Bienvenido al curso de Excel Avanzado.

En este curso aprenderás herramientas prácticas

para el uso de paquetería diseñada para la elaboración de hojas de cálculo y bases de datos
complementarias para tu formación.

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El objetivo general del curso es aplicar las funciones avanzadas de MS Excel por
medio de la comprensión de criterios para el diseño de bases de datos, elaboración
de macros y criterios para el correcto intercambio de información así como dar
diseño a las hojas de cálculo en un nivel avanzado.

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El curso de Excel avanzado consiste de tres lecciones:

1. Diseño de una hoja de cálculo

2. Bases de datos y macros
3. Intercambio de información

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En esta ocasión revisaremos como diseñar una Hoja de Cálculo, esta lección contiene
los siguientes subtemas:

1. Introducción al diseño de hojas de cálculo

2. Validación de datos
3. Nombres de rango
4. Funciones de Información
5. Auditoría
6. Formatos avanzados
7. Estilo
8. Insertar objetos (formas, ecuaciones, etc.)
9. Imágenes

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El empleo efectivo de una hoja de cálculo depende de que sepamos realizar un buen
diseño. Para ello te recomendamos comenzar por considerar los siguientes aspectos:

1. Establecer las Metas. Antes de comenzar debemos preguntarnos ¿para qué fines
elaboramos la Hoja de Cálculo? ¿Qué preguntas contestará?
2. Identificar Variables y Constantes.

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3. Establecer el esquema del Diseño. Este aspecto debe considerar:
a) Cómo se ingresarán los datos
b) Establecer que tamaño de papel o de pantalla se va a usar. Para ello debemos
preguntarnos ¿La hoja es fácil de leer? ¿Es fácil de encontrar la información más
importante? ¿Puede ver el usuario los rótulos de las filas y de las columnas que
tengan registros largos?
c) Si se requerirá cambiar la hoja más adelante. Es importante, tener claro desde
un inicio si se agregarán nuevos registros, si se necesitará agregar filas o
columnas. Así mismo es importante cuidar desde un inicio que las fórmulas se
diseñen con cuidado para asegurar que funcionarán bien al agregar nuevos
datos.
d) Identificar si la hoja deberá imprimirse. En este caso, ¿con que tamaño de papel
se hará? ¿Impresión completa o parcial? ¿Deberán repetirse los rótulos de
columnas y filas en todas las páginas? ¿Debería tener Encabezado y Pie de
página? ¿Será a color o blanco y negro? Etc.

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El primer aspecto a considerar es la elaborar la documentación de la hoja de cálculo con
sus datos de identificación.

Recordemos que usualmente una hoja de cálculo sirve para recopilar o procesar
información relacionada con algún proyecto. En este contexto, debemos asegurar que los
criterios que empleamos en su diseño sean accesibles a todos los colaboradores. Por esta
razón es importante documentar las decisiones que se tomaron en su elaboración.
Preguntas como las siguientes serán de utilidad en este proceso.
 ¿Qué es esa hoja?
 ¿Para qué es la hoja?
 ¿Quién la ha diseñado?
 ¿Cuándo?
 ¿Cuál fue la última fecha en la que fue actualizada?
 ¿De dónde provienen los datos?

El segundo aspecto que suele ser de gran utilidad es el de agregar información de cómo
usarla.
 ¿Dónde ingresar los datos nuevos?
 ¿Dónde hallar los resultados?
 ¿Cómo ingresar los datos nuevos?

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El mecanismos de validación de datos es muy importante, pues garantiza la precisión,
confiabilidad y la capacidad de identificar registros no validados o alterados en la
hoja. Esto incluye desde la protección con contraseña asegurando el acceso a las
personas autorizadas, establecer audit trails (conjeturas de prueba) para rastrear
los cambios en los datos del sistema y establecer la seguridad a nivel de usuario,
para que solo estos realicen las acciones que tienen permitidas.

