Sesión 07 -1-

MACROS

Cuando tenemos que crear una hoja de cálculo, llevar una contabilidad o crear un calendario o una factura, la aplicación
más completa, conocida y utilizada para este fin es Excel. Esta aplicación ofimática forma parte de la suite Office de
Microsoft y tiene todo lo necesario para facilitarnos al máximo la creación de estas hojas de cálculo. Sin embargo, puede
que mientras trabajemos con ellas nos encontremos con que algunas tareas pueden llegar a resultar realmente
repetitivas, tareas que si se pudieran automatizar nos serían de gran utilidad, y es aquí donde entran en juego las Macros.

Una Macro es un pequeño programa, un conjunto de instrucciones, que se puede configurar en determinadas aplicaciones
ofimáticas, como Word o Excel, y cuya principal finalidad es automatizar ciertas actividades rutinarias y repetitivas, así
como poder dotar a los documentos de una complejidad que, de otra manera, no sería posible.

Algunas de las Macros de Excel más habituales son, por ejemplo, dar el mismo formato a una hoja concreta o crear una
misma tabla. Otros usos más habituales de estas instrucciones pueden ser, por ejemplo, para intercalar ciertos contenidos
entre determinadas filas u organizar algún contenido.

Mientras se trabaja con hojas de cálculo de Excel, es posible que las tareas que lleva a cabo habitualmente se realicen de
una forma más productiva. Las macros se pueden desarrollar para automatizar las tareas repetitivas.

Usted puede tener muchas hojas de cálculo que contienen datos similares. Por ejemplo, es posible que los informes de
ventas por cada mes de un año los tenga almacenadas en hojas de cálculo individuales. En tales casos, puede que tenga
que realizar cálculos similares y aplicar el mismo formato en cada hoja de cálculo.

Las ligeras diferencias en los cálculos o formato resultarán en hojas de trabajo que varían entre sí. Excel le permite
automatizar las tareas se repiten con frecuencia y asegurar su replicación precisa, ahorrando así tiempo.

Macro

Una macro es un programa que ejecuta una serie de comandos para automatizar tareas repetidas con frecuencia. Cada
macro se identifica por un nombre único en el libro. Puede grabar una secuencia de acciones y luego realizar estas tareas
con el nombre de la macro o una tecla de acceso directo asignado a la macro. Los comandos de la macro grabada se
convierten en código de programación que se pueden editar si es necesario.

Ejemplo Código Macro:

¿Cómo empezar a trabajar con macros?

Antes de grabar una macro

Compruebe que se muestra la ficha Desarrollador en la cinta de opciones. Dado que la ficha

Desarrollador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Personalizar cinta
de opciones.

2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Pestañas principales, haga clic en Desarrollador y, a

continuación, haga clic en Aceptar.
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Grabar una Macro

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en
VBA (Visual Basic Applications), las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programación.
1. Haga clic en la ficha Desarrollador
2. En el grupo Código dar clic en la opción Grabar macro.

3. En el cuadro de diálogo Grabar macro:

a. Escriba el Nombre de la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro,
tampoco está permitido que el nombre de la macro empiece con números).

b. Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las teclas CTRL + "una tecla". El
problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
c. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o
en otro libro.
d. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos
conveniente.

4. Para comenzar la grabación de la macro, debe hacer clic en el botón Aceptar. y a continuación, si nos fijamos en
la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción detener
grabación.
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5. Ahora debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir
de la grabación, ya que, si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Detener grabación de macro

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o
accediendo al grupo Código y haciendo clic en Detener grabación, como se muestran en las dos imágenes

Ejercicio

Tenemos una Base de Datos de empleados, se desea ordenar la tabla de datos por determinados campos, para ello
vamos a utilizar los botones de los controles de formulario y se le asignará una

macro a cada una de ellas.

Solución:

1. Abrir el archivo Empleados.xlsx, en la Hoja 1, conformado por 114 registros y los siguientes campos: ID
empleado, Apellido, Nombre, Estado civil, Filial, Facultad, Cargo, salario, Fecha comienzo, Fecha nacimiento.

Base de datos empleados:

2. Luego se procederá a Insertar el control de formulario Botón, el cual permitirá que, al hacer clic sobre el mismo,
ejecutar una rutina, la cual será grabada con el Grabador de Macros. Para este ejemplo el proceso que se
realizará al hacer clic sobre el botón es Ordenar la tabla de datos por algún campo.

3. Hace clic en la Ficha Desarrollador, luego en el Grupo Controles de formulario, hacer clic en Insertar.

4. Seleccionar el control Botón

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5. Cambiar el nombre del botón: Ordena x Apellido

6. De igual forma se procede con la creación de los demás botones y asignarle un nombre.
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7. Se procede a darle formato a los botones como cambiar el tipo de fuente y color del texto

8. Hacer clic derecho sobre el botón y seleccionar Formato de control

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9. Aplicar los formatos de fuente

10. De igual manera se procede a cambiar el formato al control