MODULO 2

Contenido

• Objetivos
• Referencia Relativa
• Referencia Absoluta
• Pestaña Datos
• Tablas y Formato Tablas
 Objetivos

• Comprender y aplicar la funcionalidad de las referencias relativas

y absolutas
• Reconocer la importancia del manejo organizado de datos a
través de herramientas proporcionadas por MS excel
• Aprender a importar datos correctamente a MS y manipularlos
para obtener la información que se requiera
• Implementar el formato de tabla a una base de datos en MS
excel para entender sus diferencias y ventajas respecto a las
base de datos inicial
 Referencia Relativa
La referencia relativa consiste en referenciar a una celda de MS Excel en otra celda, de
tal forma que la referencia realizada sea variable, es decir, que pueda cambiar según lo
que el usuarios de Excel necesite (llevar un dato de un lado a otro, hacer una misma
operación en varias filas o columnas, entre otros).

Las celdas B3 a B7 son una referencia relativa en la celda B8, de tal forma que al copiar
y pegar la formula de la celda B8 a la celda C8, las celdas cambian en la formula para
adaptarse a la nueva columna en la que se encuentren.
 Referencia Absoluta
La referencia absoluta consiste en aplicar referencia relativa pero fijando la celda que
el usuario quiere que se mantenga fija al realizar los cambios deseados. Generalmente
se aplica al arrastrar formulas en las cuales se quiere que se mantengan valore fijos en
la formula (porcentajes, promedios, entre otros).

Al no usar referencia absoluta en este ejemplo, la celda B19 asociada a la suma total se
corre hacia abajo (celdas vacías), lo que causa el error de división por cero.
 Referencia Absoluta
Aplicando de forma correcta referencia absoluta se obtiene:

Con la tecla F4, se fija la celda de referencia, volviéndola una referencia absoluta que
para este caso se necesita con el fin de calcular un porcentaje. El divisor es siempre la
suma total de los datos.
 Referencia Absoluta
Adicional a tener una referencia absoluta completa (ejemplo anterior) también se
puede tener una referencia absoluta en solo la fila o solo la columna, y esto se
implementa acorde con la parte de la celda referenciada que tiene el signo «$»
presidiéndola:

Para cambiar entre dichas opciones se debe ubicar sobre la referencia y presionar la
tecla F4 hasta encontrar la opción requerida. En algunos equipo se debe incluir Fn+F4
 Pestaña Datos
Obtener datos externos (desde archivos .txt)
Para importar datos desde un .txt se selecciona « Desde texto» en la parte superior
izquierda dentro de las pestañas de DATOS.
Allí se selecciona el archivo .txt con la información y se generan una serie de pasos
para importar:

Paso 1: En el primer paso se

muestra la información a
importar y se dan dos opciones
de separación de datos
(Delimitados o de ancho fijo).
 Pestaña Datos
Obtener datos externos (desde archivos .txt)
Paso 2: En el segundo paso se pregunta por cómo se van a separar los datos en
columnas de acuerdo con la información dada en el archivo de texto. Se pueden dar
separaciones por comas, puntos, espacios o algún otro carácter que se debe ingresar.
 Pestaña Datos
Obtener datos externos (desde archivos .txt)
Paso 3: En el ultimo paso se le asigna un formato a cada columna de datos creada que
por defecto está como «General» y se podrá modificar después.

También se puede llegar a estas

opciones usando «copiar» y
«pegar» desde la base de datos
hasta MS Excel, el texto quedará en
una columna y entonces se debe
seleccionar la opción «Texto en
columnas» en la pestaña de DATOS.
 Pestaña Datos
Ordenar y Filtrar/Orden ascendente, descendente y personalizado

Una vez se tiene la información en MS Excel, se debe seleccionar el rango de datos

para poder utilizar diferentes herramientas para ordenarlos.

• Orden ascendente: Ordena información en palabras y/o numérica de la A a la Z de

menor a mayor respectivamente.
• Orden descendente: Ordena información en palabras y/o numéricas de la A a la Z de
mayor a menor respectivamente
• Personalizado: Ordena información según unos criterios especiales (valores, color
de celda, color de fuente, icono de celda).
 Pestaña Datos
Ordenar y Filtrar/Orden personalizado
• Valores (numéricos): Se tiene
orden ascendente y
descendente.
• Color de celda: Se crea una
lista de colores para
determinar las celdas a
ordenar.
• Color de fuente: Se crea una
lista de colores de la letra de
los colores para determinar las
celdas a ordenar.
• Ícono de celda: Se crea una
lista de íconos de los colores
para determinar las celdas a
ordenar.
 Pestaña Datos
Ordenar y Filtrar/Filtro
Al seleccionar los datos se le puede dar la opción de «Filtro» mediante la cual se
puede escoger opciones para que solo se muestre cierta información de la base
de datos.

