INSTRUCTIVO RADICACIÓN

SOLICITUD REGISTRO CALIFICADO NUEVO

PLATAFORMA NUEVO SACES

Objetivo: Identificar los pasos y la información necesaria para realizar el proceso de radicación de
la Documentación de las Condiciones de Calidad de los programas de formación, en la plataforma
nuevo SACES.

En este instructivo tiene como ejemplo el trámite para los Nuevos Registros calificados.

Esta plantilla cuenta con hipervínculos para facilitar su recorrido o navegación y el acceso a las
respuestas en el momento de cargue en el Nuevo SACES.

Recuerde que también puede consultar los instructivos dispuestos por el MEN que se encuentran
en la URL. https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/

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 TABLA DE CONTENIDO

1 Ingreso al Sistema ..................................................................................................................... 3

2 Creación del caso ...................................................................................................................... 4

2.1 Generalidades de la plataforma ......................................................................................... 4

2.2 Información General del Programa .................................................................................... 8

2.3 Tipo de Tramite Radicado ................................................................................................ 10

2. Pestañas de Información ......................................................................................................... 15

3 Información a Diligenciar Condiciones de Calidad................................................................... 17

3.1. Evidencias y Anexos......................................................................................................... 19

4 Control del documento ........................................................................................................... 21

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 1 Ingreso al Sistema

El MEN recomienda el uso del navegador MOZILLA FIREFOX

Ingrese a la página del nuevo SACES utilizando el navegador MOZILLA FIREFOX a través de la
siguiente URL:

https://nuevosaces.mineducacion.gov.co/RegistroCalificado/

Si se encuentra navegando en Internet desde un computador seguro (su computador personal o

el computador de su oficina), Seleccione la Opción Recordar Usuario y contraseña, con el objetivo
de minimizar errores en la digitación de la contraseña, si no tiene almacenada la contraseña o es
la primera vez que ingresa al sistema, verifique que su teclado no tenga activadas las mayúsculas.
(tecla Bloq. Mayus). Por favor recuerde que, si digita o intenta ingresar más de tres veces con la
contraseña de forma errada, esta será bloqueada afectando los demás compañeros. Por lo tanto,
se recomienda, que, si en el primer intento no puede ingresar, verifique que la contraseña no haya
sido cambiada, o bien, se recomienda, escribir la contraseña en Word para copiar y pegar, o copiar
y pegarla desde donde se tenga almacenada.

Digite el usuario y contraseña Asignadas, seleccione Dominio Externo, y haga clic en Ingresar.

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 2 Creación del caso
Después de ingresar al sistema, utilizando el navegador MOZILLA y verificar el Zoom de su
navegador; haga Clic en Nuevo Caso y Clic en Radicado.

2.1 Generalidades de la plataforma

El Registro en la plataforma, después de crear el caso empieza en el punto 2.3 Tipo de Tramite
Radicado

Al hacer clic en radicado, se creará un nuevo caso, tome nota del número del caso que se puede
visualizar en el panel de información del caso, a la derecha de su pantalla. (El número del caso
estará precedido de las letras RD que indican que es un RADICADO)

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Se recomienda hacer clic en Inbox para que verifique de acuerdo con la hora de creación, cuál es
su número de caso. En el Inbox aparecerán los casos en orden de creación del más antiguo al más
reciente.

Cuando verifique cuál es su número de caso (tome nota de este), haga clic sobre el caso para
continuar con el registro de la información.

Si se crea el caso y no se ha seleccionado el tipo de trámite, en el INBOX, El número del caso

aparecerá una vez y frente al número del caso se visualizará la opción para seleccionar el tipo de
trámite; por el contrario, si ya seleccionó el tipo de trámite, el Número del caso aparecerá dos
veces, la primera con la opción cancelar la solicitud y la segunda con el nombre de la Actividad
en la cual se encuentra el caso. (ver siguiente figura)

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A partir de la Fecha de creación del Caso, usted contará con un plazo máximo de 6 meses para
finalizarlo, al cabo de este tiempo, si el caso no es debidamente radicado ante el MEN, el sistema
lo cancelará automáticamente.

Si usted sale del Sistema, al ingresar nuevamente, puede buscar su número de caso en el INBOX,
en Mi portal - favoritos si lo marcó previamente como favorito, o lo puede buscar haciendo clic en
el ícono de la Lupa, que encontrará ubicado en la parte superior izquierda de su navegador.