Para lograrlo será preciso:

 Controlar los datos y definir quién tiene acceso a los mismos.
 Asegurar que las hojas de cálculo cumplen con las especificaciones de la
regulación vigente.
 Tener evidencia documentada de que los procesos funcionan como se espera.
 Usar los datos para tomar decisiones de calidad y GxP.
 Analizar los datos para comprender mejor los procesos organizativos.
 Presentar datos a organizaciones reguladoras.
 Tener mayor confianza en el sistema informatizado.

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Las audit trails o conjeturas de prueba constituyen mecanismos de control que nos
permiten asegurar que nuestra hoja de cálculo está siendo alimentada de manera correcta.
Por ejemplo, para elaborar una conjetura de prueba en una hoja de cálculo sobre
calificaciones de estudiantes, podemos definir una prueba que nos permite identificar
errores de captura de números mayores a 10.

Las conjeturas de prueba pueden ser de tres tipos:

A. Números fáciles: probar la hoja de cálculo con cifras fáciles de calcular, para poder
comprobar que el resultado es el correcto.
B. Números conocidos: probar la hoja con datos reales de los que conozca el resultado.
C. Número especiales: probar datos en casos especiales, como valores de cero, celdas en
blanco, números de valor muy pequeño y números muy grandes. Si se elige este
esquema debe considerarse que las columnas cuenten con un ancho suficiente para
poder mostrar los números más pequeños y los más grandes que espera ver. Si se usa
esta estrategia y aparece un mensaje de error, éste debe explicar qué hacer para que la
persona que lo haya detectado sepa cómo corregirlo.

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Los nombres de rango son una función que te permite asignar un nombre a una celda o a un grupo
de celdas.

De esta forma puedes crear categorías significativas y lógicas en las hojas de cálculo
facilitando la introducción de fórmulas, así como la lectura de hojas de cálculo más
complejas.

La función "Nombres de rango" tiene varias finalidades útiles:

• Al funcionar como elemento nemotécnico, no tendrás que catalogar o recordar
diferentes números y rangos de celdas.
• El uso de nombres de rango simplifica las fórmulas y las hace más comprensibles. En
lugar de introducir varias direcciones de celdas, puedes introducir los nombres de
rango correspondientes. Por ejemplo, en lugar de introducir =SUM(A1:B2 + D4:E7),
puedes introducir una fórmula más simple e intuitiva: =SUM(presupuesto total +
trimestre2).
• A la hora de publicar, puedes utilizar el nombre del rango en lugar de la dirección de la
celda concreta.

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Ahora bien, revisemos cómo asignar nombre de rango.

• Abre el menú Editar y coloca el ratón sobre Rangos con nombre.

• Selecciona Nombres de rango.
• En el menú desplegable, elige: Definir nuevo.
• Introduce el nombre de rango que quieras usar.
• Si no seleccionaste el rango o la celda en el paso 1, indícalo ahora.
• Haz clic en Guardar.
• Haz clic en Finalizado.

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En ocasiones necesitaremos eliminar el nombre que hemos asignado a un rango. El
procedimiento es el siguiente.

En el grupo Nombres definidos de la pestaña Fórmulas, haga clic en Administrador de

nombres
En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee
cambiar
Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:

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Ahora bien. Uno de los principales beneficios de emplear los nombres de rango es
poderlos usar como atajos nemotécnicos cuando nos encontramos redactando
fórmulas haciéndolas más comprensibles.

Por ejemplo, supongamos que necesitamos calcular el porcentaje de comisión que

corresponde a las ventas realizadas durante el primer trimestre del año:

• En la fórmula se utiliza la función SUMA para obtener el total de las ventas. La

fórmula SUMA(Ventas) equivale a tener la fórmula SUMA(B4:B6) sin embargo ya
que dicho rango tiene un nombre asignado se puede utilizar en lugar de la
dirección. Finalmente el resultado de la suma es multiplicado por el
nombre Comisión que corresponde a la celda B1.

