Clase 04.

Estructuración de
Datos
DATOS ESTANDARIZADOS

¿Por qué es importante tener nuestros datos ordenados y

estandarizados?

Estandarizar
Denominamos de esta forma al “acto y el resultado de estandarizar: ajustar a un
estándar”. Por lo tanto, implica concertar algo de forma que resulte coincidente o
concordante con un modelo, patrón o referencia.

❕] Como vemos en esta imagen, los datos no están estandarizados para las columnas
[
de localidad y dirección

Si quisiéramos conocer la cantidad de clientes en CABA, nos encontraríamos que en los

registros de ejemplo hay 3 formas diferentes de referirse a la misma localidad.
Existen tres puntos o momentos importantes sobre la estandarización:

1. Cómo se capturan los datos | Sobre esto veremos como validar datos que
ingresamos en una tabla por ejemplo.

2. Cómo se almacenan | Conoceremos la funcionalidad de tabla que nos ayuda a

almacenar de forma más estructurada.

3. Cómo se presentan | Estaremos viéndolo en la última clase con nuestros

dashboards, tableros y KPI’s.

⚠ Para tener en cuenta, si trabajamos en un archivo compartido con diferentes

compañeros, estos puntos nos pueden ser de ayuda para mantener consistencia en el
mismo.

⚠ Trabajar de esta forma, nos va a asegurar que tendremos datos más útiles, fácilmente
enlazables, utilizables y replicables por otras personas que accedan a los mismos.

A la hora de manipular datos para convertirla en información tengamos presente:

● Planificar la recolección de los mismos.

● Definir buenas prácticas y criterios a utilizar a lo largo de toda la planilla.
● Pensar en la retroalimentación de los datos y la forma en la que serán presentados.

Tablas

¿Qué son y para qué sirven las tablas?

Son un conjunto de filas y columna que tienen datos relacionados, los cuales se manejan
de forma independiente por Excel.

Al estructurar nuestros datos de esta forma, nos aseguramos de que la fila de una tabla
corresponde a una sola entidad, por ejemplo como vimos antes una tabla con la
información de nuestros clientes, en donde cada fila hará referencia a un cliente distinto.
Como vemos en la imagen, las tablas tienen encabezados en la parte superior, y cada
uno de ellos describe la información contenida en cada columna/campo. Los registros
son las entradas en cada línea.

Una vez que convertimos un rango de celdas en una tabla, Excel podrá responder de
forma más rápida e inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla.

• Aplicar estilos a nuestras tablas desde una galería.

• Aplicará un desplegable a cada campo que nos permitirá ordenar o filtrar.
• Soporte de referencias estructuradas, permitiendo ponerle nombre a las tablas y
referirnos a sus campos mediante los encabezados.
• Tendremos una ficha contextual “Diseño de Tabla” la cual contiene comandos
adicionales para trabajar con la misma.
¿Cómo crear tablas?

Se pueden crear de 2 formas:

1. Insertando una tabla vacía y luego completando los datos.

2. Seleccionando un rango y generando una tabla a partir de datos ya existentes

De cualquier forma, se accede a la función desde el menú de “Insertar” -> “Tabla”

En el menú
seleccionaremos la
ubicación del rango que
queremos convertir en
tabla (en caso de que
exista, sino seleccionamos
una celda) e indicamos si
tiene encabezados en la
primera fila con el
checkbox.
A continuación, podremos ver como el
rango se convierte en tabla, asignándole
un estilo preestablecido, la posibilidad de
filtrar por cada campo y activándose la
pestaña “Diseño de Tabla”

Filtro

Como ya vimos con los filtros en los rangos,

también podremos aplicarlo a las tablas.

Una de las ventajas que ya mencionamos,

es que al crear una tabla tendremos las
pestañas disponibles para filtrar y
ordenar a conveniencia.
Ordenamiento

De la misma forma, podremos ordenar nuestros datos como en un rango tradicional.

¿Cómo aplicar estilos?

De manera predeterminada, tendremos a disposición varios estilos y formatos para aplicar

a nuestra tabla, que facilitarán la lectura y navegación de los datos que contiene.

