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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Centro Nacional de Capacitación Laboral

CENAL
Administración de
Documentos
La Organización
del Archivo de Gestión
Jaime Andrés Mosquera Blanco
Archivo
Organización
Documentos
Servicio
Seleccionar y clasificar los documentos en:
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2
DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11
CENAL
Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
científico, económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.
CENAL
Documento de apoyo:
Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, instructivos, etc.) que por la información que
contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de
la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe
de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las
necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)
CENAL
Elaborar los separadores
para cada una de las series
y subseries de tal manera
que permita visualizar su
ubicación y facilite la
localización física de la
documentación.
CENAL
SERIE
DEPENDENCIA
10210101.05
Acuerdos
CENAL
SERIE SUBSERIE
DEPENDENCIA
Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo

Directivo
CENAL
 Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos)
todos los tipos documentales pertenecientes a la
dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
CENAL
Noviembre 18 5
Octubre 25 4
Junio 02 3
Febrero 15 2
Enero 22 1
Bogotá, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Carpeta No.__________
Respetado Doctor
SECRETARIA GENERAL
Atyentamente
Con el fin INFORMES
Padarjj
jhaf0 Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios: 155
CENAL
Ordene al interior de cada una de las unidades
documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales
teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio
activo.
CENAL
Acta 6 Agosto 8 de 2000
Acta 5 Junio 25 de 2000
Acta 4 Mayo 15 de 2000
Acta 3 Abril 21 de 2000
Acta 2 Marzo 15 de 2000
Acta 1 Enero 20 de 2000
Actas del Comité de Compras
CENAL
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
 Código de la Oficina
 Código de la Serie
 Código de la Subserie
 Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar

máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda
a abrir una nueva carpeta identificándola con la información
señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.
CENAL
Código Código
de Serie Subserie
101.05.01
Asunto específico ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO
 Ordene cada una de las unidades documentales
(asuntos),pertenecientes a una serie o subserie,
utilizando un sistema que facilite la localización
y recuperación de la información.
 Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico,

Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden
combinar)
CENAL
98.495.783 2003
52.894.456 2002
51.111.412 2001
49.698.323
49.695.123 2000
41.694.906 1999
1998
Historias Informes de
Laborales Gestión
 Retirar de la Unidad Documental los
documentos que no tienen valores
primarios ni secundarios como:
 Duplicados
 Constancias
CENAL
Foliar cada una de las series y subseries
documentales, previendo para ello la
numeración de los folios en el extremo
superior derecho, con un lápiz de mina
negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin
enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo hasta el más
reciente al final de la carpeta y así
sucesivamente.
CENAL
Enero 20 de 2001 6 Junio 20 de 2000 6
Octubre 2 de 2000 5 Mayo 20 de 2000 5
Marzo 12 de 2000 4
4 Abril 20 de 2000
Enero 24 de 2000
3 Marzo 20 de 2000 3
Enero 20 de 2000 2 Febrero 20 de 2000 2
Enero 20 de 2000
1 Enero 20 de 2000 1
Informes de
Historias Laboral Gestión
43.528.597 Anual 2000
 Ubique físicamente las carpetas que
conforman cada una de las Series y
Subseries documentales, observando
que guarden el mismo orden en que
aparecen relacionadas en la Tabla de
Retención Documental
CENAL
Conciliación Bancaria marzo
Boletín de Abril
Unidades Boletín de Marzo
Boletín de Febrero
Separador de Boletín de Enero
Subserie 45.05 Informes Contables
Marzo
Unidades Febrero
Enero
45.25 Informes Financieros Separador de Subserie
45 INFORMES
A1 G1 Separador de Serie
CENAL
A
A1G1
 Identifique R
alfanuméricamente C
cada uno de los
archivadores, de tal H G
forma que permita la I A
localización física de
A1G2
V
los expedientes V
 Ir a paso 15 A E
D T
A1G3
O A
R
CENAL
 Una vez organizado el archivo de la dependencia
aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar
dentro de las series y subseries, estos constituyen los
documentos de apoyo que son de carácter general sirven
únicamente de soporte a la gestión de la dependencia,
pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se
transfieren al Archivo Central.
 Se organizan con base en el Sistema de Clasificación de

Documentos de Apoyo y después de cumplir su función
el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los
destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver
micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo
en Circulares y Legislación Archivística.
CENAL
CENAL
Código
Documento de
Código
Apoyo Subdivisión
2.12.2
Asunto Específico RESOLUCIONES (Copias)
2.9 MANUAL DE FUNCIONES
2.8 LISTADOS
Carpetas 2.7 INVENTARIO
.2.6.103 Informe Jurídica
Separador de 2.6.102 Informe Archivo
Subdivisión 2.6 INFORMES
2.5 FORMATOS
Carpetas 2.4 EVENTOS
2.2
DIRECTORIOS
2.1 ACTAS Carpeta
A1 G1 Documentos de Apoyo
CENAL
➢Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan
utilidad o vigencia
➢Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de

Gestión.
CENAL
 Levante el inventario documental diligenciando
para tal fin el Formato Único de Inventario
Documental siguiendo las instrucciones del
Acuerdo 038 de 2002.
CENAL

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Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo

documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales

teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y

manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio

Acta 5 Junio 25 de 2000

Acta 4 Mayo 15 de 2000

Acta 3 Abril 21 de 2000

Acta 2 Marzo 15 de 2000

Acta 1 Enero 20 de 2000

Actas del Comité de Compras

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar

 Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico,

 Se organizan con base en el Sistema de Clasificación de

➢Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de

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