• De esta manera podemos decir que la fórmula: =SUMA(Ventas) * Comisión

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Otra función avanzada de utilidad son las “funciones de información” en Excel. Estas sirven
para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su contenido tales como su
ubicación dentro de la hoja, su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive
si la celda tiene el valor de error.

De tal manera que permiten generar automáticamente información relativa a una celda,
hoja o un libro. Este tipo de verificación es muy útil, para crear hojas de cálculo que deben
corregir errores por sí mismas.

• Algunas funciones de información evalúan un valor o una referencia de celda y

devuelve el valor lógico TRUE o FALSE, dependiendo de si el valor es o no es el tipo
que se está comprobando.
• Las principales funciones de información comúnmente utilizadas en Excel son:
 ESNUMERO,
 ESTEXTO,
 ESLOGICO y
 ESERROR

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El siguiente resumen muestra la lista de cuales son las funciones de Información
predefinidas en Excel.

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Otro de las funciones avanzadas que nos permite mantener un control sobre la adecuada
alimentación de nuestra hoja de cálculo es la función de auditoría.

Esta se encuentra en la tercera sub pestaña de Excel. La auditoría es necesaria para

rastrear, quitar, comprobar, evaluar e inspeccionar las fórmulas utilizadas en la hoja de
cálculo.

Por ejemplo, con ella podemos rastrear precedentes lo que nos mostraría una
flecha con las celdas que forman la fórmula de la celda que ha sido seleccionada.
Es útil para saber si el origen de los datos en una fórmula es correcto, es decir, si la
referencia es correcta. Si no lo es, esta función nos permite identificar que la
fórmula nos direcciona a una referencia que no es la deseada.

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De la misma forma, con las funciones de auditoría es posible rastrear dependientes. Al
activar esta función para aquella celda en la que nos encontramos nos muestra una flecha
que nos dirige a las celdas que dependen de la celda que ha sido seleccionada. Es útil para
saber si la procedencia de la celda dependiente es correcta.

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Para quitar las flechas que se visualizaron al rastrear precedentes y dependientes, sólo es
preciso seleccionar “Quitar flechas”.

Dentro de las opciones de auditoría también se encuentran:

• Mostrar fórmulas, misma que muestra todas las celdas que sean fórmulas.
• Comprobación de errores, esta función hace una comprobación de todos los
errores en las fórmulas de la hoja, si hay algún error, lo señalará.

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Además de la comprobación de errores puede resultar importante directamente “Evaluar
fórmula”. Con esta función se revisa paso a paso la misma y comprueba que ha sido
realizada correctamente. Esta función es especialmente útil cuando se comete un error al
escribir la fórmula por no cubrir con los criterios de sintaxis o por alguna omisión.

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Otra función avanzada para el diseño de hojas de cálculo son los formatos
avanzados. Estos consisten en la aplicación de formato a las celdas.

La aplicación de formato a celdas consiste, como su nombre lo indica, en dar

formato directamente a las celdas. Ello incluye, por ejemplo, el uso de colores,
fuentes, alineación, y demás elementos que contribuyan una adecuada
presentación del contenido de las celdas. Esto podemos lograrlo en cinco pasos.

Paso 1: Seleccionamos las celdas en donde vamos a aplicar el nuevo formato.

Paso 2: De la ficha inicio en el grupo Celdas elegimos Formato/Formato de
celda/Número, o bien: Clic derecho/Formato de Celda/ Número.
Paso 3: En categoría buscamos Personalizada.

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Los últimos dos pasos para la aplicación de formato a las celdas son:

Paso 4: En tipo escribir #, 000 “cm”.

Paso 5: Damos clic en Aceptar.

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El formato condicional o automático se utiliza para la fácil interpretación y análisis
preliminar de números en una hoja de cálculo. El formato condicional tiene dos partes: el
formato propiamente dicho y la condición asociada. Las celdas en las cuales se satisfaga la
condición recibirán el formato.

