8. Si elige "Asistente para tablas", siga las instrucciones del asistente para crear la tabla.

9. Guarde su base de datos haciendo clic en "Archivo" y luego "Guardar" o "Guardar como".

Luego de terminar todos los pasos anteriores podremos agregar datos en las filas y columnas de la
tabla, cabe mencionar que Access al momento de asignar un nuevo dato de columna nos da la
opción de elegir qué tipo de información tendrá la celda, como, por ejemplo, “Texto”, “Valor”,
“Valores de La Moneda”, etc. Como lo muestra la imagen.

Imagen 01.

Luego comenzamos a asignar la información según el orden que deseamos manejar nuestro
inventario, en este caso es como lo muestra la imagen a continuación.

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Imagen 02.

Una vez terminada nuestra tabla con la base de datos de los productos, debemos comenzar por
trabajar los formularios que nos permitirán ingresar más información, para esto lo haremos de la
siguiente manera:

1. Abra su base de datos en Access.

2. Seleccione la tabla en la que desea ingresar los datos.

3. Haga clic en la pestaña "Crear" en la cinta de opciones.

4. Seleccione "Formulario en blanco" o "Formulario en diseño" en la sección de "Formularios".

5. Si selecciona "Formulario en blanco", se creará automáticamente un formulario en blanco

basado en la tabla seleccionada.

6. Si selecciona "Formulario en diseño", se abrirá la vista de diseño de formulario donde puede

agregar controles y personalizar el diseño del formulario.

7. Agregue los campos de la tabla al formulario arrastrándolos desde la lista de campos y

soltándolos en la ubicación deseada en el formulario.

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8. Personalice el diseño del formulario y los controles según sea necesario. Puede agregar
títulos, botones de comando, cuadros combinados, cuadros de lista, etc.

9. Guarde el formulario haciendo clic en "Archivo" y luego "Guardar".

A los formularios podemos además asignar que indique Fecha y Hora actual y también personalizar
el formulario de ingreso con un logotipo de la compañía (Logo referencial en “Imagen 03.”), al
finalizar el formulario nos quedaría similar al de la imagen a continuación.

Imagen 03.

Es importante para que nuestro formulario de ingreso grabe el contenido agregar un botón que nos
ayude con esa función según el paso N°8 de la creación de formularios, por lo cual, profundizaremos
aun mas en esta parte con una representación gráfica.

Paso 1

Paso 2

Paso 4

Paso 3

Paso 5

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Imagen 04.

Paso 6 Paso 8

vb Paso 7

Paso 8

Imagen 05.

La Imagen 05, nos da la opción de al “botón” dejarle un texto indicando lo que hará o una imagen,
como será esta ocasión, dejaremos la imagen de un “diskette” que representara el Salvar los datos.

Paso 9

Paso 10

Imagen 06.

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En el paso 09 de la Imagen 06. Debemos ingresar un nombre con el que se identificara la función del
“botón”.

Para poder revisar la información debemos realizar un resumen o reporte que nos ayude
evidenciando de forma cuantitativa nuestro inventario, para ello, la herramienta de Access nos
entrega una cantidad de informes que nos pueden ayudar con ello, para este caso solicitamos un
informe que nos pueda mostrar el resumen por un criterio “SKU”. Para ello nos quedaría un informe
de resumen con sumatoria de las coincidencias en totales.

Imagen 07.

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Imagen 08.

En la imagen 07. Se muestra como se ve gráficamente el informe creado con su indicador de

identificación de lo que representa cada columna.

En la imagen 08. Se muestra al final, en la línea resaltada con color rojo, la única línea que
ingresamos mediante el formulario de ingreso (Imagen 03), en el cual el informe nos arroja una
cantidad de 10 Unidades ingresadas con su respectiva información.

Conclusión.

Microsoft Access es una herramienta de gestión de bases de datos muy potente y eficaz, pero como
cualquier otra herramienta, su eficacia dependerá del uso que se le dé y del conocimiento que se
tenga sobre su funcionamiento.

En este informe, se ha presentado la importancia de la gestión de bases de datos en la toma de

decisiones informadas, y se ha enfocado en el análisis de una base de datos creada en Access para
cumplir con objetivos específicos. Se ha demostrado que Access es capaz de proporcionar una visión
general de los datos, su estructura y calidad, así como también la posibilidad de generar informes y
formularios personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

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Sin embargo, es importante destacar que el éxito de la gestión de una base de datos en Access
dependerá de la calidad de los datos introducidos, la eficacia de las relaciones entre las tablas y la
habilidad del usuario en la creación de consultas, formularios e informes personalizados. Con el
conocimiento y habilidad necesarios, Access puede ser una herramienta muy útil para la gestión de
bases de datos y para apoyar la toma de decisiones en cualquier organización.

En resumen, Access es una herramienta poderosa, capaz de manejar grandes volúmenes de datos,
crear informes y formularios personalizados, y mejorar la eficiencia y eficacia de la gestión de la
información. Sin embargo, su éxito dependerá del conocimiento y habilidad del usuario en su uso.

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