Además se pueden crear criterios para que sólo se muestre información que
cumpla con determinados criterios.
 Pestaña Datos
Quitar duplicados (eliminar información repetida)
Algunas veces se tienen bases de datos con mucha información que no se
necesita, se puede sólo necesitar información que no se repita (e.g., las opciones
del sabor de helado que las personas prefieren y no la cantidad). En estos casos
una función muy útil para esto es «Quitar duplicados».
 Tablas y Formato Tablas
Tablas organizadas (formato, homogeneidad, estilos, ventajas)
La base de datos importada a MS Excel se pude trabajar fácilmente (como se observó
anteriormente), sin embargo una manera más organizada y útil de manejar estas
tablas es darle un «Formato de Tabla» a la información importada. Esto permite:

• Organizar una tabla de datos.

• Darle un formato agradable, sencillo y claro.
• Identificar homogeneidad de la información.
• Aprovechar ventajas adicionales que ofrece (referencias, autocompletar, etc.).
 Tablas y Formato Tablas
Tablas organizadas (formato, homogeneidad, estilos, ventajas)
Cada usuario tiene una finalidad para los datos que está analizando. De acuerdo con
lo anterior necesitará cierta información en su tabla de datos y al aplicar «Tabla» a
una base de datos se abre una pestaña llamada DISEÑO con una serie de opciones
para ayudar al usuario con este proceso:

Estas opciones permiten manipular aun mejor los datos:

• Se establecen encabezados, filas, columnas y valores claros.
• Se exporta fácilmente la tabla organizada.
• Se realizan filtros claros.
• Se referencian mejor los datos que incluye la tabla
 Tablas y Formato Tablas
Tablas organizadas (formato, homogeneidad, estilos, ventajas)
Se puede referenciar la tabla para ubicar los datos que hay en ellos:

Se puede usar la función de autocompletar para realizar formulas más claras (no en
términos de celdas sino en términos de la tabla, que sería mas claro):
 Funciones Lógicas, Matemáticas y Trigonométricas

Contenido

• Objetivos
• Qué es una fórmula y elementos de una fórmula
• Fórmulas básicas
• Referenciar celdas
• Qué son las funciones de Excel
• Cómo agregar funciones
• Tipos de funciones
• Auditoria de fórmulas y cálculo (en pestaña fórmulas)
 Objetivos

• Entender el concepto de fórmula en MS Excel

• Comprender y aplicar correctamente la referenciación de celdas
• Identificar los diferentes tipos de funciones lógicas, matemáticas y
trigonométricas
• Reconocer las situaciones en las que cada fórmula se utiliza
 Qué es un fórmula y elementos de una
fórmula
Constantes, Celdas Referenciadas, Funciones

• Constantes: Valores incluidos en la formula que nunca cambian. Ej.: La

pendiente de una recta.

• Funciones: Una función recibe valores de entrada, los transforma y devuelve

los valores transformados. No necesariamente tienen que ser matemáticas.

• Celdas Referenciadas: En MS Excel, las fórmulas a veces requieren de valores

guardados en otras celdas, estas celdas se pueden referenciar en la fórmula y
su valor será incluido. Si cambia el valor de la celda referenciada, Excel
actualizará el resultado de la fórmula.
Qué es un fórmula y elementos de una fórmula
Operadores
Fórmulas Básicas
Aritméticas
 Fórmulas Básicas
Lógicas
• Evalúan una comparación dada por el usuario
• Retornan VERDADERO o FALSO (Equivalente a boolean).

Ejemplos:
 Fórmulas Básicas
Texto
• El operador «&» sirve para concatenar texto de dos o más sin utilizar funciones.

• Concatenar: Juntar múltiples cadenas de caracteres.

• Se concatena utilizando «&» entre cada cadena de caracteres.

• =«cadena1» &»cadena2» (también se puede referenciando celdas)

Ejemplo: Se requiere obtener el nombre completo en la celda D2 sin necesidad de

copiarlo nuevamente.
Fórmulas Básicas
Texto
Qué son las funciones de Excel
Una máquina
 Qué son las funciones de Excel
El equivalente a un método en Java

Una función en Excel tiene el mismo propósito que un método de Java con un tipo de
retorno