Ejemplo: un joven lleva el registro de sus calificaciones en una hoja de cálculo, en la cual se
quiere destacar las calificaciones más bajas de las altas, las materias aprobadas de las
reprobadas, etc.

• Paso 1. Seleccionamos las celdas en las que queremos aplicar el formato.

• Paso 2. De la ficha inicio en el grupo estilos elegimos formato condicional, nos
aparecerá una lista con las distintas condiciones posibles que nos ofrece Excel.

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Continuamos con el siguiente paso.

Paso 3. Para los fines de este ejemplo, elegimos Resaltar celda y en un submenú de
opciones que aparece al dar clic en ella elegimos la condición Es menor
que… (debido a que queremos resaltar las materias reprobadas, las que sean
menores de 6).

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El Paso 4 para el formato condicional consiste en que una vez que hemos definido la
condición para que de cumplirse Excel asigne un formato específico a la celda, elegimos
el formato a aplicar.

Nos aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la imagen con distintas opciones de
formato en caso de cumplirse la condición especificada. Por ejemplo, para señalar las
reprobadas (esto es donde la calificación es menor a 6), elegiremos la combinación “relleno
rojo claro con texto rojo oscuro”.

En este paso es importante notar que se quedó la opción de formato predefinida, pero
podemos modificarla a nuestra conveniencia eligiendo Formato personalizado, donde
podemos elegir el tipo de letra, color de relleno, estilo y tamaño de fuente, bordes etc.,
que queremos que la celda tenga en caso de cumplirse la condición.

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Finalmente el Paso 5 consiste en dar “aceptar”. Como vemos en la imagen ahora la materia
reprobada aparece automáticamente coloreada en rojo, tanto el texto como la celda.

Como puede notarse en el ejemplo, para las columnas 4 y 5 se hizo lo mismo, sólo que en
la 5ta se usaron dos condiciones distintas para la misma columna, un formato para
resaltar las celdas con la palabra “Acreditado” y otro para “Reprobado”.

En este caso se usó ”Resaltar Reglas de Celdas/Texto” que contiene… y se aplicó un formato
personalizado para la columna 4.

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Hasta ahora hemos revisado la variante de formato condicional que nos permite
colorear celdas y su contenido. Sin embargo, en algunas ocasiones será útil, por
ejemplo, aparear un ícono a la celda que nos permita identificar patrones o
tendencias en una hoja de cálculo. También puede sernos de utilidad elegir la
modalidad de barra que nos permita identificar de manera gráfica los datos, sin
tener que realizar una gráfica formal de ellos.

Por ejemplo, una regla podría ser: si el valor es mayor que 5.000, que la celda tenga
un ícono circular amarillo. Así, podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es
superior a 5.000.

Por último recuerda que el formato condicional es dinámico, lo que significa que
éste se actualizará automáticamente a medida que cambien los valores.

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Ahora revisaremos la forma de dar estilo. El estilo no debe confundirse con los formatos
condicionados. El estilo de celda es un conjunto de características, como las fuentes y los
tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda de
formato definido.

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegúrese de que las celdas tienen un
formato coherente, puede utilizar un estilo de celda.

Para impedir que todos los usuarios realicen cambios a celdas específicas, también puede
utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas.

La diferencia entre estilo y formato condicionado es que el estilo no es dinámico, es decir,

nosotros lo debemos actualizar de manera manual, no depende de una condición que
hayamos preestablecido.

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A continuación veremos la manera de insertar diversos tipos de objetos en la hoja de
cálculo, desde formas hasta ecuaciones.

Las formas son elementos gráficos incluidos en Excel que representan gráficas vectoriales
sencillas que pueden ajustarse a cualquier tamaño o posición sin perder calidad o
resolución. Para insertar una forma debemos seguir estos pasos.

1.En la pestaña Insertar, haga clic en Formas.

2.Haga clic en la forma que desee, haga clic en cualquier parte del área de trabajo y luego
arrastre para colocar la forma.