Opción Buscar en Favoritos.

Opción Buscar utilizan do la Lupa.

Desde la opción buscar usted podrá observar la

información específica de su caso particular, como
Número de caso, proceso, Actividad, Fecha de creación,
fecha de vencimiento.

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En el Nuevo SACES, usted encontrará las actividades acompañadas o marcadas por los tres colores
característicos de un semáforo.

1. Verde: Indica que la Actividad, aún se encuentra dentro de la fecha límite o de vencimiento,
o bien indica que una actividad se encuentra completa
2. Amarillo: Indica que una actividad se encuentra próxima a vencer, o en cambio, que se
encuentra incompleta o sin información registrada.
3. Rojo: indica que la actividad excedió la fecha de vencimiento, o que se encuentra
incompleta o bien que es obligatorio diligenciar información o cargar un archivo.

Si usted desea Cancelar el caso, debe hacer clic sobre la opción cancelar solicitud del INBOX o la
opción cancelar que encuentra en la parte inferior del panel de Información, registrando la debida
justificación para la cancelación.

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 2.2 Información General del Programa

Después de hacer clic sobre el número de su caso, o sobre la actividad frente al número del caso,
el sistema lo llevará a la siguiente ventana donde aparecerán inicialmente dos pestañas
Información de la Actividad e Información del caso

En la Opción información del caso, usted podrá verificar el estado de avance de su caso (Histórico
de Estados), mostrándole, el tipo de proceso, el nombre de la actividad en la que se encuentra, la
fecha de y hora de la actividad y el Estado.

Inicialmente esta información aparece en blanco

A medida que vaya avanzando en el trámite de actividades, esta información se actualizará

automáticamente.

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Para continuar con el trámite, se debe hacer clic en la opción Información de la Actividad.

Dirigirse a la opción Información del trámite.

Esta información se muestra o se oculta, haciendo clic en el siguiente ícono

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Nota: En el nuevo SACES Debe seleccionar de una lista desplegable o marcar una de las
opciones, haciendo clic sobre la opción seleccionada, en esta guía marcaremos con una X para
tener un referente. (no podrá avanzar hasta que no complete la información de cada punto)

2.3 Tipo de Tramite Radicado

Seleccione la Opción Registro Calificado nuevo.

• Clic en Guardar en caso de que se deba pausar el trabajo para continuar

posteriormente o clic en siguiente para avanzar; por defecto en siguiente

el sistema guarda.

Seleccionar Nivel de Formación

Para el ejemplo se seleccionará modalidad tecnológica.

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Solicitud Registro Calificado Único

(Marque con una X, para que tenga en claro antes de ingresar al sistema, si el trámite será para
un RC único o no.)

Para el ejemplo se seleccionará la opción sí para Registro calificado único.

Nota: si el Registro calificado es único debe haber varios lugares de desarrollo, o un lugar de
desarrollo con varias modalidades, o varios lugares de desarrollo con varias modalidades.

Lugar de Desarrollo y Modalidad

Seleccionar Lugar o Lugares de Desarrollo

Es posible Agregar más de una modalidad a un centro si así lo requiere, esta tarea se puede realizar
de la siguiente manera:

Nota: En, esta parte de la plataforma se entiende por lugar de desarrollo el Municipio donde
está ubicado el Centro, o los centros de formación. Si en un municipio se va a documentar, para
varios Centros de formación, en las pestañas SACES de Información del Programa Cada uno debe
cargar su información de infraestructura de manera particular, mas adelante.

Por ej: Ibagué es un municipio que cuenta con dos centros de formación: Centro de Comercio y
Servicios y Centro de Industria y de La Construcción, si se documenta para estos dos centros,
estos dos centros más adelante se deben registrar la infraestructura particular para cada uno.

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Si debe seleccionar varios Municipios como lugares de desarrollo, puede ordenar alfabéticamente
de la A-Z o de la Z-A para facilitar su búsqueda, haciendo clic en la opción departamento.

Para seleccionar Un Lugar de desarrollo, debe hacer Clic sobre la casilla de verificación frente al
lugar de desarrollo que requiera.

Ej.

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Seguidamente debe hacer Clic en el ícono de los tres puntos ubicados al lado derecho del lugar de
desarrollo y a continuación clic en la Opción Editar lugares de desarrollo

Seleccionar Modalidad para cada lugar de desarrollo, si es el caso, es decir, si seleccionó la opción
Registro único sí.

En Modalidades haga clic en el ícono + para adicionar Modalidad

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A continuación, Seleccione de la lista desplegable la modalidad.

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Para el ejemplo se seleccionará la modalidad presencial.

Después de seleccionar la modalidad, hacer clic en guardar

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Para este ejemplo se seleccionaron dos municipios, Tolima Ibagué, que cuenta con dos centros
de formación y al que más adelante se le registrara para cada uno su infraestructura, y Tolima
Espinal, que cuenta con un solo centro de formación.

Nota: Puede Guardar con la opción , pero para avanzar, debe hacer en el botón

azul , si lo desea solo con el clic en el botón azul, queda guardada la modalidad.

si después de seleccionar la modalidad, desea eliminar el lugar de desarrollo, debe hacer clic en
el ícono Eliminar Lugares de Desarrollo.

Después de estar seguro de la selección de Lugar o Lugares de Desarrollo

Clic en Guardar y clic en siguiente

Si se seleccionaron varios Lugares de desarrollo (municipios donde se ofertará el programa), al

hacer clic en siguiente, el sistema lo llevará al primer Municipio (Para este ejemplo, el sistema
nos llevará al Municipio de IBAGUÉ) para que desde allí empiece a registrar la información de este,
teniendo en cuenta que si es un municipio que tiene dos o más centros de formación, se debe
totalizar el número de aprendices que recibirán todos los centros en la primera oferta. Después de
diligenciar toda la información del primer Municipio con su centro o centros de formación, el
sistema lo llevará a registrar la información del siguiente Municipio (Para este ejemplo, el
sistema nos llevará al Municipio de ESPINAL) y así sucesivamente hasta completar la información
de todos los lugares de desarrollo o Municipios. (por cada lugar de desarrollo seleccionado se
debe diligenciar la información correspondiente, aunque ésta, sea la misma para todos)

Con base en lo anterior, es importante Verificar el nombre del Municipio para el cual registrará la
información, haciendo clic en la pestaña información básica del programa y posteriormente en la
pestaña Lugar de Desarrollo y Modalidad

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 2. Pestañas de Información

Después de diligenciar toda la información para el primer Lugar de Desarrollo, incluidas las siete
pestañas de información del programa y la infraestructura física, información que se encuentra en
el formato “GFPI-F-098_Resumen_información_SACES”; el sistema lo llevará al siguiente Lugar de
desarrollo.

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Nota: cuando hay más de un lugar de desarrollo, después de diligenciar toda la información
pertinente, el sistema lo llevará al siguiente Lugar de desarrollo, teniendo en cuenta que el sistema
toma por defecto en la pestaña Información Específica del Programa, los siguientes valores
diligenciados previamente en el primer municipio; los demás campos se deben volver a diligenciar
así sean los mismos para cada lugar de desarrollo.

De igual forma los siguientes centros deben diligenciar seis pestañas de Información del programa,
teniendo en cuenta que la única que conserva la información del primer centro es créditos del
programa, además cada centro debe preparar las evidencias anexos particulares y propios de cada
uno, según sea el caso.

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Nota: Cuando se va a documentar en un Municipio que tiene más de dos centros de
formación, se debe seleccionar agregar la infraestructura de cada centro de formación según
corresponda.

Recordemos el ejemplo: Ibagué es un municipio que cuenta con dos centros de formación: 1)
Centro de Comercio y Servicios, 2) Centro de Industria y de La Construcción, si se documenta
para estos dos centros, se debe ingresar la infraestructura para cada uno dentro del mismo lugar
de desarrollo.

Hacer Clic en el +, para agregar nuevas infraestructuras.

Al finalizar con todos los lugares de desarrollo y Centros de Formación, dar Guardar y Siguiente,
desde aquí ya no nos podemos devolver, ya no se pueden hacer modificaciones o cambios.

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3 Información a Diligenciar Condiciones de Calidad

Las respuestas a las condiciones de calidad se deben diligenciar una sola vez por Solicitud.
Por ejemplo: si hay una solicitud de Registro único para a diez centros, estas respuestas se deben
diligenciar una sola vez, las respuestas deben ser muy generales, y deben ser máximo de 5000
caracteres incluyendo espacios. (Nota: Es importante tener en cuenta que, en algunas
ocasiones, el sistema permite subir más de 5000 caracteres, sin que esto sea correcto, pero al
llegar a la última parte del proceso, se va a generar un error, que no dejará finalizar y radicar
ante el MEN.

Información a Diligenciar.

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Aparecerán las 9 condiciones de programa, cada una con una (1) Pregunta, para un total de 9
preguntas

Inicialmente la Columna denominada completa aparecerá en amarillo acompañada de la

palabra NO; lo que indica que la pregunta no ha sido diligenciada. Cuando se registra la
respuesta, pasa a color Verde acompañado de la palabra SI.

Nota: Para diligenciar la información de cada ítem, hacer clic en el ícono de los tres puntos
ubicado al lado derecho de cada pregunta y a continuación clic en la Opción Revisar información a
diligenciar.

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Ejemplo: Denominación del programa

• Pregunta Orientadora. Denominación del programa: Ingrese la información en la que

desarrolla de manera integral y particular lo solicitado por la normativa vigente, de acuerdo
con lo señalado en el artículo 2.5.3.2.3.2.2 del Decreto 1075 de 2015, modificado por el
Decreto 1330 de 2019.

Mensaje Ayuda (el mensaje de ayuda es una ampliación que hace el MEN para que se tenga un
poco más de claridad)

NOTA: Cuando se trate de una solicitud de registro calificado único, la denominación del
programa académico deberá ser igual para todas las modalidades y/o todos los lugares de
desarrollo.

3.1. Evidencias y Anexos

Después de diligenciadas todas las preguntas, se procede a cargar las evidencias, para ello se
adicionan los anexos que den cuenta de cada una de las condiciones de calidad, los cuales ya
previamente deben estar debidamente codificados de acuerdo a las instrucciones definidas y no
pueden pesar más de 10 Megas.

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Después de cargado el anexo al sistema, se debe proceder asociar el archivo a la condición y al
criterio al que aplique a este, determinando la ubicación del archivo en la cual se da respuesta a la
condición y el criterio seleccionado, proporcionando de ser necesario el link o enlace institucional
que soporte esta información

Después de diligenciadas todas las preguntas por cada condición, y cargadas todas las evidencias,
se debe descargar el documento con el consolidado de las respuestas, haciendo clic en el siguiente
ícono, esta acción genera un PDF descargable.

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Y Luego Clic en Siguiente , El Mismo sistema informa si quedó algo pendiente.

Nota: se recomienda diligenciar las siete pestañas lo más rápido posible para que de esta
manera se reduzca la posibilidad de que el sistema no guarde y se tenga que digitar varias veces la
información, perdiendo gran parte del trabajo.

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4 Control del documento

Rol en el
Elaborado por Cargo Dependencia Fecha
equipo
Jesús Alberto Profesional Centro de Profesional de
Huérfano Registro Industria y de la aseguramiento 08/07/2021
Padilla calificado Construcción de la calidad
Profesional Centro Profesional de
Martha Lucia
Registro Agropecuario aseguramiento 08/07/2021
Amaya Bravo
calificado La Granja de la calidad
Modificado Rol en el
Cargo Dependencia Fecha
por equipo
Centro de
Profesional Diseño e Profesional
Aurora Sofia
Registro Innovación Aseguramiento 10-11-2023
Redon
calificado Tecnológica Calidad
Industrial
Yonathan Profesional Centro de Profesional
Andres Perez Registro Diseño y Aseguramiento 10-11-2023
Torres calificado Metrología Calidad
Centro de
Profesional Profesional
Paola Isabel Formación
Registro Aseguramiento 10-11-2023
Vergara Verbel Talento Humano
calificado Calidad
en Salud

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 Centro de
Yuber Nohemi Profesional Profesional
Tecnologías para
Gutierrez Registro Aseguramiento 10-11-2023
la Construcción y
Avendano calificado Calidad
La Madera
Centro de
Profesional Profesional
Wilmar Augusto Desarrollo
Registro Aseguramiento 10-11-2023
Reina Acero Agropecuario y
calificado Calidad
Agroindustrial
Profesional Centro Nacional Profesional
Paola Alejandra
Registro de Hotelería, Aseguramiento 10-11-2023
Botero Sandoval
calificado Turismo Calidad
Profesional Profesional
Julian Jaramillo Regional
Registro Aseguramiento 10-11-2023
Giraldo Antioquia
calificado Calidad
Viviana Del Profesional Centro Nacional Profesional
Carmen Pertuz Registro Colombo Aseguramiento 10-11-2023
Martinez calificado Alemán Calidad

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