Podremos encontrar esta opción

dentro de la pestaña “Diseño de
Tabla”

💡 Solución Verificar que los tipos

de datos en los argumentos son
válidos, en especial aquellos que
esperan un valor numérico. Más
información.
Referencias Estructuradas

Hasta ahora habíamos utilizado referencias a celdas o rangos en los que efectuábamos
nuestros cálculos.

Al tener una tabla puedes referirte a los datos a través de las referencias estructuradas.
Estas son la combinación entre la tabla y las columnas que la componen.

Podremos cambiar el nombre

de la tabla desde la pestaña
“Diseño de Tablas”

Con esto logramos organizar

nuestras fórmulas y tener una
forma más fácil de recordar la
columna que contiene los
datos sobre los que queramos
operar.

Por ejemplo, si estuviésemos haciendo un cálculo desde otra hoja.

✔ Con esto logramos organizar nuestras fórmulas y tener una forma más fácil de
recordar la columna que contiene los datos sobre los que querramos operar.

>> Por ejemplo, si estuviésemos haciendo un cálculo desde otra hoja.

✔ Mantener buenas prácticas sobre nuestros datos, nos va a permitir trabajar de forma
más ágil y eficiente.

>> Si la tabla sufre modificaciones, sabemos que de todas formas los resultados de
nuestra fórmula incluyen esas nuevas filas o columnas añadidas.

Validación de Datos y Eliminar Duplicados

¿Por qué validar datos?

Principalmente, porque ayuda a estandarizar.

Como mencionamos al principio, en las planillas que

estemos administrando nos vamos a encontrar con que
muchas veces los campos están cargados con errores y
variantes de la misma palabra u oración.

>> De esta forma, logramos también

que sea vea un poco más
profesional, evitamos errores y
facilitamos la carga
¿Cómo aplicar la validación de datos?

>> Cualquier valor – opción por defecto.

>> Número entero – números enteros con operadores lógicos (>,<,<=,etc.) junto con
mínimos y máximos.

>> Decimal - números con decimales con operadores lógicos (>,<,<=,etc.) junto con
mínimos y máximos.

>> Lista – declarada explícitamente o marcando un origen en alguna de las hojas.

>> Fecha – fechas con operadores lógicos (>,<,<=,etc.) junto con mínimos y máximos.

>> Hora – horas con operadores lógicos (>,<,<=,etc.) junto con mínimos y máximos.

>> Longitud del texto – cantidad de caracteres horas con operadores lógicos (>,<,<=,etc.)
junto con mínimos y máximos.

>> Personalizada – Fórmulas.

¿Cómo aplicamos validación de datos?

>> En el siguiente caso, por ejemplo, vemos como aplicamos la validación en la fecha de
nacimiento para que la misma siempre sea menor a la fecha actual.

✔ Cuando tenemos datos categóricos, una buena práctica (que también nos servirá
cuando empecemos a desarrollar nuestros dashboards) es generar una hoja auxiliar (Aux)
en donde iremos volcando todas aquellas cosas que nos ayuden a operar nuestra planilla.

✔ Muy útil también para tener en un solo lugar todos aquellos parámetros que querramos
ir configurando y actualizando a lo largo de la vida útil de la misma.
Mensajes

Podremos seleccionar:

1. Un mensaje de entrada para la celda.

2. Mensaje de error en caso de introducir datos no válidos.

>> Ejemplo
Eliminar Duplicados

Podremos acceder:
1. Desde la pestaña de “Datos”
2. Opción de “Eliminar Duplicados”.

• Como podemos ver, el registro

con ID 5 está duplicado.
• Desde el siguiente menú se
puede seleccionar las celdas
con las que queremos evaluar
si hay duplicados
• En este caso, tendríamos que
destildar la casilla nombre.
>> En este caso, tendríamos que destildar la columna nombre.

>> Esta funcionalidad es muy útil por ejemplo cuando necesitamos extraer los valores que
vamos a utilizar en las listas de validación.

>> Primero copiamos la columna con todos los valores, luego la pegamos en otra hoja y
extraemos los valores únicos que utilizaremos como rango en la validación ;)
MATERIAL AMPLIADO
● Descripción General de las Tablas de Excel | Microsoft
● Descripción General | Excel Total
● ¿Cómo crear una tabla en Excel? | Xataka.com
● ¿Por qué usar referencias estructuradas? | Justexw.com
● 4 Ejemplos de validación con formulas | ayudaexcel.com