Recomendación: Para crear un cuadrado o un círculo perfectos (o restringir las dimensiones

de otras formas), presione la tecla Mayús y manténgala presionada mientras arrastra.

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También puede interesarnos insertar un “texto artístico” del tipo "WordArt“.

Para ello vamos a la ficha "Insertar“, dentro del grupo “texto" iniciar "WordArt“, elegir el
estilo. Es posible modificar tamaño de la fuente, con las herramientas clásicas de la ficha
"Inicio“, cambiar el formato del texto desde "Efectos de texto". Usar reflexiones,
iluminados, y otros efectos interesantes, como sombras, biseles o incluso, giros en tres
dimensiones. Te invitamos a explorar esta función.

Al igual que con las formas deberás elegir el estilo deseado y acto seguido, hacer clic en
cualquier parte del área de trabajo y luego arrastre para colocar el recuadro donde ha de
aparecer el texto.

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También podemos decidir insertar una ecuación. Recordemos que las ecuaciones en este
caso son ilustrativas, es importante no confundirlas con las funciones que sí realizan
operaciones dentro de nuestra hoja de cálculo.

Para ello hay que elegir “Insertar”, posteriormente, “Ecuación”, eligiendo aquella que se
prefiera de la galería.

Después de insertar la ecuación se abre la pestaña “Diseño de herramientas de ecuación”

lo que nos permite agregar símbolos y estructuras a nuestra ecuación.

Nota: En algunas versiones de Excel, insertar ecuaciones también puede hacerse con el
Editor de ecuaciones. Para ello tendríamos que recurrir a “Insertar”, en el grupo Texto,
haga clic en “Objeto”. En el cuadro de diálogo objeto, haga clic en la ficha Crear nuevo. En
el cuadro tipo de objeto, haga clic en Microsoft Equation 3.0 y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Utilice los símbolos, plantillas o marcos en la barra de herramientas de ecuaciones
para modificar la ecuación.

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Por último revisaremos funciones relacionadas con imágenes dentro de Excel que pueden
ayudar a dar dinamismo a nuestras hojas de cálculo.

En ocasiones necesitaremos insertar imágenes, dibujos o textos especiales: Para insertar

este tipo de objetos disponemos de varias subopciones de menú, que cuelgan todas de la
opción “Insertar Imagen”. Las tres primeras insertan imágenes y las tres restantes dibujos.

Para insertar una imagen de fondo detrás de las celdas la forma más simple de hacerlo es
por medio de tres pasos.

Paso 1. Hacer clic ”Diseño de página” y seguido de ello, hacer clic en ”Fondo”.

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Paso 2. En Insertar imágenes cuadro de diálogo emergente, y haga clic en Busca botón al
lado de un archivo, luego seleccione una imagen que desea establecer como fondo de una
carpeta para finalmente “Insertar”.

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Finalmente, en el Paso 3. Haga clic en el recuadro y la imagen de fondo se ha insertado
detrás de las celdas.

Si quisieras que la imagen apareciera como “marca de agua”, es decir, más clara detrás del
texto puedes dar formato a la imagen aclarándola o incluso haciéndola escala de grises a
través del menú contextual, pues Excel carece de una opción predeterminada para ello.

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En ocasiones la galería de imágenes con la que contamos es insuficiente. En esos casos se
recomienda hacer uso de la opción “Imágenes en línea” del menú “Insertar”.

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A continuación pasamos al Paso 2. A partir de ahí, podemos seleccionar un
buscador y agregar una palabra que sirva de motor de búsqueda para la imagen
que necesitamos.

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Finalmente vamos al Paso 3. Elegimos la imagen deseada que hemos localizado en Internet
y en la parte inferior derecha de la ventana, presionar el botón que dice Insertar .

La imagen descargada se mostrará en la celda correspondiente y se ajusta al tamaño

conveniente.

Nota: también en la pantalla de Insertar imágenes en línea hay botones para

conectar a cuentas de servicios como OneDrive, Facebook y Flickr.

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