La función en Excel retorna información al usuario, esta se específica en la

descripción de la función
 Qué son las funciones de Excel
Un ejemplo
• Queremos saber cuánto es la suma de los elementos de un rango (A1:A5).
• Debemos buscar una función que reciba por parámetro el rango que buscamos y
que devuelva la suma de cada valor del rango.
• En Excel existe la función de SUMA.
• Luego de construir la función tenemos: «=SUMA(A1:A5)» y al presionar ENTER
tendremos el valor de la suma.
 Qué son las funciones de Excel
Manualmente
• Luego de activar una celda y escribir «=», se puede ingresar el nombre de la
función deseada.
• Excel despliega una lista de sugerencias y detecta la función que busca el usuario.
También se puede hacer desde la barra de fórmulas en la barra de herramientas.
• Un ejemplo de la función SUMA:
 Qué son las funciones de Excel
Con el menú de funciones
• También se puede seleccionar una fórmula directamente desde el menú. Éste se
accede desde la pestaña Fórmulas o el botón ubicado a la izquierda de la barra de
fórmulas.
• En el menú se pueden buscar fórmulas por nombre, descripción o categoría.
• Es necesario seleccionar la celda deseada antes de elegir una fórmula.
Qué son las funciones de Excel
El menú de insertar funciones
 Qué son las funciones de Excel
Descripción de funciones
• En la lista desplegable, Excel ofrece una breve descripción de cada función.
• Luego de seleccionarla, muestra los parámetros requeridos.
 Tipos de Funciones
Generales

• Financieras
• Ingeniería
• Información
• Lógicas
• Fecha y Hora
• Matemáticas
• Búsqueda y Referencia
• Estadística
• Texto
 Tipos de Funciones
Funciones Lógicas

Para comparación y análisis entre celdas (Referencias de celdas)

• Función Y: Revisa si se cumplen todas las condiciones dadas.

• Función O: Revisa si al menos unas de las condición de las dadas se cumple.

• Función SI: Comprueba si se cumple una condición (puede incluir funciones Y/O),
devuelve un valor elegido por el usuario si se cumple, y otro valor dado por el
usuario si no se cumple.

• Función NO: Cambia VERDADERO por FALSO y FALSO por VERDADERO.

 Tipos de Funciones
Estructura y ejemplos de Funciones Lógicas
• Condición 1: A1 > A2 Condición 2: B2 < > B1
 Tipos de Funciones
Estructura y ejemplos de Funciones Lógicas
• Condición 1: A1 > A2 Condición 2: B2 < > B1
 Tipos de Funciones
Estructura y ejemplos de Funciones Lógicas
• Condición 1: A1 > A2 Condición 2: B2 < > B1
 Tipos de Funciones
Estructura y ejemplos de Funciones Lógicas
• Condición 1: A1 > A2 Condición 2: B2 < > B1
 Tipos de Funciones
Matemáticas y Trigonométricas
Constantes y funciones matemáticas para aplicar en fórmulas numéricas y
operaciones matriciales.
 Tipos de Funciones
Matemáticas y Trigonométricas
 Tipos de Funciones
Matemáticas y Trigonométricas
 Tipos de Funciones
Matemáticas y Trigonométricas
 Tipos de Funciones
Matemáticas y Trigonométricas
 Tipos de Funciones
Matemáticas y Trigonométricas
 Tipos de Funciones
Estadísticas

Funciones de estadística descriptiva para entender el comportamiento de conjuntos

muéstrales:

• Contar(rango): Cuenta el número de celdas con números dentro de un rango.

• Contara(rango): Cuenta el número de celdas no vacías dentro de un rango.

• Promedio(rango): Devuelve el promedio de los números dentro de un rango.

• Desvest(rango): Devuelve la desviación estándar de los números dentro de una

matriz.
 Tipos de Funciones
Estadísticas

Funciones de estadística descriptiva para entender el comportamiento de conjuntos

muéstrales:

• Mediana(rango): Devuelve la mediana de los números dentro de una matriz.

• Varianza(rango): Devuelve la varianza de los números dentro de una matriz.

• Max(rango): Devuelve el máximo de los números dentro de una matriz.

• Min(rango): Devuelve el máximo de los números dentro de una matriz.

Tipos de Funciones
Estadísticas
Tipos de Funciones
Estadísticas
Tipos de Funciones
Estadísticas
 Tipos de Funciones
Estadísticas
Redondear Mas y Redondear Menos
Permite redondear un valor con decimales al entero próximo o al anterior.

Ejemplo: valor en decimales 19,24

Al utilizar las formulas tenemos:

+Redondearmas, obtenemos el número 20

+Redondearmenos, obtenemos el número 19
 Tipos de Funciones

Espacios/Recortar
Permite ordenar correctamente un texto en el cual sobran espacios,

Ejemplo,
 Tipos de Funciones

SIERROR
Cuando en una operación se divide por cero el sistema genera un error, la formula
SIERROR permite reemplazar el error por un valor dado en la fórmula. En el ejemplo
le indicamos que lo reemplace por cero.

Ejemplo, Aplicando la formula

Sin la formula
 Tipos de Funciones

MAYUSC/MINUSC

Estas formulas permiten convertir el texto de la celda seleccionada a mayúscula o

minúscula.
Tipos de Funciones
Ubicación
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
 Tipos de Funciones
Herramientas de auditoría de fórmulas
Tipos de Funciones
Herramientas